TABLAS DINMICAS

Una Tabla Dinmica es otra tabla generada a partir de una lista o base de datos existente y en la cual se busca resumir o mostrar una lista de manera distinta, se utiliza generalmente para promediar o totalizar datos. Para que su uso est justificado, la cantidad de informacin con la que se trabaja en la base de datos debe ser relativamente grande. Partes de una Tabla Dinmica

Lista o base de datos de Excel

Filtro de Informe

Elemento del filtro de informe

Etiqueta de columna

Campo datos Etiqueta de Fila

Valores

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1. Filtro de Informe Es un campo de una lista o una tabla de origen al que se ha asignado una orientacin de pgina en una tabla dinmica. En el ejemplo, Regin es un campo de pgina que puede utilizarse para filtrar los datos resumidos por regiones.

Elemento de Campo de Pgina Cada entrada o valor exclusivos del campo o columna de la lista de origen o de la tabla ser un elemento en la lista en un campo de pgina. En el ejemplo, el Elemento Todas se presenta actualmente en el campo de pgina Regin y la Tabla dinmica muestra todos los datos resumidos para todas las regiones. 2. Etiqueta de Columna Son campos de una lista o de una tabla de origen a los que se ha asignado una orientacin de columna en la tabla dinmica. En el ejemplo, Tipo de Seguro es un campo de columna. 3. Etiqueta de Fila Son campos de una lista o tabla de origen al que se ha asignado una orientacin de fila en una tabla dinmica. En el ejemplo, Mes y Vendedor son campos de fila. 4. Campo de datos Es un campo de una lista o de una tabla de origen que contiene datos. En el ejemplo, Suma de Importe de Pliza, es un campo de datos que resume las entradas del campo Ventas. Normalmente, un campo de datos resume datos numricos, como estadsticas o importes de ventas, pero tambin puede contener texto. Como valor predeterminado, los datos de texto se resumen en una tabla dinmica mediante la funcin Contar y los datos numricos mediante la funcin Suma. 5. rea de Valores El rea de valores es la parte de la tabla dinmica que contiene los datos resumidos. Las celdas del rea de datos muestran los datos resumidos de los elementos de los campos de fila y de columna.

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Ejercicio 01:
Utilizando la siguiente base de datos, generar una tabla dinmica que permita mostrar el nmero de empleados por Departamento.

Procedimiento: 1. Colocar el puntero en cualquier celda de la lista de datos. 2. Clic en la ficha Insertar 3. Clic en la opcin Tabla dinmica / Tabla dinmica 4. Aparecer el siguiente cuadro:

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En el cuadro Tabla o rango se debe seleccionar el rango de la lista de datos. Ejemplo: $A$1:$H$20. Luego, debemos definir dnde colocar nuestra tabla dinmica. Ejemplo: Nueva hoja de clculo, para que Excel agregue en forma automtica una nueva hoja para colocar la tabla dinmica que vamos a crear

5. Haga clic en el botn Aceptar. 6. Ahora deber disear y distribuir los campos que conformarn la tabla dinmica:

Del cuadro Lista de campos de tabla dinmica: Arrastre el campo Departamento hacia Rtulos de fila Vuelva arrastrar el campo Departamento hacia Valores. Notas: Cuando se trata de contar datos, el mismo campo debe arrastrase tanto en el rea rtulos de fila como en el rea de Valores. Si se arrastra un campo que contiene texto hacia el rea de valores, la funcin

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que se asigna a dicho campo es Cuenta. Si se arrastra un campo que contiene valores numricos valores, la funcin que se asigna a dicho campo es Suma. 7. El resultado ser el siguiente: hacia el rea de

Como se observar, la tabla dinmica muestra el nmero de empleados por Departamento.

Cambiando el Diseo del Informe o Tabla Dinmica:

Para mejorar el aspecto de la tabla dinmica: 1. Haga clic en la ficha Opciones y en la opcin Diseo de informe, elija Mostrar en forma de esquema.

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2. El resultado ser el siguiente:

Esto har que la tabla dinmica muestre el nombre del campo Departamento en lugar de Etiqueta de fila.

3. Si queremos seguir mejorando el aspecto, reemplace: Cuenta de Departamento, por N Empleados. Y finalmente, seleccione un diseo predeterminado de la ficha Diseo. Nuestro ejemplo quedar as:

GRAFICOS DINAMICOS
Adems, podemos generar un grfico dinmico a partir de la tabla dinmica.

Ejercicio 01:
Usando la misma tabla dinmica, crear un grfico dinmico, que muestre el N de Empleados por Departamento. Procedimiento: 1. Coloque el puntero de celda dentro de la tabla dinmica. 2. De la ficha Opciones, seleccione la opcin Grfico dinmico. 3. Elija el tipo de grfico Columna, luego de formato al grfico.

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Ejercicio 02:
En la misma tabla dinmica del ejercicio 01, aadir una nueva columna llamada Porcentaje que represente en forma porcentual el N de Empleados por departamento. El grafico dinmico combinado que se muestre debe tener 2 ejes, uno que muestre el valor cuantitativo (tipo columna) y el otro el valor porcentual (tipo lnea con marcadores) del N de empleados de cada departamento. Procedimiento: Agregando la Columna Porcentaje a la tabla dinmica: 1. Arrastre otra vez el campo Departamento al rea de valores. 2. Haga clic sobre el campo Departamento, que se ha colocado en el rea de valores. 3. Del cuadro de men que aparece, seleccione Configuracin de campo de valor

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4. Se mostrar la siguiente ventana, donde:

En el cuadro: Nombre personalizado: Escriba Porcentaje Haga clic en la ficha Mostrar valores como Y de la lista desplegable, seleccione: % del Total de columnas Haga clic en el botn Aceptar.

5. El resultado ser el siguiente:

Cambiando el Tipo de Grafico de los Valores Porcentuales a otro de tipo Lnea con marcadores: 1. Haga clic en uno de los datos porcentuales graficados 2. Seleccione la ficha Diseo, y cambie el tipo de grafico a Lnea con marcadores 3. El resultado ser:

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Agregando el eje secundario para los datos porcentuales de la tabla dinmica: 1. Haga clic derecho en la line de grfico de los valores porcentuales 2. Seleccione la opcin: Dar formato a serie de datos 3. Seleccione la opcin: Eje secundario y luego clic en el botn Cerrar. 4. El resultado final ser:

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ACTUALIZAR LOS DATOS DE UNA TABLA DINAMICA:

Si se modifica cualquier valor en la base de datos, tenemos que actualizar la tabla dinmica. Ejercicio: Haga cambios en los valores de la base de datos original, y despus actualice la tabla dinmica del ejercicio 02, observe como la tabla y el grafico dinmico se actualizan. Procedimiento: 1. Haga algn cambio en la base de datos original. Ejemplo: Cambie el departamento de la empleada vila Ojeda, Esther; a Administracin.

2. Ubicar el puntero dentro de la tabla dinmica

3. De la ficha Diseo, haga clic en la opcin Actualizar del grupo Datos. 4. Observe como la tabla y el grafico dinmico se han actualizado con el cambio realizado. El resultado ser:

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Otras Aplicaciones Desarrolladas: A. Tablas con Funciones para Resumir Datos: Ejercicio 01: Utilizando la base de datos anterior, generar una tabla y grfico dinmico que permita mostrar el Sueldo Total por Departamento Procedimiento: 1. Colocar el puntero en cualquier celda de la lista de datos. 2. Clic en la ficha Insertar 3. Clic en la opcin Tabla dinmica / Tabla dinmica 4. Clic en Aceptar 5. Del cuadro Lista de campos de tabla dinmica: Arrastre el campo Departamento hacia Etiqueta de fila Arrastre el campo Sueldo hacia Valores.

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6. El resultado es el siguiente:

7. Seleccione la ficha Diseo y mejore el aspecto de la tabla dinmica (Estilo: Tabla dinmica medio 3), as tenemos:

8. Genere un grfico dinmico de la tabla dinmica obtenida:

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Coloque el puntero de celda dentro de la tabla dinmica. De la ficha Opciones, seleccione la opcin Grfico dinmico Elija el tipo de grfico Circular, luego dar formato al grfico, como se muestra:

Ejercicio 02: Adicionalmente al ejercicio anterior, se puede mostrar en la misma tabla dinmica: El sueldo promedio, el sueldo mnimo y el sueldo mximo por departamento. Procedimiento: 1. Para esto, arrastre tres veces ms el campo Sueldo al rea de Valores.

2. Ahora, haga clic en cada uno de los botones Suma de Sueldo2, Suma de Sueldo3 y Suma de Sueldo4 del rea de Valores.

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3. Al seleccionar cada botn elija la opcin Configuracin de campo de valory cambie la funcin Suma que se ha asignado a cada uno de ellos, por las funciones Promedio, Mn y Mx respectivamente.

4. Al aplicar los formatos respectivos al grfico, se obtendr:

B. Tablas con Agrupamiento de datos Ejercicio: Se tiene el siguiente cuadro de las Ventas de una empresa. Se pide resumir las ventas totales por mes.

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Procedimiento: 1. Colocar el puntero en cualquier celda de la lista de datos. 2. Clic en la ficha Insertar 3. Clic en la opcin Tabla dinmica / Tabla dinmica 4. Ahora elija las opciones que se indican:

5. Personalice la distribucin de sus campos y aplicando el diseo de informe como: Mostrar en forma de esquema. El resultado sera:

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6. Agrupando por Mes las fecha diarias: Haga clic derecho sobre cualquier de las fechas de la tabla dinmica. Elija la opcin Agrupar. Por defecto, aparece seleccionada la opcin Meses, y es justamente por el cual queremos agrupar. Por lo tanto, haga clic en Aceptar. El resultado es el siguiente:

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C. Tablas con Campos Calculados Ejercicio: Crear una tabla dinmica que muestre el total de las ventas por mes, asimismo se debe calcular el importe de IGV a pagar mensualmente. El cuadro a usar es el siguiente:

Procedimiento: 1. Colocar el puntero en cualquier celda de la lista de datos. 2. Clic en la ficha Insertar 3. Clic en la opcin Tabla dinmica / Tabla dinmica 4. Clic en Siguiente 5. Del cuadro Lista de campos de tabla dinmica: Arrastre el campo Mes hacia Etiquetas de fila Arrastre el campo Sueldo hacia Valores.

6. El resultado es el siguiente:

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7. Ahora obtendremos el IGV a pagar, mediante un campo calculado : Haga clic dentro de la tabla dinmica De la ficha Herramientas de tabla dinmica, seleccione la ficha Opciones y del grupo Clculos, elija Campos, elementos y conjuntos; y por ultimo Campo calculado:

Crear la frmula a usar, tal como se indica: o o En Nombre: escriba IGV En Frmula: haga doble en el campo Ventas y escriba: *0.18

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o o

Haga clic en el botn Aceptar El resultado obtenido ser:

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