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CAPITULO II: PLANIFICACIN

2. VENTAJAS DE LA PLANIFICACIN
Una empresa, como la hemos definido anteriormente, es una unidad econmica que tiene objetivos concretos los que, fundamentalmente, son la produccin de bienes y servicios que la comunidad necesita. Con el fin de conseguir estos objetivos, la empresa debe planificar. Sin la planificacin, la conducta de la organizacin se transforma en algo casual y las decisiones carecen de sentido. Sin objetivos y, por lo tanto, sin planes concretos que indiquen lo que se debe hacer, la direccin de esa empresa se convierte en un caos. Aun si fijamos un objetivo, pero no nos preocupamos de establecer los pasos para llegar a l, nunca lo alcanzaremos. Especficamente, podemos sealar tres ventajas importantes de la planificacin: 1) permite el estudio y anlisis del futuro con relacin a nuestra actividad; 2) facilita la direccin de la empresa, y 3) facilita el control. a) Estudio y anlisis del futuro. Cuando nos fijamos un determinado objetivo que debemos cumplir en el futuro, el hecho de planificar las actividades para alcanzarlo, implica desmenuzar ese objetivo general en un sinnmero de actividades que debern tener una coordinacin cronolgica. Debemos, en seguida, estudiar la posibilidad de alcanzar cada una de esas etapas, de acuerdo con nuestro pronstico del futuro, es decir, de acuerdo con nuestras expectativas de cmo se desarrollarn las cosas en el futuro. Esta actividad de planificacin representa de inmediato una serie de ventajas. Primero, nos obliga a definir bien nuestro objetivo; segundo, nos obliga a determinar los diferentes pasos que deben darse para alcanzarlo. Es posible que, sobre la base del anlisis realizado, deban modificarse los objetivos, lo que nos permite, en forma adelantada, corregir errores en el papel y no en la accin real. Una tercera ventaja, es que nos obliga a escrutar el futuro, a informarnos de diferentes aspectos del maana, con el fin de adecuar nuestro plan de accin a lo que creemos que ser la realidad. Nuevamente, en esta etapa es posible, y generalmente ocurre, que tengamos que modificar no slo el objetivo, sino tambin el tiempo estimado para cada etapa y las secuencias de las mismas. La ventaja, desde luego, es que estamos nuevamente corrigiendo los planes en el papel en forma adelantada, evitndonos as las correcciones del trabajo real mismo, cuando se presente el problema. Supongamos que usted quiere levantar un pequeo galpn en el patio de su casa. Ese es su objetivo. Si usted decide planificar esta actividad, comenzar dividiendo el objetivo en sub objetivos o tareas parciales que deben cumplirse. Por ejemplo, usted puede confeccionar la siguiente lista: Preparar el terreno. Comprar maderas, clavos y otros materiales. Hacer el plano. Cavar los hoyos para la base. Cortar las tablas y postes.

Levantar la armazn. Clavar las tablas. Poner el techo.

Cada una de estas actividades representa un objetivo parcial. Todas ellas se encuentran interconectadas y, si cumplimos cada una de estas tareas, habremos alcanzado el objetivo final: construir el galpn. El detallarlas nos lleva a tener un mejor conocimiento de nuestras posibilidades de lograr el objetivo. Si usted las ordena en forma cronolgica, el paso siguiente ser determinar cunto tiempo demorar cada etapa y, si es posible, con el fin de acortar el tiempo total de construccin, realizar algunas etapas en paralelo. Por ejemplo, mientras usted logra obtener el plano (hecho con la ayuda de un constructor), puede encargar a sus hijos que le vayan emparejando el terreno. Actividades similares pueden seguir desarrollndose mientras usted compra los materiales. En cuanto al futuro, usted ha determinado que este galpn debe estar listo a comienzos de junio (y estamos en marzo). Tenemos, entonces, la fecha final: 15 de junio. Calcule hacia atrs la duracin de cada actividad: poner el techo: 1 fin de semana; clavar las tablas: 1 fin de semana; levantar la armazn: 2 fines de semana; cortar las tablas y los postes: 2 fines de semana; cavar los hoyos: 1 fin de semana; preparar el terreno: 3 fines de semana; comprar los materiales: 2 fines de semana (considerando el transporte) y hacer el plano: 2 fines de semana. Usted puede hacer un grfico que le indique el orden y la duracin de cada etapa.

Esto significa que, para llegar a cumplir con el objetivo el 15 de junio, usted debera partir el 6 de abril (y estamos a 15 de marzo). Sin embargo, todo esto es algo ideal y muchas cosas pueden suceder que usted desconoce. Pero hay cosas que usted conoce. Sabe que deber ocupar un fin de semana en la Asamblea de su Club Deportivo (que se hace en esas fechas cada ao); eventualmente podra ser que en junio dispondra de ms tiempo para trabajar, porque en ese mes se celebra el aniversario de la empresa y podra disponer de algn da libre. Estos hechos pueden ser predichos e incorporados en alguna forma en la planificacin del trabajo. Existen otros, como las lluvias, que simplemente no pueden prever y, por lo tanto, no puede tomar medidas anticipadas, salvo agregar al tiempo total del trabajo, un par de fines de semana como margen de seguridad por contratiempos impredecibles. Debemos convenir en que esta planificacin le ha permitido observar tantos detalles en la accin misma, que usted tiene ahora una visin y una comprensin ms clara de la tarea que va a emprender v de la posibilidad de xito. Ha considerado todos los posibles factores que ese futuro incierto le puede deparar y en gran medida se ha puesto a cubierto de ellos. Su posibilidad de llegar a tener el galpn el 15 de junio es mucho mayor que si usted no hace nada v comienza en forma desordenada su tarea.

b) Facilita la direccin. Podemos observar que el hecho de haber subdividido el trabajo en etapas nos permite coordinar mejor las actividades. As, estamos en condiciones de asignar las tareas a diferentes unidades administrativas, y los plazos en que se espera que ellas se encuentren cumplidas. En el caso de nuestro ejemplo, podemos entregar el trabajo de preparar el terreno a nuestro hijo y quiz pidamos a nuestro cuado que nos ayude en la adquisicin de materiales. Entonces nosotros, como administradores de esta pequea empresa (cuyo nico objetivo es construir el galpn), estamos en condiciones de supervisar, motivar y conducir el esfuerzo del hijo y del cuado, de acuerdo a las tareas especficas que les hemos asignado. En una organizacin mayor, el entregar sub -objetivos a las diversas unidades administrativas y la especificacin de las fechas en que deben alcanzarlos, nos permite dirigir y coordinas las actividades en forma bastante objetiva. Debemos comprender que en una empresa estos subobjetivos o la mayora de ellos, son desarrollados en forma simultnea. La planificacin pasa a ser entonces el instrumento que nos entrega una visin integrada de las diferentes actividades. Sin embargo, la planificacin no slo sirve como instrumento de direccin para el ejecutivo, sino que tambin entrega a los miembros de cada unidad administrativa la visin general del trabajo y les hace comprender el papel que ellos juegan en la obtencin de los objetivos. Sin duda que un elemento motivante es el conocimiento de la tarea general y la participacin que tienen en el desarrollo de ella. La comprensin de qu, por qu y para qu se est haciendo una cosa, es un elemento importante para comprometer a una persona con su tarea. La motivacin para cumplir con el trabajo de cepillar ms piezas de madera, ser mayor si se nos dice que esas piezas sern usadas posteriormente para fabricar un juego de comedor que ser exhibido en la FISA como una muestra del tipo de trabajo que se realiza en nuestra fbrica de muebles. En cambio, si estamos simplemente cepillando tablas todo el da sin saber para qu, es posible que la rutina de este trabajo nos lleve a cumplirlo mal. An ms, el conocimiento del objetivo final y de la parte que en l juega nuestra tarea, puede llevarnos a desarrollar nuestra imaginacin y a proponer algunos cambios que, a veces, difcilmente seran desarrollados por alguien que no realizara el trabajo mismo. En general, el conocimiento de para qu estamos trabajando puede lograr que nos fijemos como objetivo el objetivo final de la empresa (por ej: l juego de comedor) y no nuestro objetivo (cepillar piezas de madera). c) Facilita el control. La planificacin, como hemos visto, entrega a cada unidad administrativa el objetivo que debe cumplir. Normalmente; estos objetivos son cuantificables y, por lo tanto, permiten el control, es decir, la evaluacin de la tarea realizada. La planificacin nos permite, entonces, comparar lo que se haba proyectado (el objetivo) con lo que se hizo (el resultado) y fijar las responsabilidades cuando ambas cifras no concuerden. En nuestro ejemplo del galpn, el grfico que hicimos y que representa las etapas del trabajo, de acuerdo a cmo lo hemos planificado, es tambin una herramienta de control y nos permite ver no slo si cumplimos con el objetivo (tener levantado el galpn el 15 de junio) sino, y lo que es de gran importancia, ir viendo el desarrollo de las etapas y comparando nuestra actividad con los planes que nos habamos trazado. As, la planificacin no slo nos permite observar en forma anticipada el desarrollo de nuestros objetivos, sino que tambin nos ayuda en la direccin del esfuerzo humano para alcanzar ese objetivo y, finalmente, nos da la posibilidad de ir controlando a la vez el cumplimiento del objetivo final y el de los objetivos parciales, permitiendo siempre adelantar medidas y solucionar hoy problemas que se presentarn maana.