UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLN Materia: Auditora Administrativa Integrantes: Chvez Rivas Roberto

Carlos Robles Olvera Mara Fernanda Grupo: 2604 Tema a entregar: Fases tericas de la auditora administrativa

Introduccin:
La metodologa de la auditora administrativa pretende servir como marco de actuacin para que las acciones en sus diferentes fases de ejecucin se conduzcan en forma programada y sistemtica.

Las fases que integran la metodologa de la auditora administrativa son: o o o o o o Planeacin. Instrumentacin. Examen y diagnstico. Informe. Implementacin de las propuestas de mejoramiento. Seguimiento.

A travs de esta investigacin presentamos de manera detallada en que consiste cada fase mencionada con anterioridad.

PLANEACIN
La planeacin de la auditora es la funcin donde se define el desarrollo secuencial de las actividades encaminadas dentro de los programas, as como la determinacin del tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus etapas. La finalidad de la planeacin consiste en poder prever, anticipadamente a la accin, todos aquellos factores que se requieran, y que por ausencia de stos no limiten el curso de accin a seguir en pro de los objetivos esperados. En la planeacin, el auditor debe considerar entre otros, los siguientes puntos: Caractersticas particulares de la empresa. Finalidad de los trabajos Secuencia de su desarrollo Estimacin de tiempos, para estimacin de cada trabajo Determinacin del personal que intervenga Determinacin de las tcnicas que se utilizarn Determinacin de medios materiales Determinacin del apoyo que el organismo social proporcionar.

La informacin se captar por medio de los manuales de organizacin y operacin, catlogo de formas, proyectos, fundamento legal que norme y regule el desarrollo del trabajo, planes y programas, informes emitidos por la unidad, etc. Todo esto con el objeto de contar con elementos que, adems de dar un conocimiento general de la unidad a auditar, sirvan de base para la elaboracin del programa especfico de revisin. Es importante que se considere que el personal cuente con capacidad y gran madurez en los problemas que se piensan auditar, y en caso de que surjan aspectos tcnicos especializados, contar con tcnicos

especializados a nivel de asesora, para comprender el problema y obtener resultados concretos.

Qu cubre la planeacin?
1. Objetivo. 2. Factores a revisar. 3. Investigacin preliminar. 4. Preparacin del proyecto de auditora. 5. Diagnstico preliminar. 1. Objetivo: En esta etapa se define el propsito de la auditora. Se establecen las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditora en forma secuencial y ordenada tomando en cuenta las condiciones para lograrlo en tiempo y forma. 2. Factores a revisar: Como primera medida es necesario determinar los factores que se consideran fundamentales para el estudio de la organizacin a) b) Los funcionamiento. 3. Investigacin Preliminar: El siguiente paso lgico es realizar un reconocimiento o investigacin preliminar para determinar l a situacin de la organizacin. Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura tcnica y legal y toda clase de documentos relacionados estrategias, en acciones cuenta Determinar y o lo las de tiempos de inters. ejecucin. criterios: especficas. Este procedimiento puede provocar una reformulacin de objetivos, Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar siguientes necesidades El elementos en funcin proceso especficos que forman de dos vertientes: administrativo parte de su

Identificar Definir

los

factores

que

requieren de

atencin. accin.

estrategias

Jerarquizar prioridades en funcin del fin que se persigue Describir la ubicacin, la naturaleza y extensin de los factores. definido. 4. Preparacin del Proyecto: Con base en la informacin preliminar se debe proceder la a preparar la la informacin incluye necesaria dos para instrumentar auditora, cual apartados: Especificar el perfil del auditor. Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo

Propuesta-Tcnica Programa de Trabajo Propuesta tcnica: Tipo de auditora que se pretende realizar. Alcance: reas de aplicacin. Antecedentes: Recuento de auditoras administrativas y estudios de mejoramientos previos. Objetivos: Logros que se pretenden alcanzar con la aplicacin de la auditora administrativa. Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de accin y asignacin d recursos. Justificacin: Demostracin de la necesidad de instrumentarla. Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecucin. Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos. Costo: Estimacin global y especfica de recursos financieros necesarios. Resultados: Beneficios que se espera lograr. Informacin complementaria: Material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.

Programa de trabajo. Identificacin: Nombre de la auditora. Responsable(s): Auditor a cargo de su implementacin. Area(s) Universo bajo estudio. Clave: Nmero progresivo de las actividades estimadas. Actividades: Pasos especficos para captar y examinar la informacin. Fases: Definicin del orden secuencial para realizar las actividades. Calendario. Fechas asignadas para el inicio y trmino de cada fase. Representacin grfica: Descripcin de las acciones en cuadros e imgenes. Formato: Presentacin y resguardo de avances, Reportes de avance: Seguimiento de las acciones. Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances. 5. Diagnstico Preliminar: Esta fase se fundamenta en la percepcin que el auditor tiene sobre la organizacin como producto de su visin. Si bien no existen elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional. Con base en este conocimiento se debe preparar un marco de referencia que fundamente la razn por la que surge la necesidad de auditar.

INSTRUMENTACIN
Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentacin de la auditora, etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que se estimen ms viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditora, la medicin que se empleara, el

manejo de los papeles de trabajo y evidencia, as como la supervisin necesaria para mantener una coordinacin efectiva. Recopilacin de informacin: Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de interpretacin que causen retrasos u obliguen a recapturar la informacin, reprogramar la auditora o, en su caso, a suspenderla.

Investigacin documental: Consiste en la localizacin, seleccin y estudio de la documentacin que puede aportar elementos de juicio a la auditora. A las fuentes documentales bsicas a las que se pueden acudir son: Organigramas Manuales administrativos Sistemas de Informacin Plantillas de personal Auditoras administrativas previas Observacin directa: Es el acercamiento y revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo de la organizacin, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable presida la observacin directa, comente y discuta su percepcin con su equipo de trabajo; de esta manera se asegurar de que exista un consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del rea y podr definir los criterios a los que deber sujetarse en todo momento la auditora.

La entrevista: Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener informacin. Este medio es posiblemente el ms empleado, y uno de los que puede brindar informacin ms completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, adems de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios. Cuestionarios: Se emplea para obtener la informacin deseada en forma homognea. Estn constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciales y separadas por capitulo o temticas especficas. La calidad de la informacin que obtenga, depender de su estructura y forma de presentacin. Cedulas: Se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el propsito de la auditora. Estn conformadas por formularios cuyo diseo incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su remisin y anlisis, tambin abren la posibilidad de ampliar el rango de respuestas.

EXAMEN
Prcticamente en esta etapa es en donde da comienzo la auditora, puesto que se inicia con la ejecucin de los programas para obtener la informacin necesaria de las reas sujetas al estudio. El examen se inicia con la presentacin que debe hacer el responsable de la unidad, del personal que participar en la auditora, planteando el objetivo y alcance del estudio. En dicha presentacin debe hacerse especial nfasis en los fines y aspectos constructivos de la auditora, indicando que el resultado que

arroje la revisin, cualquiera que sea, ser en beneficio del rea auditada. En esta etapa (examen) es en donde se aplican las tcnicas de investigacin (encuesta de opinin, cuestionarios y observacin directa), para la captacin y anlisis de la informacin, documentacin, formas y aspectos operativos, a saber. Procedimiento: El examen provee de una clasificacin e interpretacin de hechos, diagnstico de problemas, as como los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un cambio. El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos: Conocer el hecho que se analiza Describir ese hecho Descomponerlo para percibir todos sus hechos y detalles. Revisarlo crticamente para comprender mejor cada elemento Definir las relaciones que operan entre cada elemento considerado individualmente y en conjunto. Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atencin.

Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemtica seis cuestionamientos: Que trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que realizan. Porque se hace? propsitos que se pretende alcanzar. Quin lo hace? Personal que interviene. Cmo se hace? Mtodos y tcnicas que se aplican. Con que se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan Cundo se hace? Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridos.

Despus de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, estas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio, planteando la pregunta Por qu? hasta en cinco ocasiones, de manera consecutiva. A partir de ese momento el examen se torna ms crtico, y permite que las nuevas respuestas vayan abriendo una perspectiva cada vez ms profunda en cuanto a las alternativas para respaldar las conclusiones y juicios del auditor.

DIAGNSTICO
El diagnstico administrativo, parte esencial de la auditora administrativa, es un recurso que traduce los hechos y circunstancias en informacin concreta, susceptible de cuantificarse y calificarse. Es tambin una oportunidad para disear un marco legal de anlisis; para sistematizar la informacin de la realidad de una organizacin, para establecer la naturaleza y magnitud de sus necesidades; para identificar los factores ms relevantes de su funcionamiento; para determinar los recursos disponibles en la resolucin de problemas; y, sobre todo para servir como cauce a las acciones necesarias que ofrezcan su atencin efectiva. El diagnstico es un mecanismo de estudio y aprendizaje, toda vez que fundamenta y transforma las experiencias y los hechos en conocimiento administrativo, a la vez que permite evaluar tendencias y situaciones para formular una propuesta interpretativa, o modelo analtico, de la realidad de la organizacin.

INFORME
Al finalizar el examen de la organizacin, es necesario preparar un informe, en el cual se consignen los resultados de la auditora; identificando claramente el rea, sistema, programa, proyecto auditado, el objeto de la revisin, la duracin, alcance, recursos y mtodos empleados. En virtud de que en este documento se sealan los hallazgos as como las

conclusiones y recomendaciones de la auditora, es indispensable que brinde suficiente informacin respecto a la magnitud de hallazgos y la frecuencia con que se presentan, dependiendo del nmero de caos o transacciones revisadas en funcin de las operaciones que realiza la organizacin. As mismo, es importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones auditor. Los resultados, las conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, debern reunir tributos como: estn sustentados por evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles de trabajo del

Objetividad: Claridad: Utilidad: Provecho

visin Fcil que

imparcial comprensin puede

de del de

los la

hechos. contenido. informacin.

obtenerse

El informe constituye un factor invaluable en tanto que posibilita conocer si los instrumentos y criterios contemplados fueron acordes con las necesidades reales, y deja abierta la alternativa de su presentacin previa al titular de la organizacin para determinar los logros obtenidos, particularmente cuando se requieren elementos probatorios o de juicio que no fueron captados en la aplicacin de la auditora. As mismo, permite establecer las condiciones necesarias para su presentacin e instrumentacin. En caso de una modificacin significativa, derivada de evidencia relevante, el informe tendr que ajustarse. Aspectos operativos: Antes de presentar la versin definitiva del informe, es necesario revisarlo en trminos prcticos, partiendo de las premisas acordadas para orientar las acciones que se llevaron a cabo en forma operativa.

Para abordar este aspecto, es aconsejable ajustarse al siguiente orden. Introduccin: Criterios que se contemplaron para comprender e interpretar la auditora. Antecedentes: Informacin que enmarca la gnesis y situacin actual de la organizacin. Justificacin: Elementos que hicieron necesaria su aplicacin. Objetivos de la auditora: Razones por las que se efectu la auditora y fines que se persiguen con el informe. Estrategia: Curso de acciones seguidas y recursos ejercidos en cada uno de ellos. Recursos: Medios humanos, materiales y tecnolgicos empleados. Costos: Recursos financieros usados en el desarrollo. Alcance: mbito, profundidad y cobertura del trabajo. Acciones: Pasos o actividades realizados en cada etapa. Metodologa: Marco de trabajo, tcnicas e indicadores en el que se sustent la auditora. Resultados. Hallazgos significativos y evidencia suficiente que los sustenta. Conclusiones: Inferencias basadas en las pruebas obtenidas. Recomendaciones: Sealamientos para mejorar la operacin y el desempeo. Alternativas de implantacin: programas y mtodo viables. Desviaciones significativas: Grado de cumplimiento de las normas aceptadas para la auditora. Opiniones de los responsables de las reas auditadas: Puntos de vistas externos acerca de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Asuntos especiales: Toda clase de aspectos que se requieren de un estudio profundo.

SEGUIMIENTO
La fase de seguimiento se dedica a hacer una evaluacin de las medidas propuestas por el equipo auditor y que la organizacin decidi implementar a fin de diagnosticar si estn contribuyendo al objetivo planteado, si hay errores en su puesta en prctica por parte de la organizacin, o bien, si requieren ser ajustadas. Ello hace parte del proceso cclico de la auditora que busca mejorar el modelo organizativo y si este contina presentando deficiencias, se debe reiniciar el proceso a partir de la planeacin como fase inicial de un nuevo proyecto de auditora.

CONCLUSIONES:
El marco terico de la auditora administrativa, es muy importante que se lleve a cabo conforme a los pasos establecidos, que lleve una organizacin y una planeacin correcta, de lo contrario se ver afectada en su implementacin y por la tanto tendr que realizarse una vez ms.

Las herramientas o instrumentos que se usan dentro de esta, deben ser adecuadas para determinar las acciones a ejercer, tomando en cuenta que el capital humano puede sentirse incmodo, que se resistan al cambio o simplemente que la informacin proporcionada no sea verdica.

BIBLIOGRAFA Y CIBERGRAFA:
http://wikiole.com/metodologia-para-la-auditoria-administrativa/ http://administracion2transporte.blogspot.mx/2009/03/tema-62-etapas-de-laauditoria.html

Auditoria Administrativa - Gestin Estratgica Del Cambio. Enrique Benjamin Franklin. Pearson Company