GUA METODOLGICA PARA LA FORMULACIN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIN Y DEL PLAN OPERATIVO DE CAPACITACIN

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1. Planificacin Estratgica de la Capacitacin 1.1. Visin sistmica de la capacitacin en las organizaciones 1.2. Factores para asegurar el xito de la planificacin 1.3. Anlisis de elementos claves para la planificacin de la capacitacin 2. Plan Institucional de Capacitacin 2.1. 2.2. 2.3 2.4. 2.5 3. Qu es el Plan Institucional de Capacitacin? Objetivos y caractersticas del PIC Qu es el Plan Operativo de Capacitacin? Objetivo y caractersiticas del POC Resultados a lograr en las distintas etapas del PIC

Actores que participan en la formulacin del PIC 3.1. Instituto Nacional de la Administracin Pblica 3.2. Autoridades de jurisdicciones y organismos descentralizados 3.3. Titular de la Unidad de Personal y Coordinador Tcnico de Capacitacin 3.4. Niveles Directivos, de Coordinacin y de Jefatura de jurisdicciones y organismos descentralizados 3.5. Personal de jurisdicciones y organismos descentralizados (sin personal a cargo) 3.6. Consejeros Gremiales 3.7. Delegacin Jurisdiccional de la Comisin Permanente de Carrera 3.8. Comisin Consultiva del Sistema Nacional de Capacitacin 3.9. Prestadores de Capacitacin

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4. Insumos para la formulacin del PIC y del POC 4.1. El Diagnstico Institucional (DI) 4.1.1. Aportes de Diagnstico Institucional 4.1.2. Metodloga 4.1.3. Dimensiones del Diagnstico Institucional 4.2. El Diagnstico de Necesidades de Capacitacin

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4.2.1. Qu brinda el DNC? 4.2.2. Metodologa 4.2.3. Anlisis del diagnstico 4.3 Tcnicas posibles para realizar el DI y el DNC 5. Aspectos conceptuales para la formulacin del Plan Institucional de Capacitacin 6. Proceso de aprobacin y acreditacin de los Planes y Actividades de Capacitacin por parte del INAP 7. Evaluacin Aspectos Generales 7.1. Qu es la evaluacin? Conceptos y Propsitos 7.1.1. Principios que regulan la evaluacin de la capacitacin 7.1.2. Momentos de la evaluacin: Diseo, ejecucin y resultados 7.1.3. Tipos de evaluacin: interna-externa 7.1.4. Niveles de evaluacin del proceso formativo y de gestin 7.1.5. Esquema de Evaluacin 7.2. Evaluacin del PIC 7.2.1. Objetivos de la evaluacin del PIC 7.2.2. Evaluacin interna y externa del PIC 7.2.3. Criterios de evaluacin del PIC 7.2.4. Instrumentos para evaluar el PIC 7.2.5. Informe final de resultados del PIC 7.3. Evaluacin del POC 7.3.1. Objetivos de Evaluacin del POC 7.3.2. Evaluacin interna y externa del POC 7.3.3. Criterios de evaluacin del POC 7.3.4. Instrumentos para evaluar el POC 7.3.5. Informe final de resultados del POC 21 23 24

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GUA METODOLGICA PARA LA FORMULACIN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIN Y DEL PLAN OPERATIVO DE CAPACITACIN

1 . PLANIFICACIN ESTRATGICA DE LA CAPACITACIN La capacitacin se ha convertido en una herramienta fundamental para apoyar las estrategias de las organizaciones, ms an, debiera ser el reflejo de tales estrategias, con lo cual el anlisis de los planes de capacitacin permitira conocer los planes estratgicos de la organizacin. 1 .1. Visin Sistmica de la Capacitacin en las Organizaciones Desde una perspectiva de sistemas, la capacitacin responde a las caractersticas de un subsistema dentro de las organizaciones. Se relaciona con otros subsistemas de los que recibe aportes y a los cuales retroalimenta. En tal perspectiva, la capacitacin es un proceso abierto, en cambio permanente debido a la influencia de los restantes componentes de la organizacin. En esta concepcin de la capacitacin como un subsistema integrado en la organizacin, formando parte de la estrategia de la misma, los aportes que proceden de los otros subsistemas darn informacin sobre los siguientes aspectos estratgicos, de consideracin prioritaria al momento de planificar la capacitacin: Los planes, programas, proyectos y procesos que desarrollan las lneas estratgicas de la organizacin Las nuevas tecnologas de prxima implantacin Los cambios culturales que pretendan instalarsedesde la conduccin de la organizacin El clima laboral Las previsiones de cambios cualitativos y cuantitativos en el personal La promocin y los planes de carrera

Para ponderar la relevancia estratgica de la capacitacin en la organizacin es til considerar las siguientes variables: Principios que inspiran la capacitacin en la organizacin y su papel en la estrategia global de la misma.

 La inversin en capacitacin, en relacin con el presupuesto global y con el presupuesto de personal La participacin de la direccin y de los responsables de reas en la planificacin de la capacitacin El papel y el reconocimiento del rea responsable de la capacitacin La filosofa y los criterios de evaluacin de la capacitacin

1 .2. Factores para asegurar el xito de la planificacin Algunos factores claves son: Contar con el apoyo e involucramiento de los responsables polticos y alta direccin de la organizacin. Conseguir que los integrantes de la organizacin compartan la visin de que la capacitacin juega un papel fundamental en el funcionamiento de esa organizacin Contar con la participacin y colaboracin constructiva de los destinatarios de la capacitacin Disponer de una unidad de gestin de la capacitacin que desarrolle un papel activo y eficaz al servicio de la organizacin 1 .3. Anlisis de elementos claves para la planificacin de la capacitacin Durante el proceso de planificacin de la capacitacin es necesario llevar a cabo tareas de diagnstico y anlisis de elementos clave para determinar los lineamientos estructurales de la capacitacin de la organizacin: Anlisis de las oportunidades y amenazas provenientes del entorno de la organizacin Anlisis de las fortalezas y debilidades de la organizacin, a partir de un anlisis interno del mismo. Anlisis del Plan Estratgico en su conjunto y, particularmente, anlisis de las polticas, planes programas, proyectos, procesos prioritarios, misiones y objetivos de largo y mediano plazo de las distintas reas lneas de accin presupuestadas. Anlisis de las polticas de personal de la organizacin y su relacin con las orientaciones de la Oficina Nacional de Empleo Pblico respecto de los requisitos de la carrera administrativa. Anlisis de la Poltica de Capacitacin para la Administracin Pblica establecida por el I.N.A.P. Diagnstico de necesidades de capacitacin del personal de la organizacin. Descripciones de los perfiles de los puestos de trabajo.

Diagnstico de la capacidad institucional del rea de personal/capacitacin de la organizacin para afrontar el proceso capacitador en todas sus etapas.

Existen adems otras fuentes que proporcionan informacin til para la planificacin: Acuerdos y convenios realizados con organizaciones representativas del personal. Informes de auditora, informes de resultados de gestin, memorias institucionales. Reuniones y entrevistas con personal responsable de los diferentes mbitos de la organizacin. El Manual de Induccin para el personal que ingresa a la organizacin. Antecedentes de las actividades formativas realizadas en aos anteriores. Evaluaciones de desempeo del personal.

Una adecuada ponderacin y articulacin de estos elementos clave e informacin obtenida a travs de fuentes complementarias, aumentar las posibilidades de planificar una capacitacin que contribuya a mejorar el desempeo tanto de las distintas unidades de la organizacin como del personal en el logro de los objetivos y resultados prioritarios de la gestin y de la prestacin de los servicios al pblico.

2 . PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIN Y PLANES OPERATIVOS 2 .1. Qu es el Plan Institucional de Capacitacin? El Plan Institucional de Capacitacin (PIC) es el documento por el cual se expresa la planificacin de la capacitacin para un perodo plurianual y que incluye . al conjunto de lineamientos sistematizados destinados a orientar el proceso capacitador en sus etapas de diseo, ejecucin y evaluacin. El PIC permite articular las polticas prioritarias de la organizacin y su correspondiente poltica de recursos humanos, con la capacitacin de las personas que la integran. Implica fundamentar y establecer la direccionalidad de la formacin y desarrollo del personal, a fin de contribuir al logro de resultados de la organizacin dando respuesta a necesidades de la ciudadana y a los nuevos desafos del contexto. Incluye a todos los mbitos de la organizacin y considera los recur5

sos disponibles, a saber: las personas y sus competencias, infraestructura y materiales, disponibilidad presupuestaria, entre otros. Niveles de planificacin: El Plan Institucional y el Plan Operativo en las organizaciones. La planificacin de la capacitacin de las organizaciones de la administracin pblica supone la consideracin de distintos niveles de anlisis. En primer lugar destaca el nivel de anlisis poltico, en el cual se definen los lineamientos generales de la organizacin, contemplando la misin institucional, la visin y los objetivos estratgicos. En segundo lugar se puede reconocer un nivel de anlisis en el cual se definen los objetivos generales y resultados esperados de la capacitacin, priorizados a mediano plazo. En este nivel se consideran las orientaciones que en poltica de capacitacin establecen el INAP y la ONEP; las necesidades estructurales de capacitacin de la jurisdiccin y, por ltimo, las tendencias y tecnologas de gestin predominantes en la administracin pblica nacional. Para ello se deben tener en cuenta las polticas estratgicas y las lneas de accin presupuestadas de la organizacin, que se operativizan a travs de sus planes, programas, proyectos, procesos estratgicos articulados con prioridades especficas surgidas del desarrollo de carrera de los agentes que componen esa organizacin. Es necesario discriminar aquellos objetivos que se relacionan predominantemente con las reas sustantivas de los organismos respectos de aquellos objetivos ms vinculados con tareas de apoyo.

Finalmente, al nivel de anlisis operativo corresponde la definicin de objetivos de capacitacin de corto plazo. Estos objetivos operativizan los objetivos generales establecidos en el nivel estratgico por medio de actividades concretas de capacitacin y formacin. Tanto los objetivos de capacitacin de corto plazo como el diseo de las acciones de capacitacin para darles respuesta se plasman en un documento denominado Plan Operativo de Capacitacin (POC), de alcance semestral o anual. 2.2.. Objetivos y caractersticas del Plan Institucional de Capacitacin El PIC tiene como objetivos describir, promover, asegurar y brindar una capacitacin planeada y diseada con criterios de calidad vinculada y comprometida con el mejoramiento continuo del: Funcionamiento de las Unidades Organizativas. Desempeo del personal en el logro de sus objetivos de gestin. La entrega de bienes y servicios al ciudadano.

En sntesis, la informacin contenida en el PIC debe dar cuenta de manera explcita la relacin existente entre:

La misin, visin y objetivos estratgicos de la organizacin fijados a nivel poltico. Las polticas estratgicas, los objetivos generales y resultados esperados de la capacitacin, priorizados a mediano plazo, que contribuirn a mejorar el desempeo de las unidades organizativas y del personal en el logro de los objetivos y resultados prioritarios de la gestin y de la prestacin de los servicios al pblico que se operativizarn a travs de: Los planes, programas, proyectos, procesos que desarrollan las lneas estratgicas de la organizacin. Las nuevas tecnologas de prxma implantacin. Los cambios culturales que, desde la conduccin de la organizacin, pretendan instalarse. La mejora del clima laboral. La promocin y los planes de carrera.

En primer lugar, es necesario resaltar que la Formulacin del Plan Institucional de Capacitacin tiene por insumo los resultados obtenidos en el Diagnstico Institucional y en el Diagnstico de Necesidades de Capacitacin, as como tambien los relevamientos del contexto de la Administracin Pblica Nacional y otras fuentes que considere pertinente el Area de Recursos Humanos del Organismo responsable de liderar la elaboracin del plan. Entre los ms valorados dentro de este ltimo tipo de insumos deben tenerse en cuenta las evaluaciones de desempeos de los agentes, los informes de auditoras, los resultados obtenidos a partir de indicadores mensurados de tecnologas de gestin tales como Carta Compromiso con el Ciudadano, Acuerdos Programa , Planes Estratgicos y otras fuentes de recoleccin ms o menos formales y o regulares. A partir del procesamiento de los insumos mencionados y su vinculacincon la Misin, Visin, Objetivos Estratgicos y Proyectos de Gestin, se formulan los objetivos generales de capacitacin que enmarcan y orientan las futuras actividades de capacitacin que sern documentadas en el Plan Operativo de Capacitacin. 2.3.. Qu es el Plan Operativo de Capacitacin? El Plan Operativo de Capacitacin (POC) es la desagregacin u operacionalizacin del Plan Institucional de Capacitacin (PIC), que establece mediante qu acciones se concretar el cumplimiento de los objetivos generales y las competencias necesarias de mantener o desarrollar para la gestin de la organizacin. 2.4. Objetivo y caractersticas del Plan Operativo de Capacitacin El objetivo del POC es planificar sistemticamente un conjunto de acciones de capacitacin en un perodo de seis meses a un ao. El POC, en ese sentido, es

ms que la sumatoria de acciones, ya que apunta a evitar la dispersin de esfuerzos y recursos, las superposiciones y/o aislamiento de acciones de capacitacin de las distintas reas del organismo. En positivo, el POC apunta a otorgar racionalidad a la ejecucin, coherencia al conjunto, visin integral del accionar, equilibrio en trminos de la inclusividad o cobertura, sentido organizacional en el marco de la planificacin mayor, el PIC. Este plan semestral o anual, es un documento gua que traduce las necesidades de capacitacin de actividades formales y no formales a ejecutar en ese perodo. Sobre la base de las prioridades fijadas en el PIC (Objetivos de Gestin), el POC toma una serie de decisiones operativas de modo de: organizar la forma y el contenido de estas actividades (diseo). asignar los recursos necesarios a las tareas para su realizacin (gestin).

En otras palabras, en este momento del proceso de planificacin se disean las acciones formativas que atienden al logro de competencias necesarias y prioritarias para la optimizacin de los procesos y productos de la organizacin. Por una parte, el POC establece para cada accin a realizar el programa preliminar o definitivo, con los componentes de diseo de capacitacin establecidos por INAP a tal efecto.1 Adems, en el POC corresponde estimar en forma global, entre otros aspectos, los siguientes: recursos humanos (personal, docentes). recursoseconmico-presupuestarios como contrataciones, alquiler de espacios y tecnologa, elaboracin de documentos, etc. logstica y equipamiento. recursos institucionales (acuerdos, convenios, contrataciones, etc.). plazos de ejecucin.

La evaluacin de la ejecucin del POC requiere por ende de mecanismos e instrumentos prcticos que ayuden al equipo responsable a advertir problemas y desvos por partida doble: la calidad de las acciones de capacitacin. la calidad de la gestin del plan.

Las actividades a desarrollar pueden ser: Realizadas o promovidas por las organizaciones. Efectuadas por instituciones dedicadas a la capacitacin laboral y profesional. De autodesarrollo profesional.
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Ver Resolucin SGP N 51/2003.

Al definir las actividades de Capacitacin es necesario pensar en que las mismas pueden ser formales y no formales, por lo cual se tendrn en cuenta acciones no escolarizadas de aprendizaje que puedan realizarse en el interior de la organizacin, orientadas a elevar el nivel y grado de conocimientos, habilidades y/o competencias de los agentes en el marco de sus responsabilidades, como pueden ser: Actividades de actualizacin tcnico profesional. Difusin de buenas prcticas. Autoformacin profesional. Todas las actividades no formales de capacitacin sern supervisadas por un funcionario que revista funciones ejecutivas, el cual deber estar inscripto en el Registro de Prestadores del Sistema Nacional de Capacitacin. Cada una de estas actividades debe ser presentada con su correspondiente programa. El POC ser presentado semestralmente o anualmente para su aprobacin y para la acreditacin de las actividades por INAP. Su aprobacin estar sujeta al cumplimiento de criterios que establezcan la correspondencia entre esa planificacin operativa y los objetivos y competencias definidos en el PIC. La acreditacin de las actividades depender del grado de avance que presenten los diseos de acuerdo con los componentes establecidos (ver documento Componentes para la Presentacin de Diseos de Actividades de Capacitacin). 2 .5. Resultados a lograr en las distintas etapas del PIC Por resultados esperados se entiende la serie de contribuciones que la capacitacin realiza a la organizacin para la resolucin de desafos y problemticas detectadas en el anlisis institucional. Es el valor agregado de las competencias generadas en el personal a travs de la capacitacin. El resultado expresa el impacto que se pretende generar con capacitacin sobre el desempeo de las reas, as como sobre la calidad de los procesos, servicios y productos institucionales. Desde esa perspectiva, a diferencia de los objetivos generales, los resultados esperados remiten a lo que la organizacin recibir a cambio de este esfuerzo, de esta inversin en capacitacin, de la generacin de competencias. Refiere, en ltima instancia a los cambios esperados en el nivel de rendimiento de la organizacin, a travs de fortalecer sus aspectos sensibles a la variable capacitacin. Es importante destacar que el cumplimiento de los Objetivos Estratgicos requiere de otros componentes o variables, adems de la capacitacin de las personas que los llevan adelante. Estos otros componentes son por ejemplo, la poltica, la tecnologa, recursos, infraestructura, tiempo, etc. Se espera tanto de la capacitacin como del resto de variables organizacionales que confluyen al logro de los objetivos de gestin, que sean: Oportunas: que arribe a tiempo para la resolucin del problema o desafo del que se trate;

Tcnicamente adecuadas para colaborar con la resolucin efectiva del problema, y Legitimadas o consensuadas, que cuenten con apoyo, reconocimiento y aceptacin del conjunto de la organizacin

Por ello, se define que en tanto la capacitacin es una de las herramientas o componentes en una red de recursos que la organizacin despliega para alcanzar sus objetivos de gestin, los resultados esperados de la capacitacin son contribuciones parciales al logro cabal de esas metas. Tambin es preciso considerar que en un modelo de gestin por resultados, son estas contribuciones fijadas con antelacin las que permitirn la rendicin de cuentas, una vez ejecutado el plan. Por ello, a mayor precisin en su definicin, mejores condiciones para realizar el seguimiento y la evaluacin de los resultados organizacionalesque la capacitacin promueve y produce.

3 . ACTORES QUE PARTICIPAN EN LA FORMULACIN DEL PIC El desarrollo ptimo del proceso de formulacin del PIC es que el mismo se convierta en una responsabilidad compartida de todos los integrantes de la organizacin, con reconocimiento y apoyo por parte de las mximas autoridades no una tarea aislada del rea de Personal. En funcin de este desarrollo ptimo se enuncian los principales actores que intervienen en la etapa de formulacin del PIC. 3 .1. Instituto Nacional de la Administracin Pblica: elabora las pautas para la formulacin, implementacin, seguimiento y evaluacin de los PIC. brinda asistencia tcnica y capacitacin a las Unidades de Personal para la formulacin, implementacin y evaluacin de los PIC. evala la formulacin, implementacin, seguimiento y evaluacin de los PIC. aprueba los PIC que resultan del proceso de formulacin y satisfacen las pautas establecidas.

3.2. Autoridades de jurisdicciones y organismos descentralizados: Establecen las lneas directrices de capacitacin de la Jurisdiccin u Organismo, conforme a las instrucciones s del Sistema Nacional de Capacitacin. brindan a la Unidad de Personal informacin respecto de las necesidades de capacitacin del personal en especial de los niveles directivos- en funcin de las polticas estratgicas que se estn llevando adelante en la organizacin, participan en las actividades de diagnstico institucional y de detec-

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cin de necesidades de capacitacin coordinadas por la Unidad de Personal con vistas a la formulacin de los PIC, aportando informacin necesaria. 3.3. Titular de la Unidad de Personal y Coordinador Tcnico de Capacitacin: El titular de cada Unidad de Personal, con la participacin del Coordinador Tcnico de Capacitacin en quien en su caso se hayan asignado las funciones respectivas: coordina el proceso de diagnstico organizacional y la deteccin de necesidades de capacitacin con vistas a la formulacin del PIC. coordina la formulacin de la propuesta del PIC. impulsa la ejecucin del PIC. monitorea su cumplimiento y propone las modificaciones convenientes. asegura la gestin eficiente de los procesos administrativos relativos a los PIC. asegura la aplicacin de la normativa vigente respecto de los PIC. participa en las reuniones y acciones de capacitacin que el INAP realice con vistas a la elaboracin de los PIC.

El Coordinador Tcnico de Capacitacin es designado por la autoridad superior de la que dependa la Unidad de Personal o, por delegacin de aqulla, por el titular de esta unidad, cuando corresponda y debe ser un funcionario de Planta Permanente de nivel escalafonario no inferior a C que acredite ttulo de nivel superior universitario o no universitario afn a la gestin de servicios educativos formales o no formales, a la administracin de personal o a la especificidad tcnica de la jurisdiccin o entidad. (Resolucin SGP N 02/02, art. 5) 3 .4. Niveles directivos, de coordinacin y de jefatura de jurisdicciones y organismos descentralizados: participan en las actividades de diagnstico organizacional y de deteccin de necesidades de capacitacin coordinadas por la Unidad de Personal con vistas a la elaboracin de los PIC, aportando informacin sobre la organizacin, sobre sus necesidades de capacitacin y sobre las necesidades de capacitacin del personal a su cargo.

3 .5. Personal de jurisdicciones y organismos descentralizados (sin personal a cargo): participa en las actividades de diagnstico organizacional y de deteccin de necesidades de capacitacin coordinadas por la Unidad de Personal con vistas a la elaboracin de los PIC, aportando informacin sobre la organizacin y sobre sus necesidades de capacitacin.

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3 .6. Consejeros Gremiales: Son designados por las organizaciones sindicales signatarias del Convenio Colectivo de Trabajo General instrumentado por el Decreto N 66/99. Se designa un Consejero Gremial de Capacitacin en cada jurisdiccin u organismo descentralizado. Los Consejeros Gremiales conforme a la Resolucin SGP N 02/02, art. 9 colaborarn con los titulares de las Unidades de Personal en: la coordinacin de la elaboracin del Plan Institucional de Capacitacin, la deteccin de necesidades de capacitacin del personal, la presentacin de las propuestas segn lo establecido en el artculo 66 del Anexo I del Decreto N 66/99, y su debida integracin en los Planes Institucionales de Capacitacin o en los Planes Operativos Anuales segn lo establecido en los artculos 3 y 4 del presente Anexo, la impulsin de la ejecucin de los citados planes y en su seguimiento y mejoramiento continuo, la difusin de las convocatorias y en la tramitacin de las inscripciones o solicitudes de acreditacin de actividades de capacitacin, la promocin de la participacin de los agentes en las actividades y en el asesoramiento de stos respecto de sus derechos y obligaciones en la materia, y, la verificacin del principio de igualdad de oportunidades en la asignacin de vacantes.

3 .7. Delegacin Jurisdiccional de la Comisin Permanente de Carrera: Eleva -mediante acta- la propuesta del Plan Institucional de Capacitacin para dictamen del Instituto Nacional de la Administracion Publica.(Res. SGP N 02/02, art.4) 3 .8. Comisin Consultiva del Sistema Nacional de Capacitacin: Est integrada por los responsables de las unidades de Recursos Humanos (quines pueden estar representados por sus respectivos Coordinadores Tcnicos de Capacitacin), los Consejeros Gremiales de Capacitacin, los funcionarios con rango no inferior a Director del INAP, dos representantes de la Oficina Nacional de Empleo Pblico de la Subsecretara de la Gestin Pblica de la Jefatura de Gabinete de Ministros de igual rango y cuatro representantes designados por las organizaciones sindicales signatarias del Convenio Colectivo de Trabajo General instrumentado por Decreto N 66/99 segn la proporcin con la que hubieran participado en dicho Convenio. Es presidida por el Director Nacional del INAP o, en su ausencia, por el Director que ste designe al efecto( Res. SGP N 02/02, art.7). Esta Comisin colabora con el mejor desempeo y ejecucin de las polticas de capacitacin y propone las medidas convenientes para asegurar los objetivos,

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responsabilidades y recursos del Sistema Nacional de Capacitacin en el marco del cual se desarrollan los PICs. 3.9. Prestadores de Capacitacin: Se consideran prestadores de capacitacin a aquellos individuos e instituciones que estn debidamente inscriptos en el Registro de Prestadores del Sistema Nacional de Capacitacin. Estos prestadores participan, junto a los responsables de capacitacin de las organizaciones, en el diseo de actividades de capacitacin, toman a su cargo el desarrollo de las mismas, y evalan los aprendizajes producidos.

4 . INSUMOS PARA LA FORMULACIN DEL PIC Y DEL POC Con el propsito de sustentar la elaboracin del Plan Institucional de Capacitacin, resulta de gran valor disponer de un diagnstico institucional (DI) as como de un diagnstico de necesidades de capacitacin (DNC). El Diagnstico Institucional puede proveer un conocimiento en profundidad del organismo, obtenido mediante el anlisis institucional. Este anlisis puede existir en la organizacin con antelacin al PIC, as como puede realizarse a efectos de la planificacin. El Diagnstico de Necesidades de Capacitacin, por su parte, es el insumo bsico que permite formular adecuadamente la planificacin de la capacitacin, estableciendo los requerimientos de los distintos tipos de competencias, ya sea de mantenimiento, de solucin a problemas concretos o necesario en un proyecto de cambio. Las modalidades para la realizacin del diagnstico de necesidades de capacitacin, se ajustan a las particularidades de cada organizacin., siendo imprescindible el involucramiento y compromiso de las autoridades superiores y funcionarios responsables de la evaluacin de desempeo de la institucin, 4.1. El Diagnstico Institucional El Diagnstico forma parte del proceso de Desarrollo Organizacional, (R. Beckhard). Ms all que la organizacin haya implantado un proceso de Desarrollo Organizacional, o de Acuerdo por Programa, o de Carta Compromiso, o est en condiciones de hacerlo en un futuro, el Diagnstico Institucional constituye una de sus etapas. Consecuentemente en cuanto a su carcter de proveedor de insumos para la formulacin del PIC, el DI es independiente de la existencia de procesos de reingeniera que lo engloban. El DI es un proceso complejo que toma en consideracin los componentes de la organizacin que son cruciales para su capacidad de gestin, y se orienta principalmente al proceso de solucin de problemas. El anlisis que conduce al DI abarca varias tcnicas relacionadas con la identificacin de preocupaciones y

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consecuencias, establecimiento de prioridades y transacciones con los propsitos y objetivos, y da lugar a estrategias alternativas y desarrollo de planes para su implementacin, prestando considerable atencin al desarrollo y verificacin de nuevos enfoques para la solucin de problemas. En sntesis, la finalidad del DI consiste en evaluar el estado actual de la organizacin respecto al cumplimiento de su misin y a las estrategias desarrolladas para lograrla, identificando los obstculos o problemas crticos que impidan o dificulten la gestin, sus causas y las distintas alternativas de resolucin, como as tambin descubrir oportunidades ante nuevos desafios. Por lo tanto constituye un sistema de control que permite optimizar la gestin de la organizacin. 4.1.1. Aportes del Diagnstico Institucional El DI permite abordar simultneamente el enfoque: a) situacional: corresponde al estado de situacin actual y en perspectiva de la organizacin, desde la visin sistmica, en relacin con el logro de sus objetivos. b) prospectivo: corresponde a los fines, objetivos y metas. El DI, constituye un requisito bsico para: Formular polticas y definir estrategias. Formular la planificacin de la organizacin integralmente o de alguno de sus subsistemas, independientemente de la metodologa seleccionada para su desarrollo. Identificar circunstancias-problemas y sus soluciones alternativas. Identificar potencialidades que permitan generar nuevos proyectos y mejorar los resultados actuales. Generar procesos de cambio con consistencia interna y viabilidad en su desarrollo. Desarrollar indicadores de gestin que permitan establecer niveles comparativos con los estndares preestablecidos. Analizar y evaluar procesos.

Fig. Vinculacin del D.I.- DNC.- Formulacin PIC y POC:

Diagnstico Institucional Diagnstico de Necesidades de Capacitacin

Formulacin del PIC Formulacin del POC

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Su ausencia no impide que el rea responsable de la capacitacin maneje la informacin que surge de planes estratgicos, proyectos, programas, informes de auditora, memorias y balances de gestin u otros documentos institucionales. (Ver punto 4.1.2.) El entrecruzamiento de la informacin relevada y procesada tanto en el DI como en el DNC resulta indispensable para la formulacin del PIC y del POC, ya que permite conocer: Informacin sistematizada de la organizacin, indispensable para sustentar los procesos de mejora continua en los que intervienen componentes de capacitacin. Los lineamientos polticos de la organizacin con la determinacin de las prioridades en los que intervienen procesos de capacitacin. La situacin actual en materia de desarrollo de competencias y la distancia hasta la situacin deseada. Los procesos operativos por donde hay que comenzar a trabajar prioritariamente y lograr una mejora a corto y mediano plazo. Los recursos con que se cuenta (en la totalidad de sus dimensiones). Los actores comprometidos en sostener los procesos de capacitacin y perfeccionamiento. La poblacin objetivo destinataria de los procesos de formacin o perfeccionamiento laboral. La situacin actual de las reas de RRHH para poner en marcha su Plan Institucional y Operativo de Capacitacin.

4.1.2 Metodologa Las tcnicas de intervencin para realizar el DI son variadas y debe procurarse la utilizacin de la ms adecuada al perfil de cada organizacin. La prctica de la accin de intervencin puede realizarse a travs de un equipo propio, o por consultores externos, o por un equipo mixto compuesto por miembros de la organizacin y externos. La presente Gua no supone un abordaje sobre las distintas metodologas existentes para desarrollar el D.I., sino que se limita a mencionar algunas alternativas metodolgicas que pueden brindar informacin acerca de la organizacin, indispensable para la formulacin del PIC y del POC. Talleres Entrevistas Cuestionarios Observaciones

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En cuanto al mtodo o tcnica para la recoleccin de datos destinados a la formulacin del DI o a las alternativas que se implementen, debe ser aquel que sea ms accesible a las caractersticas del Organismo. Adems, existe informacin secundaria contenida en distintos documentos, que constituye un valioso aporte para la planificacin, complementando la obtenida en el DI, incluso ser un sustituto del diagnstico cuando este no est disponible. Algunos de los documentos ms relevantes pueden ser: Normativa Planes estratgicos Programas y proyectos Informes de gestin Informes de auditora Memorias Presupuesto Documentos institucionales Informacin relevada por consultores externos

4.1.3. Dimensiones del Diagnstico Institucional Las dimensiones del Diagnstico Institucional que se mencionan a continuacin proporcionan la informacin ms acabada de la organizacin. Si bien existen otras dimensiones que completan el DI de toda organizacin, en este caso se presentan las ms significativas para la consecucin de los fines de este documento. En cuanto a insumo para la formulacin del PIC, debe considerarse como ptimo alcanzar la totalidad de las dimensiones presentadas, no excluyendo que en trminos de viabilidad esto no sea factible, tener en cuenta que cuanto menos dimensiones se analicen, ms imprecisas sern las deducciones. Dimensiones : La misin de la organizacin Cul es la razn de ser de la organizacin? La visin Cmo es la organizacin que esperamos lograr en un perodo aproximado de tres aos? A partir de la cual se produce la alineacin de sus componentes. Los objetivos estratgicos, programas y proyectos La estructura organizativa, es decir el sistema interrelacionado de roles (organigrama),con la definicin de funciones y responsabilidades. Recursos: Personal: localizacin, nivel educativo, carrera administrativa, perfiles, competencias Fsicos Presupuestarios Los recursos externos, es decir la vinculacin que tenga la jurisdiccin con otras organizaciones pblicas y privadas para alcanzar objetivos comunes y/o complementarios de capacitacin, por medio de dife16

rentes estrategias de cooperacin. ( socializacin de recursos, contratacin de servicios a costos diferenciados, intercambio de tecnologas, medios, desarrollo de actividades conjuntas, etc.) Informacin acerca de los procesos de capacitacin desarrollados en la organizacin. Informacin sobre el desempeo del personal. Informacin acerca de la Cultura Organizacional (Valores, mitos, creencias). El contexto de la organizacin. Interno y externo a travs del anlisis de sus fortalezas, debilidades, oportunidades, amenazas y desafos. 4.2. El Diagnstico de Necesidades de Capacitacin El Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC) es el segundo elemento central que permite formular adecuadamente la planificacin de la capacitacin. A travs del mismo se conoce y se valora la situacin en que se desenvuelven los recursos humanos de la organizacin, detectando los problemas, conflictos y restricciones que se pueden originar por la falta de conocimientos, habilidades y actitudes, y que afectan el desempeo de la organizacin. Objetivo del Diagnstico de Necesidades de Capacitacin Es identificar en forma situacional y estratgica los problemas y/o desafos de la Organizacin para el cumplimiento de sus objetivos, posibles de ser solucionados a travs de un proceso de capacitacin. 4.2.1. Qu brinda el DNC? Un adecuado proceso de deteccin de necesidades de capacitacin permitir: Identificar los problemas de gestin factibles de ser solucionados a travs de procesos de capacitacin. Direccionar los procesos de capacitacin del organismo hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales, integrados a los requerimientos del Sistema Nacional de Profesin Administrativa y a promover el desarrollo del personal.

Una realizacin acertada del DNC debe contemplar el conocimiento preciso de la informacin suministrada por el Diagnstico Institucional. De los distintos problemas organizacionales detectados en el DI, este capitulo se ocupar especficamente de aquellos problemas detectados posibles de solucionar a travs de procesos de capacitacin. Se entiende por problemas la brecha existente entre una situacin actual y una situacin deseada, en trminos de dificultades u obstculos que impiden

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alcanzarla, as como tambin en trminos de desafos promovidos por un proceso de cambio. Los problemas factibles de ser solucionados mediante un proceso de capacitacin pueden deberse a: Que la situacin actual no satisface el objetivo organizacional prefijado. Que la situacin proyectada es insatisfactoria. Que ante la necesidad de fijar nuevas estrategias, polticas o proyectos, las personas no tienen las competencias necesarias para realizarlos.

El diagnstico no generar una lista de actividades o cursos sino por el contrario permitir identificar cuales son los requerimientos para el cumplimiento de los objetivos estratgicos, lo que permitir disear el Plan Institucional de capacitacin y el Plan Operativo, transformando cada competencia en actividades a desarrollar para alcanzar esos objetivos. El INAP ofrece la asistencia tcnica de sus equipos de trabajo para la formulacin del Diagnstico de Necesidades de Capacitacin, alineados a los objetivos institucionales. 4.2.2. Metodologa Las modalidades para la realizacin del DNC, se ajustan tambin a las particularidades de cada organizacin, siendo imprescindible lograr el mayor involucramiento y compromiso posible de las autoridades superiores y funcionarios responsables de la evaluacin de desempeo de la institucin. El compromiso de las autoridades y funcionarios de la Organizacin supone una corresponsabilidad en el proceso de capacitacin, con base en una participacin activa en el diagnstico y planificacin de las actividades del personal. Lograr este compromiso es una funcin central de los responsables de la gestin de personal. Los instrumentos a utilizar para el diagnstico son de suma importancia para obtener informacin y datos confables, que sustenten la elaboracin del PIC y el POC. Es indispensable que el producto obtenido permita identificar: Las competencias necesarias para efectivizar los objetivos de gestin. Las necesidades de la totalidad de la organizacin.

Las herramientas utilizadas deben reflejar un enfoque multidisciplinario y participativo que permita ajustar la planificacin de las actividades de capacitacin a las demandas reales de la organizacin o de un rea o proyecto de trabajo. Un diagnstico eficiente puede realizarse a travs de distintos instrumentos, como, entrevistas, talleres, reuniones de deteccin de necesidades, etc.

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4.2.3. Anlisis del diagnstico Una vez relevada la informacin es necesario realizar un anlisis que permita responder interrogantes como los siguientes: Cul es la necesidad institucional subyacente en la solicitud de capacitacin?, Cules son los aspectos concretos en que la institucin debe mejorar su desempeo?, Es necesario mejorar la credibilidad de la institucin frente al ciudadano, los responsables de la toma de decisiones? Etc. Qu cambios son necesarios en materia de desempeo funcional para poder satisfacer esa necesidad institucional? Se estn incorporando nuevas tecnologas que requieren nuevas aptitudes y conocimientos? El desempeo insatisfactorio es resultado de falta de supervisin, equipos defectuosos u obsoletos u otros factores? Qu medidas deberan adoptarse para llevar el desempeo funcional al nivel deseado? El desempeo actual del personal indica la necesidad de contar con nuevas aptitudes y conocimientos? El anlisis de las necesidades debe permitir conocer que es lo que se quiere lograr y su justificacin, conocer el Por qu se busca esta situacin y el para qu, que contribucin se espera que produzca la capacitacin sobre la Organizacin, as como tambin conocer quienes deben adquirir estas competencias. Todos aquellos datos que surgen en el diagnstico de necesidades, es necesario que se transformen en informacin til para la elaboracin del Plan Institucional de Capacitacin, permitiendo: Establecer prioridades ante la totalidad de las necesidades detectadas. Establecer los objetivos y lineamientos de las estrategias de capacitacin, los cuales se desprenden de los objetivos estratgicos de la organizacin. Identificar de la poblacin objetivo a capacitar. Precisar qu tipo de conocimientos habilidades y actitudes competencias- se requiere para cumplir su tarea a nivel deseado.

Para asignar prioridad a las distintas necesidades deber analizarse el grado de dificultad, la importancia de la actividad, y la frecuencia con que una tarea se cumple y la contribucin que producir a los procesos y productos su resolucin, en base a lo cual se elaborar una estrategia de capacitacin, definiendo los objetivos a lograr, y las competencias necesarias para lograr el nivel deseado. Una adecuada estrategia ayuda a quienes estn a cargo de la capacitacin a tomar en cuenta las prioridades y actuar en forma tal que les permita preparar acciones futuras. Debe existir un equilibrio entre la accin inmediata que se requiere para solucionar problemas urgentes y la planificacin a largo plazo para encarar necesidades de capacitacin en forma general.

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Con estos datos se establecer un proyecto de planificacin el cual se validar con el nivel jerrquico superior, quien diferenciar las necesidades mas urgentes de acuerdo a las polticas institucionales y proyectos en marcha. 4.3. Tcnicas posibles para realizar el DI y el DNC A continuacin se resea algunos instrumentos posibles de ser utilizados para obtener informacin necesaria para el DI y el DNC. Encuestas-Cuestionarios El cuestionario puede llegar a una vasta poblacin en un perodo de tiempo relativamente breve., requiere establecer un objetivo claro y determinar las caractersticas de la poblacin objetivo. Si bien no existe, instrumentos que produzcan resultados ptimos, el cuestionario utilizado conjuntamente con otras tcnicas (entrevista, anlisis de documentos) representa una herramienta de utilidad para quienes diseen la capacitacin. Entrevista Es ms personal que la encuesta y su principal ventaja es la inmediatez . La forma en que se lleva a cabo la entrevista es de fundamental importancia, puesto que afecta a la calidad de la informacin que se obtenga. Son importantes las preguntas abiertas, no perdiendo de vista el objetivo establecido para su realizacin. Tcnicas de grupo Nominal Se utiliza para identificar y asignar prioridades a las necesidades de un grupo. Es una reunin estructurada de personas que poseen conocimientos y experiencia en un rea particular , trabajan con un facilitador para generar ideas y establecer prioridades. Antes de comenzar una TGN, es importante identificar claramente el objetivo, el mismo indica cual es el motivo de la reunin y el resultado previsto. Talleres con Directivos Los talleres estn coordinados por un facilitador el cual puede ser interno o externo al Organismo. Si es externo debe conocer informacin de base como la siguiente: Estructura organizativa Competencias del personal Proyectos en curso Polticas Posicionamiento de las personas que integrarn el taller La realizacin del taller incluye tres fases anlisis de misin de la organizacin, polticas y proyectos en marcha para arribar a las competencias necesarias a adquirir para el fortalecimiento institucional. Existen etapas de trabajo individual, en pequeos grupos y plenarios.

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5. ASPECTOS CONCEPTUALES PARA LA FORMULACIN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIN Con la finalidad de asegurar a las organizaciones una evaluacin externa de su planificacin, se procura asignar, mediante un proceso de acreditacin, el reconocimiento de cumplir estndares de calidad, contribuyendo a fortalecer la legitimidad de las acciones emprendidas en consecuencia. Con la finalidad de utilizar una conceptualizacin compartida, en el presente captulo se definen los conceptos centrales para el proceso de elaboracin del Plan Institucional de Capacitacin. Misin Institucional

Es lo que define la funcin principal de cualquier organizacin, el porqu de su existencia, su propsito y su razn de ser. Se trata de una dimensin de la organizacin que est normativamente formalizada. Visin Es la imagen futura de la organizacin que las autoridades superiores de la organizacin visualizan para su perodo de gestin, relacionada con la misin institucional. Objetivos Estratgicos Los objetivos estratgicos son expectativas que se generan como resultado del anlisis interno y externo de la organizacin en relacin con el cumplimiento de su misin y visin. Tratan del futuro a largo plazo, expresan lo que se espera obtener y tienen un impacto del que depende la supervivencia y el desarrollo de la organizacin relacionada con transformaciones del medio sobre el que acta, y con las modalidades con que desempea su papel. Estructura Organizacional: La estructura de una organizacin es el conjunto de las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas, as como las formas en que se realiza la coordinacin de las mismas. A los efectos de la planificacin de la capacitacin, la estructura da cuenta de los lmites de la organizacin en la cual se realizarn los planes, el mbito de su desarrollo. Adems, permite identificar el universo de actores involucrados, desde las autoridades superiores y directivos hasta el personal operativo. Proyectos de Gestin, Programas, Planes de Gestin y Procesos Estratgicos

Bajo estas denominaciones, se organizan procesos deliberados de cambio, orientados a alcanzar objetivos y metas concretas, mediante un plan de trabajo, con asignacin de roles, responsabilidades, recursos e indicadores de proceso y resultado. As, en el marco de una determinada poltica pblica las organizaciones estatales generan Programas o Proyectos institucionales , con la finalidad de orientar sus competencias especficas hacia los objetivos que plantea la poltica pblica vigente. Esta identificacin es relevante para apreciar el ciclo de gestin anual/plurianual de la organizacin, como proyecto que optimiza

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una comunidad de talentos y recursos, de modo que el trabajo de cada persona cobre sentido en trmino de contribuciones concretas y observables. Los Proyectos de Gestin pueden involucrar un rea o varias, en este ltimo caso hay un rea que tiene la responsabilidad primaria del proyecto. El Plan Institucional de Capacitacin debe dar cuenta de los proyectos ms relevantes encuadrados en la poltica pblica vigente. Objetivos Generales de Capacitacin y Formacin Son los logros que la capacitacin pretende alcanzar en un perodo plurianual con el fin de producir un cambio en la calidad institucional o en las capacidades necesarias para una mayor efectividad en la obtencin de los objetivos de la organizacin . Competencias Se entiende por competencias a las capacidades, conocimientos, habilidades y actitudes adquiridas en el proceso de capacitacin, pasibles de ser transferidas y puestas en accin a las labores profesionales cotidianas de manera precisa y segn lo demande la organizacin. Se trata de un tipo de concepto operacional que permite relacionar una propuesta de actividad de capacitacin con el desarrollo de la estrategia global de la organizacin en la consecucin de sus objetivos. Las competencias han de poseer los siguientes cualidades: pertinencia: deben estar en relacin a los objetivos que fija la organizacin oportunidad deben desarrollarse en el momento en que se las requiere , ni antes ni despus; criticidad deben influir de manera significativa en los resultados esperados; concordancia las competencias conforman un sistema en donde se encuentran relacionadas y complementadas entre s; economicidad: la inversin a realizar debe estar en relacin a los resultados esperados; actualidad: las competencias son frgiles, por lo cual deben ser objeto de mantenimiento. A los efectos de identificar las competencias que se pretende desarrollar, resulta de utilidad la siguiente clasificacin de Guy Le Boterf: Relacionadas con el mantenimiento de las competencias existentes: Tratan de vencer los efectos del olvido y el paso del tiempo. Tiene como objetivo mantener la competencia en s misma y conservar la capacidad de aprendizaje. Relacionadas con la solucin de un problema concreto: Actan para resolver un problema de funcionamiento de la organizacin: Su objetivo es subsanar el mal funcionamiento, como errores de gestin, procedimientos inadecuados, lentitud en los plazos de entrega, rendimiento insuficiente, utilizacin errnea de los equipamientos tecnolgicos. Relacionadas con proyectos de cambio: Proporcionan la adquisicin de las competencias nuevas y necesarias para la realizacin de un proyecto de cambio. Estn vinculadas a decisiones u opciones voluntarias de alguna instancia de la organizacin (direccin general, direccin sectorial, etc.). Constituyen el componente de capacitacin de la ingeniera del proyecto de cambio.

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Relacionadas a la evolucin previsible de determinadas profesiones: Aseguran la adquisicin de las nuevas competencias fundamentales y necesarias debido a la evolucin previsible del entorno socio-tcnico y sectorial. Vienen impuesta por el entorno. Si la organizacin quiere seguir siendo competente no tiene eleccin, es un imperativo para ser capaz de hacer frente a los numerosos desafos que puedan presentarse. No tratan de mantener o conservar destrezas, sino de renovarlas y desarrollarlas a mediano y largo plazo.

6. PROCESO DE APROBACION Y ACREDITACION DE LOS PLANES Y ACTIVIDADES DE CAPACITACIN POR PARTE DEL INAP Se ha considerado conveniente delinear un nuevo marco referencial para describir el proceso de aprobacin y acreditacin de la Capacitacin, de acuerdo a las modificaciones habidas en la normativa vigente, tendiente a una adecuada actualizacin de las competencias laborales del personal de la APN. Dicho proceso tiene su origen en una serie de actividades comprendidas en el PIC, cuya elaboracin lidera el titular de RRHH del organismo, para lo cual puede contar con la asistencia tcnica del INAP. Este Plan debe ser acorde con las polticas estratgicas y las lneas presupuestadas de las jurisdicciones u organismos descentralizados, con el fin de contribuir a mejorar el desempeo de las unidades organizativas y del personal en el logro de objetivos de gestin institucional, y de la prestacin de los servicios al pblico, y cuyos lineamientos de elaboracin ofrece la presente Gua. El Plan tiene como fundamento un proceso de diagnstico de necesidades de capacitacin y contempla las propuestas formuladas por las autoridades y funcionarios responsables de la evaluacin del desempeo del personal para alcanzar los objetivos de la organizacin. La vigencia del Planes plurianual, pudiendo ser objeto de reformas para atender cambios en los supuestos que lo fundamentan. En todos los casos tambin se deben considerar las necesidades detectadas por las organizaciones sindicales signatarias del Convenio Colectivo de Trabajo General (art. 66 del Anexo 1 del Decreto n 66/99). Asimismo el Plan ha de contemplar los crditos de capacitacin requeridos por los agentes junto con la estimacin y compromiso de la inversin necesaria mencionando las distintas fuentes de financiamiento a disposicin, incluyendo los aportes a requerir de manera complementaria al INAP. Adems ha de considerar las especificidades del desempeo laboral exigidos por la Res. 2/2002 SGP en sus Ttulos XII (" De los agentes del interior del pas"), y XIII ("de los agentes en circunstancias laborales especiales").

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Una vez completada, la propuesta del PIC debe ser elevada mediante Acta de la Delegacin Jurisdiccional de la COPECA conforme al art. 4 del Decreto N 993/91 (t.o. 1995) o con la firma de su Presidente para dictamen del INAP (art. 4 Res. 2/2002 SGP), debiendo estar resuelto antes del 30 de noviembre del ao anterior al que corresponda a su puesta en prctica. El INAP ha de expedirse dentro de los 15 das hbiles contados a partir de su recepcin, de acuerdo a los criterios detallados en el captulo de Evaluacin del presente Manual, mediante Disposicin. Cumplido este paso, el titular de la jurisdiccin u organismo aprobar el PIC mediante resolucin, remitindose copia en papel y en formato digital al Instituto para su registro. En caso contrario, se devolver al organismo para su reelaboracin con las observaciones del caso. Las actividades de capacitacin a realizar en el marco de los POC anuales, correspondientes al primer semestre del ao siguiente, se presentarn para su aprobacin y acreditacin al INAP, con anterioridad al 30 de noviembre de cada ao. Las actividades a desarrollar en el segundo semestre se presentarn antes del 31 de mayo de cada ao. Para aprobar y acreditar los POC el INAP ponderar su pertinencia respecto de: 1. El PIC; 2. La calidad del prestador institucional o individual de la actividad (Registro de Prestadores); y, 3. El diseo de las actividades y sus contenidos. Asimismo pueden ser incluidas en la formulacin de los POC, las actividades que el INAP organice o promueva en cualquier modalidad segn lo establecido en los art. 1, 22 y 27 del Anexo 1 de la Resolucin SGP 2/2002 , y otras actividades acreditadas por INAP en el marco de la Resolucin SGP N 51/2003.El INAP aprobar los POC por Disposicin y acreditar las actividades para su realizacin. Si los diseos de las actividades de capacitacin no estuvieran incluidos en los POCs, stos podrn ser aprobados por el INAP, quedando sujeta la acreditacin de las actividades a su oportuna presentacin.

7. EVALUACION 7.1. Aspectos Generales La promocin de una capacitacin planificada en los niveles estratgico y operativo, requiere una evaluacin acorde con ese modelo. La implementacin de un sistema de evaluacin en las instituciones es a propuesta del INAP a fin de garantizar la calidad de los productos de capacitacin organizacionales, mediante el establecimiento de criterios homogneos de evaluacin. Por otra parte, evaluar la gestin del PIC desde su inicio, y contemplando los diversos momentos de su desarrollo (diseo, ejecucin y resultados) es un modo de asegurarse la buena distribucin y optimizacin de los recursos huma-

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nos y financieros evitando trabajo innecesario o duplicado a travs de la mejora continua de procesos. Tambin a travs de la informacin generada durante el proceso de evaluacin los responsables de personal y de capacitacin pueden mostrar de qu modo estn contribuyendo a la misin de la organizacin y generar informacin que respalde sus opiniones, proyectos o decisiones. El siguiente captulo se propone dar respuesta a la necesidad de implementar un sistema racional de evaluacin que informe tanto al INAP como a los responsables de cada organismo sobre la eficacia, eficiencia y efectividad de los esfuerzos en el mbito de la formacin. Este documento sienta bases tericas y prcticas que necesitan una constante adecuacin a la realidad y caractersticas de cada institucin. El sistema aqu propuesto es abierto, flexible y perfectible, utilizando como mecanismo de reajuste la retroalimentacin que se produce como consecuencia de la aplicacin del mismo. 7.1.1. Qu es la evaluacin? Conceptos y propsitos La evaluacin es una actividad programada de reflexin sobre la accin, basada en procedimientos sistemticos de recoleccin, anlisis e interpretacin de informacin. Se concibe a la evaluacin de la capacitacin como una de las tareas diferenciadas del proceso de gestin de planes y actividades, dentro del modelo de planificacin del PIC. Tiene como propsito principal comunicar la marcha de los procesos y los resultados pedaggicos y de gestin de las actividades del plan, a fin de colaborar con la toma de decisiones institucional sobre esta actividad. En ese sentido, sus objetivos principales son: suministrar juicios valorativos y fundamentados sobre el diseo, ejecucin y resultados del Plan Institucional de Capacitacin formular recomendaciones que permitan ajustar las acciones en curso y mejorar las acciones futuras.

7.1.2. Principios que rigen la evaluacin de la capacitacin El Sistema de Evaluacin propuesto est orientado por los principios siguientes: La evaluacin se planifica Incorporar la evaluacin desde la gestacin del proceso de capacitacin, es decir, planificar la evaluacin, brinda mayores garantas de que las actividades a implementar sean concebidas con criterios de calidad en todas sus fases y que se adoptan las medidas necesarias para producir informacin que retroalimente el proceso. La evaluacin planificada asegura una mirada integral del proceso de capacitacin que permita realizar ajustes durante su desarrollo, asegurando la mejora permanente y por consiguiente la calidad del proyecto de capacitacin y la concrecin de los resultados esperados.

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La evaluacin es colaborativa / participativa La evaluacin suele ser objeto de temores y resistencias debido a que su prctica en el mbito de formacin ha tendido a asociarse a una funcin exclusiva de control, con efectos punitivos. El modelo de evaluacin propuesto tiende a una evaluacin plural 2, se sustenta en acuerdos y negociaciones con todos los involucrados en el proceso de capacitacin - sobre todo en torno de sus propsitos y su diseo - asocindolas para lograr la mxima colaboracin en el momento de su implementacin. Es necesario contemplar la introduccin de mecanismos que permitan escuchar todas las voces de los actores en el anlisis y la interpretacin de la informacin, as como en la formulacin de recomendaciones. La evaluacin se concentra en la mejora de los procesos y productos de la capacitacin y colabora con el aprendizaje institucional. La evaluacin se presenta como una herramienta de revisin constante que brinda la informacin necesaria para tomar decisiones, llevar a cabo acciones correctivas sobre la marcha del proceso, aprender de los desvos y sus causas y favorecer la introduccin de correcciones que constituyan aprendizajes capitalizables por la organizacin. Es decir, se pretende una evaluacin til para disparar nuevas acciones, optimizar los recursos, apuntalar la gestin a travs de la mejora continua de los procesos, retroalimentar el sistema. La evaluacin analiza las condiciones y la efectiva transferencia de conocimientos. En la conviccin de que la calidad del diseo de capacitacin, las condiciones de la situacin de aprendizaje y la preparacin del mbito laboral que recibe al personal capacitado promueven la efectiva generacin de competencias ( es decir la aplicacin o puesta en acto de conocimientos en el puesto de trabajo), la evaluacin se ocupa de velar por el anlisis de cada uno de los momentos de la capacitacin para que esta transferencia tenga posibilidades efectivas de ocurrencia, en pos de generar impacto sobre los objetivos de gestin de las organizaciones pblicas. La evaluacin es situada La utilizacin de criterios unificados de evaluacin tiene como objeto poder realizar comparaciones entre los distintos planes, programas y acciones que se desarrollan en el Sistema Nacional de Capacitacin. Ello no impide que el anlisis y la produccin de informacin se realice en relacin con el contexto situacional, con las caractersticas organizacionales que dan sentido a esos resultados3. La singularidad de los esfuerzos realizados en cada jurisdiccin y para cada accin tambin son insumos en los juicios y valoraciones que abre la evaluacin respecto de los procesos y resultados de la capacitacin.

Subirats, Joan Los instrumentos de las polticas, el debate pblico y el proceso de evaluacin, en Gestin y Poltica Pblica, Vol. 4 Nro. 1, primer semestre 1995. 3 Bertoni, A. Poggi M., Teobaldo M., Evaluacin: nuevos significados para una prctica compleja, Ed. Kapelusz, Buenos Aires, 1996.

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7.1.3. Momentos de la evaluacin: diseo, ejecucin y resultados En capacitacin suele considerarse a la evaluacin como la etapa final del proceso, casi como sinnimo de certificacin. Este nfasis en los resultados, no implica que su primera o nica aparicin sea concomitante con su obtencin, ni que descarte los procesos que llevan a su obtencin. Por el contrario, la evaluacin propuesta en el captulo pretende una mirada amplia e integral de todo el proceso para poder definir ms claramente las razones de xito o fracaso de un proyecto de capacitacin que no siempre encuentran las causas en el aula o en la realizacin, sino que son previas a este momento. En el momento del diseo la evaluacin observa la calidad de la orientacin y su traduccin operativa. En este momento la mirada est puesta en minimizar los riesgos o maximizar las probabilidades para que las acciones se ejecuten con el nivel de calidad esperado, pudiendo identificar las condiciones mnimas y de excelencia. Aunque la presencia de estas condiciones no aseguran por si solas el xito del proyecto, examinar la calidad del diseo permite augurar que la capacitacin alcance el resultado previsto. El momento de la ejecucin es la puesta en marcha de ese diseo de accin a travs de diferentes situaciones pedaggicas: cursos, talleres, pasantas, etc. (segn lo avala la nueva normativa al respecto). Tanto el PIC como el POC se ejecutan a travs de una serie de acciones de formacin que constituyen el momento en que el alumno aprende: adquiere habilidades, actitudes y conocimientos. La evaluacin de la calidad en este momento supone verificar que estn presentes las condiciones para que el alumno aprenda y que se estn realizando las acciones del modo previsto. El cumplimiento de los objetivos propuestos, es decir, la generacin efectiva de competencias laborales para las que forma la capacitacin, slo puede ser validado con el desempeo en el lugar de trabajo y es por eso que desde el punto de vista de la calidad el proceso no termina con la finalizacin del curso. La evaluacin en el momento de los resultados est asociado a la calidad de aplicacin o puesta en prctica de esas competencias aprendidas en el lugar de trabajo y a identificar los consecuentes logros de la gestin institucional. 7.1.4. Tipos de evaluacin: interna- externa La responsabilidad sobre la evaluacin de la capacitacin busca ser compartida con los distintos actores que intervienen en ella: participantes, docentes, gestores, jefes directos, Sistema Nacional. Esto lleva a distinguir en principio dos tipos de evaluacin de acuerdo con quin o quienes la llevan adelante y cules son sus propsitos. Evaluacin interna: la que llevan a cabo los gestores del Plan Institucional de capacitacin y tiene como objetivo principal el monitoreo permanente de su desarrollo. El organismo o jurisdiccin se constituye responsable de la autoevaluacin de su propio proceso. Evaluacin externa: la Direccin del Sistema Nacional de Capacitacin del INAP se constituye en responsable primario de la evaluacin externa a efectos de estar informado de la marcha de los planes de capacitacin,

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de la calidad de los procesos y resultados y de las necesidades diversas latentes en el sistema que faciliten su intervencin con diferentes acciones: asistencia tcnica en capacitacin, desarrollo normativo, fortalecimiento intra e interinstitucional, entre otros. El cuadro a continuacin, esquematiza estas funciones segn el momento de la capacitacin en que tiene lugar la evaluacin: EVALUACIN Funcin de la evaluacin Funcin de la evaluacin EXTERNA y momentos INTERNA del proceso DISEO Autoevaluacin de la formulacin del plan y sus acciones. Identificacin de debilidades y necesidades de asistencia tcnica. EJECUCIN Evaluacin para la identificacin de riesgos, recomendacin de lneas de trabajo para resolverlos. Establecimiento de estndares de aprobacin

Seguimiento de la gestin Comprobacin del cumpliy de la calidad de las acti- miento de lo planificado y de vidades y productos. la calidad de los productos. Identificacin de alcances Produccin de recomendaciones a la programacin. y problemas. Evaluacin de finalizacin del Plan y las acciones, identificacin de logros de gestin, niveles de calidad alcanzados en las actividades e impactos sobre la organizacin. Contrasta los resultados alcanzados con la planificacin. Produccin de recomendaciones a la siguiente planificacin.

RESULTADOS

7.1.5. Niveles de evaluacin del proceso formativo y de la gestin De acuerdo con los momentos del proceso de capacitacin, puede identificar tambin diferentes niveles de evaluacin. Su aplicacin puede situarse: en el mbito especfico de formacin, en al mbito laboral de los participantes y en el mbito de la gestin del plan. De acuerdo con el grado de desarrollo de la capacitacin institucional y del sistema de evaluacin que lo acompaa en cada organismo, se distinguen en los siguientes4: En el mbito formativo: Evaluacin de satisfaccin, en donde se mide como reaccionan los participantes frente a la actividad, si esta cumpli sus expectativas, si los temas resultaron de inters y la metodologa adecuada. Este tipo de evaluacin es de
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Estos niveles estn inspirados en la clasificacin de Donald Kirkpatrick (1998)

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fcil realizacin y resulta eficaz para obtener evidencia rpida y tangible de que las reacciones son favorables. Generalmente se implementa a travs de cuestionarios y de observacin en aula. Evaluacin de aprendizajes supone evaluar grado en que los participantes incrementan habilidades, conocimientos y actitudes como consecuencia de la accin formativa. Esto implica medir el antes y el despus para evaluar la diferencia existente, por lo que supone una mayor complejidad en el diseo de la evaluacin. En el mbito laboral de los participantes: - Evaluacin de resultados: a) en el desempeo individual: supone evaluar el efecto de la capacitacin sobre el desempeo individual. Esta evaluacin tiene en cuenta tres cuestiones: las necesidades de capacitacin en funcin del puesto, el plan de formacin diseado en funcin de las competencias a adquirir y consolidar y la evaluacin de desempeo. Ponerlo en marcha supondra: determinar los requisitos del puesto, disear un plan de formacin, supervisar la evaluacin de desempeo. A su vez, para conseguir que el cambio ocurra son necesarias algunas condiciones favorables que estimulen el cambio como: clima de trabajo, el deseo personal y la motivacin para cambiar. b) Evaluacin del impacto o de resultados: evala la influencia atribuible a la capacitacin sobre el desempeo organizacional y los resultados de la organizacin. Es importante tener en cuenta que son los resultados los que justifican muchas de las acciones de formacin, es por esto que los objetivos de las mismas deben ser formulados en estos trminos. En el mbito laboral de los gestores del Plan: - Evaluacin de gestin: analiza en forma continua los logros y obstculos sobre su propia tarea como equipo, con los que da respuesta a las contingencias del Plan en el orden administrativo, logstico, estadstico, comunicacional y de coordinacin de esfuerzos con otras reas. Hay que destacar que existe una relacin proporcional entre la complejidad de la informacin que se desea obtener y la sofisticacin, coordinacin y recursos del sistema de evaluacin. 7.1.6 Esquema de evaluacin La evaluacin debe estar prevista e incluida como actividad programada en todas las instancias de la capacitacin (PIC, POC, actividades). Los objetivos de la evaluacin varan segn cada instancia y momento del proceso de formacin. Los objetivos generales de la evaluacin y sus principios orientan al logro de niveles de calidad y a la produccin de informacin que contribuya a la mejora continua de procesos y productos. Estos propsitos ayudan a definir en cada caso objetivos especficos de la evaluacin para despus responder al qu evaluar? y cmo evaluar? que hacen referencia a los criterios, indicadores, estndares e instrumentos de evaluacin.

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Definir criterios de calidad, implica expresar las caractersticas o cualidades que debe tener un plan, programa o actividad de capacitacin; definir indicadores de esos criterios, permite verificar la existencia y el grado de presencia de esas cualidades, segn un patrn de comparacin o referencia ideal. Asimismo, para cada caso se busca especificar estndares de calidad, es decir la lnea de corte que permita delimitar los niveles o grados de mrito a alcanzar por las actividades, la programacin y la planificacin, de modo de lograr su acreditacin. Por ltimo, es a travs de distintos instrumentos de evaluacin que se releva informacin para ver como se han comportado esos criterios y si se han alcanzado o no los estndares de calidad establecidos. Los instrumentos de evaluacin son el conjunto de tcnicas y mtodos vlidos y confiables para obtener datos que colaboren con la formacin de juicios de valor sobre la idoneidad de un curso o programa de formacin o cualquier otro elemento del proceso de capacitacin. Las decisiones asociadas a la seleccin y construccin del instrumento o tcnica de recoleccin de datos dependen del objetivo de evaluacin propuesto, del momento de la capacitacin en que interviene y de los elementos o variables significativas a verificar (criterios). Los instrumentos ms utilizados son: las entrevistas, los cuestionarios, los listados para la autoevaluacin, la observacin, entre otros. Una vez recogidos los datos, estos deben procesarse e interpretarse mediante tcnicas de anlisis cualitativo y cuantitativo para la confeccin del Informe de resultados. El informe final es el momento en donde los resultados obtenidos se resignifican y comunican a travs de una lectura transversal y de su interpretacin en funcin del contexto. La funcin fundamental de los informes de evaluacin es la de analizar los procesos y los resultados de la capacitacin, para convertirlos en insumo a la toma de decisiones futuras de la gestin en materia de capacitacin. Hay que tener en cuenta quien o quienes son las personas destinatarias del informe, ya que segn si el usuario es un decisor poltico, un gestor, el docente o los participantes, el informe deber contener informacin que le resulte relevante y significativa. El informe final puede ser realizado: de un modo nicamente descriptivo, constatando los resultados y efectos del programa o accin de capacitacin. con un enfoque ms interpretativo, analizando las causas de desvos o problemticas emergentes. con juicios de valor y recomendaciones de accin sobre la gestin pedaggica y administrativa que influya en decisiones futuras.

El grfico a continuacin intenta brindar un panorama completo de los procesos del Sistema de Evaluacin de la capacitacin:

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I. ESQUEMA DEL SISTEMA DE EVALUACION DEL PIC ISe planifica y disea el sistema de evaluacin. Preguntas a responder:
PARA QUE EVALUAR? objetivos Para verificar que estn dadas las condiciones que aseguren su implementacin con niveles de calidad y de acuerdo a las normas vigentes Para verificar la pertinencia del diseo con las necesidades y prioridades del organismo Para estimar el grado de cumplimiento de las previsiones fijadas en el PIC Para conocer el nivel de satisfaccin de los participantes y el de calidad alcanzado en el conjunto de actividades del PIC/POC Para conocer de que modo ha contribuido la capacitacin al desempeo individual y al accionar de la organizacin QUINES SE INVOLUCRAN? Quienes han realizado de algn modo la demanda: autoridad mxima que avala el plan, otras autoridades superiores, directores, coordinadores Quienes han interpretado esa demanda: Unidad de RRHH, Departamento de Capacitacin Quienes han sido los destinatarios: directivos, agentes INAP como rgano rector

POR QU EVALUAR? Porque es necesario para asegurar la calidad de la capacitacin en las organizaciones Porque siendo el PIC el documento que orientar la capacitacin en un perodo plurianual, evaluarlo permitir hacer los ajustes necesarios durante su marcha para que el plan se implemente con xito Porque de esta manera la Unidad de Capacitacin podr demostrar a las autoridades los productos y logros de su gestin

SE PLANIFICA Y DISEA LA EJECUCION DE LA EVALUACION

Se distribuyen responsabilidades Se planifica el alcance en funcin de los recursos

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II-

Se desarrolla el sistema de evaluacin en los 3 momentos del PIC: Diseo- Ejecucin y Resultados
A QUE PREGUNTAS DEBE RESPONDER LA EVALUACION PARA VERIFICAR LA PRESENCIA DE ESAS CUALIDADES? Se definen indicadores QU MEDIDAS INDICARAN UN DESEMPEO CON NIVEL DE CALIDAD ACEPTABLE? Se define el estndar o valor que indicar que todo est marchando correctamente

QU CUALIDADES O CARACTERISTICAS DEBE TENER EL PIC PARA ASEGURAR SU CALIDAD? Se seleccionan los criterios Pertinente Inclusivo Coherente Sustentable Conforme Eficiente Eficaz Efectivo

SE PRIORIZA Y DEFINE QUE EVALUAR en funcin de los recursos humanos y financieros, de las exigencias, del nivel estratgico de la accin SE DISEAN LOS INSTRUMENTOS PARA OBTENER INFORMACION Encuestas Entrevistas Guas de observacin Cuestionarios de autoevaluacin SE APLICAN LOS INSTRUMENTOS Y RECOGE LA INFORMACION Las muestras deben ser representativas para que la informacin sea confiable Los criterios deben ser homogneos para poder despus compara la informacin

ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS DATOS Cuantitativo Cualitativo Atendiendo siempre al contexto 32

III- Informes de Resultados y Difusin

DECISION SOBRE COMO UTILIZAR Y APLICAR LOS HALLAZGOS Decisin sobre: los destinatarios de la informacin que informacin

Elaboracin de informes de evaluacin Informacin relevante segn destinatario: superior jerrquico, INAP, cursantes, rea de capacitacin

Decisiones sobre difusin de resultados Dnde?, Cundo? Cmo?

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DECISION SOBRE CAMBIOS Y MEJORA DE LA PLANIFICACION

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INSTITUTO NACIONAL DE LA ADMINISTRACION PUBLICA Direccin del Sistema Nacional de Capacitacin

7.2 - EVALUACION DEL PIC El Plan Institucional de Capacitacin contempla la evaluacin desde dos planos: El equipo responsable evala su proceso de elaboracin, verificando su apego a las normas, pautas y criterios de calidad, a efectos de la aprobacin de su diseo por el INAP El documento anuncia el sistema (estrategias, instrumentos, responsables y productos) de evaluacin que el Plan utilizar para monitorear y establecer la consecucin de objetivos y resultados pretendidos.

7.2.1 Objetivos de la evaluacin del PIC Es importante que el Sistema de Evaluacin tenga intervencin en los diferentes momentos del desarrollo del Plan Institucional de Capacitacin: Diseo, Ejecucin y Resultados. Como se dijo anteriormente, en cada uno de estos momentos la evaluacin especifica sus objetivos. La evaluacin de DISEO, previa a la realizacin del proyecto evala el documento PIC en su faz poltica y de diseo, analizando la orientacin general del Plan, as como la presencia y la relacin establecida entre los componentes, de modo de asegurar niveles de calidad y factibilidad. En el DISEO la evaluacin se orienta a: Identificar la presencia de las condiciones que aseguren la implementacin del PIC con niveles de calidad y de acuerdo a las normas vigentes. Verificar la pertinencia del diseo con las necesidades y prioridades del organismo. En el momento de la EJECUCION, la mirada del sistema de evaluacin se centra en monitorear la marcha del PIC, mediante la identificacin de aspectos restrictivos y facilitadores al desarrollo del Plan a fin de recomendar medidas correctivas para optimizar los resultados previstos. En ese sentido, su objetivo se orienta a: Determinar peridicamente la eficacia y la eficiencia de los Planes Operativos de Capacitacin (POC) que hacen operativos el Plan Institucional de Capacitacin (PIC). Sobre el particular, se desarrollar en el siguiente apartado. La evaluacin de RESULTADOS, tiene lugar despus de haber concluido la ejecucin del PIC y que se concentra en discernir la eficacia, eficiencia y efectividad de las acciones desarrolladas. Los objetivos de evaluacin se orientan a: Estimar el grado de cumplimiento de las previsiones fijadas en el PIC (eficacia). Conocer el nivel de satisfaccin de los participantes (calidad) alcanzado en el conjunto de actividades del PIC, a travs de los resultados semestrales de los POC.
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Establecer los cambios en el desempeo (competencias) de los agentes atribuibles a la capacitacin Indagar los cambios en el desempeo organizacional (resultados institucionales) atribuibles a la contribucin de la capacitacin. 7.2.2 Evaluacin interna y externa del PIC Cabe discernir que el Plan cuenta con la evaluacin tanto interna, de responsabilidad de sus gestores, como externa, que est a cargo del rgano rector del Sistema Nacional de Capacitacin. Cada funcin tiene actores y miradas diferenciadas, de acuerdo con sus responsabilidades, segn se desarroll en el apartado anterior. 7.2.3 Criterios de evaluacin del PIC Al definir criterios de calidad lo que se busca es expresar las caractersticas principales que debe mantener el PIC a lo largo de su desarrollo: CRITERIOS DE CALIDAD PARA EVALUAR EL DISEO DEL PLAN CONFORMIDAD: Estn presentes todos y de manera satisfactoria los componentes del PLAN, de acuerdo a normativa vigente y pautas metodolgicas establecidas por INAP. PERTINENCIA: Existe correspondencia clara y explcita entre el propsito global del Plan de Capacitacin con la estrategia general de la organizacin y su conduccin, los problemas identificados y las necesidades de capacitacin diagnosticados COHERENCIA INTERNA :Los componentes del plan estn relacionados entre s de manera adecuada para llegar a los resultados de capacitacin esperados. SUSTENTABILIDAD: El plan es viable de realizarse dada la consistencia entre los objetivos planteados y el clculo de recursos realizado. INCLUSIVIDAD: Cobertura de las necesidades de programas, proyectos, reas y carrera del conjunto del personal del organismo CRITERIOS DE CALIDAD PARA EVALUAR LA EJECUCION DEL PLAN EFICACIA DE LA GESTION ADMINISTRATIVA : Grado de desvo respecto de las previsiones temporales realizadas EFICIENCIA DE LA GESTION ADMINISTRATIVA : Grado de desvo respecto de las previsiones de costo y resultados realizados. CRITERIOS DE CALIDAD PARA EVALUAR RESULTADOS DEL PLAN EFICACIA : Los objetivos y metas se alcanzan en un determinado perodo de
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tiempo. EFICIENCIA : El cumplimiento de los objetivos se realiza mediante un uso ptimo de los recursos, minimizando los costos de los insumos, y/o maximizando los productos del proyecto. EFECTIVIDAD: Se logran los resultados esperados en la organizacin Los indicadores definidos como los distintos aspectos a partir de los cuales se podr verificar la existencia y el grado de presencia de esos criterios de calidad se desarrollaran en el punto siguiente, ya que estos hacen referencia a las preguntas que busca responder la evaluacin. 7.2.4 Instrumentos para evaluar el PIC A continuacin se ejemplifica con algunos instrumentos que sern de utilidad para la evaluacin interna y externa del PIC en el momento de diseo: Grilla de Autoevaluacin Tabla de criterios e indicadores para la evaluacin externa.

Grilla de Autoevaluacin (evaluacin interna) El objetivo de la autoevaluacin es reflexionar sobre ciertas cuestiones relativas a la construccin del PIC y verificar que ste ha sido elaborado considerando las pautas propuestas por el INAP, y que estn presentes las condiciones que facilitarn la implementacin del proyecto con xito. Responder este cuestionario colabora a identificar las debilidades o amenazas que podrn comprometer el logro de los objetivos.
Qu documentos/fuentes se emplearon para arribar a una definicin de la misin/visin del organismo? DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL Las fuentes revisadas son pertinentes para lograr una informacin satisfactoria? En el momento de la definicin de la misin y objetivos institucionales se tuvo acceso a documentos actualizados? Tuvo oportunidad de discutir y consensuar con el nivel poltico / directivo cuestiones relativas a la misin y objetivos del organismo? Han sido revisadas todas las fuentes disponibles/posibles relevantes para lograr la orientacin del Plan? Considera que el nivel poltico ha expresado claramente sus lneas prioritarias de accin? En la formulacin del PIC participaron todos aquellos que podan ofrecer informacin relevante? Si la respuesta es NO por qu? Considera que el nivel de compromiso de la gerencia con respecto a la capacitacin es alto? En funcin de lo ledo y discutido considera, tener mayor claridad sobre la situacin actual y la deseada? 36

INSTITUTO NACIONAL DE LA ADMINISTRACION PUBLICA Direccin del Sistema Nacional de Capacitacin DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACION Tuvo oportunidad de relevar las necesidades de capacitacin mediante diferentes tcnicas diagnsticas? Acudi usted a informantes clave de las reas para el proceso de diagnstico? Considera que quedaron explicitadas las necesidades de la mayora de los agentes del organismo? Estn contempladas todas las reas del organismo/jurisdiccin? SI/NO por qu? Estn contemplados todos los planes y proyectos del organismo/jurisdiccin? SI/NO por qu? Estn contempladas las necesidades de carrera de todos los agentes en los perodos que abarque el PIC? DIAGNOSTICO DEL AREA PLANIFICACION Previo a la elaboracin del proyecto de capacitacin pudo realizar un relevamiento de los recursos materiales y humanos con los que cuenta el rea de RRHH para llevar a cabo esta planificacin? Las lneas prioritarias de capacitacin estn alineadas con la planificacin estratgica u otra definicin de las prioridades del organismo? Concuerdan stas con las polticas promovidas por el INAP? Los objetivos estn definidos en trminos de los resultados que se pretenden lograr en la organizacin a travs de la capacitacin? Estn contempladas todas las redes institucionales de formacin factibles de incorporar al desarrollo del Plan? RECURSOS PRESUPUESTARIOS Tiene informacin precisa sobre los recursos presupuestarios con los que puede contar para llevar a cabo el proyecto? La proyeccin presupuestaria es sostenible/acorde con la planificacin delineada? RESULTADOS Considera que quedaron claramente definidos los resultados esperados en la organizacin a travs del proyecto de capacitacin? A travs de una lectura transversal entre los resultados, los objetivos y misin del organismo, considera que estos son congruentes? EVALUACIN Tiene previsto un sistema de evaluacin peridica para monitorear el desarrollo del proceso, verificar el ajuste o desvo con relacin al plan y establecer los logros y resultados obtenidos? Cuenta con personal idneo para las tareas de evaluacin (observacin, confeccin de instrumentos, procesamiento y elaboracin de informes)?

Tabla de criterios e indicadores para la evaluacin externa. En este primer momento de definiciones polticas, diagnstico y decisiones adoptadas sobre la capacitacin, la mirada del evaluador EXTERNO deber estar puesta en identificar las condiciones que faciliten la implementacin del proyecto, verificar su coherencia interna y corroborar que en el momento del diagnstico y el armado del plan todos hayan sido incluidos en la propuesta.

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En esa perspectiva de evaluacin externa, se explicitan los aspectos e indicadores posibles para la evaluacin externa del PIC de modo de orientar su elaboracin.
CRITERIOS DE CALIDAD CONFORMIDAD Aspectos y relaciones evaluados De las lneas de accin con la normativa vigente y con las pautas metodolgicas para la capacitacin y la evaluacin en el Sistema Nacional. De Capacitacin De las orientaciones del Plan con la visin, misin, acciones, estrategias y proyectos del organismo (diagnstico). De los problemas, necesidades y/o prioridades identificados y la definicin de etapas de desarrollo del Plan. COHERENCIA Entre los objetivos generales de la capacitacin, las lneas de trabajo, las etapas, la asignacin de responsabilidades. Indicadores posibles El formato del Plan sigue las orientaciones del modelo de capacitacin planteado en el SNC.

PERTINENCIA

Las lneas de trabajo en capacitacin son consistentes con, se desprenden del, se respaldan en el diagnstico institucional. La concepcin del Plan se condice con los principios de capacitacin propuestos en el SNC (consensuado, inclusivo, alineado con la estrategia institucional). Las etapas del PIC responden a las prioridades sealadas. Los distintos componentes del proyecto mantienen una secuencia lgica, conexiones evidentes. Las decisiones (objetivos, prioridades, etapas) que adopta encuentran fundamento.

SUSTENTABILIDAD

Legitimidad del PIC segn la participacin Del propsito global del Plan con la estrategia gene- alcanzada en su definicin. ral de la organizacin y su Las pretensiones, los logros esperados del conduccin. PIC en sus distintas etapas son razonables De los objetivos planteados con los recursos actuales y futuros. con los recursos humanos, Los objetivos se desagregan en resultados econmicos, presupuestaesperados e indicadores de gestin y derios y materiales existentes sempeo. y proyectados. Evaluabilidad del Plan. La progresiva inclusin del conjunto del personal del organismo. Las distintas etapas en las que se periodiza la capacitacin tienden a cubrir al conjunto del personal en sus necesidades de carrera

INCLUSIVIDAD

En el momento de la EJECUCION y de RESULTADOS se puede medir la eficiencia y eficacia del PIC a travs de una serie de indicadores de gestin de la capacitacin. Durante la EJECUCION los datos, parciales, se obtendrn del POC y los RESULTADOS dependern de la suma de los totales de los POC. Aqu es importante reiterar que el PIC se ejecuta a travs de los distintos POC y estos a travs de las diferentes acciones de capacitacin. Por lo tanto ser la evaluacin de los resultados de las acciones y de los Planes Operativos de Ca38

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pacitacin quienes brindarn informacin sobre como se est ejecutando el PIC.

Criterios EFICACIA Indicadores Indice de realizacin: N de acciones realizadas/ n de acciones previstas Indice de actividad: N de hs. de capacitacin impartida /n de hs. previstas N de personal capacitado/ n previsto EFICIENCIA N de aprobados/ total de inscriptos % de Ausentismo % de Desercin % de Reprobados Precio promedio del costo de la hora de formacin Costo real/Costo previsto Nmero medio de alumnos aprobados por accin de formacin

Como instrumento de evaluacin para medir eficacia y eficiencia se puede utilizar una tabla comparativa que permita analizar las desviaciones producidas respecto a las previsiones.
Valor proyectado/ Estndar N de acciones realizadas/ n de acciones previstas N de hs. de capacitacin impartida/ n de hs. previstas N de personal capacitado/ n previsto N de aprobados/ total de inscriptos % de Ausentismo % de Reprobados % de Desercin Costo real/Costo previsto Valor real Desvo

La lectura de los desvos durante la ejecucin permitir emprender acciones correctivas en la seleccin de los participantes, convocatoria o seguimiento para minimizar el impacto en los resultados finales del PIC.

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La calidad en trminos de satisfaccin de los participantes en la EJECUCION y RESULTADOS del PIC se evala a travs de los instrumentos que se utilicen para evaluar las acciones de capacitacin que en su conjunto conformarn los POC. Para este mbito de evaluacin se utiliza generalmente una encuesta de opinin que releva la apreciacin general de los participantes en relacin a los cursos. Las cuestiones que se indagan son giran en torno de la calidad de desarrollo de: 1. Objetivos 2. Contenidos 3. Aspectos metodolgicos 4. Desempeo del docente 5. Vinculacin entre temas abordados y la problemtica de los puestos de trabajo y la organizacin a la que pertenecen los participantes 6. Posibilidades de transferir y aplicar lo aprendido al puesto de trabajo 7. Clima de las reuniones 8. Aspectos operativos El procesamiento y entrecruzamiento de esos datos, conjuntamente con los datos aportados por un observador y la apreciacin del docente respecto de su desempeo y el de los cursantes, permitirn una triangulacin de perspectivas para alcanzar una nocin ms integral sobre lo que sucedi en el aula y tambin acerca de los aciertos o desaciertos en cuanto a la etapa previa de diseo (la metodologa para evaluar las acciones es desarrollar en un captulo posterior). En el momento de RESULTADOS, la efectividad es el criterio que analiza tanto a nivel individual, si se ha producido una transferencia del aprendizaje adquirido por los participantes al desempeo de su puesto de trabajo, como a nivel organizacional el modo en que la capacitacin ha impactado en el logro de los resultados de la organizacin. Evaluar la efectividad es complejo porque implica tener una clara nocin de lo que suceda antes de la capacitacin, y en caso de que se observen cambios, tener informacin confiable para poder atribuir que estos fueron consecuencia de la aplicacin del plan de capacitacin. Por otro lado muchas variables deben permanecer constantes para que los cambios no se atribuyan a estas modificaciones en el entorno. Las entrevistas o encuestas a los superiores pueden relevar informacin referida a investigar los resultados de las capacitacin sobre la situacin de trabajo y a valorar los efectos y el impacto de las acciones sobre los resultados de la organizacin. Aunque para conseguir que el cambio ocurra son necesarias algunas condiciones favorables que estimulen el cambio, tales como: clima de trabajo, el deseo y motivacin para cambiar. Los resultados esperados expresados en el documento PIC, surgen del anlisis institucional que permiti establecer objetivos y lneas estratgicas de capaci40

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tacin en relacin a objetivos de gestin o resultados institucionales esperados y problemas crticos de gestin y/o nuevos desafos. La comparacin y anlisis de las evaluaciones de desempeo, o en los organismos que tienen una relacin directa con los ciudadanos y que evalan el nivel de satisfaccin de estos, las mejoras en los estndares de calidad de sus servicios prestados, tambin pueden ser insumo para evaluar la efectividad. 7.2.5 Informe final de resultados del PIC El informe final pone de manifiesto, por un lado, la concepcin subyacente en la evaluacin que se ha efectuado y, por otro, los propsitos que guiaron su realizacin. Los nuevos enfoques no ponen su acento nicamente en mostrar los resultados, sino que lo que se intenta es poder comprender y valorar los distintos procesos y los resultados en los contextos de interaccin en que se producen. Aproximarse a la realidad entendindola como compleja y dinmica, permitir dotar de significado la informacin relevada y resignificar los resultados. El objetivo del informe debe ser el de disponer de informacin que contribuya a tomar decisiones respaldadas para mejorar los distintos procesos que intervienen en el desarrollo de Plan Institucional de Capacitacin: diagnstico, seleccin del docente, diseo, enseanza- aprendizaje, gestin y hasta la misma evaluacin. Para que el informe final no pierda operatividad es recomendable prestar atencin a lo siguiente: -Reflexionar sobre la funcin que debe cumplir el informe -Delimitar los posibles destinatarios de los informes y su utilizacin: la misma rea de capacitacin, el superior jerrquico, las autoridades de la organizacin, el INAP. -Definir los puntos fundamentales que debe contener En relacin a este ltimo punto, el informe debe poder responder a diferentes preguntas: Se ha podido cumplir con las distintas programaciones planificadas en los POC? Han quedado conformes los participantes? Han respondido el conjunto de las acciones que conformaron el PIC a las necesidades reales de las personas en su puesto de trabajo? Se han observado mejoras en el desempeo de los participantes en sus puestos de trabajo?, se ha producido la necesaria transferencia de lo adquirido a la prctica cotidiana? Se ha constatado algn impacto positivo en los resultados de la organizacin como efecto de la capacitacin?

El anlisis de las cuestiones anteriormente mencionadas no debiera ser nicamente cuantitativo, ya que atribuir nmeros a realidades tan diferentes y
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complejas puede ser muy riesgoso, sino que debe incluir el anlisis cualitativo que permitir ver otras cuestiones que los nmeros no pueden mostrar, es decir, incluir un enfoque no slo descriptivo sino tambin interpretativo con el estudio de las causas, y si es posible el anlisis deber incluir juicios de valor o recomendaciones que influencien las decisiones futuras. Algunos puntos que deberan incluir los informes: Portada: Titulo del plan y fechas (PIC), identificacin del equipo responsable de evaluadores, destinatario del informe y fecha Introduccin: donde se expliciten los objetivos y limitaciones de la evaluacin realizada Objeto de la evaluacin: en este caso ser el PIC con la descripcin de sus caractersticas Diseo y procedimientos de la evaluacin: como se obtuvo la informacin, instrumentos utilizados , fuentes de informacin, presentacin y anlisis de los datos Resultados de la evaluacin: sntesis e interpretacin de los resultados Conclusiones y recomendaciones

Como ltima recomendacin cabe agregar que siempre que sea posible el informe incluya informacin y anlisis a travs de texto, cuadros y grficos.

7.3 EVALUACIN DEL POC El POC es la operativizacin de los objetivos generales y estratgicos de capacitacin definidos en el PIC. En este documento semestral se plasman los objetivos de capacitacin en el corto plazo y las actividades o acciones que concretarn esos objetivos. El objetivo del POC es planificar esas acciones evitando superposiciones o aislamientos, por lo tanto la evaluacin de esta instancia operativa del Plan, apuntar a reconocer entre otros: - que el conjunto de actividades sean pertinentes con los objetivos de capacitacin enunciados en el PIC - que lo planificado sea factible de realizacin en relacin a los recursos (humanos, econmico-presupuestario, logstica y equipamiento) y plazos proyectados - evaluar el grado de desvo respecto de las proyecciones realizadas La evaluacin de la ejecucin del POC requiere por ende de mecanismos e instrumentos prcticos que ayuden al equipo responsable a advertir problemas y desvos en lo referido a: la calidad de las acciones de capacitacin
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la calidad de la gestin del plan.

7.3.1 Objetivos de evaluacin del POC El POC tiene objetivos de evaluacin distintos a los del PIC, ya que la mirada va a estar puesta fundamentalmente en como se traduce de forma operativa las grandes lneas de accin definidas en el Plan Institucional de Capacitacin. Igual que el PIC el Plan Operativo tiene tres momentos, en cada uno de los cuales se definen distintos objetivos de evaluacin: En la faz de DISEO del POC es donde se definen y priorizan el conjunto de acciones que harn operativos algunos de los objetivos de capacitacin definidos en el PIC, vinculados a los objetivos estratgicos de la organizacin, los problemas y dificultades que pueden mejorarse o resolverse con capacitacin. Este documento brinda un nivel de detalles de los objetivos y competencias a desarrollar en actividades diversas de capacitacin. Por lo que sus diseos debern contener la mayor explicitacin posible de su fundamentacin, contribucin esperada, de objetivos, contenidos, metodologa; los destinatarios y los recursos asignados para cada actividad (ver componentes del diseo en Res. 51/SGP/2003). En el momento del DISEO el objetivo central de la evaluacin del POC ser: Evaluar la correspondencia con la planificacin mayor (PIC) y sus prioridades El momento de EJECUCION del POC corresponde a la puesta en marcha de esas actividades proyectadas a travs de distintas modalidades: cursos, talleres, seminarios, pasantas, buenas prcticas, reuniones de trabajo. Los objetivos de evaluacin de este momento sern: Corregir desvos sobre la marcha del Plan Contar con una herramienta de revisin constante que brinde informacin necesaria para la toma de decisiones Por ltimo, se identifica un momento de RESULTADOS, una vez concluido el conjunto de acciones programadas no de modo aislado sino que atendiendo a las competencias a desarrollar que cumplan los objetivos de capacitacin definidos en el PIC. En este momento la mirada de evaluacin estar puesta fundamentalmente en: Estimar el grado de cumplimiento de las previsiones fijadas en el POC Conocer el nivel de satisfaccin de los participantes y el de calidad alcanzado en el conjunto de actividades del POC 7.3.2 Evaluacin interna y externa del POC La evaluacin del POC en el momento de DISEO verifica que efectivamente este documento de respuesta, parcialmente, en el periodo determinado, a los objetivos generales de capacitacin y las competencias detectadas como necesarias de formar declaradas en el PIC; y realiza un seguimiento durante la EJECUCION del conjunto de las actividades para asegurar el cumplimiento y
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niveles de calidad de las mismas. Esta evaluacin, que es inherente a la funcin de planificacin, es de responsabilidad de sus gestores. Por otra parte, la instancia de aprobacin del documento POC en tanto DISEO ser responsabilidad del rgano rector del Sistema Nacional de Capacitacin que evala centralmente la pertinencia entre esa planificacin operativa y los objetivos y competencias definidos en el PIC. En lo que concierne a las actividades de capacitacin, la posibilidad de acreditacin estar dada por el nivel de completitud que sus diseos mantengan en el momento de su presentacin. Durante la EJECUCION, a travs de las distintas acciones de capacitacin planificadas, el INAP podr participar como evaluador externo para verificar la calidad de las mismas y hacer recomendaciones en caso de que fuera necesario. Al finalizar el POC, el INAP podr solicitar a los organismos un informe de gestin con los RESULTADOS obtenidos, que permita consolidar la marcha del conjunto de las planificaciones de capacitacin ejecutadas en el perodo. Estos informes de gestin permitirn formular nuevas recomendaciones e incluso intervenir adecuadamente en donde se precise mayores esfuerzos y fortalecimiento de la gestin dentro del Sistema Nacional. 7.3.3 Criterios e indicadores de evaluacin Al definir criterios de calidad, se busca expresar las caractersticas principales que debe mantener el POC a lo largo de su desarrollo: CRITERIOS DE CALIDAD PARA EVALUAR EL DISEO DEL PLAN CONFORMIDAD: Estn presentes todos y de manera satisfactoria los componentes del PLAN, de acuerdo a normativa vigente y pautas metodolgicas establecidas por INAP. PERTINENCIA: Existe correspondencia clara y explcita entre esa planificacin operativa y los objetivos y competencias definidos en el PIC SUSTENTABILIDAD: El plan es viable de realizarse dado que los recursos fsicos, de personal y financieros, materiales y simblicos, con los que cuenta podrn cubrir los objetivos planteados en trminos de acciones a realizar, horas de capacitacin y nmero de personas a capacitar. CRITERIOS DE CALIDAD PARA EVALUAR LA EJECUCION DEL PLAN EFICACIA DE LA GESTION ADMINISTRATIVA: Grado de alcance de las previsiones temporales realizadas. Desvos y anlisis de causas posibles. EFICIENCIA DE LA GESTION ADMINISTRATIVA: Grado de cumplimiento de las previsiones planificadas, en tiempo y forma. Resultados alcanzados, desvos en la utilizacin de recursos, anlisis de causas
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posibles. CRITERIOS DE CALIDAD PARA EVALUAR RESULTADOS DEL PLAN EFICACIA: Determina los objetivos y metas alcanzados en un determinado perodo de tiempo, con los niveles de calidad esperados. EFICIENCIA: Establece si el cumplimiento de los objetivos se realiz mediante un uso ptimo de los recursos, minimizando los costos de los insumos, y/o maximizando los productos del proyecto. Los indicadores definidos como los distintos aspectos a partir de los cuales se podr verificar la existencia y el grado de presencia de esos criterios de calidad se desarrollaran en el punto siguiente, ya que estos hacen referencia a las preguntas que busca responder la evaluacin. 7.3.4 Instrumentos para evaluar el POC En el siguiente apartado se desarrollarn algunos instrumentos con los cuales se podr evaluar el POC en sus distintos momentos. La grilla de auto evaluacin resulta til para la faz de DISEO del POC ya que poder responder a las preguntas que en ella se formulan permitir a los responsables de capacitacin tener una clara visin de cmo estn orientando el plan y formular hiptesis sobre la posibilidad y nivel de calidad del cumplimiento del mismo. El objetivo de la auto evaluacin es reflexionar sobre ciertas cuestiones relativas a la construccin del POC y verificar que ste ha sido elaborado considerando las pautas propuestas por el INAP, que las actividades incluidas en l dan respuesta, aunque sea de modo parcial, a los objetivos generales de capacitacin y competencias declaradas en el PIC y que los recursos con los que se cuenta harn viable la ejecucin del mismo. Grilla de auto evaluacin. Evaluacin interna. Planificacin Se corresponden las actividades previstas con algunas de las competencias y los objetivos de capacitacin definidos en el PIC? Los criterios de programacin utilizados responden a las prioridades previstas en el PIC? (atencin de nuevos proyectos, problemas crticos a resolver, etc.) Se incluye en este plan un nmero representativo de personas de la organizacin de modo que no quede desbalanceado respecto a los siguientes POC? Recursos Se ha tomado en consideracin todos los recursos disponibles en el organismo y en el Sistema para el desarrollo de la capacitacin? El nmero de actividades proyectados es sostenible en funcin de los recursos propios, de los que cuenta el Sistema Nacional u otros organismos con quienes se mantiene contacto (convenios con univer45

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sidades, instituciones acadmicas, etc.)? El rea de RRHH cuenta con personal que apoye la ejecucin del plan? Evaluacin Se ha previsto un sistema de evaluacin peridica para monitorear el desarrollo del plan, verificando desvos y estableciendo los logros y resultados obtenidos? Se cuenta con personal idneo para desarrollar y/o formar para que cumpla esta tarea? El POC tendr tambin una instancia de evaluacin externa, ya que este deber presentarse semestral o anualmente al INAP para su aprobacin. Esta aprobacin est centrada fundamentalmente en determinar: que el formato del Plan Operativo sigue las orientaciones planteadas en el SNC. que hay una correspondencia entre las acciones planificadas y los objetivos y competencias declarados en el PIC que el proyecto es sustentable de acuerdo con la inversin que fija: recursos econmico-financieros y materiales y con la magnitud del mismo

La acreditacin de las actividades depender del grado de avance que presenten los diseos de acuerdo con los componentes establecidos en la normativa vigente. El POC se ejecuta a travs de distintas acciones de capacitacin con diversas modalidades y formatos. Es por eso que la evaluacin de la ejecucin del POC contempla tanto el cumplimiento de las proyecciones realizadas y el uso ptimo de recursos, como la calidad de las acciones de capacitacin. Sin embargo, este captulo se centra en evaluar el POC fundamentalmente desde el mbito de la gestin del plan (eficacia y eficiencia). Los instrumentos propuestos para evaluar la calidad en trminos del nivel de satisfaccin de los participantes respecto de las acciones de capacitacin sern desarrollados en el captulo que hace referencia a la evaluacin de acciones de capacitacin. Asimismo, en ese captulo se desarrollar la evaluacin del impacto de la capacitacin en los resultados de la organizacin, tal como lo prev el PIC. La EJECUCION y RESULTADOS del POC desde el punto de vista de la gestin institucional del plan, pueden ser evaluados a travs de los indicadores de eficacia y eficiencia. En este sentido, las preguntas que debera responder la evaluacin se van a relacionar con el nmero de acciones realizadas, total de personas capacitadas, nivel de satisfaccin de los participantes, niveles de ausentismo y desercin, niveles de aprobacin y desaprobacin, gastos imputados. Es decir, todo aquello que indica que el plan se est desarrollando de acuerdo con las previsiones. Es importante tener claridad sobre estas cuestiones durante la EJECUCION porque si el responsable de capacitacin es capaz de conocer a tiempo que el
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nivel de ausentismo a los cursos o su grado de desercin es elevado, si se informa de que la satisfaccin de los participantes est por debajo del nivel esperado u otras cuestiones que no se dan del modo en que haban sido proyectadas, puede emprender rpidamente acciones correctivas que permitan revertir los desvos incurridos en la ejecucin del POC. Tanto para el momento de EJECUCION como el de RESULTADOS, la construccin de un tablero de control resultar til para volcar la informacin relevada y poder interpretarla, y de este modo monitorear la gestin del plan. El tablero de control es un sistema integrado de informacin que rene el conjunto de indicadores relevantes, y es a travs de su lectura e interpretacin que los gestores pueden detectar si el plan marcha de acuerdo a lo previsto, si los resultados son los esperados, si el rango de desvo es aceptable y como impactan las modificaciones registradas en el contexto. El tablero de control es una herramienta que debe ser diseada a medida, ya que poseer exceso o falta de informacin e inadecuada seleccin de indicadores puede constituirse en un problema en el momento de la toma de decisiones. La metodologa adecuada para la construccin de un tablero de control es la siguiente: definir indicadores relevantes del proceso de gestin del plan. definir grficos y cuadros que presenten la informacin de manera que su lectura sea rpida y de fcil comprensin. definir interrelaciones entre indicadores o grupo de ellos.

A continuacin se ejemplifica con un esquema tentativo: Tabla n 1 Indicadores Horas de capacitacin Crditos otorgados Costo Docente propio o contratado N de inscriptos N de ausentes (personas que se inscribieron y nunca asistieron)
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Actividad Actividad Actividad Total 1 2 n

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N de desercin (personas que empezaron el curso y lo dejaron) N de aprobados N de reprobados N de desaprobados ( personas que tienen instancia de recuperacin) Performance del curso* Performance docente * * la performance o nivel de desempeo del curso y del docente son construcciones que surgen de las encuestas de satisfaccin aplicadas en el curso, las herramientas para poder arribar a estos dos criterios sern desarrolladas en el captulo referido a evaluacin de acciones de capacitacin Tabla n 2: Valor proyectado/ Estndar** N de acciones realizadas/ n de acciones previstas N de hs. de capacitacin impartida /n de hs. previstas N de personal capacitado/ n previsto N de aprobados/ total de inscriptos N de crditos otorgados/ n previsto % de Desercin % de Ausentismo % de Reprobados Costo real/costo previsto ** el estndar es el valor, la medida o el nivel ponderado que se ha determinado con antelacin para definir que una actividad alcanza el nivel mnimo aceptable de calidad de realizacin.
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Valor real

Desvo

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La tabla n 2 cruza la informacin de la tabla nmero 1 y la declarada en el documento POC, lo que permite analizar las desviaciones producidas respecto a las previsiones y las desviaciones respecto al estndar o valor definido como aceptable de la calidad esperada. Es bueno poner la mirada en cada actividad y no slo hacer una lectura de los totales ya que esta informacin de corte esencialmente cuantitativo, enriquecer el anlisis cualitativo requerido a todo informe final. 7.3.5 Informe final de resultados del POC El informe de resultados de la gestin es una herramienta que permite presentar los logros del trabajo del periodo. Es recomendable que sea elaborado por todos aquellos que, de una manera u otra, intervinieron en el desarrollo del POC, de modo tal que refleje la reflexin sobre lo realizado, visualice los alcances y avances del plan de accin y los desafos y retos pendientes para el siguiente periodo. En este sentido, el informe final del POC puede tener un doble propsito: - mostrar los resultados de la gestin y los avances con respecto al PIC - plantear hiptesis sobre las mltiples causas posibles de los desvos, discernir responsabilidades y formular sugerencias para un mejor cumplimiento en el siguiente Plan Operativo Tener claridad respecto de lo que se quiere comunicar en el informe es bsico para que la informacin contenida responda a una lgica de gestin (a diferencia, por ejemplo, de una lgica de investigacin que maneja otros tiempos), mantenga precisiones sobre las intervenciones necesarias y resulte suficiente para seguir trabajando. En este sentido tambin es importante tener en cuenta los destinatarios del informe que harn uso de ella: la misma rea de capacitacin, el superior jerrquico, las autoridades de la organizacin, el INAP. Quien realiza el informe debe decidir qu informacin resulta sustantiva para cada uno de los destinatarios y organizarla de tal manera que resulte adecuadamente operativa. Finalmente, resulta enriquecedor que el informe no slo presente los resultados de la gestin de orden numrico o cuantitativo, sino que incluya un anlisis interpretativo de los posibles motivos a las desviaciones, si las hubiera, y de las decisiones que se tomarn a futuro en funcin de los resultados de gestin obtenidos para asegurar una mejora continua en el proceso de planificacin y gestin de la capacitacin.

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