SISTEMA DE INFORMACIN

El sistema de informacin institucional es considerado como el elemento fundamental de la evaluacin efectiva de los programas y proyectos de las organizaciones de servicio. Todo sistema de evaluacin organizacional es una parte integral del proceso administrativo que requiere de informacin para la planeacin acerca de los servicios que presta y de los recursos que tiene que utilizar para la prestacin de los mismos, necesita informacin de desempeo que hace referencia a la eficacia y efectividad en la prestacin de los servicios. La informacin requerida en estos dos procesos debe provenir del sistema de informacin el cual debe ser bien diseado y aplicado de manera efectiva. En la actualidad, la mayora de las organizaciones dedicadas a la prestacin de servicios est n concientes del potencial que representa el sistema de informacin en la gerencia y conduccin de las organizaciones para lograr el !"ito o m s a#n la supervivencia. Los planificadores y administradores algunas veces no alcanzan los ob$etivos institucionales porque ignoran el requisito %informacin&, el procesamiento y la utilizacin en el desarrollo de sus programas y proyectos, razn por la cual no alcanzan el impacto deseado, de ah que el sistema de informacin se considere un instrumento principal y fundamental para tener un desarrollo e"itoso. El sistema de vigilancia epidemiolgica se sustenta en el sistema de informacin,, como se puede percibir a partir de los temas antes tratados, ya que !l mismo facilita la recoleccin, tabulacin, almacenamiento, procesamiento, notificacin, divulgacin y evaluacin, haciendo !nfasis en el an lisis de la informacin el cual permite tomar decisiones informadas y plantear alternativas de solucin a las situaciones de salud identificadas. 'ara el efectivo funcionamiento del sistema de vigilancia es fundamental asegurar la calidad, la confiabilidad, la oportunidad, la cantidad, la relevancia y la actualidad de la informacin epidemiolgica en salud( esta informacin debe refle$ar las necesidades reales de la comunidad y del ambiente para que sea utilizada efectivamente en la toma de las decisiones. Los insumos requeridos para el adecuado funcionamiento del sistema de informacin son lgicamente los datos y la informacin. )l respecto, algunos autores los plantean como sinnimos y otros establecen claras diferencias entre los dos.

DATOS
Los datos pueden ser cifras o hechos aislados sin que se haya iniciado con ellos alg#n tipo de an lisis, luego como tales tienen un valor escaso.

CLASIFICACION DE LOS DATOS

Los datos se clasifican en cualitativos y cuantitativos. *ualitativos+ *uando la observacin de la variable se hace sobre una cualidad no num!rica, como por e$emplo el se"o, el estado civil, las enfermedades, lugar de nacimiento. *uantitativos+ *uando la observacin que se hace de la variable puede ser e"presada en t!rminos num!ricos, como la edad, el peso, la talla, el n#mero de hi$os. Las variables cuantitativas a su vez se pueden clasificar en continuas o discontinuas. *ontinuas+ *uando el dato se puede e"presar tanto en valor entero como en decimales, como por e$emplo la talla, el peso, la edad.

,iscontinuas o discretas+ *uando los datos solo admiten ser e"presados en valores enteros, e$emplo el n#mero de pacientes atendidos en un servicio

CONCEPTOS DE INFORMACIN -./ -0/

1eg#n )lvin Toffler, el desarrollo y evolucin la humanidad ha pasado por tres eras, las cuales se han originado de las tres grandes transformaciones histricas de la generacin de riqueza+ la revolucin agrcola que se bas en el poder de la tierra y el traba$o agrcola, la revolucin industrial que se centr en las m quinas y las grandes industrias y la revolucin de la informacin. La informacin siempre ha e"istido pero posiblemente se encontraba dispersa en muchos sitios y en otras tantas cabezas por lo cual constituan datos crudos con valor pero que requeran prepararlos para una utilizacin productiva. El traba$o consiste en recolectar, organizar, analizar y conte"tualizar los datos para transformarlos en informacin, la cual mediante un proceso de an lisis, evaluacin y obtencin de conclusiones #tiles se convierte en conocimiento. ,e esta manera el conocimiento se transforma en el nuevo factor de poder econmico y en el activo m s importante de la estructura social. El conocimiento es importante pero puede ser vol til y su administracin es comple$a y necesaria por ello hay que garantizar su permanencia y una estructuracin que permita su distribucin y de esta forma convertirse en un activo real, lo que constituye el verdadero capital intelectual La informacin es considerada como una representacin de la realidad, como la e"presin de conocimientos, la base para el funcionamiento de las organizaciones, el soporte para los procesos gerenciales, un recurso crtico de las organizaciones y un eslabn que une todos los componentes de la organizacin La informacin esta compuesta de datos, im genes, te"to, documentos, organizados en un conte"to significativo, que se comunica a un receptor el cual a su vez la debe utilizar para la toma de decisiones( implica la comunicacin y recepcin de conocimiento. La informacin constituye el insumo b sico para la administracin del sistema de salud, la definicin y desarrollo de polticas, la e$ecucin de programas y proyectos y la formacin del talento humano ,urante aos se ha hablado del paradigma sobre la esencia de la informacin el cual ha sido llamado el paradigma de la %cesta vaca& -empty buc2er/, seg#n el cual una persona que requiere informacin es como un recipiente vaco que puede ser llenado de informacin, la persona se convierte en informada cuando se provee de esa informacin sin que medie su participacin en el proceso de informarse. 3rente a este paradigma tradicional, surge una nueva visin en la que el proceso de informarse es considerado como un proceso fundamentalmente humano( en ella la informacin se define como el proceso en el cual alguien resulta informado, es decir, %como todo aquello que el individuo encuentra informante&. La informacin seg#n el estudio %4nderstanding 5nformation&, desarrollado en 6778 por el *enter for 9anagement :esearch en Londres, plantea dos mundos, uno, el fsico que es aquel en el que ocurren acciones y acontecimientos que se convierten en datos concretos y que para convertirse en informacin tienen que entrar en el mundo mental de los humanos. )l estructurar los datos e interpretarlos se obtiene una informacin que tiene sentido general, sin embargo esta informacin solo podr ser utilizada por aquellas personas que tienen unas determinadas e"pectativas y criterios para su interpretacin y convertirla en conocimiento. En salud el ob$etivo es crear condiciones para generar la informacin y distribuirla en forma adecuada a los actores en salud, que al $uzgar su importancia la valoren para emplearla en el desarrollo de la salud del individuo, la familia y la comunidad y de los espacios en que se desenvuelven.

FUENTES DE INFORMACIN
Las fuentes de informacin pueden ser directas o primarias e indirectas o secundarias. 3uentes directas o primarias+ ;ace referencia a los datos captados directamente por el investigador o personal de salud en consulta a la poblacin o cuando la comunidad misma reporta la presencia de un caso o factor de riesgo en el rea. E$emplo de los registros en los cuales se recoge la informacin primaria son+ registros de encuestas o programas o proyectos, historias clnicas, registros de laboratorio clnico, informacin de la comunidad, entre otros. uentes indirectas o secundarias+ *uando los datos ya han sido recolectados y procesados por otro investigador o personal de salud o fuente primaria, como el resumen mensual de consulta e"terna o urgencias, condensados de estadsticas de morbilidad y mortalidad, informes de investigaciones, resultados de pruebas diagnsticas, censos de localidades, municipales, departamentales, nacionales.

CARACTERISTICAS DE LA INFORMACIN -<=/ -<0/

La informacin que se mane$a en la notificacin debe responder a ciertas caractersticas para que el an lisis y las medidas que se tomen correspondan efectivamente a una situacin real previamente identificada. Entre estas vale la pena mencionar las siguientes+

o o

E"actitud+ En este sentido la informacin debe refle$ar el evento epidemiolgico al cual se refiere y su sistema de medicin e"presado con poca variabilidad. >b$etividad+ La informacin debe ser el producto de criterios establecidos que permitan la interpretacin en forma estandarizada por diferentes personas en circunstancias diversas de tiempo y lugar. ? lida+ 1e refiere a que la informacin ha de permitir medir en forma precisa el concepto que se estudia, con criterios uniformes. *ontinuidad+ La informacin ha de ser generada en forma permanente de tal manera que e"ista la disponibilidad de los datos a trav!s del proceso de vigilancia. *ompleta+ ,ebe contener todos los datos y variables previamente establecidas para cumplir con su finalidad en cada evento epidemiolgico >portuna+ La informacin debe generarse y notificarse a la par con los acontecimientos de tal manera que permita la toma de decisiones y la actuacin inmediata *omparable+ que permita ser confrontada con datos similares.

o o

o o

SISTEMA DE INFORMACIN. CONCEPTOS -=/ -88/

El sistema de informacin es considerado como un con$unto de componentes interrelacionados que recuperan, procesan, almacenan y distribuyen informacin para soportar la toma de decisiones, la coordinacin y el control de una organizacin. >tro de los conceptos lo plantea como un proceso permanente de recoleccin, procesamiento, presentacin, interpretacin, uso, y aplicacin de la informacin en la toma de decisiones, redefinicin de ob$etivos, recursos y estructuras de la organizacin.

Es as como las organizaciones son consideradas esencialmente como canales para el flu$o de informacin, ideas e influencias, con el propsito de tomar decisiones y e$ecutar acciones. 1eg#n ,aniel *ohen @aren, un sistema de informacin es un con$unto de elementos que interact#an entre si con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. El 9inisterio de 1alud, seg#n resolucin AB8A de 677. reglamenta el 1istema 5ntegral de 5nformacin del 1istema Ceneral de 1eguridad 1ocial en 1alud D1551E y lo define en artculo A del captulo 5 como el con$unto interrelacionado de usuarios, normas, procedimientos y recursos del sistema que generan y disponen informacin sobre los procesos esenciales de afiliacin, financiamiento, prestacin de servicios, vigilancia de salud p#blica y participacin social y los procesos de gerencia y administracin institucional en cada uno de los integrantes del sistema. Los elementos que se requieren para el funcionamiento del sistema de informacin son+

o o o o

El componente fsico, constituido por las m quinas computadoras y sus complementos perif!ricos 'rogramas para el mane$o de datos El recurso humano para la alimentacin de datos y utilizacin de los resultados que genera el sistema ,atos e informacin

4n sistema de informacin desarrolla cuatro actividades b sicas+ entrada, almacenamiento, procesamiento de datos y salida de informacin.

Entrada de informacin+ proceso en el cual se toman los datos requeridos para procesar la informacin, las entradas se pueden hacer manual o autom ticamente. En la primera el usuario aporta la informacin directamente y en la segunda, los datos provienen de otros sistemas. En salud, constituye datos de entrada la caracterizacin del usuario, como identificacin, localizacin, tipo de afiliacin, estado de salud, etc.

)lmacenamiento de la informacin+ es un proceso en el cual se guarda la informacin en archivos que pueden ser recuperados en cualquier momento. La historia clnica del usuario es el almacenamiento de la informacin referente al mismo. 'rocesamiento de la informacin+ permite la transformacin de los datos fuentes en resultados por la aplicacin de mecanismos o indicadores que soporten la toma decisiones. En consulta e"terna el c lculo de indicadores sobre el desarrollo de proyectos desarrollados como porcenta$es de citologa tomadas en un perodo determinado, son producto del procesamiento de datos. 1alida de informacin+ es la capacidad de un sistema para sacar la informacin procesada hacia otro sistema o usuario. 4n informe estadstico sobre un indicador es una salida de informacin que facilita la planeacin de actividades en un rea especfica

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACION

El ob$etivo principal del sistema de informacin es mantener actualizada y disponible la informacin y los datos requeridos por los usuarios de las organizaciones que prestan servicios. *on relacin a vigilancia epidemiolgica, los ob$etivos van dirigidos hacia+-<=/ -<0/

o o o o o

9antener actualizado el conocimiento sobre el comportamiento del proceso de salud D enfermedad de la comunidad, regiones, reas, localidades, municipios, departamentos. 'roporcionar la informacin actualizada que permita conocer el comportamiento de los eventos ob$eto de la vigilancia. ,eterminar las medidas de intervencin en los diferentes niveles Establecer el tipo y n#mero de recursos humanos, fsicos, tecnolgicos y financieros Evaluar la eficacia, la eficiencia y la efectividad de las intervenciones desarrolladas en el sistema de vigilancia

Tipos y Usos de los Sistemas de Informacin

,urante los pr"imos aos, los 1istemas de 5nformacin cumplir n tres ob$etivos b sicos dentro de las organizaciones+ 6. A. <. )utomatizacin de procesos operativos. 'roporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones. Lograr venta$as competitivas a trav!s de su implantacin y uso.

Los 1istemas de 5nformacin que logran la automatizacin de procesos operativos dentro de una organizacin, son llamados frecuentemente 1istemas Transaccionales, ya que su funcin primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, plizas, entradas, salidas, etc. 'or otra parte, los 1istemas de 5nformacin que apoyan el proceso de toma de decisiones son los 1istemas de 1oporte a la Toma de ,ecisiones, 1istemas para la Toma de ,ecisin de Crupo, 1istemas E"pertos de 1oporte a la Toma de ,ecisiones y 1istema de 5nformacin para E$ecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u ob$etivos que cumplen, es el de los 1istemas Estrat!gicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr venta$as competitivas, a trav!s del uso de la tecnologa de informacin. Los tipos y usos de los 1istemas de 5nformacin se muestran en la figura

) continuacin se mencionan las principales caractersticas de estos tipos de 1istemas de 5nformacin. Sistemas Transacciona es. 1us principales caractersticas son+ ) trav!s de !stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organizacin.

*on frecuencia son el primer tipo de 1istemas de 5nformacin que se implanta en las organizaciones. 1e empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organizacin.

1on intensivos en entrada y salid de informacin( sus c lculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.

Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, a trav!s de estos sistemas se cargan las grandes bases de informacin para su e"plotacin posterior.

1on f ciles de $ustificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

Sistemas !e A"o#o !e as Decisiones. Las principales caractersticas de estos son+ 1uelen introducirse despu!s de haber implantado los 1istemas Transaccionales m s relevantes de la empresa, ya que estos #ltimos constituyen su plataforma de informacin. La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administracin en el proceso de toma de decisiones.

1uelen ser intensivos en c lculos y escasos en entradas y salidas de informacin. )s, por e$emplo, un modelo de planeacin financiera requiere poca informacin de entrada, genera poca informacin como resultado, pero puede realizar muchos c lculos durante su proceso.

Fo suelen ahorrar mano de obra. ,ebido a ello, la $ustificacin econmica para el desarrollo de estos sistemas es difcil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversin.

1uelen ser 1istemas de 5nformacin interactivos y amigables, con altos est ndares de diseo gr fico y visual, ya que est n dirigidos al usuario final.

)poyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. 'or e$emplo, un 1istema de *ompra de 9ateriales que indique cu ndo debe hacerse un pedido al proveedor o un 1istema de 1imulacin de Fegocios que apoye la decisin de introducir un nuevo producto al mercado.

Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participacin

operativa de los analistas y programadores del rea de inform tica. Este tipo de sistemas puede incluir la programacin de la produccin, compra de materiales, flu$o de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulacin de negocios, modelos de inventarios, etc.

Sistemas Estrat$%icos. 1us principales caractersticas son+ 1u funcin primordial no es apoyar la automatizacin de procesos operativos ni proporcionar informacin para apoyar la toma de decisiones. 1uelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organizacin, por lo tanto no pueden adaptarse f cilmente a paquetes disponibles en el mercado. Tpicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a trav!s de su evolucin dentro de la organizacin. 1e inicia con un proceso o funcin en particular y a partir de ah se van agregando nuevas funciones o procesos.

1u funcin es lograr venta$as que los competidores no posean, tales como venta$as en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este conte"to, los 1istema Estrat!gicos son creadores de barreras de entrada al negocio. 'or e$emplo, el uso de ca$eros autom ticos en los bancos en un 1istema Estrat!gico, ya que brinda venta$a sobre un banco que no posee tal servicio. 1i un banco nuevo decide abrir sus puerta al p#blico, tendr que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores. )poyan el proceso de innovacin de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan

venta$as respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos. 4n e$emplo de estos 1istemas de 5nformacin dentro de la empresa puede ser un sistema 9:' -9anufacturing :esoure 'lanning/ enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un *entro de 5nformacin que proporcione todo tipo de informacin( como situacin de cr!ditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este conte"to los e$emplos anteriores constituyen un 1istema de 5nformacin Estrat!gico si y slo s, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

'or #ltimo, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de informacin denominado 1istemas 'ersonales de 5nformacin, el cual est enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.

ETAPAS DE IMPLEMENTACION -=/

:ichard Folan, autor y profesor de la escuela de negocios de ;arvard, en la d!cada de los 0G, desarrollo la TE>:5) ,E L)1 ET)')1, la cual plantea que las organizaciones evolucionan a trav!s de etapas de crecimiento como son+ la de inicio, de contagio o e"pansin, de control o formalizacin, de integracin, de administracin de datos y de madurez, Etapa de inicio+ 1e caracteriza porque en ella se efect#an las adquisiciones del equipo computacional, por lo general se inician con la implantacin de sistemas transaccionales, puede no disponerse de funcionarios con capacitacin, puede presentarse resistencia al cambio por parte de los funcionarios. Etapa de contagio o e"pansin+ 1e inicia con la implantacin e"itosa del primer sistema de informacin en la organizacin, se contin#a con las aplicaciones pendientes de la primera etapa, se busca la aplicacin en las diversas reas de la organizacin, se vincula personal especializado que generalmente son ubicados en las reas funcionales de los usuarios con el ob$eto de promover el desarrollo de nuevas aplicaciones. 1e pueden presentar problemas de funcionamiento que pueden incidir en el nivel de satisfaccin de los usuarios. Etapa de control o formalizacin+ 1e inicia con la necesidad de promover uso racional de los recursos computacionales, las aplicaciones se enfocan a facilitar el control de las operaciones de la organizacin a fin de hacerlas mas eficaces. El departamento se ubica a nivel gerencial y se da prioridades a la formulacin de nuevas aplicaciones. Etapa de integracin+ 1e caracteriza por la integracin de los datos y los sistemas en los diversos estamentos y procesos de la organizacin. Etapa de administracin de datos+ 1e reconoce la importancia de la informacin y se administra el departamento de tal manera que cumpla con su ob$etivo de mantener disponible la informacin necesaria para todos los usuarios, al mismo tiempo el usuario es conciente de la responsabilidad, de la integridad, calidad y del mane$o de la misma en diferentes niveles de acceso. Etapa de madurez+ En esta etapa se utiliza una planeacin estricta de los recursos y aplicaciones computacionales, e"iste una buena comunicacin entre los diferentes niveles de la organizacin, se revisan y actualizan los controles desarrollados en las etapas anteriores y se reconoce en general la funcin que cumple el departamento de sistemas. En el futuro, las organizaciones tender n hacia el uso de la tecnologa de la informacin como una estrategia para estar en condiciones de competitividad, igualmente, se realizar el rediseo de los procesos de la organizacin, se me$orar la calidad de la prestacin de los servicios a los usuarios, se podr acceder y procesar datos tanto a nivel nacional como internacional.

SISTEMA DE INFORMACIN EN VI&ILANCIA -<=/ -<0/

'ara el funcionamiento del sistema de informacin se requiere contar con una infraestructura mnima en las instituciones prestadoras de salud, hospitales de primer nivel, en la secretaria distrital de salud,

en el ministerio de salud , entidades que participan en el proceso de vigilancia, entre los cuales se tienen+ los datos e informacin epidemiolgica tanto del individuo como de la colectividad, los recursos humanos, fsicos, tecnolgicos y financieros, las normas t!cnicas de procedimientos, los mecanismos para el mantenimiento del sistema, la definicin de la red de unidades notificadoras comprometidas en la notificacin de los eventos, los niveles de operacin en donde se condensan, analizan, se toman decisiones y se enva a un nivel superior.

NOTIFICACION DE EVENTOS -<=/ -<0/

La notificacin de los eventos es un proceso de una de las etapas del sistema de informacin por medio del cual se genera la informacin especfica de los eventos ob$eto de vigilancia dentro de este sistema. La 1ecretara ,istrital de 1alud de Hogot , plantea la notificacin como una actividad que alimenta al subsistema de informacin y se define como el procedimiento por el cual la comunidad, los estamentos comunitarios, los individuos y las 5'1 comunican oficialmente a la autoridad sanitaria correspondiente la presencia de un factor de riesgo o enfermedad que altera la cotidianidad. La notificacin facilita la identificacin y captacin de casos y el almacenamiento de la informacin para ser analizados y utilizados en la determinacin de intervenciones frente a los problemas identificados. 5mplica informar tanto la presencia como la ausencia de casos, en este #ltimo se denomina notificacin negativa que es bien diferente a no proporcionar la informacin. En la vigilancia epidemiolgica, la notificacin se debe efectuar en todos los niveles y debe responder a los siguientes interrogantes+Ipara que se notificaJ, Iqu! se notificaJ, Ia quien se notificaJ, Icmo se notificaJ, Icu ndo se notificaJ y Iqui!n notificaJ. La respuesta a cada uno de estos interrogantes facilitar el conocimiento de salud de una comunidad, la participacin de los diferentes niveles involucrados en el sistema, la utilizacin de los canales de la informacin, partiendo del nivel operativo hasta llegar al 9inisterio, respetando la periodicidad de la informacin, la cual depende de la situacin epidemiolgica y del tipo de evento y de llevar a cabo la notificacin con oportunidad por el funcionario de salud responsable de esa actividad. La notificacin se constituye en una voz de alerta tanto para las autoridades sanitarias como para las instituciones de salud y la comunidad sobre la ocurrencia de eventos que pueden modificar el estado de salud poblacional y ante el cual hay que responder con intervenciones oportunas de prevencin y de control seg#n el caso.

CLASES DE NOTIFICACIN -<=/ -<0/

Las clases de notificacin est n determinadas por las especificidades y el comportamiento epidemiolgico de los eventos, la gravedad, la transmisibilidad y el probable impacto sobre la salud de la poblacin. 'ara llevar a cabo la notificacin es necesario contar con un sistema de informacin en el cual este determinado como se har el registro de la informacin y cuales son los canales de comunicacin. La notificacin puede hacerse en forma inmediata e individual, inmediata y colectiva, peridica e individual, peridica y colectiva.

5nmediata e individual+ Es aquella que se realiza ante la presuncin o confirmacin diagnstica de un evento epidemiolgico, su$eto a vigilancia epidemiolgica intensificada. Tiene que incluir datos que faciliten la identificacin de cada persona afectada como nombre, edad, genero, domicilio -especificando si es posible la direccin, el barrio y la ciudad o en su defecto los puntos de referencia para su localizacin/, fecha de inicio de la aparicin de sntomas, si es caso probable o confirmado, si se han

tomado muestras para an lisis de laboratorio, se le ha efectuado tratamiento o no y el estado actual. En algunos eventos adem s de la informacin anterior se debe adicionar la ficha clnico D epidemiolgica que permite complementar la informacin sobre factores de riesgo, la situacin de los contactos y las intervenciones llevadas a cabo. El ob$etivo de la notificacin inmediata e individual es facilitar la definicin de las medidas de intervencin necesarias para su aplicacin en forma oportuna. El 9inisterio de 1alud estableci los eventos que requieren obligatoriamente este tipo de notificacin para todo el pas, pero cada regin o sector geogr fico puede adicionar los que considere que afecten su rea de influencia, dependiendo del an lisis epidemiolgico realizado.

o o

5nmediata y colectiva+ 1e hace en presencia de brotes y epidemias, se requiere incluir datos sobre la clase de problema, el n#mero de personas afectadas, el lugar y periodo de ocurrencia, las posibles causas y las acciones realizadas. 'eridica e individual+ Es aquella que se efect#a para aquellos eventos que el nivel superior de notificacin no requiere del conocimiento inmediatamente, pero si de la caracterizacin individual( En la mayora de los casos es complementaria de la notificacin inmediata e individual. 'eridica y colectiva+Es aquella que permite conocer las tendencias de los eventos prioritarios que debe incluir variables de persona, tiempo y lugar. 'or lo general se establece la semana, el mes o el periodo epidemiolgico, el trimestre o el semestre como momentos de notificacin.

E'o (ci)n !e os Sistemas !e In*ormaci)n

,e la seccin anterior se desprende la evolucin que tienen los 1istemas de 5nformacin en las organizaciones. *on frecuencia se implantan en forma inicial los 1istemas Transaccionales y, posteriormente, se introducen los 1istemas de )poyo a las ,ecisiones. 'or #ltimo, se desarrollan los 1istemas Estrat!gicos que dan forma a la estructura competitiva de la empresa. En la d!cada de los setenta, :ichard Folan, un conocido autor y profesor de la Escuela de Fegocios de ;arvard, desarroll una teora que impact el proceso de planeacin de los recursos y las actividades de la inform tica.

1eg#n Folan, la funcin de la 5nform tica en las organizaciones evoluciona a trav!s de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se e"plican a continuacin+ *omienza con la adquisicin de la primera computadora y normalmente se $ustifica por el ahorro de mano de obra y el e"ceso de papeles. Las aplicaciones tpicas que se implantan son los 1istemas Transaccionales tales como nminas o contabilidad. El pequeo ,epartamento de 1istemas depende en la mayora de los casos del rea de contabilidad. El tipo de administracin empleada es escaso y la funcin de los sistemas suele ser mane$ada por un administrador que no posee una preparacin formal en el rea de computacin. El personal que labora en este pequeo departamento consta a lo sumo de un operador yKo un programador. Este #ltimo podr estar ba$o el r!gimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de alg#n fabricante local de programas de aplicacin. En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal y usuario -ciberfobia/ que est n involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra.

Esta etapa termina con la implantacin e"itosa del primer 1istema de 5nformacin. *abe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir la computador a la empresa.

Etapa de contagio o e"pansin. Los aspectos sobresalientes que permiten diagnosticar r pido que una empresa se encuentra en esta etapa son+

1e inicia con la implantacin e"itosa del primer 1istema de 5nformacin en la organizacin. *omo consecuencia de lo anterior, el primer e$ecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona que se habr que imitar.

Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los 1istemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como facturacin, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc.

El pequeo departamento es promovido a una categora superior, donde depende de la Cerencia )dministrativa o *ontralora.

El tipo de administracin empleado est

orientado hacia la venta de aplicaciones a todos los

usuarios de la organizacin( en este punto suele contratarse a un especialista de la funcin con preparacin acad!mica en el rea de sistemas.

1e inicia la contratacin de personal especializado y nacen puestos tales como analista de sistemas, analistaEprogramador, programador de sistemas, $efe de desarrollo, $efe de soporte t!cnico, etc.

Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfases autom ticas entre ellas, de tal forma que las salidas que produce un sistema se tienen que alimentar en forma manual a otro sistema, con la consecuente irritacin de los usuarios.

Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo que marca la pauta para iniciar la racionalizacin en el uso de los recursos computacionales dentro de la empresa. Este problema y el inicio de su solucin marcan el paso a la siguiente etapa.

Etapa de control o formalizacin. 'ara identificar a una empresa que transita por esta etapa es necesario considerar los siguientes elementos+ Esta etapa de evolucin de la 5nform tica dentro de las empresas se inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a trav!s de las t!cnicas de presupuestacin base cero -partiendo de que no se tienen nada/ y la implantacin de sistemas de cargos a usuarios -por el servicio que se presta/.

Las aplicaciones est n orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para hacerlas m s eficaces, tales como sistemas para control de flu$o de fondos, control de rdenes de compra a proveedores, control de inventarios, control y mane$o de proyectos, etc.

El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posicin gerencial, dependiendo del organigrama de la ,ireccin de )dministracin o 3inanzas.

El tipo de administracin empleado dentro del

rea de 5nform tica se orienta al control

administrativo y a la $ustificacin econmica de las aplicaciones a desarrollar. Face la necesidad de establecer criterios para las prioridades en el desarrollo de nuevas aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a crecer.

En esta etapa se inician el desarrollo y la implantacin de est ndares de traba$o dentro del departamento, tales como+ est ndares de documentacin, control de proyectos, desarrollo y diseo de sistemas, auditora de sistemas y programacin.

1e

integra

la

organizacin

del

departamento

de

sistemas,

personal

con

habilidades

administrativas y preparado t!cnicamente.

1e inicia el desarrollo de interfases autom ticas entre los diferentes sistemas.

Etapa de integracin. Las caractersticas de esta etapa son las siguientes+ La integracin de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la centralizacin del departamento de sistemas ba$o una sola estructura administrativa. Las nuevas tecnologas relacionadas con base de datos, sistemas administradores de bases de datos y lengua$es de cuarta generacin, hicieron posible la integracin. En esta etapa surge la primera ho$a electrnica de c lculo comercial y los usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayud mucho a que los usuarios hicieran su propio traba$o y no tuvieran que esperar a que sus propuestas de sistemas fueran cumplidas. El costo del equipo y del softLare disminuy por lo cual estuvo al alcance de m s usuarios. En forma paralela a los cambios tecnolgicos, cambi el rol del usuario y del departamento de 1istemas de 5nformacin. El departamento de sistemas evolucion hacia una estructura descentralizada, permitiendo al usuario utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas. Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organizacin.

Etapa de administracin de datos. Entre las caractersticas que destacan en esta etapa est n las siguientes+ El departamento de 1istemas de 5nformacin reconoce que la informacin es un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios. 'ara poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso. El usuario de la informacin adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y debe mane$ar niveles de acceso diferentes.

Etapa de madurez. Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra en esta etapa, se incluyen los siguientes+

)l llegar a esta etapa, la 5nform tica dentro de la organizacin se encuentra definida como una funcin b sica y se ubica en los primeros niveles del organigrama -direccin/. Los sistemas que se desarrollan son 1istemas de 9anufactura 5ntegrados por *omputadora, 1istemas Hasados en el *onocimiento y 1istemas E"pertos, 1istemas de 1oporte a las ,ecisiones, 1istemas Estrat!gicos y, en general, aplicaciones que proporcionan informacin para las decisiones de alta administracin y aplicaciones de car cter estrat!gico. En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnologa de base de datos y se logra la integracin de redes de comunicaciones con terminales en lugares remotos, a trav!s del uso de recursos computacionales.