Anlisis de la Seleccin de Personal Docente

ANLISIS DE LA SELECCIN DE PERSONAL DOCENTE EN UNA INSTITUCIN DE EDUCACIN SUPERIOR DE CARTAGENA DE INDIAS

AUTORAS: PEA LICONA YURAIMA VSQUEZ QUINTERO SANDRA LILIANA

ASESORES: LLANO RESTREPO PATRICIA CIFUENTES CIFUENTES OMAR

FUNDACIN UNIVERSITARIA LOS LIBERTADORES FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS CARTAGENA D.T.C. 2013

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Resumen

Este trabajo presenta un anlisis del actual proceso de seleccin de personal de una institucin de educacin superior de la ciudad de Cartagena de Indias, con el objetivo de establecer la efectividad de las tcnicas de administracin de personal y de gestin del talento humano especficamente en la etapa de reclutamiento y seleccin del personal docente; indispensables para alcanzar los objetivos institucionales. Al seleccionar el personal docente se debe ser coherente con la normatividad legal vigente, con las necesidades de la Institucin, la sociedad, y del sector productivo; porque de esto depende la calidad acadmica que brinda la entidad de educacin superior y el futuro del egresado, quien finalmente se convierte en publicidad para vender la Institucin a travs de su desempeo profesional y del rol que ejerce al interior de las empresas de la regin y del pas.

Este diagnstico representa una importante herramienta de gestin que le permitir a la Institucin estudiar, replantear y establecer los esquemas y estndares requeridos para delimitar su actual proceso de seleccin.

Palabras clave: Seleccin, competencias docentes, gestin de calidad, gerencia estratgica, imagen institucional.

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Abstract

This paper presents an analysis of the current recruitment process of an institution of higher learning in the city of Cartagena de Indias, with the aim to establish the effectiveness of personnel management techniques and human talent management specifically at the stage of recruitment and selection of teachers; essential in achieving corporate goals. When selecting teaching staff must be consistent with the law in force, with the needs of the institution, society, and the productive sector, because this depends on the quality of academic institution providing higher education and the future of the graduate, who eventually becomes advertising to sell the institution through their professional performance and the role exerted companies within the region and the country.

This diagnosis is an important management tool that will allow the institution to study, rethink and set schemes and standards required to delineate their current selection process.

Keywords: Selection, teaching skills, quality management, strategic management, institutional image.

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ANLISIS DE LA SELECCIN DE PERSONAL DOCENTE EN UNA INSTITUCIN DE EDUCACIN SUPERIOR DE CARTAGENA DE INDIAS

La Institucin de Educacin Superior, por ser un establecimiento pblico del orden nacional, debe sustentar su proceso de reclutamiento y seleccin de docentes en la Ley 30 de 1992 y las dems disposiciones aplicables a los servidores pblicos del orden municipal que la adicionen, modifiquen o sustituyan, adems en el Estatuto Docente de la misma, y por ltimo en los parmetros establecidos para tal fin en el Sistema de Gestin de Calidad implementado. Este conjunto de disposiciones enunciadas hacen suponer que se sigue un procedimiento previamente parametrizado y estandarizado para llevar a cabo este proceso tanto para seleccionar los docentes de planta como los docenes de hora ctedra y ocasionales.

Efectivamente existen unos parmetros establecidos para el proceso de seleccin de docentes as:

Tabla 1 Caracterizacin Actual de Procesos de Reclutamiento y Seleccin de Personal Docente.

TEM ACTIVIDAD 1 Luego de que finaliza el semestre acadmico anterior, las Unidades Acadmicas concertan con los docentes su disponibilidad para el prximo semestre, de ah se parte a la elaboracin de la proyeccin de la prxima asignacin acadmica y se establecen las vacantes en caso de que estas existan. 2 Las Unidades Acadmicas remiten a la oficina de Recursos Humanos, las necesidades (Formato de Necesidades Docentes) requeridas para cubrir las vacantes existentes.

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Tabla 1 (continuacin) Caracterizacin Actual de Procesos de Reclutamiento y Seleccin de Personal Docente.

TEM 3

ACTIVIDAD En la oficina de Recursos Humanos se analiza la solicitud de la Unidad Acadmica y se revisa la base de datos de aspirantes (Formato de Reclutamiento de Hojas de Vida) y son seleccionadas un grupo de hojas de vida que renan el perfil requerido. Se convoca a reunin a la Comisin de Personal Docente (Conformada por el Vicerrector, Presidente de la Comisin; el Coordinador de Recursos Humanos, Secretario de la Comisin; La Secretaria General, Miembro; El Representante de los Docentes ante el Consejo Directivo, miembro; el Director de Investigacin, miembro), para la revisin de las hojas de vida y la entrevista de los aspirantes quienes son citados previamente. Se realizan las entrevistas, la Comisin recomienda a la Rectora los aspirantes que renen el perfil y los requisitos exigidos El Rector escoge de los recomendados a quien va a ocupar la vacante y remite a la oficina de Recursos Humanos su decisin. Recursos Humanos informa a la Unidad Acadmica la decisin tomada mediante oficio, para que procedan a elaborar la Asignacin Acadmica (Formato Asignacin Acadmica) del docente y que Vicerrectora Acadmica de visto bueno. Luego de recibida la Asignacin Acadmica se elabora la resolucin en Recursos Humanos, y se informa al docente de su vinculacin para que aporte los documentos y notificarlo

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Sin embargo, a travs de una fase de observacin de la documentacin que soporta el mencionado proceso, durante las vigencias 2011, 2012 y 2013 se ha podido determinar que dicha caracterizacin no permite un efectivo proceso de seleccin ya que deja al azar y a la subjetividad de quienes conforman la Comisin de Personal Docente aspectos claves que, de ser controlados o minimizados, redundaran en una mayor efectividad de los resultados esperados.

Esta improvisacin se evidencia especficamente en las siguientes situaciones observadas y documentadas en los expedientes documentales:

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1.

En trminos generales y en varias de las etapas del proceso, no se da estricto

cumplimiento a la utilizacin de los formatos establecidos en la caracterizacin del procedimiento de seleccin de los docentes. Por ejemplo, para establecer formalmente la necesidad de un docente, las diferentes Unidades Acadmicas deben diligenciar el Formato de Necesidades de Docentes, documento que se reemplaza por correos electrnicos, y solicitudes en diferentes presentaciones que no se ajustan a lo establecido, ocasionado as que las Actas de la Comisin de Personal Docente (Formato Acta) que registran las entrevistas del proceso de seleccin no concuerden con la totalidad de Formatos de Solicitud de Docentes diligenciados.

2.

Existe un procedimiento de reclutamiento a travs de la recepcin de hojas de vida

de los docentes, las cuales se deben recibir en su totalidad a travs de la oficina de archivo y correspondencia, posteriormente se radican al rea de Recurso Humano donde se efecta el registro en el Formato de Reclutamiento de Hojas de Vida el cual de acuerdo a procedimiento debe ser insumo de la Comisin de Personal Docente establecida para el anlisis de currculos y realizacin de entrevistas. Sin embargo, se pudo constatar que muchas de las hojas de vida revisadas por la mencionada comisin no se encuentran registradas en este formato. Esto finalmente genera que se estudien hojas de vida recibidas de ltimo momento, dejando en el camino candidatos que si cumplieron con el procedimiento establecido. Es preciso anotar que an con las hojas de vida recibidas de manera correcta, no se muestra un mecanismo que permita extraer y consolidar informacin bsica de los posibles aspirantes a docentes, en el sentido de una base de datos que contemple aspectos principales como fecha de recepcin de la misma,

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profesin, experiencia acreditada, fecha de vigencia de la misma dentro del archivo de la institucin, etc.

3.

Al no existir un modelo de Perfiles por Competencias para la seleccin de

docentes, se evidencian contrataciones precipitadas, que no siguen una trazabilidad verificable, que a su vez originan docentes iniciando trabajos sin la firma de su resolucin, sin conocer las condiciones del mismo y lo ms grave, sin la previa verificacin de la idoneidad del personal contratado por parte de la Institucin.

4.

No se pudo constatar la aplicacin de un cronograma en el proceso de seleccin de

personal docente, lo que afecta especficamente la aplicacin de entrevistas al personal reclutado, ya que algunos candidatos reciben la invitacin con la debida anticipacin, otros registros indican llamadas el mismo da y hasta unas horas antes de llevarse a cabo la entrevista, dejando por fuera incluso candidatos que se registraron en el Formato de Reclutamiento de Hojas de Vida, hecho ste que evidencia falta de planeacin y consecuente improvisacin.

5.

Una vez se seleccionan los candidatos a entrevistar de acuerdo con las hojas de

vida, se rene la Comisin de Personal Docente, la cual est conformada por el Vicerrector (Presidente), el Coordinador de Recursos Humanos (Secretario), el Representante de los Docentes ante el Consejo Directivo, el Secretario General, el Coordinador de Investigacin y como invitados los Directores de Unidad que presentan la necesidad; reunin que no genera un documento o registro detallado del procedimiento realizado con cada uno de los candidatos, generando informacin dispersa y confusa que no est permitiendo descartar del proceso las

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hojas de vida de los candidatos que no aplican a los perfiles requeridos, observndose que el mismo candidato ha sido reclutado hasta en tres ocasiones consecutivas, sin que finalmente aplique para ocupar la vacante por razones similares.

6.

No se evidenci la estandarizacin de la aplicacin de las entrevistas, que permita

desarrollarlas de manera ordenada, sin interrupciones, incluso con la informacin disponible, que pueda llegar a requerirse para ser trasmitida a los participantes, como por ejemplo: condiciones laborales, tipo de vinculacin, salario, horario, etc., situacin que se muestra ante los aspirantes sin planificacin.

7.

Posteriormente, la Comisin de Personal Docente recomienda al Rector el (los)

candidato (s) seleccionado (s) para ocupar la vacante. El Rector procede a realizar la seleccin definitiva y esta informacin se enva al rea de Recursos Humanos a travs de diversas formas de comunicacin, lo que en determinado momento no permite diferenciar los candidatos seleccionados de los no escogidos.

8.

Una vez Recursos Humanos tiene la informacin del personal seleccionado, se lo

informa a la Unidad Acadmica que present inicialmente la necesidad, para que sta diligencie el Formato de Asignacin Acadmica, que recoge informacin como: datos bsicos del docente, funciones, nmero de horas, tipo de vinculacin, etc. En la actualidad no existe un procedimiento que establezca la caracterizacin de esta actividad, lo que genera situaciones en las que Recursos Humanos notifica al docente de su seleccin para ocupar la vacante, y posteriormente ste se presenta a la firma de la resolucin y an no reposa en la Oficina de

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Recursos Humano el mencionado formato, situacin que genera en ocasiones que algunos docentes empiecen a laborar sin tener claridad de muchas de las condiciones de su vinculacin.

9.

Se evidenciaron contrataciones de docentes que se requieren de carcter

prioritario, donde las Unidades Acadmicas le contactan, ste empieza a laborar y posteriormente se le informa al rea de Recursos Humanos incumpliendo los requisitos de ley previos.

10.

Debido a la constante improvisacin, la totalidad de los docentes contratados no

asisten a la jornada de induccin, la cual en muchos casos es informada a travs de correos electrnicos a destiempo, ocasionando que algunos docentes no se den por enterados por la premura con que se enva la respectiva informacin.

En este orden de ideas, a continuacin se resumen las evidencias documentales verificadas, que nos permitieron establecer las situaciones antes expuestas y que a s vez nos permitirn concluir el anlisis objeto de este estudio.

Es preciso anotar que estos registros documentales se encuentran en las Tablas de Retencin Documental de la Institucin de Educacin Superior de la ciudad de Cartagena y corresponden a las vigencias 2011, 2012 y 2013 y que nos fueron facilitadas con el fin de complementar la actividad que hoy nos ocupa, sin embargo se obvi informacin que permitiera divulgar informacin reservada o que permita identificar al pblico en general el origen de las mismas.

Tabla 2 Relacin Evidencias y Registros. CARACTERISTICA PROCEDIMIENTO

Formato de Necesidades de Docentes

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SE EVIDENCIA EN
Registros que no coinciden entre el personal entrevistado y las solicitudes de docentes presentadas por las diferentes Unidades Acadmicas Registros que no coinciden entre el personal entrevistado y los formatos de reclutamiento de hojas de vida diligenciados Vigencia 2011 Docentes HC y Ocasionales : 111 Vigencia 2012 Docentes HC y Ocasionales : 115 Vigencia 2011 Docentes HC y Ocasionales : 110 Vigencia 2011 1er Semestre: Docentes HC y Ocasionales Evaluados: 110 No Satisfactorio: 20 Docentes Satisfactorio: 80 Docentes Sobresaliente: 10 Docentes Vigencia 2011 2do Semestre: Docentes HC y Ocasionales Evaluados: 111 No Satisfactorio: 25 Docentes Satisfactorio: 85 Docentes Sobresaliente: 1 Docentes

REGISTRO
Acta de Comisin de Personal 2011 2012 y 2013

No se da estricto cumplimiento a la utilizacin de los formatos establecidos en la Formato de caracterizacin del Reclutamiento de Hojas procedimiento de seleccin de Vida de los docentes

Acta de Comisin de Personal 2011 2012 y 2013

Seleccin de docentes de Horas Ctedra y Ocasionales sin que previamente exista el Manual de perfiles por diseo de un manual de competencia perfiles por competencia para esta modalidad de vinculacin. Calificacin del docente por parte de los alumnos Durante el ao se realizan dos evaluaciones una en abril y la otra en octubre, de la siguiente manera: En la primera si el docente obtiene baja o mala por parte del estudiante y director, es citado para concertar el resultado obtenido y se establece un plan de accin de mejora. Si reincide en el segundo semestre con evaluacin baja o mala no es vinculado nuevamente. Los puntajes son los siguientes: No Satisfactorio: 1 a 59 Satisfactorio: 60 a 89 Sobresaliente: 90 a 100

Manual de perfiles por competencias docentes a nmina y personal administrativo, sin que se evidencie el correspondiente a los docentes HC y Ocasionales Expediente evaluacin docentes 2011 folios del 22 al 30 y del 55 al 60

Tabla 2 (continuaciones) Relacin Evidencias y Registros.

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CARACTERISTICA

PROCEDIMIENTO

SE EVIDENCIA EN

REGISTRO

Vigencia 2012 1er Expediente evaluacin Semestre: docentes 2012 folios del 18 Docentes HC y Ocasionales al 25 y del 35 al 42 Evaluados: 115 No Satisfactorio: 15 Docentes Satisfactorio: 85 Docentes Sobresaliente: 15 Docentes Vigencia 2011 2do Semestre: Docentes HC y Ocasionales Evaluados: 115 No Satisfactorio: 12 Docentes Satisfactorio: 88 Docentes Sobresaliente: 15 Docentes Vigencia 2013 1er Semestre: Docentes HC y Ocasionales Evaluados: 110 No Satisfactorio: 20 Docentes Satisfactorio: 88 Docentes Sobresaliente: 10 Docentes Vigencia 2011 Total docentes: 111 No se registran quejas en relacin con el comportamiento de los docentes Vigencia 2012 Total docentes: 115 Se reciben 5 quejas acerca de un docente de la Unidad de Administracin y Turismo, relacionadas con la asignacin de actividades sin la debida explicacin del tema, de igual forma se hace referencia recurrente al tono grosero utilizado por el docente.

Calificacin del docente por parte de los alumnos

Expediente evaluacin docentes 2013 folios del 11 al 16

Relacin Estudiante

Docente

Los estudiantes cuentan con la opcin de presentar ante las facultades o autoridades acadmicas en general informes de situaciones que consideren anormales. En cuanto al comportamiento del docente se registra lo siguiente:

Expediente Hoja de vida de los docentes

Expediente Hoja de vida de los docentes

Tabla 2 (continuaciones) Relacin Evidencias y Registros.

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CARACTERISTICA
Relacin Estudiante Docente -

PROCEDIMIENTO

SE EVIDENCIA EN
Vigencia 2013 Total docentes: 110 No se registran quejas relacin con comportamiento de docentes Vigencia 2011 Semestre: RRD: 15 2011 en el los

REGISTRO
Expediente Hoja de vida de los docentes

1er Expediente Hoja de vida de los docentes

Vigencia Semestre: RRD: 12 No se compromete al Vigencia docente a que debe Semestre: hacer la entrega del Alta rotacin de docentes RRD: 18 cargo y estar un tiempo HC y Ocasionales antes de prudente hasta que se la terminacin del contrato Vigencia cubra la vacante que Semestre: deja. RRD: 11 Vigencia Semestre: RRD: 15

2do

2012

1er Expediente Hoja de vida de los docentes

2011

2do

2013

1er Expediente Hoja de vida de los docentes

Actualmente en el proceso de seleccin de Riesgo de falsificacin de personal no se efecta la documentos por parte de verificacin de la hoja los docentes de vida de los docentes aspirantes

Vigencia 2013 2do Semestre: RRD: 2 Vigencia 2011 Total docentes: 111 No se registran falsificaciones Vigencia 2012 Total docentes: 115 No se registran falsificaciones Vigencia 2013 Total docentes: 110 Se detecta 1 falsificacin.

Expediente Hoja de vida de los docentes

Expediente Hoja de vida de los docentes

Expediente Hoja de vida de los docentes

HC: Horas Ctedra RRD: Resoluciones de aceptacin de renuncia del docente antes del trmino de la totalidad de horas contratadas

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Con la creciente competencia y dificultad para mantenerse eficientemente, las organizaciones tienden a reducir la improvisacin para reemplazarla por el reconocimiento de la necesidad de planear, a corto y largo plazo, las actividades de ventas, produccin, finanzas y por supuesto, la gestin de personal.

El administrador de personal tambin requiere fijar objetivos y las formas para alcanzarlos, de tal manera que su actividad est sustentada sobre bases razonables y con el mnimo de imprevisin. El xito del especialista de personal depende en gran medida de la aceptacin que estos instrumentos tengan por parte de los directivos y dems integrantes de la organizacin. (Castillo Aponte, 2007).

Las citas anteriores nos revelan las estrategias sobre las cuales implementar un plan de accin que permita obtener los resultados esperados en el proceso de seleccin del personal docente de la Institucin de Educacin Superior.

As entonces, se identificaron tres grandes debilidades a contrarrestar. En primer lugar, que el procedimiento implementado para el reclutamiento y seleccin del personal docente, no tiene sustento en un diagnstico efectivo sino en la improvisacin, subjetividad y falta de planeacin, en segundo lugar, lo implementado a la fecha no ha sido debidamente aceptado y aplicado por las diferentes reas involucradas, ya que se llevan a cabo actividades alternas que se encuentran por fuera de lo establecido.

Y en tercer lugar, no existe una total congruencia entre lo establecido en el Estatuto de Docentes de la Institucin de Educacin Superior en referencia al proceso de reclutamiento y seleccin del personal docente (Tabla 1) y lo establecido a travs del Sistema de Gestin de

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Calidad y es esta ambigedad una de las causas que origina la pluralidad de decisiones tomadas de manera personal y subjetiva; en este sentido es preciso anotar que aun cuando existen unas directrices documentadas que tienen como objetivo la vinculacin de los docentes requeridos, estas no se llevan a cabo en su totalidad lo que quizs si sucediera, permitira un porcentaje de efectividad mayor, al realizar las contrataciones requeridas. No obstante lo anterior, el deber ser,

en este sentido consiste en la implementacin de un procedimiento que integre la normatividad legal vigente, el Estatuto de Docentes y el Sistema de Gestin de Calidad, que adems identifique claramente las entradas y salidas o resultados esperados del mismo y por supuesto, el cliente interno y/o externo, y por ltimo que sea medible, de tal forma que se pueda ejercer control y evaluacin sobre ste. Este procedimiento por supuesto debe estar documentado y aprobado en el Sistema de Gestin de Calidad y ser lo suficientemente claro, preciso y conciso de tal forma que cada uno de los usuarios identifique la obligatoriedad de las actividades contenidas en el mismo y el responsable de llevarlas a cabo.

Cuando no se realizan esfuerzos serios de previsin de la energa humana, los administradores de personal deben dedicarse a atender emergencias, perdiendo as eficiencia en su labor, pues es entonces cuando deben negociar apresuradamente acuerdos laborales, polticas de ascensos y tomar decisiones urgente, con altos riesgos de equivocacin. (Castillo Aponte, 2007). De acuerdo con el planteamiento del autor y a lo observado durante la realizacin de la presente actividad, el rea de recursos humanos de la Institucin de Educacin Superior debe concentrar su esfuerzo en estrategias que permitan una buena vinculacin de docentes, apuntndole a los objetivos estratgicos de la misin de la institucin. Esto va incluso ms all de mostrar buenos resultados como departamento ya que se debe tener en cuenta que la

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vinculacin del docente ms competente a travs de un proceso transparente y equitativo, finalmente influye directamente en la calidad del egresado y en el desempeo de ste en el entorno laboral, lo que seguramente redundar en la confiabilidad que se genere en el sector productivo de la regin hacia nuestros alumnos.

Nuestro anlisis tuvo como objetivo realizar un diagnstico de la condicin actual del proceso de reclutamiento y seleccin del personal docente de la Institucin de Educacin Superior, pero ms all de eso, queremos plantear una recomendacin encaminada a potencializar este procedimiento. Por lo anterior, consideramos que la institucin debe empezar por identificar y establecer un Programa de Vinculacin Laboral de Docentes que contemple de manera general lo siguiente:

Objetivos Son los resultados que se esperan obtener, planteados de manera anticipada a travs de un anlisis FODA o de otra tcnica administrativa. Los objetivos que conformen el Programa de Previsin Laboral deben integrar en su planteamiento los objetivos estratgicos de la institucin, la misin y la normatividad legal vigente.

Polticas Las polticas son enunciados generales que sirven de gua para las acciones encaminadas a obtener los objetivos de la empresa.(Castillo Aponte, 2007). Una poltica establece un rango dentro del cual los administradores de las organizaciones toman una decisin de acuerdo a situaciones particulares, en otras palabras estas disminuyen las alternativas de decisin, pero a su vez enmarcan una serie de alternativas limitadas que traducen la filosofa de la empresa, es decir,

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tomar una decisin por fuera de ese rango significara actuar en contrava a la filosofa de la organizacin como tal.

Normas Las normas o reglas son los patrones de comportamiento apropiado que la institucin espera que sean cumplidas por todos sus integrantes. Se diferencias de las polticas por no tener un margen discrecional y por lo tanto determinan una sola alternativa de accin que es de obligatorio cumplimiento. (Castillo Aponte, 2007). En este sentido se presenta la mayor debilidad del proceso de seleccin de docentes de la institucin ya que el procedimiento actual es demasiado amplio en su planteamiento y no se identifica de manera precisa lo que es de obligatoria cumplimiento.

Procedimientos Es la caracterizacin detallada de los pasos a seguir para llevar a fin una actividad o tarea especfica, en este se deben identificar los insumos que se procesan y se convierten en resultados, adems es necesario establecer y definir a los responsables de cada actividad y por ltimo es imprescindible una etapa de socializacin que permita a cada involucrado la interiorizacin y posterior aplicacin del mismo.

En lo referente a los objetivos, polticas y normas no nos detendremos de manera especfica, sin embargo como resultado del presente anlisis haremos nfasis en lo que respecta a los procedimientos que se deberan implementar con el fin de optimizar las etapas de reclutamiento, seleccin y vinculacin del personal de docentes en la Institucin de Educacin Superior.

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Nuestro planteamiento se basa especficamente en la propuesta de implementacin de un Procedimiento de Reclutamiento y Seleccin del Personal Docente que conste de las siguientes etapas: Tabla 3 Procedimiento de Reclutamiento y Seleccin del Personal Docente OBSERVACIONES / CANALES / REGISTROS
Registro tipo formato

TEM
1. 1.1

ETAPAS
Anlisis y Descripcin de Cargos Diligenciamiento del cuestionario de anlisis de puestos para descripcin de stos Estructuracin del Manual de Perfiles y Competencias por cargos Levantamiento de la Necesidad Diligenciamiento del Estudio de Conveniencia y Oportunidad Estructuracin de la convocatoria Socializacin de la convocatoria

RESPONSABLE
Unidad Acadmica respectiva Recursos Humanos Unidad Acadmica respectiva Recursos Humanos Recursos Humanos

1.2. 2. 2.1. 2.2 2.3.

Registro tipo formato

Registro tipo formato Registro Pgina Web institucional Correo institucional Carteleras Institucionales Documento Externo Base de datos digital

2.4. 2.5.

Recepcin de Hojas de Vida

Archivo y Correspondencia Registro de las Hojas de Vida Recursos recibidas (Esta actividad se puede realizar Humanos en cualquier poca) Reclutamiento Recursos Humanos Comisin de Personal Docente

3.

Pgina Web Institucional Peridicos Radio Revisin de antecedentes y estudios Prueba de conocimientos Prueba comportamental Cuestionario Notificacin Resolucin Recorrido por la Institucin y presentacin de personal administrativo y docente

4.

Aplicacin de Entrevistas

5. 6.

Seleccin y Nombramiento Induccin

Rectora Recursos Humanos

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Anlisis y Descripcin del Cargo

Las organizaciones consisten en puestos de trabajo que requieren cubrirse con personal. El anlisis de puestos es el procedimiento por el cual se determinan las responsabilidades de cada puesto y las caractersticas de las personas que deberan contratarse para desempearlos. El anlisis genera informacin acerca de los requerimientos de cada puesto; despus tal informacin se utiliza para desarrollar la descripcin del puesto (aquello que comprende el puesto) y las especificaciones o el perfil del puesto (el tipo de persona que debe contratarse para desempearlo). (Dessler & Varela, 2004).

De acuerdo con los autores, antes de empezar de manera formal la bsqueda de las personas que eventualmente se vincularan laboralmente a la organizacin es imprescindible definir claramente los requisitos del cargo y las funciones a desempear. Si una empresa empieza un proceso de seleccin sin antes identificar de manera precisa lo que necesita para cubrir su necesidad corre un alto riesgo de contratar a una persona que no aporta al proceso y a los objetivos planteados.

Es preciso realizar un instructivo para el diligenciamiento del cuestionario de anlisis de puestos, determinando el contenido del mismo y la respectiva socializacin con los encargados de esta tarea en cada una de Unidades Acadmicas.

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En este orden de ideas, cabe anotar que en la Institucin de Educacin Superior se cuenta con un Manual de Funciones y Perfiles por Competencias nicamente para el personal de planta de acuerdo con la normatividad legal vigente que les obliga a la implementacin del mismo.

Pero la normatividad tambin les otorga cierta autonoma para el manejo de la vinculacin de los docentes de hora ctedra y ocasionales. Este Manual de Competencias incluye lo siguiente por cada cargo: Denominacin del cargo, Propsito Principal, Descripcin de Funciones Esenciales, Contribuciones Individuales, Conocimientos Esenciales, Requisitos de Estudio y Experiencia, Competencias Requeridas Para el Cargo. Sin embargo, aun cuando se cuenta con esta herramienta para algunos cargos no es utilizada para el proceso de reclutamiento y seleccin del personal docente.

Por las ventajas que presenta esta herramienta del manual de perfiles por competencias, nuestra recomendacin es que tambin se utilice con esta estructura en el proceso del personal de docentes de hora ctedra y ocasionales. Este documento debe recopilar informacin previamente determinada por la Unidad Acadmica que requiera suplir la vacante, como: actividades a realizar, condiciones en las que se realiza el trabajo, responsabilidades del puesto, funciones, requerimientos tcnicos, etc.

Levantamiento de la Necesidad

Esta fase la hemos concebido desde el momento en que la Unidad Acadmica respectiva, de acuerdo a la programacin de clases aprobada para cada periodo acadmico, identifica sus necesidades en cuanto a docentes se refiere. Cada Unidad Acadmica debe suscribir un Estudio

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de Conveniencia y Oportunidad el cual de acuerdo con la Ley 80 de 1993 y dems normas que la adicionan o reglamentan se puede definir como aquel anlisis y trmite que deben adelantar las entidades pblicas antes de contratar, que adems debe contener como mnimo: las especificaciones tcnicas del objeto a contratar, el presupuesto asignado (en este caso el valor a pagar al docente), la descripcin precisa del servicio que se requiere, las condiciones con las que debe contar. Con este documento, la oficina de Recursos Humanos inicia formalmente el reclutamiento y seleccin del personal requerido.

La socializacin de la convocatoria se podra realizar a travs de un enlace en la pgina web de la Institucin y/o de un correo electrnico general a todo el personal administrativo, directores de unidad y docentes con el fin de que multipliquen la informacin y a travs de las carteleras informativas de la institucin.

La recepcin de las hojas de vida y su tratamiento posterior es una de las debilidades que queremos eliminar o mitigar con nuestra propuesta. La idea es que esta recepcin aun cuando se realice por fuera de un proceso de reclutamiento, se registre a travs del Formato de Reclutamiento Hojas de Vida en una base de datos que incluya varios factores, para toma de decisiones posteriores. Esta base de datos debe contener los registros de identificacin del posible candidato, la informacin de formacin, el rea o reas donde podra ser ubicado y la vigencia de la misma en el archivo activo. Deber informarse esta vigencia a los candidatos que nos confen la entrega de sus hojas de vida a travs de correo electrnico. As entonces, cada vez que se d inicio a un proceso de reclutamiento y seleccin, todas las hojas debern estar indexadas en esta base de datos a cargo de la oficina de Recursos Humanos.

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Reclutamiento

Para el reclutamiento de los candidatos se recomienda la implementacin de un enlace en la pgina web de la Institucin que permita a la oficina de Recursos Humanos efectuar publicaciones peridicas de las necesidades requeridas por las Unidades Acadmicas. Este enlace debe contener toda la informacin del perfil de cargo, requisitos mnimos, y la documentacin que debe aportar el candidato de acuerdo con la normatividad legal vigente. Adems se debe informar que el reclutamiento incluir las hojas de vida que cumplan con el perfil requerido y que adems se hayan recibido directamente en la institucin las cuales se encuentran indizadas de acuerdo a procedimiento interno. Es importante que en la pgina web se establezca adicional a lo ya descrito, la opcin del envo de las hojas de vida en forma digital por parte de los candidatos, por supuesto delimitando claramente esta opcin a las fechas establecidas en la convocatoria con el fin de evitar posteriores reclamaciones por envos de currculos de manera extraordinaria. Igualmente, deber aclararse que esta opcin no implica el tratamiento dispuesto para todas las hojas de vida recibidas en el prrafo tercero del numeral 3 del presente ensayo.

Por ltimo, se recomienda la gestin de asignacin presupuestal por el rubro de Publicidad y Propaganda con el fin de complementar este proceso de reclutamiento con anuncios en diarios locales e incluso nacionales, dependiendo del tipo de vacante.

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Entrevistas

Este proceso debe ser realizado por la Comisin de Personal Docente y entre sus integrantes se recomienda la inclusin de un psiclogo que aporte un mecanismo estandarizado de aplicacin de pruebas psicotcnicas como etapa previa a la realizacin de las entrevistas. Con respecto al diseo y desarrollo de la entrevista, es preciso caracterizar este procedimiento estableciendo parmetros generales para la aplicacin de la misma. Lo anterior significa que la Comisin de Personal Docente debe contar con los resultados de la prueba psicotcnica, adems en un formato previamente aprobado en el Sistema de Gestin de Calidad y que se conserve como parte integral del expediente del proceso, se debe extraer la informacin bsica de los candidatos que pasan a la etapa de entrevista de tal forma que esta informacin genere preguntas especficas de acuerdo al currculo analizado, que adems tengan relacin directa con la funcin sustantiva de la educacin como lo son la docencia, la investigacin y la proyeccin social. En este formato tambin deben consignarse en trminos generales las razones por las cuales el candidato pasa o no, a conformar la terna final de preseleccin con el fin de ir depurando la base de hojas de vida que se est manejando. Sugerimos que este documento se denomine Formato Ficha de Docentes Entrevistados.

Seleccin y Nombramiento

Los criterios de la tabulacin que finalmente genere la terna a presentar al Rector deben incluir todo lo que paso a paso hemos descrito en los anteriores numerales. Esto por supuesto

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debe estar acompaado de un proceso de control y evaluacin que permita medir la efectividad y el impacto de los cambios o mejoras a implementar.

Como complemento a lo antes expuesto, se recomienda que se le informe de manera oportuna a la oficina de Recursos Humanos la decisin tomada mediante documento escrito, acompaado de la hoja de vida del candidato seleccionado y de igual manera se notifique a la Unidad Acadmica para que as estos remitan prontamente la asignacin acadmica que tendr el docente y el periodo de vinculacin. Con esta informacin se proceder de manera precisa a la elaboracin de la resolucin de nombramiento y se informar al aspirante que fue seleccionado para laborar con la Institucin y los documentos que debe aportar para su vinculacin, firma del acto administrativo y tramites de ley posteriores.

Induccin

La Induccin forma parte del proceso de socializacin de los trabajadores nuevos en la empresa. La socializacin es el proceso continuo de inculcar a todo el personal actitudes, estndares, valores y patrones de comportamiento que prevalecen en la empresa, y que esta y sus distintas divisiones esperan observar en sus empleados.(Dessler & Varela, 2004). En algunas organizaciones no se la da la debida importancia al proceso de induccin, pero un Modelo de Gestin Humana por Competencias debe asegurar que el personal recientemente vinculado es orientado dentro de la cultura institucional, de tal modo que se le facilite aportar tanto su experticia como sus competencias a la organizacin y su desempeo pueda estar

Anlisis de la Seleccin de Personal Docente

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Alineado con el horizonte estratgico. Por tal razn, consideramos indispensable incluirlo como aspecto final de nuestra recomendacin.

Es as entonces, como recomendamos citar al (los) docentes con la debida anticipacin, solicitando la confirmacin de su asistencia, hacindoles llegar adems informacin bsica que les permita hacer una idea previa y general de la institucin a la cual se vinculan. Es preciso evidenciar los registros de esta actividad.

Para toda Organizacin, la correcta gestin de la planeacin e implementacin de estrategias pertinentes en cada una de sus actividades, representa el punto de partida en la consecucin de sus objetivos misionales. Es por ello que para efectuar una buena seleccin de personal docente, se requiere que este proceso administrativo sea bien planeado y ejecutado de manera ordenada y sistemtica, siguiendo los parmetros establecidos. As se logra realizar un trabajo transparente y efectivo, que garantice la calidad en la gestin de la formacin ofrecida y, por lo tanto, la satisfaccin de los usuarios.

Para concluir, podemos afirmar que tanto el reclutamiento como la eleccin del personal docente, deben constituir un proceso que garantice el xito en las solicitudes de contratacin, permitindole a la organizacin estndares predecibles en el alcance de las exigencias del cargo. De igual manera.los procedimientos y polticas administrativas de evaluacin y vinculacin de personal, debern permitir comparaciones ticas y eficaces entre las cualidades del candidato y las funciones del perfil solicitado, como respuesta oportuna y permanente a las necesidades y requerimientos internos de operacin de la organizacin.

Anlisis de la Seleccin de Personal Docente

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Referencias

Castillo Aponte, J. (2007). Administracin de Personal, Un enfoque hacia la Calidad. Bogot: Ecoe Ediciones. Dessler, G., & Varela, R. (2004). Administracin de Recursos Humanos, Enfoque Latinoamericano. Naucalpan de Jurez: Pearson.

ANLISIS DE LA SELECCIN DE PERSONAL DOCENTE EN UNA INSTITUCIN DE EDUCACIN SUPERIOR DE CARTAGENA DE INDIAS

YURAIMA PEA LICONA SANDRA VSQUEZ QUINTERO Autores

PATRICIA LLANO RESTREPO OMAR CIFUENTES CIFUENTES Asesores

Programa Administracin de Empresas Fundacin Universitaria Los Libertadores 2013

PROBLEMTICA

El logro de la misin de la Institucin depende en gran medida de que las vacantes de docentes sean ocupadas por personas competentes e idneas, pero este objetivo no alcanzar el impacto esperado si no se empieza con un proceso de reclutamiento y seleccin que permita vincular al candidato ms adecuado de acuerdo al perfil requerido.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El proceso de seleccin de docentes en la Institucin de Educacin Superior actualmente cuenta con las condiciones ptimas de planeacin, coordinacin, control y evaluacin que permitan seleccionar al candidato ms apto y descartar al menos competente?

OBJETIVO GENERAL

Analizar el proceso de seleccin vigente en la IES para determinar su ajuste al horizonte estratgico institucional y su promesa de servicio.

OBJETIVOS ESPECFICOS

1. Verificar el estado actual del proceso de reclutamiento y seleccin del personal docente de la institucin a analizar, desde la perspectiva de la normatividad legal vigente, de los procesos y procedimientos aprobados y la aplicacin de stos. 2. Obtener a travs de evidencias un diagnstico pertinente de la condicin actual del proceso de reclutamiento y seleccin de docentes. 3. Presentar una propuesta a la Institucin de Educacin Superior de Cartagena que les permita engranar los resultados del proceso de reclutamiento y seleccin de docentes con los objetivos estratgicos de la institucin.

JUSTIFICACIN
Establecer las condiciones actuales en las que se desarrolla el proceso de gestin de recurso humano especficamente en la vinculacin de docentes en la Institucin de Educacin Superior, con el fin de generar una herramienta que permita a la alta direccin la toma de decisiones encaminadas a implementar condiciones de planeacin, control y evaluacin en cada una de las etapas que conforman el proceso y as influir directa y positivamente en la consecucin de los objetivos estratgicos de la institucin. Para nosotras como administradoras de empresa fue la oportunidad de interiorizar lo aprendido en cada uno de los mdulos que conformaron el seminario de grado, desde una perspectiva que nos llev a no subestimar ni minimizar la labor de Jefe de Recurso Humano sino por el contrario a entenderla como una de las ms significativas en las organizaciones.

MARCO LEGAL

Ley 30 de 1992. Por la cual se organiza el servicio pblico de educacin superior en Colombia.

Ley 80 de 1993. Tiene por objeto disponer las reglas y principios que rigen los contratos de las entidades estatales.

MARCO TEORICO Modelo de la Gerencia Estratgica Fred David describe su modelo como un enfoque objetivo y sistemtico para la toma de decisiones en una organizacin, se organiza informacin cuantitativa y cualitativa para tomar decisiones efectivas en circunstancia de incertidumbre, a travs de tres etapas: Formulacin, ejecucin y evaluacin de estrategias

MARCO TEORICO Teora de la Gestin Humana por Competencias

Nace a partir del planteamiento de David McClelland y bsicamente propone lo siguiente: La gestin por competencias es un modelo de gestin que permite evaluar los conocimientos, habilidades y actitudes especficas para cada puesto de trabajo y favorecer el desarrollo de nuevas competencias para el crecimiento personal de los empleados en el contexto de la organizacin. Un modelo de gestin integrada de las personas basado en competencias debe tener en cuenta que los objetivos y la planificacin de los recursos humanos deben ser elaborados a partir del marco de los objetivos y planes estratgicos de la empresa.

MARCO CONCEPTUAL

Sistema de Gestin de Calidad. Conjunto de normas estandarizadas que buscan el cumplimiento de los requisitos de calidad que una organizacin requiere para lograr la satisfaccin de sus clientes, a travs de una mejora continua.

Competencias Laborales. Conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes que una persona debe desarrollar para desempearse de manera apropiada en un entorno productivo.

Gerencia Estratgica. Herramienta administrativa que define los objetivos de la organizacin y establece estrategias para alcanzarlos.

MARCO CONCEPTUAL

Reclutamiento de personal. Procedimiento cuyo fin es atraer un nmero suficiente de candidatos idneos para un cargo especfico.

Seleccin de personal. Proceso que busca prever con la menor probabilidad de desacierto, qu candidato ser ms competente si se le contrata, a travs de un procedimiento de comparacin y eleccin.

EVIDENCIAS Y REGISTROS

EVIDENCIAS Y REGISTROS

EVIDENCIAS Y REGISTROS

MTODO

ESTUDIO
Cualitativo

TIPO
Exploratorio mediante observacin

DISEO
Estudio de caso

PROPUESTA

TEM 1. 1.1. 1.2

ETAPAS Anlisis y descripcin de cargos Diligenciamiento del cuestionario de anlisis de puestos para descripcin de estos Estructuracin del Manual de Funciones y Perfil por competencias.

PROPUESTA

TEM 2. 2.1. 2.2 2.3. 2.4. 2.5.

ETAPAS Levantamiento de la Necesidad Diligenciamiento del Estudio de Conveniencia y Oportunidad Estructuracin de la convocatoria. Socializacin de la convocatoria Recepcin de Hojas de Vida Registro de las Hojas de Vida recibidas (Esta actividad se puede realizar en cualquier poca)

PROPUESTA

TEM 3. 4. 5. 6. Reclutamiento Aplicacin de Entrevistas Seleccin y Nombramiento Induccin

ETAPAS

CONCLUSIONES

La definicin actual del proceso deja algunas etapas al azar. Se debe estandarizar el proceso de reclutamiento y seleccin de docentes, socializarlo y controlar el cumplimiento del mismo. Es preciso mantener una adecuada trazabilidad de los registros generados durante el proceso de reclutamiento y seleccin. Es indispensable realizar la medicin de eficacia, eficiencia y efectividad del proceso a implementar.

REFERENCIAS

Castillo Aponte, J. (2007). Administracin de Personal, Un enfoque hacia la Calidad. Bogot: Ecoe Ediciones.

Dessler, G., & Varela, R. (2004). Administracin de Recursos Humanos, Enfoque Latinoamericano. Naucalpan de Jurez: Pearson.