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PLAN DE TRABAJO Proyecto Construccin Edificio Multifamiliar Los Castaos

APROBADO POR: Propuesta Cliente

Revisin A B C Hecho Por Castro La Barrera, Mario Samn Rosales, Omar Quevedo Baca, Rubn Urbina Melndez, David Interno Para aprobacin Para aprobacin Descripcin Fecha 01/08/2012 01/09/2012 01/10/2012 Revisado ARF ARF RD Aprobado ARF ARF RD

Para emitir

02/10/2012

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COMENTARIOS DEL CLIENTE:

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PLAN DE TRABAJO
1. OBJETIVO El plan de trabajo es un documento Vivo que describe como ser ejecutado el proyecto y representa la forma como el equipo de proyecto esta pensando que enfrentar el proyecto en ese momento, a travs de estrategias y tcticas que sern usadas en el avance del proyecto y en la mitigacin de riesgos, los objetivos se resumen a continuacin: Proveer de una declaracin clara de los objetivos del proyecto incluyendo los lineamientos y polticas de la Construccin del Edificio Multifamiliar Los Castaos Definir las estrategias y tcticas con las que se enfrentar la materializacin del proyecto. Proveer una lnea base de control que permita monitorear el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

1.1. Estructura El Plan de trabajo incluye los siguientes aspectos: Gestin del alcance del Proyecto. Muestra los procesos involucrados en garantizar que el proyecto incluya todo (y nicamente) el trabajo requerido para ser completado exitosamente. Esta gestin incluye: Recopilar los requisitos, definir el alcance, crear la estructura de desglose del trabajo (WBS), verificar el alcance y controlar el alcance. Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto. Describe los procesos involucrados en la planificacin, adquisicin, desarrollo y gestin del equipo del proyecto. Esta gestin incluye: Desarrollar el plan de recursos humanos, adquirir el equipo del proyecto, desarrollar el equipo del proyecto, gestionar el equipo del proyecto. Gestin de Tiempo del proyecto. Se centra en los procesos que se utilizan para garantizar la conclusin a tiempo del proyecto. La gestin incluye: Definir las actividades, secuenciar las actividades, estimar los recursos para las actividades, estimar la duracin de las actividades, desarrollar el cronograma y controlar el cronograma.

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Gestin de Costos del Proyecto. Describe los procesos, involucrados en planificar, estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. Esta gestin incluye: Estimar los costos, determinar el presupuesto y controlar los costos.

Gestin de Las Comunicaciones del Proyecto. Identifica los procesos involucrados en garantizar que la generacin, recopilacin, distribucin, almacenamiento y disposicin final de la informacin del proyecto sean adecuados y oportunos. Esta gestin incluye: Identificar a los Interesados, planificar las comunicaciones, distribuir la informacin, gestionar las expectativas de los interesados e informar el desempeo.

Gestin de los Riesgos del Proyecto. Describe los procesos involucrados en la identificacin, anlisis y control de los riesgos para el proyecto. Esta gestin incluye: Planificar la gestin de riesgos, identificar los riesgos, realizar anlisis cualitativo de riesgos, realizar anlisis cuantitativo de riesgos, planificar la respuesta a los riesgos, dar seguimiento y controlar los riesgos.

Gestin de las Adquisiciones del Proyecto. Describe los procesos involucrados en la compra o adquisicin de productos, servicios o resultados para el proyecto. Esta gestin incluye: Planificar las adquisiciones, efectuar las adquisiciones, administrar las adquisiciones, cerrar las adquisiciones.

2. GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO 2.1 Descripcin: El proyecto Edificio Multifamiliar Los Castaos comprende el diseo de un edificio multifamiliar, cuya finalidad es la ejecucin de obras con los ms altos estndares de calidad y seguridad estructural, agregando valor a los clientes, entregndoles la obra en corto plazo y con la mejor solucin de ingeniera y construccin. El proyecto se encuentra ubicado en Av. Los Castaos 421 San Isidro-Lima-Per.

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2.1.1 Trabajo Incluido Una breve descripcin del alcance incluido se presenta a continuacin: Planos de Distribucin (Ver Anexo 1) El proyecto tiene como alcance considerar los aspectos urbanos y arquitectnicos, respondiendo a las normas que la rigen, el Reglamento Nacional de Edificaciones y las ordenanzas vigentes. El diseo del edificio se ha desarrollado de acuerdo con los parmetros vigentes de la Municipalidad y con el Reglamento Nacional de Edificaciones. La toma de partido arquitectnico busca aprovechar las condiciones de un terreno excepcional, priorizando al mximo las vistas, iluminacin y ventilacin de los principales espacios (reas de uso particular y reas comunes). El proyecto plantea la construccin de cuatro bloques tpicos ubicados de forma perpendicular al parque y generando dos reas libres de recreacin de uso exclusivo de los residentes. Los bloques tienen 3 pisos, las torres 1 y 3 constan de 2 departamentos cada una, mientras que las torres 2 y 4 tienen 4 departamentos por nivel. Los cuatro bloques comparten el semistano que es ventilado por sus cuatro lados con dos cocheras por departamento ms estacionamientos adicionales, un depsito por departamento y servicio higinico para el personal. La entrada y salida vehicular se ha independizado una de otra a fin de facilitar el trnsito, tanto interno como externo. Adems, se ejecutarn todas las obras necesarias para la seguridad y eficiencia de la construccin, he aqu algunas obras relevantes: cerco provisional de obra, almacn de obra, servicios higinicos, proteccin de viviendas vecinas, vigilancia de obra, instalacin provisional de agua y luz; y tpico. Por ltimo, al trmino de las obras de arquitectura se realizarn las instalaciones del sistema de video portero (fuentes de video, distribuidores de 4 salidas, telfono de central de consejera, distribuidor de tensin, etc), circuito cerrado de televisin (cmaras a color lente fijo, grabador digital con visualizacin de hasta 4 cmaras y transmisin por internet).

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2.1.2 Trabajo NO Incluido: Una breve descripcin del alcance No incluido se presenta a continuacin: Solo se realizarn a cabalidad los trabajos de estructuras, arquitectura, instalaciones elctricas y sanitarias que se encuentran detallados en el presupuesto. Slo se entregar lo mencionado en el apartado anterior, no se incluirn trabajos que no figuren en el presupuesto. No se considerar la instalacin de luminarias ni de equipos electrnicos, slo se considerarn los puntos de salida, as como para los sistemas de deteccin de incendios, slo se considerar las tuberas de las mismas. Cualquier modificacin que se quiera realizar o agregar, ser considerada como adicional, el cual representar un aumento en el costo del proyecto, el mismo que ser asumido por el cliente. 2.1.3 Restricciones: Las principales restricciones son: El terreno donde se va a efectuar la excavacin para la construccin del edificio est rodeado por 3 calles con circulacin constante de vehculos y peatones (Los Castaos, por el frente; Los Aromos por la parte posterior y Los Olmos por el lado derecho). El plazo de entrega est sujeto al tiempo planificado con su respectiva contingencia (holguras del proyecto). 2.1.4 Suposiciones: Las principales suposiciones son: Se espera no tener problemas con los trmites legales y municipales. Se espera obtener la licencia de construccin a ms tardar el martes 27 de noviembre. Se espera cumplir con todas las normas de seguridad durante la ejecucin de todo el proceso constructivo. Se espera que no hayan alzas excesivas en los precios de los recursos y que los mismos se mantengan a precio del mercado.

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2.2 WBS: Se define al WBS con la organizacin o agrupamiento de actividades del proyecto orientado a entregables, permitiendo as definir el alcance total del trabajo a ejecutar. Cada nivel descendiente representa un incremento en el detalle de la definicin del trabajo del proyecto. El WBS del cronograma ha sido estructurado en base a cuatro principales etapas: Ingeniera de detalle y construccin Pruebas Hitos Cierre No deberamos tener problemas con el clima en la zona de trabajo. Se espera no tener una curva de aprendizaje lenta ni adquisiciones de materiales tardas debido a la capacidad de respuesta de los proveedores.

WBS del Proyecto Multifamiliar Los Castaos (Ver Anexo 2)

3. GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO La estructura organizacional del proyecto se detalla en el organigrama presentado a continuacin. Cada puesto propuesto en el organigrama tendr una funcin especfica, pero todos trabajarn en equipo con una coordinacin muy estrecha, mediante reuniones diarias entre las diferentes reas de la organizacin. Este organigrama refleja los puestos principales necesarios y requeridos para el cumplimiento correcto de las condiciones contractuales, cabe resaltar que para nuestra empresa la seguridad del personal es fundamental y cuyo responsable directo es el presidente del directorio. (Ver anexo 3) 3.1 Personal del Proyecto Nuestra Organizacin cubre las posiciones siguientes: 3.1.1 Gerencia de Proyecto: La Gerencia del Proyecto ser desarrollada por un ingeniero con amplia experiencia en obras civiles, ser la mxima autoridad de la edificacin multifamiliar, en el sitio y ser responsable de la ejecucin del proyecto. Dentro de sus principales responsabilidades est: Representar a la empresa ante el cliente

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Llevar a cabo los trabajos de acuerdo a las polticas de seguridad, calidad y medio ambiente Poner a disposicin de la obra con la suficiente anticipacin, los recursos y subcontratos y/o servicios ms importantes, necesarios para la obra Es responsable por el nivel de calidad y cumplimiento de la ejecucin del proyecto

3.1.2 Ingeniero Residente La construccin estar a cargo de un ingeniero con amplia experiencia en la construccin de edificios multifamiliares; ser responsable de dirigir y organizar los trabajos en el campo de forma de coordinar las obras bajo la responsabilidad de la empresa AESA, con las obras de responsabilidad de terceros. Para la ejecucin de los trabajos el gerente de construccin tendr a su cargo un ingeniero superintendente con especialidad en movimiento de tierras. El Ingeniero residente reportar al Gerente de Proyecto e interactuar con ste durante los das de descanso. 3.1.3 Ingeniero Superintendente de Campo Ingeniero con especialidad en movimiento de tierras y obras civiles, ser el responsable de la produccin en campo de los trabajos y de que los mismos se lleven a cabo dentro de los estndares de seguridad y calidad. Deber organizar y planificar las actividades de todo el proyecto para optimizar el uso de los recursos en las diversas reas de trabajo. Este ingeniero ser asistido directamente por: Un ingeniero de movimiento de tierras para el turno noche Dos supervisores de campo encargados de un frente especfico de trabajo cada uno.

3.1.4 Jefe de Oficina Tcnica Ser el responsable por el funcionamiento de la Oficina Tcnica de la Obra. Las funciones de la oficina tcnica sern: la programacin y el control diario del avance de los trabajos, el control de los costos del proyecto, la elaboracin de las valorizaciones, la evaluacin de los costos para los trabajos adicionales. Responde por el control y distribucin de toda la documentacin tcnica utilizada en la obra, elaboracin de las informaciones "como construido" para el cliente, y detalle de los procedimientos de construccin. Este ingeniero, para cumplir con sus objetivos, ser asistido por: 01 Ingeniero de Planeamiento 01 Ingeniero de Control de Costos 02 Asistentes de Oficina 02 controladores de equipos

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3.1.5 Jefe de Control de Calidad Es el responsable de la Gestin de Calidad en la organizacin, encargado de la elaboracin e implementacin del Plan de Calidad, supervisar y preparar las auditorias de calidad a las obras para controlar su cumplimiento. Es responsable de calificar que el producto final atienda a las especificaciones del proyecto, normas tcnicas y directrices contractuales aplicables. Deber planificar y coordinar todas las actividades de Control de Calidad, incluyendo la programacin de los servicios de inspeccin, anlisis y aprobacin de informes de inspeccin y pruebas, control del desempeo de procesos, medicin y ensayos, as como tambin mantendr al da la informacin referente a la situacin de las inspecciones y pruebas. Reporta operacionalmente al gerente de Proyecto y funcionalmente a la organizacin de gestin de la empresa. 3.2 Rgimen Laboral La jornada de trabajo establecida es de 8 horas por da de lunes a sbado.

4. GESTIN DE TIEMPO DEL PROYECTO. 4.1 Consideraciones usadas para la planificacin a) Ingeniera de Detalle El inicio de la ingeniera de detalle ha sido considerado en su fecha ms tarda para lograr una continuidad con la construccin. b) Construccin Se considera para la ejecucin de los trabajos dos (02) frente de trabajo; as mismo todas las condiciones climticas y de seguridad asociada a los trabajos han sido analizadas en los rendimientos propios de las actividades.

4.2

Ratios o estimados usados para el clculo del tiempo Para el proceso de clculo del tiempo de las actividades se ha utilizado el mtodo de estimacin paramtrica.

4.3

Fuentes de estimados a) Estimacin Paramtrica: (mtricas de produccin) En las actividades donde las mtricas de productividad son posibles de ser calculadas y son parte del sustento del presupuesto, la estimacin de las

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duraciones fue determinada cuantitativamente multiplicando la cantidad de trabajo a realizar por el ratio de productividad.

4.4

Estimacin de la secuencia lgica Las actividades de la estructura del programa se han secuenciado con el fin de crear un programa alcanzable y realista. Las caractersticas del proyecto definen la secuencia lgica. Las relaciones entre actividades se caracterizan por los tipos de dependencia entre ella: Dependencia Absoluta: Son inherentes a la naturaleza del trabajo, condicionadas por limitaciones fsicas. Denotan la obligacin de que una actividad debe seguir a otra, sin poder adelantar su ejecucin hasta que la anterior est terminada. Deben ser las primeras en ser identificadas. Dependencia Relativa: Definida por el grupo de trabajo, en donde se establece la secuencia de actividades que no tienen necesariamente un orden absoluto.

4.5

Consideraciones de productividad usadas para el clculo del tiempo

Los rendimientos promedios de las actividades de construccin (sustento del presupuesto), han sido calculados en base a jornales de 8 horas. As mismo se ha elegido el calendario 6x1. El cual es aplicado a las actividades de Estudio, Permisos y Licencias donde las duraciones estn ligadas a labores de oficina con das laborables de lunes a viernes.

4.6

Principales variaciones que pueden existir

Las principales variaciones que pueden existir en el proyecto han sido reflejadas en las siguientes restricciones asumidas en la elaboracin del cronograma: Se considera a solicitud del Gerente de Proyecto, iniciar el proceso de licitacin del contrato del EPC y de las compras de Equipos Principales, a partir del 01 de Octubre del 2012.

4.7

Lista de hitos y subhitos de control Para el control de proyecto se establecen los siguiente Hitos:

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4.8

Ruta crtica del cronograma

Se define con la ruta crtica, las actividades que determinan la terminacin temprana del proyecto. La ruta crtica puede cambiar a medida que las actividades se adelantan o retrasan de acuerdo a lo programado. La ruta crtica para el presente proyecto se define como las actividades con holgura menor a 7 das adems de aquellas que por los posibles cambios del proyecto puedan convertirse en crticas, en este segundo caso el equipo del proyecto fue el responsable de determinar cuales actividad puede ser considerada como crticas. La ruta Crtica del Cronograma se muestra en el Anexo N4

4.9

Curva S de principales reas y entregables

La construccin de la curva S se muestra en el Anexo N5

4.10

Histograma de principales reas y entregables

El Histograma de Recursos de la Construccin se muestra en el Anexo N6

4.11

Duraciones

Anexo N 7

4.12

Precios unitarios

Anexo N 8 4.13 Fuentes de informacin del cronograma

a) Mtricas de Productividad Las mtricas de productividad corresponden a los anlisis de costos, sustento del presupuesto.

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4.14

Plan de arranque del proyecto

Todas las actividades correspondientes a la construccin del edificio multifamiliar Los Castaos se ejecutarn en conformidad con los planos emitidos y a las especificaciones tcnicas proporcionados por la empresa constructora AESA. Se ejecutarn los trabajos de cortes y rellenos en forma simultnea de manera de optimizar recursos y compensar los cortes con rellenos para alcanzar los niveles de cimentacin indicados en los planos. Permanentemente se llevarn a cabo las actividades para mitigar el impacto ambiental, las cuales consisten en el control de polvo, de ruido, de humo de los equipos, mantenimiento de los accesos y el manejo del botadero.

4.15

Plan de movilizacin

Reclutamiento de Personal: Esta gestin se realizar desde la oficina principal para la contratacin de la mano de obra calificada priorizando al personal con experiencia en este tipo de obras, as mismo se contratar, desde la oficina de obra, todo el personal no calificado procedente de los distritos cercanos al lugar de la obra. Antes de iniciar cualquier actividad de ejecucin en campo realizaremos las coordinaciones necesarias para habilitar las facilidades de oficinas, almacenes y talleres entregadas por Ivn Cruz en obra, as mismo se realizarn las coordinaciones para disponer de un espacio para la instalacin del comedor y servicios higinicos para el personal de la obra. Preparacin del Equipo Los equipos destinados para la obra pasarn una revisin tcnica y se pondrn a punto antes de la movilizacin al sitio de los trabajos. La movilizacin de equipos pesados, como tractores y excavadoras ser usando traylers cama baja, debidamente escoltados. Los volquetes, cisternas, camiones, y camionetas se movilizarn por sus propios medios. Topografa (Trazo y Replanteo Preliminar y Acompaamiento de Ejecucin) Como primera actividad se har el levantamiento topogrfico del terreno existente, se solicitar autorizacin al Ing. Omar Samn Rosales y se solicitar la lnea base topogrfica validada. Este trabajo servir para una mejor estimacin de las duraciones del proyecto y as revisar el programa de obra propuesto. Inicialmente se identificarn todos los puntos de referencia y lnea base existente, y

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se har el levantamiento horizontal y vertical, respecto a los hitos mostrados en los planos. Se trazar y delimitar el rea de trabajo. 5. GESTIN DE COSTOS DEL PROYECTO

Hoja del Presupuesto de Obra (Anexo 9)

6. GESTIN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO Incluye: Identificar a los interesados Planificar las comunicaciones Distribuir la informacin

6.1 Identificacin de Stakeholders Este proceso consiste en identificar a todas las personas impactadas por el proyecto y evaluar su participacin o grado de influencia sobre el mismo. La importancia de este proceso que debe realizarse al inicio de la planificacin, determina muchas veces el xito o el fracaso de los proyectos que en muchos casos se han visto truncados por la aparicin de un stakeholder no identificado o cuya influencia no haba sido evaluada. Por esta razn este proceso es un documento vivo que deber ser revaluado cada vez que se detecte alguna nueva influencia importante departe de algn stakeholder, este proceso pertenece tambin al proceso integrado de cambios. A continuacin presentamos la primera evaluacin de los stakeholders del proyecto.

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Identificacin de los principales stakeholders
Involucrado Funcin Nivel de influencia

CONSTRUCTORA CORVUS S. A.

Encargada de que el proyecto se realice a tiempo y con todo lo estipulado en la planificacin ALTO

(proyecto de calidad). CLIENTE Encargado de supervisar la obra para verificar el cumplimiento de sus requerimientos. DEPARTAMENTO Encargados DE SEGURIDAD de velar por la MODERADO ALTO

seguridad del personal en obra (uso de EPP (equipos de

proyeccin del personal) LOGISTICA Encargados de que se cumplan las polticas de la empresa. CONTRATISTA Encargado de generar relaciones con el cliente lo que a su vez produce un negocio rentable y seguro. BAJO BAJO

6.2 Plan de Comunicaciones Es el proceso de definir las necesidades de informacin de los interesados. Una planificacin incorrecta de las comunicaciones conducir a problemas tales como demoras en la entrega de mensajes, la comunicacin de informacin sensible a una audiencia equivocada o falta de comunicacin con algunos de los interesados involucrados. El presente plan, permitir establecer un mecanismo de reglamentacin a ser adoptada durante la ejecucin del proyecto con el fin de definir en forma clara y precisa los requerimientos de informacin de todos los involucrados en el proyecto y como esas necesidades van a ser satisfechas durante la planificacin, ejecucin, control, cierre e integracin del presente proyecto. Es importante determinar quienes son los principales involucrados, que informacin es ms relevante para ellos, cuando se les debe informar, con que frecuencia y de que forma, con que documento. Muchas decisiones a ser adoptadas durante la ejecucin del proyecto dependern del nivel y del contenido de los informes que fluyen en el proyecto, los cuales deben de estar bien definidos y organizados a fin de no caer en problemas de falta de comunicacin o comunicacin inapropiada. La informacin que se le alcanzar a los stakeholders mencionados incluyendo periodos se detalla a continuacin:

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Planeamiento de ejecucin del proyecto Actualizacin del plan del proyecto Reporte durante la Etapa de Ingeniera o o o Reporte Semanal Reporte Mensual Flash Reporte Mensual

Reporte durante la Etapa de Construccin y Cierre o o o o Reporte Diario Reporte Semanal Reporte Mensual Flash Reporte Mensual

Reporte Durante la Etapa de Ingeniera

Informacin Reporte Semanal El rea Definicin de Control de Contenido El alcance de este reporte cubre las actividades relevantes de la semana que concluy el mes anterior a la fecha del reporte. El contenido del presente programa ser: Actividades relevantes de la semana Asuntos HSEC (MASSC) Trabajo ejecutado en la semana por reporte (por reas o disciplinas) Trabajo Planeado para la prxima semana (Por reas por disciplinas) Progreso (adelanto y atraso versus lnea base) tems crticos/ reas de preocupacin Acciones Clave KPIs y estadsticas clave Asunto pendiente semana anterior Reporte Mensual Flash El rea de Control de Resumen ejecutivo Asuntos HSEC (MASSC) Trabajo ejecutado en el periodo del reporte (por rea o disciplinas) Trabajo planeado para el prximo periodo (por reas o disciplinas) Progreso (Adelanto y atraso versus lnea base) En formato va Word nativo correo Formato Formato Nativo Word/Excel distribuido por correo electrnico

Proyectos del EPCM emitir un reporte semanal al

propietario los lunes antes de las 10:00 am. El reporte deber ser por subprograma y por Contrato.

Proyectos del EPCM emitir un Reporte Mensual Flash al Propietario. Este reporte

electrnico

tendr una extensin mxima de 03 pginas y ser emitido al tercer da hbil del cierre

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de fin de mes tem crticos/reas de Preocupacin Acciones Clave KPIs y estadsticas Clave Reporte Mensual El un rea de Control Mensual de al La finalidad de este reporte es complementar el Reporte Flash con cifras y valores precisos. Resumen Ejecutivo (esta seccin ser en ingls) Asuntos HSEC incidentes) (estadsticas, resumen de (por En formato va Word nativo correo

Proyectos del EPCM emitir Reporte

propietario. Este reporte no tendr limitacin de pginas y ser emitido como mximo al dcimo siguiente. das del mes

electrnico

Trabajo planeado en el periodo de reporte reas y disciplinas) tems crticos/reas de preocupacin

Costos (planeado, real pronstico, tendencias, desviaciones) Curvas de Costos (flujos de caja y compromisos) Cronograma (planeado, tendencias, desviaciones) real, pronsticos,

Curvas de Progreso (comparativo con lnea base) Curvas de Personal (histogramas) KPIs y estadsticas clave Registro Fotogrfico (de ser el caso)

Reporte Durante la Etapa de Construccin y Cierre

Informacin Reporte Diario Definicin El Jefe de Supervisin emitir un reporte diario del da anterior antes de las 10:00 am. al grupo de control de proyecto y Lider de cada subprograma. Control de Proyectos del EPM revisar y emitira informe diario al cliente en formato PDF por correo. Reporte Semanal El rea de Control de Actividades relevantes de la semana Asuntos HSEC (MASSC) Trabajo ejecutado en la semana por reporte (por reas o disciplinas) Trabajo Planeado para la prxima semana (Por reas por disciplinas) Progreso (adelanto y atraso versus lnea base) tems crticos/ reas de preocupacin Acciones Clave KPIs y estadsticas clave Cronograma contractual actualizado a la fecha (Barras Gant) Cronograma resumen de los contratos en En Word formato nativo va correo electrnico. Contenido El objetivo es registrar diariamente los eventos HSEC, principales ocurrencias, principales frentes de trabajo y actividades de construccin, recursos utilizados y cualquier otra informacin

Formato
Word con apoyo de Excel de ser necesario, formato nativo va correo electrnico

Proyectos del EPCM emitir un reporte semanal al

propietario los lunes antes de las 10:00 am. al domingo previo de la fecha de emisin El reporte deber ser por subprograma y por Contrato. El ltimo reporte semanal del mes deber incluir el

pronostico del desembolso o facturacin del mes por los

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servicios realizados o ejecucin Cronograma 3 semanas en adelante (3-week look ahead Schedule) Curvas de progreso por contrato/contratista y consolidados (Overall progress curves) Reporte de Principales comodities (progreso real vs planeado) de obra

ejecutados en mes por los contratistas del construccin del EPCM. La fecha lmite para emitir esta informacin es el 30 de cada mes o el ltimo da hbil del mes y debe ser considerada en el reporte mensual del EPCM

Curvas de H-H e histogramas de Manpower planeados y reales Reporte semana de equipos Cronograma de equipos (Programado y Real) Reporte semanal de personal Cronograma de personal (Programado y Real) Reporte de contratacin local (Mano de Obra Calificada y No Calificada) Reporte de Compras/Adquisiciones Locales

Reporte Mensual Flash

El

rea

de

Control

de

Resumen ejecutivo Asuntos HSEC (MASSC) Trabajo ejecutado en el periodo del reporte (por rea o disciplinas) Trabajo planeado para el prximo periodo (por reas o disciplinas) Progreso (Adelanto y atraso versus lnea base) tem crticos/reas de Preocupacin Acciones Clave KPIs y estadsticas Clave

En formato va

Word nativo correo

Proyectos del EPCM emitir un Reporte Mensual Flash al Propietario. Este reporte

electrnico

tendr una extensin mxima de 03 pginas y ser emitido al tercer da hbil del cierre de fin de mes

Reporte Mensual

El

rea

de

Control

de

La finalidad de este reporte es complementar el Reporte Flash con cifras y valores precisos. 1. Resumen Ejecutivo : Breve descripcin que

En Word

Formato con

Proyectos del EPCM emitir un Reporte Mensual al

apoyo de hojas Excel Primavera en y P6,

propietario. Este reporte no tendr limitacin de pginas y ser emitido como mximo al dcimo da del mes siguiente.

explique la situacin general del Sub-Programas que estn a cargo del EPCM. 1.1 Principales actividades y logros del mes (incluir progreso por cada rea del EPCM) 1.2 Temas de preocupacin y Riesgos

idioma

castellano, ser distribuido copia fsica en y

Identificados 1.3 Actividades previstas para el siguiente periodo 1.4 Control de Hitos y KPIs establecidos, plan vs actual. 2. Asuntos HSEC 2.1 Estadsticas Clave: Nmero de Personas, horas acumuladas , horas del mes e indicadores HSEC 3. Ingeniera de Detalle 3.1 Actividades principales en el periodo

electrnica.

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3.2 Curvas de progreso general y por disciplinas 3.3 Cronograma actualizado 3.4 Estadstica de documentacin emitida por

revisiones planeadas y real 3.5 Reporte de control de documentos (que incluya un listado de lo emitido a la fecha y en el periodo en formato Excel por revisiones).

6.3 Distribucin de Informacin En este proceso es necesario establecer como se distribuir la informacin entre los stakeholders. Plan de Reuniones Establecidas a lo largo de todo el proyecto indistintamente de la fase en la que nos encontremos. Reuniones Semanales Reunin interna del equipo de proyecto Reunin establecida los das viernes, participan de la misma todos los integrantes del equipo de proyecto, tiene por objeto informar al equipo de lo acontecido durante la semana. La informacin que circula es registrada en un acta de reunin. Reuniones con el Owner Team Reuniones establecidas para los das lunes, participan de la misma el jefe de control del proyecto y del Owners Team. El objetivo de la misma es coordinar semanalmente los avances de la gestin con el cliente. La informacin que circula es registrada en un acta de reunin. Reuniones con Contratistas Reuniones establecidas para los das mircoles, participan el equipo de proyecto y el contratista correspondiente. El objetivo de esta reunin es coordinar y tocar los diferentes problemas que se han suscitado en la semana y su seguimiento. La informacin que circula es registrada en un acta de reunin. Reuniones Mensuales

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Steering Committe Reuniones establecidas para el segundo jueves de cada mes, participan el equipo de proyecto y el Owners Team. El objetivo de esta reunin es presentar el informe mensual. La informacin que circula es registrada en un acta de reunin. 7. Gestin de los riesgos del proyecto La identificacin y evaluacin de riesgos se realizan en diversas instancias: En cada etapa y fase de los sub-proyectos, existen requerimientos y objetivos especficos, los cuales han sido identificados en el programa del proyecto y se controlar durante la ejecucin del mismo. Se elaborar la matriz de riesgos donde se considera los aspectos siguientes: Riesgos externos - Fuera de la Obra Tcnicos - En equipo y/o personal Contractuales - Legales Financieros - En el Presupuesto Contratistas - Relacionados con la rentabilidad Otros

Las desviaciones o incumplimiento de estos requerimientos deben generar acciones correctivas para cumplir con lo establecido. De la misma forma, si el impacto de la desviacin o incumplimiento de este requerimiento es crtico para el proyecto, la gerencia debe tomar parte para asegurar su cumplimiento. El Registro de Riesgo, sern actualizados junto con el Informe mensual y como resultado de otras iniciativas o actividades que permitan identificar riesgos y oportunidades durante el desarrollo del proyecto.

8. Gestin de las adquisiciones del proyecto La Gestin de Las Adquisiciones reconoce 4 procesos los cuales son: Planificar las Adquisiciones. Efectuar las Adquisiciones. Administrar las Adquisiciones. Cerrar las Adquisiciones.

Bajo este marco estableceremos las estrategias y lineamientos para poder hacer la Gestin de las Adquisiciones.

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8.1 Planificar las adquisiciones Planificar las adquisiciones es el proceso que consiste en documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificar la forma de hacerlo e identificar posibles proveedores. Identifica qu necesidades del proyecto pueden satisfacerse de mejor manera, o deben satisfacerse mediante la adquisicin de productos, servicios o resultados fuera de la organizacin del proyecto, y qu necesidades del proyecto pueden ser resueltas por el equipo del proyecto. 8.1.1 Tipo de Contratacin El riesgo compartido entre el proyecto y el proveedor est determinado por el tipo de contrato. Si se prev utilizar un tipo de contrato diferente al de precio fijo, corresponde al equipo del proyecto justificar su uso, esta justificacin se dar en el momento de originar la requisicin del servicio o al convocar el concurso. Para la gestin de contratos tanto de ingeniera como construccin se establecer de manera inicial las siguientes modalidades de contratacin: Precios Unitarios Suma Alzada Time and Materials Para establecer el Plan de contratacin se ha establecido en funcin a los requerimientos de proveedores en funcin al tiempo de ejecucin de los diversos entregables del Proyecto. 8.1.2 Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisicin El enunciado del Trabajo se establecer de las siguientes maneras: En la Etapa de Ingeniera Inicialmente se establecer e identificar los requerimientos de ingenieras complementarias o definitivas para los diversos entregables del Proyecto. En la Etapa de Construccin Una vez concluida la ingeniera de detalle, se establecern las mtricas correspondientes a la construccin, se indicarn los plazos e Hitos para estos trabajos, as como los estndares y normas a cumplir durante su ejecucin.

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Esta ingeniera de detalle compuesta por planos, documentos de memoria descriptiva, listado de equipos etc. Ser parte del enunciado del trabajo a adquirir. 8.1.3 Documentos de la Adquisicin Los documentos de adquisicin para los proveedores sern los utilizados por la Organizacin, as como el procedimiento de emisin de los mismos. Entre estos documentos podemos mencionar los siguientes: Solicitud de informacin (RFI) Invitacin a licitacin (IFB) Solicitud de propuesta (RFP), Solicitud de presupuesto (RFQ), Etc. 8.1.4 Efectuar las Adquisiciones Para Efectuar las Adquisiciones emplearemos las siguientes herramientas usadas en la Organizacin para la estandarizacin y evaluacin de las Ofertas. a) Bases de Licitacin En este documento contiene la descripcin exacta del enunciado del trabajo y los alcances del mismo, este documento ser entregado a los oferentes para su evaluacin y consultas, las cuales sern contestadas de manera abierta a todos los postores. En las Bases de Licitacin deben figurar claramente los siguientes alcances El enunciado del trabajo o los entregables La lnea base del cronograma Los informes de desempeo Perodo de ejecucin Los roles, responsabilidades y obligaciones del Cliente y Postor, tales como contratacin de personal de la zona y empresas de la zona. Lugar de desempeo del vendedor Condiciones de pago

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Lugar de entrega o sitio de los trabajos. Los criterios de inspeccin y aceptacin Las garantas Los lmites de responsabilidad Retenciones Sanciones Incentivos Seguro y las fianzas de ejecucin La aprobacin de los subcontratistas subordinados b) Conferencias de Oferentes Despus de haber cursado las invitaciones a los Postores y de asistir a la visita de obra, se establecer una Conferencia de Oferentes de manera de asegurar que todos los posibles vendedores comprendan de manera clara y uniforme la necesidad de adquisicin (requisitos tcnicos y contractuales), y que ningn oferente reciba tratamiento preferencial Las respuestas a las preguntas pueden ser incorporadas en los documentos de la adquisicin en forma de enmiendas e incluidas en el documento de respuestas a consultas. Para que haya equidad, los postores deben tener especial cuidado en asegurar que todos los posibles vendedores escuchen cada una de las preguntas de los dems vendedores potenciales particulares, as como cada respuesta proporcionada por el comprador. c) Tcnicas de Evaluacin de Propuestas Para la evaluacin de propuestas se conformar una comisin integrada por miembros del Equipo de Proyecto, los cuales verificarn que los requerimientos tcnicos y hayan sido contemplados en las propuestas. La propuesta tendr dos partes, la tcnica y la econmica. Para poder evaluar la propuesta econmica se tendr el estimado de los costos (Documento Interno) este estimado debe ser calculado en base al enunciado de los trabajos, de manera de poder comparar las ofertas. Es dable la verificacin de las referencias financieras de los postores para poder determinar su solvencia econmica que podra dar cierta garanta a los trabajos contratados a estos postores.

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d) Juicio de Expertos El juicio de expertos puede ser utilizado para evaluar las propuestas de los vendedores. La evaluacin de las propuestas puede ser realizada por un equipo multidisciplinario de revisin con experiencia en cada una de las reas cubiertas por los documentos de la adquisicin y el contrato propuesto. Esto puede incluir conocimientos especializados en disciplinas funcionales tales como ingeniera, diseo, estudios de pre factibilidad, y fabricacin. e) Negociacin de Adquisiciones Las negociaciones aclaran la estructura, los requisitos y otros trminos relativos a las compras, para que se logre establecer un acuerdo mutuo antes de firmar el contrato. El lenguaje contractual final refleja todos los acuerdos obtenidos. Los temas cubiertos deberan incluir las responsabilidades, la autoridad de efectuar cambios, los trminos y la legislacin aplicables, los enfoques tcnicos y de direccin comercial, los derechos de propiedad exclusiva, el financiamiento del contrato, las soluciones tcnicas, el cronograma general, los pagos y el precio. Las negociaciones se cierran con un documento contractual que puede ser realizado por ambas partes, la compradora y la vendedora. f) Adquisiciones Directas En determinados casos, por condiciones de espacio o especialidad en algn trabajo se efectuaran compras directas de servicios o materiales, esta modalidad se denomina SOLE SOURCE, la cual deber estar debidamente sustentada segn los procedimientos establecidos por la Organizacin. 8.1.5 Administrar las Adquisiciones Administrar las Adquisiciones es el proceso que consiste en administrar las relaciones contractuales con los proveedores seleccionados para brindar un determinado servicio, de manera de velar por el cumplimiento de las obligaciones del vendedor y comprador. La Administracin de las Adquisiciones monitorea el desempeo del proveedor e inicia el control de cambios respectivo en caso sea necesario. Esta supervisin contractual del proveedor garantiza que se cumpla con los requisitos de adquisicin y que el comprador respete las obligaciones contractuales para con el proveedor. Administrar las Adquisiciones tambin tiene un componente de gestin financiera que implica el monitoreo de los pagos efectuados al proveedor. Esto asegura que se cumplan las condiciones de pago definidas en el

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contrato y que la compensacin del proveedor se corresponda con su avance, segn lo establecido en el contrato. Una de las consideraciones principales a tener en cuenta cuando se realizan pagos a proveedores es que exista una estrecha relacin entre los pagos efectuados y el trabajo realizado. El proceso Administrar las Adquisiciones revisa y documenta de qu manera se est desempeando o se ha desempeado un proveedor basndose en el contrato y establece acciones correctivas cuando sean necesarias. Esta revisin del desempeo puede utilizarse para medir la competencia del proveedor para llevar adelante trabajos similares en futuros proyectos. Tambin se llevan a cabo evaluaciones similares cuando se debe confirmar que un proveedor no est cumpliendo con sus obligaciones contractuales y cuando el comprador contempla adoptar acciones correctivas. Administrar las Adquisiciones incluye gestionar la finalizacin anticipada del trabajo contratado (por causa, conveniencia o incumplimiento) de conformidad con la clusula de rescisin del contrato. Para Administrar las Adquisiciones usaremos la siguiente documentacin pero que no estar limitada a: Bases de Licitacin. Contrato y adendas al mismo. Plan de Adquisiciones Informe de desempeo del proveedor. Gestin de medio ambiente y seguridad del proveedor. Solicitud de cambio aprobado. Cuaderno de Obra o reportabilidad definida en el contrato. Correspondencia Oficial. Consolidado de requisiciones, ordenes de servicio, ordenes de compra y contratos Para la Administracin de las Adquisiciones usaremos algunas tcnicas y/o procedimientos que a continuacin se describen: a) Sistema de Control de Cambios del Contrato Para gestionar los cambios nos remitiremos a los procedimientos y lineamientos establecidos en este documento.

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b) Revisiones del Desempeo de las Adquisiciones Para establecer el desempeo del proveedor nos remitiremos al control de plazo, cumplimientos de documentacin de control y seguridad, as como al performance en seguridad y medio ambiente c) Sistemas de Pago Se establecer un formato para la elaboracin de los EDP (estados de Pago), las fechas de presentacin de los EDP y pago de los mismos se establecern de manera particular para cada proveedor, dependiendo de su contrato. Para la gestin de adelantos se ha definido que no se podrn atender en menos de 10 das. Todo pago ser documentado por el proveedor segn lo requerido por el Departamento de Finanzas del Proyecto, el cual alcanzar un check list de documentacin necesaria a presentar por el proveedor, de manera de emitir la conformidad de servicio, segn procedimiento de la organizacin. d) Control de Solicitudes de Compra Se establecer un formato para el seguimiento de las solicitudes de compra, de manera de determinar los gastos comprometidos y las gestiones de compra que se encuentran en proceso.
CONTROL DE SOLICITUDES DE COMPRAS GENERADAS
FECHA DE GENERACIN DE LA REQUISICION No IRR ZONA CODIGO ENTREGABLE CENTRO DE COSTO DESCRIPCION GENERADO POR DOCUMENT CONTROL No OC /OS/ CONTR NIVEL DE ESTADO APROBACIN ACTUAL MONTO CONTRATADO

8.1.6 Cerrar las Adquisiciones Para el Cierre de las Adquisiciones estableceremos dos modalidades: a) Por Resolucin de Contrato

Para cerrar una Adquisicin en caso resolucin de contrato, se har de acuerdo a lo establecido en el contrato. Esta puede darse por conveniencia o incumplimiento de cualquiera de las partes. b) Por Fin de Servicio

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Para cerrar la adquisicin se verificarn que los entregables estn de acuerdo a los criterios de aceptacin, para esto se convocar al Comprador para verificar estos criterios, de existir observaciones el proveedor estar en la obligacin de levantar estas observaciones, cuando estas observaciones estn levantadas se citar nuevamente al Comprador para una nueva inspeccin. Durante el tiempo de levantamiento de observaciones hasta la entrega de conformidad final de servicio, el proveedor tendr la custodia del entregable. Una vez obtenida el acta de recepcin de obra o la conformidad final de servicio el proveedor podr liberar las garantas comprometidas segn contrato. De existir alguna discrepancia en el cierre de la Adquisicin se podr someter a conciliacin o arbitraje segn lo estipulado en el contrato.

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ANEXOS

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ANEXO 1 PLANO DE DISTRIBUCIN

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ANEXO 2 WBS (WORK BREAK STRUCTURE)

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ANEXO 3 ORGANIGRAMA

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ANEXO 4 RUTA CRTICA

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ANEXO 5 CURVA S

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ANEXO 6 HISTOGRAMA

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ANEXO 7 DURACIONES

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ANEXO 8 PRECIOS UNITARIOS

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ANEXO 9 HOJA DEL PRESUPUESTO