2-Manual de Archivista

REPUBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO DE NARIO
ALCALDA MUNICIPAL ILES - NARIO
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Unidos por Iles ALCALDA MUNICIPAL DE ILES Centro Administrativo Municipal C.A.M Avenida Colombia No. 4-54 Esquina Telf: 8 8! "# e-mail: alcaldiadeiles@hotmail.com
CONTROL, REVISIN Y APROBACIN ELABORACIN EQUIPOS DE ALTO IMPACTO REVISIN Nombre: Cargo: Firma: APROBACIN
CONTROL DE COPIAS: Dependencia: Responsable: Firma:
Original en:
Secretaria de Gobierno
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CONTENIDO Pgina 1. 2. 3. 4. 5. 5.1. 5.2 5.3. 6. 6.1. 6.2. 7. 7.1. 7.1.1. 7.1.2. 7.1.3. 7.1.4. 7.1.5. 7.1.6. 7.2. 7.3. 7.4. 8. 8.1. 8.2. 8.3. 8.4. 8.5. PRESENTACIN DEL DOCUMENTO OBJETIVO GENERAL ALCANCE MARCO LEGAL RECEPCIN DE LA DOCUMENTACIN CORRESPONDENCIA COMUNICACIONES ADMINISTRATIVAS INTERNAS. DISTRIBUCIN DE LA CORRESPONDENCIA FORMATOS DE REGISTRO Y CONTROL TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL TRD FORMATO NICO DE INVENTARIO ARCHIVO ARCHIVO DE GESTIN Funciones del archivo de gestin Organizacin del archivos de gestin Documentacin a expurgar. Documentos a conservar Formacin de expedientes Traslado del Archivo de Gestin al Archivo Central ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTRICO CONSULTA DE DOCUMENTOS Y PRSTAMOS COMIT DE ARCHIVO COMPOSICIN PERIODICIDAD DE REUNIONES FUNCIONES DEL COMIT FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMIT TOMA DE DECISIONES GLOSARIO
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CONTENIDO
ANEXOS 1. 2. 3.
MARCACIN DE ETIQUETAS Y RTULOS TCNICAS DE IMPRESIN TIPOS DE SOPORTES
FORMATOS MA F01 - Formato de identificacin de series y subseries documentales MA F02 - Formato de retencin documental TRD MA F03 - Formato nico de inventario documental MA F04 - Planilla de correspondencia mensajera interna MA F05 - Planilla de mensajera certificada MA F06 - Planilla control correspondencia devuelta MA F07 - Planilla control de documentos MA F08 - Rotulo para identificacin de cajas de archivo MA F09 - Rotulo carpeta de archivo MA F10 - Rotulo anexos MA F11 - Testigo de documentos en prstamo MA F12 - Historia laboral
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1. PRESENTACIN DEL DOCUMENTO La Alcalda Municipal de Iles, le ha dado la debida importancia a la conservacin de los bienes documentales, convirtindose en una herramienta de instrumentacin de las decisiones administrativas, con sus debidos procesos, garantizando el archivo de la documentacin que reciben y generan las diferentes dependencias administrativas, desarrolla la normatividad interna y expide el MANUAL DE CONTROL Y ORGANIZACIN DE ARCHIVO. Se espera que la primera versin de ste manual sirva de material de apoyo para la conservacin de los bienes documentales, con su respectiva identificacin de los procesos de recepcin, produccin, distribucin, trmite, organizacin, consulta y custodia de la informacin en diversos soportes conforme a la normatividad vigente sobre la archivstica. A partir de la definicin y estructuracin del proceso de gestin documental, archivo y correspondencia en donde se determina el origen, tramite y destino de la documentacin creada por las dependencias, se establece la metodologa para la disposicin documental en el archivo de gestin, los requerimientos para su traslado al archivo central e histrico y el procedimiento para la eliminacin. Desplegando lo anterior y en cumplimiento a las reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica del estado, en desarrollo de la Ley 594 de 2000, dentro del nuevo sistema de organizacin para los archivos, fue necesario unificar criterios para todas las dependencias referentes a la clasificacin, ordenacin y conservacin de la documentacin.
2. OBJETIVO GENERAL
El MANUAL DE CONTROL Y ORGANIZACIN DE ARCHIVO, unifica criterios y lineamientos de aplicacin general sobre la recepcin, distribucin, produccin, organizacin y custodia de los documentos, permitiendo el mejoramiento del desempeo de las tareas documentales en cada una de las dependencias.
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3. ALCANCE Generar los criterios y lineamientos para la organizacin y disposicin de la documentacin de tal manera que con la aplicacin de las tcnicas y normas archivsticas se garantice su integridad, autenticidad, seguridad, perdurabilidad, inalterabilidad en las diferentes dependencias de la Alcalda Municipal de Iles. 4. MARCO LEGAL La funcin archivstica encuentra su sustento normativo en la ley 80 de 1989 con la cual se crea el Archivo General de la Nacin y el sistema nacional de archivo con el fin de planear y coordinar esta funcin a nivel nacional, de las facultades conferidas por la ley la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin expidi el acuerdo 07 de 1994: Reglamento General de Archivos, que contiene parmetros y lineamientos de aplicacin general relacionados con las tareas archivsticas lo que permite la unificacin de criterios en el manejo de archivos oficiales del orden nacional, departamental y municipal. Posteriormente en el ao 2000 se expide la ley 594 por medio de la cual se establecen reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica del estado, siendo de aplicacin en la administracin pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y dems organismos regulados por esta ley As mismo dentro de la implementacin del sistema de gestin de la calidad, se requiere establecer un procedimiento documentado, y un listado maestro de registros, de acuerdo a las tablas de retencin documental y a la NTC-ISO 9001 para la identificacin, recoleccin, indizacin, acceso, clasificacin, conservacin y disposicin de los registros de calidad. Estos registros tendrn un periodo de gestin acorde a lo establecido en las tablas de retencin documental, donde posteriormente pasaran al archivo central y al archivo histrico, para su conservacin y posterior eliminacin. A travs del acuerdo 060 de 2001 se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales de las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas.
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En este Acuerdo se establecen los lineamientos y procedimientos que permiten a las Unidades de Correspondencia, cumplir con los programas de Gestin Documental, para la produccin, recepcin, distribucin, seguimiento, conservacin y consulta de los documentos. Por medio del Acuerdo 042 de 2001 se establece la organizacin de los archivos de gestin. El Artculo 29 del decreto 2150 de 1995 sobre control de copias y Articulo 32 del decreto 2150 de 1995 sobre Control de la recepcin de las comunicaciones. Adems el sistema de archivo que se reglamenta a travs de este manual encuentra su fundamento en la Constitucin Poltica de Colombia as: Es obligacin del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nacin. Art. 15: Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal, familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlo respetar. De igual modo, tener derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellos en banco de datos y en archivos de entidades pblicas y privadas. Art. 20 Se garantiza a toda persona la libertad de expresin y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir informacin veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicacin. Art. 23 Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de inters general o particular y a obtener pronta respuesta. Art. 72 El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado. Art. 74 Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos salvo los casos que establezca la Ley. Art. 209 La funcin administrativa est al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacin, la delegacin y la desconcentracin de funciones. Ley 734 de 2002 (Nuevo Cdigo Disciplinario nico). Circular No. 004 de 2003 Organizacin de las historias laborales. Art. 8:
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5. RECEPCIN DE LA DOCUMENTACIN 5.1. CORRESPONDENCIA. Ver: Procedimiento REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA. El primer paso en cada una de las dependencias para la organizacin del archivo, es dividir la documentacin en series, y stos a su vez, en Subserie. Se abrir una o varias carpetas por cada ao, organizando los documentos en ordenascendente de acuerdo a la fecha o la numeracin si es que la posee. En desarrollo de la unidad de correspondencia externa e interna, se desarrollan los procedimientos de envo y recepcin de la misma. Constituye los documentos recibidos a travs de secretaria, fax, o por medios electrnicos a travs del correo electrnico institucional, estos documentos se radican y direccionan a la dependencia competente segn su contenido. Para organizar la correspondencia se debe tener en cuenta: Toda la correspondencia que ingrese a la alcalda debe ser radicada consignando nmero de radicacin, hora y fecha y firma del responsable de la recepcin. El responsable de la recepcin y radicacin deber verificar la clara identificacin del remitente, direccin, telfono. Se debe prestar atencin especial a derechos de peticin, comunicaciones de los entes de control o veeduras ciudadanas, as como tambin si se dan trminos para la respuesta. Todos los anexos deben presentarse foliados en su totalidad y enunciados o relacionados en el oficio remisorio. Cuando una comunicacin no est firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerar ANNIMA y deber ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarn las acciones a seguir. Cada comunicado debe ir unida a su respuesta. La correspondencia que acompaa a una informacin importante, facturas, informes u otros documentos, se archiva en funcin de esta informacin adjunta.
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Estn autorizados para firmar comunicaciones oficiales enviadas externas, los titulares de los cargos del nivel Directivo y los funcionarios que estos deleguen. En los casos en los que por circunstancias especiales, se requiera que los documentos salgan firmados directamente por algn funcionario diferente a los sealados anteriormente, estos deben ser autorizados directamente por el Alcalde o por el Directivo del rea correspondiente. Los anteriores actos de delegacin, no tienen perjuicio de la posibilidad que tiene el Directivo de reasumir en cualquier momento la competencia de firmar la correspondencia asignada a los sealados funcionarios. Si las comunicaciones tiene anexos debe anotarse en la base de datos la cantidad y / o tipo de anexos. Los anexos deben estar claramente descritos, relacionados, foliados y grapados al original, en caso de paquetes, estos deben remitirse amarrados de tal manera que permitan un fcil traslado; este procedimiento es exclusivo del rea remitente. El oficio debe venir como mnimo en original para el destinatario y una copia para la dependencia que lo produce, la cual una vez firmada por el destinatario con la fecha y hora. En caso que deban distribuirse copias adicionales, ya sea interna o externamente, es responsabilidad de la dependencia que produce el enviarlas completas para su trmite.
5.2. COMUNICACIONES ADMINISTRATIVAS INTERNAS Este grupo est conformado por toda la documentacin que se produce en todas las dependencias de la alcalda, cumplimiento de sus funciones y que su distribucin se realiza dentro de la alcalda. Para organizar la correspondencia se debe tener en cuenta: Estas comunicaciones deben llevar un consecutivo de produccin en cada dependencia y sern firmadas por los funcionarios autorizados para ello. Para la organizacin de estas comunicaciones, se debe legajar y mantener completa con sus anexos. Estas comunicaciones como mnimo deben contener radicacin, fecha, asunto, original para el destinatario y copia para el archivo, con la firma del funcionario autorizado.
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Las circulares solo podrn producirse por los titulares de los cargos directivos e indicaran: consecutivo, fecha, asunto a tratar, firma del responsable (ver MD: MANUAL DE ELABORACIN Y MODIFICACIN DOCUMENTAL). Se producirn un original para el archivo y copias para ser entregadas a los destinatarios.
5.3. DISTRIBUCIN DE LA CORRESPONDENCIA La distribucin de la documentacin interna se har por el funcionario de la dependencia que tenga funciones asistenciales. La distribucin de la correspondencia externa est a cargo del funcionario que tenga a su cargo la mensajera, correo certificado. La entrega de la correspondencia externa deber realizarse en mximo un da hbil y las copias firmadas con el recibido se entregaran al remitente el mismo da.
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6. FORMATOS DE REGISTRO Y CONTROL 6.1. TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL TRD
Ver anexo Tablas de Retencin Documental.

PERSONERIA MUNICIPAL DESPACHO ALCALDE CONCEJO MUNICIPAL
100
110 120
SECRETARA DE GOBIERNO
UNIDAD ASESORA DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS
130
SECRETARA DE HACIENDA
140
SECRETARA DE PLANEACION E INFRAESTRUCTURA
150
DIRECCION LOCAL DE SALUD
120.01
INSPECCIN DE POLICA
130.01
TESORERIA
150.01
SANEAMIENTO AMBIENTAL
120.03
COMISARA DE FAMILIA
130.02
PRESUPUESTO
120.02
APOYO LOGISTICO
130.03
CONTABILIDAD
120.04
O. INTERVENCION SOCIAL
Las modificaciones a las Tablas de Retencin documental que surjan de aplicacin, o cambios en la organizacin interna de la dependencia debern presentarse ante el Comit de Archivo de la Institucin para su evaluacin y aprobacin.1 Para su actualizacin, se deber informar al Archivo Central, sobre las carpetas que se abran durante el ao, siguiendo el formato de la tabla con el propsito de asignarle el nombre de la serie, el tiempo de conservacin y el destino final a los nuevos documentos y grupo de Archivo soportado en esta informacin verificar si
1
Acuerdo 039 del 31 de Octubre del 2002, Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin de las TRD aplicacin de las mismas en desarrollo del Art. 24 de la Ley 594 del 2000.
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puede ser incluida en otra serie o de lo contrario asignar un cdigo a la serie requerida, informando al jefe de la dependencia respectiva para su consentimiento y posteriormente la presentar al Comit de Archivo para su aprobacin oficial. De no hacerse el reporte para la actualizacin, el archivo central no recibir las carpetas que no se encuentren conformado las series documentales. Es de aclarar, que al abrir una carpeta debe estar relacionada con la funcin de la dependencia, es decir, que el nombre de la serie y los tipos documentales que la conforman debe reflejar dicha funcin Las TRD, son un listado de series, Subserie y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Son un instrumento para facilitar el manejo de la informacin, sirven de apoyo para la racionalizacin de los procesos administrativos, identifican y reflejan las funciones institucionales. CDIGO DE DEPENDENCIA: Se anota el cdigo que identifica la dependencia que hace el envo de la documentacin al Archivo Central. CDIGO: Se anota la serie y subserie de la clasificacin de la documentacin adoptada por la Alcalda Municipal de Iles. SERIES DOCUMENTALES: Se anota de manera muy completa el nombre del flder o carpeta que contiene la documentacin. TRADICIN DOCUMENTAL: Se anota con una X, si es original o copia. RELACIN: Se anota en aos, los documentos que permanecern en el Archivo de Gestin y/o en el Archivo Central. DISPOSICIN FINAL: Se seala con una X el tipo de conservacin que se necesita dar a la documentacin, esta puede ser: CONSERVACIN TOTAL CT: Se da solo a la documentacin de carcter muy importante tendiente a convertirse en histrica o que haga relacin a momentos de trascendental importancia para la Alcalda Municipal de Iles. SELECCIN S: Se incluye dentro de este grupo la documentacin cuya informacin es de carcter temporal y que dado su contenido no se hace fundamental guardarla en el archivo permanentemente. Debe por eso indicarse el nmero de aos a conservar desde el mismo momento que sale de la dependencia que enva la documentacin. _________________________________________________________________________
MICROFILMACIN M: Mtodo de conservacin de la informacin, para disminuir los documentos clasificados en S despus de cumplir su periodo de almacenamiento. ELIMINACIN TOTAL E: Posterior el periodo de microfilmacin, se desarrolla el proceso de eliminacin de la documentacin, dejando como constancia el formato MA - F02: ACTA DE ELIMINACIN DE DOCUMENTOS. NOTA: Los periodos de conservacin sern nuevamente analizados por Archivo Central en el momento que las dependencias hagan los traslados documentales. Ver formatos: MA-F02: FORMATO DE RETENCIN DOCUMENTAL TRD ACTA DE ELIMINACIN DE DOCUMENTOS.
6.2. FORMATO NICO DE INVENTARIO. Los siguientes datos se utilizan para enviar la documentacin al Archivo Central, diligenciando el formato MA-F03: FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL el cual contiene los siguientes campos. OFICINA PRODUCTORA: Se anota el cdigo que identifica la dependencia que hace el envo de la documentacin al Archivo Central, y separado por un guin el nombre de la dependencia. REGISTRO DE ENTRADA: se anota el da. Mes y ao de la fecha de entrada de la documentacin al Almacn General. NMERO DE TRANSFERENCIA NT: Hace referencia al consecutivo de las veces que remite documentacin la dependencia al Archivo Central. CDIGO: Se anota la serie y subserie de la clasificacin de la documentacin adoptada por la Alcalda Municipal de Iles. NOMBRE DE LA SERIES SUBSERIE O ASUNTO: Se anota de manera muy completa el nombre del flder o carpeta que contiene la documentacin. FECHAS EXTREMAS: Hace referencia la fecha de inicio y la fecha final que comprende la documentacin, desde la fecha hasta la fecha. UNIDAD DE CONSERVACIN: Se marca con una X la unidad de conservacin de la documentacin, la cual puede ser en Caja, Carpeta, Tomo u Otro. No. DE FOLIOS: Se coloca en nmeros la cantidad de folios que hacen relacin al mismo asunto. _________________________________________________________________________
FRECUENCIA DE CONSULTA: Hace referencia a la continuidad de consulta de la documentacin, la cual la clasificaremos como: ALTA: Si la consulta de la documentacin es constante. MEDIA: Si la consulta de la documentacin se realiza en periodos espaciados. BAJA: Si la consulta de la la documentacin se realiza algunas veces. OBSERVACIONES: Espacio para ser diligenciado por el Archivo Central, antes de devolver la copia firmada a la dependencia que envo la documentacin. Espacios para el control, responsabilidad de la informacin remitida, remit con su respectiva validacin.
Formato: MA-F03: F03: FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
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7.
ARCHIVO
El archivo lo constituyen todos los documentos producidos por la Alcalda Municipal, que han sido acumulados de una manera organizada en el transcurso de su gestin, atendiendo parmetros y lineamientos generales del Archivo General de la Nacin y las especficas que se reglamentan internamente en la alcalda. Atendiendo el ciclo vital de la documentacin los archivos se forman a travs de las siguientes fases: 7.1. ARCHIVO DE GESTIN. Este archivo contiene toda la documentacin que se encuentra en trmite en la dependencia y que est sometida a constante consulta y utilizacin. El tiempo de permanencia de esta documentacin en este archivo se encuentra definido en la tabla de retencin documental de acuerdo a la frecuencia de uso documentados en las tablas de retencin documental. La formacin y organizacin del archivo de gestin obedecer a la aplicacin y actualizacin que se haga de las tablas de retencin documental. La primera etapa del ciclo vital de la documentacin que se acumula en el archivo de gestin deber estar desarrollada a travs de una correcta elaboracin, recepcin, distribucin, organizacin consulta y custodia de los documentos y registros de acuerdo con los lineamientos del Archivo General de la Nacin y el Comit de Archivo de la Alcalda Municipal de Iles. 7.1.1. Funciones del archivo de gestin Garantizar condiciones ambientales, operacionales, as como la integridad, autenticidad, fidelidad, seguridad, perdurabilidad, inalterabilidad de la informacin contenida en nuevos soportes y prestacin de servicios archivsticos. Responder por la aplicacin y actualizacin de las Tablas de Retencin Documental de la Dependencia y el mapa documental.
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Velar por la correcta elaboracin, recepcin, distribucin, organizacin consulta y custodia de los documentos y registros de acuerdo con los lineamientos del Archivo General de la Nacin, el Comit de Archivo de la Alcalda Municipal de Iles y la dependencia coordinadora del Sistema de Gestin de Calidad. Preservar y controlar todos los documentos y registros tramitados en la Alcalda, conforme a lo decretado en la Tabla de Retencin Documental. Elaborar y apoyar la ejecucin del plan de traslados de los documentos de las diferentes dependencias, al Archivo de Gestin. Cumplir el Plan de transferencias primarias al Archivo Central del Municipio de acuerdo con las pautas que ste establezca. Custodiar y ofrecer servicios de consulta de la documentacin de la Administracin Municipal. 7.1.2. Organizacin de los Archivos de Gestin Cada dependencia de la Alcalda Municipal de Iles, ha de mantener organizado su archivo de gestin en donde se custodie de manera clasificada, ordenada y descrita todos los registros originados por las actividades derivadas de las funciones de la dependencia2 y la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad y Control Interno atendiendo los lineamientos y parmetros que se establezcan en este manual y por las directrices aprobadas por el comit de archivo de la administracin municipal. Cada secretaria, oficina y dems dependencias, debe designar un responsable para la organizacin, custodia y prestacin de servicios de consulta de su archivo de gestin y para la recepcin de las comunicaciones oficiales. Cada dependencia responder por tres agrupaciones documentales: Los registros de las actuaciones Administrativas en trmite. Los registros de las actuaciones administrativas que culminaron su trmite y deben permanecer en cada dependencia de acuerdo a lo estipulado en la Tabla de Retencin Documental.
2
Ley 594 de 2000, artculo 16.
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Los documentos del Programa de seguimiento al Sistema de Gestin de Calidad y Modelo Estndar de control Interno. Todas las dependencias deben enviar al Archivo Central los registros que culminen el trmite, inventariados en el formato nico y organizado de acuerdo a las normas de este manual y el Plan de transferencias documentales del Archivo de Gestin al Archivo Central. Cada dependencia debe identificar la documentacin meramente informativa, de apoyo que sea susceptible de eliminarla cuando pierda utilidad. Debe diferenciar los documentos de vigencia administrativa, es decir que hayan terminado su trmite para trasladarlos al Archivo de Central, una vez haya cumplido su ciclo de gestin segn la tabla de retencin documental. Cada dependencia debe contar con una base de datos verificable que d cuenta de la entrada y salida de la correspondencia. Adems cada dependencia debe identificar la documentacin informativa, de apoyo y copias documentales de otras dependencias para la eliminacin cuando pierda utilidad). Debe diferenciar los documentos de vigencia administrativa, es decir que hayan terminado su trmite (para trasladarlos al Archivo de Gestin) Los Directivos en primera instancia sern los responsables de normalizar los trmites de acuerdo a los manuales y sus actualizaciones, y un funcionario de apoyo al archivo divulgar la normalizacin del mismo y lo documentar incluyndose como un anexo del Manual de Control y Organizacin de Archivo. Es responsabilidad de los servidores pblicos de la administracin municipal: registrar, tramitar, organizar, conservar suministrar oportunamente los documentos de la dependencia, seguir las pautas y lineamientos impartidos por este Manual, la norma fundamental, el control de documentos y control de registros y dems documentos del Sistema de Gestin de Calidad, igualmente las nuevas reglamentaciones que se aprueben y se socialicen. Para la organizacin del archivo de gestin se tendr en cuenta: Cada dependencia ha de mantener su Archivo de Gestin correctamente organizado mediante la formacin de expedientes y series documentales, de acuerdo con los criterios archivsticos previamente establecidos en el manual _________________________________________________________________________
La conformacin de los grupos documentales agilizaran el trabajo del da a da en el momento de seleccionar y enviar al Archivo Central. Evitar la duplicidad de informacin en cuanto fotocopias, documentos repetidos etc. Enviar la documentacin legajada y en las carpetas establecidas para su conservacin. Utilizar el formato nico de inventario documental. Respetar las series a conformar el Archivo de Gestin. 7.1.3. Documentacin a expurgar. Se entiende por expurgacin la destruccin fsica de documentos que hayan perdido su valor administrativo, financiero, contable, fiscal, jurdico e histrico. (Probatorio, o extinto de derechos y que no hayan desarrollado, ni se prevea que vayan a desarrollar valores histricos). Esta destruccin se debe realizar por cualquier mtodo que garantice la imposibilidad de reconstruccin de los documentos. El mtodo de destruccin a utilizar en las dependencias de la Alcalda Municipal de Iles ser el rasgado del documento, principalmente aquellas reas que contienen sellos, firmas o informacin importante. Las polticas para la destruccin de documentos son las siguientes: Proceso de eliminacin, Archivo de Gestin, y proceso Archivo Central. Las comunicaciones tipo nota interna cuyo contenido sea de importancia temporal y haya cumplido con el fin para el cual fue creado. Su destruccin se hace en el momento de la seleccin para el traslado, ya que durante el ao en curso reposar en el archivo de gestin de la dependencia. Se elabora un inventario de documentos a eliminar, Se elabora acta de eliminacin, adjunta al inventario y el acta para la firma del jefe de dependencia. Protocolo de expurgacin archivo de gestin: Autorizaciones para ingresar a la administracin municipal. Autorizaciones para reserva de auditorios y equipos. Autorizaciones para retiro de algn implemento. Pedidos o solicitudes ya resueltas. _________________________________________________________________________
Las copias de la normatividad expedida por la administracin y que est clasificada como documentacin de baja consulta; ya que en el archivo central se conservan los originales. Las solicitudes de suministros del Almacn del ao anterior al que cursa, ya que su legalizacin y conservacin estar dada por el Almacn Central. Las copias y los duplicados de documentos originales que estn perfectamente localizados. Debe revisarse su contenido y similitud entre ambos documentos; conservndose siempre, aquel que contenga mayor informacin como vistos buenos, notas de pie de pgina, sellos, fechas de entrega y recibo. Las copias y duplicados de documentacin contable, cuyos originales estn bajo la custodia de la dependencia de contabilidad. Tarjetas, plegables, cartas de felicitacin e invitacin a eventos; dejando solamente lo que el Jefe inmediato desee conservar pero en el archivo de gestin. (Este tipo de documentacin no se traslada). Formatos que ya estn en desuso e incluso la papelera que no estn utilizando. Todo documento que as no se encuentre radicado, haya llegado como copia; ya que el original se encuentra en la dependencia que lo produjo. Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboracin de un documento solo dejar el documento definitivo, este ltimo si se conserva. La propaganda u otros documentos impresos de entidades externas. Catlogos y publicaciones comerciales externas. Los faxes, siempre que se conserven los originales del documento. Las cotizaciones que no hagan parte de una carpeta documental, su conservacin solo se dar por el transcurso del ao vigente. (Este tipo de documentacin no se traslada). Las notas internas, cuando no forman parte de un trmite y no contengan informacin relativa a algn procedimiento administrativo. Los mensajes electrnicos que contengan una comunicacin no incluida en algn procedimiento o sean equivalentes a una comunicacin telefnica. Sin embargo, si se conservarn los documentos asociados al mensaje de correo, siempre que hagan referencia a un procedimiento. El expurgo conviene realizarlo inmediatamente despus de cerrarse el trmite para evitar la acumulacin innecesaria de papeles en los archivos de gestin.
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Si no se hiciera en este momento, se deber realizar en la fase de preparacin de la transferencia de los documentos al archivo central. Los registros de las actuaciones Administrativas en trmite y vigentes los cuales se organizan en el archivo de gestin y se dispone su traslado una vez cumplido su ciclo vital en gestin. 7.1.4. Documentos a conservar Teniendo en cuenta la clasificacin documental que se registra en las tablas de retencin documental de la administracin municipal, los documentos, as sean de aos anteriores, que son utilizados frecuentemente para el desarrollo del trabajo, como proyectos, programas en marcha, historia de la dependencia entre otros, pueden conservarse en el archivo de gestin, no es necesario su traslado al archivo central. Adems de estos pueden considerarse los siguientes casos: La normatividad expedida por la Alcalda Municipal de Iles, o por entes externos, las cuales son prioridad para su funcionamiento y/o cumplimiento, que hagan mencin a modificaciones de la estructura organizacional de la Alcalda Municipal de Iles, ya que ellas hacen parte de la historia y se puede requerir en cualquier momento. (Se conformara la carpeta de historia de la Alcalda Municipal de Iles). La correspondencia radicada, que haga parte de proyectos especiales o programas que constantemente se consulten. Para las que desarrollan en su misin custodias documentales, deben permanecer en sus archivos. Los registros de las actuaciones administrativas que culminaron su trmite y deben permanecer en cada dependencia de acuerdo a lo estipulado en la Tabla de Retencin Documental.Son aquellos que por su contenido e importancia pueden trasladarse a Archivo Central para su organizacin y conservacin. 7.1.5. Formacin de expedientes. El expediente es una unidad archivstica en la que se renen los registros acumulados de un mismo asunto, organizados sucesivamente en el orden en que se producen las actuaciones administrativas, de tal manera que el primer documento que se observa al abrir una carpeta, sea el ms antiguo. _________________________________________________________________________
Debe estar contenido en carpetas o unidades de conservacin, foliando la totalidad de los documentos de manera consecutiva. Luego de haber realizado la caracterizacin y separacin de la documentacin por series y Subserie, la seleccin documental y el descarte, se procede a la organizacin fsica del archivo. Para lo cual se recomienda desarrollar el formato MA - F03: FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL y seguir los siguientes pasos: PASO 1. Se debe conocer las series y Subserie documentales contenidas en las Tablas de Retencin Documental, adems los servicios que identifican la dependencia que generan los registros. Solo a partir de este conocimiento se puede participar activamente en la organizacin archivstica. PASO 2. Diferenciar los registros de apoyo informativo, de los registros propiamente archivstica. Siga este esquema:
IDENTIFICACIN DE LOS REGISTRSO
Registros de apoyo e informacin auxiliar
Bases de datos de registros
Registros administrativos en trmite y vigentes
Ordenacin
Manuales o automatizados
Ordenacin
Eliminacin
Descripcin
Traslado al Achivo de Gestin Transferencia al Achivo Central
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Registros de apoyo informativo. Es el conjunto de datos que han sido recogidos para servir de ayuda a la gestin administrativa. Normalmente se trata de publicaciones, fotocopias de legislacin, folletos, copias de escritos remitidos por otras oficinas, etc., que se conservan por su funcin informativa, y deben ser eliminados en las propias oficinas, una vez hayan cumplido su misin informativa. Nunca se han de transferir al Archivo de Gestin Bases de datos (Libros o formatos manuales o automatizados). Son un instrumento jurdico, cuya finalidad es lograr un sistema de control y de garanta externa e interna de las comunicaciones que se recepciona en la Administracin y de las comunicaciones oficiales que se envan a otros rganos o a particulares. Las bases de datos permiten certificar la existencia de un registro aunque ste no se haya conservado. Registros Administrativos en trmite y vigentes. Existen registros de decisin, registros probatorios: Registros de Decisin: Contienen una declaracin voluntad de un directivo sobre asuntos de su competencia: decretos, circulares, resoluciones, ordenes administrativas, memorandos, conceptos jurdicos y tcnicos Registros Probatorios: Comunican la existencia de eventos, declaraciones de juicio sobre cuestiones de hecho o de derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo o actos a otras personas, o instituciones, ejemplo comunicaciones, notificaciones, publicaciones, actas, certificados, informes, convenios, contratos. PASO 3. Clasificacin implica, identificar las series y subseries documentales desarrolladas por la dependencia a lo largo de su gestin, por lo tanto: Clasifique el registro por concepto o categora dentro de la estructura jerrquica y lgica, reflejada en la estructura organizacional y la Tabla de Retencin Documental. Identifique a qu Serie pertenece dicho registro. Puede ser que el expediente ya exista o que sea necesario crearlo. Identifique a qu expediente de la Serie corresponde el registro. Tenga en cuenta las siguientes observaciones: Los registros sueltos no pueden constituir un archivo, ya que no tienen sentido por s mismos fuera del contexto en que se generan. _________________________________________________________________________
La correspondencia no se debe clasificar y ordenar por entradas y salidas, sino que cada carta debe ir unida a su respuesta. La correspondencia, tanto emitida como recibida, que forma parte de un expediente, se ordena con dicho expediente. La correspondencia que acompaa a una informacin importante, facturas, informes u otros documentos, se archiva en funcin de esta informacin adjunta. NOTA: La correspondencia que se organiza como tal es la que no forma parte de un expediente ni acompaa a una informacin importante, es decir, que se limita a una informacin ms genrica. Se debe agrupar en: Correspondencia externa: Cuando se trata de correspondencia entre dependencias y personas o instituciones ajenas a la misma. Correspondencia interna: Cuando se trata de correspondencia o notas interiores entre las dependencias. PASO 4. La ordenacin de los registros en las carpetas, determina qu registros van primero y cules van despus, es decir, el registro ms antiguo queda en la parte superior y el ms reciente en la parte inferior, en forma lgica, coherente y cronolgica, de tal manera que refleje el procedimiento o trmite seguido. Se recomienda: Separar los registros de apoyo e informacin auxiliar, de los registros en trmite y vigentes y unirlos con el Cdigo de la Tabla de Retencin Documental. Analizar el conjunto de registros para determinar el nmero de carpetas que formarn el expediente. Abrir carpetas temticas para los registros informativos, con la codificacin de la Serie a la que pertenece, (No confundir con expedientes de archivo que se tratarn en el Paso 5). Abrir carpetas para instalar los registros administrativos cronolgicamente siguiendo los pasos que se han dado durante su trmite. El primer registro ser el que le ha dado origen, posteriormente se irn aadiendo los registros que segn el orden y su uso se vayan produciendo hasta el que concluye el trmite, de manera que pueda reconstruirse el asunto de que se trata. Ejemplo: Si se ordena los registros de las sesiones del Consejo de Gobierno, el cdigo y ttulo de las carpetas del expediente ser el correspondiente al de las Actas del _________________________________________________________________________
Consejo de Gobierno, tanto para la carpeta con los registros de apoyo e informacin auxiliar, como para la carpeta de las actas. La carpeta de las actas, es registro administrativos, simple. La carpeta de los anexos es de apoyo e informacin auxiliar. Pero las dos conforman el expediente de Actas de Consejo de Gobierno NOTA: Los registros de apoyo e informacin auxiliar, instale en AZ y los libros o revistas en estanteras abiertas o revisteros. En lo posible, tenga estos registros, de consulta habitual, disponible en la Web para evitar proliferacin de fotocopias. PASO 5. Formacin de expedientes: La ordenacin y foliacin consolida, es parte imprescindible en la formacin de los expedientes pues da fe de la responsabilidad de los productores de los registros, asegura la integridad, es constitutiva del Inventario nico Documental y requisito ineludible para los traslados al Archivo de Gestin, y transferencias al Archivo Central. Consiste en dar un nmero consecutivo desde el 1 a todos los folios escritos de una unidad de conservacin (expediente). Por ello: Coloque el nmero en la parte superior derecha, de cada uno de los folios del registro. No repita, omita o deje de numerar algn folio. Si existe otra foliacin, sta se anular con una lnea diagonal (/) y quedar como vlida, la ltima realizada. Cifras como 1, 1B 1Bis, no deben utilizarse en la foliacin. Cuando los expedientes tienen anexos (planos, mapas, fotografas, impresos, peridicos, revistas, discos, cintas, audio, videos, negativos, disquetes, etc.), estos debern foliarse en el orden consecutivo que les corresponda ysepararse de donde proceden, dejando un testigo en el lugar de origen, como referencia cruzada, en donde debe constar: Serie, subserie y folio que le corresponde. El mismo testigo o referencia cruzada debe dejarse donde se ubique el soporte anotado (mapoteca, planoteca, fototeca, hemeroteca etc.) NOTA: En el caso de expedientes con ms de una carpeta, la foliacin de la segunda ser continuacin de la primera, Ejemplo: El contrato de la obra A est contenido en dos carpetas y el ltimo folio termin en 150, la segunda carpeta iniciara en 151, (esto favorece el retiro o ingreso indebido de documentos) _________________________________________________________________________
Las carpetas del expediente, se controlan, tambin consecutivamente. Para continuar con el ejemplo anterior, la carpeta que contiene los folios del 1 al 150 ser la nmero 1 de 2 del contrato de obra y la carpeta que contiene los folios del 151 en adelante ser la nmero 2 de 2 del mismo contrato. PASO 6. MARCACIN: Para marcar AZ y Tomos, realice la siguiente distribucin en el lomo: Fondo (Alcalda de Iles, sin logo) codificacin de la Norma Fundamental seguido de la Seccin o dependencia, Subseccin o Subsecretara. Cdigo de la Tabla de Retencin Documental (Dependencia Serie, Subserie y nmero de expediente). Datos que faciliten la identificacin del contenido. Para marcar Legajo horizontal
Fondo,ALCALDA MUNICIPAL DE ILES Seccin, DEPENDENCIA Subseccin, SUBDEPENDENCIA
CDIGO TRD,NMERO DE EXPEDIENTE

Legajo vertical
Fondo,ALCALDA MUNICIPAL DE ILES Seccin, DEPENDENCIA Subseccin, SUBDEPENDENICA
CDIGO TRD
NMERO DE EXPEDIENTE
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Recomendaciones: Controle los expedientes en el Formato nico de Inventario Documental, en los libros, formatos o software de registros especficos y/o generales, ndices de legajos e ndices de paquetes. Elabore el ndice de manera alterna al trmite (de tal manera que cuando culmine el trmite ste ya est elaborado). Instale una copia del ndice en el legajo. Prepare una carpeta para conservar los originales de los ndices e inventarios. D a conocer los criterios de formacin de expedientes y los instrumentos de recuperacin de informacin al personal comprometido en la tarea. Integre cada documento en su expediente desde el primer momento, ya que transcurrido un tiempo, resulta ms difcil hacerlo con acierto. Evite la extraccin de registros de los expedientes en tramitacin a solicitud de terceros, sin realizar un control de salida. Deje en su lugar un testigo (hoja a color etc. Haciendo constar el nombre de la persona que se responsabiliza del mismo, la fecha y las indicaciones que permitan identificar, para su posterior recuperacin. Informe al personal de Archivo de Gestin cualquier modificacin a los formatos establecidos en este manual. Entregue al Archivo los expedientes de las unidades de conservacin acogiendo los parmetros ofrecidos por sta rea. Omita errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales y de puntuacin, borrones, tachones, uso de liquid paper. Evite resaltadores en los documentos (Impiden la microfilmacin). Cercirese de que las copias de los documentos producidos queden firmadas (que no quedan sin soporte legal). Todos los documentos deben ir legajados (teniendo en cuenta que no se pierda informacin). Se utilizarn ganchos legajadores plsticos para proteger ms la documentacin y evitar corrosin y prdidas. Por ningn motivo coloque cinta pegante o transparente a registros y documentos rotos o deteriorados ya que estos acelera la destruccin y genera microorganismos. Cuando genere listados que deban conservarse en el Archivo imprmalos con buena tinta. Escriba nicamente con tinta negra en los registros y documentos que deban conservarse, no los raye. Tenga especial cuidado con la manipulacin del papel trmico. Tome copia inmediata del mismo. _________________________________________________________________________
7.1.6. Traslado del Archivo de Gestin al Archivo Central Es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan del Archivo de Gestin al archivo Central, este procedimiento se realiza cada ao con el objetivo de evitar la acumulacin de documentos que se producen en las dependencias o que llegan a sta. El traslado documental se inicia por aquella documentacin que va disminuyendo la frecuencia de consulta y que se clasifiquen en el formato MA-F03: FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL, frecuencia de consulta media y baja. Y que dado su contenido puede conservarse en el Archivo Central para posteriores consultas. De acuerdo con los tiempos de permanencia fijados para cada una de las series documentales correspondientes a su dependencia, en las Tablas de Retencin Documental, se deber proceder a descartar los documentos que por su naturaleza no son sujetos de traslado al Archivo Central y que ya cumplieron con el tiempo asignado en el Archivo de Gestin. Las Unidades Documentales seleccionadas para descarte no se trasladarn al Archivo Central, cada rea ser responsable del uso de los mismos eliminados internamente, suscribiendo un acta de la oficina o dependencia con su inventario documental y posteriormente eliminarlos, justificando su eliminacin, (Ver formato: MA - F02: ACTA DE ELIMINACIN DE DOCUMENTOS). La documentacin objeto de transferencia deber estar organizada. Los responsables del archivo de gestin de cada oficina o subdireccin se encargarn de preparar la documentacin para remitirla al Archivo Central bajo la supervisin del Jefe y con el asesoramiento del Archivo Central. Para la transferencia de documentacin se debe tener en cuenta: Analizar muy bien la documentacin a transferir teniendo como base la seleccin documental. Consultar la tabla de retencin documental y confirmar el tiempo de retencin y nombre de registro Acordar con las oficinas las fechas de traslado segn cronograma expedido por el Archivo Central, Preparar el espacio fsico donde se ubicaran los registros trasladados _________________________________________________________________________
Revisar que la documentacin de las carpetas se encuentre organizada en orden cronolgico y ascendente y totalmente legajada. Diligenciar el formato MA-F03: FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL para la remisin de documentos al Archivo Central en original y copia para enviarla junto con la documentacin. Cotejar el inventario e ndices con los registros trasladados en labor conjunta con los productores de los registros, comprobando que este foliados y ordenados. Adems se realizaran las siguientes tareas antes del traslado: Reemplace AZ por legajos. Coloque un trozo de papel entre el gancho metlico y los registros. Elimine clips, ganchos de cosedora. Revise la foliacin. Forme paquetes con los legajos, por unidades de conservacin, entre 10 y 15 centmetros. Elabore ndice al paquete. Amarre los paquetes con cuerda de algodn, abrazando la unidad en sentido vertical y horizontal, anudado hacia la parte superior. Marque la unidad de conservacin en el primer legajo, para lo cual: coloque una guarda adicional e instale los siguiente datos: Fondo, Dependencia, Subdependencia, Cdigo de la Serie, Subserie, nmero de legajo o carpetas, nmero de folios del paquete, fechas extremas, (Espacio para ubicacin fsica: Depsito Estante, Nivel, Caja) Prepare el inventario de los paquetes, rollos o cajas en el formato nico en original y copia. NOTA: Las copias del inventario de traslado han de ser ordenadas y guardadas. 7.2. ARCHIVO CENTRAL El archivo central almacena los documentos transferidos por el archivo de gestin de la entidad, una vez ha finalizado su trmite y/o etapa de gestin cuando se ha reducido la frecuencia de consulta que lo mantena en el archivo de gestin. El archivo central organiza, codifica, administra y conserva el archivo documental de la Alcalda Municipal de Iles de acuerdo a las normas tcnicas establecidas por el Archivo General de la Nacin. _________________________________________________________________________
Es el encargado de suministrar informacin gil y oportuna de acuerdo con los requerimientos que realicen las oficinas productoras o el pblico en general. A travs del establecimiento de metodologas giles de consulta, llevando registro actualizado de prstamos y devolucin de documentos. Tambin se encargara de verificar las series documentales asignadas a los documentos remitidos por las diferentes dependencias y realizar la valoracin. Con el fin de unificar criterios y agilizar la gestin documental referente a traslados, capacitacin, rotacin de personal, descongestin documental de oficinas, organizacin y conservacin de la documentacin el Archivo Central de la Alcalda Municipal de Iles, desarrolla las siguientes competencias y responsabilidades: El Archivo Central contar con los recursos necesarios para la organizacin, conservacin y recuperacin de la documentacin, en cualquier momento; a travs de bases de datos y personal capacitado en administracin documental. Para el logro de los objetivos, debe cumplir las siguientes funciones: Planear, organizar, dirigir, supervisar, ejecutar y controlar la recepcin y almacenamiento de la documentacin remitida a esta dependencia. Comprobar la conformidad entre el reseado en la hoja de transferencia y la documentacin recibida. En el supuesto de que no haya coincidencia, la hoja ser devuelta a su remitente para corregir los errores. Devolver a la oficina correspondiente la copia de la planilla del traslado, firmada y sellada por el Archivo Central, como confirmacin de la documentacin recibida. Para agilizar la recuperacin de esta documentacin en posteriores consultas, se cuenta con una base de datos. Es deber del Archivo Central conservar la documentacin remitida por las dependencias, teniendo en cuenta lo establecido por la ley para su conservacin y lo definido en las Tablas de Retencin una vez aprobadas en el Municipio. NOTA: El Consejo Municipal de Archivo, ser conformado por acto administrativo y su creacin ser responsabilidad de la primera autoridad del municipio.
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7.3. ARCHIVO HISTRICO Este est conformado por los documentos que por decisin del comit de archivo deben conservarse permanentemente dado su valor para la investigacin, ciencia y cultura, se conservar en el Archivo Central de la administracin. El traslado se har con base en los tiempos estipulados en las tablas de retencin documental atendiendo las directrices tcnicas del archivo de gestin y central. 7.4. CONSULTA DE DOCUMENTOS Y PRSTAMOS En virtud de lo establecido en el artculo 74 de la Constitucin Nacional los documentos pblicos son de libre acceso a todas las personas, y la consulta ser gratuita de acuerdo a lo establecido por el Archivo General de la Nacin segn el artculo 44 del acuerdo 07 de 1994. La consulta y prstamo en el archivo de gestin puede hacerse de manera verbal o escrita, se radicara la solicitud en el control de salida de documentos y se diligenciara la tarjeta de Afuera y se la dejara en reemplazo del documento hasta que sea reintegrado, en este caso se descargara los documentos del libro de control de salida de documentos. Se realizara verificacin semanal de la documentacin prestada y se requerir a las oficinas la devolucin de los que estn vencidos La consulta en el archivo central podr solicitarse por escrito o de manera verbal. Diligencindose el formato de registro de consulta MA-F06: FORMATO DE SOLICITUD DE DOCUMENTOS, si requiere copias deber solicitarlo por escrito y a su costa la expedicin de las mismas Para prstamo de documentos originales deber diligenciarse el formato que se disee para el efecto con el fin de llevar control sobre los mismos por parte de los responsables del archivo. El prstamo se har solamente a usuarios internos de la Alcalda Municipal de Iles en ningn caso para usuarios externos, el termino de prstamos ser mximo de 3 das hbiles prorrogables, previa justificaciones de su necesidad. El incumplimiento de estos trminos dar lugar a requerimiento por escrito, y en ltima instancia las acciones a que haya lugar. _________________________________________________________________________
8. COMIT DE ARCHIVO En cumplimiento al Acuerdo No. 07 de 29 de junio de 1994 emanado del Archivo Central de la Nacin y ratificado por la ley 594 de julio del ao 2000, se crea el Comit de Archivo siendo un grupo asesor de la alta direccin de la Alcalda Municipal de Iles, responsable de definir las polticas, procesos, controles y programas de trabajo archivsticos. Es indispensable su funcionamiento para garantizar el desarrollo del archivo y la correspondencia de la entidad. 8.1. COMPOSICIN El Comit de Archivo de la Alcalda Municipal de Iles, est conformado por los siguientes miembros principales. El seor Alcalde o su delegado quien lo presidir. Secretario de Gobierno. Secretario de Planeacin. Secretario de Desarrollo, Turismo y Cultura. Dependiendo de la serie de documentos o de los asuntos concretos que se quiere tratar en el Comit se tendrn invitados especiales quienes tendrn derecho a voz pero no a voto. 8.2. PERIODICIDAD DE REUNIONES El Comit se reunir en forma ordinaria en la etapa de implementacin del sistema archivstico municipal una vez en el mes o extraordinariamente cuando el presidente o el secretario del comit lo soliciten en el desarrollo del direccionamiento estratgico del Archivo Central. La convocatoria de las reuniones se debe realizar con un mnimo de 5 das de anticipacin, y se realizaran los das mircoles en la segunda semana de cada mes.
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8.3. FUNCIONES DEL COMIT Definir polticas, programas de trabajo y toma de decisiones en los procesos administrativos, tcnicos y aplicacin tecnolgica relacionados con el manejo de las diferentes series documentales de la administracin. Aprobar el reglamento del Comit. Aprobar las tablas de Retencin Documental. Aprobar las tablas de Valoracin Documental. Aprobar el descarte y destruccin documental. Aprobar las polticas y procesos de transferencia documental. Aprobar las polticas y procesos de solicitud de documentos. Aprobar las polticas y procesos de prstamos documentales. Aprobar las polticas y procesos de la correspondencia. Aprobar programas de desarrollo archivstico y tecnolgico. Analizar los informes de avances de programas implementados. Cumplir y hacer cumplir las normas que en materia documental se han determinado. Dejar constancia de cada reunin del Comit, en un acta donde se plasme claramente las decisiones tomadas. Firmar el acta del Comit por el secretario y presidente. Firmar el acta de eliminacin por el secretario y presidente. Desarrollar las dems funciones que tengan que ver con los procesos documentales de la entidad. 8.4. FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMIT: (LAS EJERCER EL JEFE DE ARCHIVO CENTRAL). Elaborar, hacer firmar y archivar el acta que se genera en cada reunin del Comit. A los 3 das de transcurrido las reuniones, el secretario debe entregar copia del acta a los integrantes para su revisin y firma. El secretario debe citar a reuniones ordinarias o extraordinarias segn sea el caso, previo acuerdo con el Subdirector administrativo y financiero. Recopilar los informes y documentos que se requieran para el eficiente funcionamiento de las reuniones. Llevar las memorias de las reuniones.
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8.5. TOMA DE DECISIONES Mediante Acto Administrativo, se defini que la toma de decisiones se har por votacin as: La aceptacin a una decisin debe ser tomada por la mitad ms uno de los integrantes del Comit, solo en este caso se acepta la decisin y se proceder a su publicacin y aplicacin. Siempre debe estar presente para la toma de decisiones el presidente del Comit y el asesor jurdico o su delegado.
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GLOSARIO ACCESO A LOS ARCHIVOS: Derecho de los ciudadanos a consultar la informacin que conservan los archivos pblicos, en los trminos consagrados por la Ley. ADMINISTRACIN DEL ARCHIVO DE GESTIN: Son las labores necesarias para la organizacin de expedientes de las Series y Subseries de todas las subdivisiones de la Seccin. ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin. ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO: A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestin cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando estn en un segundo ciclo de vida. El archivo central deber facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al pblico en general de acuerdo a las normas que lo regulen. ARCHIVO DE GESTIN: Aquel en el que se rene la documentacin en trmite en busca de solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin o consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN: Desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categora de archivos oficiales, es el establecimiento pblico encargado de formular, orientar y controlar la Poltica Archivstica al nivel nacional. Es el organismo de direccin y coordinacin del Sistema Nacional de Archivos. ARCHIVO HISTRICO: Aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de gestin que por decisin del correspondiente comit de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. CLASIFICACIN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se identifica y establece las series que componen cada agrupacin documental de acuerdo a la estructura orgnico-funcional de la entidad. Ej.: Serie = Actas, Subserie = Actas de Direccin. _________________________________________________________________________
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente. COMIT DE ARCHIVO: Grupo asesor de alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos. CONSERVACIN DE ARCHIVOS: Conjunto de medidas (Almacenamiento en cajas, Almacenamiento en estantera, extintores, etc.), adoptadas para garantizar la integridad fsica de los documentos que alberga un archivo. CONSULTA DE DOCUMENTOS: derechos de los usuarios de la entidad generadora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la informacin contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos. DEPSITO DE ARCHIVO DE GESTIN: Lugar destinado exclusivamente para la Administracin, organizacin y conservacin de las Series documentales de una dependencia, una vez que finaliza el trmite, de acuerdo con los tiempos de retencin estipulados en la Tabla de Retencin Documental (TRD). DEPURACIN: Operacin por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen. DESCRIPCIN DOCUMENTAL: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificacin, localizacin y recuperacin de su informacin para la gestin o la investigacin. DOCUMENTO: Todo soporte que contiene informacin. DOCUMENTO ACTIVO: Es aquel documento que es utilizado habitualmente con fines administrativos. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Todo documento que ha culminado su trmite. DOCUMENTO INACTIVO: Documento que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales. _________________________________________________________________________
DOCUMENTO ELECTRNICO DE ARCHIVO: Registro electrnico de informacin generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrnicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital, producida por una institucin en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivsticos. ELIMINACIN DE DOCUMENTOS: Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa. EXPEDIENTE: Unidad archivstica en la que se renen los registros relacionados con un mismo asunto, los cuales se deben organizar sucesivamente, en el orden en que se producen las actuaciones administrativas que dan lugar a su produccin. Un expediente puede estar contenido en una o varias carpetas (unidades de Conservacin) y la foliacin se efectuar de manera consecutiva numerando la totalidad de folios del expediente. FOLIACIN: Numeracin consecutiva que se asigna en la parte superior derecha de cada una de las hojas que componen un expediente. FOLIO: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden do pginas. FONDO: La totalidad de los registros producidos por cada una de las dependencias de la Administracin Central. FONDO DOCUMENTAL: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacin institucional formada por el mismo archivo, una institucin o persona. GESTIN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservacin y utilizacin. INVENTARIO: Instrumento que describe la relacin sistemtica y detallada de las unidades de un fondo (totalidad de los archivos de una entidad), siguiendo la organizacin de las series documentales. _________________________________________________________________________
MICROFILMACIN: Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula. MICROFILME: Fotografa en pelcula, generalmente de 16 o 35 milmetros, utilizada en produccin de documentos. ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN: Formacin de expedientes Clasificados, ordenados, descritos, conservados y custodiados. ORDENACIN DOCUMENTAL: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. REGISTRO DE ARCHIVO: Soporte modificado por un texto a l adherido que surge como resultado de una actividad administrativa y tiene como fin impartir una orden o probar algo. RECEPCIN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificacin y control que se realizan para admitir documentosque remitidos por una persona o una entidad. RADICACIN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Asignacin de nmero nico a las comunicaciones recibidas dejando constancia de la fecha y hora de recibo con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la Ley. REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sistemas manuales o automatizados todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nmero de radicacin, responsable del trmite, anexo, resumen del trmite, fecha del trmite, cdigo, competente, entre otros. RETENCIN DE DOCUMENTOS: Es el plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retencin documental. SECCIN: Cada una de las dependencias de la administracin.
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SELECCIN DOCUMENTAL: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentacin, bien sea para su eliminacin o su conservacin parcial o total, este ejercicio se desarrolla durante la aplicacin de las TRD. SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas: ejemplos: Historias laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros. SUBSECCIN: Cada una de las Subdirecciones o Subsecretarias de una Seccin. SUBSERIES: Conjunto de registros y documentos que forman parte de una SERIE producidos en acciones administrativas semejantes. TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL: Listado de series, subseries y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las tablas de retencin documental pueden ser generales o especficas de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institucin. Las especficas hacen referencia a documentos caractersticos de cada organismo. TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL: Producto del anlisis y organizacin de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotacin de sus fechas extremas, su valoracin, su disposicin final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposicin final. TIPO DOCUMENTAL: Cada uno de los cada uno de los registros queconforman la Serie o Subserie. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: Remisin de los documentos del archivo de gestin al archivo central y al histrico de conformidad con las tablas de retencin documental adoptadas. VALOR PRIMARIO: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto. _________________________________________________________________________
VALOR SECUNDARIO: Es el que interesa a los investigadores de informacin retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. VALORACIN DOCUMENTAL: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo. VALOR ADMINISTRATIVO: Aquel que posee un documento para la administracin que lo origin o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
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ANEXO: 1. MARCACIN DE ETIQUETAS Y RTULOS
Inscripcin de los siguientes datos: Nombre del Remitente. Nombre del destinatario. Cargo, direccin. Telfono, fax. Ciudad y pas.
En el caso de medios magnticos: Cuando se envan dos o ms comunicaciones, se debe adjuntar la lista con los nombres de los archivos contenidos en l, y sus correspondientes anexos, adems cada sistema de almacenamiento se deber identificar claramente con el nombre de la dependencia. En razn del riesgo de virus informtico y con el fin de preservar la informacin, se deben examinar y vacunar los elementos de almacenamiento de informacin, antes y despus de remitirlos, adems deben ser trasladados y guardados en los empaques de proteccin diseados para tal fin. 2. TCNICAS DE IMPRESIN.
Tintas: deben poseer estabilidad qumica, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificacin de color y no transmitir acidez al soporte. Se conocen como sistemas de impresin el denominado lser y los de inyeccin. Se recomienda utilizar cartuchos originales. Para documentos que sean de conservacin permanente no se recomienda emplear los sistemas de impresin de matriz de punto (Concepto tcnico Grupo Laboratorio de Restauracin, Archivo General de la Nacin, 2001). Las tintas que se empleen en la generacin de documentos de archivo debern cumplir con las siguientes especificaciones:
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El Papel para escribir e imprimir (papel bond): el destinado a la escritura y a la impresin tipogrfica, con buena resistencia al borrado mecnico y con superficies libres de pelusas NTC 1673 Papel y cartn: papel para escribir e imprimir Soportes digitales: NTC 2676. Los soportes deben revisarse peridicamente, sea cual sea la tecnologa empleada para su conservacin y si es de caso deben hacerse migraciones o conversiones a otras tecnologas ms avanzadas que garanticen la integridad de la informacin guardada y su reproduccin exacta.
ILES
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El matiz del color de la tinta debe ser uniforme a travs de toda la escritura. La tinta o sus componentes no deben atravesar completamente el papel cuando la escritura se realiza sobre papel bond La tinta permanente debe presentar un nivel despreciable de prdida de color al ser expuesto a la luz del da, rayos ultravioleta o sumergirla en agua o alcohol. NTC 2223:1986, Equipos y tiles de oficina. Tinta lquida para escribir Se recomienda no utilizar micropuntas o bolgrafos de tinta hmeda. Estos bolgrafos, por la clase de colorantes y solventes que contienen, son solubles en agua, tienden a expandirse, perder su coloracin en corto tiempo; y, an en condiciones estables de almacenamiento, pueden presentar prdida de legibilidad en la informacin. (Archivo General de la Nacin. Grupo Laboratorio de Restauracin Concepto Tcnico, Diciembre 10 de 2004) 3. TIPOS DE SOPORTES
La Alcalda Municipal de Iles debe asegurar la integridad de los documentos desde el momento de su produccin, por lo anterior se recomienda la utilizacin de papelera con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de cido y exento de lignina cuyo valor de pH est en rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad. Las tintas de impresin deben poseer estabilidad qumica, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificacin de color y no transmitir acidez al soporte. Para la informacin generada o guardada en medios magnticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relacin con su preservacin y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperacin, copiado y reproduccin libre de virus informticos. La manipulacin, las prcticas de migracin de la informacin y la produccin de backups, sern adaptadas para asegurar la reproduccin y recuperacin hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabacin de la informacin. _________________________________________________________________________
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6. FORMATOS DE REGISTRO Y CONTROL 6.1. TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL TRD

Ver anexo Tablas de Retencin Documental.

UNIDAD ASESORA DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS

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Formato: MA-F03: F03: FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

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Ley 594 de 2000, artculo 16.

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Registros de apoyo e informacin auxiliar

Bases de datos de registros

Registros administrativos en trmite y vigentes

Traslado al Achivo de Gestin Transferencia al Achivo Central

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CDIGO TRD,NMERO DE EXPEDIENTE

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ANEXO: 1. MARCACIN DE ETIQUETAS Y RTULOS

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