1.

CARTA COMERCIAL NT 3393

Es una comunicacin escrita, con el objetivo de que puedas dar tu mensaje relacionado con negocios. Lo utilizas entre las empresas o con los empleados. MODELOS Es el esquema de distribucin de zonas, que te permiten la diagramacin de la papelera. En las zonas 1 y 2, las utilizas para imprimir los datos del remitente. La zona 3 la dejas libre para el sello de registro o fecha de recibo. ESTILOS Se refiere a la distribucin de las diferentes lneas que conforman el documento. Bloque extremo, es en el que todas sus lneas se realizan al margen izquierdo. Bloque, las lneas de nmero, fecha, asunto (si lo hay), firma y cargo del remitente lo elaboras del centro de la hoja hacia el margen derecho. MRGENES Superior 3 a 4 cm Izquierdo 3 a 4 cm Inferior 2 a 3 cm Derecho 2 a 3 cm El encabezado de las pginas subsiguientes, lo haces, entre 2 y 3 cm Debes tenerlo en cuenta para todas tus comunicaciones.

DISTRIBUCIN Nmero o referencia Segn el Cdigo de Comercio, todas las comunicaciones empresariales deben llevar un consecutivo determinado por tu empresa, as: GG-001 Ciudad y fecha Segn la datacin de la Real Academia Espaola, debes escribirla con el orden de: ciudad respectiva seguida de coma, con el da, mes y ao precedido de las preposiciones DE que pertenecen al da y al ao, as: Santiago de Cali, 1 de abril de 2006 Datos del destinatario Las comunicaciones debes hacerlas personalizadas, con el nombre y apellidos completos del funcionario. Sus componentes con: Tratamiento, nombre completo, cargo, empresa, direccin y ciudad; as: Ingeniera CAROLINA CRUZ PAZ

Gerenta de Producto Cermicas Nacionales Ltda. Avenida 8 Norte 5-23 Bogot, D.C.

Asunto (es opcional) Ayuda para la sntesis del tema, no debe pasar de cuatro palabras mximo y la escribes con mayscula inicial y sin subrayar, as: Asunto: Informe financiero 2005 Saludo o vocativo (es opcional) Para los caballeros se usa el apellido y para las damas el nombre, precedido de dos puntos, as: Apreciada ingeniera Carolina: Texto Inicias tu carta con el texto, redactado en forma clara, breve, directa, sencilla y corts. Puedes hacerlo en primera persona del plural, (nosotros) porque representa a un grupo empresarial.

Despedida Debes hacerla corta, seguida de coma, as: Cordialmente, Remitente y el cargo Si al escribir el nombre del destinatario lo hiciste con mayscula sostenida o con mayscula inicial, as mismo debes escribir el nombre del remitente. Para el caso del cargo, nicamente con mayscula inicial, as: PEDRO GIRALDO LPEZ Gerente Segunda hoja Tiene los mismos mrgenes explicados anteriormente. El encabezado lo ubicas entre 2 y 3 cm del borde superior de la hoja de papel, con el logotipo de la empresa y el nmero de la pgina contra el margen derecho. Puedes hacer la identificacin con UNO de estos modelos: MARGEN MARGEN IZQUIERDO DERECHO Ingeniera Carolina Cruz Pas 2 Seora Carolina Cruz Paz 06-04-01 2 Doctora Carolina Cruz Paz GG-001 2 Cermicas Nacionales Ltda. 2 GG-001 2 Lneas especiales Son los Anexos que te sirven para enunciar la cantidad de documentos enviados, as: Anexo: uno (10 hojas) Anexos: tres (dos CDS y un disquete) Las Copias en la carta admite hasta cinco personas, lo puedes hacer en lnea separada o seguida, as: Copia:Doctora Luz Piedad Gmez Arango, Directora Tcnica. Arquitecta Lorena Reyes Daz, Directora Proyecto Las copias fijas para el archivo y el consecutivo no se enuncian, por ser las reglamentarias de una empresa. Para la identificacin del transcriptor, es recomendable que utilices letra ms pequea y anotas el nombre con mayscula inicial el apellido, as: Lucrecia R. Juan S. Si la persona que firma es la misma que elabor el documento, no hay necesidad del transcriptor.

2. SOBRES COMERCIALES NTC 3369

Es una cubierta que guarda y protege un documento para su entrega.

Modelos Se establecen las siguientes zonas: 1 y 2 es para la impresin de los datos del remitente, as: Razn social Logotipo Direcciones y dems

La zona 3 se deja libre, para uso del correo.

Distribucin de los datos: Se visualiza en tres partes: En el tercio izquierdo es para datos como: CONFIDENCIAL, PERSONAL, CONTIENE CD., y los ubicas centrados en la parte inferior del tercio. El tercio central lo utilizas para los datos del destinatario. El tercio derecho lo dejas en blanco, es para uso de la oficina de correo.

Sobre de manila Te recomiendo distribuirlo igual que el sobre sin ventana, por tercios. A partir del tamao carta debes escribir los datos del destinatario en mayscula sostenida, a interlinea de uno y medio. Se pueden marcar en sentido vertical u horizontal y en este ltimo caso dejas la solapa hacia el lado derecho.

Puedes utilizar etiqueta, y la adhieres centrada en el segundo tercio del sobre

Sobre con venta Este facilita su envo, debes guardar tu documento con los datos del destinatario que cuadren hacia la visualizacin.

3. CIRCULARES INFORMATIVAS NTC 3234

Es una comunicacin interna o externa de carcter general o normativo y tiene el mismo texto para varios destinatarios.

CLASIFICACN De acuerdo con su destino se clasifican as: Circular externa o carta circular, la utilizas para dar a conocer a clientes, proveedores o distribuidores, productos, servicios u otras informaciones de carcter general.

Circular interna o general, la utilizas internamente, para dar a conocer normas generales, cambios, polticas, disposiciones y asuntos de inters comn.

ESTILOS Se refiere a la distribucin de las diferentes lneas que conforman el documento Bloque extremo, es en el que todas sus lneas se realizan al margen izquierdo. Bloque, las lneas de nmero, fecha, asunto (si lo hay), firma y cargo del remitente los elaboras del centro de la hoja hacia el margen derecho. MRGENES Izquierdo 3 a 4 cm Derecho 2 a 3 cm

Superior 3 a 4 cm Inferior 2 a 3 cm

El encabezado de las pginas subsiguientes entre 2 y 3 cm

DISTRIBUCIN

La inicias de dos a tres interlneas, centrado, con mayscula sostenida, negrillas y espaciada con la palabra as: CIRCULAR

Nmero o referencia Segn el Cdigo de Comercio, todas las comunicaciones empresariales deben llevar un consecutivo determinado por tu empresa, as: RH-001

Ciudad y fecha Segn la datacin de la Real Academia Espaola, debes escribirla con el orden de: ciudad respectiva seguida de coma, con el da, mes y ao precedido de las preposiciones DE que pertenecen al da y al ao, as: Bogot, D.C., 1 de abril de 2006

Destinatario En el margen izquierdo o centrado, segn el estilo escogido; puedes escribir el grupo destinatario. La preposicin PARA no va seguida de dos puntos, as: PARA ASISTENTAS PARA ASISTENTAS

Asunto

Constituye la sntesis del tema y mnimo en cuatro palabras. Va con mayscula inicial y seguida de dos puntos, as: Asunto: Cambio de uniformes

La circular interna no lleva saludo.

Texto

Lo inicias a interlineacin sencilla y doble entre prrafos. Cuando la circular es corta puedes dejar interlineacin de uno y medio entre renglones y doble entre prrafos. La redactas en tercera persona del singular o en primera del plural, as: Es grato entregarles los nuevos uniformes!

Despedida

Si utilizas una expresin corta, va precedida de coma. Si es la expresin larga finalizas con un punto, as: Atentamente, Les agradecemos el cumplimiento de esta norma.

Remitente del cargo

Debes tener en cuenta el estilo elegido. Es preferente que se firme a mano, slo se justifica la firma mecnica (fascmil) o en la matriz cuando la cantidad es excesiva. GLORIA AMPARO HUERTAS CASTRO Jefa de Recursos Humanos

Segunda hoja

El encabezado lo inicias de 2 a 3 cm del borde superior de la hoja en papel blanco o a dos interlneas del logotipo o de la razn social, con mayscula inicial. Puedes hacerlo con el grupo destinatario; opcional con la fecha abreviada o la referencia; cdigo de dependencia o cdigo de dependencia y nmero. Margen izquierdo Para asistentas Para asistentas 06-04-01 Para asistentas 001 GG001 Margen derecho 2 2 2 2

El primer prrafo de las pginas subsiguientes lo inicias de dos a cuatro interlneas del encabezado. Recuerda, que si terminas la pgina antes de finalizar un prrafo completo, dejas mnimo dos renglones en sta y dos en la siguiente. La ltima pgina debe contener como mnimo, el prrafo de cierre antes de la despedida.

Lneas especiales

Son los anexos que sirven para enunciar la cantidad de documentos enviados, as: Anexo: uno (10 hojas) Anexos: tres (dos CDs y un disquete) Para la identificacin del transcriptor, te recomiendo que utilices letra ms pequea y anotas el nombre con mayscula inicial el apellido, as: Lucrecia R. Juan S.

Si la persona que firma es la misma que elabor el documento, no hay necesidad del transcriptor.

LA CARTA CIRCULAR O EXTERNA La elaboras igual a la interna, nicamente cambias los datos del destinatario, as: Doctor CARLOS RUIZ G"MEZ Gerente de Marca Ca. General de Elctricos S.A. Calle 5 23-40 San Juan de Pasto

4. MEMORANDO NTC 3397

Es una comunicacin de carcter interno en la empresa, que la puedes utilizar para transmitir informacin, orientaciones y pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o internaciones. ESTILOS Se refiere a la distribucin de las diferentes lneas que conforman el documento Bloque extremo, es en el que todas sus lneas se realizan al margen izquierdo. Bloque, las lneas de nmero, fecha, firma y cargo del remitente se elaboran del centro de la hoja hacia el margen derecho. MRGENES Superior 3 a 4 cm Inferior 2 a 3 cm Izquierdo 3 a 4 cm Derecho 2 a 3 cm

El encabezado de las pginas subsiguientes entre 2 y 3 cm DISTRIBUCIN A partir del margen superior, de dos a tres interlineas se ubica la palabra MEMORANDO, en mayscula sostenida y centrada, as: MEMORANDO

Nmero o referencia Segn el Cdigo de Comercio, todas las comunicaciones empresariales deben llevar un consecutivo determinado por tu empresa, as: GF-001

Ciudad y fecha Segn la datacin de la Real Academia Espaola, debes escribirla con el orden de: ciudad respectiva seguida de coma, con el da, mes y ao precedido de las preposiciones DE que pertenecen al da y al ao, as: Medelln, 5 de abril de 2006

Datos del destinatario

Escribes contra el margen izquierdo, las preposiciones PARA con mayscula sostenida, seguida de dos puntos. Al frente escribes los datos del destinatario con mayscula inicial. A dos interlineas de PARA, ubicas la preposicin DE con mayscula sostenida, seguida de dos puntos. Al frente escribes los datos del remitente, con mayscula inicial.

A dos interlineas de la preposicin DE, ubicas el vocablo ASUNTO, con mayscula sostenida, seguida de dos puntos. Al frente escribes la sntesis del documento, sin exceder de cuatro palabras y con mayscula inicial. PARA, DE y ASUNTO, pueden ir impresos o digitados. Tabulas a dos espacios de la palabra Asunto. Te presento las alternativas para elaborar tus memorandos, debes escoger UNA, as: Alternativa 1: Destinatario. Tratamiento, nombre y cargo. Este ltimo separado por coma. Remitente. Nombre y cargo, separados por coma. Omites al final del texto el nombre escrito del remitente y slo aparece su firma. No se traza raya alguna para delimitar la firma. PARA: Doctor Nicols Montoya Garca, Gerente General DE: Amparo Medina Lpez, Jefa de Logstica ASUNTO: Informe Procesos de Calidad Alternativa 2: Destinatario. Tratamiento, nombre y cargo. Este ltimo separado por coma. Remitente. Cargo y dependencia o cargo. La firma del remitente aparece sobre el nombre escrito al final del texto, con mayscula inicial y conservando el estilo elegido. PARA: Doctor Nicols Montoya Garca, Gerente General DE: Jefa de Logstica ASUNTO: Informe Procesos de Calidad Alternativa 3 Destinatario.Cargo y dependencia o cargo Remitente.Cargo y dependencia o cargo La firma del remitente la colocas sobre el nombre escrito al final del texto, con mayscula inicial y conservando el estilo elegido. PARA: Gerente General DE: Jefe de Logstica ASUNTO: Informe Procesos de Calidad

Texto

Lo inicias contra el margen izquierdo. La redaccin debe ser clara, breve, directa, sencilla y corts.

Despedida

Si utilizas una expresin corta, va precedida de coma. Si es la expresin larga finalizas con un punto, as: Cordialmente, Agradezco sus conceptos sobre este informe.

Remitente y el cargo

Tienes tres alternativas para elegir UNA. En caso de dos firmantes, los nombres se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja, en primer lugar el de mayor jerarqua.

Segunda hoja

Ubicas el encabezado 2 a 3 cm, del borde superior de la hoja, con mayscula inicial. Est constituido por la lnea de identificacin contra el margen izquierdo y el nmero de la pgina contra el margen derecho. La lnea de identificacin puede contener tratamiento y nombre del destinatario, opcionalmente con la fecha abreviada o el nmero (referencia); cdigo de dependencia y nmero; o nombre de la dependencia. Debes escoger una. Margen izquierdo Doctor Nicols Montoya Garca Doctor Nicols Montoya Garca 06-02-15 Doctor Nicols Montoya Garca 001
GF-001

Jefe de Logstica

Margen derecho 2 2 2 2 2

Lneas especiales

Anexos Si se requieren los detallas en el texto. Los escribes con mayscula inicial seguida de dos puntos, a dos espacios se enuncia la cantidad, de preferencia se clarifican el nmero de hojas o el tipo de anexo, as: Anexo: uno Anexos: tres (13 hojas) Anexos: cinco hojas Copia En el margen izquierdo, sin abreviar y seguida de dos puntos a dos espacios relacionas los destinatarios, as: tratamiento, nombre y cargo, cargo y dependencia, o dependencia, as: En lnea separada cada uno: Copia: Ingeniera Gloria Meja Ardila, Directora Financiera Doctor Andrs Escola Lpez, Director de Produccin En lnea seguida Copia: Directora Financiera; Director de Produccin; Jefa de Organizacional y Jefe de Mantenimiento . Las copias fijas para el archivo y el consecutivo no se enuncian, por ser las reglamentarias de una empresa. Transcriptor Escribes el nombre con mayscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento. Te recomiendo emplear letra ms pequea y en caso de nombre compuesto es conveniente escribir uno de los dos, as: Mara G. Jorge L.

Si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se necesita identificacin del transcriptor. Cuando la persona que redacta es diferente a la que firma, sita su rbrica contra el margen inferior izquierdo, en la copia para el consecutivo de correspondencia.

5. HISTORIA LABORAL HOJA DE VIDA NTC 4428

Es la relacin de datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad. Te recomiendo hacerlo en hojas blancas, y que su distribucin, presentacin y contenido despierten el inters de quien analiza la informacin. MARGENES Superior 3 a 4 cm Inferior 2 a 3 cm Izquierdo 3 a 4 cm Derecho 2 a 3 cm

El encabezado de las pginas subsiguientes entre 2 y 3 cm PARTES

Identificacin del documento

La expresin HOJA DE VIDA, la escribes centrada y en mayscula sostenida, puedes utilizar negrillas para resaltar. HOJA DE VIDA

Datos personales

Expresin en mayscula sostenida la escribes contra el margen izquierdo. Debes dejar espacio, recuerda que en el margen derecho debe llevar la foto reciente. Los datos personales se presentan a dos columnas y constan de los siguientes enunciados: nombre, identificacin (cdula y libreta militar), fecha de nacimiento, estado civil, domicilio, telfono. Opcionales: licencia de conduccin, pasaporte, tarjeta (matrcula) profesional. Los enunciados llevan mayscula sostenida, contra el margen izquierdo, seguidos de dos puntos. Los datos correspondientes van tabulados a dos espacios de la lnea de escritura ms larga. La palabra NOMBRE la escribes en mayscula sostenida.Al frente, con la tabulacin establecida, anotas el nombre y los apellidos en mayscula sostenida. La IDENTIFICACIN la escribes en mayscula sostenida. Al frente especificas la clase de documentos, como tarjeta de identidad, cdula de ciudadana, libreta militar o cdula de extranjera con el nmero respectivo y la ciudad de expedicin. Con la expresin FECHA DE NACIMIENTO, escribes en mayscula inicial, el nombre de la ciudad y la fecha completa, separada por coma. Cuando se trate de ciudades no capitales, es necesario escribir entre parntesis el nombre del departamento. El DOMICILIO lo escribes en mayscula sostenida. Al frente la direccin y la ciudad de residencia. El TELFONO lo escribes con mayscula sostenida. Al frente, separado nicamente con espacio.

Estudios

Ttulo en mayscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo. ESTUDIOS PRIMARIOS, SECUNDARIOS, UNIVERSITARIOS, DE POSGRADO Y OTROS. Al frente de la tabulacin establecida, escribes los nombres de los establecimientos, el ttulo obtenido o los periodos cursados, la ciudad y el ao de terminacin.

Estudios complementarios.

El ttulo lo escribes en mayscula sostenida, contra el margen izquierdo. Lo haces sin tabulacin.

Experiencia

En mayscula sostenida contra el margen izquierdo. Relacionas los nombres de las empresas, los cargos y el tiempo de servicio, comenzando con el ltimo cargo desempeado. Nombre de la empresa, cada nombre de empresa lo escribes con mayscula inicial, y con la denominacin ms ampliamente conocida, puede ser sigla o acrnimo. Cargo desempeado, destacas el cargo en negrilla o en mayscula sostenida. Es necesario, que describas las funciones desempeadas en el cargo para destacar. Tiempo de servicio, es bueno registrarlo con las fecha de ingreso y retiro.

Investigaciones, publicaciones y otros

Los presentas as: El ttulo que corresponda se escribe en mayscula sostenida, contra el margen izquierdo. Los ttulos puedes hacerlos en negrillas para destacarlos.

Referencias

Se clasifican en laborales y personales. Referencias Laborales El ttulo lo escribes en mayscula sostenida, contra el margen izquierdo. Identificas la empresa y los datos de la persona que da la referencia (nombre, cargo que desempea, direccin y telfono). Cada referencia la anotas a un rengln entre lneas y a dos entre prrafos. Referencias Personales El ttulo lo escribes en mayscula sostenida, contra el margen izquierdo. Los datos de la persona que da la refencia, como el nombre, la profesin o dignidad, la ciudad y el telfono. Cuando cites a una persona como referencia debes contar con su autorizacin.

Nombre y firma

Contra el margen izquierdo, escribes el nombre completo, en mayscula sostenida y sobre ste la firma correspondiente, de preferencia con tinta negra.

Fecha de presentacin

Lo escribes con el nombre de la ciudad, separado por coma, el da, mes y ao.

Segunda hoja

Te recomiendo tener en cuenta: La calidad, color y tamao del papel deben ser los mismos en todas las hojas. Los prrafos deben finalizar completos en cada hoja. Un ttulo solo no debe aparecen al final de la pgina.

El encabezado lo ubicas entre 2 y 3 cm del borde superior de la hoja, con mayscula inicial.Est constituido por la lnea de identificacin contra el margen izquierdo y el nmero de la pgina contra el margen derecho. La lnea de identificacin est constituida por el nombre del documento y el de quien presenta la hoja de vida, as: Margen izquierdo Hoja de vida de Pepita Prez Garca Margen derecho 2

La Historia Laboral (Hoja de Vida) debes enviarla en original y acompaada de una carta remisoria. Los datos descritos en ella deben ser veraces; stos son constatados por la entidad que la recibe. La fotografa debe ser reciente y se adhiere en la parte superior derecha de la primera hoja. HOJA DE VIDA FOTO DATOS PERSONALES NOMBRE: IDENTIFICACIN: FECHA DE NACIMIENTO: ESTADO CIVIL: DOMICILIO: TELFONO: ESTUDIOS SECUNDARIOS: UNIVERSITARIOS: Colegio Mayor del Rosario, Bachiller, Cali, 1981 Universidad Distrital, Ingeniera de Sistemas Bogot, 1986 PEPITA PEREZ GARCA Cdula de ciudadana 25.870.000 de Pereira Tunja, 1 de enero de 1965 Casada Avenida 4 Norte 48-50 Tunja 434 87 20

ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS Capacitacin de Inteligencia Emocional, 120 horas, Escuela de Superacin Personal, Buenos Aires, Argentina, diciembre de 2005. EXPERIENCIA Cmara de Recicladores. Secretaria de Gerencia, desde el 5 de abril de 2004 hasta la fecha. INVESTIGACIONES Anlisis de los Mercados Comunes. Directora de la Investigacin. Facultad de Ingeniera. Bogot, D.C. 2000. REFERENCIAS LABORALES Ca. Colombiana de Tabaco. Doctor Julio Romero Aguirre, Gerente General, Avenida Colombia 5 A 20-23. Bogot, D. C. Telfono 2343 98 67. REFERENCIAS PERSONALES Doctora Nancy Paz Buenda, Administradora de Empresas, Cartagena, telfono 331 27 92.

PEPITA PEREZ GARCIA Tunja, 3 de abril de 2006

6. ACTA ADMINISTRATIVA NTC 3394

Es un documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunin. Debes tener en cuenta: Las no registradas, que son la memoria de reuniones o actos administrativos. Las registradas son las que corresponden a reuniones de sociedades annimas, limitadas, en comandita, consejos y juntas directivas o asambleas, que obliga a cumplir condiciones especficas de la entidad competente. MARGENES Superior 3 a 4 cm Inferior 2 a 3 cm Izquierdo 3 a 4 cm Derecho 2 a 3 cm

El encabezado de las pginas subsiguientes entre 2 y 3 cm

Ttulo

Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se rene. Debes aclarar si la reunin es ordinaria o extraordinaria.

Numeracin

Las actas registradas de sociedades mercantiles las numeras de manera consecutiva y sin interrupcin. En las de comits internos, puedes iniciar numeracin cada ao.

Presentacin.

Las puedes presentar en hojas sueltas o en libros que se destinen para el efecto. La redaccin la haces en tiempo pasado. Ningn prrafo lo inicias con gerundio.

Segunda hoja

El encabezado lo sitas entre 2 y 3 cm del borde superior, contra el margen izquierdo y con mayscula inicial. Identificas el documento con el nombre de la reunin y el nmero correspondiente separados por guin. En la misma lnea, contra el margen derecho escribes el nmero de la pgina, sin precederlo del smbolo (#) no la abreviatura (No). Margen izquierdo Reunin Junta Directiva Ordinaria- Acta 004

Margen derecho 2

Ttulo

Es el nombre de la reunin y su naturaleza. Lo escribes centrado, en mayscula sostenida, puedes utilizar negrilla para resaltar.

Denominacin del documento y nmero

Despus del ttulo, ubicas la palabra ACTA, en mayscula sostenida, centrada y a continuacin el nmero consecutivo que le corresponda. Suprimes el smbolo de nmero (#) o la abreviatura (No).

Fecha

Contra el margen izquierdo, escribes la palabra FECHA, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente escribes la ciudad donde se ha realizado la reunin y la fecha completa (da, mes, ao), separados por coma.

Hora

Contra el margen izquierdo, escribes la palabra HORA, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente escribes la hora de inicio y de finalizacin de la reunin.

Lugar

Contra el margen izquierdo, escribes la palabra LUGAR, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente escribes el sitio de la reunin.

Asistentes

Contra el margen izquierdo, escribes la palabra ASISTENTES, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente escribes la relacin de nombres con mayscula inicial, a interlineacin sencilla. El cargo que desempea cada uno en la reunin, lo separas del nombre con coma y sigues el orden jerrquico establecido para la reunin. En caso de igual jerarqua, lo ordenas alfabtico por apellidos.

Invitados

Contra el margen izquierdo, escribes la palabra INVITADOS, si los hay, en mayscula sostenida seguida de dos puntos. Los nombres los escribes con mayscula inicial, a interlineacin sencilla.

Ausentes

Contra el margen izquierdo, con mayscula sostenida y seguida de dos puntos, escribes la palabra AUSENTES, si los hay. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.

Orden del da

Contra el margen izquierdo y con mayscula sostenida escribes la palabra ORDEN DEL DA seguida de dos puntos. Contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunin, con mayscula inicial, identificndolos con nmeros arbigos. Si el tema requiere de dos o ms renglones, el segundo y subsiguientes lo escribes contra el margen izquierdo.

Desarrollo

Contra el margen izquierdo, con mayscula sostenida escribes la palabra DESARROLLO seguida de dos puntos. Contra el margen izquierdo inicias el primer tema identificndolo con nmero arbigo y escritura en negrilla si deseas resaltar. El primer tema pude ser verificacin de qurum o lectura, discusin y aprobacin del acta anterior. En el tema lectura, discusin y aprobacin del acta anterior debes indicar si fue aprobada, o se anotan las modificaciones que se presenten.

Convocatoria

Si se programa una nueva reunin, escribes la palabra CONVOCATORIA contra el margen izquierdo y con mayscula sostenida seguida de punto. A continuacin escribes la fecha y hora de la prxima reunin.

Firma, nombre y cargo

El nombre completo de los firmantes responsables los escribes en mayscula sostenida o con mayscula inicial. El cargo con mayscula inicial y sin centrar. Los nombres y cargos de los firmantes autorizados los repartes de manera que el de mayor jerarqua quede contra el margen izquierdo y el que le sigue, y en el mismo rengln hacia su derecha. En caso de varios firmantes, sus nombres se escriben de cuatro a seis interlineas uno del otro, distribuidos por pares. Si el nmero de firmas es impar, la ltima se centra.

Firmas responsables

Toda acta lleva las firmas de los responsables, de las cuales mnimo dos aparecen en la pgina donde finaliza el texto. En el posible caso de necesitar varias hojas para firmantes, se escribe la expresin Pasan firmas, seguida de dos puntos, sobre el margen inferior y contra el margen derecho.

Anexo

Si se hace necesario presentar documentos que sustentan una informacin, stos los detallas en el desarrollo y adjuntas al acta. Contra el margen izquierdo, escribes la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos y con mayscula inicial.

Transcriptor

Su identificacin la haces contra el margen izquierdo, a dos interlineas de las firmas o del enunciado de Anexos si lo hay, escribes el nombre con mayscula inicial. Ejemplo para la elaboracin: REUNIN EXTRAORDINARIA ASAMBLEA ACTA 004 Bucaramanga, 5 de abril de 2006 De 14:00 a 19:50 horas Hotel Bucarica, Saln Principal, Josefina Lerma Daz, Presidenta Melba Osorio Alegra, Vicepresidenta Jorge Romero Montoya, Secretario Carlos Nieves Reyes, GerenteSeguridad Mvil. Ricardo Arjona Meja, Tesorero (con justificacin) Esperanza Garca Yuste, Vocal (sin justificacin)

FECHA: HORA: LUGAR: ASISTENTES:

INVITADO: AUSENTES: ORDEN DEL DA:

1..Verificacin de qurum. 2.Lectura, discusin y aprobacin del acta anterior. 3.Informe invitado especial doctor Carlos Nieves Reyes. 4.Presentacin informe del Gerente General

5.Proposiciones y varios. DESARROLLO: 1.Verificacin de qurum Se constat la asistencia y cumple con el qurum requerido. Se adjunta listado especial. 2.Lectura, discusin y aprobacin del acta anterior. Se dio lectura al acta 003 y sometida a discusin fue aprobada con las siguientes modificaciones: 2.1-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------. CONVOCATORIA: La prxima reunin se llevar a cabo el 5 de mayo de 2006 a las 13:00 horas, en el Hotel Ri, saln principal.

JOSEFINA LERMA DIAZ Presidenta Anexos: cinco (15 folios)

JORGE ROMERO MONTOYA Secretario

7. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS NTC 4176 Te informo que el CERTIFICADO, es un documento de carcter probatorio, pblico o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompaado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma). Y la CONSTANCIA, es un documento de carcter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad. CLASIFICACIN Recuerda que de acuerdo con el hecho o acto que se prueba, puedes elaborarlos as: CONSTANCIA PARA:

Tiempo de servicio Experiencia Salarios y honorarios Clase de trabajo Jornada laboral Cumplimiento de comisiones Comportamiento del trabajador

CERTIFICADO PARA:

Calificaciones obtenidas dentro de perodos acadmicos Derecho de uso del sello Icontec de conformidad con Norma Tcnica Colombiana. Diploma conferido por una institucin y documento que establece un privilegio o premio. Asistencia a congresos, cursos y seminarios. Registro civil o parroquial de nacimiento, de matrimonio o de defuncin. Documento de identidad. Aseguramiento de la Calidad. Sistema de Administracin Ambiental

Becas, donaciones y exenciones. Crditos, prstamos u otras transacciones comerciales. Relacin de retenciones de impuestos. Paz y salvos Resultados de exmenes mdicos.

ESTILOS Bloque extremo: Las lneas de nmero (si lo hay), fecha y firmante parten del margen izquierdo. Bloque: Las lneas de nmero (si lo hay), fecha y firmante parten del centro del escrito hacia el margen derecho. MARGENES Superior 3 a 4 cm Inferior 2 a 3 cm Izquierdo 3 a 4 cm Derecho 2 a 3 cm

El encabezado de las pginas subsiguientes entre 2 y 3 cm PARTES DE LOS CERTIFICADOS Y LAS CONSTANCIAS

Nmero (referencia)

Es opcional llevar un control de expedicin, nmero consecutivo que se ubica segn el estilo elegido. Le puedes anteceder el cdigo de dependencia determinado por cada empresa en particular. Las entidades educativas estn obligadas a numerar los certificados y las constancias en forma secuencial.

Fecha

Lo escribes en forma completa, en orden de da, mes (en minscula) y ao sin separarlo con punto.

Cargo

El cargo de la persona responsable lo escribes en mayscula sostenida, centrado, precedido de los artculos EL o LA.

Identificacin

Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR los escribes con maysculas sostenida, seguidas de dos puntos.

Texto

Contra el margen izquierdo inicias el texto con la conjuncin QUE, a la que siguen los datos del solicitante que pueden ser: Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayscula sostenida, y el nmero del documento de identidad. Razn social de una empresa, en mayscula sostenida, y NIT. En el ltimo prrafo especificas el motivo por el cual se expide la certificacin, y de preferencia se incluye el destinatario.

Firmante

El nombre de la persona responsable se escribe en mayscula sostenida y segn el estilo elegido.

En el caso de dos firmantes sus datos los puedes distribuir uno bajo el otro o en pareja. En caso de dos o ms firmantes, si el nmero es impar, el ltimo lo centras.

Transcriptor

Contra el margen izquierdo escribes el nombre (con mayscula inicial) e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra ms pequea y en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos.

Segunda hoja

El encabezado se ubica entre 2 y 3 cm del borde superior de la hoja, con mayscula inicial. Est constituido por la lnea de identificacin contra el margen izquierdo y el nmero de pgina contra el margen derecho. La lnea de identificacin contiene el nombre de quien solicita la certificacin, as: Margen izquierdo Certificado para Caja Social Agrario Constancia para Jorge Albn Garca

Margen derecho 2 2

Recomendaciones

Si elaboras constancias o certificaciones para un centro educativo, te recomiendo, que las anotaciones jurdicas para clarificar el funcionamiento de la institucin, tales como registro en el DANE, leyes, decretos, resoluciones u otros, se escriben contra el margen izquierdo, con interlnea sencilla. EJEMPLO PARA LA CONSTANCIA: GH- 0232 Santiago de Cali, 9 de abril de 2006

EL GERENTE DE GESTIN HUMANA HACE CONSTAR:

Que la doctora Luz Piedad Lerma Hoyos, identificada con la cdula de ciudadana 34.509.143 de Bogot, D.C., trabaja en esta empresa desde el 5 de enero de 2004, y desempea el cargo de Gerenta Administrativa. Esta constancia se expide para trmites de solicitud de prstamo de vivienda con la Corporacin AVVillas. JOSE ESCARRIA GIL Gloria H.

8. COMPONENTES LINGUISTICOS
Al recordar los Componentes Lingisticos debes tener en cuenta que:

Gramtica, es el arte de hablar y escribir correctamente un idioma o lengua. Prosodia, es la pronunciacin y acentuacin, de letras, slabas y palabras.

Fontica, es el sonido de un idioma. Fonologa, son los sonidos simples del lenguaje hablado, para el espaol tenemos 29 letras del alfabeto. Semntica, es el significado de las palabras. Es la relacin mental entre la imagen y la palabra. Sintaxis, es la coordinacin de las palabras en las oraciones. Etimologa, es el origen y derivacin de las palabras. Lxico, es el conjunto de las palabras de una lengua. Lengua, son los signos lingsticos con normas para los mensajes en la comunicacin humana. Habla, es la realizacin particular de una lengua por el hablante. Es la creatividad y rasgos fonticos de cada hablante.

Para que logres una buena Construccin Gramatical, es necesario saber que la clasificacin ms importante de las palabras, es la que se hace atendiendo a la idea que ellas representan o al oficio que desempean en la oracin, ya que las palabras son parte de ella. Te recordar las clases de palabras, de una manera muy sencilla:

Polismicas, son las que tienen varios significados. Ejemplo: El ro pasa por el pueblo. Me ro de mis pesares Sinnimas, son las que tiene el mismo significado. Ejemplo: Maestro - Profesor. Antnimas, son las que tienen significado opuesto. Ejemplo: Fro - Caliente Homfonas, son las que tienen la misma pronunciacin, pero, su escritura y su significado son diferentes. Ejemplo: Bello significa hermoso. Vello significa pelo suave. Parnimas, son las que se parecen en su pronunciacin y en su escritura, pero diferente en su significado. Ejemplo: Actitud es postura del cuerpo, disposicin de nimo. Aptitud es disposicin natural o adquirida, capacidad para algo.

Las palabras se dividen en nueve grupos as: El sustantivo, adjetivo, pronombre, artculo y verbo son variables, pues admiten en su estructura algunas alteraciones por virtud de ciertos accidentes gramaticales. Las invariables son llamadas as, porque no admiten alteracin o variacin alguna y son: el adverbio, preposicin, conjuncin e interjeccin. Los principales accidentes gramaticales que producen las alteraciones en las palabras variables, son el gnero y el nmero. El nmero gramatical tiene aplicacin a todas las palabras variables. El gnero no tiene aplicacin al verbo.

9. REGLAS ORTOGRAFICAS
Te ensear aspectos importantes de algunas letras que te pueden causar dificultades ortogrficas. No todas las letras tienen reglas.

La B y la V: dos sonidos distintos. En el espaol hablado, a diferencia de otros idiomas, ocasionalmente se confunden los sonidos. Regla: Al pronunciar la B se juntan los dos labios, en tanto que al pronunciar la V son los dientes superiores los que tocan el labio inferior. Ejemplos: vbora y obvio tienen los dos sonidos. Vaso y vaca se pronuncian corrientemente con B a pesar de que se escriben con V. Vello suena muy distinto a bello. La H en espaol es muda, no se pronuncia. Esto quiere decir que es un adorno, si se quiere de puro lujo, pero de todos modos imprescindible. Su presencia se remonta a la raz griega o latina de las palabras. Quedaramos muy mal contando una "istoria" y no sera muy elegante ni "onroso" "ospedarnos" en un "otel". Es mejor que aprendas a no omitirla ni muchos menos a despreciar la HACHE. GE y GI suenan igual que en JE y JI. En ga, go, gu y en ja, jo, ju no hay dificultas, y si queremos que la g suene antes de e y de i como en las primeras, intercalamos una u, como en guerra y guiso. Si en gue y gui queremos que suene la u, debes usar la diresis, como en antigedad y en argir. Uso de la LL, Y e I Qu diferencia de pronunciacin hay entre las partes resaltadas en negrilla en las siguientes expresiones: caballo bayo, apoyo al pollo, Reyna se cas con una reina? Pronunciar la elle como ye se llama yesmo, y es muy comn. La coincidencia entre las pronunciaciones de eyn y ein no tienen un nombre especial. Un repaso a las terminaciones CIN Y SIN. Las palabras terminadas en cin, son afines de algn participio terminado en ado o ido, y muchos de ellos tienen uno o varios afines terminados en to, tor, torio o tivo. Por otra parte, las palabras que terminan en sin, o bien sus compuestos, suelen ser afines de adjetivos terminados en so, sor, sorio o sivo. 10. TECNICAS DE REDACCION De acuerdo con la necesidad de tu mensaje, debes elaborar un PLAN DE COMUNICACIONES ESTRATGICAS. Te ayudar: 1. Piensa en el QU? Objetivo o con el fin de: respuesta de una solicitud, promocin de un producto, solicitar informacin, invitar a una reunin, enviar un documento y otros. 2. PARA QU? Te ayuda a justificar la accin referida, con ideas de causa y efecto, que respaldan la bsqueda de objetivos. Igual te ayuda el POR QU? Lo aplicas para iniciar trmites, elegir una junta, elaborar un informe, pagar los servicios, obtener beneficios y otros. 3. Debes tener claridad con: A QUIEN? Identificas al Destinatario y precisas el nivel de comunicacin. 4. Es importante que definas la relacin con el tiempo en que se realiza la accin; lo consigues en el CUNDO? Debes establecer fechas, horarios, franjas, turnos, pocas, temporadas, jornadas y otros. 5. DNDE? Te da la ubicacin de lugares donde se ha de efectuar la accin objetivo de la comunicacin. Estableces los lugares asignados para la accin, como, pases, estado o departamento, ciudad, zona postal, direccin, edificio, piso, oficina, taller, aula, bodega, sala y otros. 6. Establecer cantidades aplicadas en la accin, te ayudas con el CUNTO? De personas, elementos, dinero y otros.

7. Plantear requisitos, exigencias, requerimientos y condiciones lo logras con el CMO? Otro punto importante es la distribucin en tu comunicacin. En el PRIMER PARRAFO, debes tener las expresiones de saludo de acuerdo con las normas de cortesa y de las pautas ICONTEC ms el QUE del mensaje, acompaadas del PARA QUE y/o el POR QUE del mismo con el CUANDO y el DONDE. Para el SEGUNDO PARRAFO, aprovecha el CUANTO y el COMO de los aspectos relacionados con la accin. Y en el TERCER PARRAFO, utilizas expresiones protocolarias de agradecimiento y de despedida de acuerdo con las frmulas modernas. As logrars que el texto de tus comunicaciones tengan las caractersticas de: CONCRETA PRECISA COMPLETA Y EFICAZ