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Manual de Gestin Ambiental para pequeas y medianas empresas.

Centro Nacional de Produccin ms Limpia

Manual de Gestin Ambiental para pequeas y medianas empresas

Manual de Gestin Ambiental para pequeas y medianas empresas. Centro Nacional de Produccin ms Limpia
1. MANUAL DE GESTIN AMBIENTAL.
1.1 Definicin. En general un manual de gestin es una herramienta administrativa que permite a una empresa normalizar las operaciones, con el propsito de sistematizar las funciones, generando como consecuencia la estabilidad y solidez de la empresa. Para el caso de un sistema de gestin ambiental, se pretende establecer los lineamientos que ejecuta una empresa con el propsito de controlar su gestin ambiental y demostrar a terceros el desempeo en este campo de accin especfico. La documentacin del Manual Ambiental, si bien no es un requisito indispensable para una organizacin, no cabe duda que ser un beneficio importante cuando se trate de demostrar a partes interesadas (Gobierno, vecinos, inversionistas), el grado de responsabilidad y control que mantiene en todas las actividades de la empresa, en procura de reducir y mitigar el impacto ambiental que pueda provocar. Esto genera confianza en todas las partes interesadas y tranquilidad a la empresa para que siga aplicando esfuerzos y recursos a la mejora de la productividad, reduciendo las posibilidades de que ocurran emergencias que pueden perjudicar su imagen y posibles sanciones del Gobierno. 1.2 Propsito de este Manual. Este documento pretende aportar a las empresas medianas y pequeas las directrices para establecer un sistema de gestin ambiental con base en los requisitos de la Normas ISO 14001, y establecer el Manual Ambiental que documente los procesos que se ejecutan para la prevencin de la contaminacin. Las secciones siguientes, a partir de la nmero 2 y hasta la 18, proporcionan informacin de cada uno de los requisitos establecidos en la Norma Internacional. Incluye comentarios para la interpretacin de los requisitos en cuestin y proporciona informacin para que un empresario, que desee desarrollar e implementar un sistema de gestin ambiental, pueda iniciar las prcticas respectivas. La seccin 19 aporta el proceso para el desarrollo de auditoras internas al sistema de gestin ambiental. Con esta seccin se pretende guiar al empresario en las medidas que debe tomar para desarrollar auditoras internas y sobre la documentacin que debe generarse a partir de ella. Los anexos del 1 al 4 incluyen ejemplos concretos de la
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documentacin bsica que debe levantarse con el propsito de cumplir con los requisitos de la Norma ISO 14001. En el anexo 1 se muestran tres ejemplos de Poltica Ambiental que servirn para establecer la declaracin de Poltica ambiental de la empresa; en el anexo 2 presenta una muestra de un Manual Ambiental que cumple con el requisito 4.4.4 de la Norma; en el anexo 3 se incluyen ejemplos especficos de los procedimientos mencionados anteriormente; y en el anexo 4, se brindan ejemplos generales de los formatos que se mencionan en cada uno de los procedimientos. 1.3 Cmo elaborar su propio Manual Ambiental? En primer lugar es recomendable que haga un repaso de la Norma ISO 14001 y de los requisitos que se establecen en ella. Este Manual es un medio para profundizar en la Norma. Posteriormente, es necesario realizar una auditora ambiental. La auditora debe aportar informacin sobre el estado de la empresa con respecto a: cumplimiento de los requisitos solicitados en la Norma internacional; cumplimiento de los requisitos legales que aplican a sus actividades, productos y servicios; estado de control del impacto ambiental; cantidad y ubicacin de los procesos de mayor impacto ambiental; grado de identificacin del personal con las prcticas ambientales y el nivel de documentacin de las prcticas ambientales. La informacin anterior deja en claro cul es la brecha de partida de la situacin de la empresa con respecto a las prcticas ambientales establecidas por el Ministerio de Salud, por lo que le permite visualizar el volumen de trabajo que puede esperarle. La claridad que posee de su situacin puede asegurarle el desarrollo de su Manual de gestin ambiental conforme avanza en el desarrollo e implementacin del sistema de gestin. 1.4 Qu no es este Manual de Gestin? Finalmente, queda mencionar que ste no es un texto que pueda ser aplicado de manera puntual en todas las empresas. La documentacin presentada son muestras, es necesario que se adapte a la realidad particular de cada empresa y eso slo lo puede hacer una persona que est inmersa en la organizacin y conozca su cultura. Los recursos que puedan aplicarse, la estructura organizacional, la cantidad de procesos productivos y de servicio, el nivel acadmico del personal; sern elementos que al final determinen cmo se establecer el sistema de gestin ambiental y su Manual.

2. MANUAL DE GESTIN AMBIENTAL.


2.1 Documentacin en un sistema de gestin ambiental. La empresa debe mantener un sistema de gestin ambiental documentado para asegurar que todas las actividades y servicios que desarrolla, cumplan los requisitos especificados por la legislacin y sean realizados tomando en cuenta el factor ambiental. Regularmente la documentacin de un sistema de gestin ambiental est dividida en cuatro niveles jerrquicos, que son utilizados y mantenidos para satisfacer los requerimientos de la norma. Podran incluirse niveles adicionales como la Poltica Ambiental como cabeza de la documentacin o bien la inclusin de otro tipo de documentos como tablas, normas tcnicas, entre otros. Los niveles de documentacin sugeridas son: Nivel 1: Manual Ambiental. El manual ambiental describe la poltica ambiental, la estructura general de la compaa y los mtodos para mantener el sistema de gestin ambiental. Adems hace referencia a los procedimientos utilizados para cumplir con la poltica definida. Nivel 2: Procedimientos del sistema. Son documentados donde se especifica la manera de realizar las actividades, definiendo quin lo hace, cundo y qu documentacin se utiliza para verificar que las mismas se ejecutan conforme a la poltica ambiental. Nivel 3: Instructivos de trabajo. Los instructivos de trabajo se establecen para indicar, en forma detallada, cmo debe de realizarse una actividad especfica, especialmente en los casos donde la ausencia de dichas instrucciones afecte adversamente la calidad del ambiente. Nivel 4: Registros y formatos. En la empresa se utilizan registros con el fin de proporcionar evidencia de que las actividades se realizan en conformidad con lo especificado en los procedimientos, instructivos y poltica ambiental. En la Norma ISO 14001, debe entenderse como procedimiento documentado, un procedimiento que, adems de estar escrito, ha sido validado por el personal que lo utilizar, revisado y aprobado por personal competente. 2.2 Requisitos 4.4.4 de la Norma ISO 14001.

La documentacin del sistema de gestin ambiental debe incluir: a) la poltica, objetivos y metas ambientales; b) la descripcin del alcance del sistema de gestin ambiental; c) la descripcin de los elementos principales del sistema de gestin ambiental y su interaccin, as como la referencia a los documentos relacionados; d) los documentos, incluyendo los registros requeridos por esta Norma Internacional; y e) los documentos, incluyendo los registros determinados por la organizacin como necesarios para asegurar la eficacia de la planificacin, operacin y control de procesos relacionados con sus aspectos ambientales significativos. Obsrvese que en esta seccin de la Norma se intenta integrar los elementos esenciales del sistema de gestin. La Poltica y los objetivos determinan el camino que tomar la organizacin. El alcance el lmite en el cual se aplicar el sistema. El propsito de la documentacin es proporcionar la informacin necesaria para los empleados y otras partes interesadas, cuando as lo requieran. Los documentos pueden estar en cualquier medio (papel, electrnico, fotos, carteles) que sea til, legible, de fcil comprensin y accesible a quienes necesitan la informacin. Al referirse a los elementos principales del sistema de gestin ambiental puede hacerse referencia a los procesos que ha establecido la empresa para su sistema; por ejemplo, el proceso de identificacin de aspectos ambientales, o bien el proceso de identificacin de requisitos legales, entre otros. Una empresa puede decidir no documentar alguno de los procedimientos que se solicitan en la Norma, pero debe demostrar que todas las personas que ejecutan ese procedimiento conocen los objetivos del mismo y lo ejecutan de manera apropiada. .2.3 Manual de gestin ambiental. Toda esta informacin debe mantenerse documentada; sin embargo, la Norma no especifica de qu manera hacerlo. Una prctica comn es el establecimiento de un Manual de Gestin Ambiental. El Manual no necesita ser largo, basta con realizar una pequea descripcin de los mtodos aplicados por la empresa para cumplir con un requisito de la norma, o bien la metodologa utilizada para medir y dar seguimiento a un aspecto ambiental significativo. Algunos ejemplos de documentacin que puede colocarse en este Manual (y no mencionada por el requisito) son: la lista de aspectos ambientales significativos, la lista de requisitos legales aplicables, el programa de auditoras internas, la metodologa para realizar las revisiones por la

La Norma ISO 14001 es clara con respecto a la documentacin que debe mantenerse definida para el sistema de gestin ambiental.

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direccin, la descripcin de las responsabilidades y los recursos para la implementacin del sistema, los indicadores para dar seguimiento al desempeo ambiental, la lista de instrumentos de medicin, la descripcin de otros requisitos a los que se someta la empresa, las competencias ambientales identificadas, la descripcin de los controles operacionales establecidos. En el anexo 2 se muestra un ejemplo de la estructura de un Manual Ambiental y la forma en que puede hacerse la descripcin de los elementos claves del sistema.

En otras palabras se interpreta como la declaracin de compromiso, necesariamente dictada por la alta gerencia, en relacin con su gestin del desempeo ambiental. La Poltica Ambiental, dado que proporciona la estructura de partida para las acciones cotidianas que se ejecutan en una empresa en favor del medio ambiente, adems de ser la base para la definicin de los objetivos y las metas ambientales, debe ser redactada en trminos simples para que sea comprendida por todos los miembros de la organizacin. El requisito 4.2 de la Norma establece que:

3. REQUISITOS GENERALES.
En la Norma se anota la necesidad de que una organizacin inicie el proceso de desarrollo e implementacin de un sistema de gestin ambiental con la definicin del alcance del mismo (Requisito 4.1 Norma ISO 14001:2004). Debe interpretarse el trmino alcance como los lmites de la empresa en los que se aplica el sistema de gestin ambiental. Los lmites reflejen el marco de influencia de la empresa; es decir, que no se deje fuera de los lmites alguna actividad que, aunque no es necesariamente un proceso principal de la empresa, podra generar un impacto ambiental relevante. Por ejemplo, actividades como mantenimiento de edificios o trabajos ocasionales (ampliacin de la planta de proceso, compra de equipos, entre otros). La definicin del alcance se hace an ms relevante cuando la empresa posee procesos productivos en diferentes lugares geogrficos. La definicin del alcance podra expresarse de la siguiente manera: El sistema de gestin ambiental aplica a todas las actividades, servicios y productos realizados por la empresa ya sea para creacin de valor del producto final o bien de las que se realizan como apoyo a los procesos de creacin de valor. Otro ejemplo: El sistema de gestin ambiental aplica a todas las actividades requeridas para la produccin y comercializacin de los productos, en las instalaciones ubicadas en <zona geogrfica>.

La alta direccin debe definir la poltica ambiental de la organizacin y asegurarse de que, dentro del alcance definido de su sistema de gestin ambiental, sta: a) es apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades, productos y servicios; b) incluye un compromiso de mejora continua y prevencin de la contaminacin; c) incluye un compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos que la organizacin suscriba relacionados con sus aspectos ambientales; d) proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos y las metas ambientales; e) se documenta, implanta y mantiene; f) se comunica a todas las personas que trabajan para la organizacin o en nombre de ella; y g) est a disposicin del pblico. Debe entenderse alta direccin, como el miembro de mayor jerarqua en la empresa, el cual podra ser el Presidente, el Director, el Gerente General, la Junta Directiva, entre otros. Del texto se resalta la necesidad de ser explcito al incluir ciertos compromisos en la redaccin de la Poltica Ambiental, como lo son: cumplimiento de requisitos legales, prevenir la contaminacin y promover la mejora continua en el sistema de gestin ambiental. Aprecie que el requisito tambin establece que la comunicacin de este compromiso debe ser no solamente a los trabajadores ordinarios de la empresa, sino tambin para contratistas o cualquier otra persona que pueda ejecutar alguna actividad dentro de los lmites del sistema de gestin ambiental; por ejemplo transportistas o visitantes. El primero de los requisitos (es apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales) est establecido para dar a la Poltica Ambiental el enfoque particular de la empresa. En muchas ocasiones pueden encontrarse escritos tan generales que podran aplicarse a cualquier empresa, independientemente de la naturaleza de la misma. Veamos el siguiente ejemplo de la redaccin de una Poltica Ambiental. En H y B somos concientes de la necesidad de mantener una gestin que est en armona con el ambiente en
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4. POLTICA AMBIENTAL.
4.1 Requisito de la Norma ISO 14001. Tal como lo define la Norma ISO 14001:2004, la Poltica Ambiental refleja las: Intenciones y direccin general de una organizacin relacionada con su desempeo ambiental, como las ha expresado formalmente la alta direccin.

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beneficio de sociedad actual y de las generaciones futuras. Por esta razn nos comprometemos a actuar en total cumplimiento de los requisitos legales, promoviendo un proceso de mejora continua y una cultura empresarial de prevencin de la contaminacin. Aunque de manera general este pequeo enunciado incluye los criterios b y c del requisito de la norma, e inclusive puede dar una ligera direccin para establecer los objetivos y metas; no da mayor informacin sobre la empresa H y B. Un lector externo no sabr la naturaleza de la empresa y como consecuencia la magnitud y el impacto ambiental que podra generar. 4.2 Proceso para definir la Poltica Ambiental en la empresa. Establecer el compromiso de la empresa con respecto a la gestin ambiental tiene como punto de partida un anlisis de la situacin ambiental de la empresa. Es preferible realizar una evaluacin general de los impactos ambientales que se generan en el momento inicial. Esta evaluacin puede comprender la identificacin de los aspectos ambientales ms importantes as como los requisitos legales aplicables a los mismos. Valorar el grado de control que se mantiene sobre los aspectos ambientales y las brechas para el cumplimiento de los requisitos legales. Una evaluacin de este tipo puede causar una sorpresa para una organizacin que quiz no conozca la realidad del impacto ambiental que est generando. Pero independiente a los resultados que se obtengan, indudablemente dar a la alta direccin una base para iniciar la declaracin de su Poltica Ambiental. Otro elemento que puede enriquecer el proceso es acceder a la declaracin de Poltica Ambiental de otras empresas y hacer el ejercicio de evaluar el cumplimiento de los diversos requisitos que establece la Norma ISO 14001. En el anexo 1 se incluye una muestra de tres enunciados de Poltica Ambiental que pueden orientarle para la redaccin del compromiso en su empresa. Tome en cuenta los siguientes asuntos:

pase de ser un agradable documento que est adornando una pared.

! Asegurar que la declaracin hecha sea una base concreta para el establecimiento de objetivos ambientales. Cada idea establecida en la Poltica Ambiental debera estar respaldada por objetivos que demuestren que el compromiso adquirido se est llevando a cumplimiento.

5. ASPECTOS AMBIENTALES. 5.1 Requisito 4.3.1 de la Norma ISO 14001:2004. La eficacia de un sistema de gestin ambiental radica en la avaluacin y seguimiento continuo de la interaccin de una empresa con el medio ambiente (Norma ISO 14004:2004). La Norma ISO 14001 define aspecto ambiental como elemento de las actividades, productos o servicios de una organizacin que puede interactuar con el medio ambiente. Por tanto, un aspecto ambiental es aquello que una actividad, producto o servicio genera (en cuanto a emisiones, vertidos, residuos, ruido, consumo de recursos, entre otros) que tiene o puede tener incidencia sobre el medio ambiente. Como ejemplos se puede tomar, vertido de aguas residuales, las emisiones, el consumo o la reutilizacin de un material, o la generacin de ruido. Un concepto que debe comprenderse paralelamente es el de impacto ambiental, el cual es definido como cualquier cambio en el medio ambiente, sea ste adverso o beneficioso, resultante en todo o en parte de las actividades, productos o servicios de una organizacin. Como ejemplos de impactos adversos se incluyen la contaminacin de suelos y el agotamiento de los recursos naturales. Ejemplo de impactos beneficiosos incluyen la mejora en la calidad del agua o del suelo. El requisito 4.3.1 de la Norma ISO 14001 establece que: La organizacin debe establecer, implantar y mantener uno o varios procedimientos para: a) identificar los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios que pueda controlar y aquellos que pueda influir dentro del alcance del sistema de gestin ambiental, teniendo en cuenta los desarrollos nuevos o planificados, o las actividades, productos y servicios nuevos o modificados; y b) determinar aquellos aspectos que tienen o pueden tener impactos significativos sobre el medio ambiente (es decir, aspectos ambientales significativos). La organizacin debe documentar esta informacin y mantenerla actualizada. La organizacin debe asegurarse que los aspectos ambientales significativos se tengan en cuenta en el establecimiento, implantacin y mantenimiento de su sistema de gestin ambiental.

! No debe pensarse que la definicin final de este


compromiso pueda surgir en una sola sesin de trabajo. Es recomendable hacer un borrador y releerlo unas semanas despus para confirmar que el enunciado realmente incluye la filosofa de la empresa y es congruente con sus valores.

! Procure no comprometerse con ideales que a la postre no podr cumplir. Por ejemplo, durante el inicio del sistema es bastante comprometedor sugerir el cumplimiento de requisitos legales que se dictan ms all de las fronteras de su pas; o bien, externar un deseo de compromiso de prevencin de la contaminacin en todos los miembros de la sociedad en la que se ubica la empresa. Ir ms all de la capacidad de cumplimiento de la empresa puede provocar que su Poltica Ambiental no
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El primer punto a resaltar es el requerimiento de establecer un procedimiento (revisado, aprobado e implantado), que describa los pasos para identificar los aspectos ambientales. El anexo 3 incluye una muestra de un procedimiento general para realizar esta actividad. Como lo especifica la Norma, el alcance que la empresa establezca para su sistema de gestin ambiental a la vez establece los lmites en los cuales la empresa identificar los aspectos ambientales. Agrega la Norma que debe identificar los aspectos ambientales que pueda controlar. Esto puede interpretarse como que no slo deban identificarse aspectos sobre los que se dispone de total control o influencia, sino todo aquel sobre el que se dispone de cierta capacidad de control que haga que se puede actuar posteriormente sobre ellos; puede pensarse en posibles derrames o fugas, posibilidad de influir sobre terceros (proveedores, clientes, comunidad), por citar algunos. El alcance debe considerar sus actividades, productos y servicios, lo cual incluye tanto aquellas que se desarrollen dentro de las instalaciones de la organizacin, como las que se desarrollen en algn lugar donde se da la prestacin de un servicio; sean estas actividades productivas o auxiliares, y tanto sean realizadas por el personal de la empresa como por el personal subcontratado. Y con respecto al personal subcontratado debe tomarse en cuenta tanto el personal que se mantiene laborando continuamente con la empresa, como el que hace trabajos de manera ocasional. Por otro lado, la Norma agrega que al identificarse los aspectos ambientales debe tenerse en cuenta los desarrollos nuevos o planificados, o las actividades, productos y servicios nuevos o modificados; lo cual implica la actualizacin continua de los aspectos ambientales. Puesto que una organizacin puede tener muchos aspectos ambientales e impactos asociados, el requisito de la Norma tambin solicita determinar aquellos aspectos que tienen o pueden tener impactos significativos sobre el medio ambiente, lo que sugiere una diferenciacin necesaria entre los distintos aspectos ambientales con el fin de establecer prioridades para la organizacin. La Norma ISO 14001 aclara que un aspecto ambiental significativo es aquel que produce o puede producir un impacto ambiental significativo; se le atribuye esta condicin dado que el impacto tiene una importancia superior al efecto causado por otros aspectos ambientales. 5.2 Proceso de identificacin de aspectos ambientales 5.2.1. Situaciones generadoras de aspectos ambientales. El hecho de considerar las actividades planificadas en el proceso de identificacin de los aspectos ambientales -

requisito de la Norma ISO 14001- da a entender que se tomen en cuenta no solamente las condiciones de operacin normales, sino tambin las condiciones de operacin anormales como condiciones de arranque, de parada por mantenimiento y, ms all de lo planificado, las situaciones de emergencia y los accidentes. Adicionalmente, debe tenerse presente la dimensin temporal de su generacin; es decir, no slo considerar los aspectos ambientales que ocurren en el presente, sino tambin los que ya han ocurrido y los que podran provocarse por actividades que estn planificadas (futuro). Los aspectos ambientales pueden ser clasificados en dos categoras: A. Previstos: son aspectos ambientales que se conoce con certeza su existencia. Se dividen a la vez en: a. Condiciones normales (CN): son los habituales de operacin o de actividades (produccin, prestacin de servicio). b. Condiciones anormales (CA): son los habituales relacionados con servicios auxiliares (arranques, paradas, limpieza, mantenimiento) que, estando ligadas directa o indirectamente a la actividad principal de la organizacin, son planificadas, programadas y previsibles. B. Potenciales: son aspectos ambientales que se conoce la posibilidad de su existencia en condiciones particulares. Se dividen a la vez en: a. Incidentes (I): son situaciones no previstas, en las cuales se origina riesgo de dao al medio ambiente pero cuyas consecuencias medioambientales en el caso de que se originen, son de carcter menor (ligeras fugas, derrames, escapes, manchas en el suelo, etc). b. Accidentes (A): igual que las anteriores pero de carcter mayor. Los aspectos medioambientales son emisiones, vertidos, residuos que aparecen como consecuencia de diferentes escenarios de riesgo: incendios, explosiones, inundaciones, vertidos accidentales, terremotos, etc. Adicionalmente, como ya se mencion, debe tomarse en cuenta la dimensin de tiempo. C. Dimensin temporal: a. Actividades pasadas: son aquellas que se realizaban con anterioridad y ya cesaron. Estas actividades evidentemente afectaron al medio ambiente aunque normalmente slo pueden apreciarse sus efectos en suelo dado que las alteraciones de las condiciones de otros medios (atmsfera, aguas, flora o fauna) no se aprecian con facilidad. En la metodologa de evaluacin debe considerarse los efectos que ocasionaron derrames, manchas- como aspectos ambientales. b. Actividades presentes: pueden identificarse aspectos ambientales como resultado de un anlisis de las actividades, las instalaciones y los productos existentes en el momento actual. c. Actividades futuras: son las que previsiblemente se adoptarn con motivo de nuevos proyectos o desarrollos de ampliacin de las instalaciones actuales y, como
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consecuencia, generarn aspectos medioambientales. Estos se determinan por experiencia. 5.2.2 Proceso de identificacin de los aspectos ambientales. El proceso concreto para la identificacin de los aspectos ambientales vara considerablemente entre una organizacin y otra. El enfoque puede considerar el agrupamiento de los aspectos ambientales en las siguientes categoras: ! Emisiones al aire, ! Vertidos al agua, ! Descargas al suelo, ! Uso de materias primas y recursos naturales (uso de agua, uso de suelo), ! Asuntos ambientales de la comunidad, ! Uso de energa, ! Emisiones de energa (calor, radiacin), ! Residuos y subproductos. Un mecanismo til para iniciar la seleccin de los aspectos ambientales, es la recopilacin de informacin cuantitativa y cualitativa de las caractersticas de sus actividades, productos y servicios; como por ejemplo entradas y salidas de materiales o energa, procesos y tecnologa utilizados, caractersticas de los materiales, mtodos de transporte. Adems, es un asunto importante comprender el impacto ambiental que provocan los aspectos ambientales identificados. Hay gran diversidad de estrategias para determinar este impacto; puede considerar diagramas de causa - efecto; diagramas de flujo donde se incluyen las entradas y salidas; resultados de balances de masa y energa; evaluaciones de impacto ambiental o anlisis de ciclo de vida. La Norma ISO 14004 indica que el enfoque que se vaya a escoger debe tener la capacidad de reconocer: a) Los impactos ambientales positivos (beneficiosos) y los negativos (adversos), b) Los impactos ambientales reales y potenciales, c) La parte o partes del medio ambiente que pueden verse afectadas aire, agua, suelo, flora, fauna, entre otros. d) Las caractersticas del lugar que puede afectar al impacto tipo de clima, tipo de suelo, altura sobre el nivel del mar. e) La naturaleza de los cambios del medio ambiente problemas globales frente a locales, duracin del impacto, acumulacin potencial del impacto en el tiempo-. 5.3 Evaluacin de los aspectos ambientales. El objetivo de este apartado es determinar los aspectos ambientales significativos. El carcter significativo es un concepto relativo; no se puede definir en trminos absolutos. Lo que es importante para una organizacin puede no serlo para otra. La evaluacin del carcter significativo implica aplicar a la vez tcnicas de anlisis y el criterio de la organizacin.

La definicin de criterios de evaluacin suele ser la estrategia ms comn para determinar qu aspectos ambientales e impactos asociados pueden considerarse significativos. Lo esencial es que tanto el establecimiento como la aplicacin de estos criterios deben aportar coherencia y ser reproducibles en la evaluacin de todos los aspectos ambientales. La Norma ISO 14004 aclara que cuando se establezcan criterios para determinar la relevancia del aspecto ambiental y su impacto, la organizacin debera considerar lo siguiente: a) Criterios ambientales (ejemplo: escala, severidad, y duracin del impacto, o tipo, tamao y frecuencia de un aspecto ambiental); b) Requisitos legales aplicables (ejemplo: lmites de emisin y descarga definidos en las leyes y reglamentos); c) Las inquietudes de las partes interesadas, internas y externas (ejemplo: las relacionadas con valores de la organizacin, imagen pblica, ruido, olor o degradacin visual). La definicin de los criterios a utilizar para evaluar los aspectos ambientales los debe definir la empresa. Lo importante es asegurar que los criterios aportarn informacin objetiva para establecer las prioridades para actuar en el campo ambiental. Si va a realizar la evaluacin de aspectos ambientales por primera vez podra aplicar alguna modalidad de la estrategia de Trabajo de Grupos Nominales. Por dar un ejemplo sencillo, puede considerar que un grupo de miembros de la empresa con experiencia y criterio- se renan para compartir opiniones sobre el impacto ambiental que puede estar provocando la empresa, y a partir de ah generar una votacin para decidir cul de los aspectos ambientales debe ser controlado de manera prioritaria. 5.3.1 Criterios de evaluacin. A. Criterio: inquietud de partes interesadas. Este criterio es recomendado en la Norma ISO 14004. El mismo se puede evaluar de acuerdo a la existencia o no de inquietudes de partes interesadas. En caso de existir una manifestacin externa o interna de partes interesadas se le puede asignar una puntuacin en proporcin a la inquietud presentada. B. Criterio: requisitos legales aplicables En una primera evaluacin, el hecho de que exista un requisito legal que aplique a alguno de los aspectos ambientales, puede ser suficiente para calificarlo como significativo. Sin embargo, si la empresa demuestra que posee un desempeo ambiental apropiado en ese campo, la existencia del requisito legal no representara un factor definitorio. C. Criterios ambientales. El procedimiento en el anexo 2 muestra una manera de definir los criterios ambientales recomendados en la

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Norma ISO 14004. AENOR (Asociacin Espaola de Normalizacin) (2002), recomienda que se definan criterios con las siguientes caractersticas: ! Tcnicos, ! Cuantificables (objetivos) y ! Relacionados con el medio ambiente. Conforme a las caractersticas mencionadas se pueden escoger criterios como los siguientes: ! Acercamiento a lmites, ! Magnitud del aspecto, ! Naturaleza del aspecto (peligrosidad, gravedad, toxicidad), ! Sensibilidad del medio, ! Extensin del aspecto o del efecto, ! Frecuencia del aspecto, ! Probabilidad del aspecto, ! Reversibilidad del aspecto. AENOR aporta las siguientes definiciones para los criterios de evaluacin mencionados. En el caso del criterio de acercamiento a lmites se pretende evaluar la cercana con respecto al alcance de un lmite especificado para la organizacin. Puede ser un lmite legal (emisiones, vertidos) o un lmite establecido por la organizacin (consumo de recursos, desechos, productos qumicos utilizados). Se le asigna ms valor de significancia cuanto ms se acerca al lmite establecido. Debe tomarse en cuenta que si el lmite es de carcter legal, el criterio no debe contemplar la posibilidad de superar tal lmite, por lo que estara incumpliendo con un requisito bsico de un sistema de gestin ambiental el cual exige un cumplimiento de los requisitos legales. Para el caso especfico de vertido de aguas residuales, en una empresa de productos lcteos, el lmite de vertido para el parmetro DBO es 250 mg/l, segn lo establece el reglamento para vertidos y rehso de aguas residuales, Decreto ejecutivo No. 26042-S-MINAE. El criterio de evaluacin podran establecerse de la siguiente manera: ! Alto: Sobre el 85% del lmite de vertido: Sobre 213 mg/l y hasta 250 mg/l. ! Medio: Entre el 60% y el 85% del lmite de vertido: Entre 150 mg/l y 213 mg/l. ! Bajo: Inferior al 60% del lmite de vertido: Inferior a 150 mg/l. El criterio de magnitud pretende evaluar el cambio de un aspecto ambiental con respecto a su valor inicial. Se le dar mayor valor conforme este cambio aumente. Para el caso especfico debera considerarse no como un valor absoluto sino como un indicador relacionado con la base de clculo de la empresa (unidad de produccin, nmero de servicios). Con respecto al consumo de agua en el proceso operativo, se puede establecer un indicador que especifique el volumen de agua consumido por unidad de produccin. Este no es un parmetro controlado por la

legislacin ambiental sino parte de un compromiso establecido para mejora del desempeo ambiental de la empresa. En un caso hipottico de una organizacin con proceso continuo, se puede establecer consumo de agua de 10,0 litros por kilogramo de producto terminado. Los parmetros para la evaluacin se estiman de la siguiente manera: ! Alto: Superior al 5% del valor del periodo anterior: superior a 10,5 l/kg de producto terminado. ! Medio: Inferior al 5% del valor del periodo anterior hasta el dato del periodo anterior: Entre 10,0 l/kg y 10,5 l/kg de producto terminado. ! Bajo: Inferior al valor obtenido en el periodo anterior. Inferior a 10,0 l/kg de producto terminado. El criterio de naturaleza del aspecto evala el efecto que tiene el aspecto ambiental por virtud de su naturaleza, ya sea sta calificada de peligrosa, txica o grave. La evaluacin dar mayor grado de significancia a los aspectos cuya naturaleza sea ms daina para el medio ambiente. Los desechos slidos pueden ser clasificados de acuerdo a la siguiente estructura de evaluacin. ! Alto: residuo peligroso y txico. ! Medio: residuo txico o peligroso. ! Bajo: residuo inerte. Criterios como extensin, acumulacin y penetracin, habitualmente se aplican a situaciones pasadas y pretenden evaluar el impacto que se ocasiona a pesar del tiempo transcurrido. En este caso se da mayor valor al aspecto cuanto ms se ha dispersado en el medio. El criterio de frecuencia se aplica a aspectos ambientales que pueden darse no de manera permanente, sino peridicamente. Evaluar la frecuencia o nmero de repeticiones en un periodo de tiempo definido es un indicador apropiado para la gestin ambiental. El propsito de la metodologa es dar mayor valor al aspecto que ocurra con mayor frecuencia. Probabilidad es un criterio que sugiere la posibilidad de ocurrencia de un aspecto o impacto ambiental potencial, de ah que involucra los impactos ambientales futuros. Se puede tomar como referencia la experiencia ocurrida en otros proyectos o actividades similares. Se da mayor valor de significancia a los aspectos ms probables de ocurrencia. El criterio de reversibilidad valora si una vez en el medio ambiente el aspecto ambiental lo afecta irreversiblemente. Un aspecto ambiental que por sus caractersticas puede ser considerado que provoca un efecto irreversible en el ambiente, puede ser calificado como significativo por siempre. 5.4 Determinacin de los aspectos ambientales significativos. Si se ha realizado la evaluacin objetiva de los aspectos

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ambientales, se logr establecer una lista de cules son los de mayor prioridad por el impacto ambiental que pueden provocar. El valor a partir del cual se determina que un aspecto ambiental es significativo es definido por la empresa y ste depende de varios factores, sin embargo, el principal de ellos es el econmico. Algunos otros factores son la presin de partes interesadas externas o bien la imagen de la organizacin. Con el propsito de no entorpecer el proceso de implementacin del sistema de gestin ambiental, de manera que pueda darse un uso apropiado a la mayor cantidad de recursos, es recomendable que se utilice al menos el 20% de los aspectos ambientales que reciban la mayor puntuacin durante la evaluacin.

los cuales la empresa se suscribe voluntariamente y que son distintos a los requisitos legales. La Norma ISO 14004 incluye entre estos requisitos los siguientes: ! Acuerdos con autoridades pblicas, ! Acuerdos con clientes, ! Directrices no reglamentarias, ! Cdigos de buenas prcticas, ! Etiquetado voluntario. 6.2 Requisito 4.5.2 de la Norma ISO 14001:2004. El requisito anterior involucra los requisitos de identificar y acceder a los requisitos legales; la responsabilidad de cumplir con tales requisitos legales, la Norma ISO 14001, lo solicita en el requisito 4.5.2, en la seccin de medicin y seguimiento a los procesos. En coherencia con su compromiso de cumplimiento, la organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para evaluar peridicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables. La organizacin debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones peridicas. La organizacin debe evaluar el cumplimiento con otros requisitos que suscriba. La organizacin puede combinar esta evaluacin con la evaluacin del cumplimiento legal mencionada en el prrafo anterior, o establecer uno o varios procedimientos separados. La organizacin debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones peridicas. Un mecanismo para asegurar el cumplimiento de requisitos legales es la aplicacin de los programas de gestin ambiental (FOR 05), especialmente cuando se trata de un requisito legal que aplica a un aspecto ambiental significativo o el cumplimiento de otro requisito que pueda afectar el desempeo ambiental de la empresa. 6.3 Identificacin y acceso a requisitos legales. El punto de partida para esta identificacin de requisito legales es el conocimiento de los aspectos ambientales, stos le darn una gua para determinar cules son los requisitos legales que le aplican. De hecho el numeral b) en el requisito de la Norma exige que se logre una correlacin entre los requisitos legales y los aspectos ambientales que estn asociados a ellos. El mtodo ms sencillo para identificar los requisitos legales es realizar una auditora de cumplimiento legal con un organismo competente (externo), el cual se pueda comprometer a mantener actualizada a la empresa sobre modificaciones que sufra la legislacin en el tiempo. En caso de que la empresa requiera realizar la identificacin de los requisitos legales por si misma debe hacer una investigacin exhaustiva dado que hay gran variedad de requisitos legales. Puede contactarse con la Cmara Industrial relacionada con su gremio o bien visitar los distintos Entes emisores de legislacin en el pas. Para la

6. REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS.


6.1 Requisito 4.3.2 de la Norma ISO 14001:2004. La Norma ISO 14001 hace hincapi en la necesidad de cumplir con los requisitos legales y otros requisitos a los que la organizacin se someta. Este requisito establece que: La organizacin debe establecer, implantar y mantener uno o varios procedimientos para: a) identificar y tener acceso a los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organizacin suscriba relacionados con sus aspectos ambientales; y b) determinar cmo se aplican estos requisitos a sus aspectos ambientales. La organizacin debe asegurarse de que estos requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organizacin suscriba se tengan en cuenta en el establecimiento, implantacin y mantenimiento de su sistema de gestin ambiental. La organizacin debe establecer el mecanismo apropiado que le permita identificar los requisitos legales ambientales vigentes que le aplican y mantener dicha informacin actualizada, con el propsito de permitir a la organizacin el ser conciente de los diferentes requisitos y determinar cmo se aplican a los aspectos ambientales; esto garantiza el cumplimiento de los mismos y le da la posibilidad de planificar sus esfuerzos e inversiones, incluso anticipndose a la legislacin de prxima aplicacin. Los requisitos legales pueden tener varias formas, tales como: ! Legislacin incluido Leyes y reglamentos, ! Decretos ! Permisos, licencias u otras formas de autorizacin, ! rdenes emitidas por entidades pblicas, ! Tratados, convenciones o protocolos. La Norma tambin hace mencin de otros requisitos, concepto que debe interpretarse como requisitos legales a
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actualizacin de la legislacin es recomendable que se suscriba al Diario Oficial La Gaceta, y realizar una revisin peridica de este medio. Quin debe tener acceso a los requisitos legales? Es recomendable que todas las personas cuya responsabilidad en la organizacin est relacionada con algn aspecto ambiental, que a su vez est relacionado con un requisito legal, conozca y tenga acceso a tal requisito legal; esto reduce las posibilidades de que la empresa pueda caer en un incumplimiento por omisin. En el anexo 3 se presenta una muestra de un procedimiento para la identificacin, acceso y el cumplimiento de requisitos legales. 7 Objetivos, metas y programas de gestin ambiental. 7.1 Requisito 4.3.3 de la Norma ISO 14001:2004. La norma ISO 14001 define objetivo ambiental como fin ambiental de carcter general coherente con la poltica ambiental que una organizacin establece. Y define meta ambiental como requisito de desempeo detallado aplicable a la organizacin o a partes de ella, que tiene su origen en los objetivos ambientales y que es necesario establecer y cumplir para alcanzar dichos objetivos. Por lo tanto, la Poltica, los objetivos y las metas conforman una jerarqua como la que se observa en la figura 1.
POLTICA AMBIENTAL

y de otros requisitos que la organizacin suscriba, y sus aspectos ambientales significativos. Adems, debe considerar sus opciones tecnolgicas y sus requisitos financieros, operacionales y comerciales, as como las opiniones de las partes interesadas. La organizacin debe establecer, implantar y mantener uno o varios programas para alcanzar sus objetivos y metas. Estos programas deben incluir: a) La asignacin de responsabilidades para lograr los objetivos y metas en las funciones y niveles pertinentes de la organizacin; y b) Los medios y plazos para lograrlos. En la Norma se declara que deben establecerse objetivos y metas en los niveles y funciones pertinentes. La referencia es a todos los niveles donde pueda ocurrir un mal desempeo ambiental de la empresa. En el proceso de planificacin de un sistema de gestin ambiental, una empresa establece objetivos y metas para cumplir los compromisos adquiridos en la Poltica Ambiental y para lograr otros objetivos que se hayan adquirido. El proceso de establecimiento y revisin de objetivos y la implantacin de programas para lograrlos proporciona una base sistemtica para que la organizacin mejore su desempeo ambiental en algunas reas, mientras mantiene su nivel de desempeo ambiental en otras. 7.2 Proceso para establecer objetivos y metas ambientales. Los objetivos deben establecerse en el nivel ms alto de la organizacin y debe contemplar todos los niveles y funciones en donde se llevan a cabo actividades importantes para cumplir los compromisos de la Poltica Ambiental y las metas globales de la organizacin. La Norma ISO 14004 menciona como elementos de entrada para el establecimiento de objetivos y metas los siguientes: a) principios y compromisos en su poltica ambiental, b) sus aspectos ambientales significativos, c) requisitos legales y otros requisitos que la organizacin suscriba, d) el efecto de cambios previstos sobre sus actividades y procesos, e) opiniones de partes interesadas, f) opciones tecnolgicas y viabilidad, g) consideraciones financieras, operacionales y de la organizacin, que incluye informacin de los proveedores y contratistas, h) posibles efectos sobre la imagen pblica de la organizacin, i) hallazgos de revisiones ambientales, y j) otras metas de la organizacin. Aunque es necesario la consideracin de todos los aspectos ambientales significativos en la definicin de los
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Objetivo Ambiental A

Objetivo Ambiental B

Objetivo Ambiental C

Meta Ambiental A1 An

Meta Ambiental B1 Bn

Meta Ambiental C1 Cn

Figura 1. Estructura de jerarqua de la Poltica, objetivos y metas. Los objetivos y metas son esenciales para apoyar y llevar a cumplimiento la Poltica Ambiental y demuestran el compromiso organizacional hacia la mejora continua. La norma ISO 14001 establece en el requisito 4.3.3 que: La organizacin debe establecer, implantar y mantener objetivos y metas ambientales documentados, en los niveles y funciones pertinentes dentro de la misma. Los objetivos y metas deben ser medibles cuando sea factible, y deben ser coherentes con la poltica ambiental, incluidos los compromisos de prevencin de la contaminacin, cumplimiento con los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organizacin suscriba, y con la mejora continua. Cuando una organizacin establece y revisa sus objetivos, la organizacin debe tener en cuenta los requisitos legales

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objetivos y metas, es an ms apropiado el establecimiento de objetivos y metas relativos a la minimizacin de residuos o a proyectos de eficiencia de recursos con periodo de retorno de la inversin a corto o mediano plazo. Para facilitar la expresin de objetivos y metas, se sugiere que se establezcan en funcin de unidades de produccin. Esto no slo previene que la organizacin quede atrapada por algn lmite auto impuesto, sino que tambin permite a las partes interesadas comparar y comprender la posicin de la organizacin. Otras dos caractersticas de los objetivos es que deben ser cuantificados y que estn definidos en el tiempo. Otro requisito necesario para cumplir con la Norma ISO 14001 es que los objetivos estn disponibles al pblico, por lo que deberan estar expresados en trminos que excluyan los tecnicismos. Los objetivos podran publicarse al igual que la poltica, en un informe anual o en un informe ambiental separado. Ejemplos de establecimiento de objetivos. 1. Una empresa utiliza un proceso de produccin alimentado por energa elctrica. El resultado incluye un alto volumen de vertido de contaminantes al agua. Es posible un proceso alternativo, eliminando los vertidos y usando un 60% menos de electricidad, pero representa una importante inversin de capital. La compaa decide instalar el nuevo equipo y tenerlo en operacin para dentro de tres aos. Establece los siguientes objetivos ambientales: Objetivo A: Reducir el consumo de electricidad por unidad de produccin en un 60% en el transcurso de tres aos. Meta A1: Sustituir las bombas del pozo de agua, una por semestre durante dos aos. Objetivo B: Eliminar los vertidos al agua industrial en un periodo de tres aos. Meta B1: Hacer proceso de limpieza de equipo en seco y aplicar desengrasote biodegradable en seis meses. 2. Una empresa comercializadora no puede reducir en seguida sus requerimientos de transporte. Est examinando el objetivo de reemplazar algunos vehculos por otros ms pequeos. En este sentido estima un recorte en el uso de combustible y, por tanto, de las emisiones de CO2 en un 5% en los prximos dos aos. Adicionalmente, ha realizado una evaluacin en el uso de combustibles para la calefaccin de los edificios. Como resultado, considera inversiones con un periodo de retorno de 2 aos o menos. Con esto se espera reducir el consumo de combustible para calefaccin y de emisiones de CO2, en un 20%. La compaa decide realizar los cambios e inversiones necesarias y establece los siguientes objetivos y metas: Objetivo A: Reducir la produccin de CO2 por empleado, en un 15% en los prximos dos aos. Meta A.1: recortar el consumo de combustible para transporte por empleado en un 5% en los prximos dos aos.
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Meta A.2: recortar el consumo de combustible para calefaccin por empleado en un 20% en los prximos dos aos. 3. Una empresa aplica, en la limpieza de las lminas de acero, una solucin alcalina y una solucin cida. Despus de cada unidad de limpieza cuenta con un enjuague de la lmina para eliminar los residuos de cada una de las soluciones de limpieza. Se procura reducir el consumo de agua y el uso de productos qumicos, por lo que se establecen los siguientes objetivos y metas: Objetivo A: Reduccin del consumo de agua durante este periodo fiscal. Meta A1: Reutilizacin del agua de enjuague posterior a la solucin cida, en el enjuague de ubicado posterior a la limpieza alcalina. Objetivo B: Reduccin y sustitucin de productos qumicos utilizas en la limpieza de la lmina de acero en un ao. Meta B1: Aplicacin de vapor de agua para reducir el uso de productos alcalinos en un 50%. Meta B2: Sustitucin del producto alcalino por otro que contenga componentes biodegradables. 7.3 Elaboracin de programas de gestin ambiental. El medio para cumplir los objetivos y metas ambientales es establecer un programa con acciones especficas que aseguren su ejecucin. El programa debe tener en cuenta las funciones, las responsabilidades, los procesos, los recursos, los plazos, las prioridades y las acciones necesarias para lograr los objetivos y las metas ambientales. Estas acciones pueden relacionarse con procesos individuales, proyectos, productos, servicios, sitios o instalaciones dentro de un sitio. Los programas para lograr objetivos y metas ayudan a una organizacin a mejorar su desempeo ambiental. Deben ser dinmicos. Cuando ocurren cambios en los procesos, actividades, servicios y productos dentro del alcance del sistema de gestin ambiental, los objetivos, las metas y los programas asociados deben actualizarse segn sea necesario. En trminos generales, la empresa debe establecer, para cada objetivo definido, un programa correspondiente mostrando: ! Qu se va a hacer? ! Cmo se va a hacer? ! Cundo se va a hacer? ! Quin ser responsable? El grado de complejidad de los programas de gestin ambiental vara considerablemente, al igual que lo hace el nmero de personas implicadas en ellos. En el anexo 4 se muestran ejemplos de formato para programas de gestin ambiental (FOR 05).

8. RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD.

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8.1 Requisito4.4.1 de la Norma ISO 14001. El requisito 4.4.1 de la Norma ISO 14001, especifica los tipos de recursos, as como funciones, responsabilidades y autoridad para desarrollar y mantener el sistema de gestin ambiental. La Norma describe que: La direccin debe asegurarse de la disponibilidad de recursos esenciales para establecer, implantar, mantener y mejorar el sistema de gestin ambiental. Estos incluyen los recursos humanos y habilidades especializadas, infraestructura de la organizacin y los recursos financieros y tecnolgicos. Las funciones, las responsabilidades y la autoridad se deben definir, documentar y comunicar para facilitar una gestin ambiental eficaz. La alta direccin de la organizacin debe designar uno o varios representantes de la direccin, quien, independientemente de otras responsabilidades, debe tener definidas sus funciones, responsabilidades y autoridad para: a) asegurarse de que el sistema de gestin ambiental se establece, implanta y mantiene de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional. Informar a la alta direccin sobre el desempeo del sistema de gestin ambiental para su revisin, incluyendo las recomendaciones para la mejora. Cuando se determinen los recursos para implementar y mantener el sistema de gestin ambiental debe tomarse en cuenta lo siguiente: Infraestructura, Sistemas de informacin, Formacin (personal competente), Tecnologa, y Recursos financieros y otros, especficos para sus operaciones. Tome en consideracin que la asignacin de recursos es un aspecto que debe revisarse continuamente durante el proceso de revisin por la direccin. Es recomendable establecer un mecanismo para dar seguimiento a los beneficios y los costos de sus actividades ambientales. Incluir en ellos aspectos como el costo de control de la contaminacin, residuos y su disposicin final. De esta manera se podr dar evidencia general de lo que representa, financieramente hablando, el sistema de gestin ambiental de la empresa. Por otro lado, la definicin de responsabilidades y autoridad tiene una relacin muy fuerte con el xito en la implementacin y mantenimiento del sistema de gestin ambiental. La persona o personas designadas para las funciones ambientales deben ser competentes y con suficiente autoridad y conciencia ambiental. Estas personas sern quienes midan el desempeo ambiental de la empresa y lo comunicarn a la alta direccin.

8.2 Cmo establecer recursos y definir las responsabilidades, autoridad y funciones? Para una pequea y mediana empresa la adjudicacin de recursos para la gestin ambiental puede generar limitaciones o barreras al desarrollo del sistema y su mantenimiento. Es prudente que la empresa inicie acciones estratgicas para buscar ayuda en este campo. Algunos ejemplos de acciones son: ! Ir hacia atrs o hacia delante en la cadena de produccin para compartir tecnologa o conocimientos con empresas en procura de tratamiento de aspectos ambientales. ! Acudir a Universidades para promover el desarrollo de proyectos con estudiantes. ! Buscar organizaciones no gubernamentales que apoyen gestin ambiental y proporcionen recursos para el desarrollo de proyectos en este campo. Con respecto a la definicin de responsabilidades, funciones y autoridad, es comn encontrarse, en una pequea o mediana empresa, que la responsabilidad de la implementacin y mantenimiento del sistema de gestin ambiental, recae en el propio director general o la mxima autoridad en la empresa, situacin que puede ser buena si esta persona realmente tiene el tiempo para dedicarlo a la gestin ambiental. Independiente a que se designe al director general como representante de la direccin o no, debe tomar las medidas para definir responsabilidades y funciones claras en todos los niveles de la empresa. A continuacin se presenta un ejemplo que podra aplicar a la definicin de estas responsabilidades. Obsrvese los niveles incluidos.

! ! ! ! !

Las responsabilidades, funciones y autoridad, as como la definicin de recursos se documentan en el Manual Ambiental (anexo 2).

9. COMPETENCIAS, FORMACIN Y TOMA DE CONCIENCIA.


9.1 Requisito 4.4.2 de la Norma ISO 14001. El compromiso de cada persona, en el contexto de los valores ambientales establecidos por la empresa, es el que transforma un sistema de gestin ambiental que est en el papel en un proceso eficaz.

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Este requisito est dividido en tres elementos claramente diferenciados. La formacin se refiere al conocimiento especializado que debe tener un miembro de la empresa para desempear un cargo; las competencias determinan los rasgos o requisitos bsicos para la eficaz ejecucin de actividades ambientales y la toma de conciencia incluye un marco mental de deseo de hacer las cosas por convencimiento propio. Literalmente el requisito especifica que: La organizacin debe asegurarse de que cualquier persona que realice tareas para ella o en su nombre, que potencialmente pueda causar uno o varios impactos ambientales significativos identificados por la organizacin, sea competente tomando como base una educacin, formacin o experiencia adecuadas, y debe mantener los registros asociados. La organizacin debe identificar las necesidades de formacin relacionadas con sus aspectos ambientales y su sistema de gestin ambiental. Debe proporcionar formacin o emprender otras acciones para satisfacer estas necesidades y debe mantener los registros asociados. La organizacin debe establecer y mantener uno o varios procedimientos para que sus empleados o las personas que trabajan en su nombre tomen conciencia de: a) la importancia de la conformidad con la poltica ambiental, los procedimientos y requisitos del sistema de gestin ambiental; b) los aspectos ambientales significativos, los impactos relacionados reales o potenciales asociados con su trabajo y los beneficios ambientales de un mejor desempeo personal; c) sus funciones y responsabilidades en el logro de la conformidad con los requisitos del sistema de gestin ambiental; y d) las consecuencias de potenciales de desviarse de los procedimientos especificados. Las competencias deben ser definidas desde tres enfoques: educacin (preparacin profesional), formacin (conocimiento especializado) y experiencia. Este ltimo enfoque de competencia puede eventualmente sustituir a los dos primeros. La formacin debe ser identificada en funcin de las competencias identificadas y con el propsito de asegurar que el personal que desempea funciones que puede provocar un impacto ambiental, lo realicen con el menor riesgo de producir tal impacto ambiental. La Norma hace nfasis en que las personas que realizan una actividad en nombre de la empresa tambin deben ser competentes para realizarla. Finalmente, se solicita que los empleados y las personas que trabajan en nombre de la empresa tomen conciencia de la necesidad de cumplir con la Poltica Ambiental y con
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los procedimientos que se definan para realizar tareas que puedan provocar un impacto ambiental. Un punto de partida para lograr esta toma de conciencia es hacer del conocimiento de ellos cules son los aspectos ambientales que estn relacionados con su rea de trabajo y, unido a esto, sobre el efecto que puede tener sobre el ambiente (impacto ambiental) el no seguir con los procedimientos definidos. 9.2 Proceso de identificacin de las competencias ambientales. Para determinar las competencias ambientales del personal de la empresa o de personas que trabajan en su nombre, puede acudir a dos fuentes principales.

! Funciones que desempea en el sistema de gestin ambiental. ! Impacto ambiental generado por sus actividades.
Las primeras definidas en el apartado anterior (6.2) y las segundas en el proceso de identificacin de aspectos ambientales. Por ejemplo, al referirse al Gestor Ambiental puede pensarse en un profesional con formacin especializada en gestin ambiental o alguna carrera afn (educacin); con preparacin en la interpretacin de la norma ISO 14001 y como auditor lder de gestin ambiental (formacin) y con experiencia en la implementacin de sistemas de gestin. El operador de la planta de aguas residuales puede ser una persona con formacin secundaria completa (educacin); con conocimiento en la operacin de tratamiento de aguas y en los conceptos generales que se incluyen en ella, como son DBO, DQO, pH (formacin); y con experiencia en el campo. Una persona subcontratada para la recoleccin de desechos slidos puede requerir una formacin profesional mnima (educacin); con conocimiento de manipulacin de desechos ordinarios y peligrosos (formacin) y con poca experiencia. 9.3 Programa de formacin. Puede apreciarse que una vez que se han identificado las competencias, la definicin de las necesidades de formacin se torna un poco ms simple, ya que van a estar dirigidas a satisfacer las competencias requeridas. Estos requerimientos de formacin pueden integrarse en un registro con responsabilidades y fechas de ejecucin, para realizar un seguimiento ms simple de su cumplimiento. Un programa de formacin puede ser el siguiente:

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ambientales y otros. El propsito es que los miembros de la empresa conozcan el desempeo ambiental. Con respeto a otras partes interesadas, menciona la necesidad de definir los mecanismos para recibir documentar y responder a las comunicaciones externas. Lo esencial es que la empresa pueda demostrar que las partes externas reciben la comunicacin apropiada a sus necesidades o inquietudes. En el anexo 3 se muestra un ejemplo de un procedimiento para comunicacin. 10.2 Proceso de comunicacin interna. El propsito global de comunicar o mantener informado a las partes interesadas de la gestin ambiental de la empresa es demostrar el compromiso y los esfuerzos por mejorar el desempeo ambiental; adems de incrementar la toma de conciencia de los que reciben la informacin. Los mecanismos para comunicar a los empleados de la empresa los elementos del sistema de gestin ambiental son variados. Puede incluir el establecimiento de pizarras informativas, actividades grupales, reuniones de departamento, correo electrnico, murales, actividades especiales de la empresa, boletines, entre otros. Adems, debe considerarse el establecer medios para que los empleados tambin puedan transmitir sus inquietudes en este campo hacia los niveles responsables de la gestin. Un mecanismo utilizado es el de buzn de sugerencias. 10.3 Proceso de comunicacin externa. Las partes interesadas, principalmente los vecinos o los entes de gobierno, regularmente necesitan comunicarse con la empresa para transmitir sus dudas o quejas por el desempeo ambiental. La empresa debe incluir en su procedimiento las responsabilidades y los medios para recibir y dar respuesta con prontitud a todas estas inquietudes. Regularmente esta tarea recae sobre el gerente general o bien en el gestor ambiental. La Norma da la opcin para que la empresa decida si desea o no comunicar a partes interesadas externas sobre su desempeo ambiental. sta puede ser una prctica proactiva, propio de un sistema de gestin ambiental con enfoque preventivo; sin embargo, por consideracin a los costos que esto podra traer en papelera y dems, puede optar por no comunicarlo. Si la decisin es no comunicar, debe dejarlo evidenciado en el Manual Ambiental (Anexo 2).

Un factor relevante en este proceso es establecer los medios para evaluar la efectividad de la formacin brindada. Regularmente es el desempeo global de la empresa la que puede permitir demostrar que en realidad fue efectiva; sin embargo, puede aplicarse ciertos indicadores que permiten dar un seguimiento ms especfico de la efectividad de formacin. En el caso del operario responsable del tratamiento de aguas residuales puede valorarse estadsticamente la cantidad de veces que se desestabilizan los resultados de las aguas vertidas; o bien puede contabilizarse el nmero de hallazgos de auditora (no conformidades) para evaluar la eficacia del gestor ambiental en la implementacin del sistema de gestin ambiental. Es necesario mantener registros que evidencien la formacin brindada.

10. COMUNICACIN.
10.1 Requisitos 4.4.3 de la Norma ISO 14001 Este requisito pretende que la empresa defina los mecanismos para comunicar a todas las partes interesadas, todos los aspectos relevantes del sistema de gestin ambiental. El enunciado de la Norma establece que: En relacin con sus aspectos ambientales y su sistema de gestin ambiental, la organizacin debe establecer, implantar y mantener uno o varios procedimientos para: a) la comunicacin interna entre los diversos niveles y funciones de la organizacin; b) recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas. La organizacin debe decidir si comunica o no externamente informacin acerca de sus aspectos ambientales significativos y debe documentar su decisin. Si la decisin es comunicarla, la organizacin debe establecer e implantar uno o varios mtodos para realizar esta comunicacin externa. La Norma menciona la necesidad de establecer un procedimiento para la comunicacin interna en relacin con su sistema de gestin ambiental, esto debe traer a la mente todos los elementos del sistema de gestin ambiental: la Poltica, los objetivos y metas, los programas de gestin, las responsabilidades, los aspectos

11. CONTROL DE DOCUMENTOS.


11.1 Requisito 4.4.5 de la Norma ISO 14001. La empresa debe establecer el proceso para el control de los documentos. El propsito es que se describa cul es el procedimiento para la aprobacin y revisin continua de
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los documentos; la manera en que se comunican a las personas que los utilizan; la necesidad de validar los procedimientos en la prctica antes de llevarlos a aprobacin; el requerimiento de eliminar los documentos obsoletos de su lugar de uso para evitar que sean utilizan por equivocacin. En la Norma se declara: Los documentos requeridos por el sistema de gestin ambiental y por esta norma internacional se deben controlar. Los registros son un tipo especial de documento y se deben controlar de acuerdo con los requisitos establecidos en el apartado 4.5.4. La organizacin debe establecer, implantar y mantener uno o varios procedimientos para: a) aprobar los documentos con relacin a su adecuacin antes de su emisin; b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente; c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisin actual de los documentos; d) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables; e) asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo que la organizacin ha determinado que son necesarios par la planificacin y operacin del sistema de gestin ambiental y se controla su distribucin; y f) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razn. 11.2 Proceso de control de documentos. Los documentos se pueden controlar eficazmente mediante: ! El desarrollo de un formato de documento apropiado que incluya ttulos nicos, nmeros, fechas, revisiones, histrico de las actualizaciones o autoridad encargada de la revisin; ! La asignacin de la revisin y aprobacin de documentos a individuos con suficiente capacidad tcnica y autoridad en la organizacin; y ! El mantenimiento de un sistema de distribucin de documentos eficaz. Cuando se vayan a redactar documentos para el sistema de gestin ambiental, debe partirse de los requisitos especficos de la Norma ya que en ella se solicita continuamente el mantener procedimientos. La documentacin general de un sistema de gestin ambiental se divide en cuatro niveles: el Manual Ambiental, los procedimientos solicitados por la Norma Internacional, los procedimientos que la organizacin requiere para el efectivo mantenimiento del sistema y los registros. Las partes o contenido de los procedimientos u otros, queda a libertad de la empresa. La empresa decide la complejidad de la documentacin. La recomendacin es no generar documentos largos, porque pierden la efectividad de su razn de ser: guiar a los trabajadores en
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la ejecucin de sus actividades. En el anexo 3 se adjunta una muestra de un procedimiento para el control de la documentacin.

12. CONTROL OPERACIONAL.


12.1 Requisito 4.4.6 de la norma ISO 14001. Este requisito establece que: La organizacin debe identificar y planificar aquellas operaciones que estn asociadas con los aspectos ambientales significativos identificados, de acuerdo con su poltica ambiental, objetivos y metas, con el objeto de asegurarse de que se efectan bajo las condiciones especificadas, mediante: a) el establecimiento, implantacin y mantenimiento de uno o varios procedimientos documentados para controlar situaciones en las que su ausencia podra llevar a desviaciones de la poltica, los objetivos y metas ambintales; b) el establecimiento de criterios operacionales en los procedimientos; y el establecimiento, implantacin y mantenimiento de procedimientos relacionados con aspectos ambientales significativos identificados de los bienes y servicios utilizados por la organizacin, y la comunicacin de los procedimientos y requisitos aplicables a los proveedores, incluyendo contratistas. El enfoque que mantiene la Norma es que se realice el control sobre los procesos relacionados con los aspectos ambientales significativos. Ahora bien, agrega, que no en todos los casos se deben establecer procedimientos documentados, sino slo en los casos donde se considere que sea necesario. Con base en qu criterios se puede afirmar que sea o no necesario establecer un procedimiento documentado? El primer factor es el grado de control que se mantiene para el aspecto ambiental asociado, y el segundo, la experiencia que tengan las personas que estn ejecutando dicha actividad. Esto aplica a actividades que estn relacionadas con los procesos productivos as como las que estn relacionadas con bienes (instalaciones, maquinaria) y servicios (distribucin, almacenamiento); resaltando la necesidad de que las personas que realizan actividades en nombre de la empresa tambin cumplan con los procedimientos que vayan a establecerse. Por ejemplo, informar (y controlar) sobre la metodologa para manipular desechos slidos a todos los proveedores y contratistas. 12.2 Documentar procedimientos de control operacional. El enfoque general para establecer controles

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operacionales tiene la siguiente secuencia:

! Elegir un mtodo de control (pueden ser procedimientos,


instrucciones de trabajo, controles fsicos, uso de personal con formacin o la combinacin de los casos anteriores); ! Seleccionar criterios de operacin aceptables (cmo realizar las prcticas para obtener los resultados deseados); ! Establecer los procedimientos necesarios que definan cmo se van a planificar, realizar y controlar las operaciones identificadas (indicar cmo se realizan mediciones y se da seguimiento para verificar cumplimiento y efectividad de los criterios de operacin); y ! Documentar los procedimientos (puede hacerse mediante instrucciones, seales, formatos, videos, fotos). Es apropiada que se consideren las siguientes actividades cuando se vaya a establecer el control operacional: ! Contratacin de personal y de servicios, ! Adquisicin de propiedades o instalaciones, ! Servicio al cliente, ! Manipulacin y almacenamiento de materias primas, ! Publicidad, ! Procesos de produccin y mantenimiento, ! Compras, ! Procesos auxiliares (suministro de energa, reciclaje, tratamiento de aguas residuales, etc).

El requisito concluye resaltando la necesidad de realizar simulacros, cuando sea prctico, para asegurar que los procedimientos que se han establecido sean eficaces. En el anexo 3 se incluye el procedimiento para actuacin ante posibles situaciones de emergencia. 13.2 Posibles situaciones de emergencia.

En este apartado, la empresa debe considerar, cuando aplique: ! Emisiones accidentales al aire, ! Vertidos al agua y descargas al suelo, ! Derrames, ! Disposicin de desechos slidos peligrosos, ! Incendios, ! Huracanes, ! Temblores. En general puede hacerse una evaluacin de las consecuencias de las condiciones de operacin anormales (arranques, paradas de proceso, mantenimiento preventivo). Para llegar a las posibles situaciones de emergencia debe tomar en cuenta: ! Naturaleza de los peligros en el sitio (informacin sobre los productos peligrosos), por ejemplo lquidos inflamables, tanques de almacenamiento, gases comprimidos. ! Posible situacin de emergencia o accidente en una instalacin cercana, ! Interno a la empresa debe tomar las siguientes medidas: ! Mtodo para responder a una situacin de emergencia especfica, ! La formacin del personal para la respuesta a emergencia, ! Organizacin y responsabilidades para enfrentar una emergencia, ! Las rutas de evacuacin y puntos de encuentro, ! Datos para contacto de instituciones de ayuda (bomberos, servicios de limpieza de derrames), ! Procesos de evaluacin posterior a la emergencia, La empresa debe procurar que las medidas que tome sean las necesarias para reducir el posible impacto ambiental y para mitigar el impacto que ocurra. Por ejemplo, debe proveerse de materiales para retencin y recoleccin de derrames; debe establecer medidas para reducir la posibilidad de un incendio; debe considerar el anclaje de estantes para evitar cadas de productos peligrosos durante un temblor; debe procurar adecuar las reas de almacenamiento de productos peligrosos para evitar que alcance el alcantarillado pluvial en caso de un derrame; asegurar el almacenamiento de productos qumicos por compatibilidad, entre otros ejemplos. En el anexo 5 se ha incluido una propuesta realizado por IHOBE, sobre la estructura y contenido de un Plan de emergencia Ambiental. El documento ha sido modificado del original.

13. PREPARACIN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS.


13.1 Requisito 4.4.7 de la Norma ISO 14001.

Debe recordarse que esta norma internacional no tiene relacin con la gestin de seguridad y salud ocupacional, por lo que en este requisito debe entenderse la preparacin y respuesta de emergencias que tienen relacin con un posible impacto en el ambiente. El objetivo es identificar las situaciones de emergencia potenciales o accidentes potenciales que puedan tener impacto ambiental significativo o adverso, y realizar las acciones de mitigacin y repuesta apropiadas si estas situaciones ocurren. La organizacin debe establecer, implantar y mantener uno o varios procedimientos para identificar situaciones potenciales de emergencia y accidentes potenciales que pueden tener impactos en el medio ambiente y cmo responder ante ellos. La organizacin debe responder ante situaciones de emergencia y accidentes reales y prevenir o mitigar los impactos ambientales adversos asociados. La organizacin debe revisar peridicamente y modificar cuando sea necesario, sus procedimientos de preparacin y respuesta ante emergencias, en particular despus de que ocurran accidentes o situaciones de emergencia. La organizacin tambin debe realizar pruebas peridicas de tales procedimientos, cuando sea factible.
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14. Seguimiento y medicin


14.1 Requisitos 4.5.1 de la Norma ISO 14001. La verificacin incluye un enfoque sistemtico para la medicin, el seguimiento y la evaluacin del desempeo ambiental de la empresa. Para centrar los recursos sobre las mediciones ms importantes es apropiado hacer una identificacin, de lo que la Norma llama como, las caractersticas fundamentales de sus operaciones. Estas caractersticas usualmente estn relacionadas con actividades asociadas a aspectos ambientales significativos. La Norma establece: La organizacin debe establecer, implantar y mantener uno o varios procedimientos para hacer el seguimiento y medir de forma regular las caractersticas fundamentales de sus operaciones que pueden tener un impacto significativo en el medio ambiente. Los procedimientos deben incluir la documentacin de la informacin para hacer el seguimiento del desempeo, de los controles operacionales aplicables y de la conformidad con los objetivos y metas ambientales de la organizacin. La organizacin debe asegurarse de que los equipos de seguimiento y medicin se utilicen y mantengan calibrados y se deben conservar los registros asociados. El otro requisito detallado en la norma es la necesidad de asegurar que lo equipos que sean utilizados para realizar mediciones estn calibrados. La validez de la informacin recopilada depende en gran proporcin de la confianza que den los instrumentos de medicin, as como de la competencia del personal que ejecuta las mediciones. Es indispensable mantener registros de las calibraciones que se efecten. Cuando sea oportuno, es valioso documentar los procedimientos para medicin y seguimiento de alguna de las caractersticas claves identificadas. Se recomienda documentar cul es el proceso para el tratamiento de aguas residuales, cundo y cmo medir las variables clave (pH, slidos sedimentables, caudal, etc); tambin puede documentarse sobre el manejo de desechos slidos peligrosos, cmo deben almacenarse, tratamiento interno; etc. 14.2 Seguimiento del desempeo ambiental. El mtodo ms utilizado en la prctica es definir indicadores de gestin que permitan dar seguimiento a los principales aspectos ambientales. La utilizacin de indicadores permite a una empresa: ! Aumentar el conocimiento o entendimiento del sistema, de los procesos y de la organizacin. ! Proveer informacin concisa acerca del estado y tendencia en el desempeo de la organizacin que facilita la toma de decisiones, ! Provee de una herramienta para medir el progreso hacia el logro de los objetivos. ! Facilita la comparacin del desempeo ambiental entre
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empresas. Los indicadores deben poseer al menos las siguientes caractersticas: ! Medidos contra una base de produccin (unidades de produccin). ! Tomados para un periodo de tiempo definido (mensual, anual, semestral). ! Reproducibles (se repitan los resultados). La empresa debe revisar continuamente sus indicadores y reafirmar su utilidad, la facilidad para la toma de datos, la aplicacin a la empresa, la confiabilidad de los datos. La norma ISO 14031 establece ejemplos de indicadores, los cuales ha dividido en indicadores de gestin (cantidad de no conformidades, personal que cumple con las competencias, estado de las acciones correctivas, ejecucin del programa de capacitacin, etc) e indicadores operacionales (consumo de agua por unidad de produccin, volumen de desechos slidos por unidad de produccin, cantidad de CO2 emitido al ao, etc). La cantidad y tipo de indicadores depende de las caractersticas de cada empresa. Se sugiere que al menos se logre establecer uno por cada aspecto ambiental significativo y que se mantenga un control peridico de los mismos.

15. NO CONFORMIDAD, ACCIN CORRECTIVA Y ACCIN PREVENTIVA.


15.1 Requisito 4.5.3 de la Norma ISO 14001. Una no conformidad es una desviacin o incumplimiento de los requisitos de la norma ISO 14001 o de los procedimientos establecidos por la empresa para el control de su desempeo ambiental. El acto de establecer acciones correctivas o acciones preventivas obedece a dar solucin a una no conformidad real o a una no conformidad potencial, respectivamente. Este es un mecanismo para promover la mejora continua del sistema de gestin ambiental. En el anexo 3 se incluye un procedimiento general para la identificacin de no conformidades y el establecimiento de acciones correctivas y acciones preventivas. La Norma ISO 14001 establece que: La organizacin debe establecer, implantar y mantener uno o varios procedimientos para tratar las no conformidades reales y potenciales y tomar acciones correctivas y acciones preventivas. Los procedimientos deben definir requisitos para: a) la identificacin y correccin de las no conformidades y tomando las acciones para mitigar sus impactos ambientales. b) La investigacin de las no conformidades,

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determinando sus causas y tomando las acciones con el fin de prevenir que vuelvan a ocurrir; c) La evaluacin de la necesidad de acciones para prevenir las no conformidades y la implantacin de las acciones apropiadas definidas para prevenir su ocurrencia; d) El registro de los resultados de las acciones preventivas y acciones correctivas tomadas; y e) La revisin de la eficacia de las acciones preventivas y acciones correctivas tomadas. Las acciones tomadas deben ser las apropiadas en relacin a la magnitud de los problemas e impactos ambientales encontrados. La organizacin debe asegurarse de que cualquier cambio necesario se incorpore a la documentacin del sistema de gestin ambiental. La Norma sugiere la definicin de responsabilidades y autoridad para el anlisis y resolucin de las no conformidades determinadas. 15.2 Determinacin de no conformidades. Una no conformidad puede estar asociada a que una parte del sistema de gestin no funcione de la manera prevista, o bien que no se cumpla con los requisitos de desempeo ambiental. Ejemplos de estas situaciones son los siguientes: Desempeo del sistema:

empresa debe iniciar una evaluacin de la misma, haciendo un enfoque de las causas que llevaron a la desviacin de los requisitos del sistema. Cualquier plan de accin que surja para corregir la no conformidad determinada debe procurar eliminar la raz del problema para reducir considerablemente la posibilidad de que se vaya a repetir. De igual manera debe procederse si la accin a tomar es de carcter preventivo. Estos hallazgos suelen ser identificados por anlisis de tendencias en el desempeo ambiental o extrapolando una no conformidad real determinada en un rea de trabajo a otra rea con las mismas caractersticas. Un sistema de gestin ambiental maduro se caracteriza porque las acciones que se documentan son en su mayora de carcter preventivo. Debe recordarse que el hecho de establecer las acciones correctivas y acciones preventivas se hace con el sentido de mejorar el sistema de gestin ambiental; razn por la cual es necesario establecer mecanismos para evaluar la eficacia de la accin tomada. Este proceso de verificacin se sugiere que sea aplicado en la fecha propuesta para la caducidad del plan de gestin establecido. Debe verificarse que la implementacin de las acciones logra reducir la potencial ocurrencia de una no conformidad ms importante.

! No se definan o comuniquen las responsabilidades


requeridas por el sistema de gestin ambiental,

16. CONTROL DE REGISTROS.


16.1 Requisito 4.5.4 de la Norma ISO 14001. Un registro representa la evidencia verificable de las acciones ambientales que ejecuta la empresa. Muestran informacin de la operacin y los resultaos del sistema de gestin ambiental. El propsito de este requisito es darle un trato especial a los documentos denominados registros debido a su importancia como evidencia objetiva de cumplimiento de las operaciones establecidas por la empresa. La Norma establece que: La organizacin debe establecer y mantener los registros que sean necesarios para demostrar la conformidad con los requisitos de su sistema de gestin ambiental y de esta Norma Internacional, para demostrar los resultados logrados. La organizacin debe establecer, implantar y mantener uno o varios procedimientos para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin de los registros. Los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables. En el anexo 3 se incluye un procedimiento para el control de registros. El control implica el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin y la
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! No definicin de objetivos ambientales, ! Inexistencia de un proceso formal de revisin por la


direccin, ! No hay evidencia de un proceso de evaluacin de cumplimiento con los requisitos legales. ! No hay evidencia de cumplimiento de la Poltica Ambiental. ! Personal no competente para la ejecucin de actividades. Desempeo ambiental:

! Incumplimiento de las metas ambientales, ! Incumplimiento de los criterios de operacin


establecidos, ! Incumplimiento de un requisito legal, ! Desempeo ambiental adverso, ! No mitigacin de impacto ambiental por accidentes. Aunque un mtodo para la determinacin continua de las no conformidades es el proceso de auditoras internas, no puede pensarse que ste sea el nico medio. Las responsabilidades rutinarias de todos los empleados deben incluir la identificacin de no conformidades. El hecho de que el personal est en contacto con las reas de trabajo, tiene mayor posibilidad de verificar la aplicacin de los procedimientos de manera apropiada. 15.3 Establecimiento de acciones correctivas y de acciones preventivas. Ante la determinacin de una no conformidad real, la

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disposicin de los registros. En el anexo 4 se incluye una muestra de los distintos formatos (referidos en los procedimientos) que sern utilizados para recopilar la informacin. Cabe aqu hacer la diferencia entre registro y formato; siendo el primero un documento con informacin recopilada en un formato. 16.2 Tipos de registros que deben mantenerse. Cuando la Norma establece la necesidad de que los registros sean legibles, identificables y trazables se refiere a lo siguiente: es necesario poder tomar la informacin del registro para el control del desempeo ambiental; se requiere conocer el registro, a qu departamento aplica y si est controlado por el sistema; y, finalmente, si la empresa conoce el lugar de aplicacin de los registros y bajo la autoridad de qu persona se deben mantener. Algunos registros que se pueden crear son: ! Informacin sobre el cumplimiento de los requisitos legales aplicables, ! Aspectos ambientales significativos, ! Detalles sobre no conformidades y acciones correctivas y preventivas, ! Resultados de las auditoras internas y de las revisiones por la direccin, ! Informacin sobre caractersticas ambientales de los productos, ! Evidencia de cumplimiento de objetivos y metas, ! Informacin sobre participacin en formacin, ! Resultados de inspeccin y calibracin, ! Resultados de controles operacionales. El control eficaz de los registros es esencial para la implementacin exitosa del sistema de gestin ambiental.

Internacional; y b) proporcionar informacin a la direccin sobre los resultados de las auditoras. La organizacin debe planificar, establecer, implantar y mantener programas de auditora, teniendo en cuenta la importancia ambiental de las operaciones implicadas y los resultados de las auditoras previas. Se deben establecer, implantar y mantener uno o varios procedimientos de auditora que traten sobre: a) las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditoras, informar sobre los resultados y mantener los registros asociados; b) la determinacin de los criterios de auditora, su alcance, frecuencia y mtodos. La seleccin de los auditores y la realizacin de las auditoras deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditora. Aspectos especficos del proceso para la ejecucin de auditoras de sistemas de gestin ambiental se presentan en el apartado 19. 17.2 Programa de auditoras internas. Los programas de auditora interna son un mecanismo que permite programar las auditoras que se realizarn en un periodo de tiempo establecido. Las auditorias internas se realizan en intervalos planificados para asegurar que las personas (auditores y auditados) se preparen para la auditora. En general pretende dar un mejor aprovechamiento de los recursos de la empresa. Un programa de auditoras internas puede contener una o ms auditoras, ya sea que las realizan auditores internos o externos. El programa se base en la naturaleza de las operaciones y da mayor relevancia a aquellos procesos que poseen ms probabilidad de que provoquen un impacto ambiental significativo. El programa de auditora debe evidenciar que se auditan todos los procesos de la empresa y que se incluyen todos los requisitos de la Norma ISO 14001. En cada auditora interna no se requiere que sean auditados todos los procesos y requisitos de la norma. Pueden ser especializadas para auditar un rea o proceso especfico. Por ejemplo, pueden establecerse auditoras documentales, auditoras de cumplimiento legal, auditoras de desempeo ambiental, auditoras de sistemas de gestin, entre otros. Lo que debe prestar atencin es que la suma de todas las auditoras internas abarque el alcance del sistema de gestin ambiental y la totalidad de la Norma ISO 14001.

! se ha implantado adecuadamente y se mantiene; y

17. AUDITORAS INTERNAS AL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL.


17.1 Requisito 4.5.5 de la Norma ISO 14001. La ejecucin de auditoras internas al sistema de gestin ambiental promueve la mejora continua. Representa una fuente de informacin valiosa que utilizar la direccin general en el proceso de revisin por la direccin y confirma si el sistema de gestin se ajusta a los requisitos de la Norma y de las operaciones definidas por la empresa para la efectiva gestin ambiental. De ah la necesidad de ser consistentes y sistemticos en la aplicacin de auditoras internas. Este proceso de auditora se ha documentado en un procedimiento, del cual se presenta un ejemplo en el anexo 3. La Norma ISO 14001 establece que: La organizacin debe asegurarse de que las auditoras internas del sistema de gestin ambiental se realizan a intervalos planificados para: a) determinar si el sistema de gestin ambiental: ! es conforme con las disposiciones planificadas para la gestin ambiental, incluidos los requisitos de esta Norma
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18. REVISIN POR LA DIRECCIN.


18.1 Requisito 4.6 de la norma ISO 14001.

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El requisito establecido por esta Norma Internacional tiene plasmados dos sentidos muy bien definidos. El primero de ellos es la necesidad de involucrar a la alta direccin en el sistema de gestin ambiental, particularmente en un proceso de revisin y el segundo, resultado del primero, es el establecimiento de oportunidades para mejorar en el desempeo ambiental y en el desempeo de gestin La alta direccin debe revisar el sistema de gestin ambiental de la organizacin, a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuacin y eficacia continuas. Estas revisiones deben incluir la evaluacin de oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestin ambiental, incluyendo la poltica ambiental, los objetivos y las metas ambientales. Se deben conservar los registros de las revisiones por la direccin. Los elementos de entrada para las revisiones por la direccin deben incluir: a) los resultados de las auditoras internas y evaluaciones de cumplimiento con los requisitos legales y otros requisitos que la organizacin suscriba; b) las comunicaciones de las partes interesadas externas, incluyendo las quejas; c) el desempeo ambiental de la organizacin; d) el grado de cumplimiento de los objetivos y metas; e) el estado de las acciones correctivas y preventivas; f) el seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones previas llevadas a cabo por la direccin; g) los cambios en las circunstancias, incluyendo la evolucin de los requisitos legales y otros requisitos relacionados con sus aspectos ambientales; y h) las recomendaciones para la mejora. Los resultados de las revisiones por la direccin deben incluir todas las decisiones y acciones tomadas relacionadas con posibles cambios en la poltica ambiental, objetivos, metas y otros elementos del sistema de gestin ambiental, coherentes con el compromiso de mejora continua.. Debe tomarse en cuenta que la intencin de esta revisin no implica, en un amplio contexto, revisar puntualmente cada uno de los elementos del sistema de gestin ambiental; para tal fin se establece el proceso de auditoras internas. La revisin por la direccin debe enfocarse a la adecuacin de la poltica y los objetivos para cubrir las necesidades del negocio. Como consecuencia de la revisin por la direccin puede ocurrir que sea necesario la variacin de la poltica ambiental - aunque eso ocurre espordicamente ya que sta regularmente es escrita en trminos generales o globales-; o bien la actualizacin de los objetivos y las metas - es ms probable que estos se modifiquen- debido a que los existentes ya han sido alcanzados o porque la condicin de la organizacin ha variado.

En el anexo 3 se presenta un procedimiento sobre el proceso de revisin por la direccin, y en el anexo 4 se muestra un formato para la documentacin de este proceso. 18.2 Proceso de mejora continua. Para efectos de este texto se entiende mejora continua como el proceso recurrente de optimizacin del sistema de gestin ambiental para lograr mejoras en el desempeo ambiental global, de forma coherente con la poltica ambiental de la organizacin. La mejora continua es una caracterstica fundamental de un sistema de gestin ambiental eficaz. sta se logra a travs del cumplimiento de los objetivos y metas ambientales y la optimizacin del sistema de gestin ambiental y cualquiera de sus componentes. Algunos ejemplos que promueven la mejora continua, misma que se pueden dar conforme el sistema va madurando, son: ! Establecer un proceso para evaluar nuevos materiales, con el fin de promover el uso de materiales menos nocivos. ! Mejorar el proceso para identificar los requisitos legales aplicables de forma que los nuevos requisitos que deben cumplirse se identifiquen de manera oportuna. ! Mejorar la formacin proporcionada a los empleados sobre materiales y manipulacin, con el fin de reducir la generacin de residuos. ! Introducir procesos de tratamiento individual a aguas vertidas. ! Introducir a proveedores y clientes a lo largo de la cadena de produccin para evaluar su desempeo ambiental. ! Introducirse en herramientas de evaluacin de ciclo de vida de productos. Otro aspecto relevante es que los resultados de las revisiones deben ser documentadas con el propsito de proporcionar un registro de las conclusiones que se logren en su desarrollo. Un motivo por el cual se hace necesaria la documentacin de esta actividad es porque puede ayudar a evitar un trabajo duplicado, adems de que permite dar seguimiento a las decisiones tomadas durante una junta en futuras sesiones. Finalmente, debe considerarse la posibilidad de realizar las revisiones de manera apropiada para el sistema; por lo que se recomienda realizar varias revisiones distanciadas en el tiempo y recordar que no todos los elementos deben ser revisados en una misma sesin de trabajo.

19. AUDITORAS DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL.


La Norma ISO 19011, establece los lineamientos para al ejecucin de auditoras de sistemas de gestin de la calidad y ambiente.
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19.1 Introduccin. Las auditoras a sistemas de gestin es una prctica que se ha desarrollado como medio para verificar que las disposiciones establecidas en los requisitos de la norma ISO 14001 y los requisitos establecidos por las organizaciones para la eficaz operacin y control del impacto ambiental, se ejecuten en conformidad. Segn quien la realice, las auditoras pueden clasificarse en :

! Auditoras internas conducidas por personal de la propia empresa, o bien, por persona externa a la empresa que acta con los procedimientos y la sistemtica de la propia empresa. ! Auditoras externas conducidas por personal independiente a la compaa, o bien, por persona externa a la empresa con sistemtica de actuacin propia. Un ejemplo es la realizada por los clientes a sus proveedores. ! Auditoras de entidades independientes conducidas por organizaciones independientes con el objetivo de certificar si su sistema cumple con lo predispuesto en una norma especfico.
El alcance de este manual se suscribe a las auditoras internas, como mecanismo de evaluacin y seguimiento al sistema de gestin ambiental. Con respecto a las auditoras internas debe considerarse que pueden presentar ciertas ventajas en comparacin con las externas: Mayor conocimiento de los procesos auditados. El personal conoce bien los procesos y puede profundizar en ellos. Se tiene fcil acceso a informacin confidencial. La confianza depositada en las personas designadas como auditores internos permite que puedan tener el acceso a informacin que no se brinda con tanta facilidad a personas externas. Se puede hacer un seguimiento de las recomendaciones que se dicten a partir de los resultados de auditora. El hecho de participar diariamente en las actividades de la empresa le permite a los auditores internos verificar fcilmente si se han dado los cambios debido a los resultados de la auditora. Se mejora la toma de conciencia ambiental del personal y la identificacin del mismo con la empresa. Al involucrarse en la evaluacin, el personal aprende mejor sobre los impactos ambientales y promueve su control. Sin embargo, de igual manera se pueden esperar ciertas desventajas: Tienen un costo tanto en tiempo como en recursos humanos, los cuales se distraen de sus labores cotidianas para tomar parte en las auditoras. La auditora interna de un proceso puede involucrar a una persona durante un da laboral o ms, lo que puede reducir la productividad.
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Algunos auditores tienen menos libertad de expresarse debido a compaerismo. Este asunto est relacionado con la posibilidad de que generen conflictos internos cuando haya personas que no se identifiquen apropiadamente con el sistema de gestin ambiental o bien se siente amenazados. Se requiere la participacin activa del departamento de recursos humanos para reducir la ocurrencia de estas situaciones. Si no se tiene la experiencia necesaria puede no darse la profundidad suficiente para conocer la realidad de la empresa. La experiencia es sumamente importante para determinar las inconsistencias con el cumplimiento de los requisitos. Es necesario desarrollar un programa de entrenamiento que involucre la interaccin con personas que puedan tener ms experiencia en la ejecucin de las auditoras al sistema de gestin ambiental. Competencias del auditor. Adems de las mencionadas en el punto anterior, debemos referirnos a personas con conducta tica, responsables, con facilidad de expresin, con juicio y diligencia. Todas las competencias deben ser desarrolladas o al menos verificar que las personas seleccionadas como auditores las poseen. Por otro lado, el proceso mismo de auditora requiere que se cumplan ciertos principios que unidos pueden aportar confianza a los resultados obtenidos. Independencia: La base para la imparcialidad de la auditora y la objetividad de las conclusiones de la auditora. No puede ocurrir que una persona ejecute auditoras de su propia rea de trabajo. Sistemtica: El mtodo racional para alcanzar conclusiones de la auditora fiables y reproducibles en un proceso de auditora sistemtico. No se deja nada al azar. El proceso debe ser repetible y que se alcancen los mismos resultados independientemente de quien ejecute la auditora. Si se mantienen los principios de auditora se considera que se ha establecido una herramienta eficaz y fiable y, por consiguiente, se podrn lograr conclusiones de la auditora que sean pertinentes y suficientes; adems de que la alta direccin puede actuar con seguridad sobre aspectos que le ayudarn a mejorar su desempeo. La Norma ISO 14001, en el requisito 4.5.5, establece cules son los objetivos de las auditoras internas: a) determinar si el sistema de gestin ambiental:

! es conforme con las disposiciones planificadas para la


gestin ambiental, incluidos los requisitos de esta Norma Internacional; y ! se ha implantado adecuadamente y se mantiene; y b) proporcionar informacin a la direccin sobre los resultados de las auditoras. Adicional a estos objetivos, la evaluacin interna del sistema tiene una razn de ser an ms relevante: impulsar desde la direccin de la empresa un proceso de mejora continua, orientado a todas las reas de la actividad. Los resultados de las auditoras internas son el insumo ms importante utilizado por la alta direccin para

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proponer mejoras en el sistema de gestin. Algunas definiciones que deben estar claras en este proceso son: Auditora de sistema de gestin ambiental: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora. La definicin inicia con los principios bsicos de la auditora que ya se han mencionado; adems incluye dos conceptos que se definirn a continuacin. Criterios de auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados para realizar auditoras. Ejemplos de criterios de auditora son: Norma ISO 14001, Manual ambiental, Poltica ambiental, procedimientos del sistema de gestin ambiental; o cualquier otro documento o informe que se utilice como partida de evaluacin. Evidencias de auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables. Cualquier informacin (escrita, visual o verbal) que permita verificar el cumplimiento o no del criterio de auditora utilizado en la evaluacin. Hallazgos de auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencias de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora. Al contrastar la evidencia de la auditora con los criterios de auditora pueden darse dos situaciones: se cumple o no con los criterios de auditora. En caso de no cumplirse estamos en presencia de un hallazgo de auditora que puede ser calificado como no conformidad. Conclusiones de auditora: Resultado de una auditora, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditora. Las conclusiones de auditora estn dirigidos a verificar que se cumple o no con las disposiciones establecidas en el sistema de gestin ambiental. 19.2 Proceso de auditora interna. El proceso de auditora interna, tal como lo se describe en la norma ISO 19011, se puede resumir en el siguiente diagrama:

1. PREPARACIN DE LA AUDITORA.
Este paso incluye la definicin de un programa de auditoras (FOR 20, anexo 4), entendido como conjunto de una o ms auditoras planificadas para un perodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico. Como se mencion en la seccin 17, este programa debe incluir todos los procesos de la empresa y todos los requisitos de la Norma ISO 14001. Proporcionar recursos para la auditora interna, lo cual implica conocer la viabilidad de la auditora, disponibilidad de auditores y auditados, reas de reunin y equipos para auditores. Debe mantenerse un grupo de auditores internos competentes en la ejecucin de auditoras internas. Los auditores internos deben al menos recibir la siguiente formacin. ! Interpretacin de los requisitos de la Norma ISO 14001. ! Tcnicas de auditora de sistemas de gestin ambiental. ! Proceso de auditora de sistemas de gestin ambiental. ! Participacin como observadores en al menos dos auditoras internas. Durante todo este proceso debe existir supervisin y evaluacin continua para verificar que el auditor puede aplicar las distintas tcnicas aprendidas.

2. PLANIFICACIN DE LA AUDITORA.
El eje de este paso es generar un Plan de auditoras internas (FOR 19, anexo 4). Segn lo establece la Norma ISO 19011, un plan de auditoras debe contener al menos los siguientes elementos. a) Los objetivos de la auditora. b) Los criterios de auditora y los documentos de referencia.
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c) El alcance de la auditora, incluyendo la identificacin de las unidades de la organizacin y unidades funcionales y los procesos que van a auditarse. d) Miembros del grupo auditor. e) Las fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de la auditora in situ. f) La hora y la duracin estimadas de las actividades de la auditora in situ, incluyendo las reuniones con el auditado y las reuniones del equipo auditor. g) Aprobacin. El objetivo de auditora ser establecido con las necesidades particulares: puede ser una auditora de cumplimiento de requisitos legales, una auditora al sistema total, una auditora al desempeo ambiental de un rea especfica, entre otras opciones. El equipo auditor est constituido por un auditor lder o jefe y uno o ms auditores que le proporcionan ayuda en el logro de los objetivos definidos. El auditor lder es el encargado de orientar sobre las actividades de auditora: designacin de responsabilidades dentro del equipo, coordinacin con el auditado, vocero del grupo; y la ms relevante, asegurar que se cumpla con el objetivo establecido. El grupo auditor debe ser competente en su conjunto, es decir, debe asegurarse que los miembros del grupo abarcan la competencia necesaria para cubrir el objetivo pretendido durante la auditora en ejecucin. Debe establecerse en el Plan de auditora un cronograma de las actividades que se realizarn en el periodo de auditora, estableciendo claramente la fecha, la hora, el rea a auditar, el auditado y el auditor.

una gua de verificacin para evaluar cumplimiento de los requisitos de la Norma ISO 14001. Debe tenerse presente que la gua de verificacin es una ayuda y no puede convertirse en una restriccin para profundizar en un aspecto que se considere relevante, durante la ejecucin de la auditora. Deben tomarse en cuenta dos aspectos bsicos en el proceso de auditora: ! Se est ejecutando la auditora en un tiempo y espacio definido, por lo que aquello que se pueda determinar puede ser exclusivo de ese momento, de ah la necesidad de recopilar toda la informacin verificable que le facilite llegar a las conclusiones de auditora. ! No puede pretenderse abarcar el 100% de la informacin disponible. Toda auditora se basa en una muestra, por lo que es la habilidad del auditor lo que le permite determinar el tamao de esa muestra. Para la elaboracin del informe de auditora es necesario recopilar la informacin identificada por los miembros del equipo auditor. La reunin de la informacin debe aportar las bases para redactar los hallazgos y las conclusiones de auditoria. Las diferencias entre el criterio y la evidencia de auditora definen el Hallazgo de auditora. Los hallazgos pueden ser clasificados segn la dimensin del mismo de la siguiente manera:

3. EJECUCIN DE LA AUDITORA.
La ejecucin de la auditoria puede dividirse en cuatro etapas: ! Reunin de apertura: con la participacin del equipo auditor y el auditado. En ella se presenta el plan de auditoras internas (objetivo, alcance, criterios de auditora, cronograma de actividades) y se discute si es necesario realizar alguna modificacin del mismo. ! Auditora en sitio: se realiza una investigacin para verificar, con evidencia de auditora, el cumplimiento de los criterios de auditora. Se recopila toda la evidencia necesaria para cubrir el objetivo. ! Preparacin del informe: levantamiento de los hallazgos de auditora y de las conclusiones de auditora. ! Reunin final: se presenta el informe de auditora mediante una lectura y aprobacin de los hallazgos y conclusiones de auditora. Para la auditora en sitio el equipo auditor debe prepararse previamente en los criterios de auditora que va a utilizar (Norma ISO 14001, procedimientos especficos, etc). Una prctica comn es la elaboracin de guas de verificacin que le orienten a llevar la auditora. El anexo 6 presenta
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! No conformidades mayores: Ausencia o no aplicacin total de un procedimiento del sistema en la empresa o de algn requisito de la Norma auditada. ! No conformidades menores: Incumplimiento puntual de una seccin de un procedimiento sin que se afecte la buena operabilidad del sistema. ! Observaciones: Una situacin no repetitiva que se desva ligeramente de un procedimiento del sistema sin que se afecte el objetivo del mismo.
Durante el proceso de auditora, en el momento de la determinacin de un hallazgo de auditora, es necesaria su verificacin con el auditado, hacindole entender la evidencia con la cual respalda su hallazgo. De esta manera ser ms sencilla la redaccin del informe de auditora y la dinmica de la reunin de cierre.

4. INFORME DE AUDITORA:
El informe de auditora (FOR 21, anexo 4) es preparado con la supervisin del auditor lder. ste debe contener al menos los siguientes elementos. ! Objetivo. ! Alcance. ! Criterios de auditora. ! Equipo auditor. ! Lista de hallazgos de auditora debidamente clasificados. ! Conclusiones de auditora. ! Firmas de aprobacin.

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El informe de auditora se presenta en la reunin de cierre. En caso de que sea necesario realizar cambios, producto de la discusin en la reunin de cierre, el auditor lder asume esa responsabilidad y una vez que lo tenga preparado debe distribuirlo a las personas necesarias (representante de la direccin, auditado, etc) o a quien la organizacin decida para que luego sea evaluado por la direccin general en el proceso de revisin por la direccin.

5. SEGUIMIENTO A LAS CONCLUSIONES DE AUDITORA.


Producto del informe de auditora es probable que se de la apertura de acciones correctivas que promuevan la eliminacin de las brechas determinadas durante la auditora. El cumplimiento de las acciones correctivas pueden ser verificadas por el gestor ambiental al finalizar la fecha de cumplimiento del plan establecido en ella, o bien, por los auditores internos durante la prxima auditora interna. El proceso de auditora interna finaliza cuando hayan sido cerradas las acciones correctivas originadas en el proceso de auditora.

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Manual de Gestin Ambiental para pequeas y medianas empresas. Centro Nacional de Produccin ms Limpia

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