SISTEMA INTEGRAL DE CAPACITACIN

INDICE

SISTEMA INTEGRAL DE CAPACITACIN

J. Peralta M.

Definicin:

Cuando hablamos de Capacitacin nos referimos al esfuerzo sistemtico y planificado para modificar o

desarrollar el conocimiento, las habilidades y las actitudes, a travs de la experiencia de Aprendizaje, para conseguir la ejecucin adecuada en actividades que inciden en el desempeo laboral.

El sistema de capacitacin se manifiesta mediante la integracin e interaccin de estructuras, procesos

organizacionales, tecnologa, y recursos tcnicos y humanos dispuestos en una empresa u organizacin, para tal fin.

Objetivos Generales de la Capacitacin:

Los objetivos de la capacitacin al interior de una empresa estn orientados a:

Generar procesos de cambio encaminados al cumplimiento de la misin y los objetivos de la Empresa.

Mejorar la calidad de los Recursos Humanos mediante el incremento del nivel de conocimientos, desarrollo de cada uno de los

habilidades y cambio de actitudes en individuos que conforman la empresa.

Etapas del Proceso de Capacitacin:

Existen cuatro fases esenciales en el proceso de capacitacin:

Deteccin de Necesidades de Capacitacin (DNC) Planificacin de los Programas de Capacitacin Ejecucin de la Capacitacin Evaluacin del impacto de a Capacitacin

1. DETECCIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN (DNC):

Implica la elaboracin de un diagnstico en el que se manifiesta el estado real de la empresa, al contrastarlo con el nivel deseado. La diferencia o Delta define la necesidad de capacitacin, sirviendo de base para la elaboracin de planes y programas de capacitacin.

La orientacin principal de cualquier estudio de necesidades de entrenamiento, debe centrarse en las tres reas de competencias que involucra la ocupacin de un puesto. Estas son las reas cognoscitivas, afectiva y psicomotriz, que integran los conocimientos, actitudes y habilidades que permiten a las personas el adecuado desempeo de un cargo.

Tipos de DNC:

1.- DNC proactiva:

Se trata de generar un procedimiento de diagnstico de necesidades de capacitacin, centrada en los factores

elementales o requerimientos mnimos para la ejecucin satisfactoria de un cargo.

La DNC de orientacin pro activa puede realizarse a travs del diseo de Grficas de Reemplazo o Planes de Carrera, donde se definan los requisitos de promocin en base a destrezas, conocimientos y actitudes entrenables y medibles.

2.- DNC reactiva:

Se genera a partir de indicadores de gestin basados en los principios de cada Empresa, donde la comparacin entre resultados reales del negocio y la misin, objetivos y metas organizacionales dan cuenta de aquellos factores que se encuentran funcionando como debilidades que obstaculizan los logros deseados.

Ambos procedimientos se pueden realizar a travs de distintos mbitos y niveles organizacionales, centrndose en reas entrenables especficas.

a) mbito de la DNC:

En cuanto al mbito es necesario establecer el alcance del estudio de necesidades, por ejemplo, si se trata de una funcin, de un cargo, de una unidad operativa, etc., determinando, finalmente una investigacin centrada en parmetros que van desde lo individual a lo organizacional.

b) Niveles de la DNC:

Respecto a los niveles de estudio se requiere claridad en el tipo de funciones relacionadas con el mbito de investigacin, determinando que se trata de un nivel alto, medio o bajo, de acuerdo al tipo de funcin, grado y tipo de responsabilidad asociada.

Mtodos para el Diagnstico de Necesidades:

Entre los mtodos que pueden emplearse para la bsqueda de requerimientos de capacitacin, encontramos, el mtodo participativo, mtodo prescriptivo, y mixto.

a) El mtodo participativo integra el aporte de jefes y subordinados en la deteccin de necesidades de entrenamiento, donde el estudio se realiza con la participacin en cascada, partiendo de los niveles altos de estructura, pasando por los niveles de mando medio hasta llegar al nivel operativo.

b) El mtodo prescriptivo se centra en la opinin que tienen aquellos informantes clave, de acuerdo a su percepcin de las variables que afectan el desempeo de los trabajadores.

c) El mtodo mixto combina los tipos de anlisis antes mencionados de acuerdo al mbito, nivel y enfoque de la investigacin. Por ejemplo, podemos estudiar el rea cognoscitiva y de habilidades tcnicas especializadas analizando los conocimientos especficos del puesto, la aplicacin de conocimientos y tcnicas, etc.

En el diagnstico de necesidades, se trabaja, principalmente sobre la base de Descripciones de Cargo, el anlisis del Desempeo logrado, y a partir de Problemas que funcionan como Indicadores Organizacionales de Productividad.

Tcnicas para el Diagnstico:

Algunas tcnicas tiles a la deteccin de necesidades son las que a continuacin se detallan.

Observacin directa de conductas individuales o grupales, a travs de listas de verificacin que favorece el contraste entre aquellos comportamientos que deberan presentarse y lo que sucede en la ejecucin.

Entrevistas abiertas, semiestructuradas o dirigidas, orientadas a recabar informacin sobre distintos mbitos del funcionamiento organizacional que den cuenta de los problemas y necesidades especficas de capacitacin.

Encuestas de respuesta abierta o cerrada, orientadas a la recoleccin de datos concretos y opiniones acerca de las situaciones que afectan el desempeo laboral y el logro de objetivos de la empresa.

Tcnica de anlisis de grupo, que involucra la participacin de trabajadores de distintos estamentos y diversas funciones para formar grupos de discusin que sean representativos y que lleguen a acuerdos acerca de las necesidades especficas de entrenamiento, formacin o desarrollo.

Lluvia de ideas para propiciar el surgimiento de ideas acerca de los problemas que tiene la organizacin, sus posibles causas, su percepcin acerca de las consecuencias o efectos de los mismos , etc.

Anlisis de Desviaciones que ocurren en las distintas etapas de un proceso, respecto a aquello que ha sido planificado o debera ocurrir.

Anlisis de la relacin causa - efecto de Ishikawa, para determinar las relaciones entre las variables que causan una situacin y los efectos que ellas tienen, mediante una grfica que toma la forma de pescado, y que facilita la observacin de aquellas situaciones que funcionan como causa directa e indirecta de un problema.

SITUACIN PROBLEMA

Aplicacin de la Ley de Pareto, enlistando las causas que originan problemas y asignando un porcentaje que de cuenta del peso de cada una en la contribucin al mismo, para seleccionar y trabajar finalmente, con aquellas causas (20%) que originan el 80% de los problemas.

Anlisis de Mtodos de Trabajo

El uso de cualquiera de estas tcnicas es efectivo, en la medida que sirvan al examen de la brecha operativa entre el nivel de desempeo deseado para los trabajadores y las caractersticas actuales de su rendimiento.

El siguiente cuadro muestra distintos niveles de contraste que se requiere revisar para determinar las necesidades de capacitacin.

ESPERADO

REAL

EVALUACIN

LOGRAR

Qu objetivos y metas debe lograr?

Qu logra?

RESULTADOS

HACER

Qu actividades y funciones debe hacer? Qu conocimientos, habilidades y actitudes requiere el puesto?

Qu hace?

DESEMPEO

SABER PODER QUERER

Qu conocimientos, habilidades y actitudes requiere la persona?

NECESIDADES DE CAPACITACIN

La descripcin y acuerdo acerca de lo que se espera en el mbito de resultados organizacionales, las expectativas que existen en cuanto al desempeo, y las competencias laborales de los empleados, asociadas a lo esperado en cuanto a logros y las actividades y funciones asignadas resultan fundamentales

para hacer la comparacin con el estado actual del desempeo. El contraste entre lo esperado y lo real entrega valiosa informacin para la determinacin de las necesidades de capacitacin.

Una correcta deteccin de necesidades de entrenamiento posibilita el logro de la efectividad de los programas de

capacitacin. La capacitacin es efectiva si hay una especfica enseanza para la especfica necesidad, por lo tanto, un curso siempre debe ser originado por un problema o necesidad.

2. PLANIFICACIN:

Esta etapa tiene como propsito estructurar los medios didcticos y soportes tcnicos para hacer efectivos los procesos de Enseanza - Aprendizaje, insertos en una estrategia general de Capacitacin debiendo referirse a la misin de la Empresa, sus principios y objetivos, etc.

El contenido principal de un programas de capacitacin deberan considerar sus objetivos,

cobertura, etapas, principales caractersticas, aspectos operativos y recursos requeridos para su implantacin, la programacin de cursos/eventos/actividades incluidas en el programa y la forma cmo ser evaluado los efectos, impacto o costo-beneficios de la capacitacin.

3. EJECUCIN:

La puesta en marcha del programa de capacitacin incluye el dar a conocer, ofrecer y coordinar las actividades planificadas.

El xito de la ejecucin depender de la preparacin que se haya tenido en la elaboracin de los planes y programas.

En este punto se hace importante considerar como supuesto a la base, que la Capacitacin no termina cuando se realiza el curso sino cuando se han generado cambios, es decir, la ejecucin termina cuando la persona entrenada es capaz de desarrollar adecuadamente su trabajo en funcin de los criterios de xito establecidos para el desempeo del cargo, lo que implica reforzar los contenidos definidos a travs del seguimiento y el refuerzo de los contenidos en el puesto de trabajo.

4. EVALUACIN DE LA CAPACITACIN:

Evaluar la Capacitacin implica un proceso sistemtico y metdico que sirve para obtener informacin til para retroalimentar al sistema de capacitacin y normar la toma de decisiones, con el propsito de mejorarlo y de validar tcnica y profesionalmente el entrenamiento en funcin de sus resultados.

El sistema de Evaluacin se sustenta en las etapas mencionadas previamente, siendo funcin de la

evaluacin retroalimentar al Sistema integral de la Capacitacin en base al control de indicadores que permitan realizar los ajustes necesarios para mejorarlo.

Evaluar la efectividad del entrenamiento significa comparar lo planeado con los resultados obtenidos, a fin de medir la eficiencia y eficacia del sistema, e identificar las causas que afectan su correcto desarrollo. El entrenamiento es efectivo en funcin de la calidad del

cambio, es decir, de la modificacin que el conocimiento provoca en las personas que fueron capacitadas. Se hace imprescindible, determinar los criterios de xito para cada cargo o familia de cargos que permitan contrastar los resultados.

Es posible identificar dos categoras de evaluacin:

Macroevaluacin:

Es la combinacin de informacin evaluativa de los distintos subsistemas que integran la funcin de entrenamiento. Se orienta a medir la funcin y el impacto del entrenamiento en los resultados de la Organizacin. Implica la validacin de los esquemas, estructura, procedimientos, instrumentos, mtodos y recursos utilizados para hacer la capacitacin.

Microevaluacin:

Dirigida a la recopilacin y anlisis de la informacin sobre la percepcin y resultados de aprendizaje, productos del proceso instruccional. Comprende mediciones a nivel de reaccin, de contenido y de aplicacin del conocimiento en el puesto de trabajo.

NIVELES DE EVALUACIN DE LA CAPACITACIN:

Es posible evaluar la funcin y resultados de la capacitacin mediante cinco niveles:

NIVEL 1: EVALUACIN DE LA REACCIN:

Objetivo:

Proporcionar datos cuantitativos que permiten conocer la percepcin y el grado de satisfaccin inmediato de los participantes hacia un curso de capacitacin.

Procedimiento:

Crear una encuesta general de observacin, para ser administrada al trmino de cada curso o taller.

NIVEL 2: EVALUACIN DEL CONTENIDO:

Objetivo:

Detectar el grado en el cual los participantes captaron el contenido del curso, midiendo los cambios inmediatos a nivel de conocimientos, actitudes y habilidades.

Procedimiento:

Disear mtodos de estimacin cuantitativa que permitan evaluar el logro de los objetivos de cada curso o taller.

Crear pruebas o exmenes para evaluar adquisicin de conocimientos.

Generar escalas estimativas que permitan apreciar el rea actitudinal.

Disear listas de verificacin de aprendizaje de habilidades.

NIVEL 3: SEGUIMIENTO DE LA APLICACIN

Objetivo:

Verificar, en el puesto de trabajo, la utilizacin correcta del conocimiento y habilidades adquiridas.

Procedimiento:

Disear sistemas estructurados de observacin que permitan evaluar qu aspectos de lo aprendido o cunto de ello han aplicado los participantes en el trabajo cotidiano y qu necesita ser reforzado.

Generar pautas de entrevista a los participantes, cuestionarios y encuestas de opinin a supervisores y supervisados, segn sea el caso, que faciliten el control de los progresos de los participantes a travs de la realizacin de sus tareas y funciones.

NIVEL 4:

EVALUACIN

DE

INDICADORES

ORGANIZACIONALES

Objetivo:

Estimar los avances en el mejoramiento del desempeo laboral y la reduccin de los problemas o necesidades

detectados a travs de la contrastacin con parmetros que condicionaron la realizacin del entrenamiento.

Procedimiento:

A partir de la informacin centrada en los resultados de aplicar lo aprendido a la tarea diaria, se determina el impacto de la capacitacin sobre las variables que permiten determinar el xito o fracaso en el negocio. Ejemplo, cumplimiento de objetivos por unidades o reas, clima organizacional, motivacin, disminucin del nmero de quejas intraunidades por un determinado motivo, evaluaciones de calidad de servicio, etc.

En

forma

general,

se

evala

incrementos

de

la

productividad, mejoras en la calidad y disminucin de costos. Se mide a travs de indicadores de recursos humanos, los coeficientes de productividad, registros, etc.

NIVEL

5:

EVALUACIN

DEL

ESFUERZO

DE

LA

CAPACITACIN

Objetivo:

Estimar en trminos del quehacer de las personas o rea encargada de la capacitacin, para participar, en la de la

medida de sus responsabilidades, al alcance Misin organizacional.

Procedimiento:

Revisar los programas de capacitacin, analizando la pertinencia de las actividades que se llevan a cabo.

Realizar un estudio comparativo entre lo que debera hacerse y lo hecho, por medio del anlisis factorial, la aplicacin de la auditora administrativa, etc.

Analizar el retorno de los planes y programas de capacitacin, desde el punto de vista financiero de cada empresa.

Otras consideraciones:

Como parmetro general de evaluacin de la capacitacin debe considerarse la relacin que exista entre los resultados del entrenamiento y la consecucin de metas de la organizacin, por ejemplo, calidad de servicio y, desarrollo de recursos humanos.

Existen varios mtodos y tcnicas alternativas de evaluacin de la capacitacin que sirven a la recoleccin y anlisis de la informacin, entre otros encontramos, uso de grupos de control, anlisis de tendencia, forecasting, medicin por exclusin, anlisis discriminante, etc.

Anexo 1 FICHA DE CAPACITACIN

Cod. ________

FICHA CAPACITACIN
NOMBRE DEL CURSO FECHA INICIO TOTAL HRS. RELATOR (ES) FECHA TRMINO N PARTICIPANTES

OBJETIVO GENERAL

OBJETIVOS ESPECFICOS (operacionalizados)

CONTENIDOS

METODOLOGA

EVALUACIN I NIVEL Satisfaccin II NIVEL Contenido Obj Met Coor Relatores Promedio

Procedimiento:

%aprobacin _________ III NIVEL Seguimiento Procedimiento:

%aprobacin __________

IV NIVEL Indicadores Organizacionales

Determinacin del impacto en la Organizacin:

V NIVEL Retorno y Esfuerzo de la Capacitacin

Anexo 2 PAUTA DE COMPLETACIN DE LA FICHA DE CAPACITACIN

PAUTA DE COMPLETACIN DE LA FICHA DE CAPACITACIN:

Objetivo General:

Que incluya la determinacin de la poblacin (QUIN), sealamiento de la profundidad del aprendizaje o conducta (NIVEL DE APRENDIZAJE), especificacin del mbito o contenido (EN QU), y determinacin del resultado final esperado (PARA QU).

Ejemplo: Que los ejecutivos de servicios al cliente (QUIN) adquieran los conocimientos bsicos (NIVEL) de planes de salud (EN QU) para proveer servicio y asesora a la cartera de clientes, en materia de seguros y prestaciones de salud (PARA QU).

Objetivos Especficos:

Derivan del objetivo general del curso/taller. Deben estar operacionalizados, es decir, definidos de un modo que permita la medicin o evaluacin del objetivo a travs de metas.

Ejemplo:

1.- Que los participantes sean capaces de satisfacer los pedidos de asesora en prestaciones de salud ofreciendo soluciones acordes a las necesidades planteadas por el cliente.

2.- Que los participantes realicen adecuadamente clculos de planes a los afiliados ante consultas de los mismos.

3.- Que los participantes valoricen correcta y adecuadamente los programas de atencin mdica.

Contenidos:

Debe registrarse los contenidos estrictos que incluye el curso a partir de las necesidades de capacitacin detectadas.

Ejemplo:

1. Productos que la Isapre desarrolla. 2. salud. 3. Procedimientos asociados a la administracin del seguro de salud. Normas asociadas a la administracin del seguro de

Metodologa:

Qu tcnicas de enseanza y actividades de aprendizaje se utilizarn para facilitar el aprendizaje de los participantes en trminos de habilidades, conocimientos o actitudes que han sido enunciadas en los objetivos.

Evaluacin de la capacitacin:

NIVEL DE EVALUACIN NIVEL 1: Evaluacin de la satisfaccin.

OBJETIVO

PROCEDIMIENTO

Evaluar al finalizar cada curso, Aplicacin del formato de la percepcin y el grado de evaluacin de la satisfaccin. satisfaccin inmediato de los participantes.

NIVEL 2: Evaluacin del contenido.

Detectar el grado en el cual los participantes captaron el contenido del curso, midiendo los cambios inmediatos a nivel de conocimientos, actitudes y habilidades.

Disear mtodos de estimacin cuantitativa que permitan evaluar el logro de los objetivos de cada curso. a) Crear pruebas o exmenes para evaluar adquisicin de conocimientos. b) Generar escalas estimativas que permitan apreciar el rea actitudinal. c) Disear listas de verificacin de aprendizaje de habilidades.

NIVEL 3: Seguimiento de la aplicacin

Verificar, en el puesto de trabajo, la utilizacin correcta del conocimiento y habilidades adquiridas.

Disear sistemas estructurados de observacin que permitan evaluar qu aspectos de lo aprendido o cunto de ello han aplicado los participantes en el trabajo cotidiano y qu necesita ser reforzado. Generar pautas de entrevista a los participantes, cuestionarios y encuestas de opinin a supervisores y supervisados, que faciliten el control de los progresos de los participantes a travs de la realizacin de sus tareas y funciones. A partir de la informacin centrada

NIVEL 4:

Estimar los avances en el

Evaluacin de indicadores mejoramiento del desempeo organizacionales. laboral y la reduccin de los problemas o necesidades detectados a travs de la contrastacin con parmetros que condicionaron la realizacin del entrenamiento.

en los resultados de aplicar lo aprendido a la tarea diaria, se determina el impacto de la capacitacin sobre las variables que permiten determinar el xito o fracaso en el negocio. Ejemplo, cumplimiento de objetivos por unidades o reas, clima organizacional, motivacin, disminucin del nmero de quejas intraunidades por un determinado motivo, evaluaciones de calidad de servicio interno/externo, produccin, etc.

NIVEL 5: Macroevaluacin a realizar por el rea de RR HH o analistas a cargo Evaluacin del esfuerzo de del proceso y administracin de la capacitacin en la empresa. la capacitacin.

Anexo 3 EJEMPLO DE INFORME DE DETECCIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN

Anexo 4 ENCUESTA DE EVALUACIN DE SATISFACCIN

BIBLIOGRAFA

Pinto, R. Proceso de Capacitacin. Editorial Diana. Mxico. 1990

Reza, J. Cmo Desarrollar y Evaluar Programas de Capacitacin en las Organizaciones. Panorama Editorial. Mxico. 1995