LOGSTICA

Ing. Marko Castillo Pea

INTRODUCCIN
ANTECEDENTES-Antigedad
El concepto de Logstica, probablemente aparece
originalmente, en un contexto militar, en el que se le
precisa como:
El conjunto de tcnicas y procedimientos, utilizados
por los ejrcitos, para garantizar la disponibilidad de los
recursos que se requieren en el campo de batalla.
INTRODUCCIN
ANTECEDENTES-Antigedad
Antes de 1920
Departamento de compras
Antes de 1950
Se asigna al dpto. de compras la responsabilidad de
controlar inventarios y almacenes, especialmente los
asociados al mantenimiento y reparacin de los equipos
fabriles, e incluyen entre sus funciones, las
correspondientes a las operaciones de recepcin e
inspeccin de materiales.
Despus de 1950
Es recin a comienzos de la dcada de los aos cincuenta,
en que empieza a cristalizarse el concepto de la Logstica
Integrada y costo total de la logstica.
INTRODUCCIN
La logstica integral no solo abarca a todas las reas de
una empresa sino tambin incluye diferentes mtodos de
produccin, testeo y distribucin del producto terminado.
La primera etapa de logstica integral tuvo lugar en 1950
pero no se conoca con ese nombre sino con el rtulo
de Origen y nueva direccin.
En los aos posteriores a la guerra el auge de productos
y la comercializacin desordenada forzaron a los
administradores a buscar alguna manera de controlar los
costos de produccin y distribucin.
Aunque parezca mentira, la logstica y la distribucin no
se consideraban conceptos nuevos ni fascinantes pero
todava no poda comprenderse completamente.
INTRODUCCIN
Fue Peter Drucker quien pudo introducir la logstica
integral debido a que l fue le primero en enfocar su
atencin en la conexin que sta tena con la
produccin, los tiempos y la distribucin de las
manufacturas.
INTRODUCCIN
Actualmente el tema LOGSTICA se utiliza en toda
Empresa que desea tener mejores resultados respecto a
control, administracin, distribucin y manejo de
materiales (desde el proveedor hasta la produccin y
distribucin) en el rea destinada al cumplimiento de
requerimientos de los clientes generando una ventaja
competitiva a la empresa que utiliza dicha herramienta.
Es por ello que la Logstica representa un asunto
importante para toda Empresa de diverso giro o
actividad, quienes crean reas especficas para su
tratamiento y desarrollo mejorndolo a travs del
tiempo.
INTRODUCCIN
Por lo tanto la logstica busca gerenciar
estratgicamente la adquisicin, el
movimiento, el almacenamiento de
productos y el control de inventarios, as
como todo el flujo de informacin asociado,
a travs de los cuales la organizacin y su
canal de distribucin se encausan de modo
tal que la rentabilidad presente y futura de la
empresa es maximizada en trminos de
costos y efectividad.
INTRODUCCIN
Todo comienza en el almacn de materias primas,
donde se va controlando los stocks, para su
reposicin oportuna, mediante un documento
llamado requisicin.
La requisicin se tramita a compras, quien ubica el
proveedor ms adecuado(nacional o extranjero).
Adquirido el material, es transportado va terrestre,
martima o area.
Si el material es importado, antes de ingresar a
nuestro pas, paga los derechos aduaneros, y luego
es trasladado al almacn de materias primas.
INTRODUCCIN
La empresa, adems de las materias primas,
requiere de otros materiales tales como:
tiles de oficina,
uniformes,
materiales de proteccin para el personal,
repuestos, pinturas, etc.
Estos materiales los estamos considerando que se
guardan en un almacn general.
INTRODUCCIN
Las materias primas son requeridas por el rea de
produccin, que lo estamos representando por dos
mquinas A y B.
La mquina A produce un producto semiterminado,
que es almacenado temporalmente para su
verificacin de calidad, y luego utilizado por la
mquina B que produce el producto terminado,
listo para la venta.
Los materiales que estn en el almacn general son
requeridos por todas las reas administrativas.
INTRODUCCIN
Gerencia General, Auditoria, Sistemas, Relaciones
Industriales, Finanzas, Ventas, etc. As como por las
reas de Produccin y Mantenimiento.
El producto terminado es trasladado a los
distribuidores, quienes se encargan de entregarlo a
los clientes.
Realizado la explicacin del flujo de materiales,
estamos en condiciones de definir la Logstica y sus
funciones principales.
DEFINICIN
Es un conjunto de operaciones que permite poner a
disposicin de la empresa, en tiempo oportuno, en
cantidad y calidad deseada, todos los materiales y
servicios necesarios para su funcionamiento al
menor costo posible.
A esto habra que agregar que toda la operacin
deber permitir el eficiente flujo de materiales
desde las fuentes de abastecimiento hasta los
clientes.
Funciones del Sistema Logstico
ABASTECIMIENTO
Esta encargada del aprovisionamiento de materias
primas, energa, productos intermedios para
unidades productivas y otras reas de la empresa y
productos terminados.
Comprende:
1. Control de stocks,
2. Compras,
3. Transporte,
4. Manipulacin y almacenaje.
Funciones del Sistema Logstico
DISTRIBUCIN INTERNA
Organiza y supervisa los movimientos de los
productos en trnsito, de un punto a otro dentro de
la empresa hasta el almacn de productos
terminados. Comprende: PCP, transporte,
manipulacin y almacenaje.
Funciones del Sistema Logstico
DISTRIBUCIN EXTERNA
Se encarga de despachar a los clientes los productos
terminados desde su almacn correspondiente
hasta el almacn de los clientes.
Comprende:
Transporte,
Manipuleo y
Almacenaje.
SISTEMA LOGISTICO
Logstica reversa
La logstica inversa se ocupa de los aspectos
derivados en la gestin de la cadena de suministros;
del retorno de materiales desde el usuario o
consumidor hacia el fabricante o hacia los puntos
de recogida, para su reutilizacin, reciclado o
eventualmente, su destruccin.
Otros autores incluyen en la definicin terica de
logstica inversa, la etapa de desmontaje o proceso
de los materiales para su reutilizacin o eliminacin
de forma respetuosa con el medioambiente.
Importancia de la Logstica
Constituye una funcin bsica para la empresa,
esencial para su supervivencia y para obtener
utilidades, por su directa relacin con su economa.
El xito o fracaso de una empresa estn
relacionados ntimamente con el funcionamiento
de cada una de las dependencias que conforman su
organizacin.
Las Organizaciones requieren de una gran
diversidad de materiales para realizar sus tareas
que tienen asignadas, el monto invertido en su
adquisicin como en toda su gestin es bastante
significativo, comprometiendo su economa si no
son efectuadas adecuadamente.
ORGANIZACIN DE LA LOGSTICA
Compaq estima que perdi US$500 millones a US$
1.0 billn en ventas en 1995 porque sus laptops y
desktops no estuvieron disponibles cuando y donde
los clientes las iban a comprar.
IBM, perdi en 1993 una parte importante de sus
ventas potenciales de desktops porque no pudo
abastecer la cantidad suficiente de chips para el
control de las pantallas.
ORGANIZACIN DE LA LOGSTICA
Procter & Gamble estima que le ahorr a sus
clientes US$ 65 millones a travs de mejoras en
actividades logsticas durante los ltimos 18 meses.
Objetivos de la estrategia logstica
Reduccin de costos
Reduccin de capital
Mejorar el servicio
Objetivos especficos
Determinar los productos necesarios en funcin del proceso
productivo o comercial.
Relacionarse con los proveedores.
Determinar la cantidad de mercancas precisas en cada
momento en base a criterios de rentabilidad.
Determinar los recursos humanos y materiales precisos.
Gestionar el almacn con criterios de eficiencia.
Controlar la ubicacin y el estado de las mercancas.
Priorizar las necesidades de los clientes.
Adaptarse a las necesidades cambiantes del mercado.
Distribuir las mercancas en la forma y tiempos ptimos con
el menor costo posible.
ORGANIZACIN DE LA LOGSTICA
Dada la importancia de la Logstica, conviene que
dentro de la organizacin ocupe el mismo nivel de
las reas bsicas de la empresa, lo que le permite
unidad de responsabilidad ante cualquier problema
que se presente en todo el sistema, y le facilita
independencia en la toma de decisiones.
En la figura se muestra el lugar que debe ocupar la
logstica dentro de la organizacin de la empresa.
La logstica dentro de la organizacin de la empresa
GERENCIA
GENERAL
FINANZAS PRODUCCIN LOGSTICA VENTAS
La logstica dentro de la organizacin de la empresa
Gerente
Logstica
Programacin
de Materiales
Compras Almacenes
La organizacin interna de la Logstica debe
responder a factores tales como: Tipo de empresa,
tamao de la empresa, polticas etc. En la figura se
propone una organizacin bsica de la logstica.
ABASTECIMIENTO Y COMPRAS
GESTION COMPRAS
Sub sistema compras
La funcin logstica en la empresa empieza en esta rea. Esta
tiene como finalidad adquirir para la empresa todos
aquellos productos necesarios para el desarrollo de su
actividad.
Por ello, la gestin eficiente de las compras es un objetivo
estratgico de primer orden que precisa la implementacin
de un proceso coherente y sistemtico para ser eficiente.
Compras
FINALIDAD.
Adquirir materiales en la calidad adecuada, la
cantidad necesaria, en el momento preciso y al
precio ms conveniente.
IMPORTANCIA.
Cualquier ahorro va en beneficio directo de la
empresa
PROCESOS DE COMPRA
Adquisicin de bienes y suministros
Contratacin de servicios y consultora.
Contratacin de obras
SITUACIONES DE COMPRA
COMPRA NUEVA
Se produce cuando es la primera vez que se compra un
determinado bien o servicio, por lo tanto no se tiene
experiencia y se debe buscar toda la informacin
posible.
RECOMPRA
Se da cuando es necesario reaprovisionarse, es la
situacin que mas se produce.
RECOMPRA MODIFICADA
Se da cuando en el proceso de compra se produjo un
error. Es necesario una revisin completa del proceso.
FASES DE GESTION COMPRA
FASES DEL PROCESO DE COMPRAS
Conocimiento detallado de las necesidades
Determinacin de las condiciones en que estas deben ser
satisfechas
OPERACIONES
PREVIAS
Investigacin de Mercado Proveedores
Preseleccin de proveedores
PREPARACION
Anlisis y comparacin de ofertas
Negociacin con los ofertantes
Eleccin de proveedores
Confeccin de pedidos(Orden de Compra)
REALIZACIN
Vigilancia y Reclamacin de las entregas
Control cualitativo y cuantitativo de los productos recibidos
Eventual devolucin de los productos no conformes
SEGUIMIENTO
Recuperacin de envases, embalajes, desperdicios, sobrantes,
etc.
Gestin de los inventarios de los materiales y productos
adquiridos
OPERACIONES
DERIVADAS
Anlisis de necesidades
Todo proceso de compra nace de una
necesidad. Por tanto el primer paso consiste en
determinar la necesidad que implica una
compra y analizarla para determinar su
influencia en los objetivos de la empresa.
Las necesidades surgen de los departamentos y
ellos son los responsables de su respectivo
anlisis.
Especificaciones
Se denominan especificaciones a las caractersticas que ha
de tener un producto para cubrir con su uso los
requerimientos que han originado el proceso de compra.
Las especificaciones deben incluir:
Caractersticas tcnicas del producto
Cantidad
Plazo de aprovisionamiento
Costo unitario mximo
Estndar de calidad mnimo
El desarrollo de estndares corresponde a los tcnicos de
la empresa que entienden el proceso que ha generado la
necesidad.
Ejemplo de especificaciones
Ejemplo: el departamento de produccin necesita 200
pernos de 2 x 3/8 acerados.
Ejemplo de especificaciones
Si analizamos el mercado se puede observar que existe una gran
variedad de tipo de pernos, con diferentes caracterstica y
especificaciones
Especificaciones reales
Pernos
Cabeza hexagonal
Material : Acero
Resistencia al torque : Grado 8
Recubrimiento : zinc
Dimetro : 3/8 pulgada
Largo : 2 pulgadas
Tipo de rosca : Milimtrica completa
Cantidad : 200 unidades
DIFERENCIA ENTRE APROVISIONAMIENTO Y COMPRAS
Aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que realzala
empresa para abastecerse de los materiales necesarios.
Comprende las siguientes actividades :
1. Prever las necesidades de la empresa.
2. Planificarlas en el tiempo.
3. Expresarlas en trminos adecuados desde el punto de
vista descriptivo en forma cuantitativa y cualitativa.
4. Buscar en el mercado los productos que las satisfacen.
5. Adquirir (Comprar)los productos.
6. Asegurarse que son recibidos en las condiciones
Demandadas.
7. Pagar los productos adquiridos.
APROVISIONAMIENTO
El aprovisionamiento, abarca tres reas: Compras,
almacenamiento y gestin de inventarios, las que
aportan tcnicas y procedimientos que permitan lograr el
mejor resultado del aprovisionamiento en su conjunto.
COMPRAS
Por otra parte las COMPRAS como funcin empresarial
presenta un carcter ms restringido y tiene por objeto
adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita,
garantizando el abastecimiento de las cantidades
requeridas en trminos de tiempo, calidad y precio.
Comprende las siguientes actividades :
1. Buscar en el mercado los productos que las
satisfacen.
2. Adquirir los productos.
3. Asegurarse que son recibidos en las condiciones
demandadas.
4. Pagar los productos adquiridos.
FUNCIONES
Estudio de las fuentes de suministro.
Seleccin de proveedores.
Control de las especificaciones de calidad
requeridas.
Gestin de precios
Seguimiento de las operaciones realizadas en
todos los acuerdos y condiciones establecidas con
el proveedor.
Venta de sobrantes y productos obsoletos.
ACTIVIDADES
Bsqueda y evaluacin de proveedores.
Mantenimiento de un registro actualizado de productos con
informacin referida a: Caractersticas tcnicas, cdigos de
identificacin, suministradores, precio y condiciones de entrega y
pago.
Negociacin permanente de: Precios, Calidades, Condiciones de pago
y plazos de entrega.
Previsin de compras en sus aspectos tcnicos, econmicos y
financieros
Planificacin de pedidos por articulo y proveedor, determinando los
volmenes de pedidos y fechas de lanzamiento previstos.
Preparacin de ordenes de compra, lanzamiento de pedidos y
seguimiento de los mismos hasta su recepcin y control de calidad.
Solventar discrepancias en la recepcin del producto.
Analizar variaciones en precio, plazos de entrega, calidad.
PROCESO DE COMPRA
PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS DE BIENES Y SUMINISTROS
Ingreso de requisicin a compras
Confeccin de la solicitud de cotizacin.
Eleccin de los posibles proveedores.
Venta y entrega de las bases o solicitud de cotizacin.
Recepcin de ofertas.
Evaluacin tcnica-econmica
Negociacin
Otorgar de la buena pro.
Colocacin de la orden de compra.
Entrega del material.
Facturacin y pago.
NORMAS ADQUISICIONES
Se dice que existen cuatro aspectos bsico
que rigen las compras
Calidad
CALIDAD.- La calidad estar en razn directa al uso que se vaya a
dar al bien o servicio que se adquiere. Por lo tanto, se fijarn los
parmetros de calidad en funcin a su finalidad en el
desenvolvimiento empresarial. En trminos generales, a este
respecto se requiere:
Definir la calidad en trminos de un conjunto de Atributos
medibles, Propiedades y/o especificaciones, Esto significa que el
comprador, debe recoger del usuario y trasladar al proveedor las
propiedades y especificaciones que tendrn los materiales que
quiere adquirir, de manera que, puedan ser medidos por medio de
sus propiedades fsicas o qumicas.
La calidad no debiera ser inferida directa y unvocamente por el
precio, En la vida cotidiana, resulta comn pensar que a mejor
precio, se obtiene mejor calidad. En compras debe tenerse
presente que los precios varan de una fuente de adquisicin a
otra, en artculos idnticos y an de inferior calidad.
Calidad
Definir un valor o parmetro de calidad ad hoc de aceptacin,
relacionndolo con el costo y el precio de venta.
Hay que tener presente que no siempre las adquisiciones se rigen
por la mejor calidad o en otras palabras que la calidad conveniente
no ser siempre la mejor. Por ello debe indicarse en las
especificaciones al solicitar un material, la calidad mnima que
puede aceptarse, ya que debemos relacionar este aspecto con el
precio de costo y con el costo de venta.
El parmetro de calidad ad hoc debe estar siempre disponible De
nada valdr que obtengamos un artculo de gran calidad relativa,
si cuando se vuelva a necesitar, no est disponible o no se
encuentra en el mercado. Este concepto de disponibilidad, se
refiere a que el material pueda ser adquirido con facilidad, a un
precio econmico, dentro de un plazo razonable y en varias
fuentes de suministro.
Cantidad
CANTIDAD .- En primer lugar, es un deber ineludible del
comprador, el estar seguro de que la cantidad que adquiere
es la correcta. Para ello debe estar capacitado para
determinar si la cantidad que le solicitan responde al
consumo y al mismo tiempo poder establecer la cantidad
econmica. Este aspecto de la gestin de compras, establece
que se debe poner a disposicin de los usuarios, la cantidad
que satisfaga cabalmente sus necesidades. Para ello es
menester equilibrar los siguientes tres aspectos:
Las necesidades de consumo.
Las ventajas econmicas.
La seguridad del almacenamiento.
Cantidad
Por ello, las normas que sobre cantidad se establezcan, deben considerar
estos tres puntos. Dichas normas pueden ser las siguientes:
a) LA CANTIDAD DEBE BASARSE EN EL CONTROL DE EXISTENCIAS.-
Para los artculos de consumo constante que se mantienen en el
almacn, las cantidades a pedir, deben estar basadas en el
consumo que de ellos se haga.
Por consiguiente, en la entidad debe establecerse un control de
existencias que facilite la obtencin de datos necesarios en la
determinacin de la cantidad a pedir, que permita comparar las
cantidades que se solicitan con
las que se consumen y que evite los caprichos o preferencias de
los usuarios. Slo as lograr Compras adquirir cantidades
correctas y econmicas.
Cantidad
b) LA CANTIDAD DEBE ESTAR RESPALDADA.-
Toda requisicin que reciba Compras por determinadas
cantidades a adquirir, debe tener un respaldo en
cuanto a su determinacin se refiere. En el caso de
artculos de stock, ya hemos manifestado que dicho
respaldo ser el control de existencias; en el caso de
artculos que se adquieren por primera vez o de
adquisicin espordica, este respaldo consiste en la
indicacin concreta del uso que se le va a dar o del
programa a ejecutar, de manera que pueda
determinarse si es o no correcta la cantidad.
Cantidad
c) LA CANTIDAD NO DEBE SER INFLUENCIADA POR EL PRECIO.-
Se conoce que a mayor cantidad en la adquisicin ser menor el
precio unitario de compra. Sin embargo, no por ello se comprarn
grandes cantidades. La obtencin de un buen precio obliga a analizar
la cantidad que facilite ese precio, y establecer si el consumo permite
adquirirlo. En caso contrario, el comprador no debe influenciarse por
el bajo precio unitario, sino que adquirir la cantidad prevista. Las
fluctuaciones de los precios en el mercado debe ser tenida en cuenta
por el comprador para establecer su poltica de compras, que podra
consistir en:
Para artculos cuyo precio varan poco, comprar de acuerdo a las
necesidades.
Para artculos de mucha variacin en el precio, comprar cuando baja,
teniendo en cuenta las necesidades de los perodos en que sube.
Cantidad
d) LA CANTIDAD QUE SE DETERMINE DEBE TENER EN CUENTA
EL TIEMPO DE DEMORA.-
El tiempo que se demorar en contar con el material
desde sus trmites iniciales hasta su disponibilidad en el
almacn, es un factor que hay que tener en cuenta, si se
quiere mantener la continuidad del servicio a los usuarios,
por ello es que debe ser evaluado al establecer la cantidad
por adquirir.
Cantidad
e) EL TRANSPORTE A ELEGIR ESTA EN FUNCION DE LA
CANTIDAD QUE SE ADQUIERA.-
Si tenemos en cuenta que los medios de transportes
establecen cantidades y volmenes mnimos al fijar sus
precios, es lgico que para determinar el medio y la va a
utilizar se tenga en cuenta la cantidad del artculo que est
solicitando. Este aspecto nos puede hacer variar muchas
veces la cantidad a adquirir si el consumo nos lo permite.
Cantidad
f) LA CANTIDAD DEBE TENER EN CUENTA EL ESPACIO
DISPONIBLE.-
El espacio de que se dispone en el almacn y el costo de
dicho espacio, influyen sobre la cantidad a pedir y sobre el
mtodo a adoptar en la adquisicin. El comprador deber
tener este aspecto muy presente para no abarrotar los
almacenes y tendr que estudiar la solucin adecuada
antes de cursar un pedido.
Oportunidad de compra
Es menester identificar el momento ptimo de efectuar una
compra, atendiendo criterios racionales como el control de
existencias, que permite establecer un determinado nivel que
entendemos como el punto de pedido y que constituye la
seal para la solicitud de material.
La determinacin del momento en que hay que comprar el
material, evita gastos intiles y compras de ltimo minuto, y
para ello hay que tener en cuenta el consumo, el tiempo de
demora, la va a utilizar, la cantidad por adquirir y la distancia
del proveedor.
Podemos decir a este respecto que la norma a tener presente
es: El momento en que hay que comprar.
Precio mas conveniente
Probablemente , este factor es el ms relevante, debido a que
involucra el desembolso de dinero de la empresa, por lo que se
debe tener en cuenta:
El precio de adquisicin, es un elemento bsico de la venta, Gran
parte del precio de venta de un artculo est formado por el de
compra, por lo tanto, para lograr vender a precios de competencia
en el mercado, hay que adquirir a un precio que le permita a la
compaa competir cuando exponga su producto a los
consumidores.
El precio debe buscarse en alguna relacin con la Calidad y la
Cantidad, Sabemos la influencia que sobre el precio tienen la
calidad y la cantidad, por lo tanto hay que tener en cuenta que no
se trata de buscar lo ms barato, sino el ms bajo precio que se
pueda pagar por un artculo que tenga la calidad mnima requerida
y en la cantidad necesaria. Para ello los compradores deben
explorar y analizar el mercado hasta obtener dicho precio .
Documentos del sistema aprovisionamiento
GESTION COMPRAS
Compras
DEFINICIONES
Requisicin.
Listado de materiales necesarios para ser
adquiridos, emitidos por programacin de stocks.
Solicitud de cotizacin.
Carta de invitacin a los proveedores, para que nos
hagan llegar sus ofertas. En la que se les hace saber
en las condiciones que deben ofertar: forma de
pago, lugar de entrega, etc.
Buena pro.
Decisin de compra a un determinado proveedor.
ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es un comprobante que sirve para saber que
cosas se han solicitado, a qu precio, qu cantidad, condiciones de
pago, detalles de la entrega y cualquier otra informacin relacionada
a la transaccin.
Lo gira la empresa que compra al proveedor.
Las rdenes de compra deben contener los siguientes elementos:
Lugar
Cantidades a comprar
Fecha
Precio pactado
Forma de pago
Tiempo de entrega
Descripcin de los productos
Y se pueden agregar cuantos elementos sean necesarios.
ORDEN DE COMPRA
Importancia
Los vendedores aprecian el uso de las Ordenes de compra,
porque trae claridad a una orden. Cualquier objeto puede
ser reducido a sus componentes esenciales y deja poco
margen para el error. Se reducen a una orden por escrito.
Las situaciones quedan claras antes del envo. La eliminacin
de posibles errores en los pedidos entregados es un buen
negocio.
Una orden de compra es considerada un documento legal y
es vinculante para el comprador si el vendedor realiza la
entrega segn lo acordado.
El original se enva al proveedor y las copias usualmente van
al departamento de contabilidad para ser registrados en la
cuenta por pagar y otra copia para el departamento de
compras o almacn.
Nota de pedido
Es el documento que utilizan las empresas proveedoras,
para que a travs de l, los clientes soliciten los artculos
deseados.
Se extienden por duplicado o triplicado, segn las
necesidades de la empresa, el original queda para la
empresa proveedora y la copia se entrega al cliente para que
pueda controlar su pedido.
Dicho documento es emitido por la empresa proveedora,
con fines de control interno dentro de su negocio
Nota de pedido
Gua de remisin
Es un documento que se emplea en el comercio para enviar
las mercaderas solicitadas por el cliente segn su Nota de
Pedido y este se encuentra impreso y membretado, segn
necesidad de la Empresa sirve para que el comercio tenga
testimonio de los artculos que han entregado en las
condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de
venta.
Este documento se extiende por duplicado o triplicado
segn la necesidad de la empresa, por lo general es prctico
que sea un talonario con 3 copias una queda en el talonario
para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente
junto con las mercaderas; y la tercera es devuelta con la
firma de conformidad del cliente, en el que certifica haber
recibido conforme
Gua de remisin
Requisitos Gua remisin
1. Membrete o razn social de la casa vendedora.
2. Numeracin correlativa.
3. Lugar y fecha.
4. Nombre o razn social de comprador.
5. Direccin del cliente.
6. Detalle de los artculos.
7. Cantidad (indicando si son docenas, cientos, etc.).
8. Precio unitario y total.
9. Firma del vendedor.
10. Firma del cliente, comprador o persona que recibe los artculos.
Importancia.- Con la gua de remisin se materializa el derecho del
vendedor y la obligacin del comprador, justifica la salida de las
mercaderas del depsito, entonces constituye un elemento importante.
PROVEEDORES
GESTION COMPRAS
PROVEEDORES
Las encuestas muestran que ms del 68% de los
clientes que abandonan su relacin comercial
con una empresa, lo hacen porque el servicio es
deficiente.
Caractersticas de un buen proveedor
1. Deben actuar de forma responsable y consciente ante sus
compradores.
2. Deben saber las ultimas tendencias del mercado.
3. Deben ofrecer bajos precios y con buena calidad.
4. Deben tratar de cumplir lo ms rpidamente con los compromisos
adquiridos con los compradores.(Rapidez)
5. Capaz de ajustarse a las necesidades imprevistas.
6. Toma iniciativa para sugerir modos ms adecuados a la clientela.
7. Notifica con anticipacin los cambios latentes en el mercado que
pueden afectar las operaciones del comprador.
8. Brindan asesora tcnica y de cualquier otra ndole que necesite el
comprador .(servicio)
9. Estas entre otras caractersticas tanto ticas como profesionales.
Seleccin de proveedores
Los proveedores que posea una empresa determinarn en
gran medida el xito de sta. El contar con buenos
proveedores no slo significa contar con insumos de
calidad y, por tanto, poder ofrecer productos de calidad,
sino tambin la posibilidad de tener bajos costos, o la
seguridad de contar siempre con los mismos productos
cada vez que se requieran.
Por lo que cada vez que tengamos que elegir a nuestros
proveedores, debemos tomarnos nuestro tiempo y
evaluar bien las diferentes alternativas que existan.
Criterios de seleccin
Precio
Uno de los principales criterios que se debe tomar en
cuenta al momento de evaluar un proveedor, son sus
precios.
Siempre debemos procurar proveedores con precios
razonables, que sean acordes a la calidad del producto o
servicio que ofrecen, y a los precios promedio del
mercado.
No olvidar los gastos relacionados que pueden elevar este
precio como: transporte, seguros embalaje, etc.
Asimismo, debemos considerar los posibles descuentos
que el proveedor nos pueda otorgar.
Criterios de seleccin
Calidad
De nada sirve tener un proveedor con bajos precios, si la
calidad de sus productos o servicios es mala.
Al evaluar la calidad del producto, debemos tomar en
cuenta los materiales o componentes del producto, sus
caractersticas, sus atributos, su durabilidad, etc.
Criterios de seleccin
Pago
En el criterio del pago evaluamos las formas de pago que
ofrece el proveedor, por ejemplo, si ofrece la posibilidad
de hacer pagos va transferencia bancaria, o va Internet.
Y tambin evaluamos las condiciones o el plazo del pago,
por ejemplo, si nos piden pagar al contado, o nos dan la
posibilidad de pagar a 30 das, pagar un 50% a 60 das, etc.
Criterios de seleccin
Entrega
Otro criterio importante a tener en cuenta al momento de
seleccionar un proveedor es la entrega, en donde lo
primero que debemos evaluar es que si el proveedor
requiere de un pedido mnimo para poder trabajar con
nosotros.
Y tambin evaluamos la rapidez o los plazos de entrega,
que es el tiempo que transcurre desde que hacemos el
pedido hasta que nos entregan el producto, por ejemplo,
si nos hacen la entrega del producto a los 3 das, a los 30
das, etc.
Criterios de seleccin
Servicio de post venta
En el servicio de post venta evaluamos principalmente las
garantas que el proveedor nos pueda brindar, qu
garantas nos otorga y cul es el periodo de stas.
Tambin evaluamos la capacitacin que nos pueda
brindar en el uso de sus productos, la asistencia tcnica, el
servicio de mantenimiento, su poltica de devoluciones, la
posibilidad de canjear productos de baja rotacin, etc.
Criterios de seleccin
Otros factores
Los criterios que hemos mencionado anteriormente son
los ms importantes y los que ms debemos tener en
cuenta al momento de evaluar y seleccionar un
proveedor; sin embargo, tambin existen otros factores
que siempre es bueno considerar:
Experiencia.
Reputacin.
Organizacin: servicio al cliente:
Situacin econmica.
Tamao:
Fabricante o mayorista:
Devoluciones
PROCESO DE SELECCIN, EVALUACIN Y REEVALUACIN DE PROVEEDORES
TECNICAS DE NEGOCIACION
GESTION COMPRAS
Negociar
El proceso de negociacin se puede definir como
un proceso humano entre dos o ms partes, con
intereses comunes, pero a la vez en conflicto, que
deciden intercambiar para satisfacer sus intereses
y necesidades y lograr un acuerdo.
Negociar es un proceso de resolucin de un
conflicto entre dos o ms partes, pues hay
siempre, bajo la negociacin, un conflicto de
intereses.
Espacio de negociacin
Las dos figuras A y B representan dos partes de una
negociacin. Cada una de ellas si pudiera elegir libremente,
elegira la posicin ms favorable para sus intereses. Estas
posiciones estn representadas por los extremos del
diagrama. Es muy poco probable que una parte logre
convencer a la otra para que acepte su P.M.F.
Por ello cada parte deber desplazarse hacia la posicin de
su opositor. Este desplazamiento tiene un lmite, llamado a
veces punto de ruptura, que de superarse hara que las
partes prefirieran romper la negociacin a aceptar un
acuerdo.
Espacio de negociacin
Negociaciones estancadas
Concepciones sobre la negociacin
Negociaciones competitivas
(Yo gano tu pierdes)
Se establece en trminos de confrontacin
No importa lo que sienta el otro
Negociaciones colaborativas
(Yo gano tu ganas)
Se establece en trminos de colaboracin
La otra parte debe quedar satisfecha con el acuerdo.
Concepciones sobre la negociacin
En la fase de desarrollo
Toda propuesta debe ser condicional.
Si Ud. Acepta X nosotros aceptaremos Y
Nunca demos algo por nada.
Presentar primero nuestras condiciones.
Mantengamos los temas entrelazados.
El cierre
Corresponde a la parte final de la etapa de discusin. Es
una decisin difcil, pues nunca se sabr si de continuar
sta se pudieran obtener ms ventajas.
Hay que cerrar en una etapa de beneficio de la
negociacin, y expresar esta decisin de modo que no se
entienda como una agresin a la otra parte. Por eso, el
anuncio del cierre debe tener dos caractersticas: ser
creble (o firme) y ser aceptable por ambas partes.
Algunas estrategias
Expectativa de futuro
Se habla de beneficios a futuro, para contra restarla hay
que poner a prueba dichos ofrecimientos.
El Ancla
Se da cuando el opositor arranca la negociacin haciendo
una peticin muy alta.
las alternativas son hacer una propuesta mas baja o
revisar nuestra posicin.
Algunas estrategias
El bueno y el malo
Consiste en que una persona hace el papel del
intransigente, o la persona que hace las peticiones mas
altas y de pronto una persona de su grupo aparece como
un interlocutor mas asequible bajando las propuestas.
Para contrarrestar esta estrategia se recomienda hacer
dos contrapropuestas extremas.
Algunas estrategias
El Farol
Consiste en hacer pensar que si su propuesta no es
aceptada se retirara por que tiene mejores propuestas.
Para contrarrestarla se recomienda pedir que muestre
esas propuestas, otra alternativa mas radical es pedirle
que acepte dicha propuesta.
El enlace
En este caso la otra parte pide una mejora enlazndola a
una debilidad de la empresa, por ejemplo solicita una
rebaja argumentando los retrasos de atencin.
Para contrarrestarla se puede enlazar fortaleza
LOTE ECONOMICO
GESTION COMPRAS
Administracin de Materiales
Antiguamente se consider que la administracin
de materiales tiene como funcin administrar el
ciclo completo del flujo de materiales:
Compra y Control interno de materiales de
produccin
Planificacin y control del trabajo en proceso
Almacenamiento, envo y distribucin de
productos terminados
Administracin de Materiales
Bajo este concepto la administracin de materiales
incluye las funciones de:
Compras,
Administracin del inventario y la demanda,
Planificacin y control de la produccin,
Distribucin,
Logstica y administracin de la cadena de
suministro que nos permite controlar el flujo de
materiales en la organizacin desde que se reciben
los insumos hasta la entrega de los productos
terminados a los clientes.
Administracin de Materiales
La administracin de materiales moderna intenta
mantener los niveles de inventarios muy bajos con
la finalidad de obtener niveles muy altos de
disponibilidad de productos y materiales brindando
mejor servicio a los clientes (reduciendo costos y
tiempo).
Para elaborar el plan de mtodos, recursos
humanos, espacio y equipos mejorando la decisin
referente a la administracin de materiales; el
Ingeniero Industrial debe tener en cuenta las
siguientes actividades:
Administracin de Materiales
Planificacin de operaciones con el proveedores
Planificacin de programas y pedidos
Planificacin de transporte de Carga
Manejo de materiales y anlisis del
almacenamiento
Mejora de procesos y mtodos
Mediciones del trabajo
Integracin de sistema de informacin
Manejo de Materiales
El manejo de materiales incluye factores de:
Material,
Medio ambiente,
Tiempo,
Movimiento,
Espacio,
Cantidad,
Automatizacin y
Ergonoma (relacin del ser humano con un
proceso implica equipos y/o mtodos).
Manejo de Materiales
El manejo de materiales debe asegurar que las
partes:
Materias primas,
Material en proceso,
Productos terminados y
Suministros se desplacen peridicamente de un
lugar a otro.
Manejo de Materiales
Cada operacin del proceso requiere materiales y
suministros a tiempo en un punto en particular y el
eficaz manejo de materiales.
Se asegura que los materiales sern entregados en
el momento y lugar adecuado, as como, la cantidad
correcta.
El manejo de materiales debe considerar un espacio
para el almacenamiento.
Manejo de Materiales
Diez Principios para el manejo de materiales: Son tiles para
analizar, planificar y administrar sistemas y actividades de
manejo de materiales.
Principio de Planificacin
Principio de Estandarizacin
Principio de Trabajo
Principio de Ergonoma
Principio de Unidad de Carga
Principio de Utilizacin del espacio
Principio de Sistema
Principio de Automatizacin
Principio de Medio Ambiente
Principio de Costo del Ciclo Vital
Manejo de Materiales
Existen diversos soportes fsicos (equipos) que se
utilizan para el Manejo de Materiales:
Transportadores,
Gras,
Elevadores,
Montacargas,
Vehculos industriales,
Vagones de ferrocarril,
Aeronaves,
Envases y soporte.
Administracin de Almacenes
El almacn debe ser diseado de manera adecuada
en las instalaciones de la planta para el buen
manejo de las operaciones y traslado de
suministros, materiales, herramientas, entre otros.
Vamos a conocer las funciones del almacn y el uso
que se da en sus instalaciones, teniendo en cuenta
el avance tecnolgico creando nuevos sistemas
computarizados para su mejor utilizacin.
Administracin de Almacenes
El almacn se disea de acuerdo a la necesidad que
presenta una planta teniendo en consideracin las
caractersticas particulares del sistema de
distribucin con los siguientes factores:
Flujo de materiales,
Niveles (cantidad de pisos del almacn).
Dimensiones de las naves (superficie circundada
por las columnas que soporta el edificio),
Altura de los techos,
Nmero de puertas, entrepisos, relacin de largo
con ancho (terreno disponible para el almacn).
Administracin de Almacenes
Generalmente los almacenes cuentan con equipos
para trasladar los productos a sus instalaciones, las
cintas transportadoras se usan en este caso con
otros sistemas complejos como escneres y
dispositivos de lectura para mejor resultado en los
centros de distribucin.
La Administracin de un almacn posee elementos
claves para su ptimo desarrollo, la
implementacin de la identificacin de productos
mediante el cdigo de barras y la computadora que
interpreta la informacin, actualiza datos y
registros.
Administracin de Almacenes
Administracin de Almacenes
Tiene dos reas importantes:
RECEPCIONES.-Se encarga de recibir y verificar que
los materiales que son entregados por los
proveedores estn de acuerdo con la orden de
compra. Si el material est conforme se emite la
nota de ingreso.
Administracin de Almacenes
ALMACENES.- El almacenero verifica el material y lo traslada
hasta su ubicacin correspondiente. La ubicacin debe
elegirse de manera que las entregas puedan realizarse en
forma rpida y sin errores.
Las funciones de almacenamiento incluyen:
La definicin de las mejores condiciones para el
mantenimiento de los bienes (proteccin contra agentes
externos: clima, polvo, medios corrosivos, etc.)
Establecer nuevas reas de almacenamiento,
determinando que cantidades de material deben ser
depositados en cada espacio.
La manipulacin adecuada de materiales mediante
equipos
Administracin de Almacenes
Sistemas de Distribucin
Los Ingenieros Industriales desempearon una
funcin importante en el desarrollo de la funcin de
distribucin y en el diseo, la operacin y en el
control de los sistemas de distribucin.
Con el transcurso del tiempo los sistemas de
distribucin se volvieron ms complejos dado a que
se incrementaron las lneas de productos y el
nmero de canales de venta en diversas empresas.
El diseo y la operacin de los sistemas de
distribucin de la empresa demandan un alto nivel
de prctica y tcnicas para mejorar su efectividad.
Sistemas de Distribucin
La Distribucin Fsica es el grupo de actividades
relacionadas al control, el movimiento y el depsito
de materiales.
Funciones que ocurren despus del proceso de
fabricacin y que sirven de nexo entre la planta de
fabricacin y el cliente.
Programacin de Materiales
Cumple dos funciones principales:
CATALOGACIN.
Su finalidad es la confeccin de un catlogo de
todos los materiales que adquiere la empresa.
El catlogo es un listado ordenado y codificado de
los materiales. En la tabla se muestra un ejemplo
resumido.
Generalmente tiene la siguiente estructura:
Programacin de Materiales
PROGRAMACIN DE STOCKS
Finalidad
Es controlar los stocks para facilitar su adecuada
renovacin con la menor inversin posible de
dinero y evitando las acumulaciones o
agotamientos.
Stock
Es el conjunto de materiales a la espera de su
posterior empleo, ms o menos prximo, que
permite alimentar regularmente a los usuarios, sin
imponerles los posibles retrasos por parte de los
proveedores, las discontinuidades de la fabricacin
o variaciones de la demanda.
PROGRAMACIN DE STOCKS
Importancia de los stocks.
Absorben gran parte del dinero disponible de la
empresa. Si se tiene materiales en exceso, la
empresa no podr afrontar adecuadamente sus
compromisos de pago, con la consecuente prdida
de crdito ante los proveedores, demoras o
paralizaciones de la produccin, tener que recurrir a
la obtencin de crditos, con intereses
generalmente altos, que reducirn su utilidad.
PROGRAMACIN DE STOCKS
La programacin de stocks responde principalmente a
dos preguntas:
Cunto pedir?
En qu momento pedir?
Cunto pedir?
Se responde determinando el lote econmico de
compra.
Al suministrar un material, presentada una necesidad
anual, tenemos la posibilidad de traerlo en un lote, dos
lotes, tres lotes etc.
El lote econmico indica la cantidad a traer en cada lote
que nos genera menos costo.
PROGRAMACIN DE STOCKS
El Costo De Adquisicin es el costo de tramitacin
para traer un determinado lote y el Costo De
Almacenamiento es el costo incurrido por tener
almacenado el material.
Se utiliza la siguiente frmula:
Siendo:
Q = Lote econmico (cantidad a comprar en cada lote)
S = Consumo anual en unidades
a = Costo de adquisicin por pedido
u = Precio unitario
T = Tasa de almacenamiento (expresado en %)
PROGRAMACIN DE STOCKS
EJEMPLO:
Determinar el lote econmico de compra de un
material cuyo precio unitario es de US$ 100 y del
cual se consumen 1,200 unidades anuales y su costo
de adquisicin es de US$ 100 y el costo de
almacenamiento 10% de la inversin.
PROGRAMACIN DE STOCKS
En qu momento pedir?
El mtodo ms utilizado es el de cantidad fija.
Como ejemplo, consideramos un material que se
consume 12,000 unidades al ao, se pide en lotes
de 5,000 unidades, su tiempo de suministro es de 3
meses y el stock de seguridad es de 3,000 unidades.
PROGRAMACIN DE STOCKS
Su representacin grfica se muestra en la figura.
DEFINICIONES:
Tiempo de suministro:
Es el tiempo que transcurre desde la emisin del
pedido hasta la llegada del material a nuestra
empresa y que est disponible en los almacenes
para que los usuarios lo utilicen cuando crean
conveniente.
Stock de seguridad:
Stock creado para cubrirnos contra un mayor
consumo a lo programado o demora de parte del
proveedor.
DEFINICIONES:
condiciones del pedido:
Se hace un nuevo pedido cuando el stock en
almacenes es igual al punto de repedido (PR).
PR = SS + C x TS (1)
Siendo:
SS : Stock de seguridad
C X TS : El consumo durante el tiempo de suministro
La cantidad a pedir siempre ser igual a Q.
DEFINICIONES:
Para el ejemplo desarrollado:
Se debe hacer un pedido cuando el stock en
almacenes es igual a 6,000 unidades.
La cantidad a pedir siempre ser igual a 5,000
unidades.
La gestin de programacin de materiales termina
con la emisin de la requisicin, que es un
documento de pedido interno a compras.
Administracin y Control de Inventarios
Mejorar continuamente en la Administracin y
Control de Inventario es una base fundamental
para las empresas que quieren controlar la
inversin, mejorar el flujo de efectivo, aumentar la
rentabilidad y la recuperacin de la inversin.
Los inventarios comprenden, adems de las
materias primas, productos en proceso y productos
terminados esperan el pedido del cliente o
mercancas para la venta, los materiales, repuestos
y accesorios para ser consumidos en la produccin
de bienes fabricados para la venta o en la
prestacin de servicios; empaques y envases.
Administracin y Control de Inventarios
La requisicin tiene una estructura variada de
acuerdo a la empresa. En la figura se plantea un
modelo de requisicin.
EJERCICIOS PROPUESTOS
Un material se consume 36,000 unidades al ao y se
pide en 3 lotes, su stock de seguridad se ha
prefijado en 4,000 unidades y su tiempo de
suministro es de 2 meses.
Determinar en qu momento pedir y cunto pedir.
EJERCICIOS PROPUESTOS
1. Determinar el lote econmico de compra para un
material que se consumen 7,200 unidades al ao,
su precio unitario es de $ 10, costo de adquisicin
por pedido $100 y el costo de almacenamiento 20
% de la inversin.
2. Un artculo tiene una demanda anual de 180,000
unidades, su precio unitario es de $10, su costo de
adquisicin $532 por cada pedido y el de
almacenamiento se ha establecido en 32% anual
sobre el stock promedio Cul es el lote
econmico de compra?
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