Julio cesar minga herna CARRERA: INGENIERIA DE PROCESOS CICLO: (CONVALIDACIN) PROFESOR: Mamanchura Lima Hugo AO: 2014
A mi madre por su gran esfuerzo.
TABLA DE CONTENIDO
DEDICATORIA Y AGRADECIMIENTOS RESUMEN EN ESPAOL INTRODUCCION QU ES EL BENCHMARKING? Beneficios del Benchmarking Ventajas y Desventajas del Benchmarking Causas posibles de fracasos del Benchmarking Cuando pensar en hacer Benchmarking El proceso de Benchmarking Actores del proceso Interno: Externo: Benchmarking lo que es y lo que no es Modelo del proceso de Benchmarking (Michael J. Spendolini) 1. Determinar a qu se le va hacer Benchmarking: 2. Formar un equipo de Benchmarking: 3. Identificar a los socios del Benchmarking: 4. Recopilar y analizar la informacin del Benchmarking: 5. Actuar: Modelo del proceso de Benchmarking (Robert C. Camp) 1. Fase de Planeacin: Tipos de Benchmarking 2. Fase de anlisis: 3. Fase de Integracin: 4. Fase de Accin: Tcnicas aplicadas en el proceso del Benchmarking por Sujeto Tcnicas aplicadas en el proceso del Benchmarking por Metas Aspectos sometidos al Benchmarking Cdigo de conducta europeo para Benchmarking 1. Principio de preparacin: 2. Principio de contacto: 3. Principio de intercambio: 4. Principio de confidencialidad: 5. Principio de uso: 6. Principio de legalidad: 7. Principio de consecucin: 8. Principios de comprensin y acuerdo: Tcnicas de Mejora Tormentas de Ideas: Diagrama de Flujo Diagrama Top-Down CONCLUSIONES FUENTES DE INFORMACIN Fuentes electrnicas:
RESUMEN EN ESPAOL
El benchmarking est relacionado a buenas prcticas y mejoras continuas, con ello equivale a tiempo de estudio en los procesos identificados, como la mejor que estemos estudiando para posteriormente adaptarlo a nuestra cultura organizacional. Visto desde lo interno de la organizacin tambin es aplicable, tenemos a distintas reas, divisiones interdepartamentales, hasta las internacionales. Pertenecientes a una misma organizacin. Es ms fcil hacer comparaciones dentro de la misma organizacin, no requiere de tanto estudio y es una prctica efectiva para la organizacin. Por consiguiente cada tipo de benchmarking tiene sus ventajas y desventajas, para aplacar esto debemos estar informados sobre los procesos que ocurren en la organizacin, y por ello dar estudio detallado sobre las posibles prcticas que necesitan una mejora o cambio radical. Y podemos aplicar varios tipos de benchmarking a la misma vez, puede ser interno para un rea en especfico y otro competitivo para los productos y otro funcional para los recursos humanos. Qu pasa si aplicamos Benchmarking a toda la organizacin? No es recomendable aplicar el benchmarking a la organizacin por entero, primero porque es un proceso grande y requiere de mucho tiempo, tal como sabemos en estos tiempos de competencia estas prcticas no pueden pasar de los dos aos. Segundo porque la organizacin est en juego, corremos el riesgo de que si fracasamos se va a la quiebra la organizacin, es por ello que es recomendable realizar por reas funcionales o multifuncionales. Estar informados y realizar investigaciones es estar en lnea con las prcticas ms innovadoras y beneficiosas.
INTRODUCCION
En una empresa u organizacin sea privada o pblica est expuesto a caer en cuanto a rendimiento y productividad sobre todo en esta etapa de la globalizacin competitiva masiva. En la actualidad la empresa que no innova cae en el olvido y tiende al fracaso, las empresas lderes en el mercado han sabido utilizar prcticas excelentes y por ende son muy conocidas en el mundo. Por nombrar ejemplos tenemos al pionero del Benchmarking la Corporacin Xerox, y el autor de la prctica de benchmarking, Robert C. Camp. Se dice que la empresa Xerox tena prdida de cuota de mercado en fotocopiadoras, ante la competencia Japonesa (Fuji). En la que la competencia venda las mquinas al mismo precio que a Xerox le costaba producirlo. Se impulsaron medidas para identificar procesos y se fue popularizando. La alta Gerencia orden aplicarlo en toda la organizacin a partir de la calidad y el benchmarking, junto con la participacin de los empleados, encargados del proceso, liderazgo, para alcanzar beneficios en todos los proyectos de productividad y procesos. El proceso de benchmarking se popularizo a partir del premio Malcolm Baldrige. Otras compaas iniciaron su aprendizaje en el Benchmarking a partir de Xerox Muchas empresas a partir de ello utilizaron la prctica del benchmarking, como la IBM, AT&T, Motorola, Ford. Ellos vieron que el beneficio aumentaba en porcentajes, y es un avance en cuanto a mejorar como organizacin. El proceso de benchmarking requiere de un estudio cuidadoso y amplio para aprovecharlo al lmite, se trabaja por fases hasta saber correctamente como aplicar procesos estudiados de otros (siempre la mejor de su clase), aplicndolo al nuestro que pueda necesitar cambios, mejoras o suprimir. En este apartado se ha hecho una perspectiva bsica del benchmarking y sus fases.
QU ES EL BENCHMARKING?
Proceso de investigacin industrial que permite a los gerentes desarrollar comparaciones entre compaas sobre procesos y prcticas que permitan identificar lo mejor de lo mejor y obtener con ello un nivel de superioridad y ventaja comparativa. (Camp. 1989). Es el continuo y sistemtico proceso de identificar, analizar y adaptar las mejores prcticas de la industria que puedan llevar a la organizacin a un nivel de desempeo superior. (Spendolini, 1992). Entonces podemos decir que el benchmarking es un proceso sistemtico y continuo, en la que se debe investigar, comparar e identificar mejores prcticas, procesos o resultados considerados como en mejor en su clase, con los de otras organizaciones, sean del sector o no. En la que debemos aprender continuamente en aspectos considerados de excelencia y logro, para adaptarlo a nuestros procesos de mejora. Benchmarking es una prctica de mejora continua, es disciplinado e integra varios instrumentos, como la reingeniera de procesos, costes de calidad o los equipos de mejora inter-funcionales. Requiere tiempo, porque es un estudio profundo y cuidadoso, que puede llevar de 1 ao a 3, dependiendo del tamao del proceso en estudio. Se base en investigaciones que puedan aportar verdaderos cambios, ms no en lo superficial, sino debemos familiarizarnos o conocer en profundidad una actividad o proceso. El objetivo del benchmarking es introducir cambios que conduzcan a la mejora continua y cuantificada en los procesos, productos o servicios. Como resultado del proceso del benchmarking se debe llegar a implantar los cambios de las mejores prcticas, fomentando avances tecnolgicos y de gestin en cualquier rea operativa de la organizacin.
Beneficios del Benchmarking
Permite identificar procesos, actividades, sistemas y prcticas que son susceptibles de mejorar, cambiar o suprimir. Las mejores prcticas identificadas se convierten en metas y objetivos de la organizacin. Proporciona una perspectiva de las tecnologas, procesos y prcticas necesarias para alcanzar los objetivos identificados. En el aspecto relacional, ayuda a romper resistencias al cambio, puede motivar a los empleados a travs de la fijacin de metas ambiciosas, pero realistas y alcanzables, y contribuir a sustituir las dbiles relaciones que a veces se dan entre las reas funcionales por un dilogo orientado hacia la eficacia, la mejora continua y los resultados que han de obtenerse. Ayuda a la toma de decisiones fundamentadas en hechos y datos objetivos. Contribuir a identificar amenazas futuras y a configurar las estrategias de la organizacin. En algunas ocasiones, un estudio de benchmarking es til para llamar la atencin de la direccin, aportando los hechos objetivos, sobre la necesidad de iniciar un programa de mejora dotado de los recursos necesarios.
Ventajas y Desventajas del Benchmarking Ventajas Desventajas Identificar aquellos procesos, productos o servicios en la que pueda necesitar mejoras, cambios o suprimir. Elevado costo, requiere tiempo, sobre todo si es un proceso grande. Identificar oportunidades para la superioridad, con aquellas organizaciones de la que podamos Es un proceso complejo, se requiere el compromiso aprender en lo mejor de sus prcticas. de un equipo de trabajo. Indudablemente compararse con el mejor de su clase, o del mercado es una herramienta potencial, y podamos realizar seguimientos de las mejores prcticas producidas. Es un proceso largo y continuo y requiere de recursos humanos capacitados. Adaptar los cambios considerados de beneficio para la organizacin, conduce al equipo involucrado y a la organizacin a tener una visin ms definida en cuanto al desarrollo de la cultura organizacional. En el sentido de competitividad, puede presentarse problemas legales y la informacin ser resistida debido a lo confidencial de la informacin. Es una tcnica acompaada de otros instrumentos potenciales, como la reingeniera de procesos, control de calidad, por la cual son indispensables para generar nuevas ideas, fijar objetivos y metas, tanto estratgicos como funcionales en la organizacin. Dificultad para transferir prcticas innovadoras a un medio diferente. Identificar oportunidades de innovacin, a travs de nuevas tecnologas y poder aplicarlos en el sector u otro diferente.
Causas posibles de fracasos del Benchmarking
Seleccin confusa de lo que se quiere analizar, comparar y mejorar. No conocer bien cmo se lleva adelante el estudio de benchmarking, no evaluar los criterios empleados y por consiguiente no mejorar la metodologa utilizada. No seleccionar los procesos de temas que no son crticos para el cliente externo y el cliente interno. Cuando por el hecho de hacer benchmarking se elige cualquier tema o bien una empresa conocida o muy accesible. La propuesta de mejorar no resulta creble para el equipo de benchmarking. Los que ms conocen el proceso a mejorar no participan en la mejora. Actitud negativa para sustituir un paradigma por otro ms ventajoso necesario y probado. Falta de compromiso y el apoyo de los participantes de equipo.
Cuando pensar en hacer Benchmarking
Cuando la gestin de la organizacin est orientado hacia al cambio. Cuando la organizacin est ya inmersa en la innovacin e implementacin de ajustes a sus procesos de produccin o de servicio. Cuando la dinmica de la industria (sector) est cambiando a un ritmo acelerado y estos cambios afectan al desempeo y los resultados de la organizacin. Cuando la organizacin ya apuesta por el desarrollo de una estrategia de desempeo superior orientado a la excelencia. Cuando se requiere un cambio importante en procesos clave, productos o servicios que permitan alcanzar y ojal exceder las expectativas de los consumidores (usuarios, clientes). Cuando se ha detectado la necesidad de realizar reingeniera para alcanzar mejores niveles de desempeo. Cuando la organizacin en si misma o alguna de sus unidades misionales deban reinventarse a efectos de sobrevivir en entornos altamente competitivos y cambiantes.
El proceso de Benchmarking
Existen diversos modelos utilizados en el estudio del benchmarking en la que en este apartado utilizaremos dos modelos grandes y conocidos. El desarrollado por Xerox (Robert C. Camp) y el elaborado por Michael J. Spendolini.
En el cuadrante grfico de arriba podemos diferenciar las actividades realizadas en benchmarking. Elaborado por Xerox. Los cuadrantes superiores (Q1 y Q2): Hacen referencia a preguntas sobre resultados o procesos propios (nosotros). Los cuadrantes inferiores (Q3 y Q4): Se refieren a con quin o con qu se est haciendo la comparacin (ellos) y puede referirse a otra organizacin externa u otra divisin de la misma organizacin. Verticalmente los cuadrantes de la izquierda (Q1 y Q3): Sugieren la comparacin entre outputs y resultados. Verticalmente los cuadrantes de la derecha (Q2 y Q4): Indican la comparacin entre procesos, prcticas o mtodos.
La comparacin del cuadrante Q2 y Q4, sugiere el verdadero benchmarking. Es necesario entender las razones de las diferencias, evidenciados por el anlisis de los datos y de la informacin interna y externa, tal como lo podemos apreciar en el centro del grfico. Y llegar a detectar qu cambios en procesos, prcticas o mtodos deben incorporarse para alcanzar o exceder el nivel del objeto de la comparacin.
Actores del proceso
En el proceso de benchmarking hay una serie de personas implicadas, con distinto nivel de responsabilidad, que pertenecen tanto al mbito interno de la organizacin, como al mbito externo.
Interno:
Clientes Internos: Es quien realiza el encargo y a quin se le presentan los resultados. Puede ser el Director General o un Jefe Funcional. Ejecutivo Sponsor: Un alto directivo comprometido con el proyecto. Es el promotor de alto nivel. Propietario del Proceso: Responsable funcional del proceso objeto de benchmarking. Es quin conoce el proceso. Lder/Facilitador del equipo: La persona que facilita y coordina al equipo de benchmarking. Debe conocer la tcnica de benchmarking. Equipo de benchmarking: Conjunto de personas que llevan a cabo el estudio de benchmarking. Es conveniente que este equipo refleje la composicin multidisciplinar de la organizacin y que sus miembros tengan nivel suficiente que les permita utilizar con propiedad los conceptos y criterios estratgicos de la organizacin. Experto Funcional / Tcnico: Persona que aporta un profundo conocimiento y experiencia en el asunto para apoyar al equipo. No tienen necesariamente que formar parte del equipo de benchmarking, se les puede utilizar en momentos determinados.
Externo:
Recursos de Investigacin: Personas internas o consultores que permitan acceder a la informacin que se necesita (encuestas, publicaciones, etc.) Socios del benchmarking: Organizaciones externas o internas objetos del estudio comparativo. Proveedores: organizaciones que proporcionan productos o servicios al proceso objeto de benchmarking.
Benchmarking lo que es y lo que no es Lo que es Lo que no es El benchmarking es un proceso de descubrimiento y una experiencia de aprendizaje, se deben observar cules son las prcticas y proyectarlas al desempeo del futuro. Benchmarking no es un mecanismo para determinar reducciones de recursos. Benchmarking es una nueva forma de hacer negocios. Obliga a utilizar un punto de referencia que asegure la correccin de la fijacin de objetivos. Es un nuevo enfoque administrativo. Benchmarking no es una panacea o un programa. Tiene que ser un proceso continuo de administracin que requiere una actualizacin constante. Es una estrategia que fomenta el trabajo de equipo al enfocar la atencin sobre las prcticas de negocios para permanecer competitivos. Elimina la subjetividad de la toma de decisiones. Benchmarking no es proceso de recetas de libros de cocina, que slo requiere buscar los ingredientes para aplicarlos y obtener resultados. El Benchmarking es un proceso continuo de comparacin de nuestros procesos, productos y servicios, frente a los competidores o a aquellas compaas reconocidas como lderes, permitiendo identificar y adaptar prcticas exitosas. El Benchmarking no puede resolver todos los problemas de una organizacin, ni est diseado para resolver problemticas internas de la organizacin que se encuentran por fuera de su mbito de la competencia (falta de liderazgo, inadecuada conduccin estratgica, falta de motivacin del personal, carencia de recursos, entre otros). El Benchmarking es el proceso sistemtico de investigar, identificar, comparar y aprender de las mejoras prcticas de otras organizaciones sean del mismo sector o no, analizando ordenadamente el conjunto de factores que inciden en el xito de las mismas, aprender de sus logros y aplicarlos en nuestros propios procesos de mejora.
El Benchmarking no es una comparacin con organizaciones similares o con los mismos problemas que la nuestra. Debe ser una comparacin con desempeo superior al nuestro de las que podamos aprender. Es un proceso de investigacin que proporciona informacin valiosa.
El Benchmarking no reemplaza la gerencia ni al direccionamiento estratgico liderado por la alta gerencia, precisamente requiere del apoyo de la alta gerencia para que sea debidamente desarrollado y aprovechado. Es un proceso de aprendizaje de los otros, una bsqueda pragmtica de ideas. El Benchmarking no es un control de calidad de nuestros propios procesos, ni es sinnimo de gestin por procesos, debe permitir comparar nuestros procesos clave con las de otras organizaciones con desempeo superior. Un consumidor de tiempo, proceso de labor intensivo que requiere disciplina. El Benchmarking no involucra solamente medir y comparar indicadores, incluye tambin identificar mejores prcticas y datos cualitativos relativos a estas. Una herramienta viable que proporciona informacin til para mejorar prcticamente cualquier actividad de negocio. El Benchmarking no es sinnimo de turismo corporativo, dado que mucha informacin relativa al benchmarking se logra obtener sin necesidad de salir de la organizacin.
El Benchmarking no pretende reinventar la rueda, hay muchos reportes y estudios sobre diferentes tpicos corporativos que evitan iniciar los procesos de investigacin sobre cosas obvias.
Modelo del proceso de Benchmarking (Michael J. Spendolini)
1. Determinar a qu se le va hacer Benchmarking:
Esta primera etapa del proceso consiste en identificar a los clientes para la informacin del benchmarking y sus necesidades. Dicho en otras palabras determinar quin o quines sern los beneficiarios de los resultados de la investigacin. Esta etapa es como la planificacin en la que la empresa analiza y determina los procesos sujetos a estudio, a la vez verifica la planeacin respecto a costos, tiempo y personal involucrados en el proceso del benchmarking, para llevar a cabo una exitosa investigacin. Determinar que se le va hacer benchmarking. Determinar las necesidades de informacin de benchmarking de los clientes. Identificacin de factores crticos de xito o de mayor impacto para su operacin. La necesidad de informacin debe especificarse en funcin a los clientes o usuarios de ella. Los factores a evaluar en los procesos seleccionados (tiempo, costo, satisfaccin del cliente, etc.) deben vincularse con los resultados.
2. Formar un equipo de Benchmarking:
En esta segunda etapa se asigna responsabilidades a cada individuo involucrado en el equipo encargado de llevar a cabo el proyecto. As como en la formacin y capacitacin de las personas para igualar los conocimientos en las herramientas que van hacer aplicadas en el proyecto y para garantizar que las tareas de benchmarking sean claras para todas las personas involucradas y para que las etapas clave del proyecto sean identificadas. Consideracin de benchmarking como actividad de equipo Tipos de benchmarking Grupos funcionales de trabajo. Equipos inter-funcionales, inter- departamentales y equipos inter- organizacionales. Quienes son los involucrados en el proceso de benchmarking Especialistas internos. Especialistas Externos. Empleados. Definir funciones y responsabilidades del equipo de benchmarking. Definicin de habilidades y atributos de un practicante eficiente de benchmarking. Capacitacin. Calendarizacin.
3. Identificar a los socios del Benchmarking:
En esta tercera etapa es la identificacin de fuentes de informacin, que se utilizar para recopilar la informacin de benchmarking, que se utilizarn para el mejoramiento de procesos de la empresa. Dicho en otras palabras las empresas que mejor se adecuen a nuestros procesos de estudio de mejora. Establecimiento de red de informacin propia. Identificar recursos de informacin. Buscar las mejoras prcticas. Redes de benchmarking. Otras fuentes de informacin.
4. Recopilar y analizar la informacin del Benchmarking:
Durante esta etapa del proceso se seleccionan los mtodos especficos de recopilacin de informacin. Los responsables del proceso deben ser expertos en estos mtodos. Se contacta con los socios del benchmarking y se recopila informacin de acuerdo con el protocolo establecido. Entonces esto debe ser legal, cumpliendo con el modelo de conducta de benchmarking, en la que la empresa a investigar debe estar informado del estudio de sus procesos. Entre los mtodos de obtencin de datos estn: las visitas, intercambio de informacin, entrevistas, de tal manera que podamos identificar en sus procesos las mejores prcticas, sean organizacionales y/o industriales. La informacin se analiza de acuerdo con las necesidades del cliente original y/o de la empresa, y luego producir recomendaciones para la accin. Conocerse as mismo. Obtener y recopilar informacin valiosa para el desempeo organizacional. Organizar informacin. Anlisis de la informacin Profundizar ms en la investigacin, en el como lo hacen. Plantear nuevas fases de trabajo. Preparar hojas de resumen. Definir indicadores para evaluar el desempeo.
5. Actuar:
Esta etapa es la implantacin de mejoras, puede ser un informe y/o proceso, o un conjunto de actividades recomendadas basada al menos, en parte en la informacin recopilada durante la investigacin del benchmarking y estudios realizados con anterioridad. Producir un informe de benchmarking orientados a los clientes. Definir metas de mejoramiento y planes para lograr el cambio. Implantar el plan de mejoramiento, con seguimiento permanente. Evaluar la evolucin del cambio midiendo los indicadores. Visin del proyecto en su totalidad.
Modelo del proceso de Benchmarking (Robert C. Camp)
Pasos Elementos Planificacin Identificar temas Identificar socios del benchmarking Planificar y ejecutar la recogida de datos Anlisis Fijar diferencia actual con el socio Proyectar niveles futuros de resultados Integracin Comunicar los resultados y ganar aceptacin Establecer nuevos objetivos Accin Desarrollar el plan de accin Implementar planes y realizar seguimientos Establecer un nuevo punto de referencia
1. Fase de Planeacin:
Identificar temas: Uno de los aspectos previa a esta fase, es definir el mbito de estudio y que esta debe ser factible. Por ejemplo si escogemos un tema demasiado amplio en un en un proceso importante desde su inicio hasta su fin, y pretender estudiar todos sus aspectos en profundidad, sera una postura demasiada ambiciosa, por lo que debera ser tratado superficialmente o, por el contrario restringir el tema y tratarlo en profundidad. Otro aspecto importante es conocer la estructura del proceso de nuestra actividad, comprobar si se conocen los datos ms significativos que describen, tales como el tipo y la cantidad de recursos empleados, sus resultados objetivos, las diferencias con las expectativas del cliente. As como lo que pueda existir en los resultados internos, en la media del sector, por lo que la eleccin del tema del benchmarking debe apoyarse en el nivel de madurez de calidad de la organizacin. Entonces los asuntos tratados para el benchmarking, deben ser importantes, crticos (procesos que necesitan una mejora urgente), que tengan un retorno potencial (que sea de beneficio claro para la organizacin). Se debe tener acceso a informacin sean primarias (fuentes como publicaciones, etc.) o secundarias (fuentes de socios potenciales), y esta deben estar definidas de forma especfica, de manera que al comunicar al socio este nos vea como profesionales con seriedad. Identificar Socios: Podemos resumirlo, a que se busca al socio, que mejor desempeo tiene en un determinado proceso, funcin y/o servicio. Encontrar al socio que de mejor modo realiza su proceso y que nosotros queremos mejorar, es decir hablamos del mejor de los mejores, teniendo en cuenta el grado de madurez de nuestra organizacin. Dicho lo anterior es importante que consideremos diferentes formas para hacer benchmarking en diferentes reas en la bsqueda del socio para el estudio.
Tipos de Benchmarking Benchmarking Interno Es la manera de hacer benchmarking en una misma organizacin, puede ser en centros similares, o en diferentes reas funcionales ubicado en distintos lugares, pero que pertenecen a la misma organizacin. Este tipo de benchmarking es sencillo de organizar y se obtiene fcilmente la informacin y los datos son inmediatos, pertinentes y ticos. Es improbable que se produzcan mejoras drsticas, pero puede es un potencial nada despreciable, tanto en resultados directos como en entrenamiento en la prctica. Benchmarking Competitivo Busca las mejores prcticas en las organizaciones que suministran servicios y que compiten entre s. Este tipo tiende hacer til para comparar resultados con organizaciones pblicas en reas de competencia coincidentes. Y tambin con empresas privadas que suministran los mismos servicios. En la que tiende a ver dificultades varios al momento de obtener informacin, como no tener una imagen completa del funcionamiento del competidor directo, razones de confidencialidad. Aqu se compara procesos, funciones o estrategias de gestin catalogados como de alto valor, con organizaciones considerados excelentes (mejor que la nuestra). Benchmarking Funcional Implica el estudio de procesos o funciones con empresas del mismo sector, pero que no estn en competencia directa. Habitualmente es el caso ms utilizado por organizaciones pblicas y empresas grandes que brindan servicios. Es ms fcil identificar a los lderes funcionales en muchas reas, en este caso normalmente no hay problemas de confidencialidad, y se obtienen resultados novedosos y fructferos. Uno de los obstculos es que es ms complejo al aplicarlo a nuestros procesos propios, y requiere mayor tiempo, sobre todo si se trata de una comparacin entre una empresa pblica y una privada. Benchmarking Genrico Hacer comparaciones de procesos o funciones independientes al sector. Cualquier empresa de cualquier sector puede ser comparada. Este tipo de benchmarking puede ser potencialmente beneficiosa, ya que permite hacerse con un gran nmero de empresas y una cantidad procesos que no son especficos al sector de actividad.
Es importante que el equipo sepa elegir al socio y que esta debe cumplir con determinados requisitos como: Que el socio tenga la informacin requerida, que la informacin sea accesible, que el costo de obtenerla sea aceptable, similar estructura organizativa, cultura anloga, pertenencia al mismo sector. Entonces el equipo involucrado debe identificar claramente al socio y que esta debe ser fuente potencial para el mejoramiento de la organizacin.
Planificar y ejecutar la recogida de Datos: En primer lugar debemos buscar informacin y puede ser en base de datos, publicaciones, memorias, etc. Estas fuentes primarias pueden aportar mucha informacin valiosa, as como en los procesos y resultados bsicos de la organizacin. Es muy probable que la investigacin nos proporcione una referencia cuantitativa, y los resultados que marcan la diferencia entre nuestra organizacin con la del socio potencial. Pero es probable que no muestre la prctica que lo determine. Para profundizar el anlisis, se debe contactar con el socio potencial, enviando un comunicado con los objetivos de la investigacin que se est realizando. Para el anlisis inicial de nuestros procesos debemos tomar en cuenta todo el estudio, informacin y/o resultados acumulados hasta ahora, de tal manera que nos permita elaborar un cuestionario para ser remetido a nuestro socio. Esto nos servir de base, para nuevas entrevistas, sean telefnicas o reuniones de trabajo, en la que consideremos que hay que conocer para mejorar nuestros mtodos.
2. Fase de anlisis:
Debemos tener en cuenta que el proceso de benchmarking no es copiar milimtricamente las realizaciones de otros, por el contrario es adaptarlo a la cultura de la organizacin en las prcticas que permitan mejorar en aspectos concretos. Luego de haber realizado los pasos anteriores con xito, se obtendrn la siguiente informacin: Una descripcin actual del proceso objeto de estudio, sus componentes crticos, inputs, fases, tareas intermedias y outputs, as como las medidas que se utilizarn para su evaluacin, con el complemento de una descripcin de las relaciones causa-efecto en aquellos aspectos en los que se detectan problemas. La situacin actual del asociado, sus resultados en unidades de medida homogneas con las nuestras, sus factores clave de xito, sus agentes facilitadores y las prcticas y mtodos que le han permitido alcanzar sus resultados.
Fijar diferencia actual con el socio: entre las actividades que podemos realizar estn. Tabular y analizar los datos, lo que significa reunir los datos obtenidos y la mtrica que se ha utilizado, en una matriz de comparacin.
Elementos a comparar Socio Nosotros (mtrica) Beneficio / activo Productividad del proceso
Etc.
Determinar el Gap competitivo actual, lo que significa establecer la relacin de cada elemento cuantificado en el socio con su homlogo en nuestra organizacin y calcular su distancia a la unidad.
Para comparar los procesos, podemos apoyarnos de flujo- gramas descriptivas de las actividades que hacen las dos organizaciones dentro del mismo proceso, colocando las actividades de ambos en paralelo. Para comparar los datos descriptivos, podemos utilizar una matriz de comparacin.
Proyectar niveles futuros de resultados: Comparar los resultados con nuestro socio, deben existir cierta diferencia, porque sus procesos de mejora no deben detenerse, lo normal es esperar cierta evolucin en que estamos analizando la tendencia histrica observada de los resultados del socio y debemos tener en cuenta tambin que puede existir diversos factores, como por ejemplo: Cambio en la normativa. Que la empresa no pueda solventar sus costos. Los factores que se tengan en cuenta deben ser apoyados por el juicio de un experto.
3. Fase de Integracin:
Los resultados del anlisis, una vez formalizadas y estructuradas. Deben darse a conocer al socio, sobre todo si se han realizado reuniones de trabajo o visitas a sus instalaciones. Como muestra de deferencia, respeto por su participacin. Y sobre todo porque pueda efectuar algunas modificaciones en los datos proporcionados, tambin puede detectar algn mal entendido o reparos que pueda hacer en los datos o la descripcin de las prcticas que hemos podido conocer. Comunicar los resultados del anlisis y ganar aceptacin: Es tan importante como realizar un trabajo serio y riguroso. Debemos comunicar los resultados del estudio para lograr que se acepten sus recomendaciones. As como obtener el consenso de la organizacin para implementar los mtodos que se utilizarn. Lo recomendable en la organizacin es comunicar resultados antes y no despus el estudio de benchmarking a los directivos en general, propietarios del proceso, clientes internos, todos aquellos interesados en el estudio, de modo que estn involucrados, y pueda producir un cambio de mentalidad en los participantes, que probablemente aceptarn con ms facilidad las recomendaciones y contribuirn a implementar cambios necesarios. Establecer nuevos objetivos: Partiendo de los resultados obtenidos en el estudio, la direccin deber decidir si la estrategia de mejora debe centrarse en alcanzar la paridad con la situacin actual del socio. Con la proyeccin de mejora calculada o proponerse el liderazgo superando incluso la situacin prevista para el socio en un periodo de tiempo determinado. Las consecuencias de esta decisin ser el establecimiento de nuevos objetivos, en la que la direccin debe ganar el acuerdo de los implicados.
4. Fase de Accin:
Lo deseable sera que el benchmarking se incorpore a la organizacin como un elemento de planificacin, que no permita que se desechen sus resultados. El proceso de planificacin llevado a cabo sin una perspectiva externa, no permite beneficiarse de las ventajas de la experiencia de otros. Por eso es importante incorporar este instrumento a dicho proceso. Que es el que transforma las prioridades de la organizacin en estrategias y planes, que al ponerlos en prctica fan inicio a una mejora de rendimiento. El estudio del benchmarking debe concluir con una gestin aplicable en el desarrollo de los planes, que permita graduarlo y establecerlo en el tiempo. Como a corto plazo y a largo plazo. As como implantar los planes, asignando los recursos y estableciendo los indicadores o medidas de cuantificacin, realizar el seguimiento del proceso y valorar los procesos realizados. Los logros o realizaciones alcanzados como consecuencia de la implantacin de proyectos de mejora derivados del proceso del benchmarking incrementan necesariamente la madurez de las organizaciones y las sita en un punto de partida para plantearse nuevos retos, lo que obligar a establecer nuevos puntos de referencia desde los que se habr de partir de nuevo, para conseguir cotas de forma que estas sucesiones constituyan procesos de mejora continua que, en definitiva, es la esencia de una buena gestin de calidad de cualquier organizacin.
Tcnicas aplicadas en el proceso del Benchmarking por Sujeto Tipo de Benchmarking Principal aplicacin Ventajas Desventajas Benchmarking Interno Se da en La facilidad para No permite empresas de un mismo grupo, o divisiones distintas pertenecientes a una misma organizacin, centrado en el anlisis prctico de las mejoras prcticas comparativas e implementarlos dentro de la misma organizacin. conseguir informacin y al detalle en el interior de la empresa. Facilita la rpida incorporacin de mejora. Es una tcnica rpida y de bajo costo en cuanto a recursos y tiempo. Los resultados de los anlisis obtenidos, son fciles de incorporar y no rie con la cultura de la organizacin. Ayuda a mejorar el entendimiento de los procesos internos de trabajo. visualizar los cambios ms estratgicos. Puede generar inadecuados favoritismo internos y no incentiva potentemente, ni exige mucho esfuerzo. No est orientado a la identificacin de las mejores prcticas del sector. Benchmarking Funcional Centrado en el anlisis comparativo con organizaciones del Provee importante informacin sobre el desempeo Tiende a limitar su aplicacin al anlisis funcional y mismo sector, a partir de la identificacin de un proceso clave susceptible de ser mejorado. Con los procesos considerados como las mejores prcticas y que se midan en la excelencia. especfico de un sector. Genera importante conocimiento sobre el desarrollo de proceso a travs de redes de profesionales de un mismo sector. Permite hacer comparaciones cuantitativas. Identifica funciones de negocios comunes, objeto de comparacin. operativo, que no siempre se basa en la dinmica externa del sector. Suele ser ms lento que los estudios del benchmarking interno y competitivo. En ocasiones es difcil encontrar funciones comunes que puedan ser totalmente comparables. Benchmarking Competitivo Centrado en el anlisis con empresas competidores directos de mercado. Con la finalidad de obtener comparaciones directas, en base a procesos de excelencias, Provee conocimiento estratgico orientado al mercado competitivo. Enfoca reas con mayor potencial de competitividad. Posibilita las Puede haber inconvenientes como las regulaciones legales. Dificultad de obtener suficiente informacin con los competidores productos, servicios o estrategias de gestin catalogadas como el mejor. alianzas estratgicas basado en el aprendizaje mutuo entre organizaciones. directos. Benchmarking Genrico Centrado en el anlisis y bsquedas de potenciales ventajas con organizaciones distintos al sector, con la finalidad de aprender de sus prcticas o mtodos y procesos, que sean exitosos y propiamente aplicable a la nuestra. Es una buena oportunidad para traer mejoras y cambios radicales hacia el logro del desempeo superior. Es ms pacfico, y hay posibilidad de obtener suficiente informacin. Es un potencial en cuanto a nuevos y permanentes desarrollos. Dificultad para implantar las mejoras prcticas de otras empresas distintas a la nuestra. Dificultad al identificar los mejores Parthers objeto de comparacin en los distintos sectores. Es un costo ms elevado por la extensa bsqueda de informacin. Requiere de un mayor tiempo para su implantacin. Tcnicas aplicadas en el proceso del Benchmarking por Metas Benchmarking de Desempeo Si el propsito de una investigacin de benchmarking es medir el desempeo en base a productividad. Este se categoriza por la investigacin y obtencin de informacin de otros competidores o lderes funcionales. Requiere el apoyo de pocos recursos, ya que la informacin se obtendr de diversas fuentes, en la que un experto o profesional en la investigacin de mercado puede conducir. Benchmarking Estratgico Trata estableciendo alianzas de benchmarking con nmero limitado de empresas no competidoras en un intento por identificar las tendencias significativas capaces de proporcionar una mayor percepcin de las oportunidades de mejoramiento potencial. Benchmarking de Procesos Requiere de un amplio estudio y experiencia. Se hace estudios, reconocimiento de las mejores prcticas y observaciones en los procesos administrativos estratgicos, sin importar si los candidatos son o no del mismo sector. Los participantes en los procesos requieren de expertos, conocedores de la materia y un equipo de trabajo que participaran activamente en la investigacin. Tambin se requiere de una amplia capacitacin, visitas a plantas y viticos. La inversin puede ser elevada, as como la recompensa tambin.
Aspectos sometidos al Benchmarking
El benchmarking es aplicable a casi todo lo que se puede medir u observar, en la que tenemos algunos aspectos: Productos y servicios: Caractersticas del servicios y producto, producto terminado. Procesos de trabajo: En qu forma recibe apoyo un producto o servicio. Funciones de apoyo: Relacionado al conjunto de recursos humanos, no asociados directamente con el proceso del producto. Desempeo organizacional: Costos, ingresos, indicadores de produccin, indicadores de calidad. Estrategia: Planes a corto o a largo plazo, proceso de planificacin, rdenes o pedidos.
Las tcnicas de Benchmarking por bien diseadas y aplicadas que puedan estar, nunca reemplazan o eliminan la necesidad de un acertado liderazgo directivo, as como un buen despliegue de objetivos y estrategias por parte de la organizacin, estos ltimos elementos son indispensables. Para asegurar que las herramientas de benchmarking desarrollen su verdadero potencial como apoyo a las acciones de mejoramiento y al logro de un nivel superior de desempeo
El benchmarking muchas veces es aplicado sin darse cuenta, por lo que es una prctica que requiere continuidad, ser un error si copiamos lo mismo de otra organizacin x, y tampoco muchos saben del proceso del benchmarking o conocen y no saben cmo aplicarlo. Ante estas carencias de conocimientos se requiere de expertos conocedores de la prctica y el apoyo de los lderes de la organizacin y un equipo involucrado. Tal como hemos visto en todo el apartado. Es importante conocer el cdigo de conducta Europeo de Benchmarking, sobre todo debemos tenerlo en cuenta al hacer benchmarking con empresas competidoras.
Cdigo de conducta europeo para Benchmarking
1. Principio de preparacin:
Demuestra un compromiso claro con la eficiencia y la eficacia del benchmarking estando dispuesto a realizar un benchmarking inicial de contacto. Obtn el mximo rendimiento del tiempo de tus socios de benchmarking a partir de una plena preparacin para cada intercambio. Ayuda a la preparacin de los socios de benchmarking proveyndoles con anterioridad de un cuestionario y agenda de la visita o visitas de benchmarking. Antes de cualquier contacto de benchmarking, especialmente en los envos de cuestionarios, solicita asistencia legal.
2. Principio de contacto:
Respeta la cultura corporativa de las organizaciones socio de benchmarking y trabaja con procedimientos acordados conjuntamente. Usa los contactos de benchmarking designados por la organizacin socio, si es este el procedimiento escogido por ella. Acuerda con el contacto de benchmarking designado cmo ha de delegarse la comunicacin o la asuncin de responsabilidad en el transcurso de un ejercicio de benchmarking. Verifica que existe comprensin recproca. Ante la solicitud de un determinado contacto, obtn permiso individualizado con antelacin a poner a disposicin su nombre. Evita comunicar el nombre de un contacto en un foro abierto sin su permiso previo.
3. Principio de intercambio:
Estate dispuesto a proporcionar el mismo tipo y nivel de informacin que pidas a tu socio de benchmarking, con la asuncin de que se observar el Principio de Legalidad. Comuncate con amplitud de miras y la mayor prontitud posible con el contacto establecido, a fin de aclarar expectativas, evitar mal interpretaciones, y establecer un inters mutuo en el intercambio de benchmarking. S honesto y resolutivo.
4. Principio de confidencialidad:
Trata los resultados de benchmarking de modo confidencial con respecto a los individuos y las organizaciones involucradas. Dicha informacin no debe comunicarse a terceros sin consentimiento previo del socio de benchmarking que comparti tal informacin. Cuando se busque consentimiento previo, asegrate que especificas claramente qu informacin se va a compartir, y con quin. La participacin de una organizacin en un estudio es confidencial y no se debe comunicar a extraos al proceso, sin el permiso precedente de dicha organizacin.
5. Principio de uso:
Utiliza la informacin obtenida mediante benchmarking nicamente para propsitos planteados y acordados con el socio de benchmarking. El uso o comunicacin del nombre de los socios de benchmarking con los datos obtenidos o las prcticas observadas, requiere el permiso previo de ese socio. Las listas de contacto, u otra informacin de contacto, proporcionadas por las redes de benchmarking (en cualquiera de sus formas), no podrn usarse para propsitos distintos a los de benchmarking.
6. Principio de legalidad:
Si existiera cualquier posible duda sobre la legalidad de una actividad, se debera solicitar asesoramiento legal. Evita discusiones o acciones que puedan implicar un inters en la limitacin del comercio, mercado y/o proyectos de distribucin de clientes, fijacin de precios, manipulacin de ofertas/licitacin, soborno, o cualquier otra prctica anticompetitiva. No trates tu poltica de precios con la competencia. Evita la adquisicin de informacin por cualquier medio que pueda interpretarse inadecuado, incluyendo la infraccin, o aliciente a infringir, del deber de mantener la confidencialidad oportuna. No reveles o uses ninguna informacin confidencial que pueda haber sido obtenida mediante medios inadecuados, o revelada por cualquier otra actuacin que suponga violacin del deber de confidencialidad. Como consultor, cliente u otra parte interesada, no transfieras los hallazgos de benchmarking a otra organizacin sin primero obtener el consentimiento de tu socio de benchmarking y sin asegurarte de que los datos se "codifican" adecuadamente para que as queden protegidas las identidades de los participantes.
7. Principio de consecucin:
Cumple de modo pertinente cada compromiso asumido con tu socio de benchmarking. Esfurzate en completar cualquier estudio de benchmarking a la satisfaccin de tus socios, tal y como mutuamente se acord.
8. Principios de comprensin y acuerdo:
Reflexiona sobre cmo le gustara a tu socio de benchmarking que fuera el trato que recibiese de ti y trtalo de tal manera. Acuerda con tu socio cmo espera que utilices la informacin proporcionada, y no la uses de forma que rompiera ese acuerdo.
Tcnicas de Mejora
Existen diversas tcnicas aplicables en el proceso de mejora de la empresa, sobre todo en el benchmarking, por citar ejemplos esta la tcnica de Tormenta de Ideas, Diagrama de Pareto, Diagramas de Flujo, etc. En este apartado se definir dos tcnicas conocidas, tenemos a la Tormenta de Ideas y el Diagrama de flujo, ambos muy utilizados en los negocios. El diagrama de flujo es muy utilizado en la informtica. Tormentas de Ideas: Es una tcnica que permite expresar libremente las ideas sin crtica alguna, estimula especficamente todas y cada una de las alternativas. Se compone de dos factores: de aumentar la creatividad y la participacin generalizad para ampliar las ideas del grupo y alcanzar niveles ptimos en la prctica. En una sesin tpica de Tormenta de Ideas se sienta el lder del grupo, con una media o una docena de participantes. El lder seala el problema de manera clara y con el fin de que todos los miembros lo entiendan. Los miembros del equipo lanzan despreocupadamente las ideas que tengan, por un tiempo determinado. No se permite ninguna crtica y todas las alternativas expuestas son anotadas para su discusin y anlisis posterior.
Diagrama de Flujo de la Tormenta de Ideas
Ejemplo de la aplicacin de Tormenta de Ideas Situacin Una empresa organizadora de Ferias y congresos se encuentra repetidamente con el problema de largas colas frente a los mostradores y expositores de la informacin. Participantes Personas de los departamentos de Operaciones y de atencin al pblico de la empresa, junto con personas de otras conocidas participantes en Ferias y Congresos. Enunciado Cul creis que son las causas de las colas que se forman a menudo frente a los mostradores y expositores de informacin, sobre todo en los das de inauguracin de Ferias y Congresos? Lista parcial de Ideas Obtenidas Escaso nmero de personas atendiendo en los mostradores. Calidad y/o disponibilidad de la informacin. Exceso de volumen de la informacin visual ofrecida. Escaso uso de informacin difundida por altavoces. Informacin poco adaptada a la formacin media del pblico. Carcter esttico de los medios, frente a informaciones cambiantes. Tipos de folletos que se ofrecen al pblico. Cantidad de informacin contenida en cada folleto. Falta de acceso a informacin escrita que resuma lo importante.
Diagrama de Flujo Diagrama Top-Down
Se utiliza para representar grficamente las secuencias de actividades de un proceso. Se emplea para aclarar el desarrollo de un proceso, especificando el orden de las actividades y las relaciones entre ellas. De esta forma todas las personas que participan en el proceso pueden ver cul es su contribucin al producto o servicio final y cules son sus interlocutores en las actividades anterior y posterior. La aplicacin del diagrama de flujo permite identificar procesos, para luego mejorarlos, es eficiente y claro al graficar procesos. Se utiliza inicialmente cuando se piensa realizar un procedimiento en la empresa, como por ejemplo: en la preparacin de la documentacin de la gestin de la empresa, la planificacin de proyectos, la reingeniera de procesos especialmente en su etapa inicial, etc. El diagrama Top-Down, se basa en bloques de documentos, para luego graficarlo en un diagrama.
Diagrama de Bloques
Este diagrama es til para comenzar en un estudio de proceso, es de tipo general, pero si se quiere un nivel de detalle se pasa al diagrama de detalle.
Diagrama de Detalle
En el diagrama de detalle los procesos son estudiados a prueba de errores, es ms minucioso y se emplea objetos para representar cada proceso, como los smbolos que veremos a continuacin.
Los smbolos ms utilizados son los del cdigo ANSI, cada smbolo representa una accin y mediante flechas se unen cada actividad y esto facilita la interpretacin de un proceso.
Pasos realizados para el desarrollo de un proceso
Un ejemplo de un diagrama de flujo terminado.
CONCLUSIONES
Para aprender hay que ver alrededor nuestro, se aprende observando de lo que ya existe, en la prctica de benchmarking podemos decir los mismo, para seguir creciendo hay que seguir aprendiendo, como el hijo aprende de su padre, la empresa debe enfocarse en la experiencia del mayor y del lder. Hay procesos que valdrn la pena estudiarlo y posteriormente adaptarlo al nuestra organizacin, en la que nos ser de beneficio y tambin les seremos a los que quieran aprender de nosotros, es como una cadena, para alcanzar mayores cosas hay que esforzarse, y ello requiere tiempo, estudio e investigaciones. Inicialmente se hace dentro de la empresa, y segn los resultados se decide que hacer, si es aprender de otros, podemos utilizar una de las herramientas potenciales es el benchmarking. Se sabe que el benchmarking es un proceso sistemtico y continuo que busca aprender los procesos, productos o servicios de otra organizacin que sea lder o el mejor de los mejores en su clase. El benchmarking es una tcnica muy conocida que normalmente es aplicado en empresas grandes, porque ah se requiere de mejora continua y tener los procesos flexibles y eficientes segn los requerimientos del cliente y los tiempos cambiantes. En las pequeas empresas puede resultar no ser tan eficientes, por lo que lo recomendable seria empezar a mejorar desde lo interior de la empresa. El benchmarking es un estudio serio, planificado, disciplinado y requiere de estudios realizados por expertos conocedores del proceso y un equipo involucrado en el desarrollo de las actividades y el apoyo de la gerencia.