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Check In Check Out (Manual) 2009

Versin 1.0.0.1

1. Seguridad 2. Mdulo de Personal 2.1 Distribucin de los componentes del Mdulo y su funcionamiento. 3. Mdulo de Asistencia 3.1 Distribucin de componentes del Mdulo y su funcionamiento. 3.2 Horas Extras, Tardanzas, Salidas Anticipadas. 3.3 Cambio de Horario del trabajador. 3.4 Cambio de Zona de Trabajo. 3.5 Reloj (Timer utilizado). 3.6 Corte de conexin a Internet momentneo. 3.7 Cmara Web. 4. Mdulo de Herramientas de Asistencia 4.1 Distribucin de componentes del Mdulo y su funcionamiento. 5. Mdulo Reportes 5.1 Distribucin de componentes del Mdulo y su funcionamiento. 6. Telfono Mvil 7. Requisitos del Sistema. 8. Actualizaciones.

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1. Seguridad
El ingreso a los diferentes mdulos del programa Check In Check Out se realizar a travs del mdulo de seguridad.

Para los mdulos de Asistencia y Reportes, se ingresar digitando el Usuario y Password de Hosting, para los mdulos de Herramientas de Asistencia y Personal igualmente ms la digitacin del Password del programa. El Usuario y Password de Hosting son dados al momento de su inscripcin en el formulario de adquisicin de licencia, el Password del programa lo puede ingresar o modificar a travs del mdulo de Herramientas de Asistencia.

2. Mdulo Personal
2.1 Distribucin de los Componentes del Mdulo y su funcionamiento.
1. Mdulo Personal
1.1 Distribucin de los Componentes del Mdulo y su funcionamiento. S

B C D G E F J

L I M

A. Filtro: Podr filtrar la informacin que visualice en la figura (B) por nombres y/o apellidos del trabajador. La palabra o palabras buscadas podrn ser exactas o similares, (con tildes o sin tildes) igualmente las tomar en cuenta el filtro. 2

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B. Browse: Relacin del personal ordenado por apellidos, cuya informacin que se mostrar es: apellidos y nombres, nmero del documento de identificacin (DNI) y sueldo a percibir. La informacin adicional dependiendo de la posicin del cursor en el browse (figura (B)) se visualizarn en la figura (G) (Apellidos, Nombres y DNI), figura (H) (Horarios de trabajo), figura (I) (Sueldo a percibir), figura (J) (prstamo monetario realizado), figura (K) (Historial del trabajador) C. Botn NUEVO: Ingresar un nuevo trabajador, la informacin se ingresar en las figuras (G, H, I, J, K), para guardar la informacin se realizar a travs de la figura (L) con el botn GRABAR, o en caso contrario para cancelar la operacin se realizar a travs de la figura (M) con el botn CANCELAR, anulando as la operacin. D. Botn MODIFICAR: Modificar los datos de un trabajador, la informacin se modificar en las figuras (G, H, I, J, K), para guardar la informacin modificada se realizar a travs de la figura (L) con el botn GRABAR, o en caso contrario para cancelar la operacin se realizar a travs de la figura (M) con el botn CANCELAR, anulando as la operacin. E. Botn BORRAR: Saca de la relacin del personal al trabajador dndole de baja, segn la posicin del cursor del browse figura (B). Antes de darle de baja le pedir que confirme la operacin o cancelar la misma. F. Botn SALIR: Salir del programa. G. Prompts que visualizan o Ingresan los datos de Apellidos, Nombres y DNI del trabajador. H. Prompts de Horarios de trabajo.
Dividido en 2 intervalos (figura(a)) y cada intervalo en 3 turnos (figura (c)), los turnos van desde las 0 horas con 0 minutos hasta las 23 horas con 59 minutos. Los intervalos se modifican a travs de la figura (b).

Para los trabajadores que realicen sus labores de un da para el otro, deber considerar el siguiente punto: El rango del horario de trabajo va desde las 0 horas y 0 minutos hasta las 23 horas y 59 minutos para el trabajador que su horario de trabajo este en un mismo da, para los casos especiales en que el horario de trabajo abarque dos das, deber ingresar el horario de trabajo de la siguiente forma con el ejemplo que le damos a continuacin: Horario de Entrada: 22:00 Horario de Salida: 6:00

El horario de entrada es a las 22:00 (10 de la noche) y su horario de salida es a la 6:00 (6 de la maana del da siguiente). Cuando la hora de salida es menor a la hora de entrada automticamente tomar en cuenta que su horario abarca dos das.

I.

Prompt Sueldo a percibir: Visualiza o ingresa el salario del trabajador, el sueldo deber ser mayor a cero. 3

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J.

Prompt de prstamo monetario: Visualiza o ingresa el prstamo monetario realizado al trabajador.

Monto Prstamo: Monto monetario del prstamo realizado al trabajador. Cuotas pagadas: Cuotas pagadas del prstamo monetario. # Cuotas: Nmero total de cuotas que el trabajador tiene que cancelar. El nmero de cuotas puede ir desde 1 hasta el nmero de cuotas que el empleador vea conveniente. Las cuotas pagadas se irn acumulando automticamente a travs del mdulo de reportes en el momento que el empleador requiera el clculo del salario a cancelar del trabajador.

K. Prompt Notas (Historial del trabajador) Visualiza o ingresa el historial del trabajador, en el cual podr ingresar como por ejemplo las vacaciones otorgadas, memorndums impuestos, la informacin que el empleador vea ms conveniente. L. Botn GRABAR: Graba la informacin que se est procesando. M. Botn CANCELAR: Cancela la operacin que se est realizando. N. Fecha del sistema del computador. O. Hora del sistema del computador. P. Status, indica el estado de la operacin que se est procesando. Q. Indica el porcentaje utilizado del nmero de cuotas adquiridas. R. Indica el nmero de das que faltan para la finalizacin del contrato. S. Indica el nombre de la Empresa y Titular.

3. Mdulo Asistencia
3.1 Distribucin de componentes del Mdulo y su funcionamiento.
1.1 E A B C D

H G I

A. Indica el nombre de la Empresa y Titular. 4

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B. Indica la Zona de Trabajo en la que se est controlando la asistencia del personal. C. Indica la fecha y hora que se est ejecutando para el control de la asistencia del personal, la fecha y hora para el control de asistencia, puede ser tomada de la internet o del sistema del computador, esta opcin puede ser modificada a travs del mdulo de Herramientas de Asistencia. D. Visualizacin de la ltima imagen capturada del trabajador. E. Prompt de ingreso del DNI para marcar la entrada o salida del trabajador. Esta entrada puede ser ingresada a travs del teclado del computador o a travs de un lector de barras. F. Visualiza la captura de imgenes de la cmara web conectada al computador, tendr los botones de formato donde configurar la imagen. As mismo estar ubicado el botn salir del programa. G. Captura de la imagen de entrada y de salida del trabajador, tendr el botn (R) para refrescar la imagen. H. Visualizar el tipo de conexin que tiene a Internet. En el caso que no est conectado a internet le avisar que su conexin es baja o nula, y si esto sucediera, automticamente se activar el query para percibir la informacin de entrada y salida de los trabajadores hasta que se renueve la conexin a internet y el query se encienda para transmitir la informacin al Hosting sin que esta se pierda. I. Browse donde se visualizar la entrada y salida de los trabajadores de la Zona de Trabajo, fecha y hora del da tomado, ya sea del sistema del computador o de la internet. En el caso del horario que abarque dos das, se visualizar los del da anterior. J. Indica la Fecha del sistema del computador. K. Indica la Hora del sistema del computador. L. Status, indica el estado de la operacin que se est procesando. M. Indica el nmero de das que faltan para la finalizacin del contrato. N. Indica si el query esta encendido y se est ejecutando. O. Indica el porcentaje utilizado del nmero de cuotas adquiridas. 3.2 Horas Extras, Tardanzas, Salidas Anticipadas. Al marcar la entrada y salida el trabajador, Chek In Check Out buscar si esta dentro del horario de los turnos que le corresponden, si la respuesta es positiva se guardar la entrada y salida en el correspondiente turno que le corresponda, si la respuesta es negativa se tomar el intervalo de tiempo como horas extras. Si el trabajador marca su entrada antes del horario de ingreso se tomar como horas extras el intervalo de su entrada marcada a la hora de ingreso de su turno, igualmente si su salida es posterior a la hora de su retirada se tomar como horas extras el intervalo de la hora de salida de su turno a la hora de salida marcada. Si el trabajador marca su entrada posterior al horario ingreso de su turno se considerar tardanza el intervalo del horario de ingreso de su turno a la hora de entrada marcada, igualmente si su salida es anterior a la hora de salida de su turno se considerar salida anticipada el intervalo de la hora de salida marcada a la hora de salida de su turno.

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Solamente una sola vez se considerar la entrada y salida en su respectivo turno, en el caso que hubiese marcado dos veces entrada y salida dentro de un mismo turno, se considerar la primera ingresada y la segunda se considerar como horas extras. La autorizacin de Horas Extras o Faltas se realizarn a travs del mdulo de Herramientas de Asistencia o Telfono Mvil. 3.3 Cambio de Horario del trabajador. Check In Check Out guarda la asistencia diariamente segn los turnos que tenga cada trabajador, donde estn consideradas las horas extras, las tardanzas y las salidas anticipadas, si el horario del trabajador vara, no afectar los das anteriores a su cambio, ser considerada desde el momento que vari su horario. Tenga en cuenta que al variar el horario del trabajador este tenga el mismo nmero de horas que su anterior horario, para que al momento de ejecutar el reporte de salarios en el mdulo de Reportes no afecte su sueldo. Al ejecutar el reporte de salarios en el mdulo de Reportes, este calcula el nmero total de horas de trabajo efectivo en el mes segn el ltimo horario ingresado del trabajador, el resultado obtenido lo toma como el 100% de su sueldo y va siendo descontado por las tardanzas y salidas anticipadas o aumentadas si hay horas extras autorizadas por el empleador. En el caso que aumenten o disminuyan las horas de trabajo, le recomendamos que lo realice el primer da del mes. Si fuese inevitable y tenga que realizarlo si o si despus del primer da del mes, posteriormente al haber modificado su horario dirjase al mdulo de Herramientas de Asistencia y ah tendr que modificar da por da las Entradas y Salidas de los das afectados anteriormente a su cambio. 3.4 Cambio de Zona de Trabajo. La asistencia del trabajador no se ver afectada si es cambiado de Zona de Trabajo, podr realizar el cambio en cualquier momento a travs del mdulo de Herramientas de Asistencia. 3.5 Reloj (Timer utilizado) Check In Check Out usa un Timer propio que es actualizado segn la opcin tomada en elegir:
La Fecha y Hora del sistema del computador, que no es recomendado por la facilidad del cambio de Hora y Fecha por el que manipule el computador, a menos que cuente con un especialista y restrinja el cambio de hora y fecha que brinda el sistema operativo Windows. La Fecha y Hora de la Internet, que es brindado por nuestro Hosting, siendo as imposible su manipulacin.

3.6 Corte de Conexin a Internet momentneo. En el caso de una baja de conexin a Internet en el momento que se est ingresando entradas y salidas de los trabajadores, Check In Check Out cuenta con un Query para estos casos para la subida de datos y fotos al Hosting cuando la internet sea repuesta, no perdindose as ninguna informacin ni dato exacto en la entrada y salida del trabajador. 6

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Check In Check Out, cuenta con un detector de conectividad a Internet, que le indicar su conexin en qu estado se encuentra, si hubiese un momento en que la conexin es baja o nula automticamente se activar el Query. 3.7 Cmara Web. La cmara web que utiliza Check In Check Out es una cmara web convencional, sin ningn requisito especial. Es decisin del empleador la utilizacin de la cmara web para la toma de la imagen del trabajador al momento de su entrada o salida, la Imagen que es captada por Check In Check Out est en formato JPG y con una compresin del 50%, cuyo peso por imagen es aproximadamente de 4Kb. En el caso que no utilizara cmara web, la imagen capturada seria un cuadro negro de 1KB de peso.

4. Mdulo de Herramientas de Asistencia

4.1 Distribucin de componentes del Mdulo y su funcionamiento.
A

D G E H F I J Z Z AA 1 BB 1

K L M N O P Q R S Y T U

X W V

A. Indica el nombre de la Empresa y Titular. B. Prompt para escoger la fecha de la asistencia a visualizar que se requiera. Todas las zonas de trabajo son visualizadas. C. Filtro: Podr filtrar la informacin que visualice en la figura (D) por nombres y/o apellidos del trabajador. La palabra o palabras buscadas podrn ser exactas o similares, (con tildes o sin tildes) igualmente las tomar en cuenta el filtro.

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D. Browse: Relacin del personal ordenado por apellidos, cuya informacin que se mostrar son: apellidos y nombres, Hora de Entrada, Hora de Salida y la Zona de Trabajo que pertenece. E. Botn NUEVO: Ingresar una nueva asistencia (Hora de Entrada y Hora de Salida). Al presionar el Botn NUEVO le aparecer automticamente un Browse con una lista de todos los trabajadores en la cual escoger al que se le va asignar la asistencia, luego tendr que ingresar la informacin en las figura (Y), donde indicar la Zona de Trabajo en la que labora, la Hora de Entrada y la Hora de Salida, para guardar la informacin se realizar a travs de la figura (W) con el botn GRABAR, o en caso contrario para cancelar la operacin se realizar a travs de la figura (X) con el botn CANCELAR, anulando as la operacin. F. Botn AUTORIZA FALTA: Para autorizar la falta justificada de un trabajador la realizar a travs de esta figura. Al presionar el botn le aparecer el siguiente Browse y realizar las siguientes acciones:

2 3 4

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Seleccione al trabajador posicionando el cursor sobre l. Opcionalmente podr filtrar el browse ingresando nombre y/o apellido del trabajador. Seleccione la Zona de Trabajo donde labora el trabajador. Seleccione la casilla de seleccin al turno que va a autorizar la falta. Presione el botn AUTORIZAR. Para cancelar la Operacin presione el botn CANCELAR.

A travs del telfono mvil podr autorizar las Faltas.

G. Botn MODIFICAR: Modificar una asistencia (Zona de Trabajo, Hora de Entrada y Hora de Salida). Presione el Botn MODIFICAR, luego modifique la informacin que vea conveniente en la figura (Y), Zona de Trabajo en la que labora, la Hora de Entrada o la Hora de Salida; Autorizar las Horas Extras figura (K), seleccionando la casilla de seleccin; para guardar la informacin se realizar a travs de la figura (W) con el botn GRABAR, o en caso contrario para cancelar la operacin se realizar a travs de la figura (X) con el botn CANCELAR, anulando as la operacin. 8

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H. Botn BORRAR: Saca de la lista de asistencia, segn la posicin del cursor del browse figura (D). Antes de sacarla de la lista le pedir que confirme la operacin o cancelar la misma. I. Le indicar la Fecha, Apellidos y Nombres de trabajador, dependiendo del da seleccionado figura (B) y de la posicin del cursor en el browse, figura (D). J. Indica el/los horario(s) de el/los turno(s) que le corresponde(n) al trabajador, dependiendo del da seleccionado figura (B) y de la posicin del cursor en el browse, figura (D). K. Prompt AUTORIZAR HORAS EXTRAS, visualizar o ingresar la autorizacin de Horas Extras del da seleccionado (figura (B)) del trabajador (posicin del cursor del Browse figura (D)), para su autorizacin deber seleccionar la casilla de seleccin a travs de la figura (G) Botn MODIFICAR. L. Le indicar la suma de las tardanzas y salidas anticipadas del da seleccionado (figura (B)) del trabajador (posicin del cursor del Browse figura (D)). M. Botn FOTOS: Para liberar espacio del Hosting de las cuotas adquiridas podr eliminar las fotos que usted vea conveniente. Al presionar el botn FOTOS le aparecer el siguiente panel:

N. O. P. Q.

Indica la Fecha del sistema del computador. Indica la Hora del sistema del computador. Status, indica el estado de la operacin que se est procesando. Botn ZONA: Se asigna la Zona de Trabajo donde se va a ejecutar el control de asistencia.

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R. Botn RELOJ: Se asigna el reloj que tomar en cuenta el Timer del programa Check In Check Out. (Reloj del sistema del computador o de la INTERNET). En el caso de haber un desfase de la hora de la internet con la hora local, podr regularla en este punto calibrando las horas y los minutos.

S. Botn CAMBIAR PASSWORD PROGRAMA: Se asigna el password de programa para tener acceso a los mdulos de Personal y Herramienta de Asistencia. Inicialmente esta en blanco el password.

Indica el porcentaje utilizado del nmero de cuotas adquiridas. Indica el nmero de das que faltan para la finalizacin del contrato. Botn SALIR: Salir del programa. Botn GRABAR: Graba la informacin que se est procesando. Botn CANCELAR: Cancela la operacin que se est realizando. Prompt donde se visualizar o ingresar informacin de la Zona de Trabajo, Hora de Entrada y Salida del Trabajador. Z. Fotos de la Hora de Entra y de la Hora de Salida del Trabajador (posicin del cursor del Browse figura (D)). AA. Botn R: Refresca las fotos de la Hora de Entrada y Salida del Trabajador (posicin del cursor del Browse figura (D)). BB. Indica el turno que se le asigno Check In Check Out a la asistencia marcada por el trabajador.

T. U. V. W. X. Y.

5. Mdulo de Reportes
5.1 Distribucin de componentes del Mdulo y su funcionamiento.

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A B C D E

A. Indica el nombre de la Empresa y Titular. B. Botn EXPORTAR: Exporta los datos de la asistencia del mes y ao seleccionado (figura (F)) en los siguientes formatos, Access, Excel, Dbase y Texto. Los datos a exportar son los siguientes:
a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. Fecha (Fecha de la Asistencia marcada) Apellidos (Apellidos y Nombres del Trabajador) Entrada (Hora de Entrada) Salida (Hora de Salida) Antes (intervalo de tiempo) Clave1 (0: si es horas extras Antes, 1: si es tardanza Antes) Durante (intervalo de tiempo trabajado) Despus (intervalo de tiempo) Clave 2 (0: si es horas extras Antes, 1: si es salida anticipada Antes) Horario (Turno que le corresponde)

C. Prompt HORAS EXTRAS, Indica las horas extras en un intervalo de tiempo, si van a ser pagadas por hora normal, hora doble o no pagadas, a todos los trabajadores que tengan horas extras autorizadas por el empleador.). Modificar Intervalo de das. Intervalo de Das.

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Tipo de Hora Extra a pagar.

D. Prompt DIAS NO LABORABLES: Indica los das no laborables del mes, para no ser tomados en cuenta para el clculo del salario del trabajador. Los das no laborables son grabados en el hosting para tomar en cuenta los feriados en un futuro.

10 de Octubre

E. Prompt PRESTAMOS, Indica a los exonerados para no tomar en cuenta el descuento del prstamo otorgado al trabajador.

F. Prompt MES y AO: Indica el Mes y Ao en el que se le va a calcular el salario a cada uno de los trabajadores. G. Prompt AUMENTOS: Indica el monto monetario a dar en aumento al salario de los trabajadores. Podr exonerar de este aumento a los trabajadores que vea conveniente agregndolos en la lista de exonerados.

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H. Prompt DESCUENTOS: Indica el monto monetario a descontar al salario de los trabajadores. Podr exonerar de este descuento a los trabajadores que vea conveniente agregndolos en la lista de exonerados.

I.

Botn GENERAR REPORTE: Genera el reporte de salario de los trabajadores en el mes y ao seleccionado (figura (F)), con sus respectivos aumentos (figura (G)), descuentos (figura (H)), prstamos (figura (E)) y no tomando en cuenta los das no laborables (figura (D))

J.

Panel de Reportes: visualiza el reporte de salarios de los trabajadores de la siguiente manera:

APELLIDOS Y NOMBRES: Martnez Booleano, Csar (Trabajador) Sueldo Base: 750.00 (Sueldo a percibir mensualmente) Horario: Lunes a Viernes: [9:00 - 20:00] Sbado: [9:00 - 13:00] (Horario de Trabajador) --------------------------------------------------------------------------------------------------------Horas efectivas de trabajo: 258:00:00 (Total de horas de trabajo en el mes) Horas trabajadas: 186:42:32 542.76 (Total de horas trabajadas) (Sueldo que le corresponde por las horas trabajadas) -------------------------------------------------------------------Horas NO trabajadas: 71:17:28 (Horas no trabajadas en el mes) Tardanzas = 3:04:34 (Horas no trabajadas por tardanzas) Anticipos = 20:12:54 (Horas no trabajadas por salidas anticipadas) Faltas = 48:00:00 (Horas no trabajadas por faltas) 9:00 - 20:00 Viernes, 4 (Turnos que falt) 9:00 - 13:00 Sbado, 5 9:00 - 20:00 Martes, 8 9:00 - 20:00 Viernes, 11 9:00 - 20:00 Viernes, 18 -------------------------------------------------------------------Horas extras (Total): 27:46:50 (Total de Horas Extras, autorizadas y No autorizadas) Horas extras (Autorizadas): 0:00:00 0.00 (Total de horas extras autorizadas) (Monto monetario de las horas extras autorizadas) --------------------------------------------------------------------------------------------------------Prstamo: 0/0 0.00 Aumento: 0.00 Descuento: 0.00 --------------------------------------------------------------------------------------------------------SUELDO NETO: 542.76 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

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K. L. M. N. O. P. Q. R.

Botn IMPRMIR: Imprime el reporte del salario de los trabajadores (figura (J)). Indica la Fecha del sistema del computador. Indica la Hora del sistema del computador. Status, indica el estado de la operacin que se est procesando. Botn ELIMINAR REPORTE: Elimina el reporte generado en el mes y ao (figura (F)). Indica el nmero de das que faltan para la finalizacin del contrato. Botn SALIR: Salir del programa. Indica el porcentaje utilizado del nmero de cuotas adquiridas.

6. Telfono Mvil
La seguridad para acceder a la informacin en su telfono mvil est garantizada por nuestro panel de seguridad en la que ingresar su usuario y password de hosting para poder visualizar la informacin. En el telfono mvil podr visualizar las entradas y salidas marcadas por el trabajador, los atrasos, salidas anticipadas, horas extras, sus respectivas fotos de entrada y salida. Podr autorizar faltas y horas extras.

Panel de seguridad para ingresar a la asistencia de los trabajadores a travs de su telfono mvil. Al seleccionar la casilla de recordar usuario y contrasea, estar vigente por 7 das, al octavo da se desactivar.

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7. Requisitos del Sistema

Los requisitos mnimos para el buen funcionamiento del programa Check In Check Out son: - Conexin a Internet (500 kbs) - 1 computador Pentium IV, Memoria RAM (500) - Cmara Web convencional. - Sistema Operativo Windows XP. Evitar usar los programas P2P, por su alto consumo de la seal de internet.

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8. Actualizaciones.
Los mdulos de Check In Check Out se auto actualizarn.

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