MANUAL CURSO EXCEL

Alex Smith Leay

OCTUBRE 2012



UNIDAD MICROSOFT EXCEL
Microsoft Excel
Para ejecutar Microsoft Excel se pulsa el botn Inicio lue!o la opcin Pro!ra"as # Microsoft
Office# Microsoft Office Excel o Inicio # Ejecutar# escribi"os Excel






Excel tiene co"patibili$a$ con las $e"%s aplicaciones $e Office lo cual ser% $e !ran au$a
saber pre&ia"ente una $e estas aplicaciones co"o 'or$( Po)erPoint( etc*
To$as estas aplicaciones co"parten unas caracter+sticas ,nicas* -os arc.i&os $e Microsoft
Excel se $efinen co"o libros( $entro $e los cuales .a .ojas $e c%lculo( estas .ojas se
co"ponen $e cel$as*



-as filas colu"nas $e ca$a .oja tienen una no"enclatura para /ue ca$a cel$a se pue$a
i$entificar con coor$ena$as( las filas se i$entifican con n,"eros $el 1 .asta la 1*001*234
las colu"nas se i$entifican con letras $es$e la 5 .asta la 678*




Entonces la i$entificacin $e una cel$a ser+a 9colu"na( fila:( por eje"plo la cel$a B2
correspon$e a la colu"na B a la fila 2* Ca$a cel$a tiene sus propie$a$es( /ue se pue$en
ca"biar in$i&i$ual"ente $e acuer$o a nuestras necesi$a$es*
; Celdas :
; Copiar ua celda: es $uplicar su conteni$o for"ato a otra cel$a( <a "uc.as for"as
para copiar una cel$a o &arias= se explicar% la for"a "%s sencilla=






En la fic.a $e Inicio se .ace clic en Copiar* >e $a clic en la cel$a $e $estino( es $ecir a
$on$e se &a a copiar el conteni$o* En la fic.a $e Inicio se .ace clic en Pe!ar*
! Mo"er ua o "arias celdas: es cortar su conteni$o for"ato colocarlo en otra9s: cel$a9s:
respecti&a"ente* >e selecciona la9s: cel$a9s: /ue &a"os a "o&er* >elecciona"os cortar
apreta"os enter*







! For#ato: El for"ato $e las cel$as es la confi!uracin /ue ?sta ten$r%( co"o tipo $e fuente(
colores( bor$es( tipo $e $atos( etc* Para acce$er a este cua$ro $e 7or"ato $e Cel$as
.ace"os clic $erec.o en la9s: cel$a9s: /ue se /uiera ca"biar el for"ato $espu?s en el
"en, /ue aparece se pulsa la opcin 7or"ato $e Cel$as*













a$ N%#ero: Per"ite $arle una cate!or+a a la cel$a( se!,n el tipo $e $atos /ue &alla a
contener la cel$a( se pue$e seleccionar un tipo $e confi!uracin a$ecua$o* Por eje"plo( si lo
/ue se /uiere !uar$ar es una fec.a( entonces se selecciona 7ec.a en el cua$ro $e
Cate!or+a $espu?s en el cua$ro Tipo se selecciona el for"ato /ue "%s con&en!a*
&$ Alieaci': 5/u+ se pue$e "anipular la posicin $e los $atos en la cel$a* Este cua$ro se
$i&i$e en tres @onas=






! Filas ( Colu#as= -as filas son a/uellos !rupos $e cel$as .ori@ontales /ue est%n
i$entifica$as con un n,"ero( colu"nas son las /ue est%n &ertical"ente a!rupa$as se
representan por "e$io $e letras*
a$ Copiar: Pri"ero se selecciona la fila o colu"na /ue se /uiere copiar* Para seleccionar
una fila se $ebe $e .acer clic en la parte $on$e se "uestra el n,"ero $e $ic.a fila( si lo /ue
se /uieres es copiar una colu"na( se .ace clic en la parte $on$e se "uestra la letra*







&$ Mo"er: Para "o&er se $ebe $e seleccionar las filas o colu"nas co"o se explic
anterior"ente en Copiar( lue!o .ace"os clic sosteni$o en el bor$e "o&e"os el cursor
.asta la fila o colu"na a $on$e se /uiere poner el conteni$o( si en $ic.a fila o colu"na .a
otro conteni$o( aparecer% una &entana pre!untan$o /ue si /uere"os ree"pla@ar el
conteni$o( a /ue el Excel eli"ina to$o el conteni$o $e la fila o colu"na para poner el nue&o
conteni$o*



c$ Isertar: Ta"bi?n se pue$e insertar filas o colu"nas( /ue pue$en ser sin conteni$o o con
conteni$o( para insertar una fila o colu"na con conteni$o( pri"ero $ebe"os copiar $ic.a fila
o colu"na /ue contiene el conteni$o lue!o selecciona"os la fila o colu"na se!,n
correspon$a pulsa"os botn $e $erec.o ele!i"os insertar*






d$ Eli#iar: Para eli"inar una fila o colu"na basta con seleccionarla pulsar botn $erec.o
A Eli"inar* Pero .a /ue tener cui$a$o por/ue si lo ,nico /ue se /uiere eli"inar es el
conteni$o( no .ace falta eli"inar la fila o colu"na( solo se selecciona se opri"e la tecla
>upri"ir*






e$ Ocultar: 5 &eces es necesario no "ostrar al!unas filas o colu"nas a sea por/ue .a
$atos /ue no se $eben $e "o$ificar ni $e &er( pero /ue son utili@a$os por for"ulas o
si"ple"ente no son ,tiles en ese "o"ento* Entonces po$e"os ocultarlas $e la si!uiente
"anera= >e selecciona la9s: fila9s: o colu"na9s: lue!o sobre el %rea selecciona$a se pulsa
el botn $erec.o $el ratn selecciona"os la opcin Ocultar*






f$ Mostrar: Por eje"plo si tene"os oculta la fila 0( $ebe"os seleccionar las filas B 2( lue!o
se pulsa el botn $erec.o $el ratn sobre el %rea selecciona$a se .ace clic en Mostrar* -a
fila 0 $eber+a $e aparecer $e nue&o entre las filas B 2*






! )o*as: -as .ojas $e c%lculo $e Microsoft Excel son bastante !ran$es( Por $efecto solo .a
B .ojas cuan$o se crea un libro( pero se pue$en insertar otras nue&as( eli"inar ca"biar el
no"bre $e $ic.as .ojas* >e pue$e ca"biar el n,"ero $e .ojas en los libros nue&o en= Botn
$e Office A Opciones $e Excel A M%s frecuentes lue!o se ca"bia el &alor /ue .a en
CIncluir este nu"ero $e .ojasD*






a$ Isertar: >i se necesitara una <oja $e c%lculo nue&a solo se tiene /ue ir a Icono A Insertar
<oja*



&$ Eli#iar: Para eli"inar una <oja solo se tiene /ue .acer clic $erec.o en el no"bre $e
$ic.a <oja pulsar la opcin Eli"inar*
c$ Ca#&iar o#&re: El no"bre $e la <oja $e c%lculo se pue$e ca"biar por uno "%s
si!nificati&o( slo se $ebe $e .acer $oble clic sobre el no"bre $e esta "anera per"itir%
e$itarse( cuan$o se ter"ine si"ple"ente se pulsa la tecla Enter*



d$ Mo"er: Para "o&er una <oja( basta con .acer un clic sosteni$o sobre el no"bre $e la
.oja $espla@arse .asta el lu!ar $esea$o*



e$ +rote,er: >i!nifica /ue se pue$e blo/uear la <oja $e c%lculo para /ue no se pue$an
.acer ca"bios en las cel$as* Esta opcin solo ten$r% efecto en las cel$as /ue est?n
blo/uea$as( por $efecto to$as las cel$as $e la .oja lo est%n* >i se $esea $esblo/uear al!una
cel$a basta con .acer clic $erec.o sobre ella( lue!o seleccionar la opcin 7or"ato $e cel$as(
abrir el aparta$o Prote!er $esacti&ar la casilla con el no"bre Blo/uea$a*






8espu?s cuan$o a se ten!a las cel$as correcta"ente blo/uea$as( se pue$e proce$er a
prote!er la .oja $e la si!uiente for"a= <acer clic en Re&isar A Prote!er <oja( en la &entana
/ue &e"os a continuacin $ebe"os in$icar /ue se &a a prote!er en la .oja*









Contenido= I"pi$e /ue se .a!an ca"bios en las cel$as $e la .oja $e c%lculo en los
ele"entos $e los !r%ficos*
Objetos= I"pi$en /ue otros usuario eli"inen( "ue&an( "o$ifi/ue o ca"bien el ta"aEo $e los
objetos !r%ficos $e una .oja $e c%lculo o $e un !r%fico*
Escenario= I"pi$e /ue se .a!an ca"bios en las $efiniciones $e los escenarios $e una .oja
$e c%lculo* Opcional"ente po$e"os poner una contraseEa para /ue nos la pi$a en el



"o"ento /ue /uera"os $esprote!er la .oja $e c%lculo* 7inal"ente pulsa"os la opcin
5ceptar*
;Li&ros: -os libros $e Microsoft Excel son los arc.i&os /ue se crean con extensin *xls( as+
co"o los arc.i&os $e 'or$ se les lla"a $ocu"ento o a los $e Po)erPoint se les lla"a
Presentacin( en Excel se lla"an libros( los cuales se co"ponen $e &arias .ojas $e c%lculo*
a$ Crear: Para crea un nue&o libro se pulsa en Botn $e Office A Fue&o* En la &entana /ue
aparece se pue$e especificar /ue tipo $e libro /ue se re/uiere* Para crear un libro li"pio( se



$ebe seleccionar -ibro( pero ta"bi?n .a otros tipos $e libros pre$efini$os en el aparta$o
>oluciones $e .oja $e c%lculo*






&$ -uardar: Para !uar$ar un libro solo $ebe"os seleccionar Botn $e Office A Guar$ar( en
la &entana /ue nos aparece( $ebe"os especificar en /ue carpeta /uere"os !uar$arlo
a$e"%s ponerle un no"bre al libro( lue!o pulsar el botn Guar$ar*
c$ A&rir: un libro a existente es "u sencillo( solo $ebe"os .acer clic en Botn $e Office $e
la &entana $e Microsoft Excel lue!o pulsar la opcin 5brir( en la &entana /ue nos aparece
.a /ue especificar $on$e est% el libro por ,lti"o pulsar sobre el botn 5brir*



d$ +rote,er u li&ro: resulta "u ,til cuan$o /uere"os ase!urarnos /ue la estructura o la
&entana en /ue se &e el libro no ca"bie( es $ecir /ue no se pue$an eli"inar .ojas u ocultar
el libro* Para lo!rar esto solo $ebe"os pulsar Re&isar A Prote!er libro( en la &entana /ue se
&e a continuacin selecciona"os las opciones /ue "%s con&en!a= Estructura= Prote!e la
estructura $e un libro para /ue no se pue$a borrar( "o&er( ocultar( "ostrar o ca"biar el
no"bre $e las .ojas ni insertar .ojas nue&as* Hentana= Prote!e las &entanas $e un libro para
/ue no se pue$as "o&er( ca"biar $e ta"aEo( ocultar( "ostrar o cerrar* Por ,lti"o po$e"os
poner una contraseEa para /ue nos la pi$a en el "o"ento $e $esprote!er el libro en un
futuro( pulsa"os el botn 5ceptar*






! Fucioes ./sicas = 8a$a la !ran canti$a$ $e funciones /ue tiene Microsoft Excel( slo se
explicar%n las "%s b%sicas e i"prescin$ibles*
a: Fuci' su#a: Esta es una $e las funciones "%s f%ciles $e usar e i"portantes a pesar
$e su si"plici$a$( la "anera $e .acer ?sta funcin se pue$e aplicar a la resta( "ultiplicacin(
$i&isin "uc.as otras "%s*
Pri"ero seleccionar la cel$a en la /ue /uere"os /ue se "uestre el resulta$o( lue!o abri"os
fr"ulas ;A 7uncin* En el cua$ro $e Cate!or+a selecciona"os Mate"%ticas lue!o en el



cua$ro $e la $erec.a busca"os la funcin >u"a( .ec.o esto nos aparecer% otra &entana
pi$i?n$onos los $atos necesarios para co"pletar la operacin=












; Fuci' SI: Ista es una funcin l!ica( $e&uel&e un &alor $eter"ina$o si la con$icin /ue
se pone es &er$a$era o $e&uel&e otro &alor si la con$icin es falsa* -a estructura $e los
par%"etros es $iferente al $e la funcin >u"a( para e"pe@ar ejecute"os fr"ula ;A Insertar
7uncin( en el cua$ro $e Cate!or+a selecciona"os -!icas en el cua$ro $e la $erec.a
selecciona"os la funcin >I( aparecer% una*






En la pri"er cel$a se $ebe poner la con$icin /ue se /uiera( co"poni?n$ose $e "+ni"o $os
&alores lo cuales se co"paran "e$iante si!nos $e i!ualacin( "aor /ue( "enor /ue( etc*
Para e"pe@ar se .ar% una con$icin $e solo $os &alores* -os &alores pue$en ser
expl+cita"ente n,"eros o texto( pero ta"bi?n pue$en ser cel$as o el resulta$o $e otra
funcin*






FUNCIN FUNCIN EN EXCEL
Maysculas = MAYUSC(texto)
Minsculas = MINUSC(texto)
Nombre Propio = NOMPOPIO(texto)
!ar"o = !A#O(texto)
$spacios = $SPACIOS(texto)
I%&uier'a = I()UI$*A(texto+,num-caracteres.)
*erec/a = *$$C0A(texto+,num-caracteres.)
epetir = $P$1I(texto-nm-'e-2eces)
C3'i"o = CO*I#O(texto)
4ila = 4I!A(re5)



4ilas = 4I!AS(matri%)
Columna = CO!UMNA(re5)
Columnas = CO!UMNAS(matri%)
4ec/a = 0OY()
4ec/a y 0ora = A0OA()
0ora = 0OA(nm-'e-serie)
Minuto = MINU1O(nm-'e-serie)
Se"un'o = S$#UN*O(nm-'e-serie)
A6o = A7O(nm-'e-serie)
Mes = M$S(nm-'e-serie)
*8a = *IA(nm-'e-serie)



Nmero pi = PI()
a8% = AI((nmero)
Nmero Absoluto = A9S(nmero)
Si"no = SI#NO(nmero)
$ntero = $N1$O(nmero)
Contar Nmeros = CON1A(re5:+(re5;)+<<)
Contar 1exto = CON1AA(2alor:+(2alror;)<<)
e'on'ear = $*ON*$A(nmero+nm-'ecimales)
e'on'ear Par = $*ON*$A=PA(nmero)
e'on'ear Impar = $*ON*$A=IMPA(nmero)
Sumar = SUMA(nmero+nmero;+<<==)



Prome'io = POM$*IO(nmero+nmero;+<<==)
Me'iana = M$*IANA(nmero+nmero;+<<==)
Mo'a = MO*A(nmero+nmero;+<<==)
*es2iaci3n
$st>n'ar = *$S?$S1(nmero+nmero;+<<==)
?arian%a = ?A(nmero:+(nmero;)<<<)
M>ximo = MA@(nmero+nmero;+<<==)
M8nimo = MIN(nmero+nmero;+<<==)
?arian%a = ?A(nmero+nmero;+<<==)
Si = SI(prueba-l3"ica+(2alor-si-2er'a'ero+2alor-si-5also))
Sumar=Si = SUMA=SI(ran"o+criterio+(ran"o-suma))



Contar=Si = CON1A=SI(ran"o+criterio)

ORDENAR DATOS



Microsoft Excel ta"bi?n per"ite or$enar alfab?tica"ente un conjunto $e $atos Para or$enar
una colu"na basta con seleccionarla pulsar en 8atos A Or$enar* >i este "?to$o se utili@a
en la colu"na I8 $el cliente( por eje"plo( se estar% co"etien$o un error por/ue solo se
estar% or$enan$o $ic.a colu"na los $atos $e las $e"%s colu"nas no se or$enar%n con
respecto al I8 $el cliente* Entonces para or$enar to$a la lista $e for"a correcta se $ebe
seleccionar to$as las cel$as e"pe@an$o $es$e el I8 $el cliente para /ue la lista /ue$e
or$ena$a con respecto a ?ste ca"po( es $ecir( .acer clic sosteni$o en to$o el ran!o $e los



$atos( para $espu?s pulsar en el "en, 8atos A Or$enar* >e &er% /ue el I8 $el cliente estar%
or$ena$o con los $atos /ue le correspon$en*






.USCAR 0 REEM+LA1AR
Buscar 5 &eces pue$e ser $e !ran utili$a$ buscar un $ato $e for"a auto"%tica $ebi$o al
!ran ta"aEo /ue pu$iesen tener las .ojas $e c%lculo a la !ran canti$a$ $e $atos /ue



pue$e contener* Para buscar un $atos en la .oja $e c%lculo pri"ero /ue to$o se $ebe abrir
$ic.a .oja pulsar en Inicio A Buscar*












En la cel$a buscar se intro$uce la infor"acin /ue se $esea buscar* 5/u+ po$e"os utili@ar
co"o$ines( por eje"plo el si!no $e interro!acin 9J: sir&e para ree"pla@ar un car%cter el
9K: para ree"pla@ar una ca$ena $e caracteres* Por eje"plo( casa encuentra DcasaD( DcajaD(
etc* Keste encuentra Dsu$esteD( noresteD*






REEM+LA1AR
>ir&e para ree"pla@ar la infor"acin( por eje"plo se pue$e .acer /ue to$as las cel$as /ue
ten!an el n,"ero 2 se ree"placen por un 10* Esta operacin es si"ilar a buscar( con la



,nica $iferencia /ue .a /ue in$icar el nue&o &alor( solo tene"os /ue presionar el botn
Ree"pla@ar $e la &entana Buscar( aparecer% una &entana*






En la pri"er cel$a se intro$uce el &alor /ue se &a a ree"pla@ar en la se!un$a cel$a el
nue&o &alor* -ue!o se presiona el botn Ree"pla@ar para ree"pla@ar el pri"er &alor /ue
coinci$a con la b,s/ue$a o Ree"pla@ar to$as para ree"pla@ar to$as las coinci$encias $e la
.oja*
-R2FICOS



En Excel( se pue$e crear !r%ficos a partir $e $atos pre&ia"ente selecciona$os en una .oja
$e c%lculo* >e pue$e incrustar un !r%fico en una .oja $e c%lculo( o crear el !r%fico en una
.oja especial para !r%ficos* En ca$a caso el !r%fico /ue$a &incula$o a los $atos a partir $e
los /ue fue crea$o( por lo /ue si en al!,n "o"ento los $atos ca"bian( el !r%fico se
actuali@ar% en for"a auto"%tica* -os !r%ficos $e Excel contienen "uc.os objetos= T+tulo(
eti/uetas en los ejes( etc?teraL /ue pue$en ser selecciona$os "o$ifica$os in$i&i$ual"ente*



Gr%fico bi$i"ensional x; Gr%fico en for"a $e torta



En el eje"plo si!uiente aparecen $atos $e precipitaciones te"peraturas "ensuales* 5 los
$atos /ue for"an una serie $e $atos se les lla"a puntos $e $atos*



; -r/fico &/sico: Crear un !r%fico en Excel es un proce$i"iento sencillo r%pi$o* En pri"er
lu!ar se selecciona los $atos /ue se /uieren representar en el !r%fico lue!o se pulsa la
tecla 711*






Tras un instante( Excel te "uestra una .oja nue&a /ue contiene un !r%fico $e colu"nas( el
cual representa los $atos /ue se .an selecciona$o en la .oja* 5 este !r%fico auto"%tico /ue
crea Excel con slo pulsar una tecla se le $eno"ina !r%fico b%sico*
; O&*etos de u ,r/fico: -os !r%ficos est%n co"puestos $e $i&ersas partes( las cuales se
pue$en "o$ificar a !usto a partir $el !r%fico b%sico /ue crea Excel* Por tanto( para po$er
"anipular !r%ficos es i"prescin$ible conocer cu%les son esas partes* -as partes $e un
!r%fico son=



a: El !r%fico en s+ es la representacin &isual $e los $atos $e la .oja $e c%lculo*
5$e"%s( .a $istintos tipos $e !r%ficos*
b: El t+tulo $el !r%fico es un texto /ue lo encabe@a*
c: Una "arca $e $atos es el objeto /ue se utili@a para representar los $atos* Por Eje"plo( en
un !r%fico $e colu"nas( las "arcas $e $atos son las colu"nasL es $ecir( .a una colu"na
por ca$a n,"ero representa$o*



$: -as l+neas $e $i&isin son unas l+neas .ori@ontales #o &erticales /ue aparecen al fon$o
$el !r%fico /ue sir&en para apreciar con "%s facili$a$ los &alores /ue alcan@an las "arcas
$e $atos*
e: El texto pue$e ser cual/uier palabra o frase /ue apare@ca en el !r%fico* El texto asi!na$o
est% uni$o a un objeto $el !r%fico( "ientras /ue el texto no asi!na$o es libre*
f: -a leen$a es un cua$ro en el /ue se i$entifican las "arcas $e $atos 9.abitual"ente(
"e$iante colores:*



!: -os ejes son unas l+neas perpen$iculares /ue "arcan la referencia para el !r%fico*
For"al"ente .a $os ejes 9en los !r%ficos tri$i"ensionales .a tres:= el eje $e abscisas( eje
x o eje $e cate!or+as( el eje $e or$ena$as( eje o eje $e &alores* En el eje $e abscisas se
representan las $istintas cate!or+as $e los $atos* En el eje $e or$ena$as se representan los
&alores $e los $atos*
.: -as "arcas $e !ra$uacin aparecen en los ejes sir&en para $eter"inar el &alor $el eje
en ca$a punto $el "is"o*
i: El %rea $e tra@a$o es la @ona $el !r%fico $on$e aparecen las "arcas $e $atos los ejes*



j: -as series $e $atos son los conjuntos $e $atos /ue se representan en un !r%fico*
; Selecci' de ra,o: El pri"er paso para crear un !r%fico consiste en seleccionar los $atos
/ue se /uieren representar* 5$e"%s( no slo .a /ue seleccionar $atos nu"?ricos sino
ta"bi?n texto( a /ue Excel sabe c"o poner ese texto en el !r%fico* Excel consi$era /ue
$eter"ina$os $atos $el ran!o /ue se seleccione &an a representar $eter"ina$os rtulos en
el !r%fico* 8e esto se pue$e $e$ucir /ue la for"a resultante $el !r%fico $epen$er% "uc.o $e



c"o se seleccionen los $atos* Para /ue Excel "uestre los $atos tal co"o se $esee( se
$ebe seleccionar el ran!o tenien$o en cuenta lo si!uiente=
-as cel$as $e la colu"na /ue est? a la i@/uier$a $e los $atos /ue selecciones $eber%n
contener texto* Esas cel$as se con&ertir%n en los rtulos $el eje $e cate!or+as*
-as cel$as $e la fila superior $el ran!o /ue selecciones ta"bi?n $eber%n contener texto*
Esas cel$as se con&ertir%n en los rtulos $e las series $e $atos en la leen$a $el !r%fico*
El resto $e la seleccin $eber%n ser los $atos nu"?ricos*



; Crear u se,udo ,r/fico: >e pue$en crear tantos !r%ficos c"o se $ispon!a( a partir $e
una sola .oja $e c%lculo* Para ello slo se tienen /ue seleccionar los nue&os $atos 9o los
"is"os /ue antes: /ue se /uieran representar &ol&er a pulsar 7 11* Excel colocar% ca$a
!r%fico /ue se cree en una .oja $e !r%ficos in$epen$iente* FOT5= E&i$ente"ente( si no
aco"o$a al!,n !r%fico se pue$e eli"inar= selecciona la .oja en la /ue est? 9.acien$o clic en
su pestaEa: ejecuta el co"an$o E$icin( Eli"inar .ojaL en cuanto se confir"e el borra$o(
Excel eli"inar% la .oja /ue contiene el !r%fico*



; Relaci' etre los datos ( el ,r/fico: Cuan$o se crea un !r%fico( Excel &incula
auto"%tica"ente los $atos $e la .oja $e c%lculo el !r%fico /ue se .a crea$o* Esto si!nifica
/ue si se ca"bian los $atos en la .oja $e c%lculo 9a sea &alores o rtulos:( esos ca"bios se
reflejar%n auto"%tica"ente en el !r%fico= este ta"bi?n ca"biar%*
; Icrustar u ,r/fico: <asta a.ora se .a trabaja$o con !r%ficos /ue aparec+an en .ojas $e
c%lculo in$epen$ientes* Pero pue$e ocurrir /ue en $eter"ina$as ocasiones se re/uiera /ue



el !r%fico apare@ca en la "is"a .oja $e c%lculo en la /ue est?n los $atos /ue lo ori!inaron*
Excel per"ite /ue los !r%ficos apare@can no solo en las .ojas $e !r%ficos( sino ta"bi?n en
las .ojas $e c%lculo( para lo cual es necesario incrustarlos*
Por tanto( Incrustar un !r%fico no es "%s /ue crear un !r%fico en la propia .oja $e c%lculo( en
lu!ar $e .acerlo en una .oja $e !r%ficos in$epen$iente* Para crear un !r%fico incrusta$o
$ebes pasar a la .oja $e c%lculo /ue conten!a los $atos /ue se /uieren representar en el*






IM+RIMIR



En Excel -a i"presin $e tablas !r%ficos es una $e las posibili$a$es "%s interesantes $e
Excel* En este aparta$o se $ar%n las in$icaciones b%sicas sobre la i"presin $e .oja $e
c%lculo en !eneral( sin consi$erar al!,n caso particular co"o la i"presin $e slo !r%ficos*
5ntes $e i"pri"ir( .a $e confi!urarse la .oja para su sali$a i$nea* En 8iseEo $e p%!ina( se
obser&an las $iferentes opciones para ello*









a$ M/r,ees de la p/,ia: In$epen$iente $e la orientacin $e la p%!ina( Excel per"ite
"o$ificar los "%r!enes /ue se $esean para la .oja* >e aconseja unos "%r!enes "+ni"os $e
0*3 cent+"etros( a /ue "uc.as i"presoras no soportan canti$a$es inferiores*






Co"o nor"a !eneral tanto el encabe@a$o co"o el pie $e p%!ina( $eben ser inferiores a los
&alores $el "ar!en superior e inferior respecti&a"ente( a /ue estos ,lti"os $eli"itan el
espacio $on$e insertar las cel$as con la infor"acin* -as posiciones $el encabe@a$o el pie
$e p%!ina se refieren a la $istancia $es$e el bor$e $e la p%!ina( no $es$e el "ar!en
correspon$iente* Otra for"a "%s r%pi$a f%cil $e in$icar los "%r!enes es a tra&?s $e la
Hista Preli"inar( $on$e es posible "o$ificar estos &alores !r%fica"ente con el Ratn*



&$ Eca&e3ado ( pie de p/,ia: Tanto el encabe@a$o co"o el pie $e p%!ina se utili@an
para incluir infor"acin /ue se $esea apare@ca en to$as las p%!inas( tales co"o el n,"ero
$e p%!ina( fec.a( no"bre $el $ocu"ento( no"bre $el autor( etc* Excel ofrece un conjunto $e
opciones pre$efini$as tanto para el encabe@a$o co"o para el pie $e p%!ina( pero ta"bi?n
per"ite personali@ar estos &alores*






Por $efecto suele estar selecciona$a la opcin nin!uno( Para "o$ificar al!uno $e los &alores
se selecciona uno $e los botones 9personali@ar encabe@a$o o personali@ar pie $e p%!ina:(
aparecien$o una &entana( $on$e insertar $istintos ca"pos pre$efini$os o incluso teclear
$irecta"ente el texto /ue se $esee*






FORMATO CONDICIONAL
-os for"atos personali@a$os son $e $e"asia$a utili$a$ cuan$o "aneja"os al!una con$icion
arroje el resulta$o $e for"a auto"atica* El for"ato con$icional sir&e para /ue $epen$ien$o
$el &alor $e la cel$a( Excel apli/ue un for"ato especial o no sobre esa cel$a*



El for"ato con$icional suele utili@arse para resaltar errores( para &alores /ue cu"plan una
$eter"ina$a con$icin( para resaltar las cel$as se!,n el &alor conteni$o en ella( etc***












CREAR ES4UEMAS
Un es/ue"a po$r+a"os $efinirlo co"o un resu"en preciso /ue refleja los conceptos "%s
i"portantes o $e "aor trascen$encia $el $ocu"ento es/ue"ati@a$o* Un es/ue"a pue$e
ser perfecta"ente un +n$ice $e un libro( $on$e &e"os to$os los puntos trata$os en el libro(



ta"bi?n po$e"os &er co"o eje"plo $e es/ue"a el +n$ice $e este curso( el cual contiene los
puntos "%s i"portantes /ue se tratan en ?l a$e"%s est% estructura$o por ni&eles $e
profun$i@acin sobre un te"a en concreto( &a"os $esple!an$o el es/ue"a $e los puntos
conteni$os en el te"a*
-a "ejor opcin para crear es/ue"as es /ue lo .a!a Excel auto"%tica"ente( puesto /ue
tar$a "uc.o
"enos tie"po /ue .aci?n$olo "anual"ente*









En este eje"plo po$e"os .acer un es/ue"a tanto $e filas co"o $e colu"nas( puesto /ue
se .a
or!ani@a$o los subtotales $e ca$a co"uni$a$ autno"a 9filas: se .a calcula$o los
subtotales $e ca$a tri"estre 9colu"nas:*






FILTRO



7iltrar una lista no es ni "%s ni "enos /ue $e to$os los re!istros al"acena$os en la tabla(
seleccionar
a/uellos /ue se correspon$an con al!,n criterio fija$o por nosotros* Excel nos ofrece $os
for"as $e filtrar una lista*
; Utili@an$o el 7iltro 9autofiltro:*
; Utili@an$o filtros a&an@a$os*






>i pulsa"os( por eje"plo( sobre la flec.a $el ca"po e$a$( nos aparece un "en,
$esple!able co"o este( $on$e nos ofrece una serie $e opciones para reali@ar el filtro* Por
eje"plo( si "arca"os 7iltro por e$a$ ele!i"os filtros nu"ero( po$e"os &er en la base $e
$ato "aores /ue( "enores /ue( etc*






Utili3ar Filtros a"a3ados
>i /uere"os filtrar los re!istros $e la lista por una con$icin "%s co"pleja( utili@are"os el
cua$ro $e $i%lo!o 7iltro a&an@a$o* Pre&ia"ente $ebere"os tener en la .oja $e c%lculo( unas
filas $on$e in$icare"os los criterios $el filtra$o*



Para abrir el cua$ro $e $i%lo!o 7iltro a&an@a$o( pulsare"os en en la seccin 8atos filtro
a&an@a$o*






Ran!o $e la lista= 5/u+ especifica"os los re!istros $e la lista a los /ue /uere"os aplicar el
filtro*
Ran!o $e criterios= 5/u+ selecciona"os la fila $on$e se encuentran los criterios $e filtra$o 9la
@ona $e criterios:*



Ta"bi?n po$e"os optar por !uar$ar el resulta$o $el filtra$o en otro lu!ar( seleccionan$o la
opcin Copiar a otro lu!ar( en este caso rellenare"os el ca"po Copiar a= con el ran!o $e
cel$as /ue recibir%n
el resulta$o $el filtra$o*






>i "arca"os la casilla >lo re!istros ,nicos( las repeticiones $e re!istros 9filas con
exacta"ente los
"is"os &alores: $esaparecer%n*









Para &ol&er a &isuali@ar to$os los re!istros $e la lista( acce$er al "en, 8atos ; Borrar*






5ALIDACI6N DE DATOS
-a &ali$acin $e $atos tiene una funcin "u concreta es &ali$ar el conteni$o $e una cel$aL
pu$ien$o incluso "ostrar un "ensaje $e error o a&iso si lle!ara el caso*
Para aplicar una &ali$acin a una cel$aL ; >elecciona"os la cel$a /ue /uere"os &ali$ar*;
5cce$e"os a la pestaEa 8atos pulsa"os Hali$acin $e $atos*
























CONSOLIDACI6N
Cuan$o .abla"os $e consoli$ar .ojas $e trabajo esta"os entablan$o una relacin entre
&arias .ojas $e trabajo( por tanto es "u posible /ue existan enlaces entre esas .ojas $e
trabajo* >i pulsa"os sobre la pestaEa 8atos pulsan$o el botn Consoli$ar*** nos aparece












TA.LAS DINAMICAS
Una tabla $in%"ica consiste en el resu"en $e un conjunto $e $atos( aten$ien$o a &arios
criterios $e a!rupacin( representa$o co"o una tabla $e $oble entra$a /ue nos facilita la
interpretacin $e $ic.os $atos* Es $in%"ica por/ue nos per"ite ir obtenien$o $iferentes
totales( filtran$o $atos( ca"bian$o la presentacin $e los $atos( &isuali@an$o o no los $atos
ori!en( etc***



Para crear una tabla $in%"ica( Excel nos proporciona las ta&las ( ,r/ficos di/#icos*



Ha"os a crear una tabla $in%"ica a partir $e estos $atos para po$er exa"inar "ejor las
&entas $e ca$a art+culo en ca$a "es* Para ello &a"os a la pestaEa Isertar .ace"os clic
en Ta&la di/#ica 9ta"bi?n po$e"os $esple!ar el "en, .acien$o clic en la flec.a al pie $el
botn para crear un !r%fico $in%"ico:*









5parece el cua$ro $e $i%lo!o $e creacin $e tablas $in%"icas* 8es$e a/u+ po$re"os in$icar
el lu!ar $on$e se encuentran los $atos /ue /uere"os anali@ar el lu!ar $on$e /uere"os
ubicarla*






En nuestro caso in$ica"os /ue &a"os a seleccionar los $atos $e un ran!o $e cel$as /ue
/uere"os ubicarla en una .oja $e c%lculo nue&a* Po$r+a"os crear una conexin con otra
aplicacin para obtener los $atos $es$e otra fuente $iferente a Excel*
En el caso $e seleccionar la opcin Seleccioa ua ta&la o ra,o $ebe"os seleccionar
to$as las cel$as /ue &aan a participar( incluen$o las cabeceras*
Pulsa"os Aceptar para se!uir*




>e abrir% un nue&o panel en la $erec.a $e la pantalla=






8es$e este panel po$e"os personali@ar la for"a en /ue &an a &erse los $atos en la tabla
$in%"ica* CE&aluare"os las Hentas por &en$e$or "ensual por re!inM( Para ello
si"ple"ente ten$re"os /ue arrastrar los ele"entos /ue &e"os lista$os a su lu!ar
correspon$iente al pie $el panel*






Po$e"os &er /ue la estructura es la /ue .e"os $efini$o anterior"ente( en el ca"po fila
tene"os las referencias( en el ca"po colu"nas tene"os los "eses en el centro $e la tabla
las su"as $e los i"portes* Con esta estructura es "uc.o "%s f%cil anali@ar los resulta$os*
Una &e@ crea$a la tabla $in%"ica nos aparece la pestaEa Opcioes=



El panel lateral se!uir% pu$i?n$ose utili@ar( as+ /ue en cual/uier "o"ento po$re"os /uitar
un ca"po $e un @ona arrastr%n$olo fuera* Con esto &e"os /ue en un se!un$o po$e"os
&ariar la estructura $e la tabla obtener otros resulta$os sin casi esfuer@os*






! Eli#iar ua ta&la di/#ica7
Para Borrar una tabla $in%"ica si"ple"ente $ebe"os seleccionar Borrar en opciones







MACROS
Cuan$o trabaja"os con un libro personali@a$o( es $ecir( /ue nos .e"os $efini$o con una
serie $e caracter+sticas espec+ficas co"o pue$an ser el tipo $e letra( el color $e ciertas
cel$as( los for"atos $e



los c%lculos caracter+sticas si"ilares( per$e"os "uc.o tie"po en for"atear to$o el libro si
$ispone"os $e "uc.as .ojas* Con las "acros lo /ue se preten$e es auto"ati@ar &arias
tareas fusionarlas en una sola( aEa$ien$o por eje"plo un botn en nuestro libro /ue al
pulsar sobre ?l realice to$as esas tareas*
; Crear ua #acro auto#/tica#ete:
-a for"a "%s f%cil e intuiti&a $e crear "acros es crearlas "e$iante el !raba$or $e "acros
$el /ue $ispone Excel* Este !raba$or $e "acros te per"ite !rabar las acciones $esea$as



/ue posterior"ente las tra$uce a instrucciones en HB5( las cuales po$e"os "o$ificar
posterior"ente si tene"os conoci"ientos $epro!ra"acin*
Para !rabar una "acro $ebe"os acce$er a la pestaEa Hista $esplie!a el sub"en, Macros
$entro $e este sub"enu seleccionar la opcin Grabar "acro***






5$e"%s $e esta opcin en el "en, po$e"os encontrar las si!uientes opciones= Her
Macros*** ; 8on$e acce$e"os a un lista$o $e las "acros crea$as en ese libro* Usar
referencias relati&as ; Con esta opcin utili@are"os referencias relati&as para /ue las "acros
se !raben con acciones relati&as a la cel$a inicial selecciona$a*
5l seleccionar la opcin Grabar "acro***( lo pri"ero /ue &e"os es el cua$ro $e $i%lo!o
Grabar "acro



$on$e po$e"os $ar un no"bre a la "acro 9no est% per"iti$o insertar espacios en blanco en
el no"bre $e la "acro:*






Po$e"os asi!narle un M?to$o abre&ia$o= "e$iante la co"binacin $e las tecla CTR- N Duna
tecla $el
tecla$oD* El proble"a est% en encontrar una co"binacin /ue no utilice a Excel*
En Guar$ar "acro en= po$e"os seleccionar !uar$ar la "acro en el libro acti&o( en el libro $e
"acros
personal o en otro libro*



En 8escripcin= po$e"os $escribir cu%l es el co"eti$o $e la "acro o cual/uier otro $ato /ue
crea"os
con&eniente*
Para co"en@ar la !rabacin $e la "acro pulsa"os el botn 5ceptar a continuacin( si nos
fija"os en



la barra $e esta$o( encontrare"os este botn en la barra $e esta$o $on$e tene"os la
opcin $e $etener la !rabacin*
5 partir $e entonces $ebe"os reali@ar las acciones /ue /uera"os !rabar( es con&eniente no
seleccionar nin!una cel$a a partir $e la !rabacin( a /ue si selecciona"os al!una cel$a
posterior"ente( cuan$o ejecute"os la "acro( la seleccin nos pue$e ocasionar proble"as
$e cel$as fuera $e ran!o* Una &e@ conclui$as las acciones /ue /uere"os !rabar(
presiona"os sobre el botn 8etener $e la barra $e esta$o( o acce$ien$o al "en, $e Macros
.acien$o clic en *






; E*ecutar ua Macro:
Una &e@ crea$a una "acro( la po$re"os ejecutar las &eces /ue /uera"os* 5ntes $e $ar la
or$en $e ejecucin $e la "acro( $epen$ien$o $el tipo $e "acro /ue sea( ser% necesario
seleccionar o no las cel$as /ue /uera"os /ue$en afecta$as por las acciones $e la "acro*
Por eje"plo si .e"os crea$o una "acro /ue auto"%tica"ente $a for"ato a las cel$as
selecciona$as(



ten$re"os /ue seleccionar las cel$as pre&ia"ente antes $e ejecutar la "acro*






; Crear ua Macro Maual#ete:
Para crear una "acro $e for"a "anual es necesario tener conoci"ientos $e pro!ra"acin
en!eneral $e Hisual Basic en particular( a /ue es el len!uaje $e pro!ra"acin en el /ue
se basa el HB5 $e Excel* >i no tienes esta base pue$es saltarte este punto $el te"a*Pri"ero
$ebe"os abrir el e$itor Hisual Basic presionan$o la co"binacin $e teclas 5lt N 711*






Una &e@ abierto el e$itor $e Hisual Basic $ebe"os insertar un "$ulo $e trabajo /ue es
$on$e seal"acena el c$i!o $e las funciones o proce$i"ientos $e las "acros* Para insertar
un "$uloacce$e"os al "en, Insertar O M$ulo*5 continuacin $ebe"os plantearnos si lo
/ue &a"os a crear es una funcin 9en el caso /ue $e&uel&aal!,n &alor:( o si por el contrario
es un proce$i"iento 9si no $e&uel&e nin!,n &alor:*Una &e@ concreta$o /ue es lo /ue &a"os
a crear( acce$e"os al "en, Insertar O Proce$i"iento***












; -uardar u arc8i"o co #acros:
Cuan$o !uar$a"os un arc.i&o /uere"os /ue las Macros /ue .e"os crea$o se al"acenen
con elresto $e las .ojas $e c%lculo $ebere"os utili@ar un tipo $e arc.i&o $iferente*Para ello
$ebere"os ir al Botn Office seleccionar la opcin Guar$ar co"o*>e abrir% el cua$ro $e
$i%lo!o Guar$ar co"o* En el $esple!able Guar$ar co"o tipo seleccionar -ibro$e Excel
.abilita$o para "acros 9K*xls":*









Fucioes %tiles para auto#ati3ar tareas e Macros
C$i!os t+picos para las "acros se pue$en resu"ir en=


C$i!o 5ccin



Ran!e9D51D:*>elect
Trasla$arse a una
Cel$a
5cti&ecell*7or"ulaR1C1PDM5CRO>D
Escribir en una
Cel$a
>election*7ont*Bol$ P Trae
-etra Fe!rita o
Fe!rilla
>election*7ont*Italic P Trae -etra Cursi&a
>election*7ont*Un$erline P xlUn$erline>tle>in!le -etra >ubraa$a
'it. >election*7ont Tipo $e



*Fa"e P D5rialD
En$ 'it.
-etra97uente:
'it. >election*7ont
*>i@e P 12
En$ 'it.
Ta"aEo $e
-etra9Ta"aEo $e
7uente:
>election*Cop Copiar
>election*Cut Cortar
5cti&e>.eet*Paste Pe!ar
Ms!Box DCurso $e Excel 5&an@a$oD >ale una &entana



con un "ensaje en
pantalla
'it. >election
*<ori@ontal5li!n"ent P xlCenter
En$ 'it.
Centrar Texto
'it. >election
*<ori@ontal5li!n"ent P xl-eft
En$ 'it.
5linear a la
i@/uier$a
'it. >election 5linear a la



*<ori@ontal5li!n"ent P xlRi!.t
En$ 'it.
8erec.a
>election*EntireRo)*Insert Insertar 7ila
>election*EntireRo)*8elete Eli"inar 7ila
>election*EntireColu"n*Insert Insertar Colu"na
>election*EntireColu"n*8elete Eli"inar Colu"na



'orQbooQs*Open 7ilena"e=PD8=RExcel*xlsD 5brir un -ibro



5cti&e'orQbooQ*>a&e5s 7ilena"e=PD8=RExcel*xlsD(
7ile7or"at S =PxlFor"al( Pass)or$=PDD(
'riteResPass)or$=PDD( Rea$OnlReco""en$e$=P S7alse(
CreateBacQup=P7alse Grabar un -ibro



Buscar
Cells*7in$9'.at=PTextBox1( 5fter=P5cti&eCell(
-ooQIn=Pxl7or"ulas( -ooQ5t S
=PxlPart( >earc.Or$er=PxlBRo)s(
>earc.8irection=PxlFext( Matc.Case=P S
7alse:*5cti&ate
5cti&eCell*Offset90( 1:*>elect
TextBox2 P 5cti&eCell
5cti&eCell*Offset90( 1:*>elect
TextBoxB P 5cti&eCell



5cti&eCell*Offset90( 1:*>elect
TextBox0 P 5cti&eCell
>.eets9DInsu"osD:*>elect

5ista +re"ia: 5cti&e'in$o)*>electe$>.eets*PrintPre&ie)



I#pri#ir: 5cti&e'in$o)*>electe$>.eets*PrintOut Copies=P1
AutoFiltro: >election*5uto7ilter
.orrar Coteido: >election*ClearContents
Mesa*e: Ms!Box DCurso $e Excel 5&an@a$oD
Ir a -r/fico= T.is'orQbooQ*C.arts9DGr%fico1D:*5cti&ate



Ir a )o*a: T.is'orQbooQ*'orQs.eets9D<oja1D:*>elect
Salir de Aplicaci': 5ppication*Tuit
Ca"biar a Min,sculas=
7or Eac. c In >election*Cells
c*Halue P -CaseU9c*Halue:
Fext c
Ca"biar a Ma,sculas=
7or Eac. c In >election*Cells
c*Halue P UCaseU9c*Halue:
Fext c



Ca#&iar f'r#ulas a "alores
7or Eac. c In >election*Cells
c*7or"ulaP c*Halue
Fext c