MDULO 1

LOS EVENTOS


1.0.- Concepto. Por evento entendemos todo aquel conjunto de acontecimientos
de mercado susceptibles de ser planificados y llevados a su ejecucin en las
distintas reas del quehacer humano sea este econmico, social, cultural,
cientfico, comercial, etc.

1.1.- Importancia. En un mundo globalizado como el de hoy la organizacin de
eventos, conformados en sus distintas tipologas, se ha convertido en una de las
herramientas de comunicacin y de difusin de informacin y de contenidos de
mercado ms importante en el pas y en el mundo. El evento en s puede adoptar
distintas formas y tipos de acuerdo a la finalidad perseguida por el requirente, la
cantidad de participantes, el rol de los participantes, los medios fsicos y
econmicos disponibles, el lugar, tiempo y poca de realizacin, objetivos de la
comunicacin etc. Resulta imprescindible vincular el evento en su forma a tipo de
actividad que ha sido objeto del evento sea sta una muestra, un evento deportivo,
cultural, empresarial, mdico, la inauguracin de un establecimiento, una
presentacin artstica etc. de modo de lograr la debida coherencia entre la
infraestructura montada y el tipo de actividad objeto del evento que se desarrolla.

Por ello dentro de las distintas etapas de vida de un evento no es posible dejar
nada al azar, pues todas las contingencias deben ser previstas por el productor a
fin de asegurar en el mximo porcentaje posible el xito del evento minimizando el
surgimiento de imponderables que lesionen la calidad del servicio entregado.
Para ello qu consejos podemos entregar?

Para lograr minimizar los riesgos en la ejecucin de un evento es pertinente
adoptar una actitud activa en todos los procesos de vida del evento, adoptar un
contacto fluido y permanente con nuestros proveedores y con el personal humano,
a ms de tener un plan de contingencia ideado por nosotros que permita
salvaguardar cualquier inconveniente en su ejecucin. Si bien es imposible salvar
todas las situaciones eventuales que pudiesen surgir, es importante que el
productor entienda que todos los riesgos deben reducirse al mnimo.

1.2.- Necesidad de las empresas de organizar eventos. Es bueno que como
productor entiendas que todo tipo de empresa sea esta individual, pequea,
mediana o de gran tamao, debe, de manera ms o menos permanente realizar
algn tipo de actividad para sus comunicaciones institucionales o de difusin.
Muchas empresas poseen dentro de su organizacin departamentos y personal
adecuado para sus actividades mientras que otras prefieren tercerizar la actividad,
es decir, contratar a productoras de eventos externas especializadas en montar
actividades de difusin institucional. De ah la importancia del rol del productor, en
que este surge como la solucin idnea y con experiencia para las empresas en la
organizacin y montaje de sus actividades.

En los ltimos aos la produccin de eventos ha tenido un crecimiento
exponencial, hoy en da, el campo de la produccin de eventos se ha globalizado,
siendo considerada una actividad profesional ms, que requiere un gran
conocimiento de los tipos de actividades ha realizar y del mercado.



2.0.- Rol y perfil del productor de eventos. Como avanzamos en el captulo
anterior, el rol del productor es bsicamente satisfacer la necesidad de difusin
que tiene la empresa contratante de nuestros servicios, apoyar y coadyuvar para
el logro de objetivos concretos, y proyectar la imagen y el mensaje que la empresa
desea para el logro de sus objetivos.
2.1.- Perfil del productor. En cuanto al perfil del productor de eventos, la verdad
es que no pensamos que la actividad sea excluyente a determinadas personas
que tengas ciertas caractersticas de personalidad, pues cualquier persona
normalmente inteligente y debidamente responsable est capacitada para
desarrollar la actividad de productor. Aunque s, el productor debe adoptar ciertas
caractersticas que aunque no siempre le sean propias deber asimilar en su
personalidad para el logro y el buen xito de sus objetivos, ahora bien cules
seran estas caractersticas bsicas que debe tener o asumir el productor?
VER EL SIGUIENTE DIAGRAMA.






Tolerancia

Seriedad

Realismo
Seguridad

Sociabilidad

Eficiencia
Personalidad
Dinamismo y
liderazgo
2.1.1.- Personalidad. Dinamismo y liderazgo
Personalidad: El productor debe mostrar una personalidad activa, en todo
momento, debe ser una persona vivaz, locuaz y oportuna en sus juicios, siempre
dispuesto a dar una opinin constructiva y positiva respecto al proyecto o evento a
desarrollar.
Dinamismo: El productor debe adoptar una actitud dinmica y verstil a la hora de
proponer y tomar decisiones, debe ser capaz de tomar decisiones rpidas y
razonadas y ser capaz de trabajar en equipo. Debes demostrar capacidad de
liderazgo en la gestin.
Liderazgo: Considera que estas al frente de un proyecto y de mucha gente que
sigue tus ordenes o directrices propuestas, procura ser el lder de tu equipo y que
este confe en tus decisiones.
2.1.2.- Tolerancia. En tu gestin sern muchos los obstculos que debers
enfrentar, procura no desanimarte y siempre buscar la mejor solucin posible a
cada problema, soporta la presin y los problemas de gestin como una parte
natural de tu trabajo.
2.1.3.- Seriedad y responsabilidad. Nunca aceptes trabajos que estn fuera de
tus posibilidades de realizacin ni nunca prometas resultados que sern
imposibles o muy difciles de lograr. Se responsable y cumple tus compromisos,
no dejes nada al azar.
2.1.4.- Realismo. Dirige tu gestin y tu equipo de trabajo en direccin a lograr
objetivos que estn dentro de tus posibilidades, nunca prometas lo imposible,
piensa que es mucho mejor ceder a la organizacin de un evento que est fuera
de tus posibilidades a tomar un proyecto que tendr malos resultados por tu falta
de capacidad de gestin organizativa.
2.1.5.- Sociabilidad. Procura ser sociable, crea redes de contacto, utiliza las
redes sociales de Internet que proyectar tu empresa de produccin. Utiliza todos
los medios de comunicacin como un arma de marketing y de comunicacin.
2.1.6.- Eficiencia. El cumplimiento de los principios anteriores en su conjunto
asegura un servicio eficiente en la gestin de la produccin y la organizacin de
cualquier evento, es bueno que estos principios sean internalizados por el
productor para su puesta en prctica tanto en el desarrollo del evento mismo como
en la pre y post produccin del mismo.
3.0 Tipo de eventos. Definido ya el evento en s, queda determinar las distintas
clases y tipos de eventos susceptibles de organizacin.
3.1.- Los eventos los podemos clasificar en:
1. Eventos deportivos
2. Eventos culturales (conciertos, exposiciones, teatro, cine, etc.)
3. Eventos acadmicos (seminarios, ferias, conferencias, etc.).
4. Eventos de moda (organizacin de desfiles de moda)
5. Eventos recreativos (fiestas, festivales, actividades
recreativas, etc.).
6. Eventos mixtos, son aquellos en que un mismo evento adopta
diversas tipologas, la ceremonia de un matrimonio civil, por
ejemplo (ceremonia protocolar) que despus tiene una fiesta
dentro del mismo recinto (evento recreativo)
7. Eventos sociales en general (matrimonios, bautizos,
cumpleaos, aniversarios).
8. Otros eventos.
3.1.1.- Eventos deportivos. Es todo espectculo de naturaleza y destreza fsica,
competitivo o no, que se desarrolla dentro de un escenario deportivo y que cuente
con la presencia de personas asistentes como pblico.
El evento deportivo puede realizarse indoor (estadio cerrado, partido de
basquetball, por ejemplo) u outdoor (al aire libre, eventos de caza y pesca, por
ejemplo).

A su vez, existen eventos deportivos que se realizan de manera peridica (los
partidos de ftbol de primera divisin, por ejemplo, que se organizan de semana a
semana), y aquellos que se realizan de forma excepcional pero peridica en el
tiempo (campeonato nacional de judo, una vez al ao, por ejemplo), estos
espectculos contratan, a su vez, con aquellos que sea realizan de manera
aislada en el tiempo (campeonato mundial de hockey, por ejemplo).
Esquema:

Espectculos deportivos
Indoor
Outdoor
Eventos peridicos cercanos
Eventos peridicos espaciados
Eventos aislados

3.1.1.2.- Caractersticas del evento deportivo
1.- Requiere personal adecuado para el manejo del pblico en cuanto a su
distribucin y ubicacin, as como tambin para su ingreso y evacuacin. Se
requiere adoptar un plan de contingencia en caso de emergencia o peligro.

2.- Puede que se requiera la impresin y venta de tickets de entrada o
invitaciones, esta tarea puede estar destinada o no al productor.

3.- Existencia de elementos propios del evento deportivo como tarimas, copas,
micrfonos y altoparlantes, amplificacin, bancos, etc.

4.- Suministros para la recoleccin de basura e implementos dentro del lugar o en
sus accesos.


5.- Personal adecuado para la coordinacin del evento antes, durante y despus
de su desarrollo como guardias, coordinadores, locutor, personal tcnico,
aseadores, etc.

6.- Recuerda que en todo espectculo de este tipo debe existir la debida
coordinacin con personal paramdico estable que se encuentre dentro del lugar
durante el desarrollo del evento en sus distintas fases.

Brindar la seguridad adecuada es vital para el xito de tu gestin como productor.
3.1.2.- Elementos para tener en cuenta en el desarrollo del evento deportivo.
Existen ciertos elementos que debemos tener en cuenta en la organizacin de un
evento deportivo, pues es probable que nos encontremos con una actividad:
altamente tensionante por la competencia misma y la efervescencia que pueda
demostrar el pblico dentro del desarrollo del mismo espectculo. Implica una gran
responsabilidad por el volumen de pblico asistente y por el desarrollo deportivo
mismo. Exige una alta preparacin del equipo considerando como una. Exige
altos grados de coordinacin entre el equipo de trabajo del productor y los
dems actores presentes en el evento.
3.1.2.- Eventos culturales. Los eventos culturales son actividades especiales en
que se desarrolla una presentacin artstica relevante para la sociedad. Existe una
variada gama de eventos culturales entre los que destacan los conciertos, las
exposiciones, las ferias y festivales y los congresos.



3.1.3.- Eventos Acadmicos. En evento acadmico es una actividad de difusin
creada fundamentalmente por los colegios, los institutos y las universidades y que
tienen por finalidad difundir un rea de la investigacin y del conocimiento, un
descubrimiento, un producto, avances en investigacin, etc. Los eventos
acadmicos ms importantes son el simposio, el congreso, el foro, el taller, la
convencin y el seminario.
El simposio. Es un evento acadmico de difusin de contenidos, donde los
diversos actores exponen brevemente sobre una materia dada y que finaliza con
una fase final de conclusiones. Es un evento eminentemente tcnico donde los
actores disertan sobre determinadas reas propias de su especialidad.

El congreso. El congreso es aquel tipo de evento donde los diversos
participantes hacen valer sus puntos de vista sobre determinada rea,
confrontando sus ideas entre s. En su fase final se elabora una memoria que
luego es difundida en algunos medios y entregada una copia a los asistentes y
participantes.


El foro. El foro tal vez sea el evento ms antiguo de los enunciados en este
acpite, ya en la antigua Roma y Grecia los asistentes discutan sobre
determinada materia o hecho que despertaba su preocupacin, con el fin de
exponer sus conocimientos y preocupaciones para dar una solucin civilizada al
problema. En los foros de hoy, estos se llevan adelante a travs de un moderador
que es el encargado de llevar y dirigir el debate.

El taller. El taller es lo ms parecido a una clase magistral donde un expositor o
profesor diserta sobre ciertas materias y dirige ciertas actividades a desarrollar por
los asistentes.

La convencin. Es un tipo de evento donde los asistentes presencian diferentes
exposiciones sobre un tema especfico, su objetivo es llegar a conclusiones y
compromisos vinculantes entre los actores miembros.

El Seminario. En este tipo de eventos, por lo general de tipo acadmico, se da a
conocer lo ms reciente en tecnologa y/o investigacin. Los asistentes reciben
gran informacin del evento y se disponen importantes medios fsicos para su
xito.

3.1.4.- Eventos de moda. Estos eventos estn particularmente relacionados con la
difusin de colecciones de moda, desfiles, en lo fundamental, y requieren
organizacin y coordinacin en la organizacin y el desarrollo de la actividad,
requiere un importante despliegue de equipos, personal y materiales fsicos para
su ejecucin como equipos de amplificacin, modelos, guardias, coordinadores,
pasarelas, cortinas, equipo escenogrfico, etc.

Estos eventos pueden ser realizados en espacios abiertos o cerrados y en
lugares especiales para estas actividades como en salones de eventos, por
ejemplo, o en lugares no habilitados, incluso, en calles y plazas que deben
habilitarse especialmente para el evento.
3.1.5.- Eventos recreativos. Por lo general son eventos de fcil realizacin,
incluyen los eventos infantiles, se desarrollan para fines de entretencin y pueden
consistir en actividades de teatro, juegos, etc. Por el pblico al que estn
orientados es necesario poner un nfasis especial en la seguridad.

3.1.6.- Eventos mixtos. Son aquellos en que un mismo evento adopta diversas
tipologas, la ceremonia de un matrimonio civil, por ejemplo (ceremonia protocolar)
que luego dispone una fiesta de cena y baile para los asistentes en el mismo
recinto o en otro recinto diferente (evento social).
3.1.7.- Eventos sociales. El evento social tal vez sea el ms amplio de todos los
eventos que debe cubrir un productor y abarca una serie de actividades que es
necesario segmentar para su ejecucin, ya que estos pueden ser protocolares y
no protocolares y pueden ser civiles, religiosos o militares.
Un evento social no protocolar, puede ser una cena ofrecida a 120 personas en
un local importante del centro de la ciudad, si bien este evento requiere del
profesionalismo adecuado para cualquier tipo de actividad organizativa no requiere
mayores formalidades que las usuales a la norma social vigente.

Por su parte, un bautizo, una misa, una boda religiosa etc. son eventos
religiosos que requiere adems de los aspectos organizacionales bsicos, el
despliegue de ciertas normas protocolares esenciales para que el evento por su
simbolismo, pueda llegar a buen trmino.

Tambin hay eventos protocolares civiles, una boda civil, por ejemplo. Y
militares, que tal vez requieran de otras formalidades propias de la actividad y que
deben ser informadas por la Institucin al productor para su conocimiento. No
obstante, el productor debe saber que hay eventos que requieren de formalidades
simblicas y de normas esenciales de protocolo para su realizacin.

3.1.7.1.- Reglas ceremoniales y de protocolo.
Protocolo: El protocolo lo constituye el conjunto de reglas que deben seguirse
para la ordenacin prctica del Ceremonial, o bien, es el conjunto de ritualidades
por el cual se lleva a cabo el desarrollo del Ceremonial.
De acuerdo al concepto entregado, el protocolo es el sistema aplicable a todas
las personas, hombres o mujeres, instituciones, dignatarios, etc.
Comnmente se confunde el protocolo con actos oficiales de Estado, si bien
estos actos requieren de un riguroso protocolo, no es exclusivo de estos. Otras
actividades como las militares y religiosas tambin requieren de protocolo, as
como tambin cualquier actividad civil que requiera la inclusin de ciertas reglas
protocolares para su desarrollo, como una premiacin escolar, por ejemplo.
Ceremonial: Conjunto de solemnidades, usos y costumbres que deben
observarse tanto en la actividad oficial de los Estados como en sus
manifestaciones de relacin con otros Estados, o bien, entre organizaciones y
particulares, o entre cualquiera de estos, con terceros entes o personas.
Ceremonia: Segn el diccionario de la RAE, ceremonia es toda accin o acto
exterior arreglado por ley, estatuto o costumbre para dar culto a las cosas divinas,
o reverencia y honor a las profanas.
El Ceremonial implica una serie de formalidades protocolares, como sabemos
este se puede dar entre instituciones, entre particulares y entre Estados. Este
ltimo pretende como objetivo fundamental asegurar el principio bsico de
Derecho Internacional cual es el de Igualdad entre los Estados.
Es preciso mencionar que existe una jerarquia entre los distintos agentes
diplomticos, esta jerarqua est determinada en la Convencin de Viena sobre
Relaciones Diplomticas. Estas reglas deben ser observadas en todo acto que
revista carcter oficial.
Es as como todo acto de esta naturaleza debe observar las correctas formas
de urbanidad, educacin, buenas maneras, cortesa y etiqueta, por etiqueta
entendemos todo aquel ceremonial de usos, estilos y costumbres que se observan
en las reuniones de carcter elevado y serio y en aquellos actos cuya solemnidad
excluye absolutamente todos los grados de la familiaridad y confianza (Manuel
Carreo).
3.1.7.2.- Tipos de ceremonial
1.- Ceremonial de Estado: es aquel establecido para las ceremonias oficiales
relativas a los jefes de Estado y de Gobierno de las distintas potencias.

2.- Ceremonial diplomtico: es aquel relativo a los agentes diplomticos y a las
misiones diplomticas oficiales.

3.- Ceremonial de Cancillera: es aquel que se ocupa de la creacin y redaccin
de notas diplomticas, credenciales, comunicados e invitaciones oficiales, etc.
4.- Ceremonial litrgico o religioso: es aquel de corte religioso que tiene por
objeto conmemorar un hecho sacro determinado o recordar un acto.

5.- Ceremonial militar: es el conjunto de normas, usos y procedimientos
destinados a solemnizar los actos de las fuerzas armadas y de carabineros
demostrando su moral, honor, disciplina y educacin. El Ceremonial Militar puede
efectuarse entre militares de una misma institucin o ramas del ejrcito o
carabineros, entre estas, o bien entre estas y personas u organizaciones ajenas a
la disciplina militar.

6.- Ceremonial civil: est compuesto por el conjunto de normas y usos propios de
los entes privados y sus relaciones entre s. Por lo general las formalidades
adoptadas en este tipo de ceremoniales es el usual a cada acto en particular, sin
que existan sanciones demasiado rigorosas por su falta de observancia, an as,
es bueno seguir ciertas pautas de conducta de tipo general que permitirn que el
evento se desarrolle con normalidad.

7.- Ceremonial poltico: Comprende el conjunto de actos, instrumentos y
celebraciones que se refieren a los monarcas, los jefes de estado y de gobierno de
los distintos pases. Ejemplos de estos actos son ascensos al trono, cambios de
gobierno, etc.

3.1.7.3.- Desarrollo del ceremonial. Como sealamos con anterioridad el evento
ceremonial ha de seguir una serie de formalidades las cuales deben cumplirse de
manera estricta a fin de observar debidamente las normas establecidas de
etiqueta y protocolo, y que deben entenderse como elemento esencial del acto.
Quines participan en un acto ceremonial?
R.- Participan distintos profesionales usualmente entendidos en las actividades
especficas de que se trata el acto. La organizacin ha de abarcar desde los
preparativos necesarios para la ejecucin del acto, hasta el desarrollo de tareas
prcticas en l o para el evento mismo. Lo que el productor o encargado debe
hacer, bsicamente, es montar el acto de acuerdo a lo formalmente establecido.
Cmo aseguro el xito del acto ceremonial
que me ha tocado organizar?
R.- El xito se garantiza mediante el debido celo que el productor ponga en la
organizacin y en la observancia de las formalidades establecidas. A su vez, el
productor debe tomar en cuenta todas las apreciaciones hechas valer por el
mandante del evento.
3.1.7.5.- Metodologa para la organizacin de un acto ceremonial. Para la
organizacin de un acto ceremonial deben tenerse en cuenta los siguientes
elementos que establecen las directrices generales a seguir por el productor.
1.- Fuente originaria del evento
Es el aspecto geogrfico y cultural donde el evento se desarrolla, pues aunque
se trate de un mismo tipo de evento en su concepcin, este vara de pas a pas o
incluso de regin a regin, por lo cual es importante tener este elemento en
cuenta. La fuente originaria del evento normalmente la encontramos en una norma
jurdica que la establece, o por medio de reglamentos internos o costumbres que
rigen el desarrollo de la ceremonia en el lugar.
2.- Descripcin del evento
Bsicamente consiste en cmo pensamos que este ser o cmo se
desenvolver, de acuerdo a su objeto o finalidad e importancia especfica.
3.- El alcance de nuestro evento
Debemos tener claras las proyecciones del evento organizado, si este tiene un
alcance local, comunal, provincial, regional, nacional, o incluso, internacional.
4.- Organismos involucrados
Refiere a todos los organismos, sean estos pblicos o privados que debemos
contemplar a la hora de organizar y planear nuestro evento. A todos estos entes y
sus personeros es menester enviarles las respectivas invitaciones.
3.1.7.6.- Cronograma. Es el esquema trazado por el organizador y que refiere al
desarrollo y control del proceso administrativo de preparacin del acto ceremonial.
1.- Proceso administrativo: Logstica, promocin, informacin, trabajo de
relaciones pblicas, montaje, instrucciones y tareas que debemos encomendar a
nuestro personal y personal adjunto.
2.- Emisin de invitaciones y otros documentos: Refiere a todo instrumento que
tenga por objeto comunicar la actividad a realizar, normalmente son las
invitaciones, pero pueden tomar forma de comunicaciones, circulares,
comunicados de prensa, etc.
3.- Procedimiento: est constituido por el conjunto de formalidades por el cual el
acto ceremonial se desarrollar. Es muy importante trazar el esquema de nuestro
procedimiento con exactitud a fin de lograr la debida organizacin del acto.
4.- Observancia de las reglas de protocolo establecidas: Conjunto de normas
usualmente sociales que se han de seguir para lograr el debido desarrollo de un
acto o actividad formal.
5.- Instrumentos que debo generar como productor: Guin protocolar, tarjetas de
identificacin, listado protocolar, tarjetas de invitacin, plano del lugar y la
disposicin de las ubicaciones.
6.- Logstica: Transporte, mobiliario, equipos de sonido y de amplificacin,
pendones, flyers, personal adjunto, etc.
7.- Vestuario: Dependiendo de la formalidad del evento, los asistentes debern
observar ciertas normas de etiqueta en el vestir. Las especificaciones en el vestir
sern las propias de cada evento y el productor deber determinarlas caso a caso.
3.1.7.7.- Protocolo del ceremonial pblico. Reglas
1.- El lugar de honor es siempre a la derecha.
2.- El funcionario de mayor grado debe ocupar el puesto de la derecha de la
persona de mayor jerarqua.
3.- El lugar central debe ser ocupado por la persona que ostente la mayor
jerarqua dentro de ese evento.
4.- Los rdenes de ubicacin parten desde el centro, y no hay regla que
establezca un orden especfico, por lo que son alternativos.
5.- Entre dos autoridades, la de mayor jerarqua ocupa el puesto de la derecha,
mirado desde su posicin.
1 2


6.- Entre tres la persona de mayor jerarqua se ubica al centro.
2 1 3
7.- Entre cuatro personas.
3 1 2 4
3.1.7.7.1.- Otras reglas a tener en cuenta
1.- las personas o delegaciones en un evento debern ubicarse en orden
alfabtico del pas anfitrin.
2.- La nacin anfitriona cuando no asume la presidencia de la reunin tomar el
ltimo lugar.
3.- Las delegaciones siempre se ubican en sentido inverso a las agujas del reloj.
4.- El puesto central, en todos los casos, corresponde al presidente del evento,
siempre y cuando no vaya el Presidente de la Repblica o un Ministro en su
nombre, quienes ocuparan dicho puesto.
5.- Cuando asistan damas para efectos de precedencia, la categora de ellas es
igual a la de sus esposos. Al asignarles sus puestos se buscar que estos queden
alternados con los de los caballeros. Se evitar que los cnyuges queden uno a
continuacin del otro.
6.- Cuando las personas deben colocarse o marchar en columna, la de mayor
categora va a la cabeza y los dems en su correspondiente orden. Cuando la
mxima autoridad presida un acto, no debe abandonarse el lugar hasta cuando no
lo haga dicha autoridad.
7.- El orden de las banderas sigue el mismo orden que el de los dignatarios
extranjeros, se aplican las mismas reglas.
8.- Cuando sea par, ocupar el lugar derecho de las centrales, vista desde el
edificio donde ondee, es decir, la derecha de la presidencia o la izquierda del
observador. Si se coloca la bandera en el centro del saln, tras el presidium,
deber estar flanqueada a su derecha por la del Estado y a su izquierda por la de
la ciudad anfitriona (Municipio).
3.1.7.7.2.- Algunas reglas aplicables al ceremonial diplomtico
El ceremonial diplomtico sigue ciertas reglas especiales, a saber:
1.- El idioma francs es la lengua diplomtica oficial por antonomasia, pero en las
ltimas dcadas a perdido importancia como consecuencia de la penetracin del
ingls como lengua universal.
2.- En caso de dos pases se utilizan el idioma nacional de los signatarios.
3.- Las comunicaciones se hace en su idioma, ms una traduccin.
4.- Siempre se antepone el nombre del cargo de la persona cuando este es
permanente o vitalicio: Presidente de la Repblica, Embajador, Cnsul, etc.
3.1.7.7.3.- Algunas reglas aplicables al ceremonial militar
El ceremonial militar contiene otras caractersticas que lo hacen distinto,
algunos de los elementos que conviene tener en cuenta son el celo por la
puntualidad y algunas reglas generales, como la cual nadie puede retirarse hasta
que lo haga la mxima autoridad, es esta autoridad la que autoriza el comienzo y
la finalizacin del acto, esta autoridad puede o no ser militar, por ejemplo, en el
desfile de parada militar del 19 de septiembre de cada ao, esta autorizacin se
pide por el General a cargo al Presidente de la Repblica.

3.1.7.8.- Funciones protocolares
1.- Jefe de protocolo: Es el responsable mximo de la organizacin y est a cargo
de la planificacin, organizacin, coordinacin y supervisin de la actividad, este,
dentro de sus obligaciones debe determinar las formalidades aplicables a la
ceremonia; elaborar el programa protocolar; determinar los distintos medios e
instrumentos para llevar a cabo la ceremonia; determinar los entes que
participarn en la ceremonia; determinar los rdenes de precedencia; etc.
2.- Coordinador de protocolo: Su funcin es supervisar al personal de protocolo
que se desempee en un evento, realiza gestiones de coordinacin con el
personal que coadyuve al desarrollo del evento. Este debe reportar al jefe de
protocolo cualquier novedad que se suscite en su desarrollo.
3.- Asistente de protocolo: es quien asiste al coordinador de protocolo en su
actividad. Es quien debe asistir al pblico asistente; establece la distribucin y
orden de los materiales; entregar informacin al pblico de manera directa y,
colabora en general, con la distribucin de los elementos y el desenvolvimiento
prctico del evento.
4.- Auxiliar de protocolo: ejecuta las tareas especficas que se le asignan, es un
apoyo fundamental para el personal que distribuye o entrega el material logstico,
como arreglo de mesas, distribucin de etiquetas de identificacin, colocacin de
banderas, pendones, podios y smbolos, traslado de actas, y cualquier otra
actividad que requiera su apoyo durante la preparacin o desarrollo del evento.
5.- Oficiales de sala: Son aquellos que se encargan de brindar apoyo logstico en
lugares especficos.
3.1.7.9.- Otro personal de apoyo en la organizacin y desarrollo del evento
1.- Personal tcnico, Encargado fundamentalmente de los equipos de audio y
sonido que se utilizarn en el evento.
2.- Secretaras y anfitrionas: Son aquellas personas que se encargan del registro e
ingreso de los participantes, as como tambin de la distribucin de credenciales y
material informativo.
3.- Personal logstico: casi siempre est compuesto por proveedores encargados
del montaje de escenarios, mesas, sillas, alimentos, bebidas, etc.

4.-Relaciones pblicas: realiza el control de las comunicaciones ms o menos
oficiales y de informacin que se realizan para el evento, elabora la lista de
invitados, enva y elabora el formato de las invitaciones, prepara los planos de
ubicacin, emite comunicados, etc.
5.- Cualquier otro tipo de personal que se requiere para la organizacin, puede ser
personal de cocina (banquete), de transporte (flota de taxis), infraestructura
(montaje de carpas de eventos), etc.
3.1.8.- Creacin de un programa. La creacin de un programa no es ms que la
esquematizan de los distintos hitos que seguir el evento en sus distintas fases de
desarrollo, esta informacin deber ser contenida por escrito, y deber entregarse
tanto a al personal como a los asistentes, a fin que se sepa con certeza cmo se
desarrollar la actividad.
Ejemplo de redaccin de programa:
Apertura del acto
Palabras del Rector de la Universidad de Los Lagos.
Palabras del Sr. Luis Salgado Rosas, Presidente del Instituto Internacional
de Estudios Avanzados de Colombia.
Palabras del Sr. Rodrigo Bauer, Embajador de la Comunidad Europea para
Amrica Latina.
Clausura del Acto.
Como se puede apreciar, la redaccin de un programa es una actividad
bastante simple, que pretende ordenar la poca en que se celebrar cada
intervencin. La aplicacin de un programa es aplicable a todo tipo de evento.




4.0.- Los proveedores
El xito en la organizacin de un evento depende, en buena parte, de la calidad
y seriedad de nuestros proveedores, para ello no basta disponer de una buena
lista de proveedores que nos suministren los bienes y servicios de los cuales
nosotros carecemos, sino tambin, es vital la existencia de una comunicacin
fluida entre proveedor y productor que asegure, por una parte, los objetivos
propios del evento con sus resultados, y por otra, el cumplimiento de una serie de
obligaciones contractuales que derivan de la prestacin del servicio por parte del
proveedor.
Para ello debemos apoyarnos en un contrato de prestacin de servicios, por
contrato se entiende el acuerdo de voluntades entre dos o ms partes que
crea derechos y obligaciones, de forma que las obligaciones del proveedor
sern suministrar el servicio objeto del contrato, servicio de arriendo de equipos de
audio, por ejemplo y la obligacin del productor ser pagar el precio convenido por
la prestacin del servicio. La claridad en la contratacin es un elemento esencial
para el xito de nuestro evento. Con esto queremos decir que debe haber certeza
absoluta en el servicio que nos prestarn y el precio que deberemos pagar por l,
adems de una serie de elementos que no tienen menor importancia, como la
fecha de entrega, el tiempo de uso del servicio, la fecha de pago al proveedor, las
condiciones de entrega del servicio, etc. Todo esto debe quedar debidamente
especificado para evitar cualquier contratiempo o confusin durante el desarrollo
del evento.


4.1.- El mapa de expectativas. El mapa de expectativas lo constituye el cmulo
de pensamientos, sentimientos y percepciones referentes al servicio prestado por
el proveedor mientras dure el contrato, y refiere, fundamentalmente a cmo
pensamos que la prestacin del servicio se desarrollar, las ideas que nos
figuremos referentes al evento pueden ser positivas y negativas y dicen estrecha
relacin con la calidad de la comunicacin que tengamos con nuestro proveedor.
El mapa de expectativas puede ser parcial, si nos referimos a uno o algunos de
nuestros proveedores o general cuando nos referimos a la totalidad de los
proveedores que tendrn participacin en el evento.

5.0 Documentos de la contratacin
En lo formal, cada acto de prestacin de bienes y servicios con nuestros
proveedores debera formalizarse a travs de un contrato, a fin de fijar con
exactitud los derechos y las obligaciones de las partes, el contrato escriturado
tambin sirve como medio de prueba en juicio en caso de su incumplimiento. Pese
a lo anterior, es comn que la contratacin sea meramente verbal, lo que implica
una serie de perjuicios para nuestra gestin y que siempre es aconsejable evitar,
como errores en las prestaciones, en los horarios, da (s), tipo y forma del servicio,
personal contratado, etc. Pese a esto, el vnculo contractual existe pues los
contratos pueden ser verbales o escritos. Por nuestra parte, siempre
recomendamos escriturar los contratos a fin de formalizar el acuerdo, sus
alcances, y la posibilidad de que sirva como medio de prueba en juicio. En los
contratos escriturados cada parte debe poseer una copia firmada del contrato, si el
contrato se firma ante notario, es el notario quien entrega copia legalizada a las
partes, permaneciendo la matriz (texto original del contrato) en la misma notara.

6.0.- Emisin de documentos. Dentro de la gestin es necesario emitir ciertos
documentos mercantiles que exige o recomienda la Ley para las personas que
ejercen actividades lucrativas, a continuacin enumeramos los documentos
mercantiles ms usuales.
Boleta de venta. La boleta de venta tiene por finalidad acreditar o respaldar la
transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestacin de servicios en
operaciones con consumidores o usuarios finales. 19% IVA.
Boleta de honorarios. Por la prestacin de servicios a travs del ejercicio
individual de cualquier profesin, arte, ciencia u oficio. 10% IVA.
Factura. Es un documento tributario de compra y venta que registra la transaccin
comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la
venta de mercaderas u otros afectos, con ella queda concluida la operacin.
Gua de despacho. Es el documento que acompaa el trnsito de las
mercaderas en el trayecto que ocupa entre su lugar de venta y el domicilio
establecido como destino.
Orden de compra. Es un formulario numerado que emite el comprador que tiene
por objeto regular las transacciones entre el contratante y el proveedor.
Presupuesto. No es un documento tributario, es un informe que detalle los
servicios y el precio, cuenta con una fecha de emisin, debiendo ser firmado por
las partes.
6.1.- Enunciaciones comunes a cada uno de los documentos enunciados
1.- Lugar y fecha.
2.- Partes que suscriben el documento.
3.- Detalle de la prestacin.
4.- Firma o timbre.
7.0.- Consejos finales. Intentar escriturar los contratos pese a las dificultades que
la misma informalidad impuesta por algunos sectores enfocados en la produccin
de eventos es clave a la hora de dotar de seguridad y seriedad el trabajo del
productor, esto, adems de emitir la documentacin legal y tributaria necesaria,
son la base de una buena gestin con nuestros proveedores. Intenta siempre
escriturar tus contratos y emitir los documentos que establece la ley.