Cada vez son ms las organiza-

ciones y los equipos de trabajo que

se renen para crear planes de traba-
jo y de proyectos con el n de lograr
los objetivos que la empresa requie-
re. Pero para obtener un resultado
exitoso, el slo hecho de planear, no
es suciente. Si queremos lograr una
ejecucin exitosa de nuestros pro-
yectos, necesitamos una buena pla-
neacin y una serie de herramientas
que nos permitan monitorear y dar
seguimiento a ese plan. El Project
Management Institute (PMI) le llama
a este proceso Control.
Cuando un proyecto entra en etapa
de ejecucin, es necesario super-
visar el avance o desempeo para
asegurar que todo vaya de acuerdo
a lo planeado, esto implica hacer cor-
tes en determinados periodos, medir
el avance real y compararlo contra
el avance planeado en la fecha de
corte. Si en algn momento durante
el proceso del proyecto nos percata-
mos que se encuentra retrasado, es
necesario tomar acciones correcti-
vas para volver a retomar el camino
y disminuir la desviacin del avance
real contra el programado para poder
terminarlo conforme a lo acordado.
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CMO
CONTROLAR UN
PROYECTO?
POR: ING. BONEY COLLINS
DIRECTOR DE PROYECTOS DE ESCALA
DIME COMO...
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DIME COMO...
El primer paso para llevar el proceso
de control es denir en el plan del
proyecto el tipo de reporte con el cual
se monitorear el proyecto y la pe-
riodicidad, puede ser diario, semanal,
quincenal o mensual, dependiendo
de la complejidad o la duracin global
del proyecto. Si el proyecto tiene una
duracin global de un mes, el perodo
de presentacin del reporte podra
ser tan corto como un da. Pero, si el
proyecto requiere seis meses, enton-
ces la periodicidad del reporte puede
ser semanal.
La clave para el control efectivo est
en llevar a cabo este proceso siste-
mticamente, realizar el anlisis y
darle seguimiento a los planes de
accin que se tengan que implemen-
tar.
Dos de las herramientas clave que
tenemos que monitorear en este
proceso de control es el programa
del proyecto, para evitar que termi-
nemos ms tarde de lo planeado y
el control presupuestal, para evitar
incurrir en gastos innecesarios y re-
visar las oportunidades respecto a
costo que puedan darse a lo largo del
proyecto.
Para llevar el control con estas he-
rramientas requerimos recopilar la
informacin del desempeo real del
proyecto, que incluye el tiempo real
en el que se iniciaron y/o terminaron
las actividades; el monto de lo que
hemos contratado y lo pagado a la
fecha. Adems de cualquier cambio
al alcance del proyecto que impacte
en tiempo y en el presupuesto. Estos
cambios pueden ser por iniciativa del
cliente, del equipo o pueden ser el re-
sultado de un suceso imprevisto.
Para incluir estos cambios al pro-
yecto, es necesario establecer un
procedimiento para autorizacin de
los mismos y una vez que las modi-
caciones han sido aceptadas por
el cliente e incorporadas al plan es
necesario actualizar los parmetros
de referencia para monitorear el des-
empeo.
Es importante tomar en cuenta que
la informacin con la que se lleve el
monitoreo debe ser la ltima actua-
lizacin a la fecha de corte para que
puedan ser una base conable para
tomar las decisiones y las acciones
correctivas ms convenientes al pro-
yecto.
El proceso de control contina du-
rante todo el proyecto. En general,
mientras ms corto sea el perodo
de presentacin de los reportes,
son mayores las posibilidades de
identicar los problemas a tiempo
e implementar acciones correctivas
efectivas para evitar que el proyecto
pueda salirse de control tanto, que
impida lograr el objetivo o los obje-
tivos completos. En ocasiones es
necesario aumentar la frecuencia de
la presentacin de reportes durante
las etapas crticas o con desfases
importantes para dar un seguimiento
ms puntual hasta asegurarnos que
el proyecto est de nuevo dentro del
programa o del presupuesto.
Llevar un sistema de control ecien-
te y bajo un enfoque proactivo y pre-
ventivo requiere de mucha disciplina,
comunicacin y trabajo en equipo,
adems de un buen plan de proyec-
to. Dicen que si fallas al planear, pla-
neas para fallar, pero de nada sirve
planear sin tener un sistema como
el que plantea el Mtodo EscalaMR
para asegurar que se logren los ob-
jetivos del proyecto, incluso cuando
las cosas no salen exactamente de
acuerdo al plan.