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Mejora de los procedimientos de compras

Autor: Adrian Noriega

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Presentacin del curso

En este curso podrs conocer los mejores procedimientos de compras para tu empresa. Te servir para determinar las necesidades de cambio en los procedimientos de compras. Conoce los puntos de investigacin de las fuentes de abastecimiento, la relacin del departamento de compras con otros departamentos, los procedimientos de compras, los tipos de consumidores y muchas otras cuestiones que le servirn a tu empresa.

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1. Inicio conceptos
Compas: Las compras se entienden como la adquisicin de productos, objetos o materiales que van a saciar una necesidad o gusto. Compras en relacin con otros departamentos de la empresa. La adquisicin de materiales se adquiere de los proveedores que el departamento de compras est manejando y tiene una relacin con todos los sistemas de la organizacin Las compras se deben obtener de manera eficiente y efectivamente, tener las cantidades correctas de materiales para la produccin y que sta no se interrumpa y se mantengan al mnimo los gastos de inventario. Compras selecciona artculos de calidad elevada para cubrir las especificaciones de fabricacin para satisfacer al cliente sin que el precio sea muy elevado.

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2. Puntos de investigacin de las fuentes de abastecimiento

A) Precio que ponen B) Fecha de embarque C) Condicin de compra y descuento D) Disponibilidad de partes (capacidad) E) Ubicacin F) Calidad de los programas de control usado por los proveedores. G) Garanta de entrenamiento. H) Reglamentaciones gubernamentales que controlan las compras I) Seguro contra catstrofe: Inundacin, fuerzas naturales, fuego, incendio, robo, huelga, accidentes etc.

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3. Relacin del departamento de compras con otros departamentos

PRODUCCIN: En ocasiones hay un problema entre este departamento y el de compras. El personal de produccin est interesado en la produccin de artculos y cumplir con los programas por lo cual prefiere contar con grandes cantidades de suministros en trminos de inventarios, esto crea un problema ya que compras debe minimizar costos de ese inventario, los trabajadores de produccin se acostumbran al uso de un material en especial y quieren que sea siempre el mismo y no debe ser cambiado pero compras debe vencer prejuicios al abastecer y tener opciones de abastecimiento y flexibilidad. MERCADOTECNA: Mercadotecnia es una actividad humana cuya finalidad es satisfacer las necesidades y deseos a travs de un proceso de intercambio, planea un producto, fija precios, promueve y distribuye bienes y servicios que satisfagan al cliente. INGENIERA: Este departamento tiene como funcin disear los procesos de fabricacin de producto, y realizar los cambios y modificaciones de los mtodos de fabricacin del producto. Ellos indican cuales son los materiales que deben comprarse y da informacin importante como son las especificaciones, tolerancias, partes estandarizadas y otras caractersticas del material como son: resistencia, dureza, tensin, dimensiones etc. El departamento de compras hace recomendaciones para la variacin o cambio de diseo para lo cual requiere de una reunin entre los involucrados que son; Ingeniera, compras, calidad, y proveedores si dicho cambio es aceptado por todos los involucrados se lleva acabo, se pide ideas de cada uno de ellos. CONTABILIDAD: Contabilidad maneja el equilibrio de los gastos mediante el activo y el pasivo de la compaa estas cuentas son manejadas generalmente para efecto de pagos y adeudos mediante chequeos ya sea a proveedores y otros. Este departamento se encarga del papeleo interno para dar entrada a los inventarios en el estado de resultados, facturar y registra las operaciones financieras. Contabilidad tiene otras tareas como son negociar con los proveedores alguna rebaja o descuentos, los artculos comprador por el departamento de compras estn sujetos a la inspeccin en el rea de adquisicin. DEPARTAMENTO LEGAL: Puesto que todas las ordenes de compras son un contrato legal cada organizacin requiere de este departamento para revisar las clusulas del contrato y protegerse, una vez que se ha revisado el contrato tales comprobaciones las hace un abogado y se puede usar la transaccin mediante formas estndares impresas. Si requiere de un contrato especial debe recurrir al departamento legal-jurdico para

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Si requiere de un contrato especial debe recurrir al departamento legal-jurdico para asesorarse. Como el departamento de compras representa legalmente a la compaa puede requerir de firmas de varios departamentos como son: Finanzas, contabilidad, y departamento legal para autorizar la compra estas facetas de la ley tienen importancia en el departamento de compras ya que ellos determinan los precios. RECIBO: Este departamento es responsable de descargar los artculos que fueron comprados, revisarlos y trasladarlos al punto de uso, a las zonas de almacenamiento de la planta. Este departamento revisar que el embarque est completo, que el pedido corresponda a la orden de compra y a la descripcin de los artculos. Si resulta daada la mercanca, se reportar al rea de adquisiciones para negociar con el proveedor la certificacin del material o el pago de un seguro que cubra los daos, si est en buenas condiciones se paga la factura al proveedor.

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4. Procedimientos de compras ( 7 pasos )

Primer paso. Se recibe la requisicin de las compras hechas al departamento de abastecimiento, la cuales indicaran: *Qu es lo que se necesita? *Cuntas unidades necesita? *Cundo debe estar disponible los artculos para la produccin. *Quin hace la requisicin y la solicitud. *Cantidad de existencia en el inventario del producto ( esto para evitar compras innecesarias y mantener al mnimo los gastos de inventario) *Quienes autorizan la compra? SEGUNDO PASO Anlisis de las posibles fuentes de abastecimiento "proveedores potenciales". Realizar investigacin de los archivos disponibles que se tengan en compras, pedir cotizacin de precios a cada uno de los proveedores as como fechas de entrega y embarque. TERCER PASO Realizar el anlisis de las cotizaciones de los proveedores en trmino de precios, descuentos, entregas, embarques. Solvencia, calidad del trabajo. Reciprocidad y otros factores. CUARTO PASO En este paso se coloca la orden de compra, la mejor alternativa, mejor proveedor, se debe estar seguro de que en la orden exista toda la informacin del artculo, numero de orden, firmas, cantidad, precio, fecha de entrega, descuentos y condiciones de pago. QUINTO PASO Seguimiento del pedido, esto implica realizar comprobaciones ocasionales para chequear el progreso, el estatus de cumplimiento del pedido. SEXTO PASO Recibo del artculo, esto traer varias actividades por el departamento de recibo antes mencionadas como inspeccin e inspeccin y manejo en el rea de almacn. SEPTIMO PASO Este paso final implica la terminalizacin de la transaccin y debe realizarse un registro del inventario la operacin de compra se da como terminada y se enva el pago a los proveedores. NOTA Al accionar un procedimiento de compras este es de diferentes maneras, dependiendo si se trata de una empresa de procesos productivos o de un servicio. Si no se cuenta con un archivo de proveedores se debe buscar informacin en publicaciones, peridico, folletos o directorios industriales.

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5. Comportamiento del consumidor

Las decisiones que se tomar del consumo de los consumidores afectan la demanda de un producto, el xito o el fracaso de un negocio, este tipo de cuestiones se hacen mediante el anlisis del producto que se prefiere. Todos somos consumidores regulares de alimentos-ropa-transportes como consumidores desempeamos un papel vital en la economa local nacional e internacional. Las decisiones que tomamos con nuestro comportamiento de consumo afectan a las demandas de materias primas, transporte de produccin, empleo de trabajadores, despliegue de recursos, el xito o fracaso de algunas industrias. Qu preguntas podemos hacer para evaluar la conducta del consumidor? ( encuesta ) Qu va a comprar? Por qu va a comprar? Qu marca va a comprar? Cundo la compra? Cmo la compra? Con qu frecuencia la usa? DEFINICIN DEL COMPORTAMIENTO DEL CONSUMIDOR. Se puede definir como los consumidores que se dan a la tarea de buscar evaluar, usar, comprar, y dispones de los productos o servicios que satisfagan las necesidades.

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6. Tipos de consumidores
*PERSONAL Son los individuos que compran bienes y servicios para su propio uso con intencin de satisfacer sus necesidades o usos personales. *CONSUMIDOR ORGANIZACIONAL Son todos aquellos individuos y empresas como: Agencias de gobierno, negocios privados, compaas de servicio las cuales debern comprar productos, equipos y servicios para hacer operar sus empresas con la finalidad de lucro o sin ella. ROOLES DEL CONSUMIDOR No siempre las personas que hacen la compra son los usuarios del producto esto es muy importante ya que los encargados de la mercadotecnia deben identificar el mejor prospecto para el producto que quieren vender, por ejemplo: Una madre compra juguetes para sus nios ( el usuario es el nio ) Una ama de casa compra alimentos para la cena ( la familia ) Una mujer compra una bolsa de mano ( la mujer ). Por lo tanto podemos pensar que: *INICIADOR Es la primera persona que sugiere ir a comprar un producto. *INFLUYENTE. Es una persona que ofrece opiniones y consejos que influyen en la decisin de comprar. *RESOLUTIVO Es la persona que toma la decisin de comprar o no comprar. *COMPRADOR Es la persona que efecta la compra *USUARIO Es la persona que consume o usa el producto servicioELEMENTOS QUE INFLUYEN EN LA DECISION DE COMPRAR *Cultura *Religin *Sociedad *Clase social *Educacin.

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7. Ventajas de las compras centralizadas y descentralizadas

VENTAJAS DE LAS COMPRAS CENTRALIZADAS *Se lleva un mayor control de los pedidos. *Se pueden consolidad los pedidos y aprovechar los descuentos. *La cantidad de personal es mayor y puede especializarse en cada operacin. *El volumen de los pedidos hace posible el uso del proceso electrnico de datos. VENTAJAS DE LAS COMPRAS DESCENTRALIZADAS. Esta operacin puede estar separada de manera geogrfica. *Las compras ofrecen una accin ms rpida. *Se conocen ms las necesidades locales. *Proporcionan un seguro contra interrupciones en la planta del proveedor contra huelgas, o catstrofes naturales. *Los costos por transporte son ms econmicos.

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8. Aspectos legales o ticos de las adquisiciones

En esta seccin los aspectos legales de las compras son manejados por una persona que conoce leyes y constitucin como seria in asesor jurdico ( abogado ) y con l deben buscarse los consejos necesarios de una accesoria para llevar acabo la compra y venta. El primer y ms importante aspecto de los contratos con el proveedor es que se debe cuidarlos documentos que se firman lo cual protege a la compaia. Otra rea es conocer y poder interpretar las leyes en vigor actualmente sobre precios, negociacin, tarifas, rebajas etc. Existen problemas legales que pueden presentarse entre el proveedor y el cliente y en esta categora se dan los siguientes casos: *Cambios de clusulas en el contrato. *Falsedad fraude. *Contratos ilegales contrato nulo. *Rechazo de los artculos despachados por la compaa. *Infraccin al derecho de patente. *Reclamaciones por ajuste de seguro. Estas actividades pueden en ocasiones conducir a una conducta no tica y pueden ofrecer regalos costosos como viajes o carros para sobornar las consecuciones de algunos agentes que presentan al departamento de compras de una compaa en agradecimiento recibiendo de forma privada sumas de efectivo.

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9. Prcticas no ticas dentro del departamento de compras

*Aprovecharse de la cotizacin de un proveedor. *Aprovechar el error de la oficina del pedido en cantidad y precio. *Revelar informes de posibles acciones con proveedores. *Pasar informes de la compaa a la competencia. AUDITORAS CONTABLES AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Las auditorias tanto internas como externas estn encaminadas a cotejar que las transacciones se hallan hecho siguiendo los procedimientos y normas de compras. Est verificacin se hace por medio de un contador que conozca cada una de las actividades y el orden que deben seguir, Se revisar todos los aciertos contables y estos estarn ligados a movimientos de contabilidad como son pagos y cobros de mercanca. Estos movimientos debern coincidir en la informacin y fechas asi como cantidades en inventario y pago de los mismos, cada movimiento contable deber tener contra recibo, factura, nota de remisin o un recibo de factura que sirva de evidencia para la auditoria antes mencionada. En esta auditoria debe estar presente el responsable del departamento de compras, de finanzas, y contabilidad para proporcionar la informacin necesaria y de manera oportuna al auditor. En organizaciones privadas las auditorias se granizan por instituciones para dar fe de los manejos mercantiles y comerciales de las empresas, as como su declaracin de impuestos y reglamentaciones representando a gobierno del estado hacienda, secretaria de salud, ecologa segn sea el giro del negocio a las organizaciones de servicios tambin se les aplica auditoria por ejemplo, rectora de una universidad, hospitales etc.

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10. Compras por Internet

Este concepto es lo ms novedoso se puede acceder a l por medio de una computadora a un sitio en Internet en donde se recibe informacin de productos diversos para su venta de proveedores internacionales, nacionales y locales y los precios para comprar el producto a mayoreo y detalle. En este sitio se pueden registra datos de los clientes y proveedores para comunicarse y realizar las ventas, distribucin y entrega o pago de los productos. El Internet permite conocer los productos que ofrece un pas y poder comprar el precio, calidad, funcionamiento y rendimiento de los productos.

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