PROCESOS FINANCIEROS

3.1. METODOLOGIA

Para el desarrollo de la investigacin y la realizacin del estudio financiero, se
utilizaron tcnicas de observacin, entrevistas y cuestionarios; con los cuales se
obtuvo la informacin necesaria de las actividades y procesos, que desarrollan
los colaboradores de la institucin.

3.2. PROCESOS FINANCIEROS

Se entiende como, la serie de pasos necesarios para coordinar la marcha
financiera de la institucin, de conformidad con los lineamientos administrativos-
financieros y con fundamento en las leyes, reglamentos y procedimientos
establecidos en su mbito. Para desarrollar los objetivos, la Coordinacin
Departamental por medio del Plan Operativo Anual POA-, establece las
necesidades de la institucin y los recursos necesarios para realizar sus
actividades durante un periodo de un ao.

3.3. UNIDAD FINANCIERA

La unidad financiera es el rea que gestiona las operaciones relacionadas con
flujos monetarios, incluye bsicamente, la ejecucin presupuestaria, gestin del
fondo rotativo y diversas actividades relacionadas con la ejecucin del
presupuesto en el cumplimiento de los programas de alfabetizacin. Esta unidad
es la encargada de coordinar la actividad presupuestaria, consolidar y presentar
a la sede central la programacin financiera de la ejecucin del presupuesto.

3.3.1. FONDO ROTATIVO
2


El Fondo Rotativo es la disponibilidad de efectivo que el Ministerio de Finanzas
Pblicas autoriza a las Instituciones de Gobierno para su funcionamiento, con
rgimen y lmites establecidos por medio de Tesorera Nacional, quien entrega
los fondos necesarios con carcter de anticipo, autoriza la apertura y manejo de
cuentas corrientes para facilitar la administracin.
1


La institucin cuenta con un monto de Q.25,000.00 el cual fue autorizado por
CONALFA Central, el mismo se opera como fondo revolvente
2
de acuerdo a las
normas de ejecucin presupuestaria, destinado para cubrir nicamente gastos
urgentes de funcionamiento, de poca cuanta, y que por su naturaleza no
pueden esperar el trmite normal de la orden de pago por medio del
Comprobante nico de Registro (CUR), cuya suma se restablecer
peridicamente en su monto original en una cantidad equivalente al total de los
desembolsos efectuados.

3.3.2. Combustible

El Manual de Clasificaciones Presupuestaria para el Sector Pblico de
Guatemala, define a los combustibles y lubricantes como los gastos de compra
de petrleo crudo y parcialmente refinado; productos derivados del petrleo,
tales como gasolina, aceite disel y grasas lubricantes.
Para el rengln de combustibles y lubricantes, se tuvo asignado para el ao
2012 un monto de Q.44,110.00 y en el 2013 de Q.18,975.00, los cuales fueron

1
ACUERDO MINISTERIAL NUMERO 06-98, del Ministerio de Finanzas Publicas. Artculo 2.
2
Fondo Revoltente: Importe o monto que en las dependencias y entidades de la Administracin
Pblica Federal se destina a cubrir necesidades urgentes que no rebasen determinados niveles,
los cuales se regularizarn en periodos establecidos o acordados convencionalmente y que se
restituyen mediante la comprobacin respectiva. Dicho monto es definido y autorizado por la
Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.
3

distribuidos proporcionalmente por el Tcnico Financiero de la institucin en los
meses del ao presupuestado y de conformidad en lo establecido en el Plan
Operativo Anual.

Los gastos correspondientes a este rengln, son controlados por el Tcnico
Financiero, a travs de cupones de combustible por montos de Q.50.00 y
Q.100.00, valor que depende de la distancia y el vehculo a utilizar en la
comisin a realizarse. Existe un control por parte del Tcnico Financiero para el
manejo de remanentes de combustible, el cual cosiste en complementar por
medio de la asignacin de cupones, los montos faltantes necesarios para
realizar la nueva comisin. El registro por gasto de combustibles se realiza en un
libro auxiliar autorizado por la Contralora General de Cuentas, en el cual se
registra la fecha, el nmero de cupn, la persona que lo solicito, el monto
asignado y la firma del solicitante. Este libro es custodiado por el Tcnico
Financiero de la institucin.

3.3.3. Viticos

Es la prevencin, en especie o en dinero, de lo necesario para el sustento de
quien hace un viaje
3


En la actualidad la mayora de entidades reconoce cierta remuneracin adicional
a sus colaboradores, cuando estos efectan actividades fuera de la institucin y
guarden relacin con las funciones que desempean.


Asignacin de Viticos


3
Diccionario de la Real Academia Espaola. http://buscon.rae.es/drae/srv/search?val=vi%E1tico
4

En la Direccin Departamental esta funcin est a cargo del Tcnico Financiero,
las actividades que desarrolla para llevar a cabo dicha funcin se describen
acontinuacin:
Entregar los formularios de solicitud y liquidacin de viticos respectivos,
a la persona asignada para la comisin.
Recibir la papelera necesaria para liquidar los viticos (nombramiento,
vitico constancia, vitico liquidacin, informe de comisin).
Revisar la documentacin que se encuentre debidamente llenada y que
cumpla los requisitos establecidos.
Emitir el cheque para liquidar los viticos.
Ingresar la operacin en el Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN).

La debilidad detectada es que, no obstante exista un reglamento general que
deben observar todas las dependencias del estado para la asignacin de
viticos, no existe un reglamente especfico que se adecue a las necesidades de
la Coordinacin Departamental de Baja Verapaz. Cabe mencionar que toda
normativa relacionada con el tema de viticos debe tener armona con el
Acuerdo Gubernativo Nmero 397-98 del Presidente de la Repblica de
Guatemala Reglamento de Gastos de Viticos, ya que dicho reglamento es
general para todas las entidades del estado y un reglamento especfico debera
adecuar dichas normas a la idiosincrasia de la Coordinadora Departamental.





3.3.4. Almacn

5

Se define como el local, edificio o parte de este que sirve para depositar o
guardar gran cantidad de artculos, productos o mercancas para su posterior
venta o distribucin.
4


En CONALFA el rea de almacn se encuentra asignada una persona, la cual
se encarga del manejo correcto de los inventarios, esto es necesario para
garantizar un perfecto funcionamiento y control de los materiales y suministros;
es encargada de realizar las solicitudes de materiales y suministros a CONALFA
central, por medio de una proforma o requisicin de materiales. El encargado
tambin registra los ingresos y egresos de materiales y suministros del almacn,
llevando un registro de existencias por medio de tarjetas Kardex autorizadas por
la Contralora General de Cuentas; esto permite controlar las existencias y
mantener un inventario adecuado.

El manejo de las solicitudes de materiales por parte de los coordinadores
municipales, para ejecutar los programas de alfabetizacin, es por medio de una
proforma de transferencia de materiales la cual es firmada por el coordinador
municipal. Tiene a su cargo las tarjetas de control de mantenimiento y
reparaciones de los vehculos, ella es la encargada de registrar todo lo que se
eroga por dichas reparaciones y mantenimientos, para ello tiene a la vista la
papelera correspondiente como la factura de los servicios o repuestos para
dejar constancia de que el trabajo fue el que se realiz y de esta manera
constatar con una reparacin posterior para que no se dupliquen los
mantenimientos o reparaciones.

3.3.5. Compras


4
http://es.wikipedia.org/wiki/Almac%C3%A9n
6

Es un proceso en el que participan el solicitante que formula el requerimiento de
un bien tanto de patrimonio como un bien para el consumo en el proceso de su
actividad dentro de la institucin. Adems del servicio que solicita la compra,
participa la oficina de compras propiamente dicha, esta oficina de compras
recibe el requerimiento, selecciona el proveedor y registra las ofertas, luego
selecciona el proveedor y emite la orden de compra.
5


El proceso de compras el conjunto de operaciones coordinadas y ejecutadas
para la adquisicin de suministros, bienes y/o contrataciones de servicios que
demanden la Coordinacin Departamental, con la finalidad de contar con los
recursos necesarios para el cumplimiento de los compromisos que conlleva el
desarrollo del programa de alfabetizacin a nivel departamental.

La Coordinacin Departamental, no cuenta con un departamento de compras,
sin embargo las compras de bienes y servicios las realiza CONALFA central, las
cuales son agrupadas en distintos rubros, utilizando el manual de clasificaciones
presupuestarias para el sector pblico.
Las compras que realiza la Coordinacin Departamental, son aquellas que
sobrepasen Q 30,000.00 y no excedan de Q.900,000.00, las mismas son
realizadas por medio de cotizacin. El Tcnico Financiero realiza tres
cotizaciones a diferentes proveedores, posteriormente las traslada al
Coordinador Departamental quien elige la propuesta que cumple las
necesidades de costo y calidad; el coordinador autoriza la compra y el Tcnico
Financiero hace el desembolso correspondiente.


5
2014. Buenos Aires, Argentina. Consultado el 12/04/2014. Disponible en:
http://www.proyectoangel.net/ManualAngel/WebHelp/concepto_de_compras.htm
7

3.4. ANLISIS DE LA EJECUCIN PRESUPUESTARIA, EJERCICIO FISCAL
2012 Y 2013

El anlisis presupuestario es el examen y explicacin de los principales
componentes de los ingresos y gastos de la entidad, y su respectivo impacto en
las actividades econmicas y sociales expresadas en el presupuesto.

La ejecucin presupuestaria consiste en realizar todas las actividades u obras
contempladas en el presupuesto para ejecutarlos como se ha planeado por
medio del -POA- y as lograr los objetivos proyectados y alcanzar las metas
propuestas.

3.4.1. Ejecucin presupuestaria 2012 y 2013

La ejecucin presupuestaria del ao 2012 se encuentra integrada por cinco
renglones y para el ao 2013 han desaparecido el rengln 002, Servicios
Administrativos y Financieros; y rengln 004, Alfabetizacin Yo Si puedo. Al
desaparecer dichos renglones el presupuesto del ao 2013 distribuy dentro de
los tres renglones que quedaron, lo presupuestado en el ao 2012.

En lo que respecta al rengln 003, alfabetizacin espaol, para el ao 2013 se
increment lo presupuestado en Q1,120,869.00, equivalente a un 31.69% en
comparacin al ao 2012. En la educacin Bilinge hubo una disminucin de
Q73,644.00 en el ao 2013, equivalente al 5.86%; y para la inversin fsica hubo
un recorte de Q289,994.00 correspondiente a un 98.11% para el ao 2013, en
relacin a lo presupuestado para el ao 2012.

8


3.4.2. Ejecucin presupuestaria en relacin al presupuesto inicial.

El presupuesto inicial (PI) asignado para el ao 2013 tiene una variacin en
comparacin al ao 2012 es de Q46,036.00 equivalente al 78%, esto quiere
decir que para el ao 2013 se asign un presupuesto menor en relacin al del
ao 2012. Sin embargo loplanificado en los dos aos es similar considerando
que esta variacin es inferior al 1%.

La variacin en lo que respecta al monto no ejecutado es de Q.527,232.30 que
corresponde al 28.12%. Para el ao 2012 no se ejecut del total del presupuesto
asignado el 31.81%, y para el ao 2013 el 23.05% del total del presupuesto
asignado.

3.4.3. Ejecucin presupuestaria por tipo de gasto

Anualmente se realiza la ejecucin presupuestaria por tipo de gasto de acuerdo
a lo establecido en el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector
Pblico de Guatemala. Con esta clasificacin el destino del gasto se agrupa en
los diferentes programas, subprogramas, proyectos, actividades y obras que
ejecuta -CONALFA- Baja Verapaz.

Segn se estableci cuando se presenta la ejecucin por tipo de gasto, stos se
ordenan en grupos (1 decimal) y subgrupos (2 decimales), especficamente, en
el caso de CONALFA se tienen identificados 5 grupos para el ao 2012 y 4
grupos para el ao 2013 como se puede observar en los cuadros 11 y 12,
Ejecucin Presupuestaria por Tipo de Gasto 2012 y 2013.
9

Ejecucion presupuestaria por el tipo de gasto 2012

El presupuesto total asignado no tuvo una variacin significativa del ao 2012 al
2013, ya que aunque hubo una disminucin de Q.46,036.00, este monto no
supera el 1% de variacin entre los dos aos.

En el ao 2012 se tenan cinco grupos de gastos principales, sin embargo la
estructura para el ao 2013 fue modificada, ya que el grupo de Transferencia
Corrientes no figura en dicho ao, el cual tena asignado un monto
considerable.

Citando siempre el ao 2013, se form un nuevo subgrupo denominado
Personal por Jornal y a Destajo, por lo que en esencia se hizo un cambio en la
estructura para que se reflejarn de mejor forma los gastos, ya que al considerar
valores absolutos aument en Q.96,000.00 aproximadamente. Tambin es
oportuno resaltar que el subgrupo de productos metlicos fue eliminado en el
ao 2013, su asignacin era de Q.500.00.

El grupo de gastos de Servicios Personales, es donde se registran los gastos
concernientes a las remuneraciones de personal. Se subdivide en cuatro
subgrupos, los ms importantes son: Personal Temporal y Personal por Jornal y
a Destajo (este ltimo integrado en el presupuesto del ao 2013). La asignacin
presupuestaria para el personal temporal tuvo un aumento del 4% del ao 2012
al 2013, lo cual muestra que permaneci la tendencia en lo relativo a los sueldos
en general, ya que los restantes subgrupos Aportes Patronales y Otras
Prestaciones no tuvieron una variacin significativa en la asignacin del
presupuesto.

10

Los servicios no personales son el segundo grupo de gastos que conforman el
presupuesto, aqu se incluyen todos los gastos relacionados con los servicios
que son necesarios para realizar el proceso de alfabetizacin. Es importante
hacer nfasis en el subgrupo de divulgacin, impresin y encuadernacin ya que
ste se redujo en aproximadamente un 10% con relacin al ao 2012, lo que
puede ocasionar que no se alcance un grado de difusin adecuado hacia la
poblacin y respecto al conocimiento de los programas que se imparten en esta
institucin.

En lo que respecta a viticos, transporte y almacenaje se ha reducido la
asignacin presupuestaria, y se debe centrar la atencin en otros servicios no
personales, ya que aument de forma significativa. Los gastos por
mantenimiento y reparacin tambin aumentaron en la asignacin
presupuestaria. Para el ao 2013 se presupuestaron Q.72,000.00, para servicios
tcnicos y profesionales, que son para mejorar el rea tcnica de la institucin.

Los materiales y suministros, son los gastos necesarios para la elaboracin de
material didctico, tiles y materiales, y stos a su vez son los utilizados para
impartir los cursos de alfabetizacin en las diferentes etapas.

La propiedad, planta y equipo integran el ltimo grupo de gastos, el cual
disminuy en Q.289,995.00, y se presupuest para el ao 2013 nicamente
Q.5,580.00, lo cual supone que los activos fijos con los que cuentan estn en
buenas condiciones de uso, y no se harn adquisiciones significativas. En
relacin con el presupuesto ejecutado, al hacer un anlisis comparativo, se
estableci que los servicios personales aumentaron, es decir, se pag ms en
concepto de sueldos y las remuneraciones relativas al proceso de alfabetizacin,
lo cual indica que mantuvo el mismo nivel de trabajo para alcanzar el objetivo de
reducir el analfabetismo.
11

Ejecucin presupuestaria por tipo de gasto 2013

Es importante mencionar que en el subgrupo de gastos de divulgacin,
impresin y encuadernacin, el monto ejecutado en el ao 2013 fue de
Q.10,398.40 que representa el 4.45% del total asignado para este ao. Es
evidente que se le ha dado ms prioridad a gastos de personal que a otros
gastos que son fundamentales para poder combatir el analfabetismo en Baja
Verapaz.

Los gastos de viticos se ejecutaron en su mayor parte (77.10%). Los
arrendamientos por ser una erogacin fija fue la misma en los dos aos (2012 y
2013). Se presupuestaron gastos de transporte, almacenaje, textiles, vestuarios
y servicios tcnicos y profesionales, que no fueron utilizados y no se logr
establecer la causa de no usar estos fondos.

Los productos de papel, cartn e impresos, tuvieron un aumento del 77%, por
tanto, el material didctico para las diferentes etapas fue suficiente para cubrir
con las personas participantes, pero aun as no se ejecut ni el 50% del total
asignado para cubrir este subgrupo de gastos. En general los materiales y
suministros, no se ejecutaron a un nivel esperado.

La variacin entre los fondos asignados y los ejecutados han sido en promedio
el 27%, lo cual en cifras para el ao 2013 fueron Q.1,347,593.39 monto
considerable, el cual se puede utilizar para beneficio del proceso de
alfabetizacin.



12

3.4.4. Ejecucin presupuestaria por fuente de financiamiento.

Fuente de Financiamiento: Se refiere al origen de los recursos (o ingresos) con
los cuales se espera cubrir el pago de los bienes y servicios necesarios para
desarrollar los programas y proyectos contenidos Presupuesto General de
Ingresos y Egresos del Estado correspondiente a un perodo anual.
Existen varias fuentes de financiamiento y las mismas se encuentran
mencionadas (o clasificadas) en el Manual de Clasificaciones Presupuestarias
para el Sector Pblico de Guatemala.

Ejecucin presupuestaria por fuente de financiamiento 2012 y 2013

Los ingresos corrientes segn el presupuesto asignado para el ao 2012 es
mayor en Q.170,809.00, correspondiente a un 5.54% en relacin al ao 2013 y
lo ejecutado segn los ingresos corrientes para el ao 2013 se redujo en
Q.299,631.39, equivalente a un 14.55% segn comparacin con el ao 2012.

En lo que corresponde a la disminucin de caja y bancos de recursos del tesoro
el presupuesto asignado para el ao 2013 es Q.185,926.00, correspondiente a
un 44.98% mayor a lo que fue en el ao 2012, y lo ejecutado fue por
Q.685,353.55, equivalente a un 71.66% mayor del ao 2013 en comparacin al
ao 2012. Cabe destacar que el presupuesto asignado segn esta fuente de
financiamiento es menor a lo ejecutado para ambos aos, en detalle para el ao
2012 se ejecut un 137.63% ms del presupuesto asignado, y para el ao 2013
se ejecut un 209.29% ms del presupuesto asignado.

Para otros recursos del tesoro con afectacin especfica la variacin es la
siguiente: lo presupuestado asignado para el ao 2013 sufri una disminucin de
Q.61,173.00, correspondiente a un 2.55% en comparacin al ao 2012, y lo
13

presupuestado-ejecutado para el ao 2013 fue mayor en Q.95,414.14,
correspondiente a 6.86% en relacin a lo ejecutado en el ao 2012.

En este anlisis se refleja como la Coordinacin Departamental, planifica en su
Plan Operativo Anual, de acuerdo a las fuentes de financiamiento, sin embargo
en el transcurso del ejercicio fiscal se realizan ajustes al presupuesto que se
relacionan con las fuentes de donde provienen los recursos, ejemplo de eso es
que la fuente 12 Disminucin de caja y bancos del recurso del tesoro tiene una
asignacin baja pero a medida que transcurre el ejercicio, los recursos
provenientes de esa fuente son mayores hasta en un 109% de lo presupuestado
inicialmente.

3.4.5. Evaluacin comparativa de la ejecucin presupuestaria 2012 y 2013

Ejecucin presupuestaria en relacin al presupuesto inicial 2012 y 2013

El presupuesto Inicial Asignado para el ao 2013 tuvo un disminucin de
Q.46,036.00, correspondientes al 78% (menos del 1%) en relacin al ao 2012.
El presupuesto Ejecutado-Devengado para el ao 2013 fue mayor en
Q.481,136.30, equivalente al 11.97% en relacin a lo ejecutado para el ao
2012.

La variacin de lo no ejecutado para el ao 2013 fue menor en un Q.527,172.30,
que equivalen al 28.12% en relacin al ao 2012 debido a que se ejecut un
porcentaje mayor en el ao 2013.


14

3.4.6. ndice de ejecucin presupuestaria

Ejecucin presupuestaria en relacin al presupuesto vigente 2012 y 2013

El ndice de ejecucin presupuestario es el indicador que mide el nivel de
ejecucin de los recursos presupuestales de la entidad, en funcin del total
asignado en un perodo vigente, con corte a un perodo determinado; el
resultado se expresa en porcentaje, el cual indica el nivel de ejecucin de los
recursos presupuestales de la Coordinacin Departamental asignado en un
perodo. En el ao 2012 el ndice fue de 67.79% y en el 2013 aument a
82.68%, diferencia equivalente al monto de Q.485,685.00.

El presupuesto ejecutado devengado segn la cuadro anterior es Q.481,136.30,
correspondiente al 11.97% mayor para el ao 2013 en relacin al ao 2012, y lo
vigente fue en un 8.19% menor para el ao 2013 porque se ejecut ms en ese
ao que en el anterior.