BORRADOR PARA RECIBIR COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACION

REPRESENTACIONES ALMA, S. A. Observaciones y Recomendaciones de Control Interno Estados Financieros Por el ao terminado el 31 de diciembre de 2007
VELASCO, SARAT & ASOCIADOS, S. C.

BORRADOR PARA RECIBIR COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACION Guatemala, 19 de junio de 2008

Seores: Consejo de Administracin REPRESENTACIONES ALMA, S. A. Presente Respetables seores: La carta de observaciones y recomendaciones que se acompaa, incluye las sugerencias para mejorar los procedimientos de contabilidad y las medidas de control interno que llamaron nuestra atencin, como resultado de la revisin que practicamos a los estados financieros de Representaciones Alma, S. A., por el perodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre 2007. De conformidad con normas de auditoria generalmente aceptadas, efectuamos nuestra revisin y evaluacin de los controles internos contables existentes, con el objeto de obtener una base confiable para determinar la naturaleza y extensin de nuestras pruebas de auditora, relacionadas con la revisin del estado financiero de la compaa, por el perodo indicado anteriormente. Las evidencias que llamaron nuestra atencin durante la revisin, son presentadas en esta carta que les acompaamos, para la consideracin del honorable Consejo de Administracin y la Gerencia. La revisin no fue diseada para hacer recomendaciones detalladas y no necesariamente se indican todas las deficiencias del sistema existente. Nuestro memorndum tambin incluye comentarios con respecto a asuntos financieros y administrativos. Estos se ofrecen como sugerencias constructivas para la consideracin de la administracin de la compaa, como parte del proceso de modificacin e implementacin de los controles contables, prcticas y procedimientos financieros y administrativos. Atentamente, VELASCO, SARAT & ASOCIADOS Firma Miembro de KRESTON INTERNATIONAL

Lic. Mibzar Castan Orozco

BORRADOR PARA RECIBIR COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACION CAJA Y BANCOS Observacin: 1. De la revisin de las conciliaciones bancarias, se estableci que dichas conciliaciones no tienen evidencia de quien las prepara, revisa y autoriza. Este es un requisito bsico de control que no se cumple. Recomendacin: Que para cumplir con este requisito bsico de control, es importante que quin prepara las conciliaciones las firme como evidencia de su preparacin; as como, de quien las revisa y autoriza, tomando as responsabilidad de su correcta elaboracin. Observacin: 2. En la revisin de la conciliacin bancaria del mes de diciembre de 2007, de la cuenta No. 33-1724-4 que se tiene en el Banco G&T Continental, se estableci que el saldo al final segn contabilidad presentaba Q 26,953.17 y se presentaba una saldo en libros de Q 9,803.17, establecindose una diferencia de Q 17,150.00. Esta diferencia corresponde al cheque No. 90497861 emitido en diciembre de 2007 a favor de Transportes Barrientos, el cual fue anulado en vista de que el proveedor exigi que se le cambiaria el cheque ya que el mismo fue rechazado por el banco en el momento de pago por motivo de No se logr confirmacin de fecha 18 de enero de 2008, y no se haba modificado la conciliacin. Por lo anterior se requiri que el departamento contable preparara una nueva conciliacin con los datos correctos. Recomendacin: Que en la preparacin de las conciliaciones bancarias se tome de base el ltimo saldo de contabilidad para su elaboracin; as como, se debern de tomar en cuenta los eventos que ocurren despus de finalizado el mes, para que sean incluidos o definidos los ajustes contables. Observacin: 3. Requerimos al departamento contable de las conciliaciones bancarias de los meses posteriores al 31 de diciembre de 2007, es decir los de enero, febrero y marzo de 208; sin embargo, estas conciliaciones estn atrasadas y no se nos proporcionaron, al igual que los estados de cuenta bancarios. Recomendacin: 4. Que el departamento contable actualice las conciliaciones bancarias, tomando en cuenta que este es un procedimiento bsico de control, que permite establecer cualquier error o irregularidad en el manejo del efectivo de la compaa. Observacin: 5. Requerimos a la administracin se nos proporcionara los cortes y arqueos de caja chica efectuadas en el mes de diciembre de 2007 y enero de 2008, y no se tiene la

BORRADOR PARA RECIBIR COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACION poltica de efectuar dichos cortes y arqueos, argumentndose que la persona a cargo del fondo, no se encuentra en forma permanente en la compaa, por lo que no es posible efectuarle dicho arqueo. Recomendacin: Que s bien el fondo es por una cantidad mnima, es importante que se defina una poltica de control, para practicar en forma peridica los cortes y arqueos de caja chica. Observacin: 6. Requerimos a travs de la administracin, la confirmacin de saldos de los bancos con los cuales se operan las cuentas bancarias de la compaa, de las cuales recibimos las confirmaciones del BAC y de Banrural, no as las de el Banco G&T Continental y del Banco Reformador, por lo cual no nos fue posible asegurarnos de la informacin que tiene el banco de la compaa. Recomendacin: Que la administracin requiera en forma peridica una confirmacin de los saldos y transacciones con los bancos en los cuales opera sus cuentas y transacciones bancarias, para asegurar de que las cifras que se presentan en los estados financieros estn correctas. CUENTAS POR COBRAR Observacin: 7. Con relacin al saldo por cobrar a clientes y de otras cuentas por cobrar al 31 de diciembre de 2007, requerimos a la administracin de un estudio acerca de la cobrabilidad de los saldos o bien la liquidacin de los mismos, con el propsito de establecer lo necesario para crear una provisin de cuentas incobrables para soportar las posibles cuentas incobrables. Dicho estudio no fue proporcionado y no se efectu ninguna provisin al respecto en los estados financieros. Requerimos tambin de un anlisis de morosidad o de antiguedad de la cartera de clientes con referencia al 31 de diciembre de 2007 y no se nos fue proporcionada y para establecer la morosidad de la cartera se tienen que observar los estados de cuenta de cada uno de los clientes. Adicionalmente no se separa la cartera por venta de vehculos y por venta de accesorios y repuestos. Recomendacin: Que la administracin efecte como poltica mensual de un estudio acerca de la cobrabilidad de la cartera, con el propsito de establecer la necesidad de crear una provisin de las cuentas que podran considerarse como incobrables y adems aprovechar el aspecto fiscal, que permite establecer una provisin del 3% de las cuentas por cobrar.

BORRADOR PARA RECIBIR COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACION Observacin: 8. En las cuentas por cobrar se presenta al 31 de diciembre de 2007, la cuenta por cobrar a la compaa relacionada Moauto, S. A., de la que inicialmente fue confirmado el saldo y se recibi despus de varios requerimientos. Tambin se requiri de la informacin de las transacciones que se ha tenido con dicha compaa y no fue proporcionado. No se tiene una poltica definida de conciliacin mensual de los saldos. Con relacin a las transacciones se establecieron a travs del movimiento de mayor del ao 2007 de la cuenta por cobrar a Moauto, S. A., que se efectan varias transacciones a cuenta de dicha compaa, de las cuales no estn documentadas apropiadamente en Almasa, por ejemplo la compra de US$120,000 de diciembre de 2007. De la comparacin de los saldos con Moauto, se estableci que Moauto, tiene una cuenta por pagar a Almasa de Q1,521, 598 y Almasa tiene una cuenta por cobrar de Q1,488,412, existiendo una diferencia de Q33,186, que comprende el pago de la cuota y abono del vehculo y venta de TC no operados por Almasa al 31 de diciembre de 2007. Recomendacin: Que el departamento contable proceda a efectuar las conciliaciones de los saldos con las compaas relacionadas y de preparar los estados de cuenta que sirvan de base para dicha conciliacin. Este debera de ser un procedimiento rutinario. Adicionalmente se deber evaluar la contingencia fiscal, por efectuar transacciones a cuenta de otra empresa. INVENTARIOS Observacin: 9. Efectuamos una muestreo estadstico para seleccionar los artculos a observar fsicamente con referencia al 31 de diciembre de 2007; sin embargo, al efectuar la toma fsica de las muestras de los tems del inventario entre el 13 al 15 de febrero de 2008 en tienda central y de la zona 9, se establecieron diferencias entre los registros tericos que se nos proporcionaron contra lo contado fsicamente, diferencias que no fueron aclaradas. Ejemplos de en los productos siguientes: a) Vidrio trasero con cdigo 85-5403012-V01 faltante de 10 unidades a un costo unitario de Q43.18 que hacen un total de Q 431.80. b) Aceite 80W90 caja con cdigo 20-1601-W90, sobrante de 31 unidades a un costo unitario de Q18.88 que hacen un total de Q585.28. En la bodega central, no existe una separacin fsica de los artculos de inventarios de la compaa con relacin a los de las otras compaas y es de hacer mencin que no se cont con la colaboracin de la persona a cargo de los inventarios para que se facilitara nuestro trabajo.

BORRADOR PARA RECIBIR COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACION Recomendacin: Que el departamento contable proceda a que las diferencias sean aclaradas y que se pueda definir un rea especfica en la bodega para los artculos de la compaa y no mezclarlos con los inventarios de las otras compaas. Observacin: 10. Con relacin a los inventarios que se tienen al 31 de diciembre de 2007, requerimos se nos proporcionara de un estudio acerca de la evaluacin de los artculos que pudieran considerarse como daados, obsoletos o de lento movimiento, para considerar la creacin de una reserva de obsolescencia al respecto. Dicho estudio no se nos fue proporcionado. Recomendacin: Que se proceda a efectuar un estudio acerca de la obsolescencia de los inventarios y que sea incorporada a los estados financieros de la compaa, tomando en cuenta que para aspectos fiscales esta provisin no sera deducible. Observacin: 11. El inventario final de cada mes es determinado por la gerencia de la compaa y es trasladado al contador para su registro contable, de acuerdo con el mtodo pormenorizado, es decir se toma de base el inventario inicial, ms las compras, menos el inventario final. No se lleva en contabilidad un registro perpetuo de los inventarios que permita establecer el costo de las ventas en forma inmediata y no se cuenta con el respaldo de los artculos que conforman los inventarios finales. Adicionalmente a los puntos comentados la gerencia efecta otras deducciones al inventario sin explicacin. Recomendacin: Que la gerencia evale el traslado del control de los inventarios al departamento contable, para que su registro sea con base al movimiento de los inventarios y no con base a una informacin de inventarios finales. IMPORTACIONES Observacin: 12. Se revisaron los prorrateos de las plizas de importacin de las mercaderas efectuadas en el ao 2007, de las cuales nos proporcionaron 9 prorrateos, encontrndose nicamente 6 declaraciones aduaneras de importacin, constatando de que tres fueron prorrateados en dos partes, estas seis declaraciones son las que se realizaron y contabilizaron en el ao. Los 9 prorrateos suman un total de compras de Q4,543,555 y en los registros contables del ao 2007 se presentan Q2,643,284, existiendo una diferencia en el registro de las importaciones por Q1,900,271.

BORRADOR PARA RECIBIR COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACION Adicionalmente se estableci en los prorrateos de las importaciones, que se la tasa de cambio del Quetzal respecto al Dlar se incluyen por un tipo de cambio mayor al que corresponden en el da de la liquidacin de la pliza de importacin, lo que origina que los costos se presenten por ms. Recomendacin: Que todas las importaciones realizadas por la compaa, sean registradas en contabilidad, para evitar objeciones fiscales y presentar las compras que realmente se han efectuado a nombre de la compaa. Asimismo se deber de tomar para el prorrateo de las importaciones el tipo de cambio oficial al liquidar la pliza. Observacin: 13. Con relacin a las declaraciones de las plizas de importacin del ao 2007, se estableci que existen plizas que fueron prorrateadas y los artculos traslados a la compaa relacionada Moauto, S. A., traslados sobre los cuales no se efectu la factura correspondiente y nicamente se identifican en el prorrateo con el cdigo 201600 IMPORT y de descripcin cdigo de import. Adicionalmente no es posible establecer el monto de los inventarios trasladados de esta forma, debido a que no se nos proporcion ms informacin de las importaciones. Recomendacin: Este procedimiento efectuado por la compaa, contempla un riesgo fiscal, en virtud de que se estn trasladando productos a otra compaa relacionada sin la documentacin legal correspondiente, lo cual podra estar clasificado como un delito fiscal y la contingencia es ms probable que remota. Por lo que recomendamos que estos registros y transacciones sean regularizadas y de ser necesario que se hagan las rectificaciones a las declaraciones de impuestos que ameriten. Observacin: 14. En virtud de lo anterior, requerimos la informacin de las importaciones de la compaa relacionada Moauto, S. A. y poder establecer el monto que asciende el cdigo 20-1600-IMPORT relacionado con Representaciones Alma, S. A., derivado a que nos inform que en esta compaa tambin existe movimiento de mercadera que es trasladada a Representaciones Alma, S. A., sin la factura correspondiente, lo cual no fue nos posible establecer. Recomendacin: Que la administracin de la compaa proceda a determinar los traslados de artculos de los inventarios que se han recibido o enviado a la compaa relacionada y regularizar tal situacin; as como, deber evaluarse la contingencia fiscal al respecto, para estar prevenidos a la hora de una revisin de las autoridades fiscales. ACTIVOS FIJOS Observacin:

BORRADOR PARA RECIBIR COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACION 15. La compaa adquiri en el 2004 dos terrenos en Masagua, Escuintla, por un monto de Q91,685, los cuales fueron contabilizados en la cuenta de edificios zona 10 y se estn depreciando, sin considerar que de acuerdo a los principios contables, los terrenos no se deprecian. Adicionalmente, solicitamos una integracin detallada de los activos fijos de la empresa, con identificacin del activo, costo original, depreciacin acumulada, valor en libros, porcentaje de depreciacin, lugar de ubicacin, tarjeta de responsabilidad, lo cual no nos fue proporcionado. Recomendacin: Que los activos sean registrados de acuerdo a su naturaleza y en este caso particular se debi registrar en la cuenta de terrenos. Adicionalmente se deber de proceder a elaborar los registros auxiliares de los activos fijos, con la informacin indicada anteriormente. Observacin: 16. En junio de 2006 fueron vendidos dos vehculos con valor en libros de Q98,196.43 a un precio de venta de Q50,000, los cuales fueron dados de baja en activos fijos por el monto de la venta y no fue registrada la prdida en la venta de los vehculos de Q48,195 en dicho ao. Derivado a las explicaciones proporcionadas al contador, este procedi a efectuar la correccin correspondiente. Recomendacin: Que cuando se efecte una venta o baja de activos fijos, primero se establezca el costo de adquisicin, en seguida la depreciacin acumulada a la fecha de la venta, estableciendo el valor en libros y compararlo con el precio de venta, establecindose as la utilidad o la venta del activo, la cual debe ser registrada en el mes en que se efecta la venta o baja del activo. Observacin: 17. En maquinaria y equipo fue registrado el 26 de diciembre de 2007, el anticipo otorgado al seor Martn Jos Marino Roca por el anticipo a la compra de un elevador de carga por Q23,000 segn la factura 871 de dicha fecha y registrada en esta cuenta Q20,536. El anticipo como tal debe de registrarse en una cuenta por liquidar o por cobrar y se debe de trasladar al activo fijo, cuando el bien ha sido recibido y este funcionando. Recomendacin: Que el departamento contable registre las transacciones por la naturaleza de cada una. En este caso debi registrarse como anticipo a un proveedor. CUENTAS POR PAGAR Observacin:

BORRADOR PARA RECIBIR COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACION 18. En las cuentas por pagar se presenta al 31 de diciembre de 2007, la cuenta por pagar a la compaa relacionada Moauto, S. A., de la que inicialmente fue confirmado el saldo y se recibi despus de varios requerimientos. Tambin se requiri de la informacin de las transacciones que se ha tenido con dicha compaa y no fue proporcionado. No se tiene una poltica definida de conciliacin mensual de los saldos. Con relacin a las transacciones se establecieron a travs del movimiento de mayor del ao 2007 de la cuenta por pagar a Moauto, S. A., que se efectan varias transacciones a cuenta de dicha compaa, de las cuales no estn documentadas apropiadamente en Almasa, por ejemplo el abono de Q1,417,705.95 efectuado en pliza de diario No. 84 del mes de diciembre de 2007. Recomendacin: Que el departamento contable proceda a efectuar las conciliaciones de los saldos con las compaas relacionadas y de preparar los estados de cuenta que sirvan de base para dicha conciliacin. Este debera de ser un procedimiento rutinario. Adicionalmente se deber evaluar la contingencia fiscal, por efectuar transacciones a cuenta de otra empresa. Observacin: 19. En el rubro de cuentas por pagar a largo plazo existe un monto por pagar al 31 de diciembre de 2007 de Q 423,531.48, se obtuvo una confirmacin del saldo de los socios; sin embargo, del Socio Seor Csar Mayen el los registros contables se presenta con una cuenta por pagar de Q243,531 y segn el movimiento de mayor que se nos proporcion presenta un saldo de Q1,190,037. Con relacin a las transacciones se establecieron a travs del movimiento de mayor del ao 2007 de la cuenta por pagar del Seor Csar Mayen, que se efectan varias transacciones de las cuales no estn documentadas apropiadamente en Almasa, por ejemplo el registro de pliza No. 9 del 28 de febrero de 2007 por Q943,104.94 y la partida 45 del mes de julio de 2007 por Q228,728.39. Recomendacin: Que la diferencia de lo registrado en el movimiento de mayor sea explicado. Adicionalmente se deber evaluar la contingencia fiscal, por efectuar transacciones a cuenta de la empresa por uno de los socios. ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO Observacin: 20. Requerimos al departamento contable, se nos proporcionara el estado de flujos de efectivo por el ao terminado el 31 de diciembre de 2007 y no se nos proporcion. Este estado es obligatorio en su presentacin como parte de los estados financieros que requiere la administracin tributaria. Para efectos de nuestro informe de auditora elaboramos tal estado.

BORRADOR PARA RECIBIR COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACION Recomendacin: Que el departamento contable, proceda a preparar el estado de flujos de efectivo, los cuales debern quedar adjuntos al balance general y estado de resultados de cada ejercicio fiscal. CAPITAL Observacin: 21. Requerimos a la administracin, se nos proporcionara el libro de control de emisin de las acciones de la compaa o en su defecto la realizacin de un arqueo de las acciones; sin embargo, la informacin no fue concretada y no nos ha sido posible establecer que la emisin de acciones este en regla. Se proporcion nicamente la informacin respecto al aviso de emisin de acciones al Registro Mercantil de la 1 a la 20 con valor nominal de Q500, para un total de Q10,000 que es lo indicado en la escritura de constitucin y el capital pagado de la compaa es de Q110,000.00. Se inform que los Q100,000 restantes del capital pagado corresponde al aporte de un inmueble, pero no est el aviso de emisin de las acciones. Recomendacin: Para llevar cuenta y razn de la emisin de las acciones de la compaa es obligatoria la autorizacin de dicho libro en el Registro Mercantil y se debern registrar las acciones emitidas hasta la fecha. Por lo anterior, deber de establecerse s anteriormente se cuenta con dicha autorizacin por el Registro o en su defecto, se debern de hacer los trmites correspondientes y actualizar el registro. GASTOS DE OPERACION Observacin: 22. En el rubro de bonificaciones segn el estado de resultados se presenta por un monto de Q172,624.91, de los cuales se verificaron Q 79,764.79 que corresponden a las planillas de sueldos mensuales y Q 92,860.12 que no tiene documentacin de soporte, que segn comentario recibido se nos indic que es derivado al pago por comisin efectuado a los vendedores de la compaa en el momento de vender algn vehiculo nuevo o usado. Recomendacin: Que inicialmente los registros de las cuentas deben considerarse de acuerdo a su naturaleza y en este caso particular debi registrarse a la cuenta de comisiones y adicionalmente, se debern de documentar o en su caso representan gastos no deducibles al impuesto sobre la renta. Observacin: 23. En la cuenta contable no. 7210106 diferencial cambiario se tenia en estado de resultados inicial por un monto negativo de Q 4,476.28, luego se nos entreg un

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BORRADOR PARA RECIBIR COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACION estado de resultados final por un monto positivo de Q 137,956.53, existiendo diferencia de Q142,432.81, segn explicacin del contador indicando corresponda a una compra segn pliza No. 84 de diciembre de 2007 y errneamente se registr en dicha cuenta. Fue ajustado dicho monto, pero no cuenta de compras. Recomendacin: Que se proceda a explicar este registro, toda vez que la partida contable no contaba con el documento de respaldo. CONFIRMACION AL ASESOR LEGAL Observacin: 24. Requerimos a travs de la administracin de la compaa, las confirmacin al asesor legal, acerca de juicios, litigios u otras reclamaciones a favor o en contra de la compaa; sin embargo, no hemos recibido la respuesta, por lo que no nos ha sido posible, establecer s existen asuntos a cargo del asesor legal, que pudieran tener efectos en los estados financieros al 31 de diciembre de 2007. Recomendacin: Que la administracin de la compaa requiere al asesor legal que conteste la confirmacin a los auditores o en su caso, que la administracin le requiera de un informe, para que puedan definir s hay asuntos encomendados al asesor legal que puedan requerir ajustes a los estados financieros. LECTURA DE ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA Y ASAMBLEA DE ACCIONISTAS Observacin: 25. De la revisin del libro de actas de la Asamblea General de Accionistas, se estableci que en el acta No. 4 del 23 de marzo de 2008 esta repetido el nmero del acta con la realizada el 20 de marzo de 2007, se aprobaron los estados financieros por el ao terminado el 31 de diciembre de 2007 con una prdida es de Q117,912 y en el estado de resultados la prdida que se presenta es de Q119,662, la diferencia no fue explicada. Las actas no estn foliadas. El libro de actas del Consejo de Administracin presenta un acta sin nmero, sin fecha, sin folio y se refiere a la aprobacin de sueldos y dietas. Recomendacin: Que las actas de la Asamblea General de Accionistas sean impresas y foliadas para dejarlas como actas definitivas y que sea aclarada la diferencia indicada en la ltima acta. Con relacin a las actas de Junta Directiva, deben de tener toda la formalidad del acta. una que que a la

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BORRADOR PARA RECIBIR COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACION LIBROS LEGALES DE CONTABILIDAD Observacin: 26. Los libros legales de contabilidad estn operados en las siguientes fechas: el libro de inventarios no se nos proporcion para su revisin. El libro de diario, mayor y balances estn operados al 31 de diciembre de 2006 y al cuestionar al contador sobre el atraso en el registro, manifest que se imprimen en forma anual y esta esperando el cierre del ao 2007, para actualizarlos. Los libros de IVA estn impresos hasta el mes de diciembre de 2007. Recomendacin: Que se procedan a actualizar los libros contables, para evitar eventualmente el cobro de las multas por la administracin tributaria por no contar con los libros actualizados. CONTINGENCIAS FISCALES Observacin: 27. Las autoridades fiscales no han efectuado una revisin a las declaraciones de impuestos presentadas en los ltimos aos. Uno de los asuntos que podran objetar esta con relacin a la forma de operar los inventarios y las importaciones; as como, las transacciones entre empresas relacionadas y las efectuadas con los propios socios de la compaa. Recomendacin: Que estos aspectos comentados, sean considerados por la administracin, para que se puedan reducir los riesgos en estas reas. RECOMENDACIN GENERAL 28. La administracin de la compaa deber de considerar todos los puntos indicados en la presente carta de observaciones y preparar una planificacin tanto fiscal como financiera de la compaa y de las transacciones que efecta con las compaas relacionadas y los socios de la empresa; as como, de las importaciones y del control de los inventarios, para reducir los riesgos fiscales y financieros. *******

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