Liderazgo de ideas de SAP Business Intelligence

Business Intelligence: Una gua para medianas empresas

Descubra cmo Business Intelligence puede ayudarle amejorar el desempeo de su empresa sin importar eltamao

Tabla de contenido
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Resumen ejecutivo Indicios de que su empresa necesita unasolucin deBusiness Intelligence Qu es Business Intelligence? Qu aporta Business Intelligence a las medianas empresas? Explicacin de los componentes de BI Mucho ms que una simple consulta Las ventajas de BI

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Perspectivas de la implementacin de BI Convierta a sus profesionales en consumidores de BI autosuficientes Facilite el anlisis con un almacn de datos

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Requisitos de los productos de BI Requisitos de los proveedores deBI Conclusin

Michael A. Schiff Michael A. Schiff es el fundador y analista principal de MAS Strategies. Cuentacon ms de 30 aos de experiencia en el sector de las tecnologas de la informacin, durante los cuales ha analizado y brindado informacin de manera estratgica sobre el mercado en reas como el almacenamiento dedatos, latecnologa de las bases de datos y el soporte para la toma de decisiones. Schiff es licenciado y obtuvo su master en Administracin y Direccin de Empresas enla Sloan School of Management del Institute of Technology de Massachusetts (MIT), centro en el que se especializ en investigacin de operaciones durante su licenciatura y posteriormente ensistemas de informacin.

Business intelligence (BI) permite a los usuarios empresariales analizar y mejorar el conocimiento de los planes y los resultados de su empresa. Ofrece una visin de los aspectos que funcionan de forma satisfactoria e identifica las reas conflictivas con tiempo suficiente para corregirlas. Descubra cmo BI puede ayudar a su mediana empresa a superar ala competencia y cmo elegir el producto de BI adecuado del proveedor correcto.

TOMar DecisiONes FuNDaMeNtaDas eN su eMpresa

Resumen ejecutivo
Su empresa ha centrado la atencin enoptimizar las operaciones, adquirir clientes, aumentar los ingresos y la rentabilidad y aventajar a la competencia. Y mientras su empresa trata de mejorar la eficacia de sus operaciones (a veces aprendiendo rpidamente de errores pasados), se hace obvia la necesidad dededicar ms tiempo a analizar lo que ocurre y a hacer predicciones y planes de cara al futuro, en lugar de tener a susempleados siempre pendientes de intentar resolver problemas operativos segn su intuicin y de reaccionar ante imprevistos. Adems, es preciso determinar dnde deben concentrarse los esfuerzos. Aunque sea imposible controlar cada detalle, esnecesario encontrar una forma de supervisar las operaciones y de ser alertado de los posibles problemas cuando se producen, independientemente de donde se encuentre. Debe ser capaz de detectar ysolventar rpidamente estos posibles problemas y, a la vez, identificar y aprovechar nuevas oportunidades, a pesar de la actual incertidumbre de la economa mundial. Tambin hay que asegurar que las mtricas de departamentos y empleados se ajustan alos objetivos estratgicos desu empresa. Tal vez no disponga de los recursos de una empresa del ranking Fortune 500, pero su empresa cuenta con empleados que sienten pasin por su trabajo y ofrecen plena dedicacin a los clientes. La empresa ahora puede ser relativamente pequea, pero se encuentra en vas de desarrollo. Seguro que ha odo el trmino business intelligence y sabe que se utiliza en empresas de gran envergadura e incluso en las de sus competidores directos - para obtener ventajas competitivas. Sin embargo, en su empresa, la principal herramienta de anlisis sigue siendo la hoja de clculo. Usted ya trabajaba en la empresa cuando su primera sede era el garaje de su fundador. Ahora que las operaciones se han trasladado del garaje del fundador a unas oficinas de verdad, no es tambin el momento de aumentar su capacidad de anlisis dejando atrs las hojas de clculo y utilizando herramientas ms potentes? Este documento tcnico de SAP le ofrece asesoramiento sobre cmo mejorar la competitividad de su empresa con herramientas de Business Intelligence.

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PueDe su eMpresa beNeFiciarse De BusiNess INtelliGeNce?

Indicios de que su empresa necesita unasolucin de Business Intelligence

Los siguientes casos representan situaciones tpicas en las que una solucin de Business Intelligence puede ser beneficiosa para su empresa: Diferentes versiones de la verdad. Enlas reuniones interdepartamentales suelen surgir discusiones acaloradas sobre cul de las hojas de clculo refleja las cifras correctas o ms actualizadas. Incapacidad para realizar anlisis detallados. La empresa sabe cules desus establecimientos tienen mayor volumen de ventas pero no consigue identificar cules son los productos ms vendidos de la temporada. No existe una poltica o prctica deuso y conservacin de datos histricos. El departamento de ventas est realizando revisiones de cuentas yquiere comparar las ventas de los clientes hasta la fecha de este ao con las ventas acumuladas hasta la misma fecha del ao anterior. Dicho departamento gestiona una hoja de clculo para los resultados de este ao, pero la persona que gestionaba lahoja del ao pasado ha dejado ya la empresa; y nadie sabe qu ha ocurrido con la hoja de clculo del ao anterior. Flexibilidad operativa limitada debido a una tecnologa de BI dbil oinexistente. Su empresa ha crecido hasta el punto de que su cartera de clientes se ha ampliado enormemente. En la valoracin de clientes sera interesante poder identificar cada mes a los diez con un mayor volumen de ventas para ofrecerles incentivos y una atencin especial. Esto ltimo resulta complicado actualmente. Anlisis que requieren un porttil oun ordenador en lugar de un dispositivo mvil. La competencia est intentando ganar uno de los principales clientes de un modo agresivo y el representante de la cuenta necesita que el VP de ventas realice un anlisis para determinar qucontraoferta permitira retener al cliente y seguir obteniendo beneficios. Desafortunadamente, el VP de ventas est de vacaciones y slo dispone de un Smartphone. Incapacidad para reaccionar con rapidez. Debido a un problema en el servicio, un cliente insatisfecho est escribiendo tweets negativos sobre suempresa. Sin embargo, su empresa slo controla espordicamente las redes sociales, por lo que, cuando se da cuenta, los comentarios del cliente se han extendido como un virus. Datos no estructurados que no pueden analizarse. Muchos de los datos de la empresa se almacenan en formatos estructurados. No obstante, el volumen creciente de datos de textode correos electrnicos, blogs, registros de soporte del cliente, tweets, Facebook y otras fuentes de datos no estructurados no puede analizarse. Alcance limitado del anlisis. Sus funciones de Business Intelligence sloforman parte de los sistemas de procesamiento de las transacciones ysu empresa slo puede analizar los datos generados y almacenados en estos sistemas. No es capaz de obtener una visin completa de los clientes, ya que los datos de su centro de atencin al cliente no se pueden integrar ni analizar con los datos del cliente en el sistema de gestin de las relaciones con los clientes (CRM) basado en Internet. Incapacidad de analizar rpidamente grandes volmenes de datos. Algunasde las decisiones de la empresa requieren un anlisis rpido de grandes volmenes de datos, pero losproductos de BI de los que dispone actualmente slo pueden analizar un pequeo subgrupo con un proceso que, en el mejor de los casos, necesitar varias horas para completarse. Los usuarios empresariales estn obligados a convertirse en tcnicos expertos. Uno de los usuarios tcnicos de la empresa del departamento de gestin de nminas cree que domina ellenguaje SQL (Structured Query Language). No obstante, ha realizado una consulta para intentar buscar todos los productos con precios deventa inferiores a 5 dlares y superiores a 1.000 dlares y no comprende por qu no aparece ningn producto que cumpla estos criterios. Producto de BI con funciones de expansin limitadas. Finalmente, el ao pasado su empresa pas de las hojas de clculo a un producto de BI con alcance limitado. Pero su empresa ha seguido creciendo y es necesario expandir sus anlisis. No obstante, el producto de BI no puede adaptarse para satisfacer las nuevas demandas.

POr qu las eMpresas MeDiaNas NecesitaN BusiNess INtelliGeNce?

Qu es Business Intelligence?
Qu apOrta BusiNess INtelliGeNce a las MeDiaNas eMpresas? Business Intelligence ayuda a las empresas a comprender, supervisar, analizar e incluso prever lo que va a pasar en el entorno general y en la empresa. Su uso permite convertir datos en informacin til y relevante para distribuirla a las personas que lanecesiten en el momento oportuno, siempre que la necesiten, a fin de que puedan tomar decisiones adecuadas enel momento oportuno y sobre todo bien fundamentadas. Permite combinar datos procedentes de fuentes diversas yobtener una visin integrada, completa y totalmente actualizada. Esto es especialmente importante para las medianas empresas que, sin tener los vastos recursos que tienen los gigantes de la industria, son capaces de implementar decisiones empresariales ms rpidamente. BI proporciona una solucin con la que todos salen ganando: el departamento de TI aumenta su productividad de servicio para satisfacer los requisitos especficos de los usuarios empresariales, a la vez que permite que stos ganen autonoma. Las operaciones y los anlisis son las dos caras de una empresa y BI permite que TI sea un integrante valioso de ambas. Por ejemplo, una mediana empresa puede usar una solucin de BI para: Identificar los productos de mayor venta y ver si es as en todos sus canales de distribucin Identificar clientes que estn reduciendo sus compras, a fin de ofrecerles incentivos especiales que aseguren su permanencia como clientes Controlar las redes sociales y realizar unanlisis de sensaciones para obtener informacin sobre los lanzamientos de los productos, sureputacin o posibles problemas enelservicio Catalogar y almacenar los reportes yanlisis actuales e histricos para que puedan localizarse y analizarse rpidamente y as ofrecer soporte a losprocesos de toma de decisiones colaborativa Realizar anlisis hipotticos para determinar cmo se veran afectados los beneficios si las ventas aumentaran o disminuyeran en distintos porcentajes Implementar cuadros de mando ytableros de control para que los ejecutivos y supervisores puedan detectar rpidamente excepciones operativas o indicadores de desempeo clave (KPI) que estn fuera de los rangos aceptados y recibir alertas en tiempo real en sus dispositivos mviles cuando esto ocurra, para que puedan tomarse medidas correctivas inmediatamente Identificar tendencias de alto nivel, como la reduccin de las ventas totales, y desglosar los detalles para determinar si se trata de un fenmeno global del resultado de un producto especfico de bajo desempeo o de una significativa reduccin de las ventas en un gran establecimiento deventa directa Comparar las ventas anuales hasta la fecha actual con las del ao anterior yhacer una previsin de las ventas detodo el ao Controlar una campaa de mercadeo en tiempo real para descubrir rpidamente si est teniendo xito ydecidir si debe reforzarse o cancelarse para asignar recursos a otras campaas. Es decir, determinar si una campaa aparentemente fallida puede prosperar en segmentos de mercado de clientes potenciales especficos Realizar seguimientos de pedidos de clientes y fechas de entrega preferidas mediante la comparacin con inventarios de productos finales, yajustar el ciclo de fabricacin y la logstica de la cadena de suministro para reducir costos de almacenamiento Integrar datos operativos, de historial yde hoja de clculo para usarlos en losanlisis, y ayudar a eliminar el caos delas hojas de clculo ofreciendo coherencia y una sola versin de la verdad en la empresa Permitir que los usuarios empresariales tengan la capacidad para realizar sus propios anlisis en cada caso sin tener que recurrir a los escasos recursos de TI Alinear las operaciones cotidianas y los objetivos estratgicos y detectar rpidamente si hay discrepancias Sustituir las decisiones intuitivas por las decisiones analticas basadas en los datos

El uso de Business Intelligence permite convertir datos en informacin til y relevante que se puede distribuir a quienes la necesitan en el momento oportuno, enel dispositivo de su eleccin, para posibilitar una mejor toma de decisiones yms fundamentada.

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UN aMpliO abaNicO De HerraMieNtas Y FuNciONes

Explicacin de los componentes de BI

MucHO Ms que uNa siMple cONsulta BI dispone de una gama muy amplia enlo que a herramientas y funciones serefiere. Las funciones esenciales sonlas de consulta, gestin de reportes yanlisis. Se complementan con la integracin y el control de calidad de datos para consolidar de forma precisa ycoherente informacin procedente de fuentes diversas. Los cuadros de mando y otras tcnicas de visualizacin permiten a los usuarios comprender rpidamente los resultados del anlisis, lo que supone un componente crucial de las soluciones de BI. Otras herramientas de BI incluyen: Una funcin de bsqueda para localizar informacin y reportes Anlisis predictivos para identificar patrones ocultos y posibilitar anlisis de casos hipotticos Tableros de control y gestin deldesempeo para supervisar parmetros empresariales y KPI, como la satisfaccin del cliente, la rentabilidad y las ventas por empleado, con el fin de alinear los parmetros individuales y del departamento con los objetivos estratgicos de la empresa Generacin de reportes en la empresa Una consulta sencilla podra servir para acceder a datos de la empresa con el finde averiguar, por ejemplo, el total deventas del cliente ABC Corporation durante el pasado mes de diciembre, elsueldo actual del empleado con el nmero 157 o, incluso, el nmero de piezas 123 en stock. La mayora de herramientas de consulta tambin ofrecen funciones de reporte sencillas yse pueden usar, por ejemplo, para generar una lista de las vacaciones acumuladas por todos los empleados, clasificadas y sumadas por departamento. La elaboracin de reportes empresariales o de produccin suele requerir la creacin peridica de mltiples reportes de alta resolucin. Porejemplo, un jefe de ventas crea un reporte de lasventas mensuales y las comisiones asociadas, clasificadas por vendedor y luego por cliente o un estado de inventario por producto o almacn. Probablemente el reporte se distribuya de modo que cada jefe de ventas o de produccin nicamente pueda ver las entradas correspondientes a sus vendedores, sus productos o su almacn. Se podr enviar por correo electrnico o visualizar en un navegador web o en una aplicacin mvil en el escritorio y en los dispositivos mviles. Los reportes de empresa tambin se pueden usar para generar facturas, extractos de clientes o resmenes debeneficios por empleado. Anlisis avanzados fciles de utilizar Mediante la funcionalidad de anlisis avanzados, los usuarios pueden visualizar los datos en mltiples clasificaciones o dimensiones (por ejemplo, por producto, cliente, ubicacin, perodo de tiempo, vendedor, etc.). Los datos se pueden desglosar y agrupar para ver varias combinaciones, tales como las ventas en cada regin durante elmes de diciembre o los productos adquiridos por cada cliente el ao pasado. Las funcionalidades avanzadas tambin permiten definir jerarquas, por ejemplo, para ver primero las ventas en cada regin y luego desglosar las ventas en cada estado o pas por regin. Si se desglosa ms, el usuario podra ver las ventas de cada almacn en cada estado o pas. Tambin sera posible ver las ventas de cada producto en cada almacn o las ventas de cada producto por vendedor. Estas funciones de anlisis avanzadas facilitan la comparacin deresultados de un perodo con otro, demodo que las ventas totales de un producto para este mes (o cualquier otroperodo) podran compararse con elmismo mes del ao anterior y, a la vez, el usuario podra desglosar y realizar comparaciones ao tras ao a nivel dealmacn, cliente o vendedor.

La mayor parte del personal de TI constata queun usuario que trabaja en un reporte esttico probablemente solicitar detalles y modificaciones adicionales; las herramientas deconsulta y anlisis permiten al usuario empresarial formular consultas de alto nivelyexplorar los detalles subyacentes inmediatamente y por s mismo.

Otras funciones avanzadas, como ladefiltrado, se pueden usar para incluiroexcluir en el anlisis ciertos establecimientos, regiones, productos, vendedores o perodos de tiempo, ypermiten identificar los 25 (ocualquier otro nmero) productos, establecimientos o vendedores de mayor o menor desempeo. La capacidad para ver resultados en varias dimensiones yconsultar fcilmente el de mayor o menor desempeo - cuando se combina con funciones de desglose, agrupacin y filtrado - proporciona un anlisis potente, pero fcil de utilizar. Generalmente, los reportes simples estn destinados a la visualizacin pasiva y, en cambio, las soluciones confunciones analticas avanzadas permiten realizar anlisis interactivos. Anteriormente, muchas de las funciones avanzadas estaban disponibles nicamente en productos especializados para procesamiento analtico en lnea (OLAP) que requeran el uso de bases dedatos exclusivas y un alto grado de conocimientos tcnicos. Hoy en da muchas herramientas de anlisis y consultas tienen integradas funciones OLAP que permiten a los usuarios realizar anlisis interactivos y, por ejemplo, hacer clic en un nmero del reporte para desglosar y analizar los detalles subyacentes, y llegar as en muchos casos a las causas de origen.

El uso eficaz de BI requiere procesos interactivos, con herramientas de anlisis y consulta dotadas de funciones OLAP que permitan analizar datos de forma dinmica. La mayor parte del personal de TI constata que un usuario que trabaja en un reporte esttico probablemente solicitar detalles y modificaciones adicionales; las herramientas de consulta y anlisis permiten al usuario empresarial formular consultas de alto nivel y explorar los detalles subyacentes inmediatamente y por s mismo. La tecnologa clave para BI paraconsultas, reportes y anlisis interactivos se utiliza para ver o analizar situaciones presentes o pasadas, mientras que laexplotacin de datos y los anlisis predictivos permiten pronosticar desarrollos futuros, lo cual es crucial en una economa inestable como la actual. La tecnologa de BI utiliza tcnicas de estadstica complejas para desvelar relaciones ocultas o no manifiestas. Sepueden utilizar para identificar cules son los factores determinantes de la prdida de clientes o qu factores (como los ingresos, la educacin, la edad o el ltimo importe de compra de un cliente potencial) estn ms relacionados con una respuesta positiva a una campaa de mercadeo.

Consarc Corporation fabrica hornos de vaco personalizados de alto desempeo y de atmsfera controlada que son utilizados por los fabricantes de piezas de aleacin para aviones y otros tipos de maquinaria sofisticada. Para mejorar Business Intelligence (BI) y optimizar las operaciones, la empresa colabor con CNE Inc., un partner de SAP, para implementar el software SAPBusinessObjects Edge BI y SAP Crystal Reports. Hemos dado un paso gigante con SAP y CNE, afirma Mark Mahon, director de TI en Consarc. Actualmente, nuestra empresa funciona mucho mejor. OraSure Technologies Inc., un proveedor de innovadores productos de diagnstico mdico, necesitaba dotar a sus empleados de todos los niveles de herramientas para que realizaran sus propios anlisis de datos ygeneraran sus propios reportes. OraSure, que ya era usuario de la aplicacin SAP ERP, volvi a elegir SAP e instal las soluciones de SAP BusinessObjects, con las que sus empleados se familiarizaron rpidamente. Sin ninguna ayuda adicional de las TI, nuestros empleados pueden generar sus propios resultados, ms rpidamente y con mayor confianza en su precisin afirma Scott Baker, director de lossistemas SAP para OraSure.

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Tcnicas de visualizacin Imgenes significativas y tcnicas altamente grficas (incluidos los cuadros de mando) complementan en gran medida al resto de componentes de BI. Las imgenes utilizan indicadores similares a los del tablero de un carro y smbolos tales como semforos, en los que el rojo representa una situacin de alerta y el amarillo una advertencia para que los usuarios identifiquen rpidamente condiciones de excepcin. Como se dice en el campo empresarial, lo que no se puede medir, no se puede gestionar. Los tableros de control y otras herramientas de gestin de desempeo permiten definir parmetros empresariales, actualizar y supervisar losresultados y notificarlos segn proceda, para posibilitar la temprana identificacin de problemas menores ylapronta aplicacin de medidas correctivas. Los cuadros de mando se suelen emplear para mostrar parmetros de desempeo y permitir que los usuarios profundicen en la imagen para examinar las diversas capas (como la regin, el estado, la ciudad o el almacn) de los detalles subyacentes. Otras tcnicas de visualizacin incluyen barras deslizantes para analizar situaciones hipotticas y mostrar, por ejemplo, cmo aumentaran los mrgenes de beneficio si se incrementaran los ingresos por mantenimiento o se redujeran los gastos de distribucin.

Distribucin y control Business Intelligence no se limita al usode ciertas herramientas y sus aplicaciones; tambin incluye aspectos de distribucin y control. Las empresas necesitan publicar reportes en Internet yhacerlos llegar a dispositivos mviles de usuario. Pero no todos los empleados pueden tener acceso a todos los reportes y anlisis, y la administracin, lasupervisin, la seguridad y el control tambin forman parte del entorno de BI. Es preciso sealar que el uso deproductos de BI no implica necesariamente la eliminacin de las hojas de clculo; ms bien, BI puede vincular de manera controlada hojas de clculo a datos actualizados y, al mismo tiempo, proporcionar una distribucin y gestin apropiadas. Esto evita los riesgos potenciales planteados por la existencia de numerosas hojas de clculo y las dudas sobre cules contienen los datos correctos ya no forman parte de todas las reuniones de la empresa. La posibilidad de localizar y examinar reportes relevantes tambin es parte del mbito de BI, ya que un reporte no es til a menos que seconozca su existencia y su ubicacin.

Utilizacin de BI con almacenes dedatos y sistemas operativos El uso de BI no est limitado a entornos de almacenamiento de datos en los que se consolidan instantneas de datos procedentes de distintos sistemas para el anlisis, sino que tambin puede utilizarse con sistemas operativos. Cuando se implementa en los sistemas operativos (en los que se basan las operaciones de la empresa), BI puede servir para mostrar valores vigentes, tales como niveles de inventario actuales, saldos de cliente pendientes, sueltos oasistencia a clases. Cuando se implementa en un almacn de datos que contiene valores registrados en distintos momentos, a menudo obtenidos de distintos sistemas operativos mediante el uso de las tecnologas de integracin ycalidad de datos, normalmente deben compararse los resultados de un perodo con los resultados de otro. Un uso tpico consistira en comparar las ventas del trimestre en curso con el mismo trimestre de los tres aos anteriores. Algunos proveedores de integracin de datos ofrecen kits de integracin o conectores para facilitar el acceso al software de aplicaciones empresariales comerciales.

Aunque muchas pequeas y medianas empresas han utilizado durante mucho tiempo hojas de clculo como principal herramienta de BI, tambin son muchas las que han constatado que no es una solucin perdurable y que puede conducir a un caos de datos y a anlisis inconsistentes.

Business Intelligence tambin se puede implementar en entornos de tiempo real como un sitio Web de una empresa, donde se puede controlar el comportamiento del usuario y guiarle hasta los productos y servicios adicionales, as como ofrecerle descuentos personalizados para convertir a los clientes potenciales en clientes. Tambin se puede utilizar para realizar anlisis de sensaciones con el fin de controlar la reputacin de la empresa oidentificar posibles problemas del producto o del servicio. La calidad de los datos es de vital importancia tanto para los sistemas operativos como para los almacenes de datos. En un entorno operativo, nadie quiere enviar un pedido equivocado auna direccin incorrecta, entregar 50kilos de un producto cuando se han pedido 50 libras, suministrar medicacin errnea a un paciente, ni transferir fondos a una cuenta bancaria incorrecta. En un entorno de almacenamiento de datos, nadie quiere tomar decisiones basadas en datos incompletos, incorrectos o contradictorios. Todo ello se puede evitarmediante la implementacin deherramientas de calidad de datos.

Con BI para sistemas operativos y almacenes de datos, una empresa no slo puede mejorar sus operaciones cotidianas, sino que adems puede comparar los resultados actuales con valores registrados en el pasado, a fin deidentificar tendencias y abordar problemas antes de que se agraven.

Con BI para sistemas operativos y almacenes de datos, una empresa no slo puede mejorar sus operaciones cotidianas, sino que adems puede comparar los resultados actuales con valores registrados en el pasado, a fin de identificar tendencias y abordar problemas antes de que seagraven.

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MeJOre la eFicieNcia Y la eFectiViDaD eN su eMpresa

Las ventajas de BI
La toma de decisiones constituye una delas tareas principales de los cargos directivos. Si puede mejorar la calidad general en los procesos de toma de decisiones, podr mejorar no slo la efectividad en toda su empresa, sino tambin la eficiencia en su negocio. Business Intelligence le ayudar a tomar mejores decisiones en su organizacin y no slo har funcionar su negocio, sino que lo gestionar de forma ms eficiente y efectiva. Business Intelligence permite analizar los planes y resultados de una empresa ycontribuye a un mejor conocimiento desta. Proporciona una visin de los aspectos que funcionan de forma satisfactoria e identifica las posibles reas conflictivas con tiempo suficiente para emprender acciones correctivas. Sepuede utilizar para detectar oportunidades y problemas, y para alertar a su empresa cuando se producen situaciones de excepcin como, por ejemplo, una cada de las ventas de un 20% por debajo de lo previsto o una cada del valor de inventario por debajo de un lmite. La variedad de componentes del conjunto de productos de BI permite a las empresas elegir los ms adecuados para las tareas que realicen y para el nivel de experiencia individual de los empleados. Pueden implementar las funciones quesenecesiten inmediatamente eirintroduciendo otras en el futuro amedida que se necesiten. Antes solamente los tcnicos especializados utilizaban herramientas de BI, pero actualmente la mayora de los usuarios empresariales tambin pueden utilizarlas con xito. Esto ha servido parademocratizar el uso de BI en lasempresas. El papel de las TI ha evolucionado positivamente. Antes se encargaban de gestionar nombres de usuario y contraseas y de actualizar reportes, ahora realizan actividades ms estratgicas que aplican la tecnologa adecuada para dar poder de anlisis alos usuarios empresariales. Esto ha permitido a los usuarios contar con un tiempo de respuesta ms rpido y la capacidad para desglosar y realizar anlisis interactivos, posibilitando a las TIcubrir otras tareas importantes para mejorar la eficiencia y la efectividad de laempresa. Mientras que muchos directivos y supervisores se enorgullecen de su intuicin, BI ofrece herramientas para ayudar a verificar sus sospechas e incluso descubrir nuevas oportunidades. Permite a los usuarios empresariales explorar resultados a un alto nivel, profundizar para analizar los detalles subyacentes y realizar anlisis hipotticos. Business Intelligence es uno de los factores clave para una toma de decisiones eficaz.

La puesta en marcha de una iniciativa de BI no tiene por qu ser costosa, especialmente si el proveedor elegido ofrece una serie de productos que facilitan la expansin de uso de BI y la implementacin de las herramientas requeridas durante el crecimiento y la expansin.

EMpiece pOcO a pOcO Y preprese para MOVerse rpiDaMeNte

Perspectivas de la implementacin de BI
La puesta en marcha de una iniciativa deBI no es necesariamente costosa, especialmente si el proveedor elegido ofrece una serie de productos que facilitan el inicio y la expansin del uso de BI, implementando las herramientas necesarias mientras su negocio contina creciendo y expandindose. CONVierta a sus prOFesiONales eN cONsuMiDOres De BI autOsuFicieNtes Mientras su empresa hace la transicin desde un entorno inconstante de hojas declculo, suele ser conveniente empezar la implementacin poco a poco; por ejemplo, se puede desplegar BI en una sola aplicacin empresarial con una herramienta de consulta y de creacin de reportes. A medida que vaya adquiriendo experiencia con la nueva tecnologa, laempresa puede aadir funciones y extender la implementacin de BI a otras aplicaciones. Generalmente, se trata de un proceso rpido. Una posibilidad es empezar por la aplicacin que tenga la mayor acumulacin de reportes. Aunque el departamento de TI puede usar herramientas de BI para reducir la acumulacin, el objetivo final debe ser que sus usuarios sean autosuficientes ytengan que depender menos de las TIpara realizar sus anlisis. Utilice lasfuncionalidades de catalogacin y distribucin para publicar estos reportes de modo que los dems usuarios, con la correspondiente autorizacin de acceso, puedan localizarlos y utilizarlos. Las TI pueden suministrar asistencia mediante las funciones de anlisis guiado de algunas herramientas de BIpara crear reportes controlados por parmetros con criterios de filtrado seleccionados por el usuario y que puede utilizar para realizar anlisis personalizados. A medida que los usuarios adquieran experiencia, algunos de ellos generarn sus propios reportes ycontribuirn a ampliar la biblioteca de reportes de la empresa. Cada empresa debe decidir el enfoque ms adecuado para la implementacin. Por lo general, cuando una empresa descubre las ventajas de BI, su uso se expande rpidamente en todo el negocio. El uso deherramientas de BI comerciales noimplica el abandono de las hojas declculo. El departamento de TI debeestablecer procedimientos dedistribucin y control y adquirir herramientas de BI compatibles con hojas de clculo. Facilite el aNlisis cON uN alMacN De DatOs En todo momento existe una gran variedad de usuarios de BI, desde los novatos a los expertos. El departamento de TI puede establecer e imponer el cumplimiento de polticas que definan quines pueden acceder a ciertos reportes y quines pueden crear reportes propios. Si la empresa tiene algn paquete de software comercial, puede que incluya herramientas de BI de uso extendido yque ya se hayan utilizado. Despus de utilizar BI con fines operativos, probablemente las empresas desearn utilizarlo para un anlisis ms detallado que, a menudo, requiere la comparacin de los resultados de un perodo con los de otro. Este proceso se realiza mediante un almacn de datos que contiene valores de datos histricos, permitiendo las comparaciones de perodos de tiempo. Normalmente,
FreshDirect, una empresa de reparto de comestibles en lnea, empez utilizando las soluciones de SAP BusinessObjects Edge para obtener una visin completa de las quejas y comentarios del cliente, y as identificar aspectos clave en la cadena de valor, conocer sus tendencias y evaluar cmo esos aspectos afectan al negocio. Mediante las soluciones de SAP BusinessObjects Edge, los reportes sobre el feedback del cliente se han convertido en un tesoro de informacin. Gracias a la informacin de los reportes, FreshDirect ha sido capaz de profundizar en los datos de cliente producto a producto, reconocer las tendencias y comprender cmo ha afectado todo ello al negocio, eincluso identificar los productos que han afectado negativamente a la fidelidad del cliente o que han incrementado su demanda. Al poseer esta informacin, los ejecutivos han podido observar los procesos en la planta donde tenan problemas, tanto en la operacin de picking como en la cadena de montaje, y hacer frente a ellos de forma proactiva. Consecuentemente, FreshDirect ha podido mejorar la calidad del producto y del envo, y ahorrar de forma significativa en los descuentos ofrecidos al cliente para compensar un problema de entrega oempaquetado.

unalmacn de datos contiene datos de varias fuentes. El software de integracin de datos proporciona la tecnologa que permite cargar el almacn, mientras que el software de calidad de datos permite garantizar que los datos consolidados sean precisos y consistentes. Muchas organizaciones han intentado crear almacenes de datos que, a efectos prcticos, eran volcados de datos; el usodel software de calidad de datos pretende evitarlo. Uno de los dichos msviejos de TI es si entra basura, salebasura, y esto se puede aplicar tanto a los almacenes de datos como alos sistemas operativos.

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VaYa Ms all De las FuNciONes Del prODuctO Y teNGa eN cueNta a sus usuariOs

Requisitos de los productos de BI

Al elegir un producto de Business Intelligence, adems de las caractersticas especficas del producto, es importante tener en cuenta otros factores, como lafacilidad de uso, la facilidad de implementacin y administracin, laescalabilidad, las opciones de la interfaz de usuario y la integracin en laplataforma actual y futura de su empresa. Factores clave en la eleccin del producto: Conjunto de productos integrados conuna variedad de funciones que la empresa puede implementar a medida que sea necesario. El crecimiento de lacompaa no debera superar la capacidad del software del proveedor de BI. Adems, es posible que haya usuarios individuales que requieran otras funciones, y un conjunto de productos integrados ofrece la mayor flexibilidad de despliegue. Conjunto de productos de BI con unainterfaz de usuario de aspecto consistente para todos los componentes individuales. Una experiencia unificada de los usuarios reduce las necesidades de formacin, al mismo tiempo que se incrementa la adopcin por parte de los usuarios y la productividad global. Escalabilidad para hacer frente al aumento de la base de usuarios a medida que la empresa va creciendo yel uso aumenta. Cuando su empresa obtenga experiencia con el sistema de BI y se constate su utilidad, es muy probable que su uso se extienda rpidamente. Funcin de calidad de datos para garantizar una base de datos fiable, de manera que la empresa gestione datos precisos, coherentes y completos. Las decisiones de alta calidad requieren datos de calidad similar, que le ayuden a evitar conflictos debido a la existencia de varias versiones de la verdad . Capacidad para acceder a una amplia variedad de fuentes de datos e integrarlas. Aunque muchas empresas al principio realizan sus anlisis en sistemas individuales, llegar un momento en que se necesitarn datos de varias fuentes, como las redes sociales o Internet, para obtener una visin global. Un conjunto de productos que incluye la tecnologa de integracin de datos y la capacidad para ver los datos como si estuvieran ubicados en una nica fuente permite conseguirlo fcilmente. Integracin con el software de escritorio, especialmente con Microsoft Office. Esto permitir a losusuarios complementar BI con lasherramientas de uso habitual y reducir los requisitos de formacin. Arquitectura de 64 bits que puede aprovechar la tecnologa in-memory para analizar rpidamente grandes volmenes de datos en tiempo real. Deeste modo, la empresa puede basar sus anlisis en datos detallados en lugar de datos de resumen o en conjuntos de datos completos en lugar de muestras supuestamente representativas. Rapidez de instalacin inicial y despliegue, as como facilidad para aadir ms usuarios. Estos factores no slo permiten aadir usuarios nuevos rpidamente, sino que aumentan la productividad del departamento de TI. Herramientas de administracin potentes, pero de fcil uso. El departamento de TI debe controlar quin accede a qu y proporcionar un nivel de seguridad y privacidad queno es posible en un entorno nicamente de hojas de clculo. Los datos son un activo importante que losproductos de BI deberan proteger, al mismo tiempo que permiten que los usuarios que necesiten analizarlos puedan hacerlo eficientemente. Mediante las funciones slidas de catalogacin y distribucin de reportes, los usuarios autorizados podrn recibir anlisis relevantes tanto al solicitarlos o mediante una suscripcin peridica. Tambin es importante la funcin de alerta, con el fin de avisar a los usuarios cuando se producen ciertos eventos ose alcanzan valores umbral. Capacidad de enviar reportes y cuadros de mando a una amplia variedad de dispositivos mviles y de sobremesa, entre los que se incluyen los Smartphones y los tablets, con contenido formateado que se adapte a la funcionalidad de estos dispositivos. Estos reportes deben ser interactivos y permitir a los usuarios, por ejemplo, pasar el cursor por encima de una visualizacin para obtener resultados resumidos y desglosar detalles adicionales. Implementacin rpida e integracin con los datos y las aplicaciones existentes. Implica el uso de centros dedatos y la rpida implementacin mediante el software y los servicios que incluyen los conectores de datos ylas plantillas de reportes.

EXaMiNe al prOVeeDOr que HaY Detrs Del paquete

Requisitos de los proveedores de BI

Al elegir un proveedor de Business Intelligence, es importante tener en cuenta varios factores como la experiencia, la reputacin y la estabilidad, as como los servicios profesionales que ofrece y la calidad y solidez de sus partners. Factores clave en la eleccin del producto: Un buen historial y un crecimiento satisfactorio, tanto en lo que respecta a ingresos como en capacidades. La expansin y la rentabilidad son indicios de una gestin inteligente y de la aceptacin del producto. Esto permite al proveedor satisfacer a sus clientes einvertir en el futuro. Un historial de adquisicin e integracin de tecnologa complementaria y de un soporte activo de su uso tecnolgico con tecnologas competitivas. Este tipode proveedores son capaces de reaccionar con rapidez ante las nuevas exigencias del mercado y de suministrar a los clientes la tecnologa que necesiten, tanto ahora como en elfuturo. Un historial de visin de futuro e innovacin. Un proveedor con un buen historial de innovacin y liderazgo enelsector, probablemente no slo satisfar las necesidades actuales de sus clientes, sino que se anticipar y satisfar sus requerimientos futuros. Reputacin y capacidad como especialista de BI. A medida que el uso de BI se incremente, es probable que su empresa decida implementarlo en sistemas y bases de datos adicionales. Aunque puede que un proveedor debase de datos ofrezca su propia tecnologa de BI, qu ocurrir si su empresa decide utilizar otra base de datos? Necesita un especialista de BIque pueda gestionar una amplia variedad de fuentes de datos, tanto las propias como las de la competencia. Capacidad del proveedor para suministrar formacin. Muchos proveedores ofrecen formacin en supropia sede y en la del cliente; pero otros han desarrollado sistemas de autoaprendizaje por ordenador que pueden ser de gran utilidad, tanto para principiantes como para usuarios con experiencia que pueden aprender funciones avanzadas. Mltiples opciones de entrega. Aunque muchos proveedores slo le permitirn obtener licencias para ejecutar sus productos en los servidores de su empresa, otros tambin proporcionan opciones de software bajo demanda o software como servicio (SaaS). Eneste escenario, el proveedor aloja el software en sus propios servidores ylaempresa cliente lo utiliza a travs denavegadores web. El modelo SaaS puede resultar especialmente til para las empresas pequeas que quieren minimizar los costos de inicio inmediatos, ya que permitir instalar elsoftware en su sede cuando, en el futuro, sea viable desde el punto de vista econmico. Amplia gama de opciones de licencia. A medida que su empresa crece, desea disponer de la flexibilidad para implementar las licencias de software ms adecuadas. Para proteger su inversin en BI, busque un proveedor que le ofrezca licencias empresariales de usuario nominal y de acceso simultneo. Un gran nmero de partners, tanto proveedores de software como consultores. Un indicativo de apertura es la cantidad de productos de software con la que funciona una herramienta de BI. El nfasis en las relaciones con partners hace pensar que el proveedor no tendr problemas para integrar su tecnologa en el entorno de software actual del cliente y tambin en entornos futuros. Los proveedores que cuentan con una base slida de partners especializados permitirn a su empresa recurrir a los expertos, si fuera necesario. Un proveedor con un conjunto de productos proporciona una potente va de crecimiento. Su empresa necesita una solucin que trabaje en varios sistemas operativos y entornos de almacenamiento de datos para proporcionar la mxima flexibilidad deimplementacin. Un excelente historial y una amplia experiencia en empresas de todos los tamaos. Probablemente, su empresa crecer y se expandir. Aunque hoy no sea grande, podra serlo maana. Elija un proveedor con el que pueda crecer. Presencia internacional. Si tiene previsto operar a escala internacional en el futuro, necesita un proveedor quetambin lo haga.

Al elegir un proveedor de Business Intelligence, esimportante tener en cuenta varios factores como la experiencia, la reputacin y la estabilidad, as como los servicios que ofrece y la calidad y solidez de sus partners.

Liderazgo de ideas de SAP: Business Intelligence: Una gua para medianas empresas

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Todos los empleados tienen la responsabilidad de tomar las mejores decisiones posibles, basadas enla informacin disponible en un momento dado. Si se mejoran las posibilidades de anlisis y gestin de los datos manejados, tambin mejorar la calidad de las decisiones.

MeJOre lOs resultaDOs De su eMpresa cON BusiNess INtelliGeNce

Conclusin
Business Intelligence permite analizar los planes y resultados de una empresa ycontribuye a un mejor conocimiento de sta. Ofrece una visin de los aspectos que funcionan de forma satisfactoria eidentifica las reas conflictivas con tiempo suficiente para corregirlas. Puede utilizarse para reconocer tanto oportunidades como problemas potenciales y alertar a su organizacin cuando se encuentre en situaciones deexcepcin. Todos los empleados tienen la responsabilidad de tomar las mejores decisiones posibles, basadas en la informacin disponible en un momento dado. Si se mejoran las posibilidades de anlisis y gestin de los datos manejados, tambin mejorar la calidad de las decisiones. Business Intelligence proporciona una serie de herramientas y soluciones con esta finalidad. Se trata de la tecnologa que respalda la toma de decisiones y es un componente clave. La alineacin de los esfuerzos individuales y departamentales con las estrategias globales debera dar como resultado una mejora general de laempresa. Aunque muchas pequeas y medianas empresas han utilizado durante mucho tiempo hojas de clculo como principal herramienta de BI, tambin son muchas las que han constatado que no es unasolucin perdurable y que puede conducir a un caos de datos y a anlisis inconsistentes. Nuestra intencin no es que se dejen de usar las hojas de clculo, sino que se integren en el conjunto deherramientas de BI de la empresa, especialmente si se utilizan con un conjunto de productos de BI que sea compatible con entornos de hojas de clculo. No debera su empresa utilizar tecnologa de Business Intelligence quele permitiera gestionar, controlar yanalizar su negocio de forma ms inteligente para asegurar o superar suventaja competitiva?
ObTENGA MS iNFoRMACiN Las soluciones de Business Intelligence leayudan a: Conocer su empresa Decidir con confianza Actuar con valenta Si desea obtener ms informacin, comunquese con su representante de SAP o partner de SAP hoy mismo o visite www.sap.com/latinamerica.

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