Microsoft Access 2007

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Una mirada grfica

Informacin general del producto Microsoft Office Access 2007 Gracias a la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent y sus capacidades de diseo, que no requieren conocimientos avanzados sobre bases de datos, Microsoft Office Access 2007 facilita el seguimiento y la creacin de informes. Comience rpidamente utilizando aplicaciones prediseadas que puede modificar o adaptar a las necesidades cambiantes del negocio. Recopile informacin mediante formularios por correo electrnico o importe datos de aplicaciones externas. Cree y edite informes detallados en los que la informacin se ordena, filtra y agrupa de un modo que permite obtener conclusiones del anlisis de los datos para tomar decisiones bien fundadas. Comparta informacin moviendo los archivos de Office Access 2007 a un sitio Web de Windows SharePoint Services, donde puede realizar una auditora del historial de revisiones, recuperar la informacin eliminada, establecer permisos de acceso a los datos y crear copias de seguridad de la informacin a intervalos regulares.

Comience rpidamente a realizar un seguimiento de la informacin

Empiece a trabajar inmediatamente con las funciones orientadas a resultados de Office Access 2007: Soluciones prediseadas. La nueva pantalla Introduccin incluye una serie de soluciones prediseadas de base de datos. Utilcelas para el seguimiento de contactos, eventos, problemas, activos, tareas, etc., o selas como plantillas para realizar en ellas mejoras y ajustes que se adapten al tipo de informacin cuyo seguimiento desea realizar y a la forma en la que desea llevar a cabo dicho seguimiento. A medida que vayan estando disponibles otras plantillas de aplicaciones de Microsoft Office Online, se irn anunciando en la pantalla Introduccin. Interfaz de usuario de Office Fluent. Office Access 2007 se ha actualizado para dotarlo de una apariencia renovada de manera que pueda crear y modificar aplicaciones de seguimiento (soluciones de base de datos Access) y trabajar fcilmente con ellas. La interfaz de usuario de Office Fluent vara segn el contexto y se ha optimizado para que sea ms eficiente y fcil de usar. De los 1000 comandos disponibles, la interfaz de usuario de Fluent slo utiliza los que son relevantes para la tarea que se lleva a cabo en un momento determinado. Adems, la vista de ventanas por fichas, la nueva barra de estado, las barras de desplazamiento nuevas y la barra de ttulo dan un aspecto muy moderno a las aplicaciones basadas en Office Access 2007. Importe registros de contactos de Microsoft Office Outlook 2007. Office Access 2007 facilita el intercambio de registros de contactos de Access individuales con Office Outlook 2007. Puede importar un registro de contactos de Outlook a Office Access 2007. Asimismo, puede exportar un registro de contactos de Office Access 2007 y guardarlo como contacto en Office Outlook 2007. Adjunte documentos y archivos a la base de datos. Sus aplicaciones pueden alojar informacin que puede resultar ms interesante y til que antes. Puede adjuntar varios archivos como, por ejemplo, fotografas, documentos u hojas de clculo, a registros individuales dentro del almacn de datos para facilitar la consulta. Si el archivo no se encuentra en un formato comprimido, Office Access 2007 lo comprimir automticamente; de este modo, ahorrar espacio en el disco duro.

Creacin y adaptacin de informes significativos Utilice Office Access 2007 para disponer los datos complejos de forma organizada consolidando la informacin en informes significativos, lo que facilita una toma de decisiones mejor fundamentada.

Edicin del modo de diseo de informes interactivo. Con la nueva funcionalidad de Office Access 2007, puede ver cmo los datos aparecern en un informe mientras lo crea. Mediante la nueva interfaz WYSIWYG, puede manipular el diseo de informe directamente mientras examina los datos en el diseador de informes, de modo que no tenga que ejecutar el informe para ver el aspecto que tendr en la pgina. Esto facilita la creacin de informes de aspecto profesional y ahorra tiempo. Acceso a informes de forma interactiva. El nuevo modo de exploracin de informes hace que los informes sean ms accesibles. Utilice las teclas CTRL+B para buscar registros, copiar datos en otras aplicaciones y obtener registros detallados para editar los datos. Con la nueva funcionalidad de filtrado, podr obtener una informacin ms clara para basar en ella sus decisiones. Agrupacin de la informacin en informes. El panel de agrupacin mejorado proporciona una imagen clara de agrupaciones de datos para obtener una vista previa de las modificaciones a medida que se aplican a los informes. Puede agregar fcilmente totales, subtotales, recuentos y otros elementos que ayudan a analizar los datos. Tambin puede agrupar la informacin en una o varias capas y agregar subtotales.

Informacin supervisada compartida con otros Office Access 2007 permite recopilar informacin de forma fcil y ponerla a disposicin de otros usuarios con ms seguridad y flexibilidad. Recopile datos mediante Office Outlook 2007. Office Access 2007 simplifica el proceso de recopilacin de informacin de otros usuarios. Crea el formulario de recopilacin de datos automticamente en Microsoft Office InfoPath 2007 o HTML en el cuerpo del mensaje de correo electrnico. Puede enviar el formulario a los destinatarios mediante direcciones de correo electrnico contenidas en los contactos de Outlook o desde el propio Access. Office Outlook 2007 procesa los formularios entrantes y guarda los datos en el almacn de datos de Office Access 2007, actualizando eficazmente y de inmediato los datos en su aplicacin de seguimiento sin necesidad de volver a escribirlos. Notificaciones de correo electrnico y RSS. Los usuarios pueden suscribirse a notificaciones de correo electrnico al agregar, eliminar o modificar registros. Adems, los usuarios de suscripciones Really Simple Syndication (RSS) se pueden suscribir a fuentes de lista en Office Outlook 2007. Compatibilidad con PDF y XPS.

Con Office Access 2007, puede guardar un informe en formato PDF o XPS para su impresin, envo y distribucin por correo electrnico. Al guardar el informe como archivo PDF o XPS, puede capturar informacin del informe en un formato de fcil distribucin que incluya todas las caractersticas de formato y que no requiera que los dems usuarios dispongan de Office Access 2007 para imprimir o revisar el informe.1

Administracin y auditora de informacin confidencial Office Access 2007 facilita la satisfaccin de las necesidades de administracin de informacin gracias a la mejor transparencia de los datos en un entorno administrable. Seguridad mejorada. Para mayor seguridad y coherencia con otros programas de 2007 Microsoft Office system, Office Access 2007 incluye funciones de seguridad nuevas y mejoradas. Las decisiones de confianza unificadas estn integradas en el Centro de confianza de Office. Las ubicaciones de confianza facilitan que todas las bases de datos de las carpetas, cuya seguridad se ha mejorado, sean de confianza. A la inversa, puede cargar una aplicacin de Access con cdigo o macros deshabilitados para ayudar a proporcionar una experiencia segura. Auditora de datos. Sin que sea necesario el soporte de TI, puede migrar fcilmente datos del archivo de base de datos local a un servidor con Windows SharePoint Services. Los profesionales de TI pueden administrar, proteger y realizar copias de seguridad de dichos datos segn las directivas de la empresa. Historial de revisin. La nueva funcionalidad permite realizar un seguimiento de los registros y saber quin los ha creado, editado o eliminado. Asimismo, puede ver el momento en que se ha modificado la informacin y deshacer ediciones de datos en caso necesario.