E L E M E N TO T T U L O

CDIGO Y NOMBRE DEL ELEMENTO

3.1.2. Ttulo del rea de identificacin.

OBJETIVO

El objetivo del elemento es denominar la unidad de descripcin6.

REGLAS

Dar nombre a la unidad de descripcin mediante el uso de un Ttulo que de manera concisa, exacta, completa y pertinente la identifique.

TIPOS DE TTULOS

Se reconocen los siguientes Ttulos:

Ttulo Formal: Ttulo que figura en un lugar preferente de la documentacin que se describe. Ttulo Atribuido: Ttulo atribuido por el archivero a la unidad de descripcin que carece de ttulo formal.

El ttulo extrado de reglamentacin relacionada con la creacin y desarrollo del productor de la documentacin se considerar Titulo Atribuido. Se podr generar un sistema paralelo de utilizacin de ttulos tanto formales como atribuidos que respeten el bilingismo oficial7. En el caso de los ttulos formales en otro idioma se incluir, siempre que sea posible o se considere necesario, su traduccin al idioma o idiomas del instrumento de descripcin a continuacin del ttulo y entre corchetes.
EJEMPLOS

Ttulo Formal en otro idioma: Auto das Cortes de Tomar [Auto de las Cortes de Tomar] Auto do Juramento do Principe Dom Diogo [Auto del juramento del prncipe don Diego] Auto do Juramento do Principe Dom Philipe [Auto del juramento del prncipe don Felipe]

6 ISAD(G), p. 21. 7 Cuando se precise una ficha descriptiva bilinge se crearn Ttulos paralelos y 5.1.3 Formas paralelas del nombre (ISAAR(CPF)) para el

elemento 3.2.1 Nombre del o de los productor(es). Los otros elementos descriptivos de obligada inclusin se obtendrn automticamente creando plantillas multilinges de los trminos de descripcin en lenguaje controlado, que duplicarn la informacin si as se le requiere al sistema.

N O R M A E S PA O L A D E D E S C R I P C I N A R C H I V S T I C A

APLICACIN

ELECCIN DE TTULO

A Ttulo Formal

Si la unidad de descripcin tiene un Ttulo Formal se preferir ste a un Ttulo Atribuido por el archivero8.
EXCEPCIONES:

a) Cuando el Ttulo Formal sea incoherente, inexpresivo, incorrecto, no pertinente o no guarde fidelidad con el contenido de la unidad de descripcin, podr ser sustituido por un Ttulo Atribuido. El Ttulo Formal desechado podr recogerse en el elemento 3.6.1 rea de Notas precedido de la expresin Ttulo Formal.
EJEMPLOS

Ttulo Formal inexpresivo: Copia de un papel que se hallo entre los que tena fray Martn de Rada despus de muerto y lo trajo el padre Ortega que va a Espaa y le dio al padre Buiza del cual lo hube yo Ttulo Atribuido: Relacin sobre el estrecho de Terranova

b) Cuando el Ttulo Formal sea poco conocido o no utilizado y el uso haya consagrado otra variante, se optar por sta9. El Ttulo Formal desechado puede recogerse en el elemento 3.6.1 rea de Notas precedido de la expresin Ttulo Formal.
EJEMPLO

Catastro del Marqus de la Ensenada. En vez de Real y nica Contribucin.

c) Cuando el Ttulo Formal sea excesivamente largo y no se pueda abreviar sin perder informacin esencial10. Si la informacin del Ttulo desechado es til, se podr incluir en el elemento 3.3.1 Alcance y contenido, apoyndonos en este elemento de la ISAD (G), para completar la descripcin.

Segn se desprende de las definiciones de Ttulo atribuido y formal que figuran en la norma ISAD (G) Glosario, p. 18: Ttulo atribuido. Ttulo atribuido por el archivero a la unidad de descripcin que carece de ttulo formal. Ttulo formal. Ttulo que figura en un lugar preferente en la documentacin que se describe. 9 Bonal Zazo, J.L; Generelo Lanaspa, J.J; Traves de Diego, C. Manual de Descripcin Multinivel: propuesta de adaptacin de las normas internacionales de descripcin archivstica. Valladolid: Junta de Castilla y Len, Consejera de Educacin y Cultura, 2000 , p. 34. 10 Manual de Descripcin Multinivel, p. 36.
8

ELEMENTO

TTULO

Si la informacin no se considera til ni pertinente para el elemento 3.3.1. Alcance y Contenido de la mencionada norma internacional, el Ttulo Formal desechado se podr incluir en el elemento 3.6.1 rea de Notas, precedido de la expresin Ttulo Formal. d) Cuando exista una pluralidad de Ttulos Formales aplicados a un mismo tipo documental de una misma serie, se elaborar un Ttulo Atribuido que responda de una forma pertinente al conjunto de la serie. En ese caso el archivero optar por el que responda de una forma ms exacta a la unidad de descripcin, atribuyndolo a las dems unidades, o elaborar uno atribuido. Los Ttulos Formales desechados se podrn incluir en el elemento 3.6.1 rea de Notas, precedidos de la expresin Ttulo Formal.
EJEMPLOS

Fondo: Consejo de Guerra (Ttulo atribuido) 1 Divisin de fondo: Secretara de Tierra (Ttulo atribuido) Serie: Libros registro generales (Ttulo atribuido) Unidad documental compuesta: (Ttulos formales respetando la grafa original, extrados de la portada): Registro de las cosas de guerra que comenzo en Valladolid por enero de 1545 y acab en 1547. Comenzose este libro donde se asientan las cosas que se despachan por el Consejo de Guerra desde el mes de enero de 1551 en adelante. Libro de traslado de las Cedulas de Su Magestad que manda se provean. Libro donde se asientan todas las Cdulas que se despachan tocantes al artillera, armas y municiones que ay en estos reinos y yslas adxecientes a ellos. En Madrid a treynta dias del mes de junio de 1583 se comenzo a escribir este libro. Diversorum desde el mes de enero de 1595 en adelante. General de 1597 en adelante 11. Expediente para proveer la vacante a pensin de 2 reales diarios por fallecimiento del pobre Antonio Fernndez y Menndez. Expediente para la provisin de una plaza de pobre de la Obra Pa de Tineo que ocupaba Rafaela Gonzlez Ros, fallecida el 19 de febrero de 1896. Espediente de D. Francisco Menndez de Llano. Expediente para proveer dos vacantes a pensin de dos reales diarios por la fundacin Obra Pa de Tineo, por fallecimiento de los pobres que disfrutaban esta limosna, Doa Josefa lvarez Fernndez y Doa Cecilia Prez 12.

11 Todos estos libros, una vez analizado su contenido, han sido considerados como parte integrante de una misma serie, tipificada

como Libros Registros Generales. Por tanto, cada uno de ellos recibir el ttulo atribuido Libro Registro General (que denomina mejor a la unidad documental), acompaado de los datos cronolgicos que permitan su correcta identificacin. Los ttulos formales excluidos podrn pasar al rea de notas, precedidos de la expresin Ttulo formal. 12 Igualmente, en este caso se ha optado por la denominacin comn Expedientes de provisin de vacantes de pobres, que se complementar con el nombre correspondiente.

N O R M A E S PA O L A D E D E S C R I P C I N A R C H I V S T I C A

ABREVIACIN DE UN TTULO FORMAL

El Ttulo Formal demasiado largo se podr abreviar siempre que no se pierda informacin esencial.
EJEMPLOS

Ttulo Formal: Exp[ediente] instruido con motivo de la causa formada en la subdelegacin de rentas de Bar[celo]na a d[on] Jos Fages y d[on] Jos Ferrer p[o]r compra de un cargamento de harina con registro falso, para que esta Seccin informe s[ob]re el ltimo estremo que abraza el dictamen dado en su razn por el asesor que fue de la Superintenden[cia] g[ene]ral d[on] Manuel Lizana. Titulo Formal abreviado: Exp[ediente] instruido con motivo de la causa formada a ... Jos Fages y ... Jos Ferrer p[o]r compra de un cargamento de harina con registro falso ...

Teniendo en cuenta, no obstante que: Cuando el Ttulo Formal de una unidad de descripcin es demasiado largo y contiene informacin exhaustiva (Ejemplo: Expedientes, en los que el extracto que figura en la carpetilla como ttulo es un autntico resumen del contenido), se abreviar sin perder informacin esencial y se utilizar si se considera conveniente el elemento 3.3.1 Alcance y Contenido de la Norma ISAD (G) para completar la descripcin:
EJEMPLOS

Titulo Formal abreviado: Exp[ediente] instruido con motivo de la causa formada a ... Jos Fages y ... Jos Ferrer p[o]r compra de un cargamento de harina con registro falso ...

Ttulo Formal completo que se consignara, en caso de que se considerase necesario, en el elemento 3.3.1. Alcance y contenido:
Exp[ediente] instruido con motivo de la causa formada en la subdelegacin de rentas de Bar[celo]na a d[on] Jos Fages y d[on] Jos Ferrer p[o]r compra de un cargamento de harina con registro falso, para que esta Seccin informe s[ob]re el ltimo estremo que abraza el dictamen dado en su razn por el asesor que fue de la Superintenden[cia] g[ene]ral d[on] Manuel Lizana.

B Ttulo Atribuido: Creacin y eleccin

Como regla general el Ttulo Atribuido por el Archivero debe ser conciso, explcito y adecuado al nivel de descripcin, pero sin renunciar a dar la informacin esencial que permita la identificacin de la unidad de descripcin. El principio de pertinencia primar sobre el de no repeticin de la informacin:
EJEMPLOS

Serie: Expedientes personales Unidad documental: Expediente personal de Luis Alonso de la Fuente y no: Unidad documental: Luis Alonso de la Fuente

ELEMENTO

TTULO

Segn los niveles de descripcin el Ttulo Atribuido deber incluir:

NIVELES SUPERIORES DE DESCRIPCIN

(DEL

FONDO A LA FRACCIN DE SUBSERIE)

13

1. La informacin que se debe consignar es el nombre del productor. En el caso de fondos de

organismos e instituciones, el Ttulo Atribuido se elaborar preferentemente a partir de la legislacin que regula la organizacin, funcionamiento y competencias del organismo productor, y en su defecto a partir de la propia documentacin. Se podr utilizar el elemento 3.6.1 rea de Notas, para indicar la legislacin de la cual se ha extrado.
2. Para los niveles superiores de descripcin (Fondo, 1 Divisin de fondo) el Ttulo Atribuido

para denominar la unidad de descripcin, deber ir en relacin y conexin estrecha con los cuadros de clasificacin del Fondo generados por la institucin o el sistema de archivos, reflejando la estructura de la entidad productora, sus divisiones administrativas y/o funcionales. En el caso de que el cuadro de clasificacin del fondo sea funcional, el nombre de la funcin se recoger en el Ttulo14.
3. Puede incluirse adems en este elemento algn trmino o frase como: Coleccin, Fondo,

Archivo, Papeles, Fotografas, etc15.

EJEMPLOS

Casa de la Contratacin Consejo de Hacienda Direccin General de la Renta de Correos Archivo de Camilo Garca Polavieja Epistolario de Felipe V Archivo de Veragua Hidalguas municipales Corregimiento Coleccin de Mapas y Planos

4. Para los niveles de serie y subserie el Ttulo Atribuido para denominar la unidad de descrip-

cin deber ir en relacin o conexin con el cuadro de clasificacin y con los estudios sobre tipologa documental realizados por la institucin o el sistema de archivos.
EJEMPLOS

Fondo: Ministerio de Fomento 1 Divisin de fondo: Direccin General de Obras Pblicas. 2 Divisin de fondo: Negociado de Carreteras. Serie: Expropiaciones.

13 Vase lo relativo a la Fraccin de serie y Fraccin de subserie en el elemento 3.1.4. Nivel de Descripcin. 14 Vase en el elemento 3.1.2. Nombre del o de los Productor(es) lo relativo a las divisiones funcionales de un Fondo. 15 Vase en el elemento 3.1.4. Nivel de Descripcin lo relativo a las Colecciones que pueden existir en los niveles intermedios entre

Fondo y Serie.

N O R M A E S PA O L A D E D E S C R I P C I N A R C H I V S T I C A

1 Divisin de fondo: Direccin General de Instruccin Pblica. 2 Divisin de fondo: Negociado de Universidades. Serie: Expedientes de oposiciones y concursos para ctedras y auxiliaras de universi dad. Fondo: Embajada de Espaa en Bruselas. 1 Divisin de fondo: Cancillera. Asuntos Consulares. Serie: Expedientes de visados. 1 Divisin de fondo: Personal Serie: Expedientes personales Series: Consultas Escrituras de fianza Expedientes de subvenciones Expedientes de asistencia social Pleitos criminales Expedientes de hidalgua

5. Para los niveles de Fraccin de serie y Fraccin de subserie el Ttulo atribuido se formar, con

arreglo a lo establecido en el elemento 3.1.4. Nivel de descripcin, aadiendo a los ttulos de las series y subseries de las que formen parte los calificadores cronolgicos, cronolgiconumricos o alfabticos pertinentes.
EJEMPLOS

Serie: Recursos de casacin Fraccin de serie: Recursos de casacin n 1-120 (1980). Serie: Expedientes de obras. Fraccin de serie: Expedientes de obras de Madrid. Subserie: Autos entre partes Fraccin de subserie: Autos entre partes de 1543 a 1549. Subserie: Cartas y expedientes del Gobernador de Tierra Firme. Fraccin de subserie: Cartas y expedientes del Gobernador de Tierra Firme de 1535 a 1699. (UNIDAD
D O C U M E N TA L S I M P L E Y C O M P U E S TA )

NIVELES INFERIORES DE DESCRIPCIN

1. Para denominar la unidad documental se seguir la Regla general relativa al Ttulo

Atribuido. El Ttulo Atribuido incluir la informacin imprescindible para la identificacin de la unidad de descripcin: tradicin y tipologa documental, autor, destinatario/beneficiario, materia (persona, lugar o asunto), evitando toda informacin no esencial.
2. La tradicin documental se obviar en el caso de originales. 3. La inclusin de la materia o asunto es opcional. Si se considera esencial para la identificacin

de la unidad de descripcin se consignar en este elemento, si no se considera fundamental se puede incluir en el elemento 3.3.1 Alcance y contenido.

ELEMENTO

TTULO

EJEMPLOS

Ttulo Atribuido: Solicitud de una plaza de escribiente a la secretara de la Seccin de Hacienda del Consejo Real de Espaa e Indias por parte de Manuel Dvila y Gutirrez. Titulo Atribuido: Informaciones y licencias de pasajeros. Titulo Atribuido: Expediente de pasajero de Antonio Toledano. Titulo Atribuido: Venta de Francisco Alonso a Fernando Gutirrez de un hrreo en Celorio (Cangas de Ons). Titulo Atribuido: Pleito de hidalgua promovido por Jos Ignacio de Iturriza, tesorero de propios de Beizama, y hermanos, naturales de Beizama, para avecindarse.

4. Se omitir toda referencia a escribanos, notarios, organismos y miembros de la administra-

cin que intervengan en la gnesis y tramitacin de la unidad documental, siempre y cuando no sean objetos prioritarios de la misma. En caso de querer researlo, se har en el elemento 3.3.1 Alcance y Contenido16.
5.

Si el autor o el destinatario actan en nombre de una institucin, se indicar el nombre de dicha institucin para denominar a la unidad de descripcin17.
EJEMPLOS

Ttulo Atribuido: Memorial del cabildo secular de Guadalajara solicitando mercedes. y no: Ttulo Atribuido: Memorial de Juan de Oribe, en nombre del cabildo secular de Guadalajara, solicitando mercedes.

6. Cuando no se considere necesario se evitarn los tratamientos de cortesa (Seor,

Excelentsimo, Ilustrsima, Vuecencia) y los ttulos honorficos de las instituciones (Muy leal, Respetable y Venerable)18.
EJEMPLOS

Ttulo Atribuido: Carta de la Resp. y Venerable Logia Abora de Santa Cruz de Tenerife. Sustituir por: Ttulo Atribuido: Carta de la Logia Abora de Santa Cruz de Tenerife.

7. Se evitar el uso de abreviaturas para denominar a la unidad de descripcin19.

EJEMPLOS

Ttulo Atribuido: Carta del presidente y oidores de la Audiencia de Quito a S.M. el Rey sobre las andanzas de Francisco Moreno Costilla y su hijo.

16 Manual de Descripcin Multinivel, pp. 42-43. 17 Ibidem. 18 Ibidem. 19 Ibidem.

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10

Sustituir por: Ttulo Atribuido: Carta de la Audiencia de Quito al Rey sobre las andanzas de Francisco Moreno Costilla y su hijo.

8. Es importante delimitar la separacin entre el elemento 3.1.2 Ttulo y el elemento 3.3.1

Alcance y contenido de ISAD(G): No se debe dejar informacin esencial, que identifique a la unidad de descripcin, para el elemento 3.3.1 Alcance y Contenido. El valor potencial de la unidad de descripcin se recoger en el elemento 3.3.1 Alcance y Contenido. El desglose pormenorizado de las unidades documentales que integran una Unidad documental compuesta se incluir en el elemento 3.3.1 Alcance y Contenido. Se podr resear cuando se considere necesario en el elemento 3.3.1 Alcance y Contenido, el nombre de los autores materiales, escribanos, notarios, procuradores etc, que an figurando en el documento, ejercen slo funciones de intermediario. Si el asunto o materia de la unidad de descripcin no se considera esencial para su identificacin se podr incluir en el elemento 3.3.1 Alcance y Contenido.

FORMALIZACIN

1. La distincin grfica entre el Ttulo Formal y el Atribuido se establecer de la siguiente forma: El Ttulo Formal, puesto que es una cita tomada de la unidad de descripcin, aparecer entrecomillado.
EJEMPLOS

Ttulo Formal: Expediente de expropiacin del trmino municipal de El Frasno con motivo de las obras del trozo 3 de la carretera de tercer orden de Mors a Mainar Ttulo Formal: Expediente de oposicin a una ctedra de Nociones de Derecho Civil, Mercantil y Penal, propia del notariado, vacante en Valladolid Ttulo Formal: Solicitud de visado de Abdel Rahman Yassein Ahmed Ttulo Formal: Expediente de nombramiento y cese del canciller Jos Serela Sancho

El Ttulo Atribuido figurar sin ninguna distincin grfica y en lenguaje natural. 2. Si el Ttulo Formal es demasiado largo se podr abreviar, siempre que no se pierda informacin esencial. La parte abreviada se sustituir por tres puntos suspensivos (...)20.

20 Reglas de Catalogacin, ed. refundida y rev., (Madrid): Direccin General del Libro, Archivos, y Bibliotecas, 1995. p. 10, 1.1.3 A.

ELEMENTO

TTULO

11

EJEMPLOS

Ttulo Formal: Relacin de los puertos y barras que hay en la costa dende el cabo de San Vicente hasta el cabo de Trafalgar y las seales de tierra que sobre los dichos puertos hay en el fondo y seales de sonda que asimismo tiene cada puerto y remitiendome a algun mejor rotero que en ello puede haber en alg[un]a parte de ello. Ttulo Formal abreviado: Relacin de los puertos y barrasdende el cabo de San Vicente hasta el cabo de Trafalgar Ttulo Formal: Nov libre racional den Bertomeu Gras, conseller e tesorer de la senyora reyna. E s lo primer libre de la administraci de la senyora reyna com ab l administraci de la tesoreria de la dita senyora, comensat lo primer die de maig del any M CCC XX. Ttulo Formal abreviado: Nov libre racional den Bertomeu Gras, conseller e tesorer de la senyora reyna

3. La grafa del Titulo Formal se transcribir exactamente como aparezca en la fuente principal de informacin, incluyendo acentos, signos diacrticos y erratas, aunque sin atenerse necesariamente a su forma de puntuacin o de utilizacin de las maysculas21.
EJEMPLOS

Titulo Formal respetando la grafa: Libros de Passo En vez de: Libros de Paso. Titulo Formal respetando la grafa: Memoria de cmo se a de sembrar y benefiiar el air En vez de: Memoria de cmo se ha de sembrar y beneficiar el ail

4. Cuando el alfabeto utilizado en el ttulo sea distinto del latino se utilizar la forma original transliterada a la escritura latina. En los casos de los alfabetos rabe, cirlico, griego y hebreo se podrn aplicar las tablas de translaciones incluidas en las Reglas de Catalogacin del Ministerio de Cultura22. En estos casos, adems, se har constar esta circunstancia en el elemento 3.4.3. Lengua de los documentos. 5. Si en el ttulo se incluyen acrnimos de instituciones el nombre ir desarrollado, con las siglas a continuacin y entre parntesis. Las siglas se transcribirn sin puntos y sin separacin. Cuando sea ms conocido el acrnimo que el nombre de la institucin por ser el comnmente aceptado se utilizar ste preferentemente.
EJEMPLOS

Consejo Superior de Investigaciones Cientficas (CSIC) RENFE INSALUD INEM CAMPSA

21 Ibidem. 22 Reglas de catalogacin, pp. 547-550.

N O R M A E S PA O L A D E D E S C R I P C I N A R C H I V S T I C A

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6. Si el Titulo Formal contiene abreviaturas, stas se podrn desarrollar introduciendo entre corchetes los caracteres desarrollados.
EJEMPLOS

Libre III de deliberacions, de consells y de examens del Collegi dels Magnifichs Droguers de la p[rese]nt ciutat de Barc[elo]na preses per Esteve Vallada

7. Cuando en el ttulo aparezcan smbolos o imgenes imposibles de reproducir por los medios tipogrficos de los que se dispone, se les podr reemplazar por una descripcin o una nota explicativa puesta entre corchetes23. Si se considera necesario se utilizar el elemento 3.4.3 Lengua/escritura(s) de los documentos.
EJEMPLOS

Cuadro Lgico del Tringulo [tringulo] Hijos de Hiram de Madrid

FUENTES DE INFORMACIN

1. Fuentes de informacin para el ttulo del Fondo y Divisiones del fondo: Los textos legales, reglamentarios y normativa de creacin, organizacin o funcionamiento del organismo productor; la propia documentacin (signos de validacin o elementos de identificacin de la unidad productora que aparecen en los propios documentos); las fuentes historiogrficas y bibliogrficas; los instrumentos de descripcin y los cuadros de clasificacin orgnicos y/o funcionales elaborados por la institucin de Archivo. 2. Fuentes de informacin para el Ttulo de la Serie, la Subserie y sus divisiones: El estudio de la tipologa diplomtica y administrativa de las unidades documentales que componen la serie, los instrumentos de descripcin y los cuadros de clasificacin orgnicos y/o funcionales elaborados por la institucin de Archivo. 3. Fuentes de informacin para el Ttulo de la Unidad documental compuesta o simple: La propia documentacin.

23 Rules for Archival Description. 2nd edition / Canadian Committee on Archival Description. Canadian Council of Archives, 2004,( 2,

4.3.b36i).

ELEMENTO

TTULO

13