PLANIFICACION Y PREPARACION DE DECISIONES.

PLANIFICACION:

Planificación equivale, en su concepto, a configuración del futuro. Planificar es seguir

un proceso encaminado a fijar y desarrollar objetivos y/o medidas que conduzcan a
alcanzar la totalidad , o bien, uno determinado de estos objetivos.

OBJETIVO FINAL Y OBJETIVO FORMAL DE LA PLANIFICACION

- El objetivo final, que interpreta el estado material que debe alcanzarse, y

- El objetivo formal, que recoge la relación pretendida entre los medios aplicados
y el resultado.

OBJETIVO TOTAL Y OBJETIVOS PARCIALES.

Generalmente, en el ámbito empresarial, se entiende por objetivo total el de la

empresa y objetivo parcial el de un campo de actividad o el de un departamento,
siempre que pueda subdividirse en objetivos parciales.
Los objetivos parciales pueden considerarse, por un lado, como estaciones de un
proceso que se integran en el objetivo total y, por otro, como elementos
independientes entre si cuya agregación constituye dicho objetivo.
Por motivos lógicos y racionales, la fijación y el desarrollo de ambos tipos de objetivos
parciales exigen el mismo proceso , es decir, un planificación sucesiva o escalonada.
Es evidente la necesidad de seguir tal procedimiento en el caso de los objetivos que
constituyen estaciones de un proceso; pero también deben fijarse y desarrollarse de
manera racional los objetivos parciales susceptibles de perseguirse
independientemente, de manera optima, con el objetivo parcial dominante con
respecto al cual han de configurarse los primeros, en orden sucesivo de importancia.

DETALLE, PRECISION Y PLAZO EN LA FIJACION DE OBJETIVOS

- Planificación global y detallada: La planificación global (también llamada

planificación general), únicamente recoge a grandes rangos el objetivo total;
por el contrario; la planificación detallada incluye todas las particularidades
(objetivos parciales).
- Planificación aproximativa y rigurosa: Se refieren a la precisión con que se fija
el objetivo: la primera se basa en cifras aproximadas; la segunda en cifras
exactas.
- Planificación a corto y a largo plazo: Estos conceptos se refieren a la extensión
temporal de la planificación. En general, se distingue entre planificación a corto
plazo (1/2 año), planificación a medio plazo (1/2 a 3 años) y planificación a
largo plazo (mas de 3 años). Esta división puede variar según el objetivo y el
campo de actividad a que se refiere la planificación.

La dependencia entre las características de detalle, precisión y plazo es manifiesta: la

planificación global tiende a la planificación aproximativa, ya que, económicamente, es
absurdo considerar una planificación global como si fuera rigurosa. Por el contrario, la
planificación detallada exige una planificación rigurosa, puesto que, en este caso, es
necesario conocer cifras exactas. La planificación a largo plazo tiene que considerarse
exclusivamente como planificación aproximativa, ya que no es posible recoger
exactamente los factores determinantes para períodos largos de tiempo. Por lo tanto,
la planificación a corto plazo tiende a ser planificación a corto plazo tiende a ser
planificación rigurosa.
FRECUENCIA DE LA PLANIFICACION

Bajo el aspecto de la frecuencia de la fijación de objetivos, hay que distinguir entre

planificación continua (efectuada periódicamente) y planificación discontinua
(efectuada una vez, o esporádicamente).

CONCEPTO DE LA PLANIFICACION EN LA ECONOMIA DE LA EMPRESA.

El concepto de planificación, dentro de la economía de la empresa, se interpreta de

distinto modo según su contenido y extensión. La literatura especializada establece
diferentes aspectos o características esenciales que determinan la definición. A
continuación se resumen los aspectos mas importantes:

- La planificación es un proceso ordenado (concebido) hacia el futuro, mediante

el cual se anticipa al porvenir de la actividad de una empresa.
- La planificación consiste en la elaboración de los distintos cursos, entre los
cuales pueden desarrollarse la acción.
- En tanto que los objetivos pueden recogerse cuantitativamente, la planificación
representa una programación y, simultáneamente, un cálculo de las ventajas.
- La planificación es instrumento de mando de la dirección de la empresa. Al
mismo tiempo, es un medio para alcanzar, de modo racional, el objetivo y
configurar racionalmente la actividad empresarial.
Solamente en su totalidad, estas definiciones pueden interpretar el concepto---el
abstracto complejo de contenido y función de la planificación--- en la economía de la
empresa.

LA JERARQUIA DE LA EMPRESA Y LA PLANIFICACION

Dependiendo de la magnitud y la forma de organización de la empresa, varía la

distribución de las competencias que los distintos planos de dirección tienen en la
planificación. No obstante, pueden distinguirse tres niveles que corresponden a las
divisiones usuales de la dirección de empresas:

- La planificación en la dirección de la empresa.

La tarea de la dirección de la empresa estriba principalmente en la formulación y

desarrollo de los objetivos de fin y de formas válidos para el sistema total. La
planificación de la dirección de la empresa representa, por tanto, una planificación
de marco que abarca el sistema total. Esta forma de planificación se denomina
también planificación estratégica.

- La planificación en el nivel medio de la dirección.

Las tareas de la planificación que incumben al plano medio de la dirección,

estriban esencialmente en transformar los objetivos válidos para el sistema total en
planes que contengan instrucciones de ejecución para los niveles de realización,
en los correspondientes campos de actividad (planificación táctica). La
planificación en el nivel medio de dirección incluye la configuración de sucesivos
subsistemas (planificación estructural) y el indagar y definir los correspondientes
objetivos parciales. La planificación parece encontrar su <situación óptima> en
este nivel de la dirección.

- La planificación en el nivel inferior de la dirección:

 Cuando se trata de una organización de planificación descentralizada, la tarea en
el nivel inferior de la dirección consiste en indagar y definir los objetivos
particulares que no han hallan sido dados por el nivel de la dirección, para la
ejecución, o bien en formular y desarrollar sucesivamente la función de mando en
los objetivos parciales que conciernen al curso del proceso correspondiente. En
general, la tarea de planificación de este nivel de la dirección consiste en
disposiciones.

Resulta imposible hacer un reparto exacto, con validez general, de las

competencias que los distintos niveles de la dirección tienen en la planificación.

EL PROCESO DE LA PLANIFICACION

La planificación comienza con la crítica del estado actual al comprobar la existencia de

un problema, es decir, de una desviación entre el estado nominal y el actual. El estado
nominal puede estar basado en una norma ---un determinado nivel de cantidad o de
calidad, o bien en una relación dada entre los resultados a este nivel y el gasto
financiero o de tiempo---, así como también en un concepto de mejora todavía
indeterminado. Por lo tanto, la planificación tiene por motivo la pretensión de hacer
realidad un estado ya alcanzado anteriormente o claramente alcanzable, o bien
alcanzar un estado deseable, cuya realización y realizabilidad son todavía
desconocidas.
El proceso racional de la planificación se completa a través de los siguientes pasos:

Paso 1. Fijación Del Objetivo de la Planificación.

El proceso de planificación comienza, necesariamente, con la fijación de su objetivo,

es decir, del fin de la planificación. Este objetivo no debe confundirse, lógicamente, con
el objetivo que se desarrolla en el proceso de planificación y que luego se formula en
el plan.
El objetivo de la planificación puede consistir en alcanzar (dentro del campo
cuantitativo, con resultados expresados en magnitudes matemáticas) un estado
determinado que puede estar previsto en una norma, o bien, haberse fijado
racionalmente a partir del análisis. Por tanto, en este caso el objeto de la planificación
es fijar y desarrollar medidas, o bien objetivos parciales por medio de los cuales pueda
satisfacerse la norma o el objetivo de nivel pretendidos. Si la desviación entre el
estado nominal y el actual está constituida por la diferencia que existe entre este
último y otro estado mejor. Indeterminado, en este caso el objetivo de la planificación
es averiguar el estado mejorado que puede alcanzarse y formular esto como objeto.
La búsqueda y fijación de las correspondientes medidas u objetivos parciales exige un
segundo proceso de planificación.

Paso 2. Diagnóstico.

Se entiende por diagnosticar la acción de caracterizar un problema reconocido por

determinado síntomas, considerando el factor crítico (el factor variable independiente,
al cual se reduce la desviación estado nominal-estado actual) y las interdependencias
y dependencias funcionales entre todos los factores implicados. (El factor crítico puede
presentarse, también, como el producto de dos o mas factores que sean variables
independientes).
El diagnóstico comienza con la descripción exacta de los síntomas. A continuación se
identifica y delimita el sistema a través de la combinación de factores, por cuyo efecto
se presentan los síntomas. Luego, con ayuda de las técnicas de análisis, se hacen
transparentes las dependencias entre los factores implicados y se averigua el factor
crítico. Estas informaciones sirven de base para el desarrollo de las soluciones
posibles, en una fase siguiente.

Paso 3. Desarrollo de las Soluciones Posibles.

El centro del desarrollo de las soluciones posibles lo ocupa el factor crítico. En esta
fase, se le varia conceptualmente y se examina a fondo, o se calcula, la influencia de
la variaciones sobre los restante factores y sobre el resultado. Una vez conocidas las
relaciones, la formas o valores del factor crítico que posibilita alcanzar el estado
nominal u otro óptimo, sin causar efectos secundarios negativos, deben formularse y
considerarse con posibles soluciones.
Puesto que los factores pueden expresarse en magnitudes matemáticas y las
dependencias en fórmulas, en esta fase se utilizan actualmente cada vez mas las
técnicas matemáticas de obtención de soluciones.

Paso 4. Decisión.

Basándose en la informaciones preparadas, se comparan las alternativas y se elige

como solución la que resulte más apropiada para la fijación del objetivo.
En primer lugar se comprueban las alternativas averiguadas, teniendo en cuenta los
criterios previstos, a efectos de descubrir posibles errores en la planificación.
En general, la decisión necesita todavía de otros criterios que no se consideraron en la
fase procedente, por ejemplo, la posibilidad práctica de ejecución, las soluciones
optimas averiguadas matemáticamente, etcétera.
También deben tenerse en cuenta los problemas potenciales que podrían plantearse a
través de una solución.

Paso 5. Establecimiento Del Plan.

En esta fase se fija como objetivo de la planificación la alternativa de solución

anteriormente elegida. De acuerdo con el objetivo, el plan puede consistir en la
indicación de resultados (presupuesto, plan de producción, etc.), en la fijación de
plazos (plan de marchas, plan de tiempos), en la ordenación de espacios (plan de
estructuras, plan de construcciones) y otros que se prevean como objeto (estado
nominal) para los niveles de realización.
Debe tenerse en cuenta que la exactitud de los datos del estado nominal es básica
para efectuar la comprobación eficiente de cada realización.

ANALISIS DE LA SITUACIÓN DE SALUD

El análisis de la situación de salud, conlleva necesariamente a realizar el análisis de la

demanda y de la oferta de servicios de salud, así como identificar, analizar y priorizar
los problemas que se derivan de dicho estudio, a nivel de los establecimientos de
salud.
En ese contexto, debemos desarrollar los conceptos que se emplean con el objeto de
unificar criterios.

ANALISIS DE DEMANDA

Necesidad: Es la carencia de las cosas que son indispensables para la conservación

de la vida.
Demanda: Es la necesidad expresada en requerimiento de servicios de salud,
condicionada por el tiempo.
Tipos de Demanda:

- Demanda Observada. Es aquella que corresponde al uso real o efectivo de los

servicios de salud, y que es registrada en las estadísticas de los
establecimientos de salud.

- Demanda Potencial. Es la que corresponde a las personas que en la situación

actual necesitan de una atención en sus servicios de salud y que no acuden,
pero que deberían o podrían hacerlo. No han acudido al servicio de salud por
diversas razones (económicas, distancias, costumbres, etc. ).

Métodos para la estimación de las necesidades y demanda de servicios de salud.

Dichos métodos utilizan información de fuentes primarias (encuestas, grupos de

trabajo) y de fuentes secundarias (registros históricos, informes, etc.).

La estimación de necesidades de servicios de salud, se realiza básicamente mediante

encuestas, dirigidas a la población, con el fin de revelar información sobre si han
sufrido en un período reciente de alguna enfermedad, o algún accidente, si se atendió
o no, por quien fue atendido, motivo por los que no se atendió, etc.
La principal limitante de está técnica es que se requiere de un importante esfuerzo
técnico y económico, para determinar la muestra representativa y su tamaño, para
asegurar un nivel de confianza y un mínimo margen de error.

La estimación de la demanda observada, en cambio, se realiza tomando como base

los registros históricos de servicios de salud brindados por los establecimientos de
salud.
Se procesa la información y se presentan en cuadros de salida que son previamente
diseñados de acuerdo al tipo de información que se desea analizar.

¿Qué debemos hacer para atender la demanda potencial?

En primer lugar debemos ampliar la cobertura de los establecimientos de salud, lo cual

significa que debemos tratar de atender la demanda potencial, hasta donde los
recursos y capacidades lo permitan, lo cual obliga a desarrollar el rol del gerente
moderno y a utilizar los conceptos y herramientas de marketing.

ANALISIS DE LA OFERTA

En la realidad se observa que los establecimientos de salud, en su mayoría, no

ofrecen una oferta adecuada, ya que adolecen de una serie de limitaciones, carencias,
deficiencias y problemas, tales como recursos humanos, infraestructura y equipo,
insumo y materiales, capacidad de producción, y recursos financieros, que afectan la
calidad de la atención.

Al respecto, se conceptualiza oferta como la capacidad que tiene un establecimiento

de salud para producir servicios de salud. Los componentes de la oferta, que en
conjunto permiten ofrecer los servicios de calidad al usuario, son los recursos
humanos, infraestructura y equipos, recursos materiales, recursos financieros,
tecnología y calidad de la atención.

Si uno de los componentes falla, el establecimiento no será capaz de ofrecer servicios

de calidad y oportunidad que esperan los usuarios.
BALANCE ENTRE DEMANDA Y OFERTA DE SERVICIOS DE SALUD.

El objetivo de todo gerente y de su equipo de gestión debe ser el logro de un balance

entre la demanda potencial que estima atender y la oferta de servicios que es capaz
de atender el establecimiento de salud.

Si la oferta no es suficiente para tender la demanda, a fin de aliviar o superar esa

situación se sugiere seguir las siguientes pautas:

- Mejorar la productividad.
- Aumentar la capacidad de producción, con equipos de mayor
capacidad, personal mas diestro o mejor capacitado.
- Mejorar la calidad y reducir errores.

PRIORIZACION Y ANALISIS DE PROBLEMAS:

Luego de haber determinado la demanda del usuario y la oferta del establecimiento de

salud, se tiene que priorizar y analizar los problemas, con el objeto de atender con
eficiencia y eficacia las necesidades de salud de los usuarios.

Existen diferentes técnicas y herramientas para priorizar los problemas, entre los
cuales podemos citar a la tormenta de ideas, la matriz de priorización de problemas, el
diagrama de Paretto, diagrama del ¿Por qué? Porque, diagrama de causa y efecto,
etc.

La importancia de la priorización de los problemas, reside en que nos permitirá

formular y/o determinar los objetivos generales y específicos, las estrategias y
actividades que formaran parte esencial y fundamental del Plan Operativo Institucional,
con miras a mejorar la calidad de los servicios de salud y atender oportuna y
adecuadamente las necesidades de salud de la población.

METODOLOGIA DE SOLUCION DE PROBLEMAS

Para que el grupo obtenga éxito en su proyecto es importante.

- Seguir el método paso a paso.

- No preocuparse con el paso siguiente.
- Agotar totalmente cada paso.
- Llevar registro del actividades.

PASO 1. DEFINICION DEL PROBLEMA

1. ESCOGER EL TEMA

En caso que el grupo no tenga definido un tema utilizar la tormenta de ideas y después
señalar por consenso cual es preferido por el grupo.

2. IDENTIFICAR EL PROBLEMA

Los problemas normalmente se definen con la palabras: Dificultad de, exceso de,
desajustes en, Descontrol de, Deficiencia, etc.
Considerar como problema todos los defectos, faltas, errores, pérdidas, reproceso,
etc.
Atención: No confundir la identificación del problema con su solución.

3. APROBAR EL PROYECTO

Con un tema definido y el problema identificado, solicitar, por escrito la aprobación del
jefe para el desarrollo del proyecto.

PASO 2. COLECTA DE DATOS

1. PLANEAMIENTO DE LA COLECTA

En reunían del grupo, decir y planear cuales son los datos que serán levantados.
Deben ser levantados el máximo posible de datos, aunque algunos no sean utilizados,
les ayudaran a comprender mejor el problema:
Ejemplos de datos que pueden ser colectados:
Cantidades, costos, calidad, rutina usada (Diagrama Secuencial Ishikawa). Para ello,
el grupo puede utilizar: Ficha de colecta de datos Gráficos, Diseño etc.

2. LEVANTAMIENTO DE LOS DATOS

Después de definir cuales datos serán colectados debe distribuirse la tarea de

obtención de datos entre los miembros de grupo, para mayor rapidez el levantamiento
de la información.

PASO 3. ANALISIS DE LOS DATOS

Después del levantamiento de todos los datos, el grupo deberá analizar, debatir y
organizar los datos. También deberá analizar sobre como el problema esta afectando
el área y cuales son las consecuencias negativas que ello genera para el
estableciendo de salud y para las personas.

PASO 4. ELABORACION DE POSIBLES SOLUCIONES

Una vez que el grupo descubre la causa o causas reales del problema, debe buscarse
la solución.

- Levantar todas las soluciones posibles.

- Describir las soluciones presentadas

PASO 5. EVALUACION DE LAS POSIBLES SOLUCIONES

Cada propuesta presentada en el quinto paso deberá ser analizada, probada y

verificada.
Para ello, el grupo puede utilizar exámenes, pruebas, análisis de laboratorio, opiniones
técnicas, muestras, modelos reducidos, maquetas, proyectos-piloto, etc.

PASO 6. DECISION
A partir de los resultados de las soluciones aprobadas en la fase anterior, el grupo
deberá escoger la mas viable de la siguiente forma:
- Es viable técnicamente.
- Es viable económicamente
- Es viable con la normas de la empresa?
Comparar la situación “Antes” y “Después”

PASO 7. IMPLANTACION

Después de decidir sobre la mejor solución para el problema el grupo debe pasar a su
implantación.
En primer lugar, obtener aprobación del jefe.
En seguida, implantar y hacer seguimiento a los resultados.
Importante: Definir los procedimientos o especificar las acciones necesarias para que
el problema no vuelva a ocurrir.
Mas importante aun: Hacer seguimiento al cumplimiento de la solución y no olvidar su
actualización.
Hacer un informe o registro. No olvidar de mencionar:
- Ganancias Sociales - Para el hombre.
- Ganancias Materiales - Para el establecimiento de salud.