Gua de Participantes del Programa Pago de Matrcula Ttulo II-A

Portal de Participantes
preparada por:

Historial de Revisiones
Fecha 11-Feb-2009 18-Feb-2009 23-Feb-2009 08-Abr-2009 Versin 1.0 1.1 1.2 1.3 Descripcin Creacin del documento. Revisin del documento. Revisin del documento. Incluir descripcin de los siguientes mens: Notificaciones, Solicitudes. Ttulo anterior de la Gua: Gua para el Registro de Participantes de Pago de Matrcula Programa Ttulo II-A Portal de Participantes. Revisin y ajustes. Aadir nota indicanddo que, luego de aprobada y matriculada una solicitud, se podrn agregar o cancelar cursos no matriculados. Revisin y ajustes. Realizar cambios al formato del documento. Actualizar las pantallas del proceso Radicacin de Solicitudes. Autor Imaging Group, EVERTEC, Inc. External Consulting, EVERTEC, Inc. Departamento de Educacin Imaging Group, EVERTEC, Inc.

21-Abr-2009 03-Jun-2009

1.4 1.5

External Consulting, EVERTEC, Inc. Imaging Group, EVERTEC, Inc.

03-Jun-2009 15-Nov-2010

1.5 1.6

External Consulting, EVERTEC, Inc. External Consulting, EVERTEC, Inc.

Tabla de Contenido
INTRODUCCION Error! Bookmark not defined.

Propsito del Portal.......................................................................................................................... 1 Requisitos ........................................................................................................................................ 1 Acrnimos y/o Definiciones .............................................................................................................. 1 Descripcin de la Pgina Principal ................................................................................................... 2 Cmo Acceder el Sistema?............................................................................................................ 3 Participante Nuevo en el Portal ........................................................................................................ 3 Cmo Utilizar su Cdigo de Usuario por Primera Vez ...................................................................... 9 INICIO 12

Descripcin del Programa .............................................................................................................. 12 Seleccin de Rol ............................................................................................................................ 12 PERFIL 13

Introduccin ................................................................................................................................... 13 NOTIFICACIONES 14

Descripcin .................................................................................................................................... 14 SOLICITUDES 16

Introduccin ................................................................................................................................... 16 Radicacin de Solicitudes .............................................................................................................. 17 Consulta y Cambios de Solicitudes ................................................................................................ 24 Modificar Solicitudes ...................................................................................................................... 27 Eliminar Solicitudes ........................................................................................................................ 29 Impresin de Autorizaciones .......................................................................................................... 29 MANEJO DE SITUACIONES ENCONTRADAS NDICE 33 35

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

Tabla de Contenido iii

Introduccin

Propsito del Portal

El Portal de Pago de Matrcula del Programa Ttulo II-A ha sido creado por el Departamento de Educacin (DE) con el propsito de optimizar el proceso de matrcula y facturacin de las matrculas registradas en las Universidades, correspondientes a los maestros que utilizan el Programa de Educacin Continuada del DE. La opcin de inicio permite ver la Descripcin de Programa y acceder a la opcin Seleccionar Rol si tuviera ms de un rol asignado, si solo tiene un rol asignado el Sistema automticamente asumir ese rol cuando se conecte.

Requisitos Antes de utilizar el Portal de Participantes debe cumplir con los siguientes requisitos:
Computadora con conexin al Internet. Registrarse en el Portal.

Acrnimos y/o Definiciones

Trmino DE OAF Rol Descripcin Departamento de Educacin. Oficina de Asuntos Federales. Define las opciones a las cuales tendr acceso el usuario al cual se le asigne el mismo. Cada usuario debe tener asignado al menos un rol para que pueda trabajar en el Portal de Participantes. Espacio de tiempo ocupado al acceder el Sistema.

Sesin

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

Introduccin 1

Descripcin de la Pgina Principal

1. Identificacin del Usuario: Usuario Nombre del usuario activo en la sesin. Rol Rol principal o seleccionado. Fecha Fecha y hora en la cual se inici la sesin. Todas las fechas en el Portal son mostradas o solicitadas en el formato mm/dd/aaaa.

2. Mens disponibles segn el rol del usuario activo en la sesin. 3. Opciones disponibles correspondientes al men seleccionado. 4. rea de trabajo segn la opcin seleccionada. 5. Enlaces para acceder la Ayuda en Lnea y para salir del Sistema.

2 Introduccin

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

Cmo Acceder el Sistema?

Pasos a Seguir para: Participantes que no tengan cdigo para conectarse al Sistema se puedan registrar en el mismo. Participantes a los cuales les acaba de llegar la notificacin de OAF autorizando el conectarse al Portal. Ir a la seccin: Participante Nuevo en el Portal Cmo Utilizar su Cdigo de Usuario por Primera Vez

Participante Nuevo en el Portal

El Sistema cuenta con una base de datos con todos los participantes activos que cualifican para el programa de Pago de Matricula Titulo II. Cuando el participante se registra en el Sistema, se verifica si existe en esta base de datos, si existe se autoriza automticamente y se le notifica al Participante el usuario y contrasea inicial por correo electrnico o por correspondencia segn seleccionado por el Participante al momento del registro. Esta verificacin se realiza utilizando el primer apellido del Participante y el nmero de seguro social encriptado. Si el Participante no existe en la base de datos, se le permite registrase pero queda en un estado Pendiente de Autorizacin para que un tcnico de la OAF verifique sus datos, y si procede, le autorice y enve la notificacin correspondiente. De la misma manera, si la OAF no le autoriza su acceso al Sistema, se le notificar la razn del rechazo. Pasos a Seguir: 1. Accede la pgina https://pagodematricula.evertecinc.com en Internet del Portal de Pago de Matrcula del Programa Ttulo II-A.

2. Seleccione con un clic la opcin Registro de Participantes.

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

Introduccin 3

3. Seleccione el tipo de participante. Participante Especial (si pertenece a cualquier otro programa distinto a Ttulo II-A) o Participante Regular (si pertenece al programa Ttulo II-A). 4. Indica su Apellido paterno. 5. Indica su nmero de seguro social en el encasillado SSN y oprime [Continuar].

6. El Sistema procede a validar si usted existe en la base de datos de Participantes. a. De existir, el Sistema desplega en la pgina Registro de Participantes, los datos del participante que tiene el DE en su base de datos bajo el apellido y nmero de seguro social indicado. Contine con el paso #6. b. De no existir, el Sistema le solicita que complete el registro de participante, el cual ser verificado por la OAF para confirmar si es un Participante vlido. Contine con el paso #10.

4 Introduccin

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

7. Complete los datos faltantes:

Id. Usuario Indique el cdigo de usuario que utilizar para conectarse al sistema (por ejemplo: pedropas). Escuelas Habilitadas Seleccione la Escuela en la cual trabaja. Si su Escuela no se encuentra listada o no es la correcta, deber comunicarse con la Regin a la cual usted pertenece para que notifique este asunto al DE, quienes son los autorizados a corregir la misma. Categora Seleccione en la lista que presenta el encasillado la posicin que ocupa (ej: Maestro). Direccin Postal Modifique la direccin postal si es necesario. E-mail Indique su direccin de correo electrnico y confirme la misma en el encasillado Repita e-mail. Medio Preferido de notificacin D un clic sobre el medio que prefiere para que le lleguen las notificaciones relacionadas a esta cuenta de Participante que est solicitando; as como su telfono del trabajo, extensin si alguna y su identificacin en Kronos. Preguntas al participante en caso de olvido de su identificacin o contrasea Seleccione una de las preguntas predefinidas e indique la respuesta de la misma. De igual forma, indique otra pregunta con su respuesta correspondiente. En caso de que en algn momento se le olvide su contrasea para conectarse al Portal, se le desplegarn a solicitud estas dos preguntas y el Sistema validar que indique justo las respuestas que est registrando en este momento para proceder a enviarle nuevamente su contrasea mediante el medio de notificacin seleccionado.

8. Una vez completados los datos solicitados por el Sistema, oprima el botn [Registrar].

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

Introduccin 5

9. El Sistema desplegar un mensaje indicando que su solicitud ha sido aprobada y que recibir una notificacin con su usuario y contrasea. Esta notificacin ser enviada a su direccin de correo electrnico o a su direccin postal, segn seleccionado en el encasillado Medio preferido de notificacin.

10. Espere a recibir la notificacin con su cdigo de usuario y contrasea temporera. Una vez le llegue la notificacin, contine con la seccin Cmo Utilizar su Cdigo de Usuario por Primera Vez.

6 Introduccin

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

11. Complete los datos solicitados en la pgina Registro de Participantes. Los encasillados marcados con asterisco (*) son requeridos para registrar la solicitud.

Participante Indique su nombre, apellido paterno y materno, as como el cdigo de usuario que utilizar para conectarse al Sistema (por ejemplo: fedevilla00). Regin Seleccione la Regin Educativa a la cual pertenece. Si no pertenece al Sistema de Escuelas Pblicas del Departamento de Educacin, seleccione Privado. Distrito Seleccione el Distrito al cual pertenece. Si seleccion Privado en la Regin deber seleccionar Privado en el Distrito tambin. Escuelas Habilitadas Seleccione la Escuela en la cual trabaja. Si su Escuela no se encuentra listada en la Regin y Distrito seleccionado (debera revisar en cada Distrito dentro de la Regin), entonces debe comunicarse con la oficina de la Regin a la que pertenece para que lo oriente y/o corrija la situacin. Tipo de Participante Seleccione el tipo de participante (Participante Especial si pertenece a cualquier otro programa distinto a Ttulo II-A o Participante Regular si pertenece al programa Ttulo II-A). Categora - Seleccione en la lista que presenta el encasillado la posicin que ocupa (ej: Maestro).

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

Introduccin 7

Direccin Postal Indique la direccin postal completa segn solicitada. E-mail Indique su direccin de correo electrnico y confirme la misma en el encasillado Repita e-mail. Medio Preferido de notificacin D un clic sobre el medio que prefiere para que le lleguen las notificaciones relacionadas a esta cuenta de Participante que est solicitando; as como su telfono del trabajo, extensin si alguna y su identificacin en Kronos, de ser un empleado del DE. Preguntas al participante en caso de olvido de su identificacin o contrasea Seleccione una de las preguntas predefinidas e indique la respuesta de la misma. De igual forma, indique otra pregunta con su respuesta correspondiente. En caso de que en algn momento se le olvide su contrasea para conectarse al Portal, se le desplegarn a solicitud estas dos preguntas y el Sistema validar que indique justo las respuestas que est registrando en este momento para proceder a enviarle nuevamente su contrasea mediante el medio de notificacin seleccionado.

12. Una vez completados los datos solicitados por el Sistema, oprima el botn [Registrar].

13. El Sistema le desplegar un mensaje indicando que su solicitud ser evaluada por la OAF y que recibir una notificacin con su resolucin. Esta notificacin ser enviada a su direccin de correo electrnico o a su direccin postal, segn seleccionado en el encasillado Medio preferido de notificacin.

8 Introduccin

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

14. Finalmente, debe esperar la notificacin de la OAF con la respuesta a su solicitud.

Cmo Utilizar su Cdigo de Usuario por Primera Vez

1. Una vez obtenga, ya sea por correo electrnico o en su direccin postal, su cdigo de usuario y contrasea temporera, conctese a la direccin web indicada en la notificacin que recibi.

2. Indique su cdigo de Usuario y la Contrasea temporera que le fue notificada.

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

Introduccin 9

3. Oprima [Acceder]. Por razones de seguridad el Sistema le solicitar que indique una Nueva Contrasea. Esta nueva contrasea debe ser una fcil de recordar y no debe ser compartida con nadie. El Sistema solicitar adems que Repita la Contrasea para confirmar la misma.

4. Oprima [Enviar]. 5. El Sistema procede a validar la contrasea indicada y desplegar un mensaje indicando que el cambio de contrasea ha sido exitoso. Indique la nueva Contrasea y oprima [Acceder] para iniciar una sesin en el Portal de Participantes.

10 Introduccin

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

6. Para entrar al Portal la primera vez, debe aceptar los trminos y condiciones del mismo. Lea los Trminos y Condiciones y de estar de acuerdo con los mismos, d un clic en el encasillado Acepta Trminos y Condiciones y oprima [Aceptar].

7. El Sistema le dar acceso a la pgina principal del Portal de Participantes. Tendr activo el rol principal asignado por la OAF, y en adicin tendr las opciones Descripcin del Programa y Seleccione Rol localizadas en la pestaa Inicio.

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

Introduccin 11

Inicio
Descripcin del Programa
Esta opcin le permite enterarse de los detalles del Programa Titulo II de la Oficina de Asuntos Federales del Departamento de Educacin. Pasos a Seguir: 1. Acceda el Portal. 2. D un clic en la pestaa Inicio y seleccione en el men la opcin Descripcin del Programa.

Seleccin de Rol
Cada usuario del Portal de Participantes tiene como mnimo un rol asignado. Este rol es asignado por el Administrador del Sistema y define las opciones a las cuales tendr acceso el usuario al cual se le asigne el mismo. En caso de que el usuario tuviera varios roles asignados, esta opcin le permitir seleccionar el rol con el cual trabajar en el Portal.

12 Inicio

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

Perfil
Introduccin
A travs de esta opcin el usuario podr ver y modificar los datos registrados en su perfil de participante. Pasos a Seguir: 1. Accede el Portal y da un clic en la pestaa Perfil.

Seccin completada por el (la) Certificador(a) para documentar las decisiones sobre la autorizacin del usuario del Participante.

2. Verifique y/o modifique los datos segn sea necesario y si efectu cambios, oprima [Guardar] para registrar los mismos en el Sistema.

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

Perfil 13

Notificaciones
Introduccin
En ocasiones el(la) Participante pudiera extraviar las diferentes notificaciones que le ha enviado el DE a travs de este Portal. Esta opcin permite que el(la) Participante activo(a) en la sesin, pueda despachar nuevamente aquellas notificaciones que le fueron enviadas por del DE. Estas notificaciones le sern despachadas a travs del medio de notificacin previamente especificado (e-mail o direccin postal) en el Perfil del Participante. Pasos a Seguir: 1. Accede el Portal y da un clic en la pestaa Notificaciones.

2. Complete los criterios de bsqueda de notificaciones: a. D un clic sobre cada uno de los Estados de las notificaciones que desea despachar:

Pendiente Notificaciones creadas por el Sistema y pendientes a ser despachadas. Fallido Notificaciones que no pudieron ser despachadas. El Sistema seguir intentado
despachar estas notificaciones hasta que alcance el lmite de intentos. Este lmite de intentos es configurado por el Administrador del Sistema.

Enviado Notificaciones despachadas. No Entregado Notificaciones que ya alcanzaron el lmite de intentos para ser enviadas, sin
haber sido despachadas. b. c. El Destinatario ser el(la) Participante activo(a) en la sesin. Este dato no puede modificarse ya que el Portal solo le permitir despachar sus propias notificaciones. Debido a que un Participante puede cambiar de Escuela/Regin durante su historia, debe seleccionar la Regin a la cual perteneca al momento de radicar la solicitud.

3. Una vez especificados los criterios de bsqueda, oprime [Buscar].

14 Notificaciones

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

4. Da un clic sobre la(s) notificacin(es) a volver a despachar y oprime [Despachar].

Permite marcar /desmarcar todas las notificaciones simultneamente.

5. El Sistema volver a despachar las notificaciones de la siguiente forma: a. Si cuando la notificacin fue creada el medio preferido de notificacin del Participante era e mail, entonces el Sistema re-enva el correo electrnico a la direccin actual que est en el Perfil del Participante. b. Si cuando la notificacin fue creada, el medio preferido de notificacin del Participante era direccin postal, entonces el Sistema le muestra el documento por panta lla para que lo pueda re-imprimir al momento. 6. Una vez despachadas las notificaciones segn solicitado, el Portal permanece en la pgina Notificaciones para que pueda reiniciar la bsqueda de otras notificaciones a ser despachadas.

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

Notificaciones 15

Solicitudes
Introduccin
Esta opcin le permite a cada Participante del Portal del DE, registrar y someter sus solicitudes para que el DE cubra sus matrculas para cursos previamente ofrecidos por las Universidades autorizadas. Adems, el(la) Participante activo en la sesin puede ver las solicitudes que ha radicado, as como imprimir las autorizaciones de solicitudes aprobadas. Una vez el(la) Participante radique su Solicitud, el Certificador de la OAF verifica y aprueba o rechaza la misma. Si la Solicitud es rechazada, el Sistema le notifica al Participante por correo electrnico o a su direccin postal (segn especificado en el Perfil del Participante). Si la Solicitud es aprobada, la misma es revisada por la persona con el rol de Director Regional de la OAF en el Portal, quien certifica la aprobacin y genera el cdigo de activacin de la Autorizacin. Si la persona con el rol de Director Regional de la OAF en el Portal rechaza la aprobacin de la Solicitud hecha por el Certificador, debe ingresar una razn y el Sistema enva la notificacin correspondiente al Participante. Si la solicitud es aprobada, el Participante recibir la notificacin correspondiente y deber utilizar el Sistema para imprimir la Autorizacin y posteriormente entregarla a la Universidad como prueba de la Autorizacin de Pago del DE. Segn el punto en su procesamiento en el cual est la Solicitud, ser el estatus de la misma, a saber:

Estatus Pendiente Evaluacin

Descripcin La Solicitud fue radicada por el(la) Participante y espera que un(a) Certificador(a) de la OAF la seleccione para su evaluacin. La Solicitud fue seleccionada por un(a) Certificador(a) de la OAF y se est evaluando. La Solicitud fue aprobada por el(a) Certificador(a) de la OAF

En Evaluacin Pendiente Aprobacin Final

16 Solicitudes

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

Estatus

Descripcin y est pendiente por la confirmacin del Director Regional o funcionario con el Rol autorizado.

Autorizada Rechazada Activada Anulada Pendiente Evaluacin por Modificacin

La Solicitud fue autorizada por el DE y est pendiente de ser procesada por la Universidad. La Solicitud fue rechazada por el DE. La Autorizacin ya fue procesada por la Universidad. La Solicitud fue invalidada por el Participante o por el DE. Luego de ser Autorizada o radicada, la Solicitud fue modificada por el(la) Participante, y el Sistema la someti nuevamente a evaluacin.

Radicacin de Solicitudes
La radicacin de solicitudes se completa en seis (6) pasos, a saber: 1. Datos Generales Esta seccin es completada por el Sistema y provee los siguientes datos: Ao Acadmico - Lapso de tiempo entre el mes de agosto de un ao calendario y el mes de julio del prximo ao calendario. Perodo Oficial Se refiere a cada uno de los 3 perodos en que se divide un ao acadmico: 1er semestre, 2do semestre y verano. Estado de la Solicitud - Aparece como PENDIENTE EVALUACION. Nmero de Autorizacin Nmero asignado por el Sistema una vez complete la solicitud. Cdigo Activacin Nmero asignado por el Sistema una vez el Director Regional de la OAF confirme la autorizacin evaluada por un Certificador de la OAF. Fecha Cambio Estado Indica la fecha en la cual se cambi el ltimo estado de la solicitud

2. Datos Demogrficos El Sistema trae los datos demogrficos del Peticionario y, para la solicitud que se est completando, permite modificar el medio preferido de notificacin, la direccin postal, tipo de participante, as como el correo electrnico y el nmero de telfono. En caso de que estos cambios deseen realizarse de forma permanente, deben realizarse en el Perfil de usuario. 3. Datos Entidad El Sistema trae los datos de la Entidad para la cual labora, y solicita el nmero de telfono de la misma. 4. Datos Actividad En este paso el Sistema solicita datos del solicitante, relacionados a la profesin. 5. Datos Cursos En este paso, el(la) Participante registra los cursos que estar solicitando al DE. 6. Trminos y Condiciones En este paso, el(la) Participante debe leer y estar de acuerdo con los trminos y condiciones expuestos. Pasos a Seguir: 1. Accede el Portal y da un clic en la pestaa Solicitudes. El Portal le da acceso a la opcin Radicacin de Solicitud para que proceda a radicar la misma. 2. En la seccin Datos Demogrficos, modifique el medio preferido de notificacin, la direccin postal, su correo electrnico y/o su nmero de telfono, segn sea necesario. 3. Oprime el botn [Siguiente] para continuar.

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

Solicitudes 17

4. En la seccin Datos Entidad, indique el nmero de telfono de su Escuela y oprime [Siguiente].

5. En la seccin Datos Actividad, complete los datos segn solicitados por el Sistema: Puesto Seleccionar el puesto que ocupa actualmente en la Institucin Educativa. Indicar si Solicita por primera vez este servicio. Indicar los Aos de Experiencia en el puesto. Seleccionar el Tipo de Contrato que tiene actualmente. Indicar el Grado a obtener con los cursos a solicitar.

18 Solicitudes

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

Indicar la Especialidad a obtener con los cursos a solicitar. Indicar la cantidad de Crditos faltantes para obtener la Especialidad. Indicar las Licencias profesionales que posee. Indicar si ha aprobado el PCMAS. Ao PCMAS Indicar el ao cuando aprob el examen. PRHOUSE Indicar si aprob o acumul 100 puntos o ms en esta prueba. Indicar la Asignatura que est enseando. Indicar si tiene Certificacin de la Materia que ensea.

6. Seleccionar [Siguiente].

7. En la seccin Datos Cursos indique los cursos a solicitarle al DE que los cubra. a. b. Seleccione la Universidad donde ofrecen el curso. Oprima [Agregar Cursos].

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

Solicitudes 19

8. Si conoce los datos del curso a solicitar, complete los criterios de bsqueda y seleccione [Buscar]. Si deja los criterios de bsqueda en blanco, el Sistema le listar todos los cursos ofrecidos por la Universidad seleccionada y cubiertos por el DE.

9. El Sistema lista los cursos que cumplen con el criterio de bsqueda especificado. D un clic sobre el encasillado de los cursos a solicitar y oprima [Aceptar].

20 Solicitudes

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

10. Note que los cursos son aadidos a su listado de cursos a solicitar. Una vez termine de seleccionar cursos, oprima [Cancelar].

11. Seleccionar [Siguiente] para continuar.

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

Solicitudes 21

Seleccionar para eliminar el curso del listado de cursos a solicitar.

12. En la seccin Trminos y Condiciones, lea y conteste las preguntas incluidas. 13. Marque la certificacin y oprima [Aceptar].

22 Solicitudes

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

14. El Sistema despliega un mensaje indicando que el DE evaluar su solicitud de pago de matrcula y le notificar la decisin por correo electrnico o a su direccin postal, segn especificado por usted en su Perfil.

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

Solicitudes 23

15. Para dar seguimiento al estatus de su solicitud y/o modificar datos en la misma, refirase a la seccin Consulta de Solicitudes.

Consulta y Cambios de Solicitudes

Esta opcin le permite a cada Participante del Portal del DE, dar seguimiento al estatus de su(s) solicitud(es). El Sistema permite modificar los datos de las solicitudes radicadas cuyo estatus sea: Autorizada, En Evaluacion, Pendiente Evaluacion, Pendiente Evaluacion Por Modificacion o Pendiente Evaluacion Final. Adems el Sistema permite eliminar solicitudes cuyo estatus sea: Autorizada, E nEvaluacion, Pendiente Evaluacion, Pendiente Evaluacion Por Modificacion o PendienteEvaluacion Final. Las modificaciones que se permiten hacer son: cambios en los datos demogrficos y anular o agregar Cursos. Al agregar Cursos en la Solicitud, el estatus de la misma pasa a ser Pendiente Evaluacin. Para aquellas Solicitudes aprobadas y matriculadas, el(la) Participante puede agregar o cancelar cursos no matriculados. Pasos a Seguir: 1. Accede el Portal y da un clic en la pestaa Solicitudes. 2. Selecciona la opcin Consulta Solicitudes. Completa los siguientes criterios de bsqueda de solicitudes: Ao Acadmico para el cual se radic la Solicitud Estado (estatus) de la Solicitiud Periodo Oficial para el cual se radic la Solicitud Apellido paterno de la persona que solicit Universidad en la cual tomar el curso

24 Solicitudes

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

3. Una vez indique los criterios de bsqueda, oprima [Buscar]. El Sistema lista todas las solicitudes que cumplen con el criterio de bsqueda especificado. De no especificar los criterios de bsqueda, el Sistema le trae todas las solicitudes que ha radicado.

4. Seleccione una de las siguientes acciones: [Ver ms] [Modificar] Permite ver los datos de la solicitud. Permite modificar los siguientes datos del de la solicitud: Datos

demogrficos, y aadir o eliminar cursos en el de la solicitud. De necesitar hacer cambios en otros pasos de la solicitud, deber eliminar esta solicitud y crear una nueva. Si aade cursos a la solicitud, la misma volver a estar Pendiente Evaluacin por Modificacin. [Eliminar] Permite eliminar la solicitud.

Ver ms
Pasos a Seguir: 1. Seleccionar [Ver Ms].

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

Solicitudes 25

2. Seleccionar: [Anterior] para ir al paso anterior de la solicitud. [Siguiente] para ir al prximo paso de la solicitud. [Modificar] para realizar cambios solo en el y/o de la solicitud. [Eliminar] para eliminar la Solicitud. El estatus de la Solicitud pasa a ser Anulada. [Imprimir] para enviar la solicitud a la impresora configurada en su computadora.

26 Solicitudes

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

Modificar Solicitudes
Pasos a Seguir: 1. Seleccionar [Modificar].

2. Realizar cambios en el

y/o

de la Solicitud segn sea necesario.

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

Solicitudes 27

3. Una vez termine las modificaciones, oprima [Grabar] para registrar los cambios. El Sistema despliega un mensaje indicando que la solicitud fue guardada correctamente. En caso de haber agregado uno o varios cursos a la Solicitud, el estatus de la misma pasar a Pendiente Evaluacin por Modificacin.

28 Solicitudes

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

Eliminar Solicitudes
Pasos a Seguir: 1. Seleccione [Eliminar].

2. El Sistema despliega un mensaje indicando que la solicitud fue eliminada exitosamente. Al consultar las solicitudes, sta aparecer con estatus Anulada.

Impresin de Autorizaciones
A travs de una notificacin, sea por correo electrnico o por correo postal, el(la) Participante se entera que se le ha aprobado la solicitud. Esta opcin le permite a cada Participante del Portal del DE, imprimir la hoja de Autorizacin de los cursos solicitados. Con esta Hoja, el(la) Participante llega a la Universidad correspondiente para matricularse en todos o algunos de los cursos que le han sido autorizados por el DE. De no tener a la mano el cdigo de autorizacin, refirase primero a la opcin Consulta de Solicitudes para obtener el mismo. Pasos a Seguir: 1. Accede el Portal y da un clic en la pestaa Solicitudes. 2. Seleccione la opcin Impresin de Autorizacin. 3. Indique el cdigo de autorizacin de la solicitud a imprimir y oprime [Buscar].

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

Solicitudes 29

4. El Sistema verifica que el cdigo de autorizacin sea uno vlido para el Participante activo en la sesin; de ser as, despliega la Autorizacin.

30 Solicitudes

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

5. Oprima [Continuar]. La Autorizacin es desplegada en una ventana aparte. Seleccione [Imprimir] para enviar la autorizacin a la impresora configurada en su computadora.

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

Solicitudes 31

Seleccionar este botn para cerrar esta pantalla.

6. Seleccionar [Print].

32 Solicitudes

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

Manejo de Situaciones Encontradas

Mensaje Usuario Ingresado no existe. Descripcin Situacin: Est tratando de conectarse al Portal con un usuario que no ha sido definido. Accin a Tomar: Verifique la identificacin del usuario que recibi va e-mail autorizndolo a conectarse al Portal. Situacin: Al intentar conectarse al Portal est indicando una contrasea que no coincide con la registrada en el Sistema para el usuario. Accin a Tomar: Si es la primera vez que intenta conectarse, verifique la contrasea que recibi va e-mail autorizndolo a conectarse al Portal. Si ya se ha conectado anteriormente, vuelva a intentar indicando la contrasea correcta, si no la recuerda comunquese con el Administrador de Seguridad del Sistema en la OAF. Situacin: Est tratando de conectarse al Portal con un usuario que an no ha sido autorizado por la OAF. Accin a Tomar: Esperar a que le llegue la notificacin de autorizacin o denegacin. Situacin: Est tratando de registrar un usuario que ya fue registrado en el Portal. Accin a Tomar: En el encasillado Iniciar Sesin, ingrese su usuario y contrasea. Si acaba de registrarse en el Portal y ha sido aprobada su solicitud de registro, debe esperar a que le llegue la confirmacin de la misma por el medio preferido de notificacin seleccionado por usted. Situacin: Se le olvid su contrasea para conectarse al Portal. Accin a Tomar: Ir a la pgina principal del Portal. Dar clic sobre Olvid Contrasea? y contestar las preguntas de seguridad. Esta accin har que le llegue al Participante, a travs del medio que previamente haya seleccionado, una contrasea temporera que deber cambiar al conectarse nuevamente al Portal. Situacin: Cada participante tiene una fecha de vigencia en el Portal, la misma es definida por el DE para mantener actualizada la base de datos con los participantes realmente activos. Si se vence esta fecha, que tpicamente tiene una duracin de un ao, el participante tendr el Estado de INAHBILITADO. En adicin a la

Contrasea Incorrecta.

Su solicitud est pendiente de autorizacin.

El usuario se encuentra registrado y activo. Ingrese su usuario y clave en el login para acceder a su perfil.

Contrasea olvidada.

Estado de Participante es INHABILITADO.

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

Manejo de Situaciones Encontradas 33

Mensaje

Descripcin fecha de vigencia, pueden haber otras razones por las que el DE decida INHABILITAR al Participante. Accin a Tomar: Solicitar la renovacin de su usuario a travs del botn [Renovacin] que le aparecer en la pgina Perfil.

El usuario est inhabilitado para cargar o modificar solicitudes.

Situacin: El usuario ha seleccionado la opcin Solicitudes pero no est activo en el Sistema, i.e. su estado es Inactivo ya que ha cumplido su fecha de vigencia. Accin a Tomar: Solicitar la renovacin de su usuario a travs del botn [Renovacin] que le aparecer en la pgina Perfil.

La solicitud no corresponde al participante.

Situacin: El usuario ha seleccionado la opcin Impresin de Autorizacin y est tratando de imprimir una autorizacin que no le pertenece. Accin a Tomar: Corregir el nmero de autorizacin indicado y volver a seleccionar [Buscar].

La solicitud no se encuentra Autorizada.

Situacin: El usuario ha seleccionado la opcin Impresin de Autorizacin y est tratando de imprimir una autorizacin que an no est autorizada. Accin a Tomar: Esperar a que el DE autorice la solicitud. Dar seguimiento a la misma a travs de la opcin Consulta Solicitudes.

El periodo para la carga de solicitudes est vencido.

Situacin: Ha vencido la fecha limite para registrar nuevas solicitudes. Accin a Tomar: Debe esperar la apertura de un nuevo periodo para radicar solicitudes. Para una orientacin detalla y especfica de su caso, dirjase a la Regin Educativa o a la OAF en el caso de Escuelas Privadas.

34 Manejo de Situaciones Encontradas

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

ndice

Cmo Acceder el Sistema? 3

A
Acrnimos y/o Definiciones 1

C
Cmo Utilizar su Cdigo de Usuario por Primera Vez 9 Consulta de Solicitudes 24

D
Descripcin de la Pgina Principal 2 Descripcin del Programa 12

E
Eliminar Solicitudes 28

I
Impresin de Autorizaciones 29

M
Modificar Solicitudes 26

N
Notificaciones 14

P
Participante Nuevo en el Portal 3 Perfil 13 Propsito del Portal 1

R
Radicacin de Solicitudes 17 Requisitos 1

S
Seleccione Rol 12 Solicitudes 16

Gua de Participantes de Pago de Matrcula Ttulo II-A

ndice 35