SAP para Sector Pblico

LEY GENERAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL IMPACTOS Y ASPECTOS DEL CUMPLIMIENTO

CONTENIDO
4 5 6 7 Lineamientos de la Contabilidad Gubernamental Informacin Financiera Gubernamental Seguimiento de Indicadores de Gobierno Benecios y Conclusiones

Antecedentes En el mundo los sistemas contables pblicos han sido objeto de una serie de reformas encaminadas por diversos organismos internacionales, en este sentido en 2008 el Gobierno Mexicano public en el D.O.F. la Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG) con objeto de establecer los criterios generales rectores, de la emisin de informacin nanciera de los entes pblicos con el n de lograr su adecuada armonizacin. Para ello se estableci el Consejo Nacional de Armonizacin Contable (CONAC) dedicado al anlisis y denicin de la mejor manera de implementar la LGCG en los tiempos establecidos y con utilizacin ptima de los recursos. Las herramientas de SAP para el Sector Pblico (como los GRP*1, los generadores analticos, etc.) posibilitan que los Organismos cuenten con tecnologa no slo para ecientar el registro contable sino que posibilitan adems la automatizacin de procesos, la generacin de reportes analticos brindando informacin de manera transparente, oportuna y precisa. SAP habilita de manera natural a las Instituciones para la aplicacin de la ley.

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*1 Government Resource Planning o GRP, por sus siglas en ingls. Trad. Software de Aplicaciones para Gestin de Procesos de Gobierno

LINEAMIENTOS DE LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL EL SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL (SCG)

Descripcin del SCG Dice el Cap. I. de la LGCG, El sistema registrar de manera armnica, delimitada y especca las operaciones presupuestarias y contables derivadas de la gestin pblica, as como otros ujos econmicos. Asimismo, generar estados nancieros, conables, oportunos, comprensibles, peridicos y comparables, los cuales sern expresados en trminos monetarios. Caractersticas Tcnicas del SCG El Manual de Contabilidad Gubernamental (DOF Nov. 2010) establece que el SGC deber observar las siguientes caractersticas tcnicas. a) Ser nico, uniforme e integrador; b) Integrar automticamente la operacin contable con el ejercicio presupuestario; c) Efectuar los registros considerando la base acumulativa (devengado) de las transacciones; d) Registrar automticamente en los momentos contables correspondientes; e) Efectuar la interrelacin automtica entre clasicadores presupuestarios, la lista de cuentas y el catlogo de bienes; f) Efectuar en las cuentas contables, el registro de las etapas del presupuesto de los entes pblicos g) Facilitar registro y control de inventarios de bienes muebles e inmuebles; h) Generar en tiempo real estados nancieros, de ejecucin presupuestaria y otra informacin que sirva a la toma de decisiones, transparencia, programacin con base en resultados, evaluacin y rendicin de cuentas; i) Estar estructurado de forma tal que permita su compatibilizacin con la informacin sobre produccin fsica que generan las mismas reas que originan la informacin contable y presupuestaria, permitiendo el establecimiento de relaciones de insumo -producto y la aplicacin de indicadores de evaluacin del desempeo y determinacin de costos de la produccin pblica;

j) Estar diseado de forma tal que permita el procesamiento y generacin de estados nancieros mediante el uso de las tecnologas de la informacin; k) Respaldar con la documentacin original que compruebe y justique los registros que se efecten, el registro de las operaciones contables y presupuestarias. Cumplimiento del GRP de SAP La LGCG est alineada con principios y normas internacionales como son International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) e International Accounting Standards (IAS). Estudios realizados por especialistas contables/nancieros y prestigiadas rmas de auditora sobre la habilitacin de la LGCG en el Sector Pblico Mexicano han concluido que: El software de SAP cumple con IPSAS e IAS abarcando adems lo que se reere a: Divulgacin Financieros Ingresos por no intercambios

Presentacin Presupuestos en declaraciones nancieras Un punto primordial que el GRP de SAP facilita es la administracin de cuentas, as como clasicacin y rastreo de las operaciones. El GRP de SAP habilita el registro e integracin presupuestaria, la consolidacin y la publicacin controlada de reportes(*). La plataforma tecnolgica de SAP centraliza el control de las operaciones mediante la ejecucin de transacciones. El registro es en lnea, depositando la informacin en formato trazable, con alta seguridad tanto en el acceso y control de la informacin. Reportes y tableros pueden ser generados de manera automtica, pero con exibilidad para moldeo de los resultados para garantizar la disponibilidad de informacin acorde a los requerimientos especcos de los roles de funcionarios usuarios.
(*) Algunas adaptaciones podrn requerirse en funcin de caractersticas o requerimientos especcos.

INFORMACIN FINANCIERA GUBERNAMENTAL SISTEMA DE INFORMACIN FINANCIERA GUBERNAMENTAL (SIFG)

Sistema de Informacin Financiera Integrado La cantidad de empleados en mltiples procesos y localidades interconectados, realizando un gran nmero de transacciones en perodos relativamente cortos de tiempo, ha propiciado la incorporacin de tecnologas de la informacin para facilitar el registro, clasicacin y automatizacin de controles y procedimientos que simpliquen la compilacin de datos y generacin de reportes. Los sistemas que sustentan estas tareas deben ser modulares e integrados en procesos sustantivos y ligados a los mdulos auxiliares de manera simple; adems de estar estructurados funcional ms que organizacionalmente y consolidando la informacin en un repositorio central y comn que habilite el uso de informacin y su comunicacin. El diagrama abajo muestra cmo los mdulos centrales de los sistemas de informacin se integran a lo largo del ciclo de gestin presupuestal y cmo se pueden establecer conexiones con los mdulos auxiliares de otras funciones. SAP cuenta de manera nativa con la funcionalidad para habilitar estos procesos, la plataforma robusta e integrada permite habilitar la gestin presupuestal precisa desde la preparacin, la ejecucin y posterior evaluacin, conforme se describe en el Manual de la Contabilidad Gubernamental. Una gran ventaja que se tiene con la tecnologa de SAP es la posibilidad de incorporar nuevos mdulos y funcionalidad de manera paulatina, adems la aplicacin de mejoras al sistema se hace de manera especca y simplicada, reduciendo as los tiempos de actualizacin y por ende los costos asociados. Todo esto est enmarcado en un ambiente de alta seguridad y con registro detallado de las actividades realizadas para garantizar el control estricto de la ejecucin de los procesos.

Sistema de Inforemacin Financiera Gubernamental

Transparencia / Portal Desarrollo y revisin de polticas pblicas

Formulacin Presupuestal

Aprobacin y Modificaciones

PBF*
Reportes Contable Presupuestal Pagado Asignado Presupuestal

Tesorera: Ingresos y Egresos Devengado

GRP
Pre-compromiso Compras

Nmina

Comprometido Gastos de Viaje

Administracin Fiscal Contabilidad Gubernamental Gestin Activos

( * ) Formulacin Presupuestal Para el Sector Pblico

GENERACIN DE INFORMACIN EFICACIA GUBERNAMENTAL (SEGUIMIENTO INDICADORES)

Informacin Financiera Gubernamental La LGCG y su manual establecen el requisito de generacin de una serie de reportes a emitir peridicamente y que han sido organizados en: a) Contables: situacin nanciera, actividades, variaciones en hacienda y patrimonio, ujo de efectivo, adems de analticos; b) Presupuestarios: ejercicios de ingresos y egresos. Conforme a la ley, dichos reportes debern contener informacin que proviene del Sistema de Informacin Financiera Gubernamental. Cualidades de la Informacin Financiera La informacin producida deber ser: a) til b) Conable c) Relevante d) Comprensible e) Comparativa f) Oportuna g) Veraz h) Objetiva i) Representativa j) Posibilidad de prediccin e importancia relativa k) Suciente La plataforma tecnolgica de SAP garantiza el control de transacciones para un registro conable en el punto de generacin de los datos, trazable para rastrear el origen en todo momento y con alta seguridad para permitir el acceso correcto a cada persona que accede a la informacin. La explotacin de informacin es transparente y con posibilidad de hacer consultas en lnea independientemente del tipo de informacin solicitada. Agregacin y Desagregacin El conjunto bsico de reportes se encuentran predenidos en la solucin de SAP para Sector Pblico que est localizada al pas y en nuestro idioma, con la capacidad de exibilizar la presentacin mediante el ajuste de reportes o bien explotando la informacin con ayuda de las herramientas de Inteligencia de Negocios que permiten procesar la informacin en lnea y dar as cumplimiento a todos los requisitos impuestos por la ley. La Medicin del Desempeo La medicin del desempeo mediante tecnologas de explotacin en lnea y adaptables est disponible para ser explotada por el sector pblico. Tableros de control se encuentran denidos, con la posibilidad de exibilizar las fuentes as como el contenido. Comunicacin de Resultados Mltiples canales estn disponibles como son: portales, telfonos celulares, computadoras (locales y a travs de la nube), correo electrnico, etc. Esto permitir cubrir los requisitos de entrega de informacin a aquellos que por ley deben recibirla: desde los empleados internos que requieren informacin en lnea, los reportes con base continua que deben ser compartidos con diversas instituciones, los informes para sustentar la toma de decisiones, hasta los ciudadanos que requieren consultar informacin personalmente o bien a travs de los portales de internet de las instituciones.

Agency:

Human Services

Procurement KPIs - Human Services

Forecasted Spend vs. Budget Savings YTD Supplier Diversity Spend Off-Contract Spend Purchasing Process Time 98% 21% 3%

10% 8 Days 20 Days

Invoice Processing Time

BENEFICIOS Y CONCLUSIONES CUMPLIMIENTO Y ACCIONES RECOMENDADAS

Los tiempos marcados en la LGCG La ley establece que las instituciones debern contar con ciertas acciones concluidas al da de hoy, que son requisito para las subsecuentes, lo cual puede representar un reto en funcin del grado de avance sobre el cumplimiento. La grca indica las fechas marcadas por la LGCG. la transparencia y la programacin (con base en resultados), la evaluacin y rendicin de cuentas. Dado lo anterior la recomendacin es contar con la plataforma tecnolgica que habilite en primer trmino a la institucin con el registro en lnea de informacin en un repositorio central de informacin, que cumpla con los lineamientos tcnicos operativos marcados en
Requerimientos conforme a las fechas de la LGCG 2009 Haber emitido: Plan de cuentas Clasificadores presupuestarios armonizados Normas Metodologa determinacin momentos contables Estructura de estados financieros bsicos y caractersticas notas 2010 Haber emitido: Postulados bsicos Reglas de registro y valoracin patrimonio Estructuracin de catlogos de cuentas y manuales contables Entidades Federativas: Listas de cuentas Clasificadores presupuestarios armonizados Catlogo bienes y matrices conversin Indicadores medicin inventarios Emitir informacin contable y presupuestacin financiera peridica 2011 Realizar registros contables con base acumulativa Disponer de catlogos de cuentas y manuales de contabilidad Emitir informacin contable presupuestaria y programtica Entidades Federativas: Sistemas contables operando en tiempo real Entidades para estatales: Sistemas contables operando en tiempo real Enero 2012 Emitir cuentas pblicas conforme a la estructura de artculos 53 y 54 de la LGCG y publicarlas para cosulta general Diciembre 2012 Registros contables del patrimonio y su valuacin Indicadores de resultados sobre cumplimiento de metas Publicar informacin contable presupuestaria y programtica en pginas de internet para consulta de la poblacin general

b) La institucin ha implementado una plataforma tecnolgica para registro y explotacin bsica de informacin nanciera? c) Las herramientas actuales cuentan con la capacidad de generar la informacin recurrente conforme marca la LGCG? d) Las herramientas actuales permiten el seguimiento seguro de transacciones? e) Se cuenta con la capacidad de resumir y

Los tiempos marcados en la LGCG La ley establece que las instituciones debern contar con ciertas acciones concluidas al da de hoy, que son requisito para las subsecuentes, lo cual puede representar un reto en funcin del grado de avance sobre el cumplimiento. La grca indica las fechas marcadas por la LGCG. SCG para el cumplimiento de la LGCG El sistema de informacin nanciera gubernamental deber generar en tiempo real estados nancieros, de ejecucin presupuestaria y otra informacin para facilitar la toma de decisiones,

la LGCG y que en segundo trmino traslade de manera simple la informacin a un ambiente donde se pueda explotar en lnea y de manera sencilla y que est accesible a todo aquel que debe tener acceso a las herramientas de reporteo (desde la ciudadana, los funcionarios pblicos que la requieren, las instituciones que reciben reportes de resultados). Recomendaciones Recomendamos vericar el cumplimiento actual: a) La institucin cuenta con las deniciones requeridas para acopio y registro de la informacin?

publicar la informacin de manera simple y transparente? f) La explotacin de informacin es exible y en tiempo real? Si la respuesta es negativa a cualquiera de las anteriores, en SAP hemos demostrado que nuestras soluciones satisfacen el requisito a lo largo de las distintas fases de los procesos de acopio y explotacin de informacin contable de las instituciones del Sector Pblico Mexicano, permitiendo incluso la gestin de temas adicionales como es la atencin ciudadana, el control de programas de gobierno, etc.

MAS INFORMACIN SOLUCIONES Y SERVICIOS

Soluciones SAP Favor de contactar a: carlos.salgado@sap.com para recibir mas informacin o bien visitar la pgina http://www.sap.com/mexico/industries/publicsector/index.epx Servicios SAP Mxico SAP Consulting: Ofrecemos servicios de primer nivel de consultora, implementacin y optimizacin de procesos de negocio, con especialistas en ERP para Sector Pblico (GRP) y en metodologas de implementacin ASAP. Dentro de los servicios que ofrece SAP Consulting se encuentran: Implementacin y optimizacin de procesos de negocio Consultora para la Transformacin de la Tecnologa de Informacin Proyectos de Actualizacin (Upgrade) Tcnico y/o Funcional, con apoyo de consultora global Aseguramiento de Calidad: - Revisiones de Proyecto (Project reviews) - Evaluacin de Soluciones Servicios de conversin de Plan de Cuentas Servicios de migracin de Presupuestacin Clsica a BCS (Budget Control System) SAP Educacin: Ofrece la estrategia y planes de capacitacin para habilitar a su empresa en el entorno de su inversin en las soluciones de SAP. SAP Active Global Support: Brinda servicios para planicacin, implementacin y soporte a operaciones.

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