Maestría en Administración Tecnología de

la Información

GUÌA DE EJERCICIOS DEL CURSO

Administración de Proyectos Informáticos

Prof:
Oscar Araya Fernández, MBA, PMP

II Trimestre 2007
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TABLA DE CONTENIDO

DESARROLLO PROYECTO FINAL

1. Entregable No. 01 Descripción propuesta Proyecto Final 04

2. Entregable No. 02 Project Charter 04

3. Entregable No. 03 Documento Preliminar de Alcance 04

4. Entregable No. 04 Lista de Stakeholders 05

5. Entregable No. 05 Documento de Alcance del Proyecto 05

6. Entregable No. 06 WBS del Proyecto 05

7. Entregable No. 07 Plan Estratégico 05

CASOS Y EJERCICIOS
1. Caso No. 01 Ordenamiento licencias de software 06

2. Ejercicio No. 01 Planificación preliminar 06

3. Ejercicio No. 02 Plan de Gestión del Tiempo 06

4. Ejercicio No. 03 Lista de Actividades 07

5. Ejercicio No. 04 Recursos Requeridos 07

6. Ejercicio No. 05 Elaboración del Cronograma y presupuesto 07

7. Ejercicio No. 06 Disminución de tiempos 07

8. Ejercicio No. 07 Esquema para adopción de la AP 08

9. Ejercicio No. 08 Plan de Gestión de la Calidad 08

10. Ejercicio No. 09 Competencias del Director de Proyectos 08

11. Ejercicio No. 10 Planificación de las Comunicaciones 09

12. Ejercicio No. 11 Definición de Riesgos 09

13. Ejercicio No. 12 Plan Estratégico 09

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ANEXOS (Templates) 10

Anexo N. 01 Lista de Stakeholders 11

Anexo N. 02 Hoja de Recursos Requeridos 12

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DESARROLLO PROYECTO FINAL

1. Entregable No. 01 Descripción propuesta de proyecto final

Con el objetivo de ir conceptualizando el proyecto final, prepare una descripción
general de una situación preferiblemente ligada a su trabajo, que pueda ser objeto
de mejora mediante algún esfuerzo sistemático y coordinado y que se transforme
en un proyecto.
Este primer entregable será únicamente la descripción general de la situación a
mejorar. Por efectos prácticos y debido a la corta duración del curso, considere una
situación no muy extensa, ni compleja; el fin primordial del proyecto será
desarrollar de forma práctica cada una de las herramientas de planificación que se
analizarán en el curso.
Complete la descripción con algunos datos cuantitativos o cualitativos que
refuercen la necesidad de realizar el esfuerzo de mejora. Asimismo, designe un
patrocinador real dentro de la organización de la iniciativa.
El documento debe de ser máximo de dos páginas. Trabajen en grupos de 2
personas.

2. Entregable No. 02 Project Charter

Desarrolle el Project Charter de la propuesta del proyecto, el documento deberá de
hacer referencia al menos a los siguientes ítems:
 Nombre del proyecto
 Fecha
 Patrocinador
 Áreas de negocio relacionadas
 Objetivos estratégicos relacionados
 Descripción de la situación actual
 Descripción del proyecto
 Factores críticos de éxito
 Supuestos
 Restricciones
 Riesgos iniciales
 Presupuesto
 Fecha de inicio
 Director del Proyecto (Nombre-firma)
 Aprobado por (Nombre-firma)

3. Entregable No. 03 Documento Preliminar de Alcance

Desarrolle el documento preliminar de Alcance de su proyecto, el documento
deberá de hacer referencia al menos a los siguientes ítems:
 Objetivos del proyecto y producto.
 Requisitos y características.
 Criterios de aceptación.
 Límites del proyecto.
 Principales entregables.
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 Restricciones del proyecto.
 Supuestos del proyecto.
 Organización inicial.
 Riesgos iniciales.
 WBS inicial
 Estimación de costos.

4. Entregable No. 04 Lista de Stakeholders

Defina la lista de stakeholders de su proyecto. Utilice el formato establecido en el
anexo No. 1 de este documento.

5. Entregable No. 05 Documento de Alcance de Proyecto

Desarrolle el documento de Alcance de su proyecto, el documento deberá de hacer
referencia al menos a los siguientes ítems:
 Objetivos del proyecto: criterios medibles de éxito
 Descripción del alcance del producto: características del producto
 Requisitos del proyecto: condiciones o capacidades a cumplir
 Límites del proyecto.
 Productos entregables del proyecto.
 Criterios de aceptación del producto.
 Restricciones del proyecto.
 Supuestos del proyecto.
 Riesgos
 Hitos del cronograma.
 Limitación de fondos.
 Estimación del costo.
 Requisitos de aprobación.

6. Entregable No. 06 WBS del Proyecto

Con base en el documento de alcance desarrollado en el punto anterior, desarrolle
ahora el WBS de su proyecto. Recuerde que el WBS definirá el alcance total del
proyecto, desde la perspectiva de entregables.

7. Entregable No. 07 Plan Estratégico

Elaborar un plan estratégico no es una actividad exclusiva de las organizaciones, en
sentido estricto cada individuo debería planificar su vida, fijarse metas, objetivos y
establecer las actividades necesarias para obtener dichas metas.
Con base en la materia vista en clase, desarrolle un plan estratégico de su vida con
un alcance de 5 años. Al menos realice las siguientes actividades:
 Defina la visión a futuro para su vida en un plazo de 5 años.
 Desarrolle un análisis somero de sus principales FODA´s
 Defina las iniciativas requeridas que le permitan alcanzar la visión propuesta.
 Establezca el portafolio de proyectos a desarrollar.

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 Prioriza y ubique en el tiempo el desarrollo del portafolio de proyectos, para ello
considere los recursos necesarios y disponibles.

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CASOS Y EJERCICIOS

1. Caso No. 01 Ordenamiento licencias de software.

La Mutual Casa Propia, organización financiera de tamaño medio, posicionada como
una de las principales del mercado costarricense y con presencia a nivel nacional,
se ha propuesto como objetivo operativo para este año, ordenar todo el tema
relacionado con las de licencias de software, pues como parte de la última auditoria
realizada por la SUGEF esta fue una falta anotada.
La situación actual es que no se conoce a ciencia cierta la cantidad de licencias
disponibles, ni necesarias para la operación de la mutual, tampoco se sabe los
distintos tipos de software requeridos. Cada persona de acuerdo con sus
necesidades y sus contactos se ha hecho del software “necesario”.
A lo largo del territorio nacional tienen repartidas sus 40 sucursales, 25 en el Gran
Área Metropollitana (GAM) y las restantes 15 por todo el territorio nacional. Los
extremos más alejados son hacia el sur en Ciudad Neilly y hacia el norte en La Cruz,
a lo largo del litoral pacífico tiene oficinas en Liberia, Puntarenas, Jacó, Quepos, en
el litoral atlántico en Limón centro, las restantes distribuidas por el resto del
territorio nacional, pero fuera de la GAM. En promedio las oficinas están
conformadas por 8 personas. En el edificio central, además de una agencia típica,
se encuentran las oficinas corporativas con un total de 44 personas.
Por ser la primera vez que se analizó este tema, la SUGEF les ha dado un plazo
improrrogable de 6 meses para poner en orden todo este tema. La Gerencia
General con el fin de asegurarse el cumplir efectivamente con esta iniciativa, ha
definido que sea administrada como un proyecto, de más esta mencionar que si no
lo cumple recibirá una sanción por parte de la SUGEF.
Al día de hoy la mutual cuenta con una plataforma basada en servidores y
estaciones de trabajo; actualmente tiene instaladas un poco más de 300 estaciones
de trabajo pegadas a distintos servidores (alrededor de 15) aplicacionales de
producción, desarrollo y servicios diversos.

Algunos supuestos son:

 La disponibilidad de recursos internos es de un máximo de 50%, a excepción del
director de proyectos que si está en capacidad de dedicarse al 100%.
 Cada recurso que se contrate externamente tendrá un sobre costo del 25%, en
comparación del recurso interno.

Especifique cualquier otro supuesto que crea conveniente para la resolución del
caso.

2. Ejercicio No. 01 Planificación preliminar.

Con base en lo descrito en el caso “Ordenamiento licencias de software” prepare
los siguientes entregables:
 Project Charter
 Documento Preliminar de Requerimientos
 WBS

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Defina y especifique los supuestos que estime convenientes para la solución del
caso.

3. Ejercicio No. 02 Plan de Gestión del Tiempo.

Para el caso “Ordenamiento licencias de software”, descrito anteriormente,
desarrolle el Plan de Gestión del Tiempo. Considere todos aquellos aspectos de
gestión del tema que crea conveniente incluir y esté preparado para defender su
inclusión, con base en su importancia para una gestión eficiente de tema del tiempo
en los proyectos.

4. Ejercicio No. 03 Lista de Actividades.

Para el caso “Ordenamiento licencias de software”, descrito anteriormente, y con
base en el WBS que desarrolló en el Ejercicio No. 01, derive la lista de actividades
que deben de ser desarrolladas para completar totalmente la propuesta del
proyecto definida. Para cada una de las actividades detalladas establézcale los
atributos que considere necesarios (identificador, descripción del alcance de la
actividad, restricciones, actividades precedentes, etc.)
Debe de ser lo más exhaustivo posible, si producto del mayor análisis determina
situaciones no consideradas en alguno de los entregables anteriores (Project
Charter, Alcance Preliminar, WBS) actualícelo de la forma debida.
Una vez realizada la lista verifique en cuales de las actividades definidas debe de
establecerse alguna relación de precedencia, sea esta mandatoria, discrecional,
externa. Ajuste la secuencia de las actividades a las relaciones definidas.
Defina un formato adecuado para presentar la lista de las actividades.

5. Ejercicio No. 04 Recursos requeridos.

Para el caso “Ordenamiento licencias de software”, descrito anteriormente, y con
base en la lista de actividades que desarrolló en el Ejercicio No. 03, determine
cuáles son los recursos (personas, equipos, materiales), qué cantidad de cada
recurso se requieren para cumplir con los entregables definidos para el proyecto y
un costo aproximado de cada uno de los recursos.
Debe de ser lo más exhaustivo posible, si producto del mayor análisis determina
situaciones no consideradas en alguno de los entregables anteriores (Project
Charter, Alcance Preliminar, WBS, lista de actividades) actualícelo de la forma
debida.
Utilice como formato el esquema presentado en el anexo 2 de esta guía

6. Ejercicio No. 05 Elaboración del Cronograma y presupuesto.

Para el caso “Ordenamiento licencias de software”, descrito anteriormente, y con
base en la secuencia de entregables que ha venido elaborando, desarrolle el
cronograma detallado del caso. Lógicamente previo a la elaboración del cronograma
específico debe de desarrollar un esfuerzo de estimación de la duración de las
actividades, también basada en entregables previamente elaborados.
Debe de ser lo más exhaustivo posible, si producto del mayor análisis determina
situaciones no consideradas en alguno de los entregables anteriores (Project
Charter, Alcance Preliminar, WBS, lista de actividades, recursos requeridos, etc.)
actualícelo de la forma debida.

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Para la representación de su cronograma utilice la herramienta MS-Project, incluya
para cada actividad los recursos requeridos y sus costos.
Una vez digitado el cronograma completo, con base en los reportes del MS Project
genere un reporte detallado del presupuesto del proyecto.

7. Ejercicio No. 06 Disminución de tiempos.

Precisamente el día de hoy el Plan del Proyecto para el “Ordenamiento de
Licencias” se ha presentado a la Gerencia General y bajo las condiciones actuales
fue recibido con agrado y la disposición total para apoyar dicha iniciativa. Sin
embargo, justo antes de finalizar la reunión la secretaria de la Gerente General
interrumpe la sala de reuniones con una nota proveniente de la SUGEF con el sello
de “URGENTE”. La SUGEF ha adelantado su visita de verificación de corrección de
inconsistencias detectadas en 4 semanas.
De inmediato la Gerente General volvió la mirada hacia el director del proyecto y le
indicó “Pues bien, tenemos que ver como rebajamos ese calendario en 4 semanas”.
Elabore una nueva propuesta de cronograma que contemple la solicitud de la
Gerencia General y esté preparado para presentarlo nuevamente a la Gerente
detallando las actividades afectadas y la forma en qué fueron afectadas, así como
un detalle comparativo de los costos anteriores y los nuevos costos.

8. Ejercicio No. 07 Esquema para adopción de la AP

La lectura “Project Success: A Cultural Framework” (*), de Korin Kendra y Laura Taplin, Project
Management Journal, Abril 2004, presenta los resultados de un estudio cualitativo sobre la
adopción de prácticas de Administración de Proyectos en la división de Tecnologías de
Información de 8 grandes empresas norteamericanas. Con base en el estudio se deriva un
marco conceptual-cultural que estas empresas han adoptado y les ha permitido desarrollar una
gestión exitosa de sus proyectos.
Tomando como base la gestión de proyectos en su lugar de trabajo desarrollo lo siguiente:
1. Analice la situación actual y descríbala,caracterícela.
2. Con base en la lectura determine las características principales del esquema
definido.
3. Desarrolle un análisis y determine las diferencias entre la situación actual y la
propuesta por la lectura.
4. Desarrolle un plan de acción detallado para llevar la organización a la aplicación del
esquema propuesto.

(*)Revista Project Management Journal, Abril 2004 “Projects Success: A Cultural

Framework”, by Korin Kendra y Laura Taplin, págs: 30-45. El artículo está contenido
en el material del curso.

9. Ejercicio No. 08 Plan de Gestión de la Calidad.

Tomando como base la definición del proceso de 8.1 Planificación de la Calidad, descrito en la
lección y que dice:

“Implica identificar qué normas de calidad son relevantes para el proyecto y determinar
cómo satisfacerlas”,

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así como también el esquema de Plan de Gestión de Calidad descrito en la misma
presentación y que mencionaba:

Plan de Gestión de la Calidad: describe cómo implementará el equipo de dirección del

proyecto la política de calidad de la organización ejecutante.

a) Detalle los elementos de calidad que consideraría para el aseguramiento de la calidad

del proceso del proyecto del Ordenamiento de Licencias. Especifíquelo en formato de lista
de chequeo. Proponga algún(os) elemento(s) que aseguren cumplir con el principio de
calidad de mejora continua, en lo que se refiere a la gestión del proyecto.
b) Detalle los elementos de calidad que consideraría para el aseguramiento de la calidad del
producto final de un proyecto de desarrollo de software.

10. Ejercicio No. 09 Competencias del Director de Proyecto.

Tomando como base la definición de competencias, descrita en la lección y que especificaba:

Competencias: habilidades y capacidades necesarias para completar las actividades

del proyecto o ejercer un rol.

Describa cuáles deberían ser las competencias ideales para el puesto de Administrador de
Proyectos.

11. Ejercicio No. 10 Planificación de las Comunicaciones.

Tomando como base la definición de elementos del Plan de Gestión de la Comunicaciones,
vista en la presentación de la lección y que fue tomada del PMBOK, punto 10.1.3.1 Plan de
Gestión de las Comunicaciones: Salidas, diseñe inicialmente un formato de plantilla que le
ayude en la elaboración de plan.
Luego, para el proyecto que está desarrollando y tomado como base la lista de stakeholders
elaborada en una tarea anterior, determine para cada uno que le corresponda:

Requisitos de información
Detalle de los datos a comunicar
Formato del reporte
Persona responsable de comunicar
Medio tecnológico o método de transmisión del reporte
Frecuencia

12. Ejercicio No. 11 Definición de Riesgos.

De acuerdo con la descripción de las siguientes situaciones y utilizando el formato del
metalenguaje visto en clase defina los respectivos riesgos:

a) El proyecto está por comenzar, los programadores asignados no tienen experiencia en la

herramienta de desarrollo.
b) A la fecha el proyecto venía desarrollándose de acuerdo con el plan, el día de hoy la
Gerencia ha difundido la siguiente directriz “con el fin de cumplir el plan financiero del año en lo

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que a inversiones y gastos se refiere el presupuesto del proyecto ha sido disminuido en un
10%”.
c) El TLC con EE.UU. que abrirá dicho mercado para las empresas costarricenses productoras
de software, fue aprobado el día de ayer.
d) Defina 2 riesgos del proyecto que está desarrollando y complete totalmente la plantilla de
riesgos.

13. Ejercicio No. 12 Plan Estratégico.

Con base en la materia vista en clase, desarrolle las siguientes actividades:

 Defina la visión a futuro para la organización en la cual labora.
 Desarrolle un análisis somero de las principales FODA´s
 Defina las iniciativas requeridas que permitan alcanzar la visión propuesta.
 Establezca el portafolio de proyectos a desarrollar.
 Prioriza y ubique en el tiempo el desarrollo del portafolio de proyectos, para ello considere
los recursos disponibles en la organización.

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Anexos

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ANEXO 01

Stakeholder Analysis Template

Project Name:
Prepared by:
Date:
Project Specific Best Source Planned Timing
Stakeholder Information of Method of Considerations
Needs Information Delivery
Project Manager

Customer #1

Customer #2

Customer #3

Performing
Organization

Project Team
Members

Sponsor

Senior Executive

Other Internal
Stakeholders

Other External
Stakeholders

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ANEXO 02

Hoja de Recursos Requeridos

Project Name:
Prepared by:
Date:

Actividad Tipo de recurso requerido Cantidad Costo aproximado Implica

contratación

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Additional Notes or Comments:

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