ADMINISTRACION de RECURSOS 2008

ADMINISTRACION de HARDWARE y SOFTWARE

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INDICE 1. OBJETIVO. 2. ALCANCE 3. JUSTIFICACION de la ADMINISTRACION 4. ESTRATEGIAS a UTILIZAR 5. PROGRAMAS de TRABAJOS 6. RECURSOS NECESARIOS 7. PLAN de ACTIVIDADES 8. DESARROLLO del PLAN 9. ANEXOS

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1. OBJETIVO Establecer una guia metodolgica para desarrollar los procesos de administracin que deben llevar a cabo las organizaciones en materia de Software (Sistemas Operativos, Software y Aplicaciones) y de Hardware (Servidores Computadoras, Redes y Comunicaciones). 2. ALCANCE Involucra todas las dependencias de las organizaciones que requieren utilizacin de tecnologa de informacin, compra de Software, compra y/o reparacin de Hardware, (Finanzas o Auditoria, Compras y/o Proveedores Legales, Recursos Humanos y Administracin). 3. JUSTIFICACION de la ADMINISTRACION Cuando planeamos y definimos estrategias adecuadas para la implantacin, uso y crecimiento de la Tecnologa de Informacin debemos tener presente que nos involucramos en un proceso de administracin. En consecuencia, la administracin de la tecnologa de informacin tiene que ver con la forma en que planeamos, organizamos, dirigimos y controlamos nuestros bienes informticos de tal suerte que todos los costos involucrados (adquisicin, mantenimiento, capacitacin, uso, infraestructura, etc.) sean optimizados. As entonces, cuando la inversin en tecnologa de informacin se hace necesaria para la organizacin, la optimizacin de los costos involucrados y el control que se debe ejercer sobre los recursos informticos debe convertirse en una prioridad para la misma. Por lo tanto, la poltica de administracin de recursos informticos conlleva una seria responsabilidad, pues la inversin no termina con la adquisicin del recurso, pues la infraestructura tecnolgica, la preparacin del recurso humano que utiliza la tecnologa y el mantenimiento de la misma son un ciclo constante que se repite hasta terminar con la vida til del recurso. Sin embargo, en nuestro pas la vida til del equipo puede ser un poco ms larga, de 4 a 5 aos, aunque con el avance tan rpido de la tecnologa este tiempo se est reduciendo.

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Cuando el ciclo de vida til del recurso informtico termina, una organizacin debe ser capaz de definir estrategias para el cambio y uso de nueva tecnologa. Estas estrategias deben permitir de alguna manera, optimizar el costo total de la tecnologa de informacin, y adems deben incidir de manera importante en las tomas de decisiones para la inversin en tecnologa y el subsiguiente retorno de la inversin. 4. . ESTRATEGIAS a UTILIZAR Uso de Tecnologas de Informacin Existen ocho estrategias que justifican la implantacin de una administracin de tecnologa de informacin: 1. Alineacin: Inversiones en tecnologa de informacin alineadas con la estrategia general de la organizacin. Este es un punto importantsimo a la hora de controlar el cumplimiento de las polticas de la organizacin. 2. Administracin: Control a travs de polticas y procedimientos formalmente definidos para el buen uso de tecnologas de informacin. En este aspecto se debe ser estricto por cuanto hay usuarios que tratan de evadir esta norma con perjuicios para la organizacin3. Competitividad: Utilizacin de la Tecnologa de Informacin como ventaja competitiva. Hoy en dia el mercado del rubro que sea demanda cada de mas y mejores servicios. 4. Costo Total de la Tecnologa de Informacin : Reduccin del costo total de la tecnologa de informacin utilizada mediante iniciativas que promuevan el uso de estndares. Tiene que ver con los puntos 1 y 2, y la relacin costo/beneficio. 5. Personal: Poner nfasis en la retencin de su personal. Las condiciones laborales que afectar ms al rea de TI que a otras reas de la organizacin, aumentando la presin sobre la gente.

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6. Otras reas: Obtener el apoyo de los responsables de otras reas de la organizacin para los proyectos de TI. Este punto es clave sin el cual se llega a una desorden total. 7. Importancia: Lograr que el rea de TI sea considerada estratgica y no solamente operativa. Este un punto en el cual los responsables de las reas de sistema deben centrar la atencin. 8. Alcances: Es vital para la Administracin de Tecnologas de Informacin, definir los alcances de la capacitacin con el fin de establecer claramente que tecnologas se debern desarrollar y administrar. 5. PROGRAMAS de TRABAJOS Para el desarrollo del Plan de administracin de Tecnologas de Informacin, se cuenta con cuatro programas operativos, los cuales se enuncian a continuacin: 1. Administracin de Hardware La administracin del hardware se basa en el control del inventario de hardware, y puede realizarse en forma bsica, media o avanzada y puede requerir del uso de herramientas automatizadas dependiendo del nivel de control que se desea obtener. Un inventario de hardware consiste de un listado de todo el hardware en la organizacin. El inventario de hardware debe incluir un listado completo de todos los componentes de la red incluyendo PC's, Servidores, perifricos y dispositivos de red y de comunicaciones. La informacin del inventario incluye identificacin relevante (nmeros de serie, nmeros de inventario, cdigos de barra, etc.) de cada componente de PC's, Servidores, perifricos y hardware de la red. Adems de lo anterior es conveniente mantener un historial de los aspectos financieros (registros de adquisicin, arrendamiento, seguros, depreciacin) fsicos (movimientos, adiciones, cambios) y tcnicos (reparaciones fechas elementos).

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a. b. c. d. Equipo Marca Modelo Tipo (servidor, computadora, concentrador, impresora, switch, etc.) e. Nmeros de serie, f. Nmeros de inventario, g. Cdigos de barra, etc.

La administracin del espacio en disco en la red: Consiste en monitorear constantemente la informacin residente en los discos duros del servidor o de las PC's de la organizacin. Existe mucha informacin que no es parte del proceso de negocio en una empresa que ocupa espacio en disco y que todo usuario debe depurar como parte de su responsabilidad. Por ejemplo notas de e-mail, archivos de caractersticas singulares, fotos, imgenes, tarjetas electrnicas de felicitacin, los famosos tapices y protectores de pantalla, adems de toda aquella informacin que NO es informacin de negocio. El beneficio de administrar efectivamente el espacio en disco evita que estemos actualizando continuamente las PC's con discos duros de mayor capacidad y la realizacin de inversiones innecesarias. El conocido comentario por parte del usuario "Necesito mayor capacidad en disco o ms memoria" de ahora en adelante debe ser justificado antes de instalarle un nuevo disco o mayor capacidad de memoria. La impresin es otro punto de alto costo en papel y consumibles, por lo que se deben optimizar la utilizacin de las impresoras. 2. Administracin de Software La economa digital actual El software comercial resulta indispensable para cualquier organizacin ya sea pequea o grande gracias al software la empresa se vuelve mas eficiente, los trabajadores son mas productivos y se puede aprovechar todos los beneficios como por ejemplo el comercio electrnico. Pero para sacar el mayor provecho del software se. debe administrar correctamente, tal cual como se hara con otro activo de valor de la organizacin. La administracin deficiente de los programa de software

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priva a la organizacin del valor total de la productividad y la eficacia del software. La administracin de los programas de software de la organizacin como un activo valioso tiene sus ventajas, debido que representa un 25 % del presupuesto de tecnologa de informacin de la organizacin, es importante controlar la adquisicin y actualizacin puede implicar ahorros tambin en materia de hardware. Al instalar los programas en las PC de los empleados que los necesitan, se puede evitar actualizar agregar o reemplazar el hardware de aquellos empleados que no necesitan capacidad adicional. La Administracin de Software es la funcin que permite asegurar a la organizacin el cumplimiento de las licencias del software que se tiene instalado as como el buen uso que se haga del mismo y su ubicacin e identificacin en cada PCs. Los elementos que intervienen en una buena administracin de software son: a. Control de las aplicaciones y versiones de software Generalmente utilizado para procesos de migracin y actualizacin. Consiste en llevar un control de las aplicaciones que estn instaladas en la organizacin de tal modo que cuando exista la necesidad de cambiar a una nueva versin o aplicar algunos "parches" al software que presenta problemas se pueda realizar de manera uniforme. Al ser el software un bien en el que se invierten grandes cantidades de dinero se hace muy importante poderlo controlar. En los aos recientes, el gasto en tecnologas de informacin ha trasladado su nfasis del hardware al software provocando que la relacin entre el primero y el segundo que en un principio era de 32 % haya pasado a ser de un 40 %, por lo que cuando se quiera comprar un paquete de software o se haga un desarrollo de software medida interno o subcontratado las organizaciones necesitan controlar esta inversin. El beneficio que se obtiene con un buen control de versiones por ejemplo lo observamos en los procesos de actualizacin de

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licencias pues se puede planear de mejor forma las inversiones en adquisicin de licencias de software y con ello optimizar los costos. b. Auditoria de Software La auditoria de software permite evaluar el grado de exposicin en el que se encuentra una organizacin con respecto al software que tiene instalado en sus equipos y las correspondientes licencias de uso. Se respetarn los derechos de autor, por lo tanto todo el software que se utilice deber ser legal y contar con la licencia vigente respectiva. Se asignar a cada persona el software necesario de acuerdo con sus funciones. Ser obligacin del propio usuario utilizar o conservar en su equipo nicamente software autorizado, en tal sentido firmara conformidad al respecto. Los beneficios que se obtienen son la eliminacin del riesgo de enfrentar demandas civiles y penales por tener software sin la correspondiente licencia. As tambin permite conocer cmo se llevan a cabo los controles definidos para la administracin del software. c. Medicin de utilizacin del software "Lo que no se puede medir. No se puede controlar". La importancia de conocer el uso que se le esta dando al software permite saber si hay retorno de la inversin realizada. El comprar licencias de software sin analizar el uso que se le va a dar puede ser causa de que los costos de adquisicin se eleven. 3. La definicin de estndares, polticas y procedimientos Si todo lo descrito anteriormente no se encuentra sustentado a travs de estndares, polticas y procedimientos de control, de nada servirn los esfuerzos realizados. Dentro de los estndares se pueden definir aquellos relativos al uso de software de base (sistemas operativos), software de oficina (paquetes administrativos, hojas de clculo, procesadores de texto, etc.), y software de red. Aplicaciones institucionales. De las polticas, se pueden definir polticas de uso de software entre otras y de los procedimientos, se pueden incluir aquellos relativos al proceso de adquisicin de licencias, instalacin de

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software, de hardware y actualizacin. Todo lo anterior debe ser soportado por un buen plan de concientizacin que comunique de manera efectiva y responsable. Piratera de Software Es el uso y copia del software sin el permiso del dueo o desarrollador, los casos ms comunes de piratera son: a. Adquirir una licencia de software e instalarla en varios equipos, cuando los trminos de la licencia no lo permite. b. Descargar software comercial de Internet c. Compra de upgrade sin la licencia base d. Compra de equipos con software preinstalado sin documentacin e. Compra de licencias OEM sin el hardware correspondiente f. Copia o duplicacin de software sin autorizacin Consecuencias Utilizar software sin licencia no solo afecta a la industria del software sino tambin representa un riesgo para los usuarios a saber: a. Aumenta la posibilidad correctamente que el software no funciones

b. Se pierde el soporte de acceso al cliente, actualizaciones documentacin tecnica, entrenamiento y parche. c. Aumenta el riesgo de virus que afecta informacin importante d. Estar sujeto a multas por infringir la leyes de propiedad intelectual e. Riesgo potencial de publicidad negativa para la organizacin

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Riesgos Es importante educar a los empleados acerca del rol que juega a la hora de proteger de violaciones a la seguridad informtica, recordando la importancia de algunos consejos sobre la seguridad: Instalar un programa antivirus: Asegurar que todas las PC tienen instalado un programa antivirus y que la opcin de la actualizacin automtica este activada. Instalar un Firewall o sistema de seguridad: El sistema Firewall evita el acceso no autorizado a las PC y el uso por parte de Hackers. Contraseas: Cambiar las contrasea de las PC como mximo cada 120 das y asegurar que sean confiable y que contengan nmeros y smbolos Comunicacin con los empleados: Hablar con los empleados a los efectos de la importancia de la seguridad informtica en la organizacin.

Licencia de software Es el derecho de instalar y usar un software. Es un derecho perpetuo. Tipos de licencias: Single licenses Volumen licenses Por escritorio o dispositivo Por uso recurrentes Por servidor Por cliente que accede a un servidor Licencia Beta 4. Desarrollo de Recursos Humanos La Mejora del Personal es parte fundamental dentro de la estrategia de administracin de tecnologa de informacin. En ella

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intervienen tanto la capacitacin del usuario y el personal de sistemas como la motivacin del personal de soporte a usuarios. Capacitacin del Usuario. Un usuario bien capacitado depender menos del apoyo del personal de soporte de sistemas y por lo tanto tendr la capacidad para explotar al mximo las herramientas que se le asignaron para llevar a cabo su labor. Por otro lado, los tiempos de demora ocasionados por auxiliar a sus compaeros se vern minimizados y la productividad se incrementar de forma substancial. Para poder llevar a cabo lo anterior y realizarlo de manera exitosa es conveniente definir un programa de capacitacin para los usuarios que harn uso de los activos informticos. Este plan de capacitacin debe incluir entre otros: Cursos de concientizacin, curso bsico de introduccin a la informtica, de uso de aplicaciones de oficina (procesadores de texto, hojas de clculo, presentaciones, correo electrnico, etc), de aplicaciones de propsito especfico entre otras ms. El programa de capacitacin debe de ser diseado de forma tal que le permita al usuario adquirir las competencias necesarias para hacer uso adecuado y efectivo de las herramientas. Algo importante a recordar es que los usuarios slo asistan a los cursos indispensables para llevar a cabo su labor y no a todos los que se proporcionen en la organizacin. El curso de concientizacin debe involucrar una induccin a las polticas de la empresa respecto al uso del activo informtico, los estndares, los derechos y obligaciones as como de los procedimientos existentes para la solicitud, asignacin, cambio y movimiento de activo informtico. Otro aspecto importante es poner en conocimiento cmo funciona la mesa de ayuda para el reporte y manejo de incidentes a travs del personal de soporte a usuarios. Por otro lado las prcticas de buen uso deben ser reforzadas con una campaa peridica a travs de mensajes, folletos, memos y plticas de responsabilidad. Capacitacin del Personal de sistemas Al igual que con la capacitacin al usuario final un programa efectivo de capacitacin dirigido al personal de sistemas permitir que stos adquieran las competencias indispensables para dar soporte

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a los usuarios. Mientras mejor capacitados estn, el tiempo de respuesta ante una contingencia ser ms rpido y los tiempos de cada del equipo y demora de la actividad del usuario sern reducidos. Este programa de capacitacin debe ser reforzado por un programa motivacional que mantenga activa la actitud de servicio del personal de soporte hacia los usuarios, pues muchas veces esta actividad provoca tensin y requiere de mucha paciencia y relajamiento. Supervisin y Evaluacin Este programa est diseado para dar seguimiento y evaluar el trabajo realizado a travs de los otros cuatro programas operativos de trabajo. 6. RECURSOS NECESARIOS Programas de Trabajos Desarrollo de Administracin Administracin de Hardware de Software Rec. Humanos

Tipo de Recurso

Supervisin y Evaluacin Personal encargado de supervisar y evaluar los otros programas

Humanos

Financieros

Asignacin de presupuesto para compra de todo el Hardware necesario (computadoras, servidores, comunicacin) Contrato para conexin a

Asignacin de presupuesto para compra de todo el Software necesario

Asignacin de presupuesto para pago de instructores necesarios

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Materiales y equipos Internet Equipo de conexin, comunicacin y mantenimiento requerido Acceso Internet a Informacin sobre las necesidades de software y licencias, para su compra Informacin sobre los cursos a impartir al personal de Sistemas y a los usuarios Informacin generada por los otros tres programas, para ser evaluada

Informacin

7. DESARROLLO del PLAN Formacin del equipo de trabajo La primera vez que se implementa el plan de administracin de tecnologa de informacin o manejo de Hardware y software es crtico ganar el consenso y el apoyo de toda la organizacin en especial del nivel ejecutivo; de otra manera el rea de sistemas asume unilateralmente todo el riesgo. La forma de evitar este problema es comprometer empleados de diferentes reas para la formacin del equipo de trabajo; el nmero de miembros del equipo puede variar segn la organizacin pero lo recomendable es no ms de 10 ni menos de 5 integrantes. Existen roles mnimos que deben ser cubiertos: Un representante de la alta gerencia Al menos dos integrantes del rea de sistemas Un representante de las siguientes reas: o Finanzas o Auditoria o Compras y/o Proveedores o Legales o Recursos Humanos o Administracin

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Antes de desarrollar el plan de administracin del hardware y software, las necesidades de la organizacin debe estar claramente definida y que el rea de sistemas utilizar el plan como vehiculo de comunicacin para compartir su misin con la gerencia y las otras reas. La principal preocupacin del equipo de trabajo es preparar el borrador del plan pero es importante nombrar a un responsable que coordine todas y cada una de las actividades; al margen de que en particular cada miembro del equipo debe revisar las comunicaciones que sern divulgadas al resto de los empleados de la organizacin, con esta informacin ser necesario ver que cambios son necesarios realizar y la forma en que sern implementados. Escribir el Plan Lo ms importante es que la escritura del plan resulte con descripciones sencillas y cortas para que las personas que tengan que leerlo se tomen el tiempo y que luego para un mayor detalle recurran a los anexos. El plan sin los anexos no deben se no mas de 20 paginas con el objetivo de que sean 10, debe estar en espacios sencillos con amplio margen y muchos subttulos y una sola pagina por hoja. Diferentes miembros del equipo pueden se asignados a cada seccin y el coordinador que concentre los esfuerzos en la realizacin del documento. Presentacin del plan Una vez terminado e impreso el plan se debe programar su presentacin a la gerencia, la cual no debe llevar ms de 30 a 60 minutos y en un lugar adecuado para evitar la distraccin, seguir el ordenamiento del escrito y ampliar con la ayuda de los anexos y al final de la presentacin dejar un espacio para las preguntas. Recuerde que el objetivo de la presentacin del plan es obtener su aprobacin y el apoyo necesario de la alta gerencia para luego coordinar con las otras reas la concrecin del mismo. Acciones correctivas Algunas acciones correctivas estn identificadas en el plan como a corto plazo y otras que requieren de esfuerzos continuos. Por

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ejemplo versiones desactualizadas de software o la eliminacin de software no autorizados o la actualizacin de hardware. Las acciones correctivas pueden involucrar la definicin de nuevas polticas o el cambio estructural en el proceso de adquisicin y distribucin de hardware y software. En otros casos se necesita de acciones como las siguientes: Destruir las copia ilegales Reasignar software y hardware Implementar controles para el cumplimiento de normas, Etc. Una vez que el equipo de trabajo ha escrito el plan, ha logrado su aprobacin e iniciar su implementaron y se adapto la acciones correctivas el trabajo no se ha terminado, la administracin del hardware y software es continuo monitoreando la inversin para que los beneficios del efectivo manejo de hardware y software se reflejen en el presente y continen el futuro, recordando lo expresado en el punto 3 Justificacin de la Administracin. Plan de actividades Una vez terminada la etapa inicial, se requiere que el rea de Sistemas sea la nica instancia para dar mantenimiento al control de hardware y software, en coordinacin con el rea Administrativa para los efectos de nmeros de inventario y resguardos. Cada ao se deber actualizar los movimientos de hardware y software ocurridos. El rea Financiera deber aprovisionar los recursos financieros para el ejercicio.

ACTIVIDADES 1.Realizar visitas de inspeccin de hardware y software 2.-Realizar levantamiento de datos de servidores 3.-Realizar levantamiento de datos de computadoras

Res AS

Perodo anual E F M A M J J A S O N D

AS AS

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4.- Desarrollar un inventario AS de hardware y software. 7.- Generar una BD para AS hacer el seguimiento de toda la tecnologa de informacin 8.-Revisar resguardos AS existentes de BD 9.- Generar resguardos AS necesarios para proteccin de la informacin. 10.- Analizar la pertinencia AS del hardware 11.- Desarrollar proyecto de AS inversin para compra o AA actualizacin de Tecnologa de Informacin. 12.- Entregar proyecto de AS inversin al rea de Finanzas 13.- Integrar proyecto de AF inversin en Presupuesto y Programa de Adquisicin de Tecnologa de Informacin AS: Analista de Sistemas, AA: Analista Administrativo, AF: Analista Financiero 8. ANEXOS Definiciones Sistema Operativo Conjunto de programas o software destinado a permitir la comunicacin del usuarios con la computadora y su recursos. Comienza a trabajar cuando se enciende el computador gestionando el hardware desde los niveles ms bsicos. Software Es la parte lgica de la computara, esto es el conjunto de programas que pueden ejecutar el hardware para la realizacin de las tareas de computacin a las que se destina. Es el conjunto de instrucciones que permite la utilizacin del equipo.

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Aplicacin Programas que permiten la interaccin entre el usuario final y la computadora y/o servidor. Direccin IP Direccin lgica que identifica una computadora en la red y la hace nica, permitiendo la comunicacin a todos los servicios de la red de la organizacin. Estas direcciones se asignar a los proveedores de servicios de Internet, quienes a su vez le asignan un nmero a cada clientes cuando se conecta a Internet. Es a travs de esta direccin que se determinan los orgenes de los mensajes en la red. Direccin MAC Es la identificacin fsica, nica de cada tarjeta de la red de computadoras. FireWalls Conjunto de elementos de software y hardware que permite la proteccin de servicios determinados, por medio de barrera lgicas, el acceso a una red o servicios de la misma. Su fin es proteger la informacin de accesos no autorizados reflejando tcnicamente las polticas de red de una organizacin. Hardware Conjunto de elementos fsicos y dispositivos que componen una tecnologa. Motor de Base de Datos Sistema que permite almacenar sistemticamente, datos para la consulta, ordenamiento y actualizacin. Puerto Punto de conexin en Switch, Router o Hub donde llegar la computadora. Red

Se utiliza como sinnimo de Internet.

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Servidor Computadora que ofrece servicios de red orientado a clientes determinados con el fin de que interacten con el sistema y tenga la informacin necesaria. Switch Dispositivos de interconexin de computadoras que realiza filtrado con relacin WAN

Red de rea extendida: Una red informtica que abarca un rea geogrficamente grande, consiste una o ms red de rea local LAN se conectan a travs de redes pblicas como el sistema telefnico, tambin lo pueden hacer por satlite o por onda de radio. OEM

Las licencias de tipo OEM (fabricante de equipos originales) corresponde a ciertos programas de software que se distribuyen generalmente en equipos nuevos. Peer to Peer (P2P) La tecnologa (P2P) permite a los usuarios ubicar compartir y distribuir informacin entre estaciones de trabajo PC, sin necesidades de conectarse a un servidor central. Modem Dispositivo a programa que permite trasmitir informacin a travs de lneas telefnicas o cable. Fuentes bibliogrficas: Universidad Americana de Acapulco: PLAN de DESARROLLO de TECNOLOGIA de INFORMACION. UPAED: POLTICA de ADQUISICION Y ADMINISTRACION de HARDWARE y SOFTWARE. Universidad del MEJORAMIENTO. Valle: AREA de CALIDAD Y

Bearing Point: ADMINISTRACION de ACTIVOS de SOFTWARE.

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