PROJECT MANAGEMENT (GERENCIA DE PROYECTOS) DEL PMI (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE)

Pmbok v4

GESTIN DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

Proceso de Adquisiciones y Contrataciones

Los procesos de gestin de adquisiciones y contrataciones involucra acuerdos legales entre un comprador y un vendedor, que representa el acuerdo mutuo que obliga al proveedor a entregar productos, servicios o resultados acorde a unas especificaciones y al comprador a pagar por ellos. Pueden tener diversos tipos: contratos, acuerdos, entendimientos, subcontratos, ordenes de compra o de servicio, etc. Por las implicaciones legales los contratos normalmente demanda de aprobacin por personal experto en contrataciones (abogados) y en lascondiciones tcnicas o administrativas de los dominios involucrados.

Consideraciones en Adquisiciones
En el examen usted es el Comprador. En el examen considere que usted NO adhiere personal del proveedor a su Equipo de Proyecto, slo le producen el servicio o producto contratado. Los contratos requieren formalidad. Todos los requerimientos de gestin de proyecto y de producto deben estar explicitamente mencionados en el contrato. Si no est en el contrato, slo puede ser hecho si un cambio es solicitado y aprobado. Los Cambios deben estar por escritos y adecuadamente gestionados. Contratos son obligaciones entre las partes. Los contratos se hacen para disminuir riesgos del proyecto, debe haber evidencia de ello. Debe tenerse en cuenta el pas, cultura y sistema legal que dirime los conflictos de los contratos.

Gerencia de Proyectos en Adquisiciones

Debe tener y seguir un proceso de contrataciones. Debe entender los trminos y condiciones Debe asegurar que lelcontrato contenga todos los requerimientos necesarios con el detalle necesario. No se le olvide los temas administrativos como reuniones, informes, planes de accin, escalamiento y comunicaciones. Debe Identificar los riesgos que se pretende controlar con la contratacin y los que se generan por la contratacin. Debe definir planes de mitigacin y contingencia ante riesgos que se generen por o en el proceso de entrega de producto de la contratacin o en producto mismo entregado. Debe ayudar a ajustar los contratos con las particularidades del proyecto administrativa o en los dominios requeridos. Debe tener un cronograma adecuado para contemplar todos los procesos de contratacin y aceptacin de entregables de contrato. Debe involucrarse en las negociaciones. Debe trabajar con el proveedor para lograr los resultados requeridos.

12.1 Plan de Adquisiciones y Contrataciones

Incluye los procesos necesarios para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados de entes externos al equipo del proyecto. Incluye la gestin de contratos y procesos de control de cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos u ordenes de servicio o compra dados por personal autorizado del equipo de proyecto

12.1 Plan de Adquisiciones y Contrataciones

Entradas 1. Factores ambientales de la empresa. 2. Activos de los procesos de la organizacin. 3. Lnea Base de Alcance 4. Requerimientos 5. Acuerdos de Equipo 6. Registro de Riesgos 7. Decisiones de contrato relacionados con riesgos 8. Requerimientos de Recursos por Actividad 9. Cronograma de Proyecto 10. Estimados de Costo por Actividad 11. Linea Base de Rendimiento de Costos
Herramientas y Tcnicas

Salidas 1. Plan de gestin de adquisiciones y contratos. Enunciados de trabajo para contrataciones y adquisiciones Decisiones de compra o desarrollo propio Documentacin de Adquisiciones Criterios de Seleccin de Fuentes Solicitudes de Cambio

1. 2. 3.

Anlisis de compra o desarrollo propio. Juicio de Expertos. Tipos de contratos.

2.

3. 4. 5. 6.

12.1 Plan de Adquisiciones y Contrataciones

Slo se contempla los bienes y servicios

que sean necesarios para el proyecto. Debe compararse el costo total de propiedad de hacerlo versus el costo del servicio ms la gestin del contrato. Compro para decrementar riesgos en los componentes principales del triple constraint.

Tpicos en contrataciones
SOW: Especficacin de Trabajo. Diferencias entre los documentos a utlizar: IFB, RFP, RFQ. Contratos con Incentivos Licitacin / Compras Directas Negociacin

SOW: Especificacin de Trabajo

No es el contrato, pero es parte integrante de l. Puede sufrir cambios durante el proceso de compras hasta la firma del contrato.

Diferentes tipos de SOW se aplican a diferentes tipos de contratos.

Contiene: Especificacin Funcional Especificacin de Calidad Especificacin Tcnica o de diseo

Gestin de contratos
Centralizada Descentralizada

Ventajas: Ventajas: Ms econmica: Eficaz y eficiente Rpido acceso al especialista de Facilita la coordinacin y el control. compras Reduce el esfuerzo Adaptable al proyecto Permite especializacin. Mnimiza Fallos de comunicacin Procedimientos de contratacin estndares Desventajas: Desventajas: Duplica esfuerzos Cuello de Botella. Procedimientos no uniformes No mira particularidades del proyecto. Menor especializacin de Volmenes muy grandes. compras Se termina el Proyecto

Seleccione el tipo de contrato adecuado

Cmo queremos disminuir riesgos en el proyecto, el tipo de contrato que realicemos debe ser coherente a ello. Entre los tipos de contratos principales tenemos: De Costos Reembolsables De Tiempo y Material De Prefio Fijo Orden de Compra

Razones para escoger entre estos tipos de contratos: Tengo muy claro y detallado lo que necesito contratar ?. Es un proyecto que tendr muchos cambios luego de contratarse ?. Se requiere alto nivel de esfuerzo y experiencia en el comprador para que haga seguimiento al proveedor ? Se requiere conocimiento exclusivo, patentes o propiedad del proveedor ? Que nivel de riesgos estoy transfiriendo y que riesgos nuevos se generan ? Que nivel se tiene en el mercado para proveerme los servicios ?

Documentos de Licitacin o Compra Directa

Licitacin RFQ, IFB o RFP.

Compra directa se usa cuando es un nico vendedor, calificaciones exclusivas.

Riesgos Proveedor puede desaparecer o complicarse Carece de incentivos para bajar costos Ofrece lo que desea sin ajustarse al cliente No hay incentivos para mejorar su servicio

Costos Reembolsables
Los costos del Proveedor son reembolsados ms una cantidad adicional. Riesgo Mayor: Comprador. Se usa: Cuando el comprador conoce que necesita hacer pero desconoce el detalle del cmo se har. Opera: el proveedor es el que define con detalle lo que se debe hacer, contract statement of work. Aplicacin: Proyectos de Investigacin, Desarrollo y TICs con alcance no claramente definidos.

Costos Reembolsables: Tipos

CPF o CPPC: El pago adicional se hace con base a un % del costo. No permitido en USA. Prohibido federalmente. CPFF: El pago adicional a los costos es un cantidad fija. CPIF: El pago adicional a los costos se establece como un bono por mejorar el rendimiento y resultados planeados. CPAF: El pago adicional es un bono prorrateado basado en el rendimiento.

Tiempo y Material o Precio por unidad

Pagos que se realizan por unidades de medida. Usualmente para pequeos requerimientos o cantidades de dinero. Ej: Pago por hora. Es fijo en el valor de la hora, pero se desconoce cuntas horas ser.

Precio fijo o Precio fijo en firme

El precio es acordado por las partes desde un comienzo para realizar todo el trabajo. Riesgo Mayor: Proveedor. Se usa: Cuando el comprador conoce con detalle que necesita hacer o los proveedores conocen que hacer y definen el proyecto dentro del marco de condiciones dado por el comprador. Opera: El comprador o los proveedores tienen muy bien definido, con detalle, lo que se debe hacer y como hacerlo, contract statement of work es preocupacin del proveedor. Aplicacin: El ms comn tipo de contrato en el mundo. Ej: Orden de Compra.

Precio Fijo: Tipos

FPIF: Hay incentivos por mejorar el rendimiento y resultados planeados.
FPEPA: Ajustes al precio fijo establecido por condiciones especiales, tasa de cambio o reajustes en precios.

Ventajas o Desventajas de los Tipos de Ventajas Desventajas Contratos

Reembolso de Costos Simple instruccin de trabajo Requiere menos tiempo en la definicin de alcance El proveedor no agrega riesgos a sus costos Requiere auditora de costos Requiere ms trabajo de administracin Proveedor no tiene incentivos para controlar costos.

Precio total desconocido

Tiempo y Material Rpida creacin Duraciones breves Opcin ideal cuando contrato esfuerzo humano Precio Fijo Menor trabajo para el comprador en la gestin Proveedor incentivado a controlar costos Comprador conoce todo los costos desde un comienzo Se consigue el contrato y se intentar hacer controles de cambio por el proveedor Proveedor desmotivado si no est rindiendo resultados econmicos el contrato Mayor esfuerzo por parte del comprador en definir el contract statement of work. Negociacin El beneficio para el proveedor depende de la cantidad de unidades Proveedor no motivado a controlar costos Requiere mucho control del proveedor

Riesgos acorde al tipo de contrato

Riesgo del Comprador
CPPC Costo + % Costos CPFF CPAF CPIF Costo con Incentivos FPI FPEPA FFP Precio fijo

Costo + Costo Gan con Fija Premio

Precio Precio con con Incentivos ajuste Variable

Riesgo del Vendedor

RFQ (Pedido de cotizacin) Para productos estndar. Cantidades variables. Se usa Orden de compra o contrato de T&M

RFP (Pedido de Propuestas) Solicitar precios y propuesta tcnica Basado en especificaciones funcionales. Seleccin basada en criterios de evaluacin. Respuestas pueden producir cambios que deben quedar explcitamente acordados

IFB (Llamado a Licitacin) Solicitar precio fijo. Requiere especificacin tcnica completa. Seleccin en el precio. Demanda gran esfuerzo legal y tcnico. Formato de contrato hace parte de la licitacin. Oferta hace parte del contrato

El contrato
Es Jurdicamente vinculante entre las partes que lo firman. Debe considerarse cualquier consideracin nacional e internacional; legal, financiera y tcnica.

Componentes de un contrato: Una oferta Aceptacin de la oferta Consideracin (Pago; algo de valor que puede no ser dinero) Capacidad legal de las partes Propsito legal

12.2 Conducir las Adquisiciones y Contrataciones

Entradas 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Activos de los procesos de la organizacin. PMP Documentos de Contratacin. Criterios de Seleccin de Fuentes. Listas de Proveedores Cualificados. Propuestas de Proveedores. Documentacin del Proyecto Decisiones de Compra o desarrollo propio. Acuerdos de Equipo.
Herramientas y Tcnicas

Salidas 1. 2. 3. 4. 5. 6. Proveedores Seleccionados. Contratos y Adquisiciones firmadas. Calendario de Recursos. Solicitudes de Cambio. PMP (actualizado). Documentacin de Proyecto (Actualizada)

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Conferencias de Proponentes. Tcnicas de Evaluacin de Propuestas. Estimados independientes. Juicio de Expertos. Asesora Investigacin Negociacin de contratos.

Negociacin
Objetivos de la Negociacin Precio justo y razonable Generar una buena relacin con el vendedor Principales items a negociar Responsabilidades Autoridad Marco Legal Temas tcnicos y de negocios Financiacin Precios Forma de cobro y Pago Resolucin de conflictos Restricciones y supuestos

Tcticas de Negociacin
Fecha Lmite (DEADLINE) Negociador faltante Autoridad limitada Justo y razonable Demoras para ganar tiempo Ataques a la compaa o vendedor El Bueno y el Malo Retirarse fsica o emocionalmente de la negociacin Pedir arbitraje Asunto concluido - las condiciones de hecho

12.3 Administrar las Adquisiciones y Contrataciones

Entradas 1. 2. 3. 4. 5. 6. Documentos de Contrataciones. PMP Contratos Reportes de Rendimiento Solicitudes de Cambio aprobadas WPI
Herramientas y Tcnicas

Salidas 1. 2. 3. 4. Documentacin de Adquisiciones Solicitudes de Cambio PMP (actualizado) OPA (actualizada)

1. 2.

3. 4. 5. 6. 7.

Sistema de Control de Cambios de contratos Revisiones de Rendimiento de Adquisiciones y contrataciones. Inspecciones y auditorias. Reportando Rendimiento. Sistema de Pagos. Sistema de Gestin de Registros. Reclamos y Quejas

Administrar el Contrato
Supervisin de las facturas Autorizar pagos Auditora o Interventora Monitorear Perfomance acorde al contrato Entender implicancias legales Seguimiento acorde al tipo de contrato: FP: Trabajo dentro del SOW. T&M: Vigilar que no se extienda el tiempo. CPPF: Auditar costos y progreso del trabajo

12.4 Cerrar las Adquisiciones y Contrataciones

Entradas 1. 2. PMP. Documentacin de adquisicin y contratacin.
Herramientas y Tcnicas

Salidas 1. 2. Contratos cerrados. OPA (actualizada)

1. 2. 3.

Auditorias de contratos. Negociaciones en firme. Sistema de gestin de registros.

Cierre de Contrato
Verificacin del Producto. Cierre financiero. Informe final del rendimiento del contrato. Actualizacin de los registros del contrato. Relacionado previamente con el Cierre Administrativo. El cierre de contrato ocurre slo una vez. Auditora de Adquisiciones y Lecciones aprendidas.