Funciones de la administracin, tipos de gerentes y entorno

Por Miguel Herrera www.auladeeconomia.com

Administracin
Es el proceso de trabajar con gente y recursos para alcanzar las metas organizacionales. Los buenos gerentes hacen las actividades con e icacia y e iciencia.
E icacia! lograr las metas organizacionales E iciencia! lograr las metas con el m"nimo de recursos# utilizar el dinero# los materiales# el tiempo y las personas de manera e iciente y e icaz.

$unciones de la administracin
En la actualidad la administracin de empresas se divide para su estudio en cuatro unciones %actividades ejecutadas por los administradores en el ejercicio de sus cargos&!
la planeacin# la organizacin# la direccin y el control.

$unciones de la administracin
Henry $ayol# estableci en su teor"a cinco unciones administrativas!
la planeacin# la organizacin# la coordinacin# la direccin y el control.

$unciones de la administracin
Por su parte# Harold 'oontz# se(al como unciones de la administracin!
la planeacin# la organizacin# la integracin del recurso humano# la direccin y el control.

Las unciones de la administracin est)n interrelacionadas y son interdependientes.

$unciones de la administracin Planeacin Organizacin Integracin de personal Direccin Control

Planeacin
Es el proceso de de inir metas y objetivos con sus respectivas estrategias de accin para desarrollas las actividades *ue permitan alcanzarlos. +i no se planea no hay rumbo ijo de la organizacin.

Planeacin
+on algunas actividades de planeacin!
El an)lisis de las situaciones actuales. La anticipacin al uturo. La determinacin de objetivos. La decisin del tipo de actividades. La eleccin de estrategias corporativas y de negocio. La determinacin de los recursos necesarios para lograr las metas de la organizacin.

Planeacin
,-u. se va a planear/ A*u" se realizan los planes para dar a la empresa objetivos y conocimientos con el in de alcanzarlos. 0a respuesta a!
,-u. hacer/ ,1u)ndo hacerlo/ ,0nde hacerlo/ ,1mo hacerlo/

2rganizacin
3mplica el dise(o de la estructura m)s adecuada para llevar a cabo los planes. Esta uncin determina!
las actividades por realizar# cmo se agrupar)n# *ui.n las desempe(ar) y se(ala claramente los puestos y las jerar*u"as dentro de la organizacin.

2rganizacin
4na empresa no lograr) sus objetivos si sus recursos no se manejan con base en una organizacin e iciente. +on algunas actividades de organizacin!
Atraer gente a la organizacin. Especi icar las responsabilidades del puesto. Agrupar tareas en unidades de trabajo. 0irigir y distribuir recursos y crear condiciones.

3ntegracin del recurso humano

1onsiste en dotar de personal competente a la estructura de la organizacin de acuerdo a sus necesidades# esto por medio de cinco acciones!
reclutamiento# seleccin# induccin# capacitacin y desarrollo.

0ireccin
La direccin incluye
la motivacin# el liderazgo# la seleccin de los canales de comunicacin m)s e ectivos y la negociacin y manejo de con lictos.

0ireccin
Los administradores tiene *ue dirigir y coordinar e icazmente a los colaboradores de la empresa# para lograr el .5ito de la organizacin. La direccin comprende el contacto cotidiano y cercano con la gente para orientarla e inspirarla hacia el logro de las metas del e*uipo y la organizacin.

1ontrol
El control es el seguimiento de las actividades para asegurarse de *ue se est)n realizando de acuerdo con lo planeado y en su caso# corregir las desviaciones encontradas. +i el control es inadecuado# las allas no se detectan.

+upervisa el progreso y ejecuta los cambios necesarios.

1ontrol
El control asegura el cumplimiento de las metas. Entre las actividades de control se cuentan!
+upervisar el desarrollo de las personas y las )reas recopilando datos de su desempe(o. Proporcionar retroalimentacin. 3denti icar problemas de desempe(o y corregirlos.

Administracin! ,1iencia# 6.cnica o un Arte/

1omo ciencia# debe seguir un m.todo espec" ico y generar conocimientos razonados y undamentados en principios. 1omo t.cnica# los conocimientos generados deben tener aplicacin pr)ctica y ser llevados a cabo por especialistas debidamente capacitados. 1omo arte# re*uiere ser una obra humana *ue impli*ue virtud# poder# e icacia y habilidad para desarrollarla.

7iveles administrativos
Las actividades a las *ue se da importancia y los estilos administrativos *ue se siguen depende de cada administrador 89erente:. 1ada estilo depende de la capacitacin# los antecedentes y la personalidad. 9eneralmente en empresas de gran tama(o e5isten tres niveles de administracin.

Jera rq ua org aniz a cion al

Alto nivel Nivel intermedio Mandos inferiores

Planea c Organ

i n iz ac i n Direcc i n

7iveles administrativos

Control

Administradores del nivel superior o alta gerencia

9erentes de nivel alto!
+on los ejecutivos senior y los responsables de la administracin general. +e les conoce como gerentes estrat.gicos. +e concentran en aspectos de largo plazo! supervivencia# crecimiento y e icacia. 3nteract;an con personas y organizaciones e5ternas. Los l"deres de alto nivel e icaces tratan a las personas como miembros valiosos de la organizacin.

Administradores de mandos medios o gerencia intermedia

9erente de nivel medio
A veces se les llama de gerentes t)cticos. +on responsables de traducir los objetivos# metas y planes generales en objetivos# metas y actividades m)s espec" icas. 1ontrolar y asesoran el desarrollo de los subordinados. 9arantizar *ue sus subordinados mantengan el e*uilibrio entre los objetivos operativos a corto plazo y los estrat.gicos a largo plazo.

Administradores de primera l"nea o supervisin

9erente de nivel b)sico
+on llamados gerentes operativos. +upervisan las operaciones de la organizacin. +e involucran directamente con los empleados. 3mplementan los planes espec" icos desarrollados por los gerentes medios. +on el enlace con el personal administrativo.

HA<3L30A0E+ 9E=E713ALE+

Las habilidades administrativas o gerenciales

Las habilidades son capacidades espec" icas *ue resultan del conocimiento# la in ormacin# la pr)ctica y la aptitud.
Habilidades conceptuales# de dise(o y de toma de decisiones. Habilidades humanas o interpersonales y de comunicacin. Habilidades t.cnicas.

Habilidades conceptuales y de toma de decisiones

Es la capacidad del gerente para reconocer aspectos complejos y din)micos# de analizar los numerosos y con lictivos actores *ue .stos conllevan y resolver los problemas en bene icio de la organizacin y de sus miembros. 6ales decisiones tienen un e ecto pro undo en el .5ito de la organizacin.

Habilidades interpersonales y de comunicacin

Estas habilidades se relacionan con el trato con las personas> la capacidad de ser l"der# de motivar y de comunicarse e icazmente con los dem)s. Es la capacidad *ue debe tener un gerente para interactuar con muchos tipos distintos de personas y de intercambiar in ormacin con ellas.

Habilidad t.cnica
Es la capacidad de realizar una tarea especializada *ue comprende un m.todo o proceso determinado. Los gerentes dependen menos de sus habilidades t.cnicas b)sicas mientras m)s suben en una organizacin# pero .stas le dan los antecedentes necesarios para sus nuevas responsabilidades.

Las habilidades administrativas o gerenciales

Alto nivel Habilidades de conceptualizacin y diseo

aniz a

cion al

Jera rq

Nivel intermedio

Habilidades tcnicas

ua

org

Habilidades humanas

Mandos inferiores

El ambiente externo

El ambiente e5terno
Finalidad de la empresa

Supervivencia a largo plazo

Utilidades

La empresa y su entorno
+istema Abierto. 1ambios constantes y acelerados Labor 9erencial!
Evitar resistencia.

Las empresas intercambian recursos con el entorno y dependen de .l. El proceso global.

Ambiente e5terno
+on todas las uerzas relevantes uera de los l"mites de la compa("a. Por relevante se entienden todos los actores a los *ue los gerentes deben prestar atencin para ayudar a sus organizaciones a competir con e icacia para sobrevivir.

Ambiente e5terno
Competencia potencial Competencia indirecta Clientes Sistema poltico legal Sistema econmico

Organizacin
Competencia Directa Estructura de distribucin y ventas

#mbiente Competitivo

!ariables tecnolgicas

"acroambiente

"edio ambiente o Ecosistema Sistema socio cultural

Macroambiente
+on a*uellos actores del medio *ue in luyen en todas o en casi todas las organizaciones de un determinado pa"s o regin. Para su an)lisis# se dividir) en!
medio ambiente natural o ecosistema# sistema econmico# sistema pol"tico?legal y sistema sociocultural.

Macroambiente
En importante resaltar *ue todos estos elementos condicionan y son condicionados por las variables tecnolgicas presentes.

+istema pol"tico ? legal

Es a*uel *ue rige los asuntos p;blicos# el gobierno del estado y el manejo del poder. 6iene una uerte cone5in con el conjunto de leyes del pa"s# ya *ue# en buena medida# la manera como se ejerce y se distribuye el poder pol"tico *ue est) condicionado por dichas leyes.

+istema pol"tico ? legal

Las pol"ticas del gobierno!
imponen limitaciones estrat.gicas# y proporcionan oportunidades a trav.s de las leyes iscales# pol"ticas econmicas y reglamentos para el comercio internacional.

+istema econmico
Es el sistema de una nacin para asignar sus recursos entre sus ciudadanos. Es un sistema muy complejo y se encuentra relacionado con aspectos sociales# culturales# pol"ticos y legales# los *ue estimulan o no# el desarrollo y comportamiento de toda organizacin

+istema econmico
Ejemplo!
1uando las tasas de inter.s y la in lacin in luyen en la disponibilidad y en el costo del capital# en la capacidad para e5pandirse# en los precios# en los costos y en la demanda de los consumidores de los productos.

Medio ambiente natural o ecosistema

Est) en uncin de todo el conjunto de recursos naturales *ue los hombres han usado y e5plotado durante toda la historia para satis acer sus necesidades y generar las diversas culturas y el progreso tecnolgico.

Medio ambiente natural o ecosistema

Algunos de estos recursos son renovables# como la madera y otros no# como es el caso del petrleo. Las organizaciones trans orman esos recursos y los devuelven al medio ambiente en la orma de productos y servicios ya elaborados para uso o consumo de la sociedad.

0emogra "a
Es el estudio estad"stico de las caracter"sticas de un grupo humano *ue son susceptibles de ser medidas o contadas# ya sea en determinado momento o por medio de su historia. Ejemplo! el n;mero de hogares# el n;mero de personas por edad# se5o# raza# educacin o pro esin.

0emogra "a
Es la medida de diversas caracter"sticas de los pueblos# *ue comprende grupos u otras unidades sociales. Los gerentes deber)n ormularse planes estrat.gicos para integrar# retener# capacitar y motivar a personas de diversos antecedentes demogr) icos con las habilidades necesarias para alcanzar la misin de la empresa.

El sistema sociocultural
+e compone del conjunto de actores *ue condicionan *ue un grupo de individuos se comporte de la manera como lo hace# por lo *ue se puede a irmar *ue se desarrolla por medio de la interaccin humana y es resultado de la e5periencia.

El sistema sociocultural
Las tendencias sociales con respecto a la manera en *ue las personas piensan y se conducen tienen implicaciones importantes para la administracin de la uerza de trabajo# las acciones sociales corporativas y las decisiones estrat.gicas acerca de los productos y los mercados.

El ambiente competitivo
Estructura de distribucin y ventas

Competencia directa

Competencia indirecta

Clientes

Competencia potencial

El ambiente competitivo
1omprende a las organizaciones espec" icas con las cuales interact;a la organizacin. 3ncluye!
El poder de los clientes El poder de la competencia potencial. 1ompetencia indirecta. El poder de la competencia directa. La estructura de distribucin y venta

El ambiente competitivo
Los gerentes de .5ito hacen m)s *ue simplemente reaccionar al ambiente!
act;an de tal orma *ue de hecho moldean o modi ican el ambiente de la organizacin.

1lientes
+on a*uellas personas u organizaciones *ue ad*uieren y utilizan los productos o servicios de la empresa. El objetivo de toda empresa o institucin es satis acer las necesidades y deseos de sus clientes u usuarios.

1lientes
Los clientes# sus necesidades y pre erencias# son una parte esencial para el nacimiento# desarrollo y consolidacin de una empresa. Los clientes son importantes para las organizaciones ya *ue e5igen precios menores# mayor calidad# especi icaciones ;nicas para los productos o un mejor servicio.

+ervicio al cliente
+igni ica proporcionar a los clientes lo *ue *uieren o necesitan# en la orma *ue lo desean y a la primera oportunidad. Esto depende de la velocidad y lo con iable *ue una organizacin sea para entregar sus productos o servicios.

1ompetencia directa
+on a*uellos individuos u organizaciones *ue o recen productos o servicios similares y *ue# por ende# se dirigen al mismo mercado. As"# por ejemplo# los competidores de la l"nea )rea 6aca# son otros aerol"neas como Me5icana# Aero Per;# 0elta Air Lines# Air Madrid# entre otras.

1ompetencia indirecta
+on a*uellos individuos u organizaciones *ue o recen productos o servicios *ue# aun cuando no son similares# si cubren la misma necesidad. Los competidores indirectos de una l"nea )rea# por ejemplo# son las empresas de autobuses y errocarriles# por lo menos en distancias cortas y medias.

1ompetencia indirecta
La competencia indirecta de un canal de televisin# puede ser la empresa *ue renta videos# e incluso editoriales# pueden o recer al consumidor un entretenimiento para sus tiempos libres.

1ompetencia potencial
+on a*uellos individuos u organizaciones *ue pueden convertirse en competencia directa o indirecta de una organizacin. Por ejemplo# con los tratados libre de comercio# en un uturo pr5imo# los transportistas de los pa"ses *ue lo irman podr)n ser competidores potenciales de los transportistas de esos lugares.

Estructura de distribucin y ventas

0e alguna manera# todos los productos o servicios tienen *ue llegar "sicamente al consumidor inal. Aun*ue esto puede sonar simple# esta estructura puede alterarse e involucrar al administrador en una decisin estrat.gica!
,de *u. manera# por medio de *u. v"a o canal de distribucin se *uiere entregar y vender el producto/

An)lisis ambiental! =espuesta al ambiente y seleccin

6odo gerente o administrador de cual*uier organizacin deben estar alerta a los cambios del entorno# para poder reaccionar avorablemente ante ellos. Esta adaptacin se debe dar mediante la b;s*ueda del mejor en o*ue para una situacin dada.

An)lisis ambiental! =espuesta al ambiente y seleccin

+i los gerentes no comprenden la manera en la *ue el ambiente in luye en sus organizaciones o no pueden identi icar oportunidades o amenazas +u capacidad para tomar decisiones y ejecutar planes estar) limitada.

An)lisis ambiental! =espuesta al ambiente y seleccin

La in ormacin ambiental oportuna y precisa es decisiva para operar un negocio. La in ormacin sobre el ambiente no siempre est) disponible )cilmente.

An)lisis ambiental
Por incertidumbre ambiental se entiende *ue los gerentes no tienen in ormacin su iciente sobre el entorno. A medida *ue aumenta la incertidumbre ambiental# los gerentes deben desarrollar t.cnicas y m.todos para recopilar# seleccionar e interpretar in ormacin acerca del ambiente.

An)lisis ambiental
La incertidumbre se desprende de dos actores!
Comple$idad! se re iere a la cantidad de temas *ue un gerente debe atender# as" como la intercone5in entre ellos. Dinamismo! se re iere al grado de cambio discontinuo *ue se da dentro de la industria.

,1u)les son y *u. consisten las dimensiones del medio ambiente/

%& 'a din(mica del medio) puede ir de e5tremadamente estable a muy cambiante. *& 'a comple$idad del medio) cali ica si el entorno tiene muchos y di erentes elementos entre s"> o pocos elementos.
Probamente varios pero *ue se pueden agrupar en unos cuantos en virtud de *ue uncionan de manera homog.nea.

,1u)les son y *u. consisten las dimensiones del medio ambiente/

Aun*ue en ambas dimensiones se trabaja en un continuo# esta situacin ubicar) ;nicamente en los e5tremos para simpli icar el an)lisis. +e obtienen cuatro situaciones posibles!
6ipo 3. +imple y estable 6ipo 33. +imple y din)mico 6ipo 333. 1omplejo y estable 6ipo 3@. 1omplejo y din)mico

6ipo 3. +imple y estable

1aracter"sticas!
4tilizacin de estructuras burocr)ticas y mecanicistas. Llevan a cabo tareas altamente repetitivas. 9ran per eccin t.cnica y disminucin de costos. 0i icultad para la percepcin de posibilidades de cambio. 6ipo de empresa! Ensambladora de automviles.

6ipo 33. +imple y din)mico

1aracter"sticas!
7o utilizan sistemas y procedimientos ormales y r"gidos. +e adapta hacia el medio ambiente al poder de compartir la visin# valores y objetivos con los individuos *ue con orman la organizacin. 6iende a un en o*ue humanista. 0ebido al medio ambiente simple# se avorece la centralizacin. 6ipo de empresa! 3nstituto de investigacin.

6ipo 333. 1omplejo y estable

1aracter"sticas!
4tilizacin de estructuras burocr)ticas y mecanicistas de orma mediana. Alta in le5ibilidad hacia al cambio. 9ran dependencia de la e5periencia de los miembros *ue con orman la organizacin. $omenta una alta descentralizacin. 6ipo de empresa! 1ompa("a aseguradora.

6ipo 3@. 1omplejo y din)mico

1aracter"sticas!
3nteraccin constante en sus miembros. $uerte conviccin de integrantes con valores organizacionales! marca en gran medida las l"neas de accin a seguir. 6iende a un en o*ue de tipo human"stico. $omenta la alta descentralizacin. 2rienta su estructura en pe*ue(as unidades# altamente adaptables a la contingencia. Ejemplo! 0espacho de consultor"a en administracin o contabilidad.