6/17/2013

Equipos Virtuales en las Organizaciones

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Juan Carlos Senz Rodrguez 2007710 Olinda Cifuentes Sandoval 1058909 Leslie Mazariegos
COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL - SECCION 2

INTRODUCCIN

En el siguiente trabajo se estar tratando el tema relacionado a los equipos de profesionales que pueden conformar un grupo de trabajo y que dichos individuos pueden hacer esto sin la necesidad de siquiera estar en el mismo continente, a estos equipos se les conocen como equipos virtuales, los cuales en la actualidad las organizaciones han estado implementando para poder ampliar sus horizontes y poder de alguna manera cubrir ms terreno en el mbito laboral, se hablar tambin sobre las generalidades de la implementacin y el impacto que tienen estos equipos en las organizaciones, el mtodo de como poder crear dichos equipos en cualquier organizacin, los aspectos que se deben tomar en cuenta, las reglas necesarias para evitar que ocurran problemas entre los grupos, la correcta comunicacin, como se dirigen estos equipos y tambin los tipos o medios por medio de los cuales se pueden lograr estos tipos de comunicacin, Tambin se habla sobre el E-learning, el cual es un tipo de educacin que se da por medio de internet, en la cual se ensea al individuo a interactuar con las diversas herramientas informticas, como lo son Dropbox, GOOGLE Docs, Skydrive, etc. Tambin se habla sobre las ventajas y desventajas que puede llegar a presentar la utilizacin de las distintas herramientas informticas con las que tanto los individuos como las organizaciones contamos en la actualidad Y por ltimo se toca el tema de los peligro que en su momento puede traer consigo la utilizacin de las herramientas citadas anteriormente, como lo podran llegar a ser la piratera ciberntica, fugas de informacin, etc.

DEFINICIN DE EQUIPOS VIRTUALES

Los equipos virtuales estn formados por profesionales que pueden trabajar en espacios fsicos diferentes y en lugares diferentes unidos por las tecnologas de la informacin y unos objetivos organizacionales comunes. Hoy en da se ha estado volviendo muy comn el hecho que las organizaciones se han encargado en armar equipos de trabajo virtuales, esto ha significado que los integrantes de este equipo virtual estn dispersos en cualquier lugar alrededor del mundo. Esta modalidad que las organizaciones han optado por implementar parece tener grandes ventajas en trminos de eficiencia, aunque tambin se han presentado algunas clases de riesgos en la implementacin de este proceso. Con este fenmeno corporativo, el cual ya no es tan novedoso, es comn que un trabajador virtual forme parte de un equipo en que se relacione con colegas de muchos otros pases, a los cuales puede nunca en su vida haber visto y que posiblemente nunca lo har. Tal parece que en los ltimos aos el acceso y utilizacin de la parte tecnolgica ya no presenta un problema para las organizaciones. MSN, e-mail, videoconferencia, han llegado a ser gran ayuda para los individuos que necesitan hacer negocios con inversionistas u otras organizaciones, tambin permiten que personas que se encuentran a miles de kilmetros una de otra, puedan integrar un equipo global y colaborar con el fin de lograr un objetivo comn. Estos hijos de la globalizacin se ven enfrentados a una serie de problemas, que los equipos tradicionales no padecen. Por ejemplo la diferencia cultural, puede ocasionar fricciones que terminarn afectando al grupo, lo acercarn al fracaso y terminar haciendo fracasar el proyecto. Un equipo virtual, puede terminar siendo un xito sensacional o un fracaso espectacular. La diferencia estriba en cmo se lo construye (al equipo) y en las reglas que se establezcan para su desempeo.

CREACIN DE EQUIPOS VIRTUALES

Para la creacin de equipos virtuales, se deben de tomar en cuenta ciertas reglas que hagan que dichos equipos funcionen, estas reglas son: Contactos Se debe de tener contacto entre los distintos sectores de la empresa, puesto que en muchas ocasiones lo equipos virtuales terminan actuando de una manera aislada dentro de las organizaciones, lo cual genera que la informacin con la que se cuenta en la organizacin se mantenga aislada y sea difcil poder acceder a ella, por esto se debe de evitar perder esa conexin entre todos los sectores de la organizacin.

Nada mejor que verse las caras Cuando se quiere conformar un nuevo equipo virtual, se debe de conocer en persona al individuo que se va a integrar al nuevo equipo, esto se hace para as poder mantener siempre la qumica o nivel de empata correcto para que los individuos puedan trabajar juntos. Por esto las acciones ms recomendadas para poder conformar un equipo de trabajo eficaz, es incluir a las personas que tengan una buena comunicacin con sus compaeros de trabajo, debe de conocer en buena medida las diferentes reas de la organizacin, etc. Es por esto que se debe de incentivar a los empleados a tener una red de contactos slida tanto dentro como fuera de la agrupacin a la cual pertenezcan. Organizar el trabajo Se debe de tener cierto cuidado al momento de organizar el trabajo que van a realizar los equipos virtuales, puesto que cuando dos o ms equipos virtuales trabajan en conjunto, pueden ocurrir problemas de comunicacin, este tipo de problemas se dan puesto que no necesariamente los distintos equipos son igualmente eficaces, ya que la eficacia de uno depende de la del otro, un ejemplo de esto puede ser que si dos equipos que estn trabajando juntos, uno en Honduras y otro en Guatemala, lo ideal fuera que cuando el equipo de Guatemala acabe sus labores, inmediatamente el equipo de Honduras comience con las suyas, pero el problema se da que si alguno de los dos equipos se atrasa en sus labores, el otro equipo debe de esperar hasta que el primero acabe las suyas para poder seguir, por lo que tener estos inconvenientes, adems de generar ineficiencias va a terminar generando fricciones entre los distintos equipos virtuales. Es por esto que lo ideal es organizar el trabajo para que cada unidad pueda avanzar independientemente una de otra, recin al final se va a ensamblar los diferentes aportes hechos por cada unidad geogrfica. Estar comunicados Siempre en una organizacin es de suma importancia el hecho de poder mantener una buena comunicacin entre los sectores e integrantes del equipo virtual al momento de la coordinar un proyecto, aunque esto puede llegar a ser un problema hasta cierto punto, ya que a veces los grupos pueden verse envueltos en la situacin en que se tengan dos rdenes de distintos jefes, lo que coloca al grupo en la situacin de tener que elegir a que jefe obedecer. Es por esto que para poder evitar y solucionar situaciones similares, British Petroleum genero ciertas reglas entre los integrantes de un equipo global, en este reglamento se establece a quien se deben de mandar los correos, a quien se deben de copiar los mensajes, cuanto tiempo debe de tarda en contestas, etc. Se debe crear un sitio online donde puedan compartir ideas Todo equipo virtual debe de contar con un sitio online las 24 horas del da, esta es una medida que debe de tomar cualquier empresa que pretenda ser exitosa. Esto se hace con el fin de que la comunicacin entre los integrantes del grupo o de los grupos sea mejor, ya que con esto los individuos pueden informar acerca de los adelantos que han logrado, se pueda conocer el estatus del trabajo de sus colegas virtuales y la que podra ser la ms importante sera el compartir ideas para el proyecto o proyectos en los cuales estn trabajando.

Se debe reservar el equipo virtual para proyectos desafiantes Las organizaciones deben de proporcionar a los equipos virtuales proyectos desafiantes, esto se hace para que los integrantes de los equipos virtuales no piensen que los proyectos en los que trabajan sean montonos y pierdan el inters y sucesivamente el grado de compromiso, lo que puede ocasionar que poco a poco dejen de presentar nuevas ideas e irn alargando las entregas de objetivos. Utilizar voluntarios El trabajo virtual no es para cualquiera. A la hora de formar el equipo, es muy bueno si se consigue un alto porcentaje de voluntarios. Esto se da puesto que toda persona que elije con libertad su participacin va a participar de esta manera ms motivado y tiende a tener grandes posibilidades de alcanzar el xito junto al equipo. Tambin, va a mantenerse comprometido hasta el final.

DIRECCIN DE EQUIPOS VIRTUALES

La direccin de un equipo virtual integrado por personas diferentes, de otras culturas o de numerosas localizaciones geogrficas, exige habilidades y experiencias directivas muy buenas y mayores a las que habitualmente se usan en la direccin y administracin peridica de personal. Para estos casos es importante que cualquier ambicioso negociante tenga una visin y misin estratgica para dirigir con mucha objetividad y debe de tener habilidades como comunicador para lograr inspirar y motivar a personas para impulsarlas a que busquen el xito y logren la satisfaccin mientras trabajan. Simultneamente se debe crear y desarrollar progresivamente un sentimiento de comprensin y de comunidad en equipo, para implementar las relaciones interpersonales basadas en diferentes localizaciones o ubicaciones geogrficas distintas.

FORMAS DE COMUNICACIN EN LOS EQUIPOS VIRTUALES. (TELE-TRABAJO, VIDEOCONFERENCIA, OTROS)

En la dinmica de comunicacin si se eligen miembros de equipo que no sean a corto plazo se ve en la necesidad de que se programen conferencias o reuniones peridicas para ocuparse de los objetivos y manejo del trabajo, es importante que se sientan parte del equipo. Para aligerar las reuniones y la comunicacin se debe contar con un escenario de recursos para que la reciprocidad de informacin sea eficiente, para interactuar y llevar el control del equipo y las etapas del proyecto. Se pueden utilizar diferentes tipos de software como Cloud Computing, Programas como Skype, Google Docs, Dropbox, Ge.tt, Screenr que incrementan la velocidad en la dinmica de

trabajo y como una ventaja ahorran costos. Se deben Deferir estos recursos con los miembros del equipo, y tambin es importante aprender cmo estas herramientas funcionan ya que tienen muchas ventajas como maximizar beneficios. El lder del equipo virtual debe sumergir a los miembros en nuevas tecnologas.

El cloud computing es el desarrollo y manejo de capacidad computacional cimentado en Internet. La idea es un cambio de modelo, a travs del cual los usuarios o miembros ya no necesitan contar con conocimientos sobre los servicios bsicos de la tecnologa. Uno de los ms grandes beneficios es la simplicidad del software. Esta herramienta requiere una mnima inversin. Es til cuando por ejemplo en el equipo virtual existen miembros con deficiencias en cuanto a conocimientos computacionales, este instrumento ayuda al usuario a manejar la tecnologa, pues es simple.

Skype es un programa de computador que permite la comunicacin a distancia. Numerosas personas y empresas hacen uso de este software para hacer llamadas, enviar mensajes instantneos y compartir archivos de forma gratuita. Se puede hacer uso de este instrumento por medio de un mvil o televisor con Skype, de acuerdo a las necesidades de cada persona. Un gran beneficio es que es fcil de usar. Esta herramienta es til cuando por ejemplo un equipo virtual necesita comunicarse e intercambiar informacin, se puede hacer va Skype que es una forma sencilla y rpida de entablar comunicacin.

Google Docs es un potente procesador de texto y hoja de clculo, el manejo de este software es en lnea, esta herramienta permite crear documentos nuevos, editar o compartir en la red con otros miembros o usuarios. Esta herramienta es gratuita y puede ser til cuando miembros de un equipo virtual desea intercambiar informacin, documentos, archivos, fotos, etc.

Dropbox es un servicio de posada de archivos. El servicio permite a beneficiarios almacenar archivos va en lnea y entre ordenadores y compartir archivos y carpetas con otros.1 Existen

versiones gratuitas y de pago, cada una de las cuales con opciones variadas. Est disponible para Android, BlackBerry e IOS (Apple). Dropbox es un software que enlaza todas las computadoras mediante una sola carpeta, lo cual constituye una manera fcil de respaldar y sincronizar los archivos.

Screenr, un instrumento que permite hacer grabaciones de forma gratuita desde la pantalla de una computadora y as hacer videos de la idea de negocios o para el equipo virtual por ejemplo, enviar videos informativos o casuales.

CONCLUSIONES

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
EN LNEA: http://www.profesion.es/equipo-de-trabajo-virtual/ http://rdlpm.blogspot.com/2009/07/organizacion-y-equipos-virtuales.html