PROCEDIMIENTO EGASA No 001 REVISIN 1

ARQUEOS
1. OBJETIVO
La presente normatividad tiene por objetivo establecer el procedimiento que permita la realizacin de arqueos a los fondos, valores y documentos de pago en poder de la Empresa.

2. ALCANCE
Este procedimiento abarca en su aplicacin a las dependencias y trabajadores encargados del manejo y custodia de fondos de caja, valores negociables, documentos en garanta, documentos por pagar y documentos por cobrar.

3. APROBACIN, IMPLANTACIN, DIVULGACIN Y ACTUALIZACIN

Aprobacin : Gerencia General Implantacin : Divisin de Contabilidad Divulgacin y Actualizacin : Dpto. de Organizacin y Mtodos e Informacin

4. BASE LEGAL
Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico Texto Aprobado por Resolucin de Contralora N 072-98-CG (Norma Tcnica 230-12 Arqueo de Fondos y Valores)

5. NORMAS GENERALES
5.1. DEFINICIONES Arqueo de Caja.- Consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra fsicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. Valores Negociables.- Son instrumentos del mercado monetario que pueden convertirse fcilmente en efectivo. Los valores negociables hacen parte de los activos corrientes de la Empresa. 1

5.2. NORMAS ESPECIFICAS

5.2.1. Los arqueos sern supervisados por la Jefatura de la Divisin de Contabilidad, quin deber suscribirlos. 5.2.2. Los arqueos sern efectuados por la persona asignada de la Jefatura de la Divisin de Contabilidad y debern ser practicados obligatoriamente en presencia de la persona responsable de los fondos o documentos materia del arqueo. Opcionalmente, podr participar un representante del rgano de Control Institucional. 5.2.3. La Divisin Contabilidad, tendr la responsabilidad de practicar el arqueo mensual ordinario y arqueo extraordinario de carcter sorpresivo y selectivo a las cajas chicas de la empresa, debiendo levantar un acta en la cual se consignar su conformidad o disconformidad y que ser suscrita por el encargado de caja chica y por quien realice el arqueo. Las irregularidades que se aprecien en los arqueos sern comunicadas por escrito a la Gerencia de Administracin y Finanzas, con el propsito de que se adopten las medidas correctivas necesarias. 6. 6.1. CLASIFICACIN Arqueos de Caja Central - Campo de aplicacin : Fondos en caja central, valores negociables y documentos en garanta. : Tesorero

- Sujeto de arqueo

- Documento de Anlisis : Mayores Auxiliares - Elementos de arqueo : Efectivo, cheques y giros de terceros Cheques en cartera Valores negociables Cartas Fianzas Recibos de caja ingresos Recibos de caja egresos ltimos depsitos efectuados, por cuenta Chequeras ltimo cheque en formato continuo ltima carta de orden de transferencia emitida ltimo presupuesto de viaje entregado

6.2. Arqueos de Fondos Fijos de Caja Chica - Campo de aplicacin - Sujeto de arqueo : Fondos asignados de caja chica : Responsables de los fondos

- Documento de Conciliacin : Mayor auxiliar / Registro de Gastos de Caja Chica - Elementos de arqueo : - Efectivo - Vales provisionales entregados - Comprobantes de pago cancelados

6.3. Arqueos de Documentos por Cobrar

- Campo de aplicacin : Archivos de facturas, letras y otros documentos por cobrar emitidos por la empresa. : Tesorero

- Sujeto de arqueo

- Documento de Conciliacin : Mayores Auxiliares 6.4. Arqueos de Documentos por Pagar - Campo de aplicacin : Archivos de facturas, letras y otros documentos por pagar girados a la empresa : Tesorero

- Sujeto de arqueo

- Documento de Conciliacin : Mayores Auxiliares

7. PROCEDIMIENTO
PASO 1 LABOR A REALIZAR EL TRABAJADOR RESPONSABLE DEL ARQUEO, procedimiento con la elaboracin del Acta respectiva. inicia el

Solicita la ltima documentacin girada para practicar el corte documentario, visando cada uno de los documentos que lo conforman. EL SUJETO DE ARQUEO, procede, en presencia del trabajador responsable del arqueo, a la presentacin de la documentacin y los ltimos movimientos en el sistema mecanizado o manual segn corresponda. EL TRABAJADOR RESPONSABLE DEL ARQUEO, procede al conteo y confirmacin del saldo, visando cada uno de los cierres, efectuando la conciliacin o verificacin del saldo. Efecta el cierre del Acta respectiva, anotando en ella, de ser el caso, cualquier diferencia que haya sido detectada y cualquier otra observacin que afecte a la normatividad. Emite el Acta (Original y 2 copias) procediendo a firmarla, conjuntamente con el sujeto de arqueo, en seal de conformidad y la distribuye de la siguiente manera: Original : Divisin Contabilidad Copia 1 : Sujeto del Arqueo Copia 2 : rgano de Control Institucional La Divisin Contabilidad analiza el Acta elaborada y determina si existen diferencias

8 8A 8B

EXISTEN DIFERENCIAS ? No existen diferencias.- Continua en el paso N11 S existen diferencias.- Informa por escrito al Trabajador Sujeto del Arqueo y le solicita descargo a diferencias detectadas. EL SUJETO DE ARQUEO, procede a efectuar descargo por escrito mediante Documento Interno (Original y 2 copias) distribuyndolo de la siguiente manera: Original : Divisin Contabilidad Copia 1 : Gerencia de Administracin y Finanzas Copia 2 : rgano de Control Institucional

PASO 10

LABOR A REALIZAR DIVISIN DE CONTABILIDAD, emite un informe dirigido a la Gerencia de Administracin y Finanzas sobre el arqueo practicado a fin de que tome las medidas correctivas que correspondan. Trmino del procedimiento.

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APROBADO MEDIANTE RESOLUCIN DE GERENCIA GENERAL N00672006-EGASA DEL 30 DE ENERO DEL 2006

P R O C E D IM IE N T O D E A R Q U E O S
TRA B AJA D O R RESPO N SA B LE DEL A R Q U E O TRABAJADO R SUJETO DEL ARQ UEO D I V IS I O N C O N T A B I L I D A D

IN IC IO A p e rtu r a e l A c ta r e s p e c t iv a S o l i c i ta l a lt i m a d o c u m e n ta c i n g ir a d a p a r a c o rte d o c u m e n ta r i o P ro c e d e a l v is a d o d e l o s d o c u m e n to s s o l ic it a d o s P ro c e d e , a p re s e n ta r la d o c u m e n ta c i n y lo s lt i m o s m o v i m ie n t o s e n e l s is te m a m e c a n iz a d o 1

D e te c t a a n o m a l a s y la s d e t a ll a e n e l a c ta

E f e c t a la c o n c il ia c i n o v e r i fi c a c i n d e sa ld o s

P r o c e d e a l c o n te o y c o n fr o n t a c i n d e s a ld o s , v is a n d o c a d a u n o d e lo s c ie r re s

E m it e D / I d e d e s c a r g o s y lo r e m it e a la D iv is i n C o n t a b i li d a d

P ro c e d e a s o l i c i ta r d e sc a rg o a d i fe r e n c ia s p o r e s c rito 2

Si

E x is te n d if e r e n c i a s ? No

P r o c e d e a l c ie r r e d e l A c t a f ir m n d o l a y h a c i n d o la f i r m a r a l s u je to d e l a r q u e o e n se al d e c o n fo rm id a d

1 D /I E m ite e l A /A 0

rg a n o d e C o n tro l I n s ti t u c i o n a l G e re n cia d e A d m . y F in a n z a s

2 S u je t o d e A rq u e o 1 0 A /A T E R M IN O O r g . d e C o n tr o l In s t it u c io n a l In f o rm e E m i t e In f o r m e a la G e r e n c ia d e A d m i n i s t r a c i n y F in a n z a s s o b r e e l a r q u e o p r a c t ic a d o y s u s r e s u l ta d o s

LEYEN D A A /A D /I 1 : A c ta d e A r q u e o : D o c u m e n to In t e r n o d e In f o r m e d e D ife r e n c ia s

ANEXO NRO. 1 Pgina 1 ARQUEO DE CAJA CENTRAL

En la ciudad de Arequipa, a las ............ horas del da .............................................se procedi a efectuar el arqueo de Caja Central de la empresa bajo la supervisin de la Sra. CPC Luz Mara Zea Arroyo, Jefe de la Divisin de Contabilidad. El Sr. ...............................................responsable del arqueo y el Sr. ................................ ........................................................responsable de Caja- Egresos e Ingresos; obtenindose el siguiente resultado. A.Caja Egresos 1. NFactura Facturas Pendientes de Cobro RUC Cliente Monto Importe Vencimiento

2.

Chequeras

Banco

Nde cuenta

Numeracin (del -al)

ANEXO NRO. 1

Pgina 2

B.-

Caja Ingresos 1. Recibos de Recaudacin

Fecha de Emisin

NRecibo

Descripcin

Monto

Importe

Vencimiento

2.

Efectivo - (...) Billete de S/. - (...) - (...) Moneda - .. ( ) Total ---------------S/.

----------------

3. NN/A.

Notas de Abono RUC Cliente Monto Importe Vencimiento

4. Banco

Cheques Nde Cheque Monto Importe

ANEXO NRO. 2 Formulario 1 ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA RESUMEN

FECHA A SR (A) HORA

:.......................... : ............................................................... : .........................

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SE PRACTIC : - Arqueo de Caja Chica - Arqueo de Especies Valoradas ( .....) ( .....)

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------RESULTADO Fondo Arqueable FONDO ARQUEADO Efectivo Vales y comprobantes -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Saldos --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

CONFORME

CONFORME

--------------------------------------------------Responsable del Arqueo

----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado

-----------------------------------------Supervisor de Arqueo ANEXO NRO. 2 9

FORMULARIO 2 ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA EFECTIVO

FECHA A SR (A) HORA

: ............................. : ............................................................... : .............................

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SE PRACTIC:

- Arqueo de Caja Chica EFECTIVO : (... ) Billete de S/. (... ) ( ) Moneda ( ) S/.

-------------Total --------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

CONFORME

CONFORME

--------------------------------------------------Responsable del Arqueo

----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado

-----------------------------------------Supervisor de Arqueo ANEXO NRO. 2 10

FORMULARIO 3

ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA COMPROBANTES Y VALES

FECHA A SR (A) HORA

: ............................. : .................................................................. : .............................

COMPROBANTES Y VALES N Fecha Descripcin Importe

Total S/.

CONFORME

CONFORME

--------------------------------------------------Responsable del Arqueo

----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado

-----------------------------------------Supervisor de Arqueo

11

ANEXO NRO. 3 ARQUEO DE LETRAS POR COBRAR

En la ciudad de Arequipa, a las ................... horas del da ........................................ , se procedi a efectuar el arqueo de Letras por Cobrar que obran en poder del rea de Tesorera

Fecha de emisin

N Letra

Girador

RUC

Monto

Importe

Vencimiento

Firmando el presente, en seal de conformidad.

CONFORME

CONFORME

--------------------------------------------------Responsable del Arqueo

----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado

-----------------------------------------Supervisor de Arqueo

12

ANEXO NRO. 4 ARQUEO DE FACTURAS POR COBRAR

En la ciudad de Arequipa, a las ................. horas del da ............................................. se procedi a efectuar el arqueo de Facturas por cobrar que obran en poder del Departamento de Tesorera, obtenindose el siguiente resultado:

Fecha de Emisin

Factura N

Descripcin

Mon.

Importe

Vencimiento

Firmando el presente, en seal de conformidad:

CONFORME

CONFORME

--------------------------------------------------Responsable del Arqueo

----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado

-----------------------------------------Supervisor de Arqueo

ANEXO NRO. 5

13

ARQUEO DE CARTAS FIANZAS

En la ciudad de Arequipa, a las ........................ horas del da ..................................se procedi a efectuar el arqueo de Cartas Fianzas que obran en poder del rea de Tesorera, obtenindose el siguiente resultado: Contrato N Banco N Carta Fianza Entidad Afianzada Monto Importe Vencimiento

Firmando el presente, en seal de conformidad :

CONFORME

CONFORME

--------------------------------------------------Responsable del Arqueo

----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado

-----------------------------------------Supervisor de Arqueo

ANEXO NRO. 6 ARQUEO DE PRSTAMOS AL PERSONAL 14

En la ciudad de Arequipa, a las ................. horas del da ........................................... se procedi a efectuar el arqueo de Prstamos al Personal que obran en poder del Departamento de Recursos Humanos, obtenindose el siguiente resultado:

Cdigo N

Tipo de Prstamo

Saldo de Prstamo

Firmando el presente, en seal de conformidad:

CONFORME

CONFORME

--------------------------------------------------Responsable del Arqueo

----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado

-----------------------------------------Supervisor de Arqueo

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