ORGANIZACIN

La organizacin tiene diversas aceptaciones en la literatura administrativa. Una como sinnimo de empresa y la otra como fase del proceso administrativo, sobre la cual nos vamos a ocupar.

Algunas definiciones sobre organizacin.

ORGANIZACIN La organizacin implica una estructura de funciones o puestos intencional y formalizada. Consiste en dividir y relacionar el trabajo para alcanzar las metas fijadas: establecer las estructura organizacional, delinear las relaciones o l neas de enlace !ue faciliten la coordinacin, crear las descripciones de cada puesto, indicando atribuciones, relaciones, responsabilidades y autoridad, y fijar re!uerimientos o cualidades re!ueridas del personal para cada puestos. La organizacin es el proceso de disponer y destinar al trabajo la autoridad y los recursos entre los miembros de una organizacin, en una forma tal !ue pueden lograr los objetivos organizacionales de manera eficiente. "rganizacin es la estructuracin t#cnica de las relaciones !ue deben e$istir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y %umanos de un organismos social, con el propsito de lograr su m&$ima eficiencia dentro de los planes y objetivos se'alados.

Consiste en:
(dentificar las actividades re!ueridas, agruparlas en &reas y puestos de trabajo, asignaturas y jerar!uizar tantos los puestos como las funciones correspondientes. )u importancia radica en su papel como promotora de la eficiencia administrativa Propsito naturaleza de la organizacin.

La estructuracin de las funciones y actividades organizacionales, mediante la generacin de &reas funcionales, puestos y niveles jer&r!uicos !ue faciliten la coordinacin del esfuerzo de todos los miembros de la empresa y propicien mayores niveles de eficiencia en la distribucin y manejo de los recursos, as como en el logro de los objetivos organizaciones. *stos emitidos, est&n impl cito en lo denominado !ORGANIGRA"A#. La organizacin define y orienta el trabajo en el interior de la empresa, por lo !ue principal objetivo es ayudar a !ue las metas de la empresa tengan significado y sean importantes para todos sus miembros, contribuyendo a incrementar la eficiencia organizacional.

"tros objetivos de la organizacin: +. *stablecer los departamentos o &reas funcionales especializadas de la empresa. ,. -efinir jerar!u as, las !ue determinan el grado de autoridad y las responsabilidades in%erentes a cada nivel de la empresa. .. -efinir !u# labor debe desempe'ar cada unos de los miembros de la organizacin mediante la elaboracin de descripciones y perfiles de puestos.

*l organigrama describe gr&ficamente los puestos en la compa' a y cmo est&n organizados. /uestra un retrato de la estructura de mandos y las diversas actividades !ue realiza cada persona.

Presidente Recursos Humanos

Finanzas

Marketing

Produccin

Produccin 1

Produccin 2

Obrero 1

Obrero 2

$%u& entende'os por una organizacin for'al

una organizacin infor'al(

+. "rganizacin formal. *s a!uella !ue se establece de manera deliberada para alcanzar un objetivo espec fico. )e caracteriza por tener una estructura claramente definida y contar con pol ticas y reglamentos de accin claros y conocidos por sus miembros !ue la conforman. ,. "rganizacin informal. )e refiere a las relaciones sociales y se desarrollan espont&neamente entre los individuos libres y cuyas actividades no siguen reglamentos, ni estructuras espec ficas.

ORGANIGRA"A G)N)RA* *a estructura +ertical Autoridad tra'o de control

La estructura organizacional vertical es a!uella caracterizada por una l nea de mando angosta y muc%os niveles jer&r!uicos.

Lo anterior implica !ue e$isten muc%os niveles entre los administradores de mayor jerar!u a y los de m&s bajo nivel. ,ra'o de control: es el n0mero de subordinados !uienes reportan directamente a un ejecutivo o supervisor. Autoridad: *s el derec%o leg timo a tomar decisiones y a decir a la gente !u# %acer. La autoridad reside en los puestos m&s !ue en las personas. *a estructura organizacional +ertical

-ecisiones o propiedades estructurales .ue orientan el dise/o organizacional

*l dise'o organizacional implica seleccionar alternativas en lo !ue respecta a cuatro propiedades estructurales. +. -i+isin del traba0o: es un proceso mediante el cual el dise'ador de la estructura organizacional descompone un proceso complejo en pe!ue'as tareas. 1el alcance o rango del puesto y la profundidad del puesto ,. -eparta'entalizacin: creacin de nuevas unidades u rganos de la organizacin, con el mismo nivel jer&r!uico.

-eparta'entalizacin por producto o ser+icios

2barca la diferenciacin y agrupamiento de actividades de acuerdo con los diferentes productos, l neas de productos o servicios !ue ofrece la empresa. 2dem&s, permite a la direccin general delegar a su ejecutivo divisional amplia autoridad para la realizacin de las diversas funciones !ue se desprenden del proceso aludido a un producto a un servicio.

 *mpresas no industriales se departamentalizan por servicios, como suele ser el caso de los %ospitales !ue tienen unidades de cirug a, radiolog a, pediatr a, entre otras. Departamentalizacin por producto o servicios
T t u lo d e l d ia g r a m a

P R E S ID E N T E M E R C A D E O D IV IS IO N D E L U C E S IN D IC A D . P E R S O N A L C O M P R A S ! IN A N " A S

D IV IS IO N D E IN S T R U M E N T O S IN G E N IE R IA P R O D U C C IO N C O N T A B IL ID A D V E N TA S

D IV IS IO N D E E R R A M IN D U S .

D E V IS IO N D E M E D ID O R E S IN G E N IE R IA P R O D U C C IO N C O N T A B IL ID A D V E N TA S

-eparta'entalizacin por funciones (mplica la agrupacin de unidades organizacionales, basada en la especificacin de las actividades acordes a funciones administrativas. Por e0e'plo: -epartamentos de 3roduccin, mercadotecnia y ventas, 4ecursos 5umanos y 6inanzas. -eparta'entalizacin por Pro ectos
)e dise'a con base en los proyectos !ue la empresa desarrolla. *ste tipo de departamentalizacin es muy t pica en las empresas de consultor a.

-eparta'entalizacin territorial o geogr1fica )e refiere a la diferenciaciacin y agrupamiento de las actividades en relacin con la localizacin en la !ue el trabajo ser& desempe'ado o el &rea de mercado a ser servida por la empresa. . *ste tipo de departamentalizacin es usada por empresas de gran escala o con actividades f sicas o geogr&ficamente dispersas. -(4*CC("7: 8erencia norte 8erencia sur 8erencia centro 8erencia "este

-eparta'entalizacin por clientes

2grupamiento de actividades de acuerdo con el tipo de personas para !uienes el trabajo es ejecutado. Las caracter sticas de los clientes constituyen la base para este tipo de departamentalizacin, la cual refleja un inter#s fundamental por el consumidor 1o usuario9 a fin de brindarle un servicio adecuado y un seguimiento personalizado. Las tiendas de ropas, por ejemplo, suelen establecer departamentos para damas, caballeros o ni'os. "tro ejemplo, son empresas de tipo bancario o de seguros. 34**)(-*7:*: ;anca de la Comunidad ;ienes 4aices, 3r#stamos 5ipotecarios ;27C2 28424(2 ;27C2 (7):(:UC("72L

-eparta'entalizacin por procesos

 *sta agrupacin se aplica com0nmente en empresas manufactureras donde las actividades se agrupan respecto a un proceso o tipo de e!uipo.

-epart'entalization por n2'eros si'ples

Consiste en la agrupacin de unidades organizacionales en funcin de un n0mero predeterminado de miembros !ue pueden componer. 2s , cuando el n0mero de miembros sobrepasa el l mite establecido, se crea una unidad m&s. -epartmentalization por n0meros simples *l ej#rcito es un ejemplo t pico de esta forma de agrupacin. *l #$ito depende del n0mero de personas !ue participan en #l.

-eparta'entalizacin por tie'po

Corresponde a la agrupacin de unidades organizacionales en relacin con per odos. Una forma t pica de agrupacin suele darse cuando se establecen unidades en funcin de los turnos de trabajo de una f&brica, el caso de %ospitales y bomberos, en donde sus jornadas laborales van en funcin de la atencin de las ,< %oras del d a y e$iste la necesidad de establecer turnos rotativos para cubrir las diferentes actividades estas agrupaciones organizacionales.

*ongitud del tra'o de control

Circunstancias: La coordinacin de las tareas realizadas en la organizacin es uno de los aspectos clave del dise'o organizacional. 4etomamos, !ue un tramo de control, tramo administrativo o tramo de autoridad, est& en funcin del n0mero de subordinados !ue dependen de un gerente, administrador, supervisor. 2dem&s tenemos !ue considerar para estos efectos: *l tama'o de la organizacin. La tecnolog a. La especializacin.

 Las actividades empresariales. Las pol ticas generales. ,ra'os A'plios

-es+enta0as: :endencia de los superiores sobrecargados de trabajo a convertirse en cuellos de botella en las decisiones. 4iesgo de p#rdida de control para el superior.

3enta0as

Los superiores se ven obligados a delegar. )e debe establecer pol ticas claras. Los subordinados deben ser cuidadosamente seleccionados ,ra'os )strec4os

=entajas: *strec%a supervisin. *stricto control. 4&pida comunicacin entre subordinados y superiores.

-esventajas:

 Los superiores tienden a involucrase en e$ceso en el trabajo de los subordinados. /uc%os niveles administrativos

-elegacin de autoridad
La jerar!u a divide a la organizacin en niveles de autoridad, asignando a los jefes o superiores una autoridad espec fica sobre los niveles inferiores, y en donde se establece el tipo de autoridad de #stos. *s el proceso por el cual los 8erentes distribuyen la autoridad a sus subalternos y se asignan responsabilidades nuevas o adicionales.

-elegacin de autoridad
)e da por cuatro aspectos: 2. *l !ue delega asigna objetivos a ellos. ;. *l !ue delega concede autoridad. C. La aceptacin es una responsabilidad. -. *l !ue delega %ace !ue el otro sea responsable de los resultados.

-iferencia de autoridad +ersus poder

*l 3oder es la %abilidad para influir en las personas, grupos, esencial para el logro y realizacin de los objetivos individuales, organizacionales y sociales. La autoridad es el derec%o conferido por el puesto para dar rdenes.

Centralizacin

descentralizacin

*n algunas organizaciones la toma de decisiones est& altamente centralizada, los problemas fluyen %acia arriba y un ejecutivo de alto nivel decide !u# accin tomar. *n otros casos la toma de decisiones est& descentralizada> la autoridad se dispersa %acia abajo dentro de la jerar!u a.
3odemos se'alar !ue el grado de centralizacin o descentralizacin varia de acuerdo al tipo de empresa y en ocasiones en una misma organizacin e$isten departamentos con diferentes grados de centralizacin.

Pir1'ide 0er1r.uica

to'a de decisiones

3remisas b&sicas !ue condicionan el grado de centralizacin en una organizacin

Centralizacin: La facultad de tomar decisiones no se delega de manera uniforme a los diferentes puestos conforme desciende en la escala jer&r!uica. La autoridad no se delega de manera integral en pa!uetes de todo o nada. 3or muy formal !ue sea la delegacin de autoridad, sus l mites est&n sujetos a la interpretacin personal. Centralizacin y descentralizacin

-epartamentalizacin y centralizacin /ientras m&s grande se la tendencia a crear departamentos o &reas !ue necesiten funcionar interrelacionados en su laborar diaria y en sus decisiones a corto, mediano y largo plazo, mayor ser& la necesidad de coordinarlos desde la parte alta de la jerar!u a y por tanto, mayor ser& la tendencia a la centralizacin.

*ONGI,5- -)* ,RA"O -) CON,RO* 6 C)N,RA*IZACION )i se decide tener un tramo de control amplio o largo como consecuencia de un fuerte nivel o grado de especializacin, en donde los puestos muy especializados sean m&s f&ciles de supervisar !ue los pocos especializados, debido a !ue %ay menos actividades !ue observar, entonces en este caso el amplio tramo de control 1debido a la especializacin9 condicionar& un alto nivel de centralizacin. )i por el contrario, el amplio tramo de control se produzca con bajo nivel de especializacin, lo cual slo se puede presentar sin producir caos, al estar acompa'ado de una e$celente educacin y capacitacin del personal, aunadas a un fuerte compromiso de codos con la organizacin, est& situacin no va a producir una centralizacin, sino m&s bien una mayor descentralizacin. *a relacin entre centralizacin proporcional. delegacin de autoridad es inversamente

*sto !uiere decir, a menor delegacin de autoridad, mayor centralizacin> a mayor delegacin de autoridad, menor centralizacin. Como se mencion anteriormente, la autoridad se refiere a los derec%os in%erentes a una posicin administrativa para dar rdenes y esperar !ue sean obedecidas, por su parte, la responsabilidad es la obligacin de desempe'ar las actividades asignadas. 3or lo tanto todos los puestos de una organizacin deben tener la autoridad suficiente para poder desempe'arse adecuadamente y cumplir con sus responsabilidades. -e la relacin de los niveles jer&r!uicos 1estrat#gico, t&ctico y operativo9, surge el concepto de cadena de mandos, esto es el flujo de autoridad de un nivel superior a uno inferior en una organizacin. La centralizacin es el grado de concentracin de la autoridad en una persona o en un grupo pe!ue'o de personas en una empresa.

Caracter7sticas de la centralizacin
Una sola persona toma decisiones. *sto da uniformidad a la operacin organizacional. 4esulta ventajosa para una empresa pe!ue'a. )e re!uiere menos personal altamente capacitado y especializado. Caracter sticas de la centralizacin

Una sola persona toma las decisiones, por lo !ue los dem&s vienen a ser ejecutadas. )e re!uieren menos informes.

 *sta caracter stica es consecuencia de los pocos niveles jer&r!uicos !ue e$isten en las empresas centralizadas. *s el grado en !ue la autoridad y la responsabilidad se delegan a los niveles superiores a los niveles inferiores de la empresa. /ientras m&s grande es la empresa, m&s complejo se vuelve su funcionamiento.

-escentralizacin *s el grado en !ue la autoridad y la responsabilidad se delegan a los niveles superiores a los niveles inferiores de la empresa. /ientras m&s grande es la empresa, m&s complejo se vuelve su funcionamiento.
*a descentralizacin le proporciona a la organizacin caracter7sticas co'o las siguientes:

8. Los directivos pueden dedicar su tiempo a promover la e$pansin de la empresa y a elaborar la planeacin estrat#gica. 9. :odos los administradores 1de cual!uier nivel9 toman decisiones. :. *l nivel motivacin de los empleados de niveles inferiores es mayor cuando se les permite tomar decisiones en vez de seguir rdenes de los superiores.

*7nea
-) *IN)A:

staff

La autoridad de l nea muestra la relacin jefe?subordinado y, por lo tanto, la relacin autoridad @ responsabilidad !ue le es in%erente. ;,A<<: *sta relacin se producen cuando e$isten unidades !ue le dan a la organizacin alg0n tipo de informacin especializada o asistencia t#cnica !ue normalmente toma la forma de recomendaciones, consejos o sugerencias. *stas relaciones se representan con trazos discontinuos a diferencia de los utilizados para las relaciones de autoridad lineal.

*a estructura 4orizontal
Una estructura 4orizontal: )e caracteriza por una l nea de mando amplia y pocos niveles jer&r!uicos. Cada administrador tiene a cargo un mayor n0mero de personas !ue la distancia entre los administradores de mayor jerar!u a y los dem&s corta posible.

*ste tipo de organizaciones, se vuelve m&s r&pida para tomar decisiones> pero tambi#n puede llegarse al e$tremo de !ue los administradores tengan demasiada responsabilidad por no contar con los medios !ue les ayuden a resolver problemas cotidianos del trabajo. )structura funcional o estructura di+isional

*n este tipo de estructura organizacional m&s empleada, en ella los departamentos o &reas funcionales representan tareas sustantivas de la empresa. *sta estructura agrupa a personas !ue tienen una posicin similar dentro de la organizacin o !ue desarrollan funciones semejantes, utilizando recursos y %abilidades del mismo estilo. La estructura funcional puede encontrarse en varios tipos de organizacin, aun!ue generalmente se aplica en pe!ue'as y medianas empresas por la facilidad de interpretacin y seguimiento !ue brinda. Las &reas funcionales o departamentos se encuentran pr&cticamente en todas la empresas sin importar su giro o tama'o. La departamentalizacin en la estructura funcional se apoya en la interdependencia tecnolgica de los trabajos de los puestos y &reas funcionales. )structura funcional

3enta0as

des+enta0as de la estructura funcional

)structura di+isional o estructura basada en el 'ercado Cuando las empresas son m&s grandes yAo complejas, generalmente definen su estructura organizacional por divisiones, las cuales se estructuran con funcin de los objetivos !ue pretenden lograr con respecto al mercado al !ue dirigen sus productos yAo servicios.
2 este tipo de estructura se le llama estructura divisional o estructura basada en el mercado, la cual est& integrada por unidades autnomas autocontenidas. Conforme a los objetivos estrat#gicos, las empresas pueden elegir una estructura divisional por productos o servicios, por clientes o geogr&fica. *structura divisional por productos o servicios

Cuando las actividades se agrupan con base en los productos o servicios !ue comercializa la empresa, se dice !ue #sta presenta una estructura divisional por productos. Las empresas adoptan este tipo de estructura cuando el crecimiento %ace indispensable !ue se nombre a varios gerentes divisionales, con autoridad sobre las funciones de produccin, ventas y servicio respecto a sus l neas de productos.

)structura di+isional por productos o ser+icios Cuando las actividades se agrupan con base en los productos o servicios !ue comercializa la empresa, se dice !ue #sta presenta una estructura divisional por productos. Las empresas adoptan este tipo de estructura cuando el crecimiento %ace indispensable !ue se nombre a varios gerentes divisionales, con autoridad sobre las funciones de produccin, ventas y servicio respecto a sus l neas de productos.

)structura di+isional por zona geogr1fica

*ste tipo de estructura genera cuando las empresas crecen abriendo sucursales o plantas en lugares geogr&ficos distintos al lugar de donde son originarias> o cuando su crecimiento las conduce a penetrar en mercados nuevos. *n todo caso, la estructura divisional geogr&fica se recomienda cuando las empresas tienen un &mbito de accin territorialmente e$tenso.

*structura divisional por zona geogr&fica

)structura di+isional por clientes

Cuando las empresas tienen productos tan diversificados !ue la necesidades de sus clientes son muy distintas entre s , se adopta una estructura divisional por clientes. *n este tipo de estructura el inter#s primordial de la empresa est& en sus clientes, por lo !ue las actividades se organizan con base en el servicio !ue se les desea brindar.

*structura divisional por clientes