La comunidad Latina de estudiantes de negocios

Ttulo: ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Aportado por: Enrique Maca !arca " e#acia$a%t&a'teca(co#(#)
ADMINISTRACION DE PROYECTOS
Calidad
Las organizaciones deben plantear objetivos de adecuacin por su simplicidad, es decir, no
solo de cara al proceso de auditoria o certificacin sino inclusive a sus propios procesos
internos de mejora y auditora, pues los principios de la norma ISO 9000 simplificaran ms la
comprensin de la relacin entre la administracin de la calidad y la administracin de la
calidad total un sistema de calidad tiene !ue ser algo particular"
#na vez identificadas las diferencias se tiene !ue analizar !ue carencias presenta el sistema
!ue tienen con relacin a los nuevos re!uisitos y planear como van a incorporar dic$os
re!uisitos"
Los oc$o principios se refieren a%
Organizacin orientada al cliente
Liderazgo
&nfo!ue del sistema $aca la gestin
&nfo!ue objetivo $aca la toma de decisiones 'basada en el anlisis de datos e
informacin(
Implicacin del personal en el sistema
&nfo!ue a procesos
)ejora continua
*elaciones mutuamente beneficiosas con los suministradores 'proveedores(
+ebe facilitar la integracin de los diferentes sistemas, lo cual va a redundar en una
disminucin de costos no slo de los procesos de certificacin, sino tambi,n de la gestin de
las empresas"
Los procesos de mejora permiten, al mejorar la calidad en una organizacin, lo !ue se est
$aciendo es mejorar su posicin competitiva, la certificacin es el beneficio marginal del
sistema, no debe ser el objetivo principal de un sistema"

-o.a/ 0o.e%
),todos de control
),todos de advertencia
1uscan la prevencin y eliminacin de errores, aun!ue una parte importante !ue $ay !ue
destacar es !ue el enfo!ue principal debe estar en la interfaz con el usuario y en como se le
va a dar servicio
Instrumentos y estrategias para la calidad
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Intru#ento:
*eestructuracin organizativa
*edise4o de procesos
*enovacin tecnolgica
5apacitacin del personal
Etrate$ia:
6plicaciones% toda la gestin a todos los procesos
7ecnologa% Ingreso de informacin 8nica desde donde se genera, informacin disponible
siempre y desde cual!uier punto del pas
Implantacin gradual por procesos y rea geogrfica
La calidad tiene !ue estar dise4ada desde el principio y orientada a lo !ue realmente
demanda el mercado, la principal causa de los accidentes son provocados por fallas
$umanas, por lo !ue el dise4o debe buscar minimizar !ue la persona accione controles
incorrectos o !ue opere de alguna manera indebida el producto"
95ul es la cualidad ms importante en una empresa:
-odra ser la puntualidad, la lealtad, la $onestidad, la responsabilidad, etc", pero la !ue ms
sobresale notablemente del resto es la &;-&*I&<5I6, por !ue con la e=periencia, una
persona resuelve problemas, ayuda a alcanzar a la empresa los objetivos del negocio y
sobre todo ayuda a la organizacin a ad!uirir una posicin competitiva en el mercado"
La e=periencia es la cualidad !ue todas las personas buscan desarrollar, ya !ue a trav,s de
ella son reconocidas y valoradas en su trabajo"
&l grado de e=periencia de una persona o una organizacin depende de su grado de
conocimientos y de la profundidad de entendimiento !ue tenga sobre una materia o tema en
particular"
7,cnicas deficientes o mal empleadas, dan e=cusas> t,cnicas eficientes o bien empleadas,
dan resultados"
&l ,=ito de una organizacin depende de la efectividad del conjunto de t,cnicas !ue emplea
cotidianamente para alcanzar sus resultados de negocio 'participacin de mercado, nivel de
utilidades, desarrollo de nuevos productos, entrenamiento de personal, desarrollo de
proveedores, etc"( y de estas t,cnicas depende la tecnologa la cual es el activo ms valioso
despu,s de sus colaboradores"
Si se valora la e=periencia de las personas y la tecnologa !ue se genera da a da, se
generar la elaboracin, actualizacin y enri!uecimiento continuo de manuales lo cual
facilitar !ue la ri!ueza tecnolgica de la organizacin se aprovec$e al m=imo en beneficio
mutuo"
CIC*O DE +IDA DE ,N PROYECTO"/ &l ciclo de vida de un proyecto tiene !ue ser visto
como un sistema o un todo, y los diferentes subsistemas !ue lo componen"
a( 5I5LO +& ?I+6 '-roceso especfico(
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b( <iveles de 6dministracin
c( 5aractersticas operacionales
a( Sirve para alcanzar el objetivo especfico y se compone de @ etapas%
Factibilidad Factibilidad (facilidad para ejecutar el proyecto en cuanto a calendarizacin, (facilidad para ejecutar el proyecto en cuanto a calendarizacin,
financiamiento, presupuesto, organizacin preliminar) financiamiento, presupuesto, organizacin preliminar)
Diseo detallado Diseo detallado (Se disea a detalle y reevalua el financiamiento, el (Se disea a detalle y reevalua el financiamiento, el
presupuesto, la calendarizacin, estrategias, logstica, etc.) presupuesto, la calendarizacin, estrategias, logstica, etc.)
Produccin Produccin
I+- Cul#inaci.n / pueto en #arc0a
Se deben cumplir con los re!uerimientos calendarizados%
A( +efinicin del proyecto 'en cuanto a tiempo(
B( Organizacin para ejecutar el proyecto
C( )inimizar rupturas con el medio ambiente 'para tener toda la informacin necesaria(
@( Infraestructura adecuada para realizar el proyecto 'comunicacin, servicios, sistemas,
financiamiento, etc"(
Identificar puntos de interrupcin en el proceso, as como delimitar y buscar indicadores
DIFERENCIACIN.-
&structura de la organizacin
Orientaciones interpersonales
Dorizontes de tiempo
)etas y objetivos
Integracin de las reas por% )etas y objetivos, medios cambiantes, tecnologa incierta
&mpresa cambiante, compleja en lo organizacional
Interdependencia mancomunada, secuencial, recproca
)anejo de interrelaciones en los proyectos
)antener claras las interrelaciones estticas
- 6dministracin de proyectos
- 5ontrol de proyectos
- Erupos funcionales
- Subproyectos
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7iempo% antes, durante y despu,s
5onceptos
7ecnologa
*ecurso $umano
Identificacin de problemas
Los proyectos re!uieren%
Organizacin descentralizada
5ambiar de acuerdo a las necesidades del tama4o del proyecto, de la rapidez y complejidad
Superestructura administrativa sustantiva para producir la coordinacin necesaria"
#n proyecto vara en las diferentes etapas de desarrollo y los diferentes niveles de
6dministracin"
6segurar la completa terminacin de los subsistemas &stticos 'definicin t,cnica,
organizacin, medio ambiente e infraestructura( en cada fase de la vida del proyecto"
La -laneacin debe basar sus fases en las etapas del ciclo de vida del -royecto
-laneacin de -royectos por Fases
&s necesario !ue el 5ontrol vare de acuerdo con el nivel re!uerido y a la etapa del proyecto
Control(" &stablecer estndares, supervisin y correccin de las desviaciones entre la
ejecucin real y la planeada" Supervisin de la ejecucin para asegurar !ue se est logrando
la calidad y !ue los recursos se estn desplegando de acuerdo a la programacin y el
presupuesto" -or lo tanto la naturaleza del control es cambiante de acuerdo a las diferentes
etapas del proyecto"
Objetivos del proyecto% 5alidad, 5osto y -rogramacin
La matriz se utiliza para obtener m=ima eficiencia en la utilizacin de los recursos del
proyecto
F#<5IG< +& I<7&E*65IO<"/ &l principal trabajo de todo gerente de proyectos es crear
con la organizacin un ambiente !ue facilite el logro de los objetivos de la organizacin"
7odos los proyectos deben integrarse 'integracin de sistemas( integrar todas las partes
'subsistemas, componentes, partes y unidades organizacionales( como un todo !ue funcione
correctamente de acuerdo a un plan"
&l gte" de proy" &s el corredor de decisiones cuya tarea consiste en resolver problemas
au=ilindose de e=pertos 'Eerentes funcionales y especialistas( !uienes conocen ms sus
campos de especialidad !ue ,l"
&l Ete" debe planear, controlar, administrar, los puntos de interaccin entre varios elementos
del proyecto, del producto y de las organizaciones involucradas" &l manejo de las
interrelaciones, es la identificacin, documentacin, programacin, comunicacin y
supervisin de las interrelaciones relacionadas tanto con el producto como con el proyecto"
1 TIPOS DE PRO2*EMAS:
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A"/ 6dministrativos, remover obstculos y establecer prioridades
B"/ 7,cnicos, toma de decisiones clave, cambios en los objetivos y costos, programacin o
realizacin'alternativas("
C"/ #suario o cliente, interpretacin y aceptacin de las especificaciones
La clave en la toma de decisiones es la cooperacin y la negociacin
6cciones durante el proyecto%
-laneacin para la integracin
+esarrollo de una estructura separada de trabajo integrada de un programa y un
presupuesto
+esarrollo de controles del proyecto integrados
)anejo del conflicto
*emocin de los obstculos
6signar prioridades
Facilitar la transferencia del proyecto
&stablecer vnculos de comunicacin
-laneacin para integracin del proyecto
Hue entiendan sus papeles y responsabilidades depende el ,=ito del proyecto
ESTRUCTURA SEPARADA DE TRABAJO
+escomponer el proyecto en estructuras en tareas !ue se puedan realizar, se separa a lo
largo de lneas organizacionales
DESARROLLO DE CONTROLES
Identificar todas las interrelaciones importantes y los eventos interrelacin
MANEJO DEL CONFLICTO
+ebe estar al tanto de los conflictos reales o potenciales y resolverlos de inmediato para
tener un proyecto integrado
6signar prioridades para resolver conflictos"
La transferencia de proyecto, es el movimiento por medio de la fase conceptual a la entrega
final al usuario, debe planearse cuidadosamente y prepararse dentro de la programacin y el
ppto"
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Fase
conceptual o de
investigacin
+ise4o y
desarrollo
-rueba
)anufactura
o
construccin
Entrega o
transferencia
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&l Ete" de proyecto debe actuar como agente de transferencia o despac$ador de
comunicacin evitando las barreras"
BARRERAS DE COMUNICACION
+iferente percepcin 'falta de comprensin( en cuanto a metas y objetivos
Obstruccin de rutas de comunicacin
5onflictos de personalidad o antagonismos
*esistencia al cambio o la actitud
&l Ete" debe tener $abilidades comunicativas, para evaluar, condensar y actuar sobre la
informacin
+ecisiones !ue se deben tomar antes de la implantacin del proyecto%
?ender el concepto de 6dmn" +e proyectos a todos
Seleccionar el tipo o forma de organizacin de -royectos !ue se va a utilizar
&misin de un reglamento para delinear la autoridad y responsabilidad del proyecto
Seleccin del Ete" del proyecto
Seleccin de los gerentes funcionales para !ue participen en el proyecto
Suministrar recursos adecuados
6poyo continuo al Eerente del proyecto
6cciones del proyecto
Eenerar el plan para la implantacin del proyecto
5rear las estructuras separadas de 7rabajo'&S7(
+esarrollo de la organizacin del proyecto
Eeneracin de la gua de procedimientos del proyecto
Eeneracin del pronstico para la obtencin del material para el proyecto
Eeneracin de autorizaciones de trabajo
Involucrar un alto grado de interdependencia entre trabajos especializados
Integracin de esfuerzos especializados como importante consideracin administrativa
5oncluir de acuerdo a lo programado y con costos restringidos
&l ,=ito de la 6dmn" +e -royectos se mide por logro de eventos e=itosos en la red de logros
planeados"
Ao" -lanear fijando objetivos de crecimiento
Bo" &jecutar acciones de mejora !ue permitan alcanzar las metas
Co" ?erificar !ue las acciones arrojen resultados favorables '&valuacin(
@o" &standarizar una vez !ue el objetivo est, cubierto
Io" Fijarse otro objetivo ')ejora 5ontinua(
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3OS3IN 4ANRI"/ Do J m,todo o forma, Sin J aguja resplandeciente o br8jula J
la direccin !ue se debe tomar" )etodologa para establecer o rumbo o direccin
estrat,gica"
Kanri J administracin, despliegue, gestin, control
3OS3IN 4ANRIJ +espliegue estrat,gico de los objetivos de la administracin
1uscar la disminucin del margen de errores
-laneacin efectiva y eficiente J crecimiento y desarrollo empresarial
1eneficios J pensamiento sistemtico, mejor coordinacin, objetivos definidos con mayor
precisin, participacin activa de la alta direccin, etc"
Ao" revisin o evaluacin de los siguientes aspectos%
-ropsito y visin de la ca"
<ecesidades actuales y re!uerimientos de los clientes consumidores
Situacin econmica actual
6mbientes e=terno e interno de la empresa
&strategias de mercado
-lan del a4o anterior
Bo" Formular el DOSDI< del pr=imo a4o !ue resume los objetivos principales, el cual es un
proceso estrec$amente relacionado y sistemtico
&l plan DOSDI< tiene @ elementos fundamentales%
Objetivo 'dimensionar con indicadores num,ricos J metas(
)eta
&strategias y
-untos de control 'medidas de desempe4o(
7oma de decisiones correctivas en caso de surgir desviaciones
Eestin administrativa
K6IL&< J K6IJ 5ambio M L&<J bueno, mejora continua, innovacin
Funciones de la gerencia J mantenimiento 'operacin diaria( actividades dirigidas a
conservar estndares y operar los procedimientos y mejoramiento 'actividades dirigidas a
cambiar y elevar el desempe4o de los actuales estndares(
)ejora 5ontinua J -e!ue4as mejoras como resultado de esfuerzos continuos
Innovacin J mejoramiento significativo como resultado de una gran inversin de recursos o
de tecnologa
5onstruir paso a paso una serie de acciones !ue a la larga mejoren el proceso en su
conjunto desde la operacin misma, mejorando la productividad y eficiencia"
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&mpresa orientada a los procesos, los cuales permiten controlarlos, medirlos y mejorarlos,
para lo cual en cada momento de la actividad se deben utilizar los ciclos -+56 -lanear,
&jecutar, ?erificar y 6justar( y S+56 '&standarizar, &jecutar, ?erificar y 6justar( necesarios
para mejora del empleado y de la organizacin"
Dablar con datos, para eliminar las corazonadas o el Nyo creoO
Observar cada detalle, cada movimiento, el lugar de trabajo, el e!uipo !ue se utiliza" La
e=presin de las personas, etc"
E&)16 J Lugar real, donde ocurre la accin
Ao" -latica con el personal involucrado en el proceso, e=plicndoles el objetivo !ue se
pretende alcanzar y los pasos a seguir para alcanzarlo por parte del responsable y del e!uipo
de trabajo"
Bo" 7aller de mejora de procesos para analizar actividad por actividad con el personal !ue
trabaja directamente en el proceso 'E&)16( obteniendo como producto un diagrama de flujo
del proceso en su situacin actual" estableciendo la secuencia del proceso
Co" +espu,s de analizar las reas de oportunidad, se debe desarrollar el -L6< de )&PO*6,
en donde la actividad central es convertir el proceso en la replica de un proceso de
manufactura en forma de lnea de produccin, para ver si es correcto"
&ncontrar los cuellos de botella
5onstruir una lnea de produccin virtual para mejorar el proceso preguntndonos 95mo
podemos mejorarlo:
*educir la variabilidad
Identificar un nuevo proceso y enri!uecer cada actividad !ue agregue valor obteniendo un
diagrama mejorado
@o" &stablecer el estndar de tiempo !ue se iba a utilizar como lmite superior e inferior para
el funcionamiento del nuevo proceso" 'estandarizar el proceso(
6plicar una prueba piloto para demostrar el funcionamiento y fle=ibilidad del recorrido de
cada accin del nuevo proceso"
Io" &laboracin de )anual de -rocedimientos o roles en formatos sencillos !ue se van a
desempe4ar por cada uno de los miembros"
&specificar la misin del rea, el objetivo principal de su rol y sus funciones bsicas
'delimitacin de actividades(
&l gerente responsable del proceso debe supervisar la operacin diaria del proceso,
mantener el control estadstico diario y servir como entrenador y apoyo al personal 'lder de
e!uipo(
-ara tener ,=ito se re!uiere constancia en el propsito '&" Q" +eming(
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Eerencia del E&)16
A" 5uando surja un problema 'anomala( vaya al E&)16 e indague a trav,s de la gente !ue
conoce el proceso
B" ?erifi!ue !ue los datos sean relevantes 'dejar el yo creo(
C" 7ome medidas correctivas, preventivas y temporales en l terreno
@" &ncuentre la causa fundamental y elimnela
I" &standarice para evitar la reaparicin
Fomentar la creatividad donde predomine el optimismo y el afn de superacin con una
visin enfocada a la empresa con la filosofa de !ue todo lo !ue $acemos puede y debe
mejorarse"
Administracin de Proyectos
La administracin de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para
alcanzar un objetivo concreto, generalmente con limitaciones de tiempo, recursos o costo" #n plan de proyecto
puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus fec$as de comienzo y fin escritas en un bloc de notas"
O puede ser complejo, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto del proyecto de millones de
dlares"
La mayora de los proyectos comparten actividades comunes, como la divisin del proyecto en tareas de fcil
manejo, la programacin de las tareas, la comunicacin entre los miembros del e!uipo y el seguimiento de las
tareas a medida !ue progresa el trabajo" 6dems, todos los proyectos constan de tres fases principales%
5 Crear el plan
6 Ad#initrar / reali'ar el e$ui#iento del pro/ecto
1 Cerrar el pro/ecto
5uanto ms satisfactorias sean estas fases, mayor ser la posibilidad de ,=ito del proyecto"
Tri7n$ulo del pro/ecto
Se puede prever el futuro del proyecto, si se comprende los tres factores !ue conforman cada proyecto%
Tie#po: el tiempo para completar el proyecto, !ue se refleja en la programacin del mismo"
Dinero: el presupuesto del proyecto, !ue se basa en el costo de los recursos> personas, e!uipamiento y
materiales necesarios para realizar las tareas"
8#9ito: los objetivos y las tareas del proyecto, as como el trabajo necesario para realizarlos"
&ste tro 'tiempo, dinero y mbito( forman el tringulo del proyecto" 6l ajustar uno de estos elementos se ven
afectados los otros dos" 6un!ue los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendr ms
influencia en el proyecto"
La relacin entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina la clase de problemas !ue
encontrar y las soluciones !ue puede implementar" Si sabe dnde encontrar delimitaciones y dnde podr ser
fle=ible, le ser ms fcil planear y administrar el proyecto"
2ae de dato
5omo administrador del proyecto, sus ocupaciones son muc$as" 9&n !u, forma puede ayudarse: &n primer
lugar, almacene los detalles acerca del proyecto en su base de datos" #tilice esa informacin para calcular y
controlar la programacin, los costos y otros elementos del proyecto, mediante la creacin de un plan" 5uanto
ms informacin proporcione, ms preciso ser el plan"
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5omo si se tratara de una $oja de clculo, muestre los resultados de los clculos inmediatamente" -ero el plan
del proyecto no se crea mientras no se introduce la informacin esencial acerca de todas las tareas" Slo
entonces ver cundo finalizar el proyecto o las fec$as en las !ue estn programadas las tareas"
Dato
Doy, su inter,s se centra en las fec$as lmite" )a4ana, en los costos" La base de datos del proyecto contiene
gran cantidad de informacin, pero en un momento dado slo necesita una parte de la misma" -ara tener
acceso a la informacin, utilice las $erramientas siguientes%
+ita: presentan un subconjunto de informacin del proyecto en un formato fcil de interpretar" -or ejemplo, el
+iagrama de Eantt muestra informacin bsica de tareas en columnas y un grfico de barras"
Ta9la: definen las columnas mostradas"
:iltro: permiten centrarse en tareas o recursos especficos"
5ada vista presenta una clase de informacin diferente" Las tablas y los filtros ajustan la informacin" &l cambio
de vistas, tablas o filtros puede ocultar informacin, pero no la elimina"
95mo programar el comienzo y el fin de una tarea: +ebe tener en cuenta muc$os factores, incluidas las
dependencias entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como das festivos y vacaciones" Importante,
se debe programar cada tarea utilizando la frmula duracinJtrabajo2esfuerzo de recurso, donde%
+uracin es la cantidad de tiempo !ue transcurre antes de !ue la tarea est, realizada"
7rabajo es el esfuerzo necesario durante un perodo de tiempo para realizar una tarea"
&sfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y
su asignacin"
ejemplo%
Si tres pintores trabajan dos das en una tarea, con un esfuerzo de R $oras diarias, el
trabajo de cada recurso es AS $oras 'B das T R $oras("
&l esfuerzo total de los recursos es B@ $oras al da 'C pintores T R $oras("
&l trabajo total en la tarea es @R $oras 'B das T R $oras T C pintores("
La duracin es B das% @R $oras 2 'C pintores T R $oras("
La comprensin de esta frmula es importante para saber en !u, forma los cambios !ue realiza en las tareas
afectan a la programacin del proyecto"
Conclui.n
#na vez !ue crea la lista de tareas y se proporciona la informacin de programacin, se genera el plan y podr
ver un modelo completo del proyecto, con su fec$a de finalizacin y las fec$as de comienzo y fin de cada tarea"
95ul es el siguiente paso:
*evisar las rutas crticas para detectar posibles problemas" #na ruta crtica es una serie de tareas vinculadas
!ue deben realizarse a tiempo para !ue el proyecto finalice en la fec$a programada" Si se retrasa cual!uier
tarea de una ruta crtica, puede retrasarse la fec$a de finalizacin del proyecto"
6ctualice el -royecto en cuanto al progreso de las tareas, una vez !ue el plan $a sido actualizado, revselo para
comprobar el efecto de los cambios" 9&st el proyecto por encima del presupuesto: 9&st programado !ue
alg8n miembro del e!uipo trabaje $oras e=tra: 9?a a finalizar tarde el proyecto:
Crear el plan
5uando $aya definido los objetivos del proyecto y decidido sus fases principales, puede comenzar a crear el
plan"
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-rimero especifi!ue y organice la lista de tareas !ue se deben realizar, as como la duracin de cada tarea" 6
continuacin, agregue al plan personas, e!uipamiento y materiales, y sus costos" +espu,s asigne estos
recursos a las tareas" -uede comprobar la programacin y ajustarla seg8n sea necesario"
Cmo se configura un royecto!
Los primeros pasos en la creacin de una programacin consisten en iniciar un nuevo arc$ivo, designar una
fec$a de comienzo o fin del proyecto y el calendario del proyecto e introducir informacin general del proyecto"
Introducir una lita de tarea
-rimero, enumere los pasos necesarios para lograr los objetivos del proyecto" 5omience por los grandes
blo!ues de trabajo y despu,s divida cada blo!ue en tareas con resultados individuales" 6gregue $itos"
Finalmente, re8na y especifi!ue estimaciones de duracin"
#na vez !ue $aya introducido la informacin de las tareas, cree un es!uema como ayuda para ver la estructura
del proyecto para tener una lista de tareas organizadas en tareas de resumen y tareas detalladas"
Pro$ra#a de tarea
#na vez creada y es!uematizada la lista de tareas, es el momento de ver cmo se relacionan las tareas entre s
y con fec$as concretas" &=isten muc$os tipos de relaciones entre tareas, por ejemplo, vnculos !ue muestran el
inicio de una tarea al finalizar otra" &stos vnculos se denominan dependencias entre tareas" +etermine las
fec$as de comienzo y fin de las tareas !ue dependen de otras tareas"
La ventaja de las dependencias o tareas UvinculadasU es !ue cada vez !ue una tarea cambia, las tareas
vinculadas se reprograman automticamente" -uede definir programaciones de tareas utilizando delimitaciones,
superposicin o retraso de tareas, y divisin de tareas cuando se interrumpe temporalmente el trabajo"
Ai$nar recuro
+ebe asignar recursos a las tareas cuando desee%
Llevar a cabo un seguimiento de la cantidad de trabajo realizado por personas y
e!uipamiento asignados a tareas o controlar los materiales utilizados"
+isponer de ms fle=ibilidad en la programacin de tareas"
5ontrolar los recursos con sobreasignacin o infraasignacin de trabajo"
Llevar un control de los costos de los recursos"
Si no especifica informacin acerca de los recursos, podr calcula la programacin utilizando slo la duracin
de las tareas y las dependencias entre ,stas, $abr agregado personas, e!uipamiento y materiales al proyecto
y los $abr asignado a las tareas"
Introducir coto
Si necesita contabilizar los gastos de cada tarea o los costos totales del proyecto, con la especificacin de tasas
para el trabajo de un recurso en una tarea o para los costos de tarea fijos podr ver si se ajusta al presupuesto"
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-uede elegir cundo desea acumular costos, especificar tasas por uso y de $oras e=tra para los recursos y
planear subidas salariales, especificando informacin de costos para recursos y tareas"
!uardar plan
-ara guardar un punto de control del progreso real del proyecto, puede conservar un plan provisional y
comparar los cambios realizados en el plan previsto"
#na vez !ue el proyecto est en marc$a, puede escribir informacin real y compararla con el plan base como
referencia futura"
Ad#initrar / reali'ar un e$ui#iento
5uando se administra un proyecto, se deben controlar los elementos del tringulo del proyecto% tiempo, dinero y
mbito" 6l ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos" &ventos como retrasos inesperados,
desfases de costos y cambios en los recursos pueden provocar problemas en la programacin"
Si mantiene actualizada la informacin del proyecto, podr ver siempre el estado ms reciente del proyecto" +e
esta manera, puede identificar con anticipacin problemas !ue pueden afectar al ,=ito del proyecto y poder
encontrar soluciones"
Co#unicar
-ara administrar un proyecto de manera eficaz, debe comunicar y distribuir la informacin del proyecto" -uede
preparar informes o presentaciones, publicar informacin en un sitio Qeb para comunicarse con los miembros
del grupo de trabajo 'comunicar y distribuir resultados en el proyecto(
-ubli!ue y apli!ue formato a vistas, as como imprimir informes seg8n las necesidades de una persona o de un
grupo en particular" -uede publicar la informacin en formato Qeb 'D7)L( o incluirla en una presentacin
Eenerar un plan%
A( +efinir el proyecto
B( -lanear las actividades del proyecto
C( -lanear y ad!uirir recursos
@( -lanear los costos del proyecto
I( -lanear seg8n la calidad y prever riesgos
S( -lanear comunicacin y seguridad
V( Optimizar el plan de proyecto
R( +istribuir el plan de proyecto

Controlar / ad#initrar un pro/ecto:

A( *ealizar un seguimiento del progreso
B( 6dministrar una programacin
C( 6dministrar los recursos
@( 6dministrar los costos
I( 6dministrar el mbito
S( 6dministrar los riesgos
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V( 5rear un informe del estado del proyecto
Cerrar un pro/ecto
A( *evisar la informacin final del proyecto
Definir un proyecto Definir un proyecto
Iniciar un arc0i&o de pro/ecto
#na vez realizada la planeacin inicial, puede iniciar el arc$ivo de proyecto, introducir los datos preliminares del
mismo y adjuntar los documentos de planes al arc$ivo"
De;inir reultado de pro/ecto
#na vez !ue $aya establecido los objetivos del proyecto, se define el producto o servicio !ue realmente cumple
esos objetivos"
O"#eti$o% iniciar un royecto
+urante la fase de planeacin de proyectos !ue duran un perodo de tiempo significativo o
re!uieren los servicios de muc$as personas, es importante definir los objetivos, suposiciones
y delimitaciones del proyecto"
+efinir los objetivos del proyecto
+efinir las suposiciones del proyecto
+efinir las delimitaciones del proyecto
-reparar un plan de administracin de mbitos
Definir &os o"#eti$os de& royecto
#nos objetivos de proyecto claros son cruciales pues el ,=ito del proyecto vendr determinado por el grado
de cumplimiento de los mismos" #n objetivo de proyecto claro es especfico y mensurable" +eben evitarse
objetivos imprecisos como U5rear resultados modernosU" Los objetivos de un proyecto pueden incluir%
#na lista de resultados del proyecto"
Fec$as de cumplimiento especficas, tanto para la finalizacin del proyecto como
para los $itos intermedios"
5riterios de calidad especficos !ue deben cumplir los resultados"
Lmites de costo !ue no debe sobrepasar el proyecto"
-ara !ue los objetivos resulten eficaces, es importante !ue todos los participantes del proyecto est,n
oficialmente de acuerdo con ellos" 6 menudo, el administrador del proyecto crea un documento de objetivos
!ue se convierte en una parte permanente del proyecto" 7ras crear un documento de objetivos, puede
adjuntarlo al arc$ivo de proyecto para tener acceso a ,l de forma sencilla"
Definir &as suosiciones de& royecto
+urante la etapa de planeacin de un proyecto, probablemente surgirn muc$as cuestiones importantes sin
respuesta> por ejemplo, cundo estarn disponibles los recursos clave para iniciar el trabajo, y cunto tiempo
llevar un nuevo proceso" -ara comenzar la planeacin, se $acen conjeturas $ipot,ticas y, a continuacin,
se utilizan esas estimaciones para crear la programacin"
&s importante $acer un seguimiento de las suposiciones !ue se $acen de manera !ue%
Los participantes del proyecto puedan criticarlas y, despu,s, apoyar formalmente
un conjunto de suposiciones del proyecto"
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-ueda actualizar la programacin cuando disponga de informacin adicional sobre
esos factores"
7enga en cuenta las siguientes reas del proyecto para identificar suposiciones subyacentes%
&ntregas de otros proyectos o departamentos% Si el proyecto va a depender del
trabajo de otras personas, 9son conscientes dic$as personas de esta dependencia
y estn de acuerdo con las fec$as de entrega establecidas:
+isponibilidad y uso de recursos 'incluyendo personas, materiales y e!uipamiento(%
Si algunas de las personas !ue van a trabajar en el proyecto no estn bajo su
cargo, 9a cargo de !ui,n estn: 0, 9$a aprobado esa persona la utilizacin de
estos recursos:
+uraciones de las tareas% 9&stn fundamentadas las estimaciones de tareas en
una informacin slida o en conjeturas:
5ostos del proyecto% 9Hu, importancia tiene el costo en el proyecto: 9Hui,n debe
aprobar el presupuesto o aumentarlo si es necesario:
7iempo disponible% Si est trabajando teniendo presente una fec$a lmite conocida,
9puede completar de forma realista todas las tareas con un nivel aceptable de
calidad:
*esultados% 95umple el resultado esperado las e=pectativas del cliente y de otros
participantes: Si debe $acer concesiones en el resultado, 9estn de acuerdo los
participantes sobre los aspectos del resultado en !ue se $an de $acer las
concesiones en primer lugar:
&stos son unos pocos ejemplos de los asuntos a considerar antes de empezar un proyecto complejo" &l
,=ito del proyecto depende en 8ltimo t,rmino de la identificacin de suposiciones y de la realizacin de
planes alternativos de seguridad, as como de llevar a cabo el proyecto tal como fue planeado"
Definir &as de&imitaciones de& royecto
Las delimitaciones en un proyecto son factores !ue pueden restringir las opciones del administrador del
proyecto" <ormalmente, las tres delimitaciones principales son%
-rogramacin, como una fec$a de fin fija o una fec$a lmite para un $ito principal"
*ecursos 'materiales, instalaciones, e!uipamiento y personal, as como los costos
asociados(, como un presupuesto preestablecido"
Wmbito, como un re!uisito de realizacin de tres modelos del producto"
#n cambio en una de estas delimitaciones afecta normalmente a las otras dos, y tambi,n afecta a la calidad
total" -or ejemplo, si decrece la duracin del proyecto 'programacin(, puede aumentar el n8mero de
trabajadores necesarios 'recursos( y reducirse el n8mero de caractersticas !ue pueden incluirse en el
producto 'mbito(" &l administrador del proyecto determina entonces si este ajuste es aceptable" &ste
concepto se denomina Udelimitaciones triples de administracin del proyectoU o Utringulo del proyectoU"
6prender ms acerca del tringulo del proyecto"
+urante el proceso de planeacin, enumere las delimitaciones del proyecto para asegurarse de !ue todos
los participantes del proyecto las conocen y tienen la oportunidad de $acer observaciones acerca de las
mismas"
7ambi,n es importante !ue los participantes se pongan de acuerdo sobre la forma en !ue se $a de
responder a delimitaciones inesperadas !ue puedan surgir durante el proyecto" -or ejemplo, si los costos
laborales resultan superiores a los previstos, los participantes pueden desear reducir el mbito del proyecto
de ciertas maneras especficas predefinidas"
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La palabra UdelimitacinU significa una restriccin o limitacin !ue se establece en una tarea" -or ejemplo,
puede especificar !ue una tarea debe comenzar en una fec$a determinada o !ue no debe finalizar ms
tarde de una fec$a determinada"
Prearar un &an de administracin de& 'm"ito
#na vez identificados los objetivos, suposiciones y delimitaciones del proyecto, est en condiciones de
preparar un plan de administracin del mbito" &l mbito del proyecto es la combinacin de todos los
objetivos y tareas del proyecto con el trabajo necesario para su ejecucin, y el plan de administracin del
mbito establece un procedimiento para el tratamiento de los cambios !ue se efect8en en el proyecto"
&l plan de administracin del mbito es 8til por!ue los e!uipos del proyecto deben ajustar a menudo sus
objetivos durante el mismo, y todos los participantes del proyecto tienen !ue estar informados puntualmente
de los cambios !ue se introduzcan"
&l plan de administracin del mbito puede incluir%
#na evaluacin de la probabilidad de !ue $aya !ue cambiar el mbito, con !u,
frecuencia y en !u, medida"
#na descripcin de cmo se identificarn y clasificarn los cambios del mbito" -or
ejemplo, en un proyecto de construccin, puede establecer !ue si el cliente solicita
cambios del dise4o con un costo inferior a A"000 dlares, el capataz puede
aprobarlos, pero si el costo es superior, el administrador del proyecto y el cliente
deben evaluar de nuevo el mbito del proyecto en t,rminos de costo, recursos y
otros factores"
#n plan para determinar las acciones a emprender cuando se identifi!ue un cambio
del mbito 'por ejemplo, informar del mismo al patrocinador e impartir una orden de
cambio del contrato("
#n plan de administracin del mbito bien preparado puede servir de base para confeccionar el plan de
emergencia del proyecto"
Planear las actividades del proyecto Planear las actividades del proyecto
+efinir fases y crear una lista de tareas
#na vez !ue $a determinado el trabajo !ue implica el proyecto, puede organizarlo en $itos, fases y tareas y
almacenarlo en un arc$ivo de )icrosoft -roject" Si estos datos se almacenan en otro arc$ivo, puede copiarlo o
importarlo en )icrosoft -roject"
)ostrar la organizacin del proyecto
#na vez !ue $a es!uematizado las tareas, tambi,n puede mostrar la estructura del proyecto utilizando los
cdigos de es!uema o los cdigos de estructura de descomposicin del trabajo '&+7( integrados o
personalizados" &stos cdigos se pueden utilizar para organizar la lista de tareas basndose en diversos
sistemas de codificacin, como los cdigos de contabilidad o la estructura de descomposicin organizativa"
Organizar un proyecto en un proyecto principal y arc$ivos de subproyectos
-uede organizar el proyecto utilizando un proyecto principal y arc$ivos de subproyectos si tiene !ue administrar
un proyecto grande y complejo o varios proyectos relacionados"
&stimar la duracin de las tareas
)ediante la especificacin de duraciones de tareas en lugar de las fec$as de comienzo o de fin deseadas,
)icrosoft -roject puede crear automticamente una programacin"
&stablecer dependencias y delimitaciones de tareas
#na vez introducidas las duraciones de las tareas, es el momento de determinar la relacin de dic$as tareas
entre s y con fec$as concretas"
5rear interrelaciones entre proyectos
-uede crear dependencias entre tareas de diferentes proyectos" La creacin de dependencias entre proyectos
dise4a con precisin las interrelaciones entre proyectos diferentes y ayuda a mantener el proyecto actualizado"
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Planear y adquirir recursos Planear y adquirir recursos
&stimar las necesidades de recursos
&n este punto del proceso de planeacin del proyecto, $a identificado el mbito del proyecto, $a configurado la
lista de tareas y $a estimado las duraciones de las mismas" 6$ora puede utilizar esta informacin para realizar
estimaciones preliminares, identificar re!uisitos y comenzar los procesos de asignacin de personal y
ad!uisicin para obtener los recursos !ue deben realizar las tareas del proyecto"
&specificar la informacin de recursos y establecer los perodos laborables
&n este punto del proceso de planeacin del proyecto, se $an identificado, aprobado y ad!uirido todos los
recursos" Sabe !ui,nes son los integrantes del e!uipo y !u, e!uipamiento y materiales se deben ad!uirir para
conseguir los objetivos del proyecto"
5ompartir recursos entre proyectos
La accin de compartir recursos es 8til para administrar la informacin sobre recursos y las asignaciones en
proyectos en los !ue se van a utilizar las mismas personas, materiales o e!uipamiento"
6signar recursos a las tareas
#na vez especificada la informacin sobre recursos en el proyecto, puede asignar recursos a las tareas
especficas !ue configuran el trabajo del proyecto"
Planear los costos del proyecto Planear los costos del proyecto
&stimar costos
La estimacin de costos es el proceso de desarrollar los costos apro=imados de los recursos y tareas
necesarios para completar las actividades del proyecto"
+efinir y compartir informacin de costos
#na vez introducidos todos los costos, puede guardarlos como su presupuesto antes de empezar el
seguimiento y la administracin del plan" &n ese momento, puede incluir notas importantes sobre decisiones del
presupuesto, compartir la informacin del presupuesto con otros, o transferirla a otros programas como, por
ejemplo, el sistema financiero !ue est, utilizando su organizacin"
-reparacin para administrar los costos
+espu,s de establecer los costos, puede realizar los preparativos necesarios para efectuar su seguimiento y
administracin con el fin de asegurarse de !ue el proyecto no e=ceda el presupuesto" -uede especificar una
fec$a de comienzo del a4o fiscal, controlar las opciones de clculo y determinar cundo se deben pagar los
costos"
Planear teniendo en cuenta la calidad y prever riesgos Planear teniendo en cuenta la calidad y prever riesgos
-lanear teniendo en cuenta la calidad
6ntes de comenzar un proyecto, debe identificar los estndares de calidad !ue tendr !ue adoptar para
satisfacer todos los re!uisitos del proyecto" #na vez !ue identifica las necesidades en materia de calidad, puede
ajustar el mbito, los recursos y la programacin seg8n sea necesario para lograr la calidad deseada"
Identificar y prever riesgos
#na vez !ue comienza un proyecto, eventos !ue son difciles de prever pueden crear nuevos riesgos"
Planear los aspectos relativos a comunicacin y seguridad Planear los aspectos relativos a comunicacin y seguridad
5onfigurar m,todos para comunicar la informacin del proyecto
5onfigure un m,todo para comunicarse con el e!uipo del proyecto y mantener actualizado el arc$ivo del
proyecto durante su desarrollo"
-roteger la informacin de )icrosoft -roject
)icrosoft -roject y )icrosoft -roject 5entral ofrecen funciones bsicas de seguridad para proteger la
informacin del proyecto en caso de acceso no autorizado"
Optimizar un plan de proyecto Optimizar un plan de proyecto
Optimizar el plan del proyecto para cumplir el re!uisito de fec$a de fin
+espu,s de crear el plan del proyecto, se debe revisar la fec$a de fin programada"
Optimizar el plan del proyecto para recursos
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+espu,s de crear el plan del proyecto, se debe revisar la asignacin de los recursos"
Optimizar el plan del proyecto para cumplir el re!uisito de presupuesto
+espu,s de crear el plan del proyecto, se deben revisar los costos planeados"
Distribuir un plan de proyecto Distribuir un plan de proyecto
+istribuir informacin sobre el proyecto en formato impreso
#na vez programado el proyecto, puede !ue desee distribuir la informacin de proyecto ms actual a los
dems, ya sean participantes o integrantes del e!uipo"
+istribuir informacin sobre el proyecto en lnea
#na vez programado el proyecto, puede !ue desee distribuir la informacin de proyecto ms actual a los
dems, ya sean participantes o integrantes del e!uipo"
B
Realizar un seguimiento del progreso Realizar un seguimiento del progreso
5onfigurar un proyecto para seguimiento
6un!ue )icrosoft -roject facilita el seguimiento, deben realizarse varios pasos antes de poner en marc$a el
seguimiento del proyecto"
*egistrar el progreso y responder a actualizaciones
#na vez !ue $a elegido los elementos y el m,todo, puede comenzar a realizar el seguimiento de dic$os
elementos" &n la mayora de los casos, el seguimiento del progreso se realiza intercambiando informacin
sobre el estado de las tareas con los miembros del grupo de trabajo e incorporando al plan del proyecto la
informacin de estado ms actual"
Administrar una programacin Administrar una programacin
Identificar problemas de programacin
#na vez empezado el proyecto y cuando se est realizando el seguimiento del progreso real de las tareas, se
puede revisar la programacin para identificar los problemas o posibles problemas con las programaciones de
tareas"
?olver a poner tareas, fases o el proyecto en las fec$as previstas
#na vez identificados los problemas de la programacin, puede utilizar una gran variedad de estrategias para
administrar la programacin del proyecto"
+istribuir informacin sobre el proyecto en formato impreso
Si $a cambiado tareas, recursos o asignaciones, puede !ue desee distribuir la informacin de proyecto ms
actual a los dems, ya sean participantes o integrantes del e!uipo"
+istribuir informacin sobre el proyecto en lnea
Si $a cambiado tareas, recursos o asignaciones, puede !ue desee distribuir la informacin de proyecto ms
actual a los dems, ya sean participantes o integrantes del e!uipo"
Administrar los recursos Administrar los recursos
*ealizar el seguimiento del progreso de los recursos
La manera ms eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un proyecto es e!uilibrar su carga
de trabajo y realizar el seguimiento del grado de progreso de las tareas"
Identificar problemas de asignacin de recursos
Si revisa informacin de los recursos, como las asignaciones, sobreasignaciones o infraasignaciones, los costos
del recurso y las variaciones entre el trabajo planeado y el real, puede verificar !ue los recursos se asignan a
las tareas de forma ptima para obtener el resultado deseado"
*esolver problemas de asignacin de recursos
-ara obtener el mejor rendimiento y los mejores resultados de los recursos, necesita administrar la carga de
trabajo para establecer sobreasignaciones e infraasignaciones" Si modifica la asignacin de los recursos,
compruebe los efectos de los cambios en la programacin general para asegurarse de !ue los resultados se
ajusten a los objetivos del proyecto"
6dministrar recursos compartidos
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+espu,s de configurar la funcin de compartir recursos entre los arc$ivos de )icrosoft -roject con un fondo de
recursos, actualice y revise la informacin de los recursos compartidos, como la disponibilidad, el trabajo real y
las asignaciones de los recursos"
+istribuir informacin sobre el proyecto en formato impreso
Si $a cambiado tareas, recursos o asignaciones, puede !ue desee distribuir la informacin de proyecto ms
actual a los dems, ya sean participantes o integrantes del e!uipo"
+istribuir informacin sobre el proyecto en lnea
Si $a cambiado tareas, recursos o asignaciones, puede !ue desee distribuir la informacin de proyecto ms
actual a los dems, ya sean participantes o integrantes del e!uipo"
Administrar los costos Administrar los costos
Identificar problemas de costos
-ara mantener los costos de acuerdo al presupuesto, desear identificar los problemas de costos revisando los
totales y las variaciones de costos !ue se produzcan en el transcurso del tiempo, de modo !ue pueda realizar
ajustes donde sea necesario"
)antener los costos de acuerdo al presupuesto
-ara mantener los costos de acuerdo al presupuesto, deber revisar las variaciones de costos !ue se
produzcan en el transcurso del tiempo, de modo !ue pueda realizar ajustes donde sea necesario" Observe !ue
siempre es conveniente realizar una copia se seguridad del plan del proyecto antes de incorporar cambios
importantes, y comprobar los efectos de los cambios antes de guardar y comunicar informacin actualizada
sobre costos"
Administrar el mbito Administrar el mbito
*esponder a los cambios en el mbito
#na vez comenzado el proyecto, puede !ue sea necesario aumentar o reducir el mbito del proyecto"
+istribuir informacin sobre el proyecto en formato impreso
Si $a cambiado tareas, recursos o asignaciones, puede !ue desee distribuir la informacin de proyecto ms
actual a los dems, ya sean participantes o integrantes del e!uipo"
+istribuir informacin sobre el proyecto en lnea
Si $a cambiado tareas, recursos o asignaciones, puede !ue desee distribuir la informacin de proyecto ms
actual a los dems, ya sean participantes o integrantes del e!uipo"
Administrar los riesgos Administrar los riesgos
Identificar nuevos riesgos
#na vez !ue comienza un proyecto, eventos !ue son difciles de prever pueden crear nuevos riesgos"
*esponder a eventos de riesgo
Si identifica nuevos riesgos !ue $an surgido durante el proyecto, deber responder a esos riesgos" Lo ms
probable es !ue tenga !ue ocuparse de riesgos !ue pueden retrasar la tarea, la fase o las fec$as de fin de
proyecto, aumentar el presupuesto, sobrecargar los recursos o provocar todo esto al mismo tiempo"
+istribuir informacin sobre el proyecto en formato impreso
Si $a cambiado tareas, recursos o asignaciones, puede !ue desee distribuir la informacin de proyecto ms
actual a los dems, ya sean participantes o integrantes del e!uipo"
+istribuir informacin sobre el proyecto en lnea
Si $a cambiado tareas, recursos o asignaciones, puede !ue desee distribuir la informacin de proyecto ms
actual a los dems, ya sean participantes o integrantes del e!uipo"
Realizar un informe del estado del proyecto Realizar un informe del estado del proyecto
*ealizar un informe del estado del proyecto en formato impreso
Seg8n progresa el proyecto, puede !ue desee realizar un informe del estado actual para los dems, ya sean
participantes o integrantes del e!uipo"
*ealizar un informe del estado del proyecto en lnea
Seg8n progresa el proyecto, puede !ue desee realizar un informe del estado actual para los dems, ya sean
participantes o integrantes del e!uipo, con regularidad"
Los documentos !ue buscas estn en $ttp%22333"gestiopolis"com2
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C
Revisar la informacin final del proyecto Revisar la informacin final del proyecto
*evisar la informacin final del proyecto
&l final del proyecto es una oportunidad para recopilar y registrar la informacin del proyecto y compartirla con
los participantes"
Enrique Maca !arca
Maetra en Ad#initraci.n de ne$ocio
de la ,ni&eridad Autono#a Nacional de M<)ico
,NAM
enrique#acia==%0ot#ail(co#
Ttulo: ADMINISTRACION DE PROYECTOS
Aportado por: Enrique Maca !arca " e#acia$a%t&a'teca(co#(#)
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