Gestin de las adquisiciones del proyecto

Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Cuarta edicin

Prepar: Ing. Ismael Castaeda Fuentes Colaboraracin: Tatiana Castrilln Valds

Objetivos de aprendizaje
Comprender la importancia de la gestin de las

adquisiciones del proyecto y el uso creciente de la subcontratacin para proyectos de tecnologa de la informacin Describir el trabajo involucrado en la planificacin de las compras y adquisiciones para los proyectos, el contenido de un plan de gestin de las adquisiciones y la declaracin del contrato de trabajo, y los clculos involucrados en el anlisis de compra o realizacin directa Discutir sobre lo que est involucrado en la planificacin de contratacin, incluida la creacin de varios documentos de compra y criterios de evaluacin para los vendedores

Objetivos de aprendizaje (contina)

Comprender el proceso de solicitar respuestas del

vendedor y la diferencia entre las propuestas y las ofertas Describir el proceso de seleccin del vendedor y reconocer los diferentes enfoques para la evaluacin de las propuestas o la seleccin de proveedores Discutir la importancia de una buena administracin del contrato Describir el proceso de cierre del contrato Discutir sobre los tipos de software disponibles para ayudar en la gestin de las adquisiciones del proyecto

Importancia de la gestin de las adquisiciones

Adquisicin significa adquirir bienes y / o servicios de una fuente externa

Otros trminos son compra, arriendo, arriendo con opcin de compra (leasing) y contratacin externa (outsourcing) Los expertos prevn que el gasto mundial en programas informticos y servicios seguir creciendo

Por qu hacer outsourcing?

Para reducir los costes fijos y recurrentes

Para permitir a la organizacin del cliente centrarse

en su negocio principal Para acceder a conocimientos y tecnologas Para proporcionar flexibilidad Para aumentar la rendicin de cuentas

Contratos
Un contrato es un acuerdo mutuamente vinculante

que obliga al vendedor a proporcionar los productos o servicios especificados y obliga al comprador a pagar por ellos Los contratos pueden aclarar las responsabilidades y agudizar el enfoque en resultados clave de un proyecto Debido a que los contratos son jurdicamente vinculantes, hay mayor responsabilidad para la entrega del trabajo como se indica en el contrato Una tendencia reciente en outsourcing es el aumento de tamao de los contratos

Del mundo real

En las adquisiciones tambin hay tener en cuenta asuntos de seguridad, incluyendo la proteccin de la propiedad intelectual, la integridad de los datos y la fiabilidad de la infraestructura de los centros extraterritoriales

Procesos de la gestin de las adquisiciones del proyecto

La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo.

Los procesos incluyen:

Planificar las Compras y Adquisiciones: determinar qu comprar o adquirir, y cundo y cmo hacerlo. Planificar la Contratacin: documentar los requisitos de los productos, servicios y resultados, e identificar a los posibles vendedores.

Procesos de la gestin de las adquisiciones del proyecto (contina)

Solicitar Respuestas de Vendedores: obtener informacin,

presupuestos, licitaciones, ofertas o propuestas, segn corresponda. Seleccin de Vendedores: revisar ofertas, elegir entre posibles vendedores, y negociar un contrato por escrito con cada vendedor. Administracin del Contrato: gestionar el contrato y la relacin entre el comprador y el vendedor, revisar y documentar cul es o fue el rendimiento de un vendedor a fin de establecer las acciones correctivas necesarias y proporcionar una base para relaciones futuras con el vendedor, gestionar cambios relacionados con el contrato y, cuando corresponda, gestionar la relacin contractual con el comprador externo del proyecto. Cierre del Contrato: completar y aprobar cada contrato, incluida la resolucin de cualquier tema abierto, y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto.

Resumen de la gestin de las adquisiciones del proyecto

Planeacin Proceso: Planificar las compras y las adquisiciones Salida: Plan de Gestin de las adquisiciones, enunciado del trabajo del contrato, decisiones de fabricacin directa o de compra, cambios solicitados. Proceso: Planificar la contratacin Salida: Documentos de la adquisicin, criterios de evaluacin, actualizacin del enunciado del trabajo del contrato Ejecucin Proceso: Solicitar respuestas de vendedores Salida: Lista de vendedores calificados, paquete de documentos de la adquisicin, propuestas Proceso: Seleccin de vendedores Salida: Vendedores seleccionados, contrato, plan de gestin del contrato, disponibilidad de recursos, actualizacin del plan de gestin de las adquisiciones, cambios solicitados Monitoreo y control Proceso: Administracin del contrato Salidas: Documentacin del contrato, cambios solicitados, acciones correctivas recomendadas, actualizacin de los activos de los procesos de la organizacin, actualizacin del plan de gestin del proyecto el plan de gestin de las adquisiciones y el plan de gestin del contrato. Cierre Proceso: Cierre del contrato Salida: Contratos completados, actualizacin de los activos de los procesos de la organizacin Inicio del proyecto Terminacin del Proyecto

Planificar las compras y las adquisiciones

Identificacin de las necesidades del proyecto que se pueden cumplir mejor mediante el uso de productos o servicios de fuera de la organizacin Si no hay necesidad de comprar productos o servicios fuera de la organizacin, entonces no hay necesidad de realizar cualquiera de los otros procesos de gestin de las adquisiciones

Herramientas y tcnicas para planear las adquisiciones

Anlisis de Fabricacin Propia o Compra

: es una

tcnica de direccin general y una parte del proceso Planificar las Compras y Adquisiciones del proyecto que puede usarse para determinar si el equipo del proyecto puede producir un producto o servicio determinado, o puede ser comprado
A menudo implica anlisis financiero Los expertos, tanto internos como externos, pueden

hacer aportes valiosos en las decisiones de compra

Ejemplo
Suponga que usted puede alquilar un artculo que necesita para un proyecto por $800/da, Para adquirir el artculo, el costo es de $12.000 ms un costo operativo diario de $400/da Cunto tiempo le tomar al costo de compra ser el mismo que el costo de arrendamiento?

Solucin
Establecer una ecuacin en la que las dos opciones, la compra y arrendamiento, son iguales
$12.000 + $400 * d = $800 * d d nmero de das a utilizar el artculo.

d = 30 Si se necesita el artculo ms de 30 das, es ms econmico comprarlo que arrendarlo

Tipos de contratos

Hay diferentes tipos de contratos, que sern ms o menos apropiados en diferentes situaciones

Contrato de precio fijo o suma global: implica un precio total fijo para un producto bien definido Contrato de coste reembolsable: implica el pago (reembolso) al vendedor de sus costes reales, ms un honorario que, por lo general, representa la ganancia del vendedor Contrato por tiempo y material: son un tipo hbrido de acuerdo contractual que contiene aspectos tanto de los contratos de costes reembolsables como de los contratos de precio fijo. Usualmente usado por consultores Contrato de precio unitario: requiere que el comprador pague al vendedor un monto predeterminado por unidad de servicio

Un mismo contrato puede incluir estas cuatro categoras, si tiene sentido para esa contratacin en particular

Punto de asuncin Total

El punto de Asuncin Total (PTA Point of Total Assumption ) es el coste en que el contratista asume la responsabilidad total por cada peso adicional del costo del contrato Los contratistas no quieren llegar al punto de asuncin total, porque les duele econmicamente, as que tienen un incentivo para prevenir los sobrecostos Clculo del PTA:
PTA = (precio mximo - precio objetivo) / participacin del gobierno + costo objetivo

Contrato de coste reembolsable

Coste Ms Honorarios (CPF Cost Plus Fee) o Coste Ms Porcentaje del Coste (CPPC Cost plus percentage of costs). Al vendedor se le reembolsan los costes permitidos por realizar el trabajo del contrato y recibe un honorario calculado como un porcentaje de los costes previamente acordado. El honorario vara en funcin del coste real. Coste Ms Honorarios Fijos (CPFF Cost Plus Fixed Fee). Al vendedor se le reembolsan los costes permitidos por realizar el trabajo del contrato y recibe un honorario fijo calculado como un porcentaje de los costes estimados del proyecto. El honorario fijo no vara con los costes reales a menos que se modifique el alcance del proyecto. Coste Ms Honorarios con Incentivos (CPIF Cost Plus Incentive Fee). Al vendedor se le reembolsan los costes permitidos por realizar el trabajo del contrato y recibe un honorario predeterminado y una bonificacin de incentivo, dependiendo de que logre ciertos niveles de objetivos de rendimiento establecidos en el contrato.

Tipos de Contrato vs Riesgo

Alto
Coste Ms Porcentaje del Coste (CPPC) Coste Ms Honorarios Fijos (CPFF)

Riesgo del Comprador

Bajo

Coste Ms Honorarios con Incentivos (CPIF)

Incentivo de precio fijo (FPI)

Firma de precio fijo (FFP)

Riesgo del Vendedor Bajo Alto

Clusulas del contrato

Los contratos deben incluir clusulas especficas

para tener en cuenta temas nicos del proyecto Puede exigir pagos diferentes para experiencia laboral y educacional diferente Una clusula de terminacin es una clusula contractual que permite al comprador o proveedor terminar el contrato

Plan de gestin de las adquisiciones

Describe cmo sern gestionadas los procesos de

adquisicin, desde la elaboracin de documentacin para realizar compras externas o para el cierre adquisiciones de contrato El contenido vara en funcin de las necesidades del proyecto

Enunciado del trabajo del contrato (SOW)

El enunciado del trabajo (SOW Statement Of Work) es una

descripcin narrativa de los productos o servicios que deben ser suministrados por el proyecto
El enunciado del trabajo del contrato define los artculos

que se van a comprar o adquirir dentro del alcance del proyecto considerado en el contrato
El SOW es un tipo de declaracin de alcance Un buen SOW da a los participantes en una licitacin una

mayor comprensin de las expectativas del comprador

Plantilla de SOW
I. II. III. Enunciado del trabajo: Describe el trabajo a ser realizado. Especifica el hardware y software involucrado y la naturaleza exacta del trabajo Ubicacin del trabajo: Describe donde ser realizado el trabajo y la ubicacin de hardware y software Periodo de realizacin: Especifica cuando se espera que comience y termine el trabajo, horas de trabajo, nmero de horas por semana, cuando debe ser realizado el trabajo e informacin relacionada con el cronograma. Cronograma de entregables: Lista los entregables, los describe en detalle y especifica cuando sern terminados Estndares aplicables: Especifica estndares relevantes para la realizacin del trabajo Criterios de aceptacin: Describe como el comprador determinar si el trabajo es aceptable Requerimientos especiales: Especifica requerimientos especiales como certificaciones de hardware o software, minimo grado de experiencia del personal, requerimientos de viajes, etc

IV. V. VI. VII.

Planificar la contratacin
Implica la preparacin de varios documentos, necesarios para que los potenciales vendedores preparen sus respuestas y para establecer los criterios de evaluacin para la adjudicacin del contrato

Solicitud de propuesta (RFP Request For Proposals): se utiliza para solicitar propuestas de posibles vendedores de productos o servicios
Una propuesta es un documento preparado por un vendedor cuando

existen diferentes enfoques para satisfacer las necesidades del comprador

Solicitud de presupuesto (RFQ Requests For Quotes): se utiliza para solicitar presupuestos u ofertas de precio a posibles vendedores de productos o servicios comunes o estndar
La oferta, tambin llamada cotizacin, es un documento preparado

por los vendedores proporcionando los precios de los artculos que ha definido el comprador

Plantilla de solicitud de propuesta*

I. II. III. IV. V. VI. VII. Propsito del RFP* Antecedentes de la organizacin Requerimientos bsicos Entorno de hardware y software Descripcin del proceso de solicitud de propuestas Estado del trabajo e informacin del cronograma Posibles apndices A. Descripcin general del sistema actual B. Requerimientos del sistema C. Volumen y tamao de datos D. Contenido requerido de la respuesta del vendedor al RFP* E. Ejemplo del contrato

* RFP Request for Proposal

Criterios de evaluacin
Es importante establecer los criterios de evaluacin, y las

preferencias, antes de hacer una solicitud formal de RFP o RFQ

Se debe tener mucho cuidado con las propuestas que se

ven bien en el papel

No hay que olvidar evaluar ciertos factores, tales como el

rendimiento en el pasado y el enfoque de la gestin

Se puede pedir/exigir una presentacin tcnica, como

parte de una propuesta

Solicitar respuestas de vendedores

Decidir:

A quin(es) invitar Prepararles la documentacin pertinente Qu se espera como respuesta

Propuestas Ofertas

Las organizaciones pueden anunciar la adquisicin de bienes y servicios de varias maneras

Ir al proveedor preferido Buscar varios proveedores potenciales Publicar en medios que frecuenten los posibles vendedores Invitar a una conferencia a los posibles oferentes (esto puede ayudar a aclarar las expectativas del comprador)

Seleccin de vendedores
Tambin se conoce como seleccin de fuente

Involucra:
Evaluar propuestas u ofertas de los vendedores Escoger la mejor Negociar el contrato Adjudicar el contrato
(si hay lugar para ello)

Ejemplo de hoja de evaluacin de propuestas

Propuesta 1 Criterio Enfoque tcnico Enfoque a la gestin Rendimiento pasado Precio Total Peso 30% 30% 20% 20% 100% Evaluacin Puntaje Propuesta 2 Evaluacin Puntaje Propuesta 3 Evaluacin Puntaje

Proceso de seleccin de vendedores

Usualmente las organizaciones hacen una evaluacin

inicial de propuestas y despus crean una lista ms corta de vendedores potenciales para su futura evaluacin
Los vendedores en la lista corta usualmente realizan una

oferta final (BAFO Best And Final Offer)

La salida final es un contrato firmado por el comprador y

el vendedor seleccionado

Administrar el contrato

Para asegurar que el desempeo del vendedor cumple con los requisitos contractuales Los contratos son relaciones jurdicas, por lo que es importante que los profesionales del derecho y la contratacin se involucren en la realizacin y la administracin de los contratos

Sugerencias para el control de cambios en contratos

Los cambios en cualquier parte del proyecto deben ser revisados, aprobados y documentados por las mismas personas y de la misma manera que fue aprobada la parte original del plan La evaluacin de cualquier cambio debe incluir un anlisis de impacto, cmo el cambio va a afectar el alcance, tiempo, costo y calidad de los productos o servicios que se prestan?

Los cambios deben ser documentados por escrito, los miembros del equipo del proyecto tambin deben documentar todas las reuniones importantes y las llamadas telefnicas

Sugerencias para el control de cambios en contratos (contina)

Los gerentes de proyecto y los equipos deben mantenerse

en contacto para asegurarse de que el nuevo sistema satisface las necesidades del negocio y del trabajo, en un entorno operativo
Tener planes de respaldo Usar herramientas y tcnicas, tales como
Tener un sistema de control de cambios del contrato

El comprador puede llevar a cabo revisiones de desempeo,

inspecciones y auditoras,

Buenas prcticas
La empresa Accenture desarroll una lista de las buenas prcticas para aplicarla con los compradores de servicios externos:
1. Obtener resultados pronto y frecuentemente 2. Contratar un socio, no slo un proveedor

3. Ms que un contrato, establecer una relacin de negocios

4. Intercambiar influencias/ganancias 5. Gobernar activamente 6. Asignar un ejecutivo dedicado

7. Enfocarse incansablemente en los objetivos primarios

Cierre del contrato

Involucra completar y liquidar el contrato y resolver

cualquier tema abierto

El equipo del proyecto debe:
Determinar si todo el trabajo se cumpli correctamente y en forma

satisfactoria
Actualizar los registros de los resultados finales Archivar la informacin para uso futuro

El contrato siempre debe incluir los requisitos para la

aceptacin formal y cierre

Herramientas para ayudar en el cierre del contrato

Auditoras de adquisiciones Lecciones aprendidas en el proceso de adquisiciones Sistema de gestin de documentos
Documentos organizados
Fcilmente se encuentran los documentos Se archivan adecuadamente
relacionados con las adquisiciones

Software para la gestin de las adquisiciones

Los procesadores de palabra ayudan a escribir propuestas y contratos Las hojas de clculo ayudan en la evaluacin de proveedores Las bases de datos ayudan a guardar informacin de proveedores

El software para presentaciones ayuda a mostrar informacin relacionada con las adquisiciones
El software de adquisicin electrnica realiza electrnicamente muchas funciones de la adquisicin En Internet se puede encontrar informacin sobre proveedores

Resumen del captulo

La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye los

procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios para realizar el trabajo, fuera del equipo del proyecto.
Procesos:
Planificar las Compras y Adquisiciones
Planificar la Contratacin Solicitar Respuestas de Vendedores

Seleccin de Vendedores.
Administracin del Contrato. Cierre del Contrato