334.683-F954p-Capitulo IV

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CAPITULO IV
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO FINANCIERO
PARA MEJORAR EL FLUJO DE DISPONIBILIDADES DE EFECTIVO
EN LAS COOPERATIVAS DE CAF AFILIADAS A UCAFES DE R. L
(UNION DE COOPERATIVAS DE CAFETALEROS DE EL SALVADOR
DE R. L.)

A. GENERALIDADES

El capitulo IV contiene la Propuesta de un Manual de Control Interno Financiero para
mejorar el flujo de disponibilidades de efectivo en las cooperativas afiliadas a
UCAFES DE R.L. Esta propuesta es una herramienta que ayudar a stas
Cooperativas a mejorar el flujo de disponibilidades de efectivo.

Este Manual es el resultado de la recopilacin de los datos obtenidos a travs de la
investigacin de campo, la cual constituye la base para el desarrollo de la misma,
ya que de las conclusiones y recomendaciones a las que se llegaron, determinamos
la necesidad de crear este Manual, el cual contribuir en gran medida a una
adecuada gestin administrativa de las Cooperativas afiliadas a UCAFES,
beneficiando a los socios, productores de caf y al personal que labora en dichas
Cooperativas.

B. OBJETIVOS

1. General

Crear un Manual de Control Interno Financiero, para mejorar el flujo de
disponibilidades de efectivo en las Cooperativas afiliadas a UCAFES
DE R.L.
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2. Especficos

Desarrollar procedimientos para el buen funcionamiento del control
interno financiero referente al flujo de las disponibilidades de efectivo.

Proporcionar a las Cooperativas de caf afiliadas a UCAFES DE R.L.,
una herramienta financiera de Control Interno que les permita mejorar
adecuadamente el flujo de disponibilidad de efectivo.

C. IMPORTANCIA DEL MANUAL

1. Para las Cooperativas de caf afiliadas a UCAFES DE R.L.

El Manual de Control Interno Financiero es importante, porque las Cooperativas
contaran con un documento que les proporcione los lineamientos adecuados y
razonables para visualizar el nivel ptimo del efectivo que dichas Cooperativas deben
de poseer para obtener un grado aceptable de liquidez y disponibilidad de efectivo.

2. Para el Sistema Econmico

El control adecuado del efectivo de las cooperativas de caf generar un
rendimiento ptimo a las Cooperativas cafetaleras, lo cual producir un incremento
en las divisas, beneficiando econmicamente al sector agrcola del pas.

3. Para los socios de las Cooperativas de caf afiliadas UCAFES DE R.L.

Con la aplicacin de ste Manual los socios de las Cooperativas de caf afiliadas a
UCAFES DE R.L., podrn controlar de mejor manera los flujos de las
disponibilidades de efectivo, el cual se vera reflejado en la liquidez de las diferentes
Cooperativas.
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D. ALCANCE DE LA PROPUESTA

Adems de cubrir el alcance del sector delimitado de cooperativas, el manual de
control interno financiero, puede ser utilizado por aquellas Cooperativas que se
dedican al cultivo y produccin del caf que no estn afiliadas a UCAFES DE R.L.

El manual se desarrollar en la gestin administrativa de las Cooperativas y se
implementar en el rea de finanzas, dada la naturaleza del manual.
El propsito es mejorar el flujo de disponibilidades de efectivo en dichas
Cooperativas, puesto que el manual se ha elaborado con el objetivo de mejorar el
flujo de disponibilidades de efectivo en las operaciones que las cooperativas realizan.

E. JUSTIFICACION DEL MANUAL
Debido al crecimiento econmico y financiero, cambios estructurales que han
experimentado las Cooperativas de caf afiliadas a UCAFES DE R.L., es necesario
proponer un Manual de control interno financiero para mejorar el flujo de
disponibilidades de efectivo, lo cual proporcionar los procedimientos y polticas
para el adecuado manejo del efectivo.
El Manual de control interno financiero contribuir a la formulacin de planes,
mtodos y procedimientos para la administracin eficiente y eficaz de la
disponibilidad de efectivo generando parmetros para una adecuada gestin
financiera en las Cooperativas de caf afiliadas a UCAFES DE R.L. de El Salvador;
alcanzando un mejor conocimiento de los objetivos propuestos por las Cooperativas.
Un adecuado control interno financiero, en muchos de los casos proporciona una
seguridad razonable para contar con informacin oportuna y eficiente, sin embargo
hay que hacer nfasis que el control interno financiero no proporciona una seguridad
absoluta, poniendo de manifiesto el riesgo que con lleva el control interno
financiero.
114

La base que se tom para la creacin del Manual de Control interno financiero se
obtuvo de la informacin proporcionada por las Cooperativas de caf afiliadas a
UCAFES DE R.L. A travs del uso de una herramienta de analisis situacional para
determinar las fortalezas, oportunidades, limitaciones y amenazas, las cuales se
presentan en el siguiente literal.

F. DIAGNOSTICO DE LAS COOPERATIVAS AFILIADAS A UCAFES
DE R.L. POR MEDIO DEL FOLA
24

24
F = Fortalezas O= Oportunidades L = Limitantes A= Amenazas
Elaborado por Equipo de trabajo de graduacin
115

1. Soporte tcnico de PROCAFE.

2. Aprobacin de crditos al sector cafetalero a tasas competitivas por parte
del sistema financiero.

3. Nivel adecuado de la produccin de caf de la clase Bourbon.

4. Aceptacin del caf nacional a nivel internacional.

5. Participacin activa en la poltica cafetalera en organismos como
PROCAFE, CSC, BFA, para tomar adecuadas decisiones.

6. Un porcentaje razonable de las Cooperativas afiliadas a UCAFES DE R.L.,
poseen plizas de seguros acorde a la necesidad que tengan.

7. Creacin de un FICAFE el cual es un fideicomiso para la conservacin
ambiental del caf y que administra la deuda de los cafetaleros a una tasa
de inters competitiva.

8. Ambiente econmico favorable para los inversionistas extranjeros en el
cultivo de caf, debido a la tendencia de cultivo del caf Gourmet.

9. Aceptable nivel organizacional de las cooperativas de caf.

10. Ayuda gubernamental al sector cafetalero, para la exportacin de caf
especficamente de la clase Bourbon.

FORTALEZAS
116

Oportunidades

1. Exportacin del caf a los Estados Unidos de Norte Amrica, Italia,
Alemania, Francia entre otros pases europeos.

2. Participacin de los socios de las Cooperativas afiliadas a UCAFES DE
R.L., para promocionar la calidad de su caf con el objeto de ampliar el
volumen de caf a colocar en nichos de mercado.

3. Acceso a crditos para los socios para que stos tengan suficiente capital
de trabajo para su produccin.

4. Generacin de divisas por medio de las exportaciones.

5. Apertura a nuevos mercados.

6. Aumento de la produccin de caf.

7. Contar con un manual de control interno financiero que mejore el flujo de
disponibilidad de efectivo.

8. Generacin de clster o alianzas estratgicas entre las Cooperativas de
UCAFES DE R.L.

9. Incremento de los mantos acuferos en las fincas de caf.

10. Personal adecuado para la siembra y cosecha del caf.

OPORTUNIDAD
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1. No cuentan con un manual de control interno financiero que mejore el flujo
de disponibilidad de efectivo.

2. Poca comercializacin del caf a nivel interno en las Cooperativas.

3. Poca capacitacin al personal del rea financiera en lo que respecta al
proceso financiero de la toma de decisiones.

4. Una deficiente gestin administrativa en las Cooperativas de caf.

5. Desinters de los cafetaleros que tienen abandonadas sus fincas de caf
debido a las cadas de los precios internacionales.

6. Nivel de liquidez bajo.

7. No todas las Cooperativas de caf afiliadas a UCAFES de R.L., poseen un
sistema de contabilidad segn las Normas Internacionales de Contabilidad.

8. No poseen un auditor de calidad que verifique la trazabilidad de los
procedimientos financieros y administrativos.

9. El nivel de control en las reas crticas de la empresa no se monitorea de
forma adecuada.

10. Los informes de los hallazgos de auditoria por parte de los auditores
internos no posee la materialidad y alcance apropiado para expresar la
razonabilidad del control interno financiero.

LIMITANTES
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1. La fluctuacin de los precios que se cotizan a nivel internacional.

2. La prdida de la cosecha debido a desastres naturales o plagas.

3. La competencia desleal en el mercado interno y externo.

4. El robo del caf durante la recoleccin de la cosecha.

5. Incendios en las instalaciones productivas de las Cooperativas debido a
una inadecuada seguridad industrial.

6. Obsolescencia en los procedimientos de control interno financiero, causado
por la ineficiencia en el proceso de mejora contina.

7. Tala del bosque cafetalero como consecuencia del incremento habitacional
del pas.

8. Debido al endeudamiento de los cafetaleros en el sistema financiero, a
futuro los bancos no proporcionarn nuevos crditos, debido al riesgo que
ellos implicaran.

9. El fideicomiso para la conservacin del caf (FICAFE), a corto plazo
generar un impacto financiero no slo al sistema bancario, si no que
acrecentar la crisis del sector cafetalero del pas.

10. El impacto que generar en la economa una nueva cada en los precios
de caf ser relevante para el desarrollo y sostenimiento del pas, es decir,
habr una recesin significativa a nivel macroeconmico.
AMENAZAS

119

MANUAL DE CONTROL INTERNO FINANCIERO PARA MEJORAR EL FLUJO
DE DISPONIBILIDADES DE EFECTIVO
G. DISEO DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO FINANCIERO
1. PORTADA DEL MANUAL

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2. INDICE

No. Descripcin Pg.

3. Esquema del Manual 121
4. Desarrollo del Manual 122

4.1 Capitulo I: Generalidades del Manual 122
4.1.1 Objetivos del Manual 123
4.1.2 Caractersticas 124
4.1.3 Polticas 125
4.1.4 Importancia del Manual 126
4.1.5 Beneficios del Manual de control interno financiero 127

4.2 Capitulo II: Control Interno Financiero 129
4.2.1 Identificacin de reas crticas 129
4.2.2 Mtodos de Evaluacin del Control Interno Financiero 130
4.2.3 Evaluacin del Control Interno Financiero 149
4.2.4 Procedimientos de Control Interno Financiero 151

4.3 Capitulo III: Control del Flujo de Disponibilidades de Efectivo 178
4.3.1 Control de las entradas y salidas del flujo de disponibili-
dades de Efectivo 179
4.3.1.1 Actividades de Operacin 181
4.3.1.2 Actividades de Inversin 182
4.3.1.3 Actividades de Financiamiento 183

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3. ESQUEMA DEL MANUAL


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4. DESARROLLO DEL MANUAL
CAPITULO I
4.1 GENERALIDADES DEL MANUAL

El Manual de Control Interno Financiero surge como respuesta a la necesidad de
mejorar el flujo disponibilidades de efectivo de las Cooperativas de caf afiliadas
a UCAFES DE R.L., dicho documento ha sido elaborado como un escrito bsico
que describe en forma general los procedimientos de las personas involucradas
para cumplir con los objetivos trazados, todo con el propsito de dar respuesta y
fortalecer el control interno financiero y el manejo de disponibilidades de efectivo
y su flujo, provenientes de las diferentes fuentes y usos que puedan dar origen a
las disponibilidades de efectivo.

El objetivo de este documento es mejorar el flujo de disponibilidad de efectivo en
las Cooperativas afiliadas a UCAFES DE R.L., con el fin de proporcionar una
herramienta que permita realizar de manera eficiente el proceso financiero de las
mismas, a la vez es una gua sobre como deben desarrollarse los
procedimientos de control interno financiero.

En el capitulo I se describen los objetivos del manual, caractersticas, polticas,
importancia y beneficios. El capitulo II trata del control interno financiero, los
mtodos para su evaluacin, y el anlisis de las reas crticas como los
procedimientos de control interno financiero, finalizando con el capitulo III en el
cual se desarrolla la efectividad de la disponibilidad de efectivo, el aumento de la
liquidez, el rendimiento de la disponibilidad y el proceso de mejora contina que
es de mucha importancia para la consecucin de los objetivos de las
Cooperativas de caf afiliadas de UCAFES DE R.L.

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4.1.1 OBJETIVOS DEL MANUAL

Los objetivos que se proponen para el Manual de Control Interno Financiero son:

Contribuir con el manejo del flujo de disponibilidades de efectivo manejadas
en las Cooperativas afiliadas a UCAFES DE R.L.

Proporcionar un aporte a travs de los modelos de procedimientos diseados
para ayudar a la administracin en el control y manejo del flujo de
disponibilidades de efectivo.

Facilitar una herramienta para que las Cooperativas afiliadas a UCAFES DE
R.L., puedan identificar posibles reas crticas y manejo del control del
riesgo.

Contribuir con el manual a que las Cooperativas afiliadas a UCAFES DE R.L.
posean una herramienta que les permita tomar de forma eficiente las
decisiones oportunas en el rea financiera para tener una buena
disponibilidad de efectivo.

Lograr que la informacin proveniente del departamento financiero de las
Cooperativas afiliadas a UCAFES sea confiable, til y oportuna para el
proceso de toma de decisiones.

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4.1.2 CARACTERISTICAS

A continuacin se presentan las siguientes caractersticas del Manual de Control
Interno Financiero:

El Manual se presenta con una redaccin simple y comprensible para que el
personal de las Cooperativas afiliadas a UCAFES DE R.L., lo puedan
entender y asimilar.

Goza de adecuada flexibilidad para que se pueda cubrir diversas situaciones
que se puedan dar en el futuro para beneficio de las Cooperativas afiliadas a
UCAFES DE R.L.

Es adaptado a las necesidades financieras de las Cooperativas de caf
afiliadas a UCAFES de R.L.

El Manual de control interno financiero identifica las reas crticas de las
cooperativas de caf afiliadas a UCAFES de R.L.

El Manual posee procedimientos enfocados al control y manejo del flujo de
disponibilidades de efectivo para las Cooperativas de caf afiliadas a
UCAFES de R.L.

El Manual ha sido elaborado con base a lineamientos financieros,
normativas tcnicas como las Normas Internacionales de contabilidad y
polticas aplicables al Manual.

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4.1.3 POLITICAS

1. Las Cooperativas afiliadas a UCAFES DE R.L., deben capacitar a los
empleados que laboren en el rea financiera, en cuanto a la
implementacin, ejecucin, seguimiento y actualizacin del Manual de
Control Interno Financiero.

2. El manejo del flujo de disponibilidades de efectivo en caja, ser
responsabilidad de la persona que ha sido asignada para dicha labor, y la
validacin del manejo de efectivo ser responsabilidad del jefe de
contabilidad.

3. El comit tcnico actualizar y mejorar el Manual de Control Interno
Financiero, y a la vez se comprometer a proporcionar los mecanismos
necesarios para su buen funcionamiento en las Cooperativas de caf
afiliadas a UCAFES de R.L. ( Ver anexo No. 2)

4. El responsable designado para la recuperacin de las cuentas por cobrar
debe de analizar la trazabilidad o fluidez de dicha cuenta con el propsito
de establecer un parmetro para clasificar aquellas cuentas que su periodo
de recuperacin sea lento.

5. Los responsables de las Cooperativas afiliadas a UCAFES DE R.L. se
comprometen a dar el seguimiento respectivo al Manual para su mejora y
actualizacin.

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4.1.4 IMPORTANCIA DEL MANUAL

El presente documento es de mucha importancia, ya que permite a las
Cooperativas afiliadas a UCAFES, contar con los procedimientos necesarios para
desarrollar y controlar con eficiencia las actividades que generan flujos de fondos
o de disponibilidades de efectivo. Es de suma relevancia tener una herramienta
tcnica-financiera que sirva de gua a las personas involucradas en este proceso,
a la vez es un instructivo que facilita el trabajo de las personas involucradas en el
proceso financiero.

Con el Manual propuesto, al ser implementado en las Cooperativas afiliadas a
UCAFES DE R.L. se lograr un mayor control en la disponibilidad de efectivo,
esto cambiar la situacin financiera de las Cooperativas en el sector cafetalero
de El Salvador, lo que trae como consecuencia una mejor imagen ante los
diferentes sectores econmicos del pas.

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4.1.5 BENEFICIOS DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO
FINANCIERO

El Manual de control interno financiero permitir a las Cooperativas afiliadas
a UCAFES DE R.L. a obtener mejores resultados, ya que las transacciones
de disponibilidad de efectivo van a hacer ms eficientes en la medida que se
utilice esta herramienta.

Satisface las necesidades sealadas por las Cooperativas afiliadas a
UCAFES de R.L.

Contar con instrucciones apropiadas en los procedimientos establecidos
para el uso y manejo del manual.

Facilita el control de las operaciones financieras; ya que se han diseado
flujogramas para cada procedimiento. Que busca identificar, controlar los
flujos de disponibilidades de efectivo.

Con el Manual de control interno financiero se mejorar aquellas reas que
se detectaron como crticas como lo son el efectivo, inventario, cuentas por
cobrar, financiamiento a corto como a largo plazo y el activo fijo , lo cual
generar una situacin financiera razonable acorde a las necesidades de la
disponibilidad de efectivo de las Cooperativas afiliadas a UCAFES DE R.L

128

La efectividad del flujo de disponibilidad de efectivo permite un mayor control
en las actividades que se realizan en las Cooperativas afiliadas a UCAFES
DE R.L.

El control que se realice en el rea financiera de las Cooperativas afiliadas a
UCAFES DE R.L., proporciona criterios efectivos para informar o reportar a
la gerencia asuntos de inters o recomendaciones relacionadas con las
Cooperativas.

Los procedimientos establecidos en el Manual permiten que el flujo de
disponibilidades de efectivo sea el adecuado para la buena gestin
financiera de las Cooperativas afiliadas a UCAFES DE R.L.

Esta herramienta financiera-administrativa no solo servir a las
Cooperativas afiliadas a UCAFES DE R. L. si no que tambin a otras
Cooperativas que se dedican al cultivo de caf y que no estn afiliadas a
UCAFES.

La elaboracin del Manual sirve como un pilar fundamental a la alta
gerencia de las Cooperativas cafetaleras en el proceso de la toma de
decisiones especficamente en el rea financiera, la cual es muy importante.

129

CAPITULO II
4.2 CONTROL INTERNO FINANCIERO
4.2.1 IDENTIFICACION DE AREAS CRTICAS

De acuerdo a la investigacin de campo, se determinaron las siguientes reas
crticas ( Ver Anexo No. 3 ).

En el rea de efectivo y equivalentes de efectivo, se encuentra una clara
deficiencia en lo que respecta al control del arqueo de efectivo, puesto que
no se encuentra diseado un procedimiento adecuado.

El rea de los inventarios se determin que el riesgo es alto por la
naturaleza de su giro, ya que existe un riesgo inherente debido a causas
como la obsolescencia, prdidas, desastres naturales y robos.

El rea de cuentas por cobrar se determin que es de alto riesgo, debido a
la importancia relativa que representa dicho rubro en la estructura financiera
de las Cooperativas afiliadas a UCAFES DE R.L.

El flujo de financiamiento a corto como a largo plazo, representa un riesgo
inherente en las Cooperativas, ya que no existe un procedimiento definido.

El rubro de activo fijo presenta un riesgo de control, por su naturaleza y
complejidad en la estructura financiera del balance general de las
Cooperativas afiliadas a UCAFES DE R.L.

Las Cooperativas afiliadas a UCAFES DE R.L. Tomando como base la
investigacin de campo presentan cierta debilidad en lo que respecta
soporte o documentacin de las transacciones financieras.

130

4.2.2 METODOS PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO
FINANCIERO

Para la evaluacin del control interno financiero se tendrn como parmetro
cuatro mtodos los cuales, se aplicarn de acuerdo a la naturaleza de la
evaluacin que se realice, dichos mtodos se describen a continuacin:

A. Cuestionario
B. Narrativo o descriptivo
C. Grfico o diagrama de flujo
D. Combinacin de Mtodos

A. CUESTIONARIO

Se desarrolla a travs de un diseo de cuestionarios con base en preguntas que
deben de ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las
distintas reas financieras a evaluar. Las preguntas son formuladas de tal forma
que la respuesta afirmativa indique un punto ptimo en el control interno
financiero y una respuesta negativa indique una debilidad o un aspecto no muy
confiable.

Algunas preguntas probablemente no resulten aplicables; en ese caso se utilizan
las letras NA no aplicable. En otros casos, la pregunta amerita un anlisis
ms detallado; en este caso, se cumple la informacin.

La aplicacin del cuestionario permite servir de gua para el anlisis relevante de
las reas crticas de una manera uniforme facilitando la presentacin de las
cartas de control interno financiero.

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Cuestionario para la revisin y evaluacin del control interno
PREGUNTAS N/A SI NO
Efectivo y equivalentes
1. Los fondos de caja chica se mantienen bajo una
base de fondo fijo?

2. Los comprobantes de caja chica se limitan a sumas
razonables segn las necesidades del negocio?

3. Se realizan arqueos en la caja chica?

4. Se realizan peridicamente arqueos de caja?

5. Se avisa inmediatamente a los bancos cuando una
persona autorizada para firmar los cheques deja el
empleo de la empresa?

6. Cuales son las principales fuentes de ingreso?

7. Dnde y como se reciben estos ingresos?

8. Tienen acceso al efectivo recibido otros empleados
que no pertenezcan al departamento de caja?

9. Se depositan diariamente los ingresos recibidos y
en forma completa?

10. Retiene el cajero el control de los ingresos de caja
hasta que estos se depositan en los bancos?

132


Inventarios
1. Existen registros permanentes de inventarios para
cada grupo de inventario?
En contabilidad?
En la bodega?

2. Estos registros auxiliares presentan:
Cantidades?
Costo unitario?
Valor total?
Observaciones en cuanto a obsolescencia,
mal estado, etc.?

3. Las personas que manejan los registros contables:
Son independientes de los de bodega?
Tienen acceso a las existencias?
Autorizan movimientos de inventarios?

4. Se registran las cuentas en base a reportes
prenumerados y debidamente autorizados?

5. Respecto a las salidas de inventarios, se hacen
nicamente en base en requisiciones de bodega o en
notas de envo prenumeradas y autorizadas?

PREGUNTAS N/A SI NO

133


6. Garantizan los procedimientos, a travs de su control
numrico o de cualquier otro medio, que todos los
movimientos de entrada y salida se registran?

7. Se verifica con frecuencia que la suma de los
auxiliares coincida con la cuenta de control?

8. Se ajustan los auxiliares a los resultados de los
inventarios fsicos, por lo menos una vez, al ao?

9. Estn todos los inventarios?
Bajo la responsabilidad de un solo bodeguero?
Debidamente protegidos fsicamente?

10. En el caso de inventarios en consignacin, en poder
de maquiladores, en propiedad de terceros, etc., Se
manejan bajo un control fsico y contable?

Cuentas por cobrar
1. Se concilian mensualmente los registros auxiliares
con las cuentas de control?

2. Se controlan o contabilizan, en alguna forma, las
Reclamaciones recibidas por concepto de
mercaderas daadas, faltantes, calidad interior,
etc.?

PREGUNTAS N/A SI NO

134


3. Las partidas de diario que afectan las cuentas por
cobrar, estn aprobadas por algn ejecutivo superior
a los encargados del manejo de los registros
contables de cuentas por cobrar?

4. Existe rotacin en los encargados del manejo de los
registros contables de las cuentas por cobrar?
5. Se separan de las ventas los envos efectuados
en calidad de consignacin y sujetos a aprobacin,
etc. Y se excluyen de los registros auxiliares de
cuentas por cobrar?

6. El departamento de contabilidad es notificado de
las reclamaciones por transportes, seguros por
prdidas, etc., tan pronto como se tiene
conocimiento?

7. Es separado fsicamente el desperdicio y
controlado en alguna forma?

8. Estn todas las ventas de desperdicio y material
sobrante bajo control del departamento respectivo?

9. Si es as, se notifica directamente al departamento
de contabilidad?

10. Son autorizados los anticipos a empleados por un
ejecutivo apropiado?
PREGUNTAS N/A SI NO

135


Financiamiento a corto y largo plazo
1. Existen polticas definidas para la contratacin de
prstamos bancarios?

2. Estn autorizadas las contrataciones por la Junta
Directiva?

3. Se registran los intereses devengados o incurridos
en forma mensual?

4. Se concilian los registros contables con los reportes
peridicos de capital e intereses provenientes de los
agentes de bolsa o bancos o cuando hay colocacin
de obligaciones por la Cooperativa?

5. Controla y custodia algn ejecutivo responsable los
ttulos pendientes de colocar, en caso de la emisin
de valores?

6. Se cancelan las obligaciones y cupones de los
intereses ya pagados?

7. Se notifica al departamento de contabilidad de los
pasivos contrados y las modificaciones posteriores,
en forma oportuna?

8. Los pagars cubiertos son debidamente cancelados
y conservados?

PREGUNTAS N/A SI NO

136


9. Existen controles que aseguren que la Cooperativa
cumple con los requisitos contenidos en los contratos
de crdito?

10. Los contratos, acuerdos, convenios, etc., estn
autorizados por ejecutivos responsables?

11. Cuntas clases de cuentas por pagar se tienen?
- Proveedores nacionales _____%
- Proveedores del exterior _____%
- Dividendos por pagar _____%
- Impuestos por pagar _____%
- Acreedores diversos _____%

12. Quines son sus principales acreedores
nacionales?

13. Quines son sus principales acreedores del
exterior?

14. Se tienen prstamos a corto plazo?

15. Se tienen prstamos a largo plazo?

16. Mencione las fuentes de financiamiento?
- Bancos
- Compaas de seguros
- Empresas afiliadas
- Socios / accionistas
- Otros (especifique)
PREGUNTAS N/A SI NO

137


17. Qu tipo de prstamo tiene?
- Hipotecarios
- Prendarios
- Avo

18. Se tienen controles especficos para los
prstamos?
19. Se tienen pasivos diferidos?
- Ventas a futuro
- Utilidades
- Intereses

20. Son aprobados los ajustes en las cuentas por
pagar?

21. Estn registradas las cuentas por pagar?
- Con el valor del documento
- La fecha de vencimiento
- Fecha de vencimiento de los intereses
- Pagos a cuenta de capital
- Pagos de intereses

Activo fijo
1. Se llevan auxiliares del activo fijo?

2. Se realiza, en forma peridica, inventarios en la
planta?
PREGUNTAS N/A SI NO

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3. Existe una poltica contable que defina lo que debe
considerarse como partidas capitalizables y como
reparacin y mantenimiento?

4. Se evalan peridicamente los activos fijos para
efectos de determinar la cobertura de los seguros?

5. Existe una poltica contable en relacin a las
ventas, retiros, etc., que permita asegurarse de que
estas operaciones se registran adecuadamente?

6. Se mantiene un control de activos fijos
considerados como chatarra?

7. Son aprobadas anticipadamente las adquisiciones
de propiedades y equipo?

8. Son marcadas en alguna forma las piezas del
equipo para efectos de identificacin?

9. Existen para las herramientas procedimientos
adecuados para controlarlas fsicamente?

10. Quin establece la vida til y mtodo de
depreciacin a seguirse?

PREGUNTAS N/A SI NO

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B. METODO NARRATIVO Y DESCRIPTIVO

Es la descripcin detallada de los procedimientos ms importantes y las
caractersticas del control interno financiero para las distintas reas clasificadas
por actividades, rubros y procesos financieros, mencionando los registros y
formularios que intervienen en el proceso de control interno financiero.

Este mtodo se aplica en las auditorias de las Cooperativas o empresas
pequeas , lo que indica que la persona encargada de realizar la evaluacin del
control interno financiero, tenga la suficiente experiencia para obtener la
informacin que le es necesario y determinar el cumplimiento del proceso
financiero.

El anlisis del control interno financiero se debe de realizar mediante entrevistas
y observaciones de cada uno de los principales documentos y registros que
intervienen en el proceso de evaluacin.

Se presenta a continuacin tres ejemplos de evaluacin del control interno
financiero por el mtodo narrativo descriptivo, que evala el rea de balance o
por ciclos.

140

B.1 Modelo de evaluacin de control interno financiero por descripcin o
memorando.

A53
UCAFES DE R.L.
Perodo terminado el 31/12/2007
Procedimiento para evaluacin del control interno financiero en nminas por
horas
Sistema de memorando o descriptivo

Los nuevos empleados y cambios en las cuotas de pago son solicitadas por
los supervisores de las secciones. Estas solicitudes son aprobadas por el
nivel jerrquico correspondiente. Seleccin de personal contrata a los
nuevos empleados y tramita las rdenes de cambio de cuotas sobre la base
de las solicitudes aprobadas.

Todos los empleados son requeridos a entrar y salir de la planta por una
puerta especfica y a marcar la tarjeta de asistencia. Se pasan diariamente
los reportes de tiempo indicando en las rdenes o labores desarrolladas
durante las horas de trabajo a los tomadores de tiempo del departamento de
produccin.

Los tomadores de tiempo concilian diariamente los reportes de tiempo con
las tarjetas de asistencia de los empleados. Las tarjetas de asistencia se
pasan a la seccin de nminas y listas de raya al Departamento Financiero.
Despus de aplicar las cuotas de pago se pasa un resumen de las horas de
la mano de obra y el costo de las rdenes de trabajo a la seccin de
contabilidad de costo del departamento financiero.

141

La seccin de contabilidad de costos pasa los datos a hojas de costos por
rdenes de trabajo, y prepara el asiento de cargos de nmina y se pasa a la
seccin de contabilidad general.

Mediante el empleo de las cuotas de pago y deducciones autorizadas en la
nmina y lista de raya proporcionadas por la seccin de personal y el
tiempo suministrado por los tomadores de tiempo a la seccin de nminas y
lista de raya, prepara la nmina por horas, por el perodo correspondiente.
Luego la seccin de nminas solicita una pliza para el pago neto y enva el
registro de nminas y los cheques de las nminas sin la firma del tesorero.
El total del registro de nmina para el asiento por el crdito de la nmina se
pasa a la seccin de contabilidad general.

La seccin de contabilidad general registra el asiento de la nmina en el
mayor general de los datos recibidos de la seccin de nminas y de la
seccin de contabilidad de costos.

En el departamento de finanzas se firma el cheque por el reembolso y se
deposita en la cuenta bancaria para nminas y lista de rayas, se firman y
comparan los cheques individuales de las nminas y lista de raya con el
registro de nmina, se estampa en el registro el sello de pagado y se
devuelve a la seccin de nminas. Luego de los cheques no reclamados por
los empleados son regresados a la seccin de nminas para su custodia,
posterior entrega o cualquier otra decisin que se requiere tomar.

Firmado, auditores Snchez y asociados, fecha: Enero de 2008

142

B.2 Modelo de evaluacin descriptivo del rea de balance y de ciclos de
adquisicin.

Ref. A56
Nombre de la empresa: UCAFES DE R.L.
Nombre de los auditores: Snchez y asociados

Bancos revisin interina
(En miles de dlares)

Bancos seleccionados:
Banco agrcola -Central- y Banco de Fomento Agropecuario -sucursal-
Mes de: Agosto de 2007 Septiembre de 2007
Segn libros: $4,025 Segn libros: $4,969
Segn extractos: $5,810 Segn extractos: $8,345

Pruebas de cumplimiento y sustantivas elaboradas a las conciliaciones
seleccionadas.

Los cheques deben tener dos firmas, una de ellas siempre ser la del
gerente o del sub gerente.
Los soportes son anulados con sellos de pagado.
No se pueden firmar cheques en blanco.
Las conciliaciones son revisadas por personas distintas a las que las
preparan.
Normalmente no hay partidas conciliatorias importantes sin ajustar.
Los comprobantes de desembolso estn prenumerados y correlacionados
con los nmeros de los cheques consecutivamente.

143

Se lleva un consecutivo de cheques en tesorera y los orgenes en el archivo
de contabilidad.
Efectuados clculos aritmticos horizontal y vertical.
Cotejados contra libros.
Anlisis de partidas conciliatorias.
Sumados los libros de caja y bancos de los meses seleccionados.
Solicitados los extractos bancarios directamente; recibido el del banco
agrcola y el del banco de fomento agropecuario.
Cruzados contra extractos total y/o dbito y crdito y el saldo del mes
anterior determinndose la conciliacin.
Revisada la conciliacin establecida por auditoria contra la preparada por la
empresa (no se encontraron diferencias, sin embargo encontramos que en
las conciliaciones bancarias no acostumbran anotar la fecha de las partidas
pendientes, REF. no. 10) .
Revisados visualmente entradas y salidas de caja; no encontramos partidas
sobresalientes. (ampliada esta partida de ingresos A55 y prueba de
desembolso A52 y prueba de facturacin C51).

Conclusin:
Prueba interina de Banco: existe C1 adecuados, y as mismo las operaciones de
esta lnea representa su verdad razonable de los procedimientos y registros
contables respectivos.
Nov, 15 de 2007

144

B3. Modelo de evaluacin descriptivo del rea de balance y ciclo de
transformacin.
Ref. D15
Dic. 31/2007
Nombre de la compaa: UCAFES DE R.L.
Nombre de los auditores: Snchez y Asociados.
Notas en relacin con los inventarios fsicos
Fecha del inventario 30 de Diciembre de 2007
Formacin de grupos y supervisin (indique la posicin que desempeen en
la compaa
Supervisor Lic. Antonio Barahona
Grupo A: Carlos Prez, Contabilidad: Rosa Ayala, Almacn

Grupo B: Mario Mora, Auditor Interno. Pedro Reyes, jefe de almacn
Formas usadas en el conteo:
a)Tquetes de conteo n/a por ser numerosos.
b) Hojas de conteo del No. 001 al No. 006, distribuidos en tres copias una
para supervisor y una para grupo de conteo.
Se consideran adecuado el control fsico ejercido sobre las formas de
conteo? Descrbalo y opine.
S, porque la localizacin de los productos estaba en el mismo orden de las
hojas de conteo y con marcadores iban referenciando cada conteo.
Los procedimientos aseguran que todas las existencias incluidas en las
formas utilizadas en el conteo, quedan incorporadas por el inventario final
valorizado?
Si, segn se explica en el numeral anterior y porque se practican 2 conteos
con marcadores de distinto color.

145

Disposicin general de las mercaderas.
Bueno tomaron todas las precauciones antes de iniciar los conteos.
Se cubri sistemticamente el rea?
S, por estar la mercanca en el mismo orden de las hojas de conteo como
se explica en el numeral 3.
Cmo se determinaron los pesos, medidas, etc.?
Con base en las medidas de los kardex, dejndose claramente definidas en
las hojas de conteo.
Se hicieron conteos y las diferencias se corrigieron?
S, bajo la direccin del supervisor, quien recibi las hojas de los 2 conteos
realizados y con un software se establecieron las diferencias y se procedi al
reconteo.

Conclusiones:
a) Se consideran adecuadas las instrucciones y se siguieron estrictamente?
S y ellas fueron revisadas previamente y evaluado su comportamiento durante el
desarrollo del inventario, conciliacin de diferencias y se procedi al reconteo.
b) Nuestras pruebas y observaciones revelaron negligencias de importancia
en la toma del inventario?
No, fueron adecuadas.
c) Condicin general de las mercancas (buena, obsoleta, etc.).
Bueno en trminos generales con algunas excepciones se determinan en
provisin, proteccin de inventarios.
d) Comprobacin, valoracin y pruebas aritmticas:
Saldos finales: Materia Prima D16 $226,333, D13 Productos en proceso D16
$555,819, D13 Artculos terminados D17 $64,669, D13 Materiales $3,070 D13.

Preparado por: Elizabeth Snchez. Enero /08

146

C. METODO GRAFICO O DIGRAMA DE FLUJO

Este mtodo consiste en describir objetivamente la estructura orgnica de
las reas financieras, as como los procedimientos a travs de sus distintos
componentes y actividades. En la descripcin de los procedimientos, el
responsable de la evaluacin del control interno financiero utiliza smbolos
convencionales y explicaciones que den una idea completa de los
procedimientos de la empresa.

Sus principales ventajas son:

Identificar la existencia de controles financieros y operativos.
Permitir al responsable de la evaluacin del control interno financiero
apreciar en forma panormica los distintos procedimientos que se
combinan en el anlisis.
Identificar las desviaciones de procedimientos o rutinas de trabajo.
Facilita la presentacin de recomendaciones y sugerencia a la
gerencia de las Cooperativas afiliadas a UCAFES DE R.L., sobre
asuntos financieros y operativos.

Un flujograma es un mtodo en el cual se puede observar la trazabilidad de
cada uno de los procesos que estn ntimamente interrelacionados para el
logro de un objetivo en comn, poseen una simbologa para cada uno de
las figuras las cuales son de mucha importancia para la interpretacin y
anlisis de cada procedimiento presentado.

147

A continuacin se presenta un modelo para ejemplificar la aplicacin.
UCAFES DE R.L.
(Evaluacin del control interno financiero mtodo grafico)
Ciclo de adquisicin y pagos
Diagrama de procedimientos para nmina por horas

148

D. COMBINACION DE METODOS

Proporciona beneficios a las Cooperativas afiladas a UCAFES DE R.L., el uso
de distintos mtodos, como: cuestionarios y flujogramas, una de las ventajas
podemos mencionar:

El diagrama facilita la respuesta de algunas de las preguntas del
cuestionario. Por ejemplo: Existe un adecuado control para el registro de
los cheques devueltos por falta de fondos? La respuesta surge con mejor
esfuerzo, observando el flujograma que contiene todos los detalles
significativos del procedimiento.

Para efectos de la evaluacin del control interno financiero, consideramos que el
Mtodo grfico o flujograma es el adecuado puesto que facilita la interpretacin y
anlisis del control interno financiero de las Cooperativas afiliadas a UCAFES DE
R.L.

149

4.2.3 EVALUACION DEL CONTROL INTERNO FINANCIERO
1. GENERALIDADES

Al evaluar el control interno financiero ayuda a determinar otros procedimientos
para formular un criterio sobre la razonabilidad de los saldos financieros finales.

El control interno financiero es responsabilidad de la administracin en cuanto a
la relacin costo-beneficio de cada procedimiento de control, aunque no siempre
es posible obtener magnitudes objetivas de los costos y beneficios involucrados.

Un planteamiento conceptual lgico de la evaluacin que hace la persona
designada a revisar y analizar el control interno financiero, que se enfoca
directamente a prevenir o detectar errores o irregularidades importantes en los
saldos de las cuentas, consiste en aplicar a cada tipo importante de
transacciones y a los respectivos activos involucrados en el proceso de
evaluacin financiera.

La evaluacin del control interno financiero hecha por la persona encargada de
una actividad debe de generar una conclusin respecto a si los procedimientos
establecidos y su cumplimiento deben considerarse satisfactorios si la revisin de
la persona encargada y sus pruebas no revelan ninguna situacin que se
considere como una deficiencia importante para su objetivo. En este contexto
una deficiencia importante significa una situacin en la cual la persona que
evala el control interno financiero estima que los procedimientos establecidos, o
el grado de cumplimiento de los mismos, no proporcionan una seguridad
razonable de qu errores o irregularidades por importes que esto signifique, con
respecto a las cuentas anuales que estn siendo evaluadas pudieran prevenirse
o detectarse fcilmente por los responsables de las reas en las Cooperativas
afiliadas a UCAFES DE R. L.

150

Modelo del Ciclo Financiero de las Cooperativas afiliadas a UCAFES DE R.L.

2. RIESGOS DE EVALUACIN

Los riesgos estn constituidos por aquellos errores de importancia que ocurren en
el proceso financiero contable, del cual se obtienen los saldos de las cuentas los
cuales son los insumos para los estados financieros y estos son el pilar
fundamental para el proceso de la toma de decisiones.

Otro riesgo es que cualquier error de importancia que pueda existir, no sea
detectado por la persona encargada. En la evaluacin del control interno
financiero se confa en el, para reducir el primer riesgo y en sus pruebas de
detalle y en sus otros procedimientos, para disminuir el segundo. El peso relativo

151

atribuible a las respectivas fuentes de confianza son materiales, que deben
decidirse de acuerdo al criterio utilizado y segn sus circunstancias.

El riesgo de evaluacin se puede definir como el proceso de identificacin de
riesgos relevantes para el logro de los objetivos y la base para determinar la
forma de que tales riesgos deben de ser mejorados. As mismo, se refiere a los
mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos especficos asociados
con los cambios tanto los que influyen en el entorno de las Cooperativas afiliadas
a UCAFES DE R.L.

En toda entidad, es indispensable el establecimientos de objetivos tanto globales
de la organizacin como de actividades relevantes, obteniendo con ello una base
sobre la cual se han identificado y analizado los factores de riesgo que amenazan
su oportuno cumplimiento.

El riesgo de evaluacin ser responsabilidad ineludible para todos los niveles que
de forma directa o indirectamente estn involucrados en el logro de los objetivos
de las Cooperativas afiliadas a UCAFES DE R.L. Esta actividad de auto
evaluacin debe ser revisada por la persona responsable de evaluar el control
interno financiero.

4.2.4 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO FINANCIERO

A continuacin se presentan los diversos procedimientos que han sido
elaborados para el buen funcionamiento del control interno financiero en las
Cooperativas de caf afiliadas a UCAFES DE R.L.

152

Los procedimientos han sido creados usando el mtodo grfico o de flujograma
el cual facilita analizar e interpretar la trazabilidad de los procesos en cada
procedimiento, para ello es necesario mostrar el significado de cada figura que
esta plasmada en los diversos procedimientos de control interno financiero ( Ver
Anexo No. 4)

Los procedimientos elaborados son los siguientes:

153


1. OBJETIVO
Establecer las actividades necesarias para realizar el proceso del flujo de
financiamiento a corto plazo para las Cooperativas de caf afiliadas a UCAFES
DE R.L., y a la vez proporcionar los mecanismos indispensables para el
proceso de flujo de financiamiento a largo plazo.

2. FLUJOGRAMA DE PROCESOS (FINACIAMIENTO A CORTO PLAZO)
ACTIVIDAD DESCRIPCION DEL PROCESO
Se realiza la respectivas solicitudes
de crdito a los bancos del sistema
financiero
Se evalan los requisitos que piden
cada banco del sistema para ver la
factibilidad.
El consejo de crdito debe de
analizar las ofertas de crditos,
posteriormente se procede a aprobar
o negar las ofertas de crdito.
Si la propuesta es negada vuelve a
un nuevo anlisis, de lo contrario
finaliza el proceso.
Aprobada la propuesta por el comit
de crditos se procede a efectuar los
trmites pertinentes para la adopcin
del crdito a corto plazo tomado con
el banco del sistema financiero con el
cual se acord dicho financiamiento a
corto plazo (de 1 a 2 aos),
posteriormente se procede a archivar
en un expediente las copias de los
documentos que se ocuparon en el
trmite del crdito.

Finalizacin del proceso

Proceso de Flujo De Financiamiento a
Corto y Largo Plazo
REQUISITOS
APROBACION
TRAMITES
PARA LA
PROPUESTA
CREDITICIA
ELEGIDA
ALTERNATIVA
EXPEDIENTE
NO
SI
FIN
FIN
INICIO

154


Los pasos explicativos del procedimiento anterior son como sigue:
PASOS DESCRIPCION RESPONSABLE

1

El consejo de crditos de cada cooperativa
afiliada a UCAFES DE R.L. realiza las solicitudes
de crdito a los bancos del sistema financiero
para evaluar la mejor propuesta crediticia.

Comit tcnico

2

Se procede a revisar los requisitos de cada
banco del sistema financiero para conocer la
factibilidad de la propuesta crediticia entre los
requisitos que se piden se mencionan:
Llenar la respectiva solicitud de crdito y
el contrato.
Presentacin de documentos como el NIT
de cada Cooperativa o del representante
legal as como el DUI del mismo.
Presentacin de los estados financieros
auditados por auditor externo.
Presentacin de escritura de constitucin
de la Cooperativa de caf.
Entre otros, los cuales dependern de la
institucin financiera a la cual se solicitare el
financiamiento a corto plazo.

Comit tcnico

Procedimiento de Flujo De
Financiamiento a Corto y Largo Plazo

155



3

Posteriormente el consejo de crdito analiza las
propuestas de financiamiento a corto plazo y
escoge la propuesta crediticia ms viable, en el
caso que ninguna propuesta sea factible se
procese a analizar otras futuras propuestas, si
no termina el proceso de eleccin de la
institucin financiera para optar al financiamiento
a corto plazo.

Comit tcnico

4

Luego que el consejo de crditos aprueba la
propuesta crediticia se procede a realizar los
respectivos trmites para la obtencin del
financiamiento a corto plazo (de 1 a 2 aos),
dichos trmite dependern de la institucin
financiera a la cual se aprueba para la obtencin
del crdito.

Comit tcnico
5 Fin del procedimiento


156


FLUJOGRAMA DE PROCESOS (FINACIAMIENTO A LARGO PLAZO)

Se realiza la respectivas
solicitudes de crdito a los
bancos del sistema financiero
Se evalan los requisitos que
piden cada banco del sistema
para ver la factibilidad de la
propuesta crediticia.
El consejo de crdito debe de
analizar las ofertas de crditos,
posteriormente se procede a
aprobar o negar las ofertas de
crdito.
Si la propuesta es negada vuelve
a un nuevo anlisis, de lo
contrario finaliza el proceso.
Aprobada la propuesta por el
comit de crditos se procede a
efectuar los trmites pertinentes
para la adopcin del crdito a
largo plazo tomado con el banco
del sistema financiero con el cual
se acord dicho financiamiento a
largo plazo (ms de 5 aos),
posteriormente se procede a
archivar en un expediente las
copias de los documentos que se
ocuparon en el trmite del crdito.


REQUISITOS
APROBACION
TRAMITES
PARA LA
PROPUESTA
CREDITICIA
ELEGIDA
ALTERNATIVA
EXPEDIENTE
NO
SI
FIN
FIN
INICIO
Proceso de Flujo De Financiamiento a
Corto y Largo Plazo

157



1

El consejo de crditos de cada Cooperativa
afiliada a UCAFES DE R.L. realiza las solicitudes
de crdito a los diferentes bancos del sistema
financiero para evaluar la mejor propuesta
crediticia.

Comit tcnico

2

Se procede a revisar los requisitos de cada
banco del sistema financiero para conocer la
factibilidad de la propuesta crediticia entre los
requisitos que se piden se mencionan:
Llenar la respectiva solicitud de crdito y
el contrato.
Presentacin de documentos como el NIT
de cada Cooperativa o del representante
legal as como el DUI del mismo.
Presentacin de los estados financieros
auditados por auditor externo.
Presentacin de escritura de constitucin
de la Cooperativa de caf.
Entre otros los cuales dependern de la
institucin financiera a la cual se solicitare
el financiamiento a largo plazo.

Comit tcnico


158



3

Posteriormente el consejo de crdito analiza las
propuestas de financiamiento a largo plazo y
escoge la propuesta crediticia ms viable, en el
caso que ninguna propuesta sea factible se
procede a analizar otras futuras propuestas, sino
termina el proceso de eleccin de la institucin
financiera para optar al financiamiento a largo
plazo.

Comit tcnico

4

Luego que el consejo de crditos aprueba la
propuesta crediticia se procede a realizar los
respectivos trmites para la obtencin del
financiamiento a largo plazo (ms de 5 aos),
dichos trmites dependern de la institucin
financiera a la cual se apruebe para la obtencin
del crdito.

Comit tcnico

5

Fin del procedimiento

FORMULARIOS CREADOS
1. solicitud de crdito (documento existentes en las agencias bancarias)


159


1. OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir para llevar un adecuado control de los pagos
efectuados por los socios de las Cooperativas afiliadas a UCAFES de R.L.

2. FLUJOGRAMA DE PROCESOS
Revisin del expediente del
socio.
Revisin de los comprobantes
que amparan los pagos.
Inspeccin de la aplicacin
correcta del pago del socio.
Se realiza la etapa de
autorizacin de la aplicacin
del pago. Si esta incorrecta la
aplicacin se regresa al
proceso anterior.
Se efecta la actualizacin del
expediente del socio y su
respectivo archivo.

Finalizacin del proceso.


PAGOS
EFECTUADOS POR
LOS SOCIOS
APLICACIN DE
PAGOS
ACTUALIZACION
DE EXPEDIENTE
NO
ARCHIVO
AUTORIZACION
SI
FIN
INICIO

Proceso de Cuentas por Cobrar

160



1

Se procede a revisar el expediente del socio,
con el objetivo de establecer la actualizacin
de la informacin que debe de tener el
expediente del socio con relacin al monto
adeudado.

Comit tcnico

2

La encargada o encargado de realizar este
procedimiento debe de revisar la
documentacin que ampara el pago
efectuado por el socio.

Comit tcnico

3

Luego se realiza la verificacin de la
aplicacin del pago, para validar su correcta
aplicacin, de no ser as regresa al proceso
anterior,

Comit tcnico

4

El encargado o encargada de autorizar la
aplicacin del pago, debe de analizar la
veracidad y autenticidad de la aplicacin del
pago, ya que si detecta alguna anormalidad
en el proceso, lo devuelve a la persona
indicada para su respectiva correccin.

Comit tcnico

Procedimiento de Cuentas por Cobrar

161



5

Posteriormente se procede a actualizar el
respectivo expediente del socio, as como el
debido cuidado al momento de archivar la
documentacin pertinente.

Comit tcnico

6


FORMULARIOS CREADOS
Tarjeta de control de pagos de los socios (documento ya existentes en las
Cooperativas afiliadas a UCAFES)

Procedimiento de Cuentas por Cobrar

162


1. OBJETIVO
Determinar los procesos necesarios para desempear de forma eficiente el
control de las inversiones en activo fijo que realizan las Cooperativas de Caf
afiliadas a UCAFES DE R.L.

Revisin de los activos fijos
existentes en las Cooperativas
de caf.

Se verifica los registros de las
nuevas y antiguas
adquisiciones y sus
respectivos seguimientos de
control.

Se debe de llevar por medio de
de tarjetas de kardex sean
estas manuales o digitalizadas.

Posteriormente se realiza un
inventario fsico para
determinar la cantidad y el
valor econmico de los bienes
de activo fijo.


REGISTROS DE
INVERSIONES
METODO DE
CONTROL
INVENTARIO
ANUAL
CONTABILIIDAD
FIN
INICIO

Proceso de Inversiones en Activos Fijos

163



1

Se revisa con el debido cuidado las existencias en
inversiones de activo fijo, en donde se debe de
indicar las caractersticas necesarias para la
respectiva identificacin de los bienes de activo fijo.

Comit tcnico

2

Se verifica que los bienes de activo fijo estn
identificados sean estos actuales o antiguos, los
cuales deben de estar con su respectivo cdigo de
identificacin y que sean de fcil localizacin.

Comit tcnico

3

Al momento se registra un determinado bien de
activo fijo, estos deben de ser controlados por medio
de una tarjeta de krdex, fsica o digitalizada, dicho
documento debe de ser archivado en contabilidad.

Comit tcnico

4

Cuando finaliza el ao se proceder a realizar el
respectivo inventario fsico de las inversiones en
activo fijo de las respectivas Cooperativas afiliadas a
UCAFES DE R.L., al efectuar el inventario se debe
de especificar las condiciones en que se encuentra
dicho bien y aquellas caractersticas que faciliten la
identificacin del activo fijo.

Comit tcnico
5 Finalizacin del procedimiento.

FORMULARIOS CREADOS.
1. Toma de inventario. (Ver anexo No. 5)
2. Tarjeta de identificacin de la inversin en activo fijo. (Ver anexo No. 6)

Procedimiento de Inversiones en Activos
Fijos

164


1. OBJETIVO
Dar los elementos necesarios para el razonable control del efectivo en las


Inicia al proceso.

Se realiza las respectivas ventas
al contado o abono del socio por
ventas al crdito.

Al final del da se realiza un corte
de caja
Se procede a preparar la
respectiva remesa a enviar al
banco.
El encargado aprueba la remesa
de efectivo a enviar al banco,
pero si hay alguna diferencia no
se autoriza dicha remesa y se
realiza la correccin pertinente.

Se procede al respectivo envo de
la remesa al banco.

Se realizan los respectivos
registros contables
posteriormente se archiva.


CORTE DE
CAJA
AUTORIZACION
PREPARACION DE
REMESA
ARCHIVO
ENVIO DE REMESA
REGISTRO DE
CONTABIILDAD
FIN
INICIO
NO
SI
INGRESO DE
EFECTIVO

Proceso de Control de Efectivo

165


1 Ingreso de efectivo a la Cooperativa de Caf. Comit tcnico

2

La Cooperativa de caf realiza ventas al contado
o al crdito a los socios y clientes de la
Cooperativa, ya sea de insumos agrcolas y/o
prestacin de servicios con relacin al rubro del
cultivo del caf.

Comit tcnico

3

Al final del da una persona de contabilidad
proceder a realizar un corte de caja, debiendo
cuadrar con los documentos que amparan las
ventas, y ser firmado por el responsable de
supervisar y por quien realiza dicho corte.

Comit tcnico

4

La persona que realiza el corte de caja debe de
preparar la remesa que se va a enviar al banco.
Tambin debe de prepara un informe de caja.

Comit tcnico

5

Posteriormente tanto la remesa como el informe
de caja, es enviado al contador para su
respectiva autorizacin, si existe una diferencia
se procede a hacer las respectivas correcciones
para su efectivo envo.

Comit tcnico

Procedimiento de Control de Efectivo

166



6

Se procede a enviar la remesa al banco

Comit tcnico

7

Despus de remesado al banco el dinero, se
procede a registrar contablemente la operacin y
archivar la documentacin respectiva

Comit tcnico

8

Finalizacin del procedimiento

Comit tcnico

FORMULARIOS CREADOS

1. Corte de Caja. (Ver Anexo No. 7)
2. Informe de Caja. (Ver Anexo No. 8)

Procedimiento de Control de Efectivo

167


1. OBJETIVO
Proporcionar los procesos a seguir para la compra de insumos avcolas
en las Cooperativas afiliadas a UCAFES DE R.L.

La persona encargada determina la
necesidad de comprar insumos
agrcolas. Verifica la existencia en
bodega.
Se procede a elaborar la solicitud de
compra de los insumos agrcolas.
La persona que recibe la solicitud de
compra, realiza las cotizaciones
respectivas con los diferentes
proveedores.
Posteriormente las cotizaciones
pasan al proceso de aprobacin, la
persona encargada de la aprobacin
decide cual cotizacin es la idnea,
si es rechaza genera dos situaciones
o se realiza una nueva cotizacin o
finaliza el proceso.
Aprobada la cotizacin, se elabora la
orden de compra y se enva al
proveedor seleccionado. Se tramita
el pago correspondiente.

El bodeguero recibe la mercadera y
enva la documentacin a
contabilidad.


SOLICITUD DE
COMPRA
COTIZACION
APROBACION
BODEGA
RECHAZADA
FIN
ORDEN DE
COMPRA
SI
NO
TRAMITE DE
PAGO
CONTABILIDAD
FIN
INICIO
Proceso de Compras de Insumos
Agrcolas

168



1

Se establece la necesidad de adquisicin de
insumos agrcolas para las fincas o socios que
solicitan el servicio. Se comunica con Bodega
para verificar las existencias. El encargado de
dicha rea elabora la solicitud de compra con los
datos y requisitos del producto que se comprara.

Comit tcnico

2

El encargado de compras recibe la solicitud y
verifica en la bodega las existencias de insumos
agrcolas para corroborar que lo que estn
solicitando no se encuentre en la bodega.

Comit tcnico

3

Se solicita a proveedores ofertas con base a
requerimiento del encargado de la bodega.
Deber obtener varias ofertas de proveedores.

Comit tcnico

4

Procede a cotizar precios de los productos
solicitados a los diferentes proveedores por
medio de fax, va telefnica o correo electrnico.

Comit tcnico

5

Elabora la cotizacin respectiva con todos los
datos requeridos y la enva a firmas de
autorizacin o aprobacin.

Comit tcnico

Procedimiento de Compras de Insumos
Agrcolas

169



6

Si la cotizacin no es aprobada o es rechazada,
pasa de nuevo al proceso anterior o simplemente
finaliza la actividad.

Comit tcnico

7

El encargado de la bodega recibe la mercadera
con su nota de remisin o crdito fiscal segn
sea el caso; y se asegura que el producto est
de acuerdo con lo solicitado en la Orden de
Compra.

Comit tcnico

8

En caso de que la mercadera recibida no
cumpla con la calidad o requisitos acordados,
procede a efectuar el reclamo correspondiente al
proveedor. Debe asegurarse que los reclamos
sean atendidos de inmediato para que las
mercaderas reclamadas ingresen a bodega o en
su defecto que se emita nota de crdito y as
quede anulado el Crdito Fiscal con el cual fue
recibida la mercadera rechazada.

Comit tcnico

9

El bodeguero procede a elaborar el Ingreso a
Bodega del producto recibido, lo imprime y lo
enva a contabilidad junto con la nota de
remisin o crdito fiscal para registrar la
operacin.

Comit tcnico

Agrcolas

170



10

Contabilidad se encarga de elaborar el quedan o
tramitar el pago respectivo si las condiciones
fueron compras de contado.

Comit tcnico

11

Fin del procedimiento.

Comit tcnico

FORMULARIOS CREADOS
1. Solicitud de Compra (Ver Anexo No. 9)
2. Cotizacin / Orden de Compra. (Ver Anexo No. 10)
3. Ingreso a Bodega. (Ver Anexo No. 11)

Agrcolas

171


1. OBJETIVO
Definir las prcticas a seguir para asegurar que el personal reciba la
capacitacin y entrenamiento requeridos para el adecuado desempeo de sus
funciones y contribuya al efectivo funcionamiento y evaluacin del control
interno financiero.

Se verifica la necesidad de capacitacin
de las personas que evaluaran el control
interno financiero.
Luego se determina que tipo de
capacitacin se necesita.
Se elabora el plan semestral de
capacitacin.

El gerente general evala y autoriza el
plan semestral de capacitacin y si no es
aceptado regresa al proceso anterior.

El comit tcnico coordina las actividades
para realizar la capacitacin.

Se realiza la capacitacin y se llevara
un control de asistencia.

SI


CLASE DE
CAPACITACION
PROGAMA DE
CAPACITACION
APROBACION
EJECUSION Y
SEGUIMIENTO
DEVOLUCION
FACILITADOR
COORDINACION
NO
FIN
INICIO
Proceso de Capacitacin de Personal
Encargado de Evaluar el Control Interno
Financiero

172


1 Se verifica la necesidad de capacitaciones de
acuerdo a las personas encargadas de evaluar
el control interno financiero.

Comit tcnico
2 Posteriormente se determinan que tipos de
capacitaciones se impartirn a los involucrados
de evaluar el control interno financiero.

Comit tcnico
3 Se realiza la programacin anual de
capacitaciones que impartir durante el ao, el
cual debe de ser flexible y se debe de tomar en
cuenta las necesidades que surjan durante el
proceso de evaluacin del control interno
financiero. En todo caso las modificaciones
deben de ser reportadas al Gerente General.

Comit tcnico
4 El encargado de dirigir el proceso de
capacitaciones pasa el plan al gerente general
para su respectiva aprobacin, el cual lo verifica
y autoriza y luego lo devuelve para su ejecucin.
En caso que el plan anual de capacitacin no
sea aceptado se devuelve con las
observaciones pertinentes.

Comit tcnico

Procedimiento de Capacitacin de
Personal Encargado de Evaluar el
Control Interno Financiero

173



5
El encargado de dirigir el proceso de
capacitacin, coordina las actividades necesarias
para ejecutar la capacitacin contenidas dentro
del plan anual y desarrolla los siguientes
procesos:
a. Determinacin de facilitadores externos,
expertos en el tema del control interno
financiero.
b. Facilitadores internos: en este caso ser
el encargado de capacitaciones que
considerar que tema impartir.
Es importante desarrollar la logstica necesaria
en cuanto a: local, papelera, mobiliario y equipo,
as como la coordinacin de los participantes a
los cuales se les impartir la capacitacin.

Comit tcnico

6
Se ejecuta la capacitacin y el encargado
controla un formulario de asistencia para
verificar la participacin, tanto de los
colaboradores como de los participantes.

Comit tcnico


174



7
El encargado le da el seguimiento necesario
para determinar la efectividad de las
capacitaciones impartidas a los participantes
para evaluar si han sido de utilidad las
capacitaciones, las cuales se vern reflejadas en
los resultados de la evaluacin del control interno
financiero.

Comit tcnico

8

Fin del Procedimiento.

Comit tcnico

FORMULARIOS CREADOS
1. Control de asistencia. (Ver Anexo No. 12)
2. Evaluacin de La Capacitacin. (Ver Anexo No. 13)


175


1. OBJETIVO
Dar los lineamientos para el control de la gestin financiera de las Cooperativas
de caf afiliadas a UCAFES de R.L.


Plan Anual financiero.

Se verifica el contenido del plan
financiero de la Cooperativa.

Posteriormente se revisa los controles
realizados por la persona designada de
acuerdo al plan establecido por la
gerencia financiera.

Se realiza el anlisis respectivo de los
asuntos reportables encontrados en el
proceso de control de la gestin
financiera.

Se analiza las acciones tomadas, sean
correctivas o preventivas y su
seguimiento.
Debe de agregarse al expediente los
datos para mantener actualizados los
registros.

Se procede a entregar el informe de los
resultados obtenidos a la junta de
vigilancia de las Cooperativas de caf
afiliadas a UCAFES de R.L.

Finalizacin del procedimiento

CONTENIDO
DEL PLAN
FINANCIERO
REVISION DE LOS
CONTROLES
FINANCIEROS

EXPEDIENTE
ASUNTOS
REPORTABLES
PRESENTACION
DE INFORMES
FIN
INICIO
ACCIONES
CORRECTIVAS Y
PREVENTIVAS

Proceso de Control de la Gestin
Financiera

176



1
La persona asignada, solicita el plan anual
financiero el cual debe de estar debidamente
autorizado por la administracin.

Comit tcnico

2
Luego se revisa el contenido del plan anual
financiero, los programas, fechas y personal
asignado, as como las reas o procedimientos.

Comit tcnico

3
La persona encargada de darle seguimiento al
control de la gestin financiera verifica que
dichos controles se hayan realizado conforme al
programa y que se hayan cumplido conforme a
las fechas establecidas en el plan financiero.

Comit tcnico

4
Se realiza un anlisis de las situaciones
encontradas en los procesos de control, en cada
una de las reas o procedimientos.

Comit tcnico

5
Se verifica que se hayan tomado las acciones
correctivas o preventivas y que adems se de
seguimiento. Posteriormente se corrobora que
toda la informacin y documentacin necesaria
se agregue al expediente correspondiente.

Comit tcnico

Procedimiento de Control de la Gestin
Financiera

177



6
El encargado de realizar el seguimiento al control
de la gestin financiera debe de presentar un
informe indicando los resultados obtenidos del
procedimiento.

Comit tcnico

7


Comit tcnico

FORMULARIOS CREADOS.
1. Lista de chequeo. (Ver Anexo No. 14)
2. Reporte de hallazgos. (Ver Anexo No. 15)
3. Informe de control de gestin financiera. (Ver Anexo No. 16)

Procedimiento de Control de la Gestin
Financiera

178

4.3 CONTROL DEL FLUJO DE DISPONIBILIDADES DE EFECTIVO

La disponibilidad del efectivo es el elemento vital de cualquier empresa, y el
control de los flujos de disponibilidades de efectivo es una condicin
imprescindible para la supervivencia de las Cooperativas afiliadas a UCAFES DE
R.L.

La administracin eficaz del flujo de disponibilidades de efectivo, es lo primordial
para el xito y la continuidad de las Cooperativas de caf afiliadas UCAFES DE
R.L., el propsito de cualquier Cooperativa de caf es generar un flujo de
disponibilidades de efectivo. Pero el efectivo se debe de poner a trabajar. Es
necesario comprar activos, pagar salarios y comprar materias primas con el
propsito de obtener un rendimiento el cual se ve traducido en dinero.

El efectivo es el punto clave de decisin para los responsables de las
Cooperativas, en este caso los responsables de la direccin financiera es el
departamento de finanzas, es lgico que las Cooperativas necesiten tener un
buen flujo de disponibilidades de efectivo por distintas razones:

Llevar a cabo sus operaciones.

Pagar sus deudas y obligaciones.

Suministrar rendimientos a sus socios.

De esta manera queda justificada la necesidad de tener un adecuado flujo de
disponibilidades de efectivo para la toma de decisiones financieras.

179

4.3.1 CONTROL DE LAS ENTRADAS Y SALIDAS DEL FLUJO DE
DISPONIBILIDADES DE EFECTIVO

Uno de los aspectos importantes para la disponibilidad del efectivo es el control
de las entradas y salidas de efectivo para asegurarse que est llegue a las
cuentas bancarias de las diversas Cooperativas y no al bolsillo de los empleados.

El control adecuado del efectivo, es un problema particularmente difcil para las
Cooperativas de caf que no pueden soportar prdidas de efectivo, y sin
embargo, puede que no estn capacitadas para adoptar las medidas necesarias
para la salvaguarda del efectivo. Por eso es necesario poseer un adecuado
control de las entradas y salidas de flujo de efectivo; lo cual se obtiene con una
adecuada estructura de control interno financiero y, la capacitacin constantes
de quienes realizan el proceso de control interno financiero en las Cooperativas
afiliadas a UCAFES DE R.L. y que depender de los modelos preventivos
existentes en las Cooperativas para el adecuado control del efectivo.

Se puede mencionar que tambin se presentan oportunidades de fraude cuando
el dinero sale de las Cooperativas. Pueden hacerse pagos a proveedores
inexistentes, o retirar fondos para propsitos ficticios. El control descansa en la
divisin del proceso de pago en varios pasos, de manera que varias personas
sean monitoreadas en los distintos procesos financieros por esta razn se
crearon los procedimientos de control interno financieros, los cuales servirn para
vigilar las diversas actividades relacionadas con el movimiento del flujo de
disponibilidades de efectivo de las Cooperativas de caf afiliadas a UCAFES DE
R.L.

A continuacin se presenta un modelo para el control de las entradas y salidas
del flujo de disponibilidades del efectivo.

180

Modelo de Flujo de Disponibilidad de Efectivo
(Expresado en US Dlares)
( = ) Saldo en Bancos y caja
( + ) Ingresos de Operacin -
Ingresos por venta de caf
Recuperacin de cuentas por cobrar terceros
Recuperacin de cuentas por cobrar Socios
Otros Ingresos
( + ) Ingresos de Inversin -
Venta de Activos Fijos
Recuperacin de prstamos otorgados
( + ) Ingresos por Financiamiento -
Prstamos bancarios
Crditos de Avo
Lneas rotativas
( = ) Efectivo Disponible -
( - ) Total Egresos -
( - ) Egresos de Operacin -
Planilla empleados
Proveedores
Prstamos a socios
( + ) Egresos por Inversin -
Compra de terrenos para cultivo
Mobiliario y maquinaria
Edificaciones
( + ) Egresos por Financiamiento -
Prstamos bancarios
Crditos de Avo
Lneas rotativas
( - ) Saldo de Efectivo -

Nota: este estado muestra las entradas y salidas de efectivo que se tienen que controlar en las
Cooperativas de caf afiliadas a UCAFES DE R.L., el saldo final reflejara la disponibilidad suficiente o
en su caso deficiente del efectivo de las Cooperativas de caf, el saldo se podr estipular que es
suficiente cuando este pueda absorber de forma razonable los compromisos de las Cooperativas y
cuando no se pueda hacer frente a los compromisos se determinar que hay insuficiencia en la
disponibilidad del efectivo y entonces se analizaran las causas de este evento.

181

4.3.1.1 ACTIVIDADES DE OPERACIN

Las actividades de operacin en las Cooperativas de caf muestran los efectos
sobre el efectivo de las transacciones de ingresos y gastos. Expresado de otra
manera las actividades de operacin incluyen los efectos en el flujo de
disponibilidades de efectivo de las transacciones reportadas en el estado de
prdidas y ganancias. Para ilustrar este concepto, es de considerar los efectos de
las ventas al crdito. Las ventas al crdito se incluyen en el estado de prdidas y
ganancias, en el perodo en el cual se realizan. Pero los efectos en el efectivo
ocurren ms tarde cuando los efectos se cobran en efectivo. Si estos eventos
ocurren en perodos contables diferentes el flujo de disponibilidades de efectivo
diferir con el estado de prdidas y ganancias.

El flujo de disponibilidades de efectivo de las actividades de operacin se refiere
a la cantidad de capital de trabajo neto generada por las operaciones de las
Cooperativas de caf. En las actividades de operacin incluyen:

En conclusin las actividades de operacin son transacciones que incluyen
ingresos por ventas al contado o al crdito de productos terminados (caf),
pago a proveedores, pago de nminas y otros gastos relacionados a las
actividades de operacin.
FUENTES DE EFECTIVO USOS DE EFECTIVO
Ventas de caf en efectivo.
Cobro a clientes por ventas al
crdito.
Otras fuentes de operacin
como por ejemplo: cobros de
una resolucin a un litigio por
mercadera averiada.
Pago a proveedores de materia
prima y suministros generales.
Pago de nmina a empleados.
Pago de impuesto sobre la
renta.
Otros gastos relacionados con
los pagos para resolver litigios.

182

4.3.1.2 ACTIVIDADES DE INVERSION

Gran parte de las actividades de inversin se puede obtener simplemente
observando los cambios ocurridos en las cuentas del activo.

Las actividades de inversin son las que engloban, la adquisicin y
desapropiacin de activos a largo plazo, as como otras inversiones no incluidas
en el flujo de disponibilidades de efectivo. Estas actividades informan sobre los
desembolsos realizados a causa de aquellos recursos econmicos que van a
producir fuentes de efectivo en perodos futuros.

Las actividades de inversin incluyen:

Ventas de inversiones o de
activos fijos.
Fuentes de efectivo
producidas por el cobro de
sumas principales por
prstamos.
Otras fuentes de operacin
como por ejemplo: cobros de
una resolucin a un litigio por
mercadera averiada.
Pagos para adquirir inversiones
o activos fijos.

Sumas anticipadas a
prestatarios.

En conclusin las actividades de inversin son transacciones relacionadas
con las adquisiciones o ventas de inversiones o de activo fijo.

183

4.3.1.3 ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO

Las actividades de financiamiento son las que producen cambios en el tamao y
composicin de los capitales propios y de los prstamos tomados por parte de
las Cooperativas de caf afiliadas a UCAFES DE R.L. Se presentan dentro del
flujo de disponibilidades de efectivo para afrontar los compromisos con los
acreedores de capital de las Cooperativas.

Las actividades de financiamiento incluyen:

Productos de endeudamiento a
corto y largo plazo (prstamos
bancarios).
Efectivo recibido de los
propietarios (emisin de
acciones).

Pago de sumas obtenidas en
prstamos.
Pago a propietarios de acciones,
tales como dividendos en
efectivo.

En conclusin las actividades de financiamiento son transacciones tales
como endeudamiento, pago de sumas prestadas, obtencin de capital
patrimonial o distribuciones a propietarios.

A continuacin se muestra un flujo de disponibilidad de efectivo que refleja
valores basados en estados financieros reales.

184

EJEMPLO DEL FLUJO DE DISPONIBILIDADES DE EFECTIVO DE LAS
COOPERATIVAS DE CAF AFILIADAS A UCAFES DE R.L.
Flujo de Disponiblidad de Efectivo de Cooperativa de Caf
Modelo basado en EF reales
(Expresado en US Dlares)
( = ) Saldo en Bancos y caja 264,820
( + ) Ingresos de Operacin 17,829,381
Ingresos por venta de caf 16,017,150
Recuperacin de cuentas por cobrar terceros 654,895
Recuperacin de cuentas por cobrar Socios 986,512
Otros Ingresos 170,824
( + ) Ingresos de Inversin -
( + ) Ingresos por Financiamiento 4,092,275
Prstamos bancarios 761,025
Crditos de Avo 2,956,215
Lneas rotativas 375,035
( = ) Efectivo Disponible 22,186,476
( - ) Total Egresos 22,121,394
( - ) Egresos de Operacin 19,016,044
Planilla empleados 685,654
Proveedores 12,585,839
Compras 2,469,436
Mantenimientos 165,485
Servicios bsicos 256,510
Obligaciones tributarias 132,561
Gastos de apoyo 768,865
Prstamos a socios 1,951,693
( + ) Egresos por Inversin 271,264
Compra de terrenos para cultivo 106,548
Mobiliario y maquinaria 142,174
Edificaciones 22,542
( + ) Egresos por Financiamiento 2,834,087
Prstamos bancarios 1,142,947
Crditos de Avo 1,327,655
Lneas rotativas 363,485
( - ) Saldo de Efectivo 65,082

Modelo preparado con base en los EF originales, y adaptado para ejemplificar la disponibilidad.

185

H. PLAN DE IMPLEMENTACION

Al implementar el Manual de control interno financiero para mejorar el flujo de
disponibilidades de efectivo de las Cooperativas de caf afiliadas a UCAFES DE
R.L., las personas encargadas del rea de control interno financiero debern
contar con un plan que les permita su aplicacin efectiva y eficiente.

El plan contiene un conjunto de acciones que describen cada etapa de aplicacin
del manual. Con su implementacin se pretende facilitar y poner en prctica el
Manual, agilizar su adopcin, utilizacin y mejorar el flujo de disponibilidades de
efectivo en las Cooperativas de caf afiliadas a UCAFES DE R.L.

1. LINEAMIENTOS DEL PLAN DE IMPLEMENTACION.

Para facilitar la aplicacin del manual se enumera a continuacin una serie de
lineamientos que les sern de gran utilidad a los empleados de la jefatura de
control interno financiero de las Cooperativas afiliadas a UCAFES de R.L., los
cuales son:
a. Presentacin del Manual a la Junta de Vigilancia de las Cooperativa de caf
afiliadas a UCAFES de R.L., para su revisin y aprobacin.
b. La Junta de Vigilancia, debe de comunicarle a los empleados de la Jefatura
de control interno financiero, sobre la existencia del Manual para examinar
las actividades de dicha Jefatura, el cual se implementar y utilizar.
c. Proporcionar la informacin requerida a la jefatura de control interno
financiero, para la utilizacin del Manual.
d. Determinar las actividades a seguir para la utilizacin del Manual.
e. El encargado o encargada de la Jefatura de Control Interno Financiero, ser
el responsable de la implementacin del Manual.
f. Llevar a cabo la ejecucin del plan de implementacin.

186

2. DIAGRAMA DEL PLAN DE IMPLEMENTACION


187

3. RESPONSABILIDADES

El Manual de control interno financiero especifica las responsabilidades de cada
una de las personas encargadas de manera directa o indirectamente en la
evaluacin de dicho control, para que el Manual funcione tal y como se
establece en el documento: Estas son las personas responsables:

GERENTE FINANCIERO

Tiene la responsabilidad de darle seguimiento a los procedimientos financieros
establecidos en el Manual para que se cumplan con lo estipulado.

CONTADOR

Tiene que asegurarse que las operaciones financieras sean registradas
oportunamente y con la respectiva documentacin de respaldo.

COMIT TCNICO

Ejecutar cada uno de los procedimientos que se establezca en el Manual, dar
las capacitaciones necesarias para que las personas que estn involucradas en
la evaluacin del control interno financiero, puedan desempear de forma
eficiente los procedimientos respectivos. As mismo, realizar un proceso de
mejora contina.

188

4. PRESUPUESTO DE IMPLEMENTAION DEL MANUAL DE
CONTROL INTERNO FINANCIERO PARA MEJORAR EL FLUJO
DE DISPONIBILIDAD DE EFECTIVO EN LAS COOPERATIVAS DE
CAF AFILIADAS A UCAFES DE R.L.

No. DESCRIPCION VALOR
1.
Costo de construccin del Manual. $500.00
2.
Impresin original del Manual de control interno financiero
para mejorar el flujo de disponibilidades de efectivo en la

$50.00
3.
Papelera y material didctico para la presentacin del
Manual ante los funcionarios de UCAFES DE R.L.
$50.00
4.
Material para la capacitacin al personal de las Cooperativas
afiliadas a UCAFES DE R.L.
$200.00
5.
Refrigerio para cuatro das de capacitacin. $150.00
6.
Asesora. $1,000.00

TOTAL $1,950.00

Elaborado por Equipo de trabajo de graduacin.

189

5. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION DEL MANUAL DE
CONTROL INTERNO FINANCIERO PARA MEJORAR EL FLUJO DE
DISPONIBILIDAD DE EFECTIVO EN LAS COOPERATIVAS DE
CAF AFILIADAS A UCAFES DE R.L.


Mes 1
Semanas
No. Mes.

Etapa

1

2

3

4

1 Presentacin del Manual de control interno
financiero para mejorar el flujo de disponibilidades
de efectivo.

2 Revisin del Manual.
3 Aprobacin para la adopcin y aplicacin del
Manual.

4 Distribucin de ejemplares y copia digitalizada del
Manual.

5 Informar la adopcin del Manual.
6 Seleccin de los responsables de su aplicacin.
7 Capacitacin al personal encargado de la
evaluacin del control interno financiero.

8 Aplicacin del Manual.

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