EQUIPO VIRTUAL

Cmo desarrollan y aplican las compaas herramientas para los equipos virtuales?

Un equipo virtual es un grupo de trabajo real. Las personas son reales y el trabajo es real. La
palabra virtual hace referencia a un espacio de trabajo que, la mayor parte del tiempo, se crea a
travs de una comunicacin que no es cara a cara sino por correo electrnico, mensajes de voz,
telfono, soporte informtico del grupo o videoconferencia.

La mayora de estos equipos incorporan algn nivel de interaccin personal. Muchos celebran
conjuntamente una primera reunin general para luego reunirse slo en momentos clave durante
el desarrollo de un proyecto.

En nuestro tiempo, los equipos virtuales han permitido que las corporaciones ofrezcan servicios a
nivel global. Gracias a ellos, una compaa puede permanecer abierta las 24 horas del da, y
responder a las demandas de un cliente al cabo de unas horas. A menudo, son ms dinmicos y
fluidos que aquellos que comparten el mismo espacio fsico.

Sin embargo, para obtener un mximo rendimiento de los equipos virtuales, es necesario tener en
cuenta una serie de desafos especficos que provienen de la diversidad de sus integrantes y del
hecho que los miembros no estn fsicamente juntos (e incluso tal vez no se encuentren en la
misma zona horaria).

CMO HACER FUNCIONAR LOS EQUIPOS VIRTUALES:
No hay nada como el contacto cara a cara En lo posible, seala la investigacin del MIT, todo
equipo debe incluir algunas personas que se hayan conocido en persona. La qumica es
fundamental para arrancar con el pie derecho.

2) Los contactos, una fuente esencial de informacin

En muchos casos, los equipos virtuales acaban funcionando como unidades aisladas del
resto la organizacin. As, les resulta difcil acceder a la informacin vital que se genera y
circula por fuera del grupo.

Para superar este inconveniente, sealan los expertos del MIT, una buena alternativa
consiste en incluir a algunas personas con fuertes contactos en otras reas de la
organizacin. Nokia, por ejemplo, incentiva explcitamente a que sus empleados
desarrollen una slida red de contactos dentro y fuera de la empresa.

3) Organizacin de trabajo en mdulos

Los equipos globales tienen la ventaja de trabajar las 24 horas. Cuando las oficinas de
Londres cierran sus puertas, los trabajadores de Tokio empiezan su tarea.

Sin embargo, esta potencial ventaja puede convertirse en un lastre si, en el esquema de
organizacin del trabajo, las distintas unidades geogrficas son demasiado dependientes
unas de otras.

El problema: los trabajadores londinenses no podrn avanzar hasta que sus colegas
japoneses hayan terminado su parte del trabajo. Esta clase de inconvenientes no slo
genera ineficiencias sino tambin fricciones entre las distintas unidades geogrficas.

Por lo tanto, advierten los
investigadores del MIT, el trabajo debera organizarse de modo tal que cada unidad
avance independientemente para, al final, "ensamblar" los distintos aportes en el
producto terminado.

4) Crear un sitio online donde el equipo pueda compartir sus ideas

Los equipos virtuales exitosos tienen un sitio online las 24 horas donde los miembros
pueden informar sobre sus avances, conocer el estatus del trabajo de sus colegas de otros
pases y compartir ideas para mejorar el proyecto.

5) Canales formales de comunicacin

Una comunicacin fluida entre los miembros del equipo global es fundamental para la
coordinacin del proyecto. No obstante, tambin existen riesgos de que los intercambios
se vuelvan caticos. Imagine si usted recibe dos emails de dos jefes distintos con dos
rdenes opuestas. A cul obedecer?

Para evitar estos inconvenientes, British Petroleum desarroll una serie de reglas que
establecen, por ejemplo, quin debera recibir cada email, quines deberan ser
"copiados" en cada mensaje, cul es el tiempo aceptable de respuesta, etc.

6) Reserve los equipos virtuales para proyectos interesantes y desafiantes

Si bien todos los proyectos bajo cualquier modalidad de trabajo deberan ser desafiantes,
esto es incluso ms importante para el buen desempeo de los equipos virtuales donde
suele no existir una supervisin estrecha.

La experiencia indica que los miembros de equipos con proyectos
"aburridos" van reduciendo gradualmente su compromiso, posteando cada vez menos
ideas en la cartelera virtual y alargando los plazos de cumplimiento de objetivos.

7) Utilice voluntarios

No cualquiera puede adaptarse al trabajo virtual. Por lo tanto, a la hora de construir el
equipo, siempre es bueno que ste contenga un alto porcentaje de voluntarios. Las
personas que han elegido libremente participar de esta forma de organizacin del trabajo,
tienen ms probabilidades de mantener la motivacin y compromiso hasta el final.

UTILIDADES PARA EL EQUIPO VIRTUAL:
Utilidades para teletrabajo
Herramientas de comunicacin
Recomendado: Skype Gratuito
Alternativas: Gizmo, Jajah, Google Talk, VoIpBuster
Lo primero que deberemos suplir en un equipo virtual ser la comunicacin, esto no es
una tarea fcil pero con herramientas cmo Skype VoIpBuster podremos experimentar
sensaciones parecidas, en especial Skype que nos permitir conversaciones de audio,
mensajera instantnea, videoconferencias, transeferencia de ficheros y llamadas
convencionales.
Tambin tenemos un amplio abanico de utilidades que realizan una ms tareas de las
citadas de manera independiente.

Presentaciones
Recomendado: GotoMeeting Servicio de pago
Alternativa: Powwow Gratuito
Bueno ya supuestamente hemos solucionado el problema de la comunicacin con Skype o
una herramienta similar, pero nos encontramos con un problema muy comn:
queremos compartir algo de nuestra pantalla; un diseo, un pantallazo o una serie de
pginas.
Tal vez estes pensando en neetmeeting o alguna otra solucin ms anticuada, pero la
verdad hoy en da hay soluciones ms sencillas que no requieran de configuraciones de
puertos o de la ayuda de un departamento tcnico.
GotoMeeting, es sin duda la solucin ms completa. Pero tiene el inconveniente de que es
un servicio de pago mensual.
Pero tambin existe un servicio de caractersticas parecidas y gratuito Powwow,
podremos hacer una presentacin remota sin problemas y sin necesidad de tediosas
configuraciones.
Calendarios Recomendado: Google Calendar Gratuito
Alternativas: Yahoo Calendar, 30boxes, Kiko
Todas las utilidades citadas podrn cumplir con creces nuestras expectativas, aunque
personalmente me decanto por Google Calendar que tiene una interfaz sencilla e intuitiva
y unas prestaciones sobresalientes, por no hablar de su perfecta integracin con Gmail lo
que lo convierte con diferencia en la ms potente de las citadas.
Todas estas utilidades permiten al equipo virtual estar al tanto de las diferentes etapas y
tiempos de los proyectos a desarrollar, la curva de aprendizaje de este tipo de utilidades
es mnima.
Paquetes de utilidades
Recomendado: BaseCamp Servicio de pago
Alternativa: aCtiveCollab Gratuito
Estas son las alternativas ms destacadas en este apartado si lo que queremos es un todo
en uno,
BaseCamp es pionera en herramientas para gestionar proyectos, hacer listas, etc.
Estos son sus productos:
Basecamp cambia la manera de manejar proyectos. En vez de Gantts, grficos vistosos, y
pesadas planillas de estadsticas, Basecamp ofrece una pizarra de mensajes, listas de
tareas, una agenda simple, escritura colaborativa, y la posibilidad de compartir archivos.
Campfire ofrece un simple saln grupal de chat a la necesidad de hacer negocios. Las
empresas actualizadas comprenden cuan valioso puede ser una sala de chat persistente
en tiempo real. El chat convencional es bueno para chats de 1-a-1, pero es miserable para
3 o ms personas a la vez. Campfire resuelve ese problema y con mucha facilidad.
Backpack es la alternativa a esos confunsos, complejos, organizadores personales del tipo
organiza tu vida en 25 simples pasos. Backpack simplemente toma pginas, notas, listas
de tareas, y recordatorios desde telfonos mviles/emails. Es una nueva idea en una
categora de producto que sufre una status-quo-itis.
Writeboard te permite escribir, compartir, revisar y comparar texto solo o con otros. Es la
refrescante alternativa a los gordos procesadores de textos que son intiles para el 95%
de lo que escribes.
Ta-da List mantiene todas tus listas de tareas juntas, organizadas y online. Las mantiene
para t o puedes compartirlas con otros para una fcil colaboracin. No hay otra forma
mas fcil de lograr los objetivos. Ms de 100,000 listas con cerca de 1,000,000 de tems se
han creado hasta ahora.
Si lo que queremos es una aplicacin, libre y gratuita tenemos aCtiveCollab, que puedes
descargar e instalar en un servidor propio que disponga de PHP y de un servidor de bases
de datos MySQL, a diferencia de Basecamp que funciona desde sus propios servidores y
requiere un pago mensual que alcanza desde los $12 hasta los $149 al mes, segn el
paquete elegido.
Ventajas e Inconvenientes
Las ventajas tanto para la empresa cmo para el trabajador son notables:
# Mayor productividad debido a la implantacin del trabajo por objetivos
# Menor costo por puesto
# Menor infraestructura necesaria
# Ms acceso a profesionales de alto nivel
# Eliminacin de control horario
# Posibilidad de modificar horarios de trabajo
# Eliminacin del absentismo laboral
# Mejoras en la motivacin del teletrabajador por poder tener ms flexibilidad ya que
organiza su tiempo y las tareas como quiere
aunque tambin tiene importantes desventajas:
# El sueldo del trabajador puede llegar a exceder el coste total del trabajador a tiempo
completo en la oficina
# Cambio en la organizacin de los proyectos frente al mtodo convencional
# Dificultad de controlar al trabajador y reduccin del trabajo en equipo
# El teletrabajador tiene una desvinculacin total o parcial hacia la empresa y a sus
compaeros, por lo que es conveniente mantener peridicamente reuniones