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A
*
"l re$isor fiscal
depende
e?clusi$amente del
rgano societario
<ue lo eligi, esto
es de la junta de
socios o de la
asamblea'
"l re$isor fiscal es el
encargado de dictaminar
con sujecin a las
normas de auditora de
general aceptacin los
estados financieros de la
empresa'
ebe re$isar > e$aluar
sistemticamente los
componentes > elementos <ue
integran el control interno, en
forma oportuna e
independiente en los t@rminos
<ue seDala la le>' "l re$isor
fiscal debe reali&ar una
auditora integral > debe
e?poner una opinin
profesional independiente de
la e$aluacin > super$isin de
los sistemas de control'
A
/
D
0
2
O
1
0
5
2
E
1
5
O
"l auditor es
independiente'
#egalmente solo
depende del
directorio'
,cti$idad independiente
<ue tiene lugar dentro de
la empresa > <ue est
encaminada a la re$isin
de operaciones
contables > de otra
naturale&a, con la
finalidad de prestar un
ser$icio a la direccin'
7odos los miembros de la
organi&acin desempeDan
alguna funcin dentro del
sistema de control interno,
aun<ue cada uno de ellos lo
Aacen con distinto grado
responsabilidad'
A
/
D
0
2
O
1
E
6
2
E
1
5
O
el auditor e?terno
<ue depende,
como se dijo, de la
administracin, le
presenta su
informe sin tener
<ue cumplir
normati$idad
alguna'
"l auditor e?terno reali&a
un juicio sobre la
fiabilidad de los estados
financieros, pero
tambi@n Aa> <ue tener
en cuenta <ue no opina
sobre el sistema de
control interno, por ello
normalmente no estar
en situacin de
identificar todas las
deficiencias de control
interno <ue pudieran
e?istir'
4odemos decir <ue de las
persona ajenas a la entidad,
los auditores e?ternos tienen
un importante papel en la
consecucin de los objeti$os
de informacin financiera de la
organi&acin' ,portan un
punto de $ista independiente >
objeti$o'
O
5
2
1
A
*
O
1
"l contralor
depende del
director de
finan&as, aun<ue
en ocasiones
puede estar
subordinado al
director general'
"l contador #le$a la
contabilidad de una
empresa lle$a
impuestos, administra el
personal, lle$a el control
sobre todas las finan&as
del negocio, administra >
controla el capital ase
los estados de
resultados, balan&as etc'
un contador es una
persona importante
dentro de la empresa >a
<ue el administra los
fondos con los <ue
cuenta la empresa'
responsable de la acti$idad
contable de una dependencia
o entidad pFblica, as como de
$igilar <ue su operacin se
realice con eficacia >
eficiencia, >a <ue debe emitir >
recomendar las medidas
correcti$as con oportunidad, >
en caso de Aaber anomalas,
seDalar las responsabilidades
<ue procedan con base en las
le>es aplicables'
2-
E"EMPLO DE AUDITORA EN SISTEMAS
%+)E"(%#AC%.+ !&E%M%+A&
%e deber obser$ar el estado general del rea, su situacin dentro de la organi&acin, si
e?iste la informacin solicitada, si es o no necesaria > la fecAa de su Fltima actuali&acin'
%e debe Aacer la in$estigacin preliminar solicitando > re$isando la informacin de cada
una de las reas basndose en los siguientes puntos:
ADMINISTRACIN
%e recopila la informacin para obtener una $isin general del departamento por medio de
obser$aciones, entre$istas preliminares > solicitud de documentos para poder definir el
objeti$o > alcances del departamento'
4,2, ,N,#I;,2 O I6"N%I/N,2 #, "%72U!7U2, 4/2 ,UI7,2 %" "5"
%/#I!I7,2:
, NIJ"# "# R2", " IN*/26R7I!,: /bjeti$os a corto > largo pla&o'
2"!U2%/% 6,7"2I,#"% O 78!NI!/%, %olicitar documentos sobre los e<uipos,
nFmero de ellos, locali&acin > caractersticas'
"studios de $iabilidad'
NFmero de e<uipos, locali&acin > las caractersticas Kde los e<uipos instalados >
por instalar > programadosM
*ecAas de instalacin de los e<uipos > planes de instalacin'
!ontratos $igentes de compra, renta > ser$icio de mantenimiento'
!ontratos de seguros'
!on$enios <ue se tienen con otras instalaciones'
!onfiguracin de los e<uipos > capacidades actuales > m?imas'
4lanes de e?pansin'
Ubicacin general de los e<uipos'
4olticas de operacin'
4olticas de uso de los e<uipos'
SISTEMAS
escripcin general de los sistemas instalados > de los <ue est@n por instalarse <ue
contengan $olFmenes de informacin'
6anual de formas'
6anual de procedimientos de los sistemas'
escripcin gen@rica'
iagramas de entrada, arcAi$os, salida'
%alidas'
*ecAa de instalacin de los sistemas'
4ro>ecto de instalacin de nue$os sistemas'
"n el momento de Aacer la planeacin de la auditora o bien su reali&acin, debemos
e$aluar <ue pueden presentarse las siguientes situaciones'
%e solicita la informacin > se $e <ue:
No tiene > se necesita'
No se tiene > no se necesita'
%e tiene la informacin pero:
2C
No se usa'
"s incompleta'
No esta actuali&ada'
No es la adecuada'
%e usa, est actuali&ada, es la adecuada > est completa'
"n el caso de No se tiene > no se necesita, se debe e$aluar la causa por la <ue no es
necesaria' "n el caso de No se tiene pero es necesaria, se debe recomendar <ue se
elabore de acuerdo con las necesidades > con el uso <ue se le $a a dar' "n el caso de
<ue se tenga la informacin pero no se utilice, se debe anali&ar por <ue no se usa' "n
caso de <ue se tenga la informacin, se debe anali&ar si se usa, si est actuali&ada, si es
la adecuada > si est completa'
"l @?ito del anlisis crtico depende de las consideraciones siguientes:
"studiar AecAos > no opiniones Kno se toman en cuenta los rumores ni la
informacin sin fundamentoM
In$estigar las causas, no los efectos'
,tender ra&ones, no e?cusas'
No confiar en la memoria, preguntar constantemente'
!riticar objeti$amente > a fondo todos los informes > los datos recabados'
!E&"O+A !A&(%C%!A+(E
Una de las partes ms importantes dentro de la planeacin de la auditora en informtica
es el personal <ue deber participar > sus caractersticas'
Uno de los es<uemas generalmente aceptados para tener un adecuado control es <ue el
personal <ue inter$engan est@ debidamente capacitado, con alto sentido de moralidad, al
cual se le e?ija la optimi&acin de recursos KeficienciaM > se le retribu>a o compense
justamente por su trabajo'
!on estas bases se debe considerar las caractersticas de conocimientos, prctica
profesional > capacitacin <ue debe tener el personal <ue inter$endr en la auditora' "n
primer lugar se debe pensar <ue Aa> personal asignado por la organi&acin, con el
suficiente ni$el para poder coordinar el desarrollo de la auditora, proporcionar toda la
informacin <ue se solicite > programar las reuniones > entre$istas re<ueridas'
8ste es un punto mu> importante >a <ue, de no tener el apo>o de la alta direccin, ni
contar con un grupo multidisciplinario en el cual est@n presentes una o $arias personas
del rea a auditar, sera casi imposible obtener informacin en el momento > con las
caractersticas deseadas'
7ambi@n se debe contar con personas asignadas por los usuarios para <ue en el
momento <ue se solicite informacin o bien se efectFe alguna entre$ista de comprobacin
de Aiptesis, nos proporcionen a<uello <ue se esta solicitando, > complementen el grupo
multidisciplinario, >a <ue se debe anali&ar no slo el punto de $ista de la direccin de
informtica, sino tambi@n el del usuario del sistema'
4ara completar el grupo, como colaboradores directos en la reali&acin de la auditora se
deben tener personas con las siguientes caractersticas:
7@cnico en informtica'
"?periencia en el rea de informtica'
"?periencia en operacin > anlisis de sistemas'
!onocimientos de los sistemas ms importantes'
"n caso de sistemas complejos se deber contar con personal con conocimientos >
e?periencia en reas especficas como base de datos, redes, etc' #o anterior no significa
20
<ue una sola persona tenga los conocimientos > e?periencias seDaladas, pero si deben
inter$enir una o $arias personas con las caractersticas apuntadas'
Una $e& <ue se Aa AecAo la planeacin, se puede utili&ar el formato seDalado en el ane?o
(, el figura el organismo, las fases > subfases <ue comprenden la descripcin de la
acti$idad, el nFmero de personas participantes, las fecAas estimadas de inicio >
terminacin, el nFmero de das Abiles > el nFmero de dasNAombre estimado' "l control
del a$ance de la auditora lo podemos lle$ar mediante el ane?o 2, el cual nos permite
cumplir con los procedimientos de control > asegurarnos <ue el trabajo se est lle$ando a
cabo de acuerdo con el programa de auditora, con los recursos estimados > en el tiempo
seDalado en la planeacin'
"l AecAo de contar con la informacin del a$ance nos permite re$isar el trabajo elaborado
por cual<uiera de los asistentes' "J,#U,!I3N " %I%7"6,%
#a elaboracin de sistemas debe ser e$aluada con mucAo detalle, para lo cual se debe
re$isar si e?isten realmente sistemas entrela&ados como un todo o bien si e?isten
programas aislados' /tro de los factores a e$aluar es si e?iste un plan estrat@gico para la
elaboracin de los sistemas o si se estn elaborados sin el adecuado seDalamiento de
prioridades > de objeti$os'
"l plan estrat@gico deber establecer los ser$icios <ue se presentarn en un futuro
contestando preguntas como las siguientes:
S!ules ser$icios se implementarnT
S!undo se pondrn a disposicin de los usuariosT
SUu@ caractersticas tendrnT
S!untos recursos se re<uerirnT
#a estrategia de desarrollo deber establecer las nue$as aplicaciones, recursos > la
ar<uitectura en <ue estarn fundamentados:
SUu@ aplicaciones sern desarrolladas > cuandoT
SUu@ tipo de arcAi$os se utili&arn > cuandoT
SUu@ bases de datos sern utili&arn > cuandoT
SUu@ lenguajes se utili&arn > en <ue softGareT
SUu@ tecnologa ser utili&ada > cuando se implementarT
S!uantos recursos se re<uerirn apro?imadamenteT
S!ul es apro?imadamente el monto de la in$ersin en AardGare > softGareT
"n lo referente a la consulta a los usuarios, el plan estrat@gico debe definir los
re<uerimientos de informacin de la dependencia'
SUu@ estudios $an a ser reali&ados al respectoT
SUu@ metodologa se utili&ar para dicAos estudiosT
SUui@n administrar > reali&ar dicAos estudiosT
"n el rea de auditora interna debe e$aluarse cul Aa sido la participacin del auditor >
los controles establecidos'
4or Fltimo, el plan estrat@gico determina la planeacin de los recursos'
S!ontempla el plan estrat@gico las $entajas de la nue$a tecnologaT
S!ul es la in$ersin re<uerida en ser$icios, desarrollo > consulta a los usuariosT
"l proceso de planeacin de sistemas deber asegurarse de <ue todos los recursos
re<ueridos est@n claramente identificados en el plan de desarrollo de aplicaciones > datos'
"stos recursos KAardGare, softGare > comunicacionesM debern ser compatibles con la
ar<uitectura > la tecnologa, con<ue se cuenta actualmente'
#os sistemas deben e$aluarse de acuerdo con el ciclo de $ida <ue normalmente siguen:
re<uerimientos del usuario, estudio de factibilidad, diseDo general, anlisis, diseDo lgico,
desarrollo fsico, pruebas, implementacin, e$aluacin, modificaciones, instalacin,
.1
mejoras' O se $uel$e nue$amente al ciclo inicial, el cual a su $e& debe comen&ar con el de
factibilidad'
#a primera etapa a e$aluar del sistema es el estudio de factibilidad, el cual debe anali&ar
si el sistema es factible de reali&arse, cul es su relacin costoNbeneficio > si es
recomendable elaborarlo'
%e deber solicitar el estudio de factibilidad de los diferentes sistemas <ue se encuentren
en operacin, as como los <ue est@n en la fase de anlisis para e$aluar si se considera la
disponibilidad > caractersticas del e<uipo, los sistemas operati$os > lenguajes
disponibles, la necesidad de los usuarios, las formas de utili&acin de los sistemas, el
costo > los beneficios <ue reportar el sistema, el efecto <ue producir en <uienes lo
usarn > el efecto <ue @stos tendrn sobre el sistema > la congruencia de los diferentes
sistemas'
"n el caso de sistemas <ue est@n funcionando, se deber comprobar si e?iste el estudio
de factibilidad con los puntos seDalados > compararse con la realidad con lo especificado
en el estudio de factibilidad
4or ejemplo en un sistema <ue el estudio de factibilidad seDal determinado costo > una
serie de beneficios de acuerdo con las necesidades del usuario, debemos comparar cual
fue su costo real > e$aluar si se satisficieron las necesidades indicadas como beneficios
del sistema'
4ara in$estigar el costo de un sistema se debe considerar, con una e?actitud ra&onable, el
costo de los programas, el uso de los e<uipos Kcompilaciones, programas, pruebas,
paralelosM, tiempo, personal > operacin, cosa <ue en la prctica son costos directos,
indirectos > de operacin'
#os beneficios <ue justifi<uen el desarrollo de un sistema pueden ser el aAorro en los
costos de operacin, la reduccin del tiempo de proceso de un sistema' 6a>or e?actitud,
mejor ser$icio, una mejora en los procedimientos de control, ma>or confiabilidad >
seguridad'
E)A$AC%.+ DE A+/%"%"
En esta etapa se evaluarn las polticas, procedimientos y normas que se tienen
para llevar a cabo el anlisis. Se deber evaluar la planeacin de las aplicaciones
que pueden provenir de tres fuentes principales:
*0 La planeacin estrat!ica: a!rupadas las aplicaciones en con"untos
relacionados entre s y no como pro!ramas aislados. Las aplicaciones deben
comprender todos los sistemas que puedan ser desarrollados en la
dependencia, independientemente de los recursos que impliquen su desarrollo
y "ustificacin en el momento de la planeacin.
*# Los requerimientos de los usuarios.
*$ El inventario de sistemas en proceso al recopilar la informacin de los cambios
que %an sido solicitados, sin importar si se efectuaron o se re!istraron.
La situacin de una aplicacin en dic%o inventario puede ser al!una de las
si!uientes:
*& 'laneada para ser desarrollada en el futuro.
*( En desarrollo.
*) En proceso, pero con modificaciones en desarrollo.
** En proceso con problemas detectados.
*+ En proceso sin problemas.
*, En proceso espordicamente.
.(
-ota: Se deber documentar detalladamente la fuente que !ener la necesidad de
la aplicacin. La primera parte ser evaluar la forma en que se encuentran
especificadas las polticas, los procedimientos y los estndares de anlisis, si es
que se cumplen y si son los adecuados para la dependencia.
Es importante revisar la situacin en que se encuentran los manuales de anlisis y
si estn acordes con las necesidades de la dependencia. En al!unas ocasiones se
tiene una microcomputadora, con sistemas sumamente sencillos y se solicita que
se lleve a cabo una serie de anlisis que despus %ay que plasmar en
documentos se.alados en los estndares, lo cual %ace que esta fase sea muy
comple"a y costosa. Los sistemas y su documentacin deben estar acordes con
las caractersticas y necesidades de una dependencia especfica.
Se debe evaluar la obtencin de datos sobre la operacin, flu"o, nivel, "erarqua de
la informacin que se tendr a travs del sistema. Se %an de comparar los
ob"etivos de los sistemas desarrollados con las operaciones actuales, para ver si
el estudio de la e"ecucin deseada corresponde al actual.
La auditora en sistemas debe evaluar los documentos y re!istros usados en la
elaboracin del sistema, as como todas las salidas y reportes, la descripcin de
las actividades de flu"o de la informacin y de procedimientos, los arc%ivos
almacenados, su uso y su relacin con otros arc%ivos y sistemas, su frecuencia de
acceso, su conservacin, su se!uridad y control, la documentacin propuesta, las
entradas y salidas del sistema y los documentos fuentes a usarse.
/on la informacin obtenida podemos contestar a las si!uientes pre!untas:
*0 1Se est e"ecutando en forma correcta y eficiente el proceso de informacin2
*#0 1'uede ser simplificado para me"orar su aprovec%amiento2
*## 1Se debe tener una mayor interaccin con otros sistemas2
*#$ 1Se tiene propuesto un adecuado control y se!uridad sobre el sistema2
*#& 1Est en el anlisis la documentacin adecuada2
E)A$AC%.+ DE D%"E0O .#%CO DE "%"(EMA
En esta etapa se debern anali3ar las especificaciones del sistema.
14u deber %acer2, 1/mo lo deber %acer2, 1Secuencia y ocurrencia de los
datos, el proceso y salida de reportes2
5na ve3 que %emos anali3ado estas partes, se deber estudiar la participacin
que tuvo el usuario en la identificacin del nuevo sistema, la participacin de
auditora interna en el dise.o de los controles y la determinacin de los
procedimientos de operacin y decisin.
6l tener el anlisis del dise.o l!ico del sistema debemos compararlo con lo que
realmente se est obteniendo en la cual debemos evaluar lo planeado, cmo fue
planeado y lo que realmente se est obteniendo.
Los puntos a evaluar son:
*#( Entradas.
*#) Salidas.
*#* 'rocesos.
*#+ Especificaciones de datos.
*#, Especificaciones de proceso.
*#0 7todos de acceso.
.2
*$0 8peraciones.
*$# 7anipulacin de datos 9antes y despus del proceso electrnico de datos:.
*$$ 'roceso l!ico necesario para producir informes.
*$& ;dentificacin de arc%ivos, tama.o de los campos y re!istros.
*$( 'roceso en lnea o lote y su "ustificacin.
*$) <recuencia y vol=menes de operacin.
*$* Sistemas de se!uridad.
*$+ Sistemas de control.
*$, >esponsables.
*$0 -=mero de usuarios.
?entro del estudio de los sistemas en uso se deber solicitar:
*&0 7anual del usuario.
*&# ?escripcin de flu"o de informacin y@o procesos.
*&$ ?escripcin y distribucin de informacin.
*&& 7anual de formas.
*&( 7anual de reportes.
*&) Lista de arc%ivos y especificaciones.
L1 <.( 3( /(2( /(0()4&*,) (* (- 3&30(4,$
En el procedimiento:
*&* 14uin %ace, cuando y como2
*&+ 14u formas se utili3an en el sistema2
*&, 1Son necesarias, se usan, estn duplicadas2
*&0 1El n=mero de copias es el adecuado2
*(0 1EAisten puntos de control o faltan2
En la !rfica de flu"o de informacin:
*(# 1Es fcil de usar2
*($ 1Es l!ica2
*(& 1Se encontraron la!unas2
*(( 1Bay faltas de control2
En el dise.o:
*() 1/mo se usar la %erramienta de dise.o si eAiste2
*(* 14u tambin se a"usta la %erramienta al procedimiento2
E)A$AC%.+ DE DE"A&&OO DE "%"(EMA
En esta etapa del sistema se debern auditar los pro!ramas, su dise.o, el le!ua"e
utili3ado, interconeAin entre los pro!ramas y caractersticas del %ardCare
empleado 9total o parcial: para el desarrollo del sistema.6l evaluar un sistema de
informacin se tendr presente que todo sistema debe proporcionar informacin
para planear, or!ani3ar y controlar de manera efica3 y oportuna, para reducir la
duplicidad de datos y de reportes y obtener una mayor se!uridad en la forma ms
econmica posible. ?e ese modo contar con los me"ores elementos para una
adecuada toma de decisiones.6l tener un proceso distribuido, es preciso
considerar la se!uridad del movimiento de la informacin entre nodos. El proceso
de planeacin de sistemas debe definir la red ptima de comunicaciones, los tipos
de mensa"es requeridos, el trafico esperado en las lneas de comunicacin y otros
..
factores que afectan el dise.o. Es importante considerar las variables que afectan
a un sistema: ubicacin en los niveles de la or!ani3acin, el tama.o y los recursos
que utili3a.Las caractersticas que deben evaluarse en los sistemas son:
*(+ ?inmicos 9susceptibles de modificarse:.
*(, Estructurados 9las interacciones de sus componentes o subsistemas deben
actuar como un todo:
*(0 ;nte!rados 9un solo ob"etivo:. En l %abr sistemas que puedan ser
interrelacionados y no pro!ramas aislados.
*)0 6ccesibles 9que estn disponibles:.
*)# -ecesarios 9que se pruebe su utili3acin:.
*)$ /omprensibles 9que conten!an todos los atributos:.
*)& 8portunos 9que est la informacin en el momento que se requiere:.
*)( <uncionales 9que proporcionen la informacin adecuada a cada nivel:.
*)) Estndar 9que la informacin ten!a la misma interpretacin en los distintos
niveles:.
*)* 7odulares 9facilidad para ser eApandidos o reducidos:.
*)+ Derrquicos 9por niveles funcionales:.
*), Se!uros 9que slo las personas autori3adas ten!an acceso:.
*)0 Enicos 9que no duplique informacin:.
CO+(&O DE !&O1EC(O"
?ebido a las caractersticas propias del anlisis y la pro!ramacin, es muy
frecuente que la implantacin de los sistemas se retrase y se lle!ue a suceder que
una persona lleva traba"ando varios a.os dentro de un sistema o bien que se
presenten irre!ularidades en las que los pro!ramadores se ponen a reali3ar
actividades a"enas a la direccin de informtica. 'ara poder controlar el avance de
los sistemas, ya que sta es una actividad de difcil evaluacin, se recomienda que
se utilice la tcnica de administracin por proyectos para su adecuado control.
'ara tener una buena administracin por proyectos se requiere que el analista o el
pro!ramador y su "efe inmediato elaboren un plan de traba"o en el cual se
especifiquen actividades, metas, personal participante y tiempos. Este plan debe
ser revisado peridicamente 9semanal, mensual, etc.: para evaluar el avance
respecto a lo pro!ramado. La estructura estndar de la planeacin de proyectos
deber incluir la facilidad de asi!nar fec%as predefinidas de terminacin de cada
tarea. ?entro de estas fec%as debe estar el calendario de reuniones de revisin,
las cuales tendrn diferentes niveles de detalle.
C$E"(%O+A&%O
#. 1EAiste una lista de proyectos de sistema de procedimiento de informacin
y fec%as pro!ramadas de implantacin que puedan ser considerados como
plan maestro2
$. 1Est relacionado el plan maestro con un plan !eneral de desarrollo de la
dependencia2
&. 18frece el plan maestro la atencin de solicitudes ur!entes de los
usuarios2
.)
(. 16si!na el plan maestro un porcenta"e del tiempo total de produccin al
reproceso o fallas de equipo2
). Escribir la lista de proyectos a corto pla3o y lar!o pla3o.
*. Escribir una lista de sistemas en proceso periodicidad y usuarios.
+. 14uin autori3a los proyectos2
,. 1/mo se asi!nan los recursos2
0. 1/mo se estiman los tiempos de duracin2
#0. 14uin interviene en la planeacin de los proyectos2
##. 1/mo se calcula el presupuesto del proyecto2
#$. #$. 14u tcnicas se usan en el control de los proyectos2
#&. 14uin asi!na las prioridades2
#(. 1/mo se asi!nan las prioridades2
#). 1/mo se controla el avance del proyecto2
#*. 1/on qu periodicidad se revisa el reporte de avance del proyecto2
#+. 1/mo se estima el rendimiento del personal2
#,. 1/on que frecuencia se estiman los costos del proyecto para compararlo
con lo presupuestado2
#0. 14u acciones correctivas se toman en caso de desviaciones2
$0. 14u pasos y tcnicas si!uen en la planeacin y control de los proyectos2
$#. Enumrelos secuencialmente.
a. ?eterminacin de los ob"etivos.
b. Se.alamiento de las polticas.
c. ?esi!nacin del funcionario responsable del proyecto.
d. ;nte!racin del !rupo de traba"o.
e. ;nte!racin de un comit de decisiones.
f. ?esarrollo de la investi!acin.
!. ?ocumentacin de la investi!acin.
%. <actibilidad de los sistemas.
i. 6nlisis y valuacin de propuestas.
". Seleccin de equipos.
$$. 1Se llevan a cabo revisiones peridicas de los sistemas para determinar si
a=n cumplen con los ob"etivos para los cuales fueron dise.ados2
?e anlisis SF 9 : -8 9 :
?e pro!ramacin SF 9 : -8 9 :
8bservaciones GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG
$&. ;ncluir el pla3o estimado de acuerdo con los proyectos que se tienen en que
el departamento de informtica podra satisfacer las necesidades de la
dependencia, se!=n la situacin actual.
E+(&E)%"(A A $"$A&%O"
La entrevista se deber llevar a cabo para comprobar datos proporcionados y la
situacin de la dependencia en el departamento de Sistemas de ;nformacin .
Su ob"eto es conocer la opinin que tienen los usuarios sobre los servicios
proporcionados, as como la difusin de las aplicaciones de la computadora y de
los sistemas en operacin.
.=
Las entrevistas se debern %acer, en caso de ser posible, a todos los asuarios o
bien en forma aleatoria a al!unos de los usuarios, tanto de los ms importantes
como de los de menor importancia, en cuanto al uso del equipo.
?esde el punto de vista del usuario los sistemas deben:
*0 /umplir con los requerimientos totales del usuario.
*# /ubrir todos los controles necesarios.
*$ -o eAceder las estimaciones del presupuesto inicial.
*& Sern fcilmente modificables.
'ara que un sistema cumpla con los requerimientos del usuario, se necesita una
comunicacin completa entre usuarios y responsable del desarrollo del sistema.
En esta misma etapa debi %aberse definido la calidad de la informacin que ser
procesada por la computadora, establecindose los ries!os de la misma y la forma
de minimi3arlos. 'ara ello se debieron definir los controles adecuados,
establecindose adems los niveles de acceso a la informacin, es decir, quin
tiene privile!ios de consulta, modificar o incluso borrar informacin.
Esta etapa %abr de ser cuidadosamente verificada por el auditor interno
especialista en sistemas y por el auditor en informtica, para comprobar que se
lo!ro una adecuada comprensin de los requerimientos del usuario y un control
satisfactorio de informacin.
'ara verificar si los servicios que se proporcionan a los usuarios son los
requeridos y se estn proporcionando en forma adecuada, cuando menos ser
preciso considerar la si!uiente informacin.
*( ?escripcin de los servicios prestados.
*) /riterios de evaluacin que utili3an los usuarios para evaluar el nivel del
servicio prestado.
** >eporte peridico del uso y concepto del usuario sobre el servicio.
*+ >e!istro de los requerimientos planteados por el usuario.
/on esta informacin se puede comen3ar a reali3ar la entrevista para determinar
si los servicios proporcionados y planeados por la direccin de ;nformtica cubren
las necesidades de informacin de las dependencias.
.9, /( +.30&1*,)&1
6 continuacin se presenta una !ua de cuestionario para aplicarse durante la
entrevista con el usuario.
#. 1/onsidera que el ?epartamento de Sistemas de ;nformacin de los resultados
esperados2 Si 9 : -o 9 : 1'or que2
$. 1/mo considera usted, en !eneral, el servicio proporcionado por el
?epartamento de Sistemas de ;nformacin2 ?eficiente 9 : 6ceptable 9 :
Satisfactorio 9 : EAcelente 9 : 1'or que2
&. 1/ubre sus necesidades el sistema que utili3a el departamento de cmputo2
-o las cubre 9 : 'arcialmente 9 : La mayor parte 9 : Hodas 9 : 1'or que2
(. 1Bay disponibilidad del departamento de cmputo para sus requerimientos2
Ieneralmente no eAiste 9 : Bay ocasionalmente 9 : >e!ularmente 9 : Siempre 9 :
1'or que2
). 1Son entre!ados con puntualidad los traba"os2 -unca 9 : >ara ve3 9 :
8casionalmente 9 : Ieneralmente 9 : Siempre 9 : 1'or que2
.+
*. 14ue piensa de la presentacin de los traba"adores solicitados al departamento
de cmputo2 ?eficiente 9 : 6ceptable 9 : Satisfactorio 9 : EAcelente 9 : 1'or que2
+. 14ue piensa de la asesora que se imparte sobre informtica2 -o se
proporciona 9 : Es insuficiente 9 : Satisfactoria 9 : EAcelente 9 : 1'or que2
,. 14ue piensa de la se!uridad en el mane"o de la informacin proporcionada por
el sistema que utili3a2 -ula 9 : >ies!osa 9 : Satisfactoria 9 : EAcelente 9 : Lo
desconoce 9 : 1'or que2
0. 1EAisten fallas de eAactitud en los procesos de informacin2 1/ules2
#0. 1/mo utili3a los reportes que se le proporcionan2
##. 1/ules no 5tili3a2
#$. ?e aquellos que no utili3a 1por que ra3n los recibe2
#&. 14ue su!erencias presenta en cuanto a la eliminacin de reportes
modificacin, fusin, divisin de reporte2
#(. 1Se cuenta con un manual de usuario por Sistema2 S; 9 : -8 9 :
#). 1Es claro y ob"etivo el manual del usuario2 S; 9 : -8 9 :
#*. 14ue opinin tiene el manual2
-8H6: 'ida el manual del usuario para evaluarlo.
#+. 14uin interviene de su departamento en el dise.o de sistemas2
#,. 14ue sistemas deseara que se incluyeran2
#0. 8bservaciones:
CO+(&OE"
Los datos son uno de los recursos ms valiosos de las or!ani3aciones y, aunque
son intan!ibles, necesitan ser controlados y auditados con el mismo cuidado que
los dems inventarios de la or!ani3acin, por lo cual se debe tener presente:
a: La responsabilidad de los datos es compartida con"untamente por al!una
funcin determinada y el departamento de cmputo.
b: 5n problema de dependencia que se debe considerar es el que se ori!ina
por la duplicidad de los datos y consiste en poder determinar los
propietarios o usuarios posibles9principalmente en el caso de redes y banco
de datos: y la responsabilidad de su actuali3acin y consistencia.
c: Los datos debern tener una clasificacin estndar y un mecanismo de
identificacin que permita detectar duplicidad y redundancia dentro de una
aplicacin y de todas las aplicaciones en !eneral.
d: Se deben relacionar los elementos de los datos con las bases de datos
donde estn almacenados, as como los reportes y !rupos de procesos
donde son !enerados.
CO+(&O DE O" DA(O" *$E+(E 1 MA+E2O C%*&A" DE
CO+(&O
La mayora de los ?elitos por computadora son cometidos por modificaciones de
datos fuente al:
*, Suprimir u omitir datos.
*0 6dicionar ?atos.
*#0 6lterar datos.
.-
*## ?uplicar procesos.
Esto es de suma importancia en caso de equipos de cmputo que cuentan con
sistemas en lnea, en los que los usuarios son los responsables de la captura y
modificacin de la informacin al tener un adecuado control con se.alamiento de
responsables de los datos9uno de los usuarios debe ser el =nico responsable de
determinado dato:, con claves de acceso de acuerdo a niveles.
El primer nivel es el que puede %acer =nicamente consultas. El se!undo nivel es
aquel que puede %acer captura, modificaciones y consultas y el tercer nivel es el
que solo puede %acer todos lo anterior y adems puede reali3ar ba"as.
-8H6: ?ebido a que se denomina de diferentes formas la actividad de transcribir
la informacin del dato fuente a la computadora, en el presente traba"o se le
denominar captura o captacin considerndola como sinnimo de di!itali3ar
9capturista, di!itali3adora:.
Lo primero que se debe evaluar es la entrada de la informacin y que se ten!an
las cifras de control necesarias para determinar la veracidad de la informacin,
para lo cual se puede utili3ar el si!uiente cuestionario:
#. ;ndique el porcenta"e de datos que se reciben en el rea de captacin
$. ;ndique el contenido de la orden de traba"o que se recibe en el rea de
captacin de datos: -=mero de folio 9 : -=mero9s: de formato9s: 9 : <ec%a y
%ora de -ombre, ?epto. 9 : >ecepcin 9 : 5suario 9 : -ombre del documento
9 : -ombre responsable 9 : Jolumen aproAimado /lave de car!o de re!istro
9 : 9-=mero de cuenta: 9 : -=mero de re!istros 9 : <ec%a y %ora de entre!a
de /lave del capturista 9 : documentos y re!istros captados 9 : <ec%a
estimada de entre!a 9 :
&. ;ndique cul9es: control9es: interno9s: eAiste9n: en el rea de captacin de
datos: <irmas de autori3acin 9 : >ecepcin de traba"os 9 : /ontrol de
traba"os atrasados 9 : >evisin del documento 9 : 6vance de traba"os 9 :
fuente9le!ibilidad, verificacin de datos completos, etc.: 9 : 'rioridades de
captacin 9 : Errores por traba"o 9 : 'roduccin de traba"o 9 : /orreccin de
errores 9 : 'roduccin de cada operador 9 : Entre!a de traba"os 9 :
Jerificacin de cifras /osto 7ensual por traba"o 9 : de control de entrada
con las de salida. 9 :
(. 1EAiste un pro!rama de traba"o de captacin de datos2 a: 1Se elabora ese
pro!rama para cada turno2 ?iariamente 9 : Semanalmente 9 :
7ensualmente 9 : b: La elaboracin del pro!rama de traba"os se %ace:
;nternamente 9 : Se les se.alan a los usuarios las prioridades 9 : c: 14ue
accin9es: se toma9n: si el traba"o pro!ramado no se recibe a tiempo2
). 14uin controla las entradas de documentos fuente2
*. 1En que forma las controla2
+. 14ue cifras de control se obtienen2 Sistema /ifras que se 8bservaciones
8btienen
,. 14ue documento de entrada se tienen2 Sistemas ?ocumentos ?epto. que
periodicidad 8bservaciones proporciona el documento
0. 1Se anota que persona recibe la informacin y su volumen2 S; -8
#0. 1Se anota a que capturista se entre!a la informacin, el volumen y la %ora2
S; -8
##. 1Se verifica la cantidad de la informacin recibida para su captura2 S; -8
.C
#$. 1Se revisan las cifras de control antes de enviarlas a captura2 S; -8
#&. 1'ara aquellos procesos que no trai!an cifras de control se %a establecido
criterios a fin de ase!urar que la informacin es completa y valida2 S; -8
#(. 1EAiste un procedimiento escrito que indique como tratar la informacin
invlida 9sin firma ile!ible, no corresponden las cifras de control:2
#). En caso de res!uardo de informacin de entrada en sistemas, 1Se
custodian en un lu!ar se!uro2
#*. Si se queda en el departamento de sistemas, 1'or cuanto tiempo se
!uarda2
#+. 1EAiste un re!istro de anomalas en la informacin debido a mala
codificacin2
#,. 1EAiste una relacin completa de distribucin de listados, en la cual se
indiquen personas, secuencia y sistemas a los que pertenecen2
#0. 1Se verifica que las cifras de las validaciones concuerden con los
documentos de entrada2
$0. 1Se %ace una relacin de cuando y a quin fueron distribuidos los listados2
GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG
$#. 1Se controlan separadamente los documentos confidenciales2
GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG
$$. 1Se aprovec%a adecuadamente el papel de los listados inservibles2
GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG
$&. 1EAiste un re!istro de los documentos que entran a capturar2
GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG
$(. 1Se %ace un reporte diario, semanal o mensual de captura2
GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG
$). 1Se %ace un reporte diario, semanal o mensual de anomalas en la
informacin de entrada2
$*. 1Se lleva un control de la produccin por persona2
$+. 14uin revisa este control2
$,. 1EAisten instrucciones escritas para capturar cada aplicacin o, en su
defecto eAiste una relacin de pro!ramas2
CO+(&O DE O!E&AC%.+
La eficiencia y el costo de la operacin de un sistema de cmputo se ven
fuertemente afectados por la calidad e inte!ridad de la documentacin requerida
para el proceso en la computadora.
El ob"etivo del presente e"emplo de cuestionario es se.alar los procedimientos e
instructivos formales de operacin, anali3ar su estandari3acin y evaluar el
cumplimiento de los mismos.
#. 1EAisten procedimientos formales para la operacin del sistema de computo2 S;
9 : -8 9 :
$. 1Estn actuali3ados los procedimientos2 S; 9 : -8 9 :
&. ;ndique la periodicidad de la actuali3acin de los procedimientos: Semestral 9 :
6nual 9 : /ada ve3 que %aya cambio de equipo 9 :
(. ;ndique el contenido de los instructivos de operacin para cada aplicacin:
;dentificacin del sistema 9 : ;dentificacin del pro!rama 9 : 'eriodicidad y
.0
duracin de la corrida 9 : Especificacin de formas especiales 9 :
Especificacin de cintas de impresoras 9 : Etiquetas de arc%ivos de salida,
nombre, 9 : arc%ivo l!ico, y fec%as de creacin y eApiracin ;nstructivo sobre
materiales de entrada y salida 9 : 6ltos pro!ramados y la acciones requeridas
9 : ;nstructivos especficos a los operadores en caso de falla del equipo 9 :
;nstructivos de reinicio 9 : 'rocedimientos de recuperacin para proceso de
!ran duracin o criterios 9 : ;dentificacin de todos los dispositivos de la
mquina a ser usados 9 :
Especificaciones de resultados
9cifras de control, re!istros de salida por arc%ivo, etc. : 9 :
). 1EAisten rdenes de proceso para cada corrida en la computadora 9incluyendo
pruebas, compilaciones y produccin:2 S; 9 : -8 9 :
*. 1Son suficientemente claras para los operadores estas rdenes2 S; 9 : -8 9 :
+. 1EAiste una estandari3acin de las ordenes de proceso2 S; 9 : -8 9 :
,. 1EAiste un control que ase!ure la "ustificacin de los procesos en el
computador2 94ue los procesos que se estn autori3ados y ten!an una ra3n
de ser procesados. S; 9 : -8 9 :
0. 1/mo pro!raman los operadores los traba"os dentro del departamento de
cmputo2 'rimero que entra, primero que sale 9 : se respetan las prioridades,
9 : 8tra 9especifique: 9 :
#0. 1Los retrasos o incumplimiento con el pro!rama de operacin diaria, se revisa
y anali3a2 S; 9 : -8 9 :
##. 14uin revisa este reporte en su caso2
#$. 6nalice la eficiencia con que se e"ecutan los traba"os dentro del departamento
de cmputo, tomando en cuenta equipo y operador, a travs de inspeccin
visual, y describa sus observaciones.
#&. 1EAisten procedimientos escritos para la recuperacin del sistema en caso de
falla2
#(. 1/mo se act=a en caso de errores2
#). 1EAisten instrucciones especificas para cada proceso, con las indicaciones
pertinentes2
#*. 1Se tienen procedimientos especficos que indiquen al operador que %acer
cuando un pro!rama interrumpe su e"ecucin u otras dificultades en proceso2
#+. 1'uede el operador modificar los datos de entrada2
#,. 1Se pro%ibe a analistas y pro!ramadores la operacin del sistema que
pro!ramo o anali3o2
#0. 1Se pro%ibe al operador modificar informacin de arc%ivos o bibliotecas de
pro!ramas2
$0. 1El operador reali3a funciones de mantenimiento diario en dispositivos que as
lo requieran2
$#. 1Las intervenciones de los operadores:
Son muy numerosas2 S; 9 : -8 9 : Se limitan los mensa"es esenciales2 S; 9 : -8
9 : 8tras 9especifique: GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG
$$. 1Se tiene un control adecuado sobre los sistemas y pro!ramas que estn en
operacin2 S; 9 : -8 9 :
$&. 1/mo controlan los traba"os dentro del departamento de cmputo2
)1
$(. 1Se rota al personal de control de informacin con los operadores procurando
un entrenamiento cru3ado y evitando la manipulacin fraudulenta de datos2 S;
9 : -8 9 :
$). 1/uentan los operadores con una bitcora para mantener re!istros de
cualquier evento y accin tomada por ellos2 Si 9 : por mquina 9 : escrita
manualmente 9 : -8 9 :
$*. Jerificar que eAista un re!istro de funcionamiento que muestre el tiempo de
paros y mantenimiento o instalaciones de softCare.
$+.1EAisten procedimientos para evitar las corridas de pro!ramas no autori3ados2
S; 9 : -8 9 :
$,. 1EAiste un plan definido para el cambio de turno de operaciones que evite el
descontrol y discontinuidad de la operacin.
$0. Jerificar que sea ra3onable el plan para coordinar el cambio de turno.
&0. 1Se %acen inspecciones peridicas de muestreo2 S; 9 : -8 9 :
&#. Enuncie los procedimientos mencionados en el inciso anterior:
&$. 1Se permite a los operadores el acceso a los dia!ramas de flu"o, pro!ramas
fuente, etc. fuera del departamento de cmputo2 S; 9 : -8 9 :
&&. 1Se controla estrictamente el acceso a la documentacin de pro!ramas o de
aplicaciones rutinarias2 S; 9 : -8 9 : 1/mo2 GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG
&(. Jerifique que los privile!ios del operador se restrin"an a aquellos que le son
asi!nados a la clasificacin de se!uridad de operador.
&). 1EAisten procedimientos formales que se deban observar antes de que sean
aceptados en operacin, sistemas nuevos o modificaciones a los mismos2 S;
9 : -8 9 :
&*. 1Estos procedimientos incluyen corridas en paralelo de los sistemas
modificados con las versiones anteriores2 S; 9 : -8 9 :
&+. 1?urante cuanto tiempo2
&,. 14ue precauciones se toman durante el periodo de implantacin2
&0. 14uin da la aprobacin formal cuando las corridas de prueba de un sistema
modificado o nuevo estn acordes con los instructivos de operacin.
(0. 1Se catalo!an los pro!ramas liberados para produccin rutinaria2 S; 9 : -8 9 :
(#. 7encione que instructivos se proporcionan a las personas que intervienen en
la operacin rutinaria de un sistema.
($. ;ndique que tipo de controles tiene sobre los arc%ivos ma!nticos de los
arc%ivos de datos, que ase!uren la utili3acin de los datos precisos en los
procesos correspondientes.
(&. 1EAiste un lu!ar para arc%ivar las bitcoras del sistema del equipo de
cmputo2 S; 9 : -8 9 :
((. ;ndique como est or!ani3ado este arc%ivo de bitcora.
*#$ 'or fec%a 9 : por fec%a y %ora 9 : por turno de operacin 9 : 8tros 9 :
(). 1/ul es la utili3acin sistemtica de las bitcoras2
(*. 16dems de las mencionadas anteriormente, que otras funciones o reas se
encuentran en el departamento de cmputo actualmente2
(+. Jerifique que se lleve un re!istro de utili3acin del equipo diario, sistemas en
lnea y batc%, de tal manera que se pueda medir la eficiencia del uso de
equipo.
)(
(,. 1Se tiene inventario actuali3ado de los equipos y terminales con su
locali3acin2 S; 9 : -8 9 :
(0. 1/mo se controlan los procesos en lnea2
)0. 1Se tienen se!uros sobre todos los equipos2 S; 9 : -8 9 :
)#. 1/onque compa.a2 Solicitar pli3as de se!uros y verificar tipo de se!uro y
montos.
)$. 1/mo se controlan las llaves de acceso 9'assCord:2.
CO+(&OE" DE "A%DA
#. 1Se tienen copias de los arc%ivos en otros locales2
$. 1?nde se encuentran esos locales2
&. 14ue se!uridad fsica se tiene en esos locales2
(. 14ue confidencialidad se tiene en esos locales2
). 14uin entre!a los documentos de salida2
*. 1En que forma se entre!an2
+. 14ue documentos2
,. 14ue controles se tienen2
0. 1Se tiene un responsable 9usuario: de la informacin de cada sistema2 1/mo
se atienden solicitudes de informacin a otros usuarios del mismo sistema2
#0. 1Se destruye la informacin utili3ada, o bien que se %ace con ella2
?estruye 9 : Jende 9 : Hira 9 : 8tro GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG
CO+(&O DE MED%O" DE AMACE+AM%E+(O MA"%)O
Los dispositivos de almacenamiento representan, para cualquier centro de
cmputo, arc%ivos eAtremadamente importantes cuya prdida parcial o total podra
tener repercusiones muy serias, no slo en la unidad de informtica, sino en la
dependencia de la cual se presta servicio. 5na direccin de informtica bien
administrada debe tener perfectamente prote!idos estos dispositivos de
almacenamiento, adems de mantener re!istros sistemticos de la utili3acin de
estos arc%ivos, de modo que servirn de base a re!istros sistemticos de la
utili3acin de estos arc%ivos, de modo que sirvan de base a los pro!ramas de
limpie3a 9borrado de informacin:, principalmente en el caso de las cintas.
6dems se deben tener perfectamente identificados los carretes para reducir la
posibilidad de utili3acin errnea o destruccin de la informacin.
5n mane"o adecuado de estos dispositivos permitir una operacin ms eficiente y
se!ura, me"orando adems los tiempos de procesos.
/8-H>8L ?E 6L76/E-67;E-H8 76S;J8
8KDEH;J8S
El ob"etivo de este cuestionario es evaluar la forma como se administran los
dispositivos de almacenamiento bsico de la direccin.
#. Los locales asi!nados a la cintoteca y discoteca tienen: 6ire acondicionado 9 :
'roteccin contra el fue!o 9 : 9se.alar que tipo de proteccin: GGGGGGGGGGGGGG
/erradura especial 9 : 8tra GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG
$. 1Hienen la cintoteca y discoteca proteccin automtica contra el fue!o2 S; 9 :
-8 9 : 9se.alar de que tipo: GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG
)2
&. 14ue informacin mnima contiene el inventario de la cintoteca y la discoteca2
-=mero de serie o carrete 9 : -=mero o clave del usuario 9 : -=mero del arc%ivo
l!ico 9 : -ombre del sistema que lo !enera 9 : <ec%a de eApiracin del arc%ivo
9 : <ec%a de eApiracin del arc%ivo 9 : -=mero de volumen 9 : 8tros
(. 1Se verifican con frecuencia la valide3 de los inventarios de los arc%ivos
ma!nticos2 S; 9 : -8 9 :
). En caso de eAistir discrepancia entre las cintas o discos y su contenido, se
resuelven y eAplican satisfactoriamente las discrepancias2 S; 9 : -8 9 :
*. 14ue tan frecuentes son estas discrepancias2 GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG
GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG
+. 1Se tienen procedimientos que permitan la reconstruccin de un arc%ivo en
cinta a disco, el cual fue inadvertidamente destruido2 S; 9 : -8 9 :
,. 1Se tienen identificados los arc%ivos con informacin confidencial y se cuenta
con claves de acceso2 S; 9 : -8 9 : 1/mo2 GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG
0. 1EAiste un control estricto de las copias de estos arc%ivos2 S; 9 : -8 9 :
#0. 14ue medio se utili3a para almacenarlos2 7ueble con cerradura 9 : Kveda 9 :
8tro9especifique: GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG
##. Este almacn esta situado: En el mismo edificio del departamento 9 : En otro
lu!ar 9 : 1/ual2 GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG
#$. 1Se borran los arc%ivos de los dispositivos de almacenamiento, cuando se
desec%an estos2 S; 9 : -8 9 :
#&. 1Se certifica la destruccin o ba"a de los arc%ivos defectuosos2 S; 9 : -8 9 :
#(. 1Se re!istran como parte del inventario las nuevas cintas que recibe la
biblioteca2 S; 9 : -8 9 :
#) 1Se tiene un responsable, por turno, de la cintoteca y discoteca2 S; 9 : -8 9 :
#*. 1Se reali3an auditoras peridicas a los medios de almacenamiento2 S; 9 : -8
9 :
#+. 14ue medidas se toman en el caso de eAtravo de al!=n dispositivo de
almacenamiento2
#,. 1Se restrin!e el acceso a los lu!ares asi!nados para !uardar los dispositivos
de almacenamiento, al personal autori3ado2 S; 9 : -8 9 :
#0. 1Se tiene relacin del personal autori3ado para firmar la salida de arc%ivos
confidenciales2 S; 9 : -8 9 :
$0. 1EAiste un procedimiento para re!istrar los arc%ivos que se prestan y la fec%a
en que se devolvern2 S; 9 : -8 9 :
$#. 1Se lleva control sobre los arc%ivos prestados por la instalacin2 S; 9 : -8 9 :
$$. En caso de prstamo 1/onque informacin se documentan2 -ombre de la
institucin a quin se %ace el prstamo. fec%a de recepcin 9 : fec%a en que se
debe devolver 9 : arc%ivos que contiene 9 : formatos 9 : cifras de control 9 :
cdi!o de !rabacin 9 : nombre del responsable que los presto 9 : otros
$&. ;ndique qu procedimiento se si!ue en el reempla3o de las cintas que
contienen los arc%ivos maestros:
$(. 1Se conserva la cinta maestra anterior %asta despus de la nueva cinta2 S; 9 :
-8 9 :
$). 1El cintotecario controla la cinta maestra anterior previendo su uso incorrecto o
su eliminacin prematura2 S; 9 : -8 9 :
$*. 1La operacin de reempla3o es controlada por el cintotecario2 S; 9 : -8 9 :
).
$+. 1Se utili3a la poltica de conservacin de arc%ivos %i"oLpadreLabuelo2 S; 9 : -8
9 :
$,. En los procesos que mane"an arc%ivos en lnea, 1EAisten procedimientos para
recuperar los arc%ivos2 S; 9 : -8 9 :
$0. 1Estos procedimientos los conocen los operadores2 S; 9 : -8 9 :
&0. 1/on que periodicidad se revisan estos procedimientos2 7E-S56L 9 : 6-56L
9 : SE7ESH>6L 9 : 8H>6 9 :
&#. 1EAiste un responsable en caso de falla2 S; 9 : -8 9 :
&$. 1EAplique que polticas se si!uen para la obtencin de arc%ivos de respaldo2
&&. 1EAiste un procedimiento para el mane"o de la informacin de la cintoteca2 S;
9 : -8 9 :
&(. 1Lo conoce y lo si!ue el cintotecario2 S; 9 : -8 9 :
&). 1Se distribuyen en forma peridica entre los "efes de sistemas y pro!ramacin
informes de arc%ivos para que liberen los dispositivos de almacenamiento2 S;
9 : -8 9 : 1/on qu frecuencia2
CO+(&O DE MA+(E+%M%E+(O
/omo se sabe eAisten bsicamente tres tipos de contrato de mantenimiento: El
contrato de mantenimiento total que incluye el mantenimiento correctivo y
preventivo, el cual a su ve3 puede dividirse en aquel que incluye las partes dentro
del contrato y el que no incluye partes. El contrato que incluye refacciones es
propiamente como un se!uro, ya que en caso de descompostura el proveedor
debe proporcionar las partes sin costo al!uno. Este tipo de contrato es
normalmente mas caro, pero se de"a al proveedor la responsabilidad total del
mantenimiento a eAcepcin de da.os por ne!li!encia en la utili3acin del equipo.
9Este tipo de mantenimiento normalmente se emplea en equipos !randes:.
El se!undo tipo de mantenimiento es Mpor llamadaN, en el cual en caso de
descompostura se le llama al proveedor y ste cobra de acuerdo a una tarifa y al
tiempo que se requiera para componerlo9casi todos los proveedores incluyen, en
la coti3acin de compostura, el tiempo de traslado de su oficina a donde se
encuentre el equipo y viceversa:. Este tipo de mantenimiento no incluye
refacciones.
El tercer tipo de mantenimiento es el que se conoce como Men bancoN, y es aquel
en el cual el cliente lleva a las oficinas del proveedor el equipo, y este %ace una
coti3acin de acuerdo con el tiempo necesario para su compostura mas las
refacciones 9este tipo de mantenimiento puede ser el adecuado para
computadoras personales:.
6l evaluar el mantenimiento se debe primero anali3ar cual de los tres tipos es el
que ms nos conviene y en se!undo lu!ar pedir los contratos y revisar con
detalles que las clusulas estn perfectamente definidas en las cuales se elimine
toda la sub"etividad y con penali3acin en caso de incumplimiento, para evitar
contratos que sean parciales.
'ara poder eAi!irle el cumplimiento del contrato de debe tener un estricto control
sobre las fallas, frecuencia, y el tiempo de reparacin.
))
'ara evaluar el control que se tiene sobre el mantenimiento y las fallas se pueden
utili3ar los si!uientes cuestionarios:
#. Especifique el tipo de contrato de mantenimiento que se tiene 9solicitar copia del
contrato:.
$. 1EAiste un pro!rama de mantenimiento preventivo para cada dispositivo del
sistema de computo2 S; 9 : -8 9 :
&. 1Se lleva a cabo tal pro!rama2 S; 9 : -8 9 :
(. 1EAisten tiempos de respuesta y de compostura estipulados en los contratos2
S; 9 : -8 9 :
). Si los tiempos de reparacin son superiores a los estipulados en el contrato,
14u acciones correctivas se toman para a"ustarlos a lo convenido2 S; 9 : -8
9 :
*. Solicite el plan de mantenimiento preventivo que debe ser proporcionado por el
proveedor. S; 9 : -8 9 : 1/ual2
,. 1/mo se notifican las fallas2
0. 1/mo se les da se!uimiento2
)=
LOSARIO$
5A.As KNormas de ,uditora Generalmente ,ceptadasME
-A- Keclaraciones sobre Normas de ,uditoraE 50As KNormas Internacionales de
,uditoraM
5A./ KNormas de ,uditora GubernamentalME 50s KNormas Internacionales de
!ontabilidadM
4A-7 KNormas de !ontabilidad *inancieraM relacionados con la obtencin de e$idencia >
preparacin de papeles de trabajo de auditora'
%EBRAFA
(' Attp:NNGGG'monografias'comNtrabajos(2NcondeauNcondeau'sAtmlV4,%/%
$. Bttp=CCatenea.unicauca.edu.coCDgcuellarCnormas.Btm
(. Bttp=CCEEE.cge.go#.#oC,ortal.1CuploadsC2ecproaud.pdf
). Bttp=CCEEE.monografias.comCtra#aFosCmaudisistCmaudisist(.sBtml