Instructivo

Importacin de facturas desde un archivo de texto al programa SAW

El programa Saw Glac presentan la opcin de Importar / Exportar Facturas desde un archivo de texto. Para realizar este proceso, debe ir a la opcin de Men Principal Factura / Cotizacin / Contrato del modulo Mens y all acceder al men Factura Importar. Le aparecer la siguiente ventana:

Figura 1. Ventana de Importar Proveedor.

En el caso de la importacin el archivo puede venir de una hoja de calculo o de un archivo generado por otro programa, solo que debe cumplir con ciertas especificaciones que se detallan en este documentos. Las caractersticas generales del archivo de importacin se presentan a continuacin: Texto (separado por Tab) El archivo debe ser creado en tipo ASCII. Los campos numricos no deben llevar separadores de millares y el carcter utilizado como separador de decimales debe ser punto. El carcter separador de campos es el tabulador (tab.). Si no posee informacin para un campo alfanumrico, djelo vaco. Si es un campo numrico coloque cero (0).

CVS (Separado punto y coma) El archivo debe ser cargado en tipo ASCII. Los campos numricos no deben llevar separador de millares utilizndose como carcter separador de decimales punto. Los campos alfanumri cos deben estar entre comillas dobles (). El carcter separador de campos es la coma. Si no posee informacin para un campo alfanumrico, djelo vaco(). Si es un campo numrico coloque cero (0).
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Instructivo Importar Factura desde un archivo de texto 11 de Julio de 2007

La importacin de los datos es por adicin, es decir, si de importan datos a una Empresa, la informacin anterior no se borrar, solo se agregaran a los datos existentes. Si por alguna razn ciertos datos no sern agregados, se mostrar la siguiente ventana

Figura 2. Ventana de mensaje de importacin.

Y al finalizar se crear un archivo con los detalles del resultado de la importacin, mostrando la siguiente ventana:

Ruta y nombre del archivo de errores

Figura 3. Ventana de Resumen de errores.

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Instructivo Importar Facturas desde un archivo de texto 26 de Mayo de 2010

SUGERENCIAS PARA REALIZAR LA IMPORTACIN DE DATOS Para tener una buena importacin de datos debemos recordar: Quitar bordes, ttulos, colores y otros formatos de la hoja de clculo. Guardar en formato Texto con tabuladores, CVS ( separado por punto y coma) o Standard Data Format (SDF). Los campos alfanumricos deben ser encerrados en comillas. Los campos numricos no deben tener separador de millares. El carcter separador de decimales es el . (punto). Si no posee la informacin para un campo numrico coloque cero, si es un campo alfanumrico coloque doble comilla (slo formato CVS). No deje espacios en blanco entre campos. Chequear que las columnas correspondan a informacin vlida segn el formato del archivo.

Ejemplos del archivo Archivo de Texto Separado por punto y coma (CVS)

Archivo de Texto Separado por Tabuladores

Instructivo Importar Facturas desde un archivo de texto 26 de Mayo de 2010

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DISEO DEL REGISTRO DE IMPORTACIN CAMPOS Numero de Factura Fecha de Emisin de la Factura Cdigo del Cliente Cdigo del Vendedor Observaciones Total Monto Exento Total Base Imponible Total de Todos los Renglones Total IVA Total de la Factura Porcentaje de Descuento Moneda Nivel de Precio Cdigo de Almacn Status de la Factura Tipo de Documento Factura Cancelada Usar Direccin Fiscal N Dir. Despacho a Imprimir Cambio a Bolvares Monto Del Abono Fecha De Vencimiento Condiciones De Pago Talonario Forma De La Inicial Porcentaje De La Inicial Numero De Cuotas Monto De Las Cuotas Monto ltima Cuota Forma De Pago N Das De Vencimiento 1 Cuota Editar Monto de l Cuota Nmero Control Tipo De Transaccin De Libros Fiscales Nmero Planilla Exportacin Nmero Factura Afectada Tipo De Venta Monto IVA Retenido Fecha Aplicacin Ret. IVA Nmero Comprobante Ret. IVA Fecha Comprobante Ret. IVA Se Retuvo IVA FORMATO Pic x (11) Str. 99/99/9999 Pic x (10) Str. Pic x (5) Str. Pic x (255) Str. Currency. 9(14).99 Currency. 9(14).99 Currency. 9(14).99 Currency. 9(14).99 Currency. 9(14).99 Currency. 9(14).99 * Colocar siglas segn indique la leyenda. * Colocar siglas segn indique la leyenda. Pic x (5) Str. * Colocar siglas segn indique la leyenda. * Colocar siglas segn indique la leyenda. Pic x (1) Str. N; S char. 1 = verdadero; 0 = falso Pic x (1) Str. N; S char. 1 = verdadero; 0 = falso Long Pic x (4) Currency. 9(14).99 Currency. 9(14).99 99/99/9999 Pic x (30) Str. * Colocar siglas segn indique la leyenda. * Colocar siglas segn indique la leyenda. Currency. 9(14).99 Long Pic x (4) Currency. 9(14).99 Currency. 9(14).99 * Colocar siglas segn indique la leyenda. Long Pic x (4) Pic x (1) Str. N; S char. 1 = verdadero; 0 = falso Pic x (11) Str. * Colocar siglas segn indique la leyenda. Pic x (20) Str. Pic x (11) Str. * Colocar siglas segn indique la leyenda. Currency. 9(14).99 99/99/9999 Long Pic x (4) 99/99/9999 Pic x (1) Str. N; S char. 1 = verdadero; 0 = falso
Instructivo Importar Facturas desde un archivo de texto 26 de Mayo de 2010

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42

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43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74

Factura Con Precios Sin IVA Reservar Mercanca Fecha de Retiro Cdigo Almacen NoDirDespachoAimprimir VueltoDelCobroDirecto PorcentajeDescuento1 PorcentajeDescuento2 MontoDescuento1 MontoDescuento2 PorcentajeAlicuota1 PorcentajeAlicuota2 PorcentajeAlicuota3 MontoIvaAlicuota1 MontoIvaAlicuota2 MontoIvaAlicuota3 MontoGravableAlicuota1 MontoGravableAlicuota2 MontoGravableAlicuota3 Fecha Factura Descripcin del Artculo Alcuota IVA Cantidad del Artculo Precio Sin IVA del Artculo Precio Con IVA del Artculo Porcentaje de descuento Total del Rengln Porcentaje Base Imponible Cdigo vendedor 1 Cdigo vendedor 2 Cdigo vendedor 3 Campo Extra En El Rengln Factura 1 (opcional) 75 Campo Extra En El Rengln Factura 2 (opcional) 76 Cdigo Artculo Inventario

Pic x (1) Str. N; S char. 1 = verdadero; 0 = falso Pic x (1) Str. N; S char. 99/99/9999 Pic x (5) Str. Integer Pic x (4) Currency. 9(14).99 Currency. 9(14).99 Currency. 9(14).99 Currency. 9(14).99 Currency. 9(14).99 Currency. 9(14).99 Currency. 9(14).99 Currency. 9(14).99 Currency. 9(14).99 Currency. 9(14).99 Currency. 9(14).99 Currency. 9(14).99 Currency. 9(14).99 Currency. 9(14).99 99/99/9999 Pic x (255) Str. * Colocar siglas segn indique la leyenda. Currency. 9(14).99 Currency. 9(14).99 Currency. 9(14).99 Currency. 9(14).99 Currency. 9(14).99 Currency. 9(14).99 Pic x (5) Str. Pic x (5) Str. Pic x (5) Str. Pic x (15) Str. Pic x (15) Str. Pic x (15) Str.

Ver caractersticas en la siguiente pgina...

Instructivo Importar Facturas desde un archivo de texto 26 de Mayo de 2010

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Indicaciones
Caractersticas generales para la importacin de los datos: La tabla para facturas posee un total de 60 campos ms 16 campos adicionales para el detalle de la factura, de los cuales solo 54 sern asignados por el usuario, el resto de los campos sern generados automticamente al momento de la importacin. Para todos aquellos campos de tipo String (alfanumricos) no es obligatorio la colocacin de un valor en caso de que estos campos no sean utilizados por la empresa, con excepcin de los campos Nmero de Factura y Cdigo del Cliente en cuales casos la importacin no se llevar a cabo de dejar en blanco estos campos. Para aquellos campos de tipo String que se desee dejar en blanco, se deber dejar un espacio con el Tabulador del teclado para indicar que el campo est vaco en caso de importacin desde archivos de tipo texto. Los caracteres admitidos para la importacin de aquellos campos de tipo String son los siguientes: A-Z, a-z, 0-9, @, ., , /,_, -, , , , , , , , , , , , de ser colocados otro tipo de caracteres estos sern eliminados al momento de la importacin lo cual podra daar su data. Para aquellos campos de tipo Bolean (verdaderos falsos) deber colocar las siglas N para valor False y S para valor True como es el caso para los campos: Factura Cancelada, Usar Direccin Fiscal, Editar Monto de l Cuota, Se Retuvo IVA, Factura Con Precios Sin IVA Para aquellos campos que contengan valores de tipo enumerativo (valores especficos que deben ser seleccionados de una lista de opciones) Se ha creado una leyenda con las siglas correspondientes a los valores que deber colocar en cada caso. Estas siglas debern ser colocadas exactamente como se muestran en la leyenda sin las comillas ya que el sistema considera como diferentes valores maysculas y minsculas, acentuaciones, etc. Los datos se colocan directamente en el archivo sin colocar los ttulos de los campos y en el mismo orden en que se describen los campos de la tabla, ya que estos sern tomados segn su orden de colocacin y no segn el campo en el que se encuentre. Ejemplo de colocacin de los campos:

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Instructivo Importar Facturas desde un archivo de texto 26 de Mayo de 2010

Datos de la factura:
Con Num Fec Codi Codi Obs Tota Tota Tota Tota Tota Porc Codi Codi sec ero 15/1 ha goCl goV erva lMo 4 EXP 0000 0000 Bs lBas Bs lRen Bs lIVA Bs lFac Bs enta Bs goN goN utiv 01 ient end cion ntoE eIm glon tura jeDe 1/20 0000 1 0.00 350, 350, 84,0 434, 0.00 ota1 ota2 oCo e edor es xent poni es 00.0 000. scu 05 0A 000. Nom 000. Inse Can Usar NoD Cam Mon Fec Fec fldTi ento Fact Talo For mpa o Con ble 00 00 haUl 0 meS 00 ura nari maD rtad cela Dire irDe bioA toDe haD dici bre N N S 0 Bs Bs 15/1 Cont JEF 15/1 N 0 0 nia aMa da ccio spa Boli one E Ope tima 1.00 lAbo 0.00 eVe 1/20 ado 1/20 tam Hist o eLaI nual nFis cho vare no nci rado Mod nici 05 sDe 05 p oric Num Tipo Num Num mie Tipo Usa Codi NumeroDes men Edit Num cal Aim s Pag r ifica a NumeroHas al Dias arM eroC DeTr eroP eroF nto DeV N Maq goM cion de ta Bs N 0000 prim 0 0 te o DeV ontr ansa 30.0 onto 0000 ir lanill actu enta uina aqui enci Cuot 001 ol ccio aEx raAf Fisc naR 0 Fec Fec SeR Con Gen Fec mie Num a n Fact port ecta al CodigoL egis haA eroC haC etuv uraC secu eraC haD ote 15/1 0 15/1 N N 1 N 15/1 nto1 acio da trad plica omp omp oIVA onPr tivo obro eEnt 1/20 1/20 1/20 ora aCu n cion ecio Caja Dire rega 05 roba roba 05 05 ota Datos del detalle RetI nteR nteR de la factura: sSin cto ConsecutivoC ConsecutivoRenglon Articulo VA etIV etIV NumeroFactura Iva ompania A A 4 EXP01 1 000005 Descripcion AlicuotaIVA TORNO ESPECIAL PARA ESMERILADO FINO EN 3 JOYERIA PrecioConIVA PorcentajeDescuento TotalRenglon Bs 434,000.00 Bs 0.00 Bs 350,000.00 TipoDeDocumento 0 CampoExtraEnRenglonFactura1 Mon eda BOL IVA RES Porc Nive Codi Stat Tipo lDeP goAl usF 0 DeD 0 UNI 0 reci CO mac actu ocu o en ra men Num Mon Mon For to enta maD Bs ero Bs toDe Bs toUlt Bs 0 jeDe 0.00 DeC 1.00 Las 0.00 ima 0.00 ePa LaIn uota Cuot Cuot go NumeroCon MontoIvaRete icial s as a trolHasta nido Bs 0.00

Cantidad PrecioSinIVA Bs 1.00 Bs 350,000.00 PorcentajeBaseImponible Bs 100.00

CampoExtraEnRenglonFactura2

Usted deber colocar en el archivo de importacin lo siguiente: EXP01 15/11/2005 000000000A 00001 0 350000 84000 434000 0 BOLIVARES PR1 UNICO S 0 1 0 15/11/2005 Contado TN1 0 0 CON 30 N 00000000001 REG 15/11/2005 0 15/11/2005 N N 000005 ESPECIAL PARA ESMERILADO FINO EN JOYERIA ALA 1 434000 350000 100 Leyenda para uso de enumerativos: Moneda: "ML": Smbolo para Moneda Local utilizada por la compaa actual. (especialmente utilizado cuando la moneda local es extranjera) "DS": Smbolo para "DOLARES" "BS": Smbolo para "BOLIVARES" 350000 EMI FAC MON 0 VEI TORNO 350000

N 1 0

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Nivel de Precio: " PR1": Smbolo para Nivel de precio 1 " PR2": Smbolo para Nivel de precio 2 " PR3": Smbolo para Nivel de precio 3 " PR4": Smbolo para Nivel de precio 4 Status de la Factura: "EMI": Smbolo para Facturas EMITIDAS "ANU": Smbolo para Facturas ANULADAS "BOR ": Smbolo para Facturas BORRADORES Tipo de Documento: " FAC ": Smbolo para FACTURAS " N/C ": Smbolo para NOTA DE CRDITO " N/D ": Smbolo para NOTA DE DBITO " R/D ": Smbolo para RESUMEN DIARIO DE VENTAS Talonario: " TN1 ": Smbolo para TALONARIO 1 " TN2 ": Smbolo para TALONARIO 2

Forma De La Inicial: " MON ": Smbolo para inicial POR MONTO " ANU": Smbolo para inicial POR PORCENTAJE Forma De Pago: " EFE ": Smbolo para pagos con EFECTIVO " TAR ": Smbolo para pagos con TARJETA " CHE ": Smbolo para pagos con CHEQUE Tipo De Transaccin de Libros Fiscales: " REG ": Smbolo para REGISTRO " COM ": Smbolo para COMPLEMENTO " ANL ": Smbolo para ANULACIN " AJU": Smbolo para AJUSTE Tipo De Venta: " VEI ": Smbolo para venta INTERNA " VEP ": Smbolo para venta EXPORTACIN " SDC ": Smbolo para venta SIN DERECHO A CREDITO FISCAL " VEC ": Smbolo para venta A CONTRIBUYENTE " VNC ": Smbolo para venta A NO CONTRIBUYENTE Alcuota IVA : " ETO": Smbolo para alcuota EXENTA " ALG ": Smbolo para alcuota GENERAL
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" ALR ": Smbolo para alcuota ALCUOTA 2 ALCUOTA REDUCIDA " ALA": Smbolo para alcuota ALCUOTA 3 ALCUOTA ADICIONAL

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