I.

MUNICIPALIDAD DE LA FLORIDA DIRECCION DE CONTROL

ORD. N 68.
MAT. : Informa Auditora a Fondos a disposicin para asistencia social

La Florida, 3 de junio de 2010 De A : : Arturo Molina Zamora Director de Control Jorge Gajardo Garca, Alcalde Municipalidad de La Florida.

En cumplimiento con el plan de Auditorias de esta Direccin, se efecto una fiscalizacin a la rendiciones de gastos del departamento de Asistencia Social, dependiente de la Direccin de Desarrollo Social, las cuales aportan beneficios a personas de precarios recursos, materializando esta ayuda en la compra de medicamentos, aportes en bonos, entre otros, para lo que se entregaron fondos a disposicin, que sern materia de validacin en la presente auditora. El objetivo de la presente auditora es revisar y evaluar los

procedimientos y controles utilizados por la Direccin de Desarrollo Social, para la prestacin de estos beneficios sociales, a fin de verificar la eficiente entrega y utilizacin de los recursos municipales.

I)

METODOLOGIA:

El examen realizado comprendi entrevistas, verificacin de registros, anlisis de las rendiciones de fondos entregadas; validaciones en terreno,

certificacin de proveedores, certificacin de la entrega de medicamentos a los beneficiarios y otros antecedentes entregados por las unidades auditadas, as como la aplicacin de normas de auditora que se consideraron necesarias, como aumento de las pruebas de validacin, al determinar un bajo nivel de confianza en los controles internos.

II)

UNIVERSO Y MUESTRA

Para los efectos de aplicar pruebas de validacin, se revisaron 18 fondos a disposicin, de 15 UTM cada uno, girados para asistencia social en el periodo comprendido entre los meses de Octubre , Noviembre y Diciembre del 2009 , periodo en el cual ste municipio gir fondos para asistencia social, por un total de $ 9.931.110 , beneficiando a 358 personas en los temes medicamentos, paales de adultos, recetas pticas, papel de antecedentes, compra de bonos, adquisicin de carn de identidad etc.

III) ANTECEDENTES

En Evaluacin del Control interno de la Direccin de Desarrollo Social, se determin la siguiente estructura organizacional, existen 3 departamentos:

1) Departamento Social: A cargo de una funcionaria de planta , grado 6 profesional, asistente social, quien tiene a su cargo tres secciones:

1.1)

Seccin de Asistencia Social. Con una profesional a cargo, asistente social grado

7: esta unidad es la encargada de entregar los beneficios en alimentos, beneficios mdicos, medicamentos, recursos econmicos asistenciales y recursos para habitabilidad. En esta unidad, se entregan los beneficios directamente a los beneficiarios, para lo que utilizan fondos a disposicin, los asistentes sociales son los encargados de hacer las compras directas de medicamentos, exmenes, trmites varios y nunca se entrega el efectivo al solicitante.

1.2)

Seccin Subsidios y Becas. Una encargada _asistente social grado 8_ de gestionar

los subsidios de agua potable (ley 18.778), a travs del sistema en lnea de Mideplan; Subsidio nico familiar, Subsidio a la Madre; Subsidio al recin Nacido; Maternal; Discapacidad mental (ley 18.020). Beca presidente de la repblica y la Beca escolar Municipal, que consiste en la asignacin de calzado y tiles escolares.

1.3)

Programa Puente. Una encargada , asistente social grado 8, quin debe gestionar

el programa externo, destinado a que familias vulnerables, se integren al sistema de redes de proteccin social, para ello cuenta con diecisiete profesionales, llamadas apoyos familiares, contratados a honorarios.

2)

Departamento de Programas Sociales: A cargo de una asistente Social , grado 7,

quin debe promover y fomentar el desarrollo en distintas mbitos, dentro de la comuna a travs de programas , tales como adulto mayor , infancia, discapacidad, mujer, jvenes y la

OPD La Florida (programa externo de SERNAM). Adems tiene a su cargo la

coordinacin de distintos programas externos como Vnculosde Mideplan; Programas Jefas de Hogar Mideplan; Programa Habilidades para la vidade JUNAEV, etc.

Programa Mujeres: Trabajan 28 funcionarios a Honorarios y 3 funcionarios de planta. Programa Adulto Mayor : 23 contrataciones a honorarios y 2 de planta. Programa Infancia: 3 profesionales a honorarios y uno de planta. Programa Jvenes: 4 contrataciones a honorarios. Programa Discapacidad: 3 contrataciones a honorarios. Programa de la Familia: 8 profesionales a honorarios.

Este departamento no gestiona entrega de beneficios en efectivo, por tanto no manejan fondos a disposicin.

3)

Departamento de Vivienda: A cargo de una asistente social grado 7, este

departamento gestiona y asesora a las familias ms vulnerables de la comuna, para postular y obtener subsidios tales como, Fondo solidario de vivienda para compra de vivienda social hasta 650 UF, subsidios de mejoramiento y ampliacin, asimismo trabaja con organizaciones y comits de allegados, para guiarlos y apoyarlos en la postulacin a subsidios que le permitan dar una solucin definitiva a su problema de vivienda. En este Departamento trabajan tres funcionarios de planta.

ORGANIGRAMA VIGENTE DIDESO

Director

Oficina de Informacin Social

Oficina de Estratificacin Social

Unidad de Planificacin y Control de Gestin

Depto. Social Depto. De Programas Sociales

Depto. De Vivienda

Asistencia Social

Subsidios y Becas

Puente Oficina de Infancia Oficina de Jvenes Oficina de Discapacidad Oficina de la Mujer Oficina del Adulto Mayor Centro de Diagnostico y Tratamiento Familiar Informacin Subsidios Habitacionales

Chile Crece Contigo

Centro de la Mujer FONADIS

Programa Vnculos

OPD Programa Jefas de Hogar Programa Habilidades para la vida

Existe diferencia entre el organigrama que se nos entreg y el reglamento interno en su artculo 81, ya que segn el organigrama, las secciones son Asistencia Social; - Subsidios y Becas ; Programa Puente, sin embargo la estructura del reglamento interno divide a las secciones como se seala en el artculo 81 siguiente:

ARTICULO 81: El Departamento Social tendr a su cargo las siguientes secciones: 3.1. Seccin de Subsidios Sociales y Becas 3.2. Seccin de Estratificacin Social 3.3. Seccin de Asistencia Social

IV) PROCEDIMIENTOS De la evaluacin de Control interno, y la aplicacin de procedimientos de auditora, entrevistas efectuadas al personal de cada departamento y al director, y de acuerdo a los documentos y antecedentes entregados en las rendiciones, pudimos determinar lo siguiente: Si bien existe un manual de procedimiento interno en el

departamento social, para la entrega de los beneficios, ste no es claro en precisar los criterios, al momento de priorizar un caso respecto de otro, en trminos de urgencia, sobretodo en la entrega de medicamentos, quedando a criterio de cada asistente social. Se utiliza una ficha de sntesis Social, como solicitud de

beneficios, donde se seala la Fecha; Nombre de beneficiario; Cdula de identidad; Domicilio; N de Ficha Social; Recurso Solicitado, y por ltimo un prrafo de Observaciones, donde se argumenta lo solicitado, a esta ficha se adjunta la boleta que indica el monto de lo adquirido, o el servicio prestado (exmenes, lentes pticos, comprobantes de pago etc), se nos seala que esta ficha solo puede ser llenada por los asistentes sociales, pero en revisin se pudo constatar que no se seala el nombre del asistente a cargo, lo que dificulta el adecuado control interno. De las rendiciones revisadas, en su mayora las fichas de

sntesis social, no sealan con claridad el medicamento a entregar, tampoco adjunta la receta mdica que permita verificar lo comprado, existen 49 fichas que totalizan $930.900 , donde no se menciona el recurso solicitado, salvo una frase que dice financiamiento medico.

En otras fichas se detect que no consignaban fecha de la

solicitud, nmero de la ficha social, del sistema interno SAS, tampoco seala la fecha de entrega del recurso al beneficiario, a fin de poder determinar el tiempo que demora entre la solicitud, por lo que no es posible medir la eficiencia de nuestra gestin. No existe un documento que certifique la entrega, un acta

donde se seale el detalle de los beneficios entregados y una firma de recepcin conforme, por parte del beneficiario. Esta debilidad en el control, no permite evaluar la correcta entrega de los recursos de asistencia social.

V)

VALIDACIONES Fondos Validados:

Pliza Cantidad manejo de Fondos fondos entregados Unidad ejecutora Oficina Asistencia Social Oficina Asistencia Social Oficina Asistencia Social Oficina Asistencia Social Oficina Asistencia Social Oficina Asistencia Social Oficina Asistencia Social Oficina Asistencia Social N Decreto de Pago

Titular Rendicin

Cargo

N Rendicin

Patricia Sols Arias Vernica Donoso Donoso Paula Monsalve Neira Pamela Lobos Godoy Jessica Hernndez Acosta Eliana Espinoza Torres Pedro Valdivia Prez Salazar Ramrez Alejandra

Jefa Depto Social Secretaria Jefa Asistencia Social Asistente Social Administrativo

SI

6502-75998104 7940-6937 8238-65036936 6496-7946

1031-11221138 1183-1030

SI

SI

70-907-1120

SI

1038-1182

SI

8245 7037-64958061 6890-7947

1145 1053-9451146 1037-x

Secretaria

SI

Administrativo Encargada viviendas sociales

SI

SI Total

2 18

7562-8075

1057-1151

Se procedi a la revisin de cada uno de los fondos, contrastando los respaldos adjuntos, con lo solicitado en cada ficha de sntesis social, asimismo se valid en terreno los montos de boletas ilegibles, encontrando las siguientes observaciones:

1)

Adulteracin de boletas, en el caso de rendiciones, dos boletas de farmacia por

compra de medicamentos presentaron irregularidades:

N boleta

Fecha de boleta

Monto en boleta

Monto Titular Rendicin Real Diferencia $ 30.000 Eliana Espinoza Torres Pamela Lobos Godoy

Cargo Tcnico Social As. Social

259429 04/11/2009

$ 39.200 $ 9.200 $ 18.300

259594 12/11/2009

$ 18.500

$ 200

Unidad N ejecutora Rendicin Of. 1032 Asistencia Social Of. 1038 Asistencia Social

2) En relacin a los precios, el manual de procedimientos seala que se deben adjuntar a lo menos dos cotizaciones de medicamentos, debiendo el asistente social comprar el de menor valor, a la luz de los antecedentes, esta unidad de control pudo determinar la compra reiterada de medicamentos en Farmacia Los Canelos, la que en cuadro comparativo de precios con farmacia Salcobrand, arroj diferencias significativas, las que se exponen en el siguiente detalle: Comparacin de precios efectuada en el mes de mayo 2010.

Medicamentos Adquiridos Abrilar Actebral Anaprolina Artesol 50mg Berodual inalador Calcio D forte Colirio travatan Eurogrel Ferrigot Finatide Gofyl quetiapina Hiperflex duo sob Holadren Kopodex

Los Canelos $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 4.500 20.284 49.790 9.000 28.000 11.000 28.400 39.380 6.700 38.000 26.840 38.400 20.700 42.000 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

Salcobrand 3.490 19.100 7.620 7.150 11.930 5.450 17.940 26.500 4.895 29.990 14.724 21.836 10.348 37.740

Diferencia cancelada -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ 1.010 1.184 42.170 1.850 16.070 5.550 10.460 12.880 1.805 8.010 12.116 16.564 10.352 4.260

Lyrica Metoclopramida Micardis Pred forte Talflax 100 mg Tiof Plus Tobrin gotas Ursofalk Venastat

$ $ $ $ $ $ $ $ $

54.780 11.700 21.000 21.700 10.850 24.100 18.300 56.700 12.650

$ 40.740 $ 830 $ 15.310 $ 14.925 $ 4.730 $ 16.300 $ 11.500 $ 46.715 $ 8.450 Total pagado en exceso

-$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$

14.040 10.870 5.690 6.775 6.120 7.800 6.800 9.985 4.200 216.561

Cabe hacer presente, que en el perodo analizado, las cantidades de medicamentos adquiridos en farmacia Los Canelos, supera ampliamente a las compras realizadas en las otras farmacias. Los datos consignados estn sujetos a variaciones, como consecuencia del formato en que se adquieren, lo que no ha sido posible verificar debido a la poca informacin contenida en las fichas de sntesis social, donde no se seala el gramaje de los medicamentos, unidades y otros detalles; esta situacin dificult el anlisis y las comparaciones. Analizando las compras efectuadas a farmacias para el perodo en revisin, se determinaron los siguientes montos para cada farmacia:

Los Canelos $ 2.887.590

Ahumada $ 532.560

Cruz Verde $ 201.185

Salcobrand $ 272.058

Al no haber recabado ningn antecedente o dato objetivo que de cuenta de las ventajas que ofrece Farmacia Los Canelos, cabe concluir que las razones por las que se adquieren medicamentos en ese establecimiento, no tienen sustento objetivo y transparente que avale tales compras; ms an segn nuestros antecedentes, no existe un convenio con esta institucin y corresponde que los responsables expliquen qu criterio utilizaron para preferir esta farmacia y no otra, an cuando los precios eran superiores. 3) Compra de artculos en Supermercado con acumulacin de puntos. Se confirm la compra de artculos, en supermercados o farmacias usufructuando de la acumulacin de puntaje para fines personales, situacin que no debiera

suceder, dado que, por un tema de probidad administrativa y transparencia, no se puede obtener beneficios personales de ningn tipo, provenientes de recursos fiscales.

4)

Validacin de la entrega de beneficios: Se confirm la entrega de beneficios de forma telefnica, de las

fichas de sntesis social que sealaban nmero telefnico de contacto, y en otros casos la visita domiciliaria, en su mayora se logr determinar que los recursos llegaron a los beneficiarios, con excepcin de los casos que se sealan a continuacin, donde pudimos constatar que los beneficios no se entregaron en su totalidad, se adjuntan a este informe, declaraciones firmadas por los solicitantes, certificando nuestro hallazgo: 4.1) De la rendicin de la Seora Patricia Sols Arias Rut. : 7.058.413-1, Jefa del

Departamento Social, Profesional Grado 6; correspondiente al periodo de Octubre 2009, y rendida el 17/11/09, esta Direccin de Control valid en terreno la entrega de

medicamentos a la Seora Alicia lvarez Cavero Rut: 4.108.129-5 , domiciliada en Calle Altamira N 55, la aludida seala que solicit los siguientes medicamentos:

-1Nexium -1 Flucomix - 1Nessucar La solicitante recibi: -1 Nexium -1 Flucomix Costo de ambos $ 26.270

La rendicin indica, que se entregaron los 3 medicamentos. 1 Nexium 1 Flucomix Costo Total rendido $29.270 1Nessucar Se Adjunta Acta de visita en terreno, firmada por la beneficiaria.

4.2)

De los fondos rendidos por el funcionario Pedro Valdivia Prez

Rut.

6.036.916-0, funcionarios grado 14 Administrativo, correspondiente al perodo noviembre 2009 y rendida el 23/11/2009, se constat la entrega de medicamentos a la Sra. Silvia 9

Figueroa Figueroa Rut.9.747.795-7, domiciliada en calle Cautn N1081, Villa OHiggins, en boleta adjunta de farmacias Ahumada, se compraron los siguientes medicamentos: - Mio Relax - Neurobionta 20 grag - Dagotil 3 mg - Artridol duo for.30 - Ibufas 5% La Solicitante recibi : -Mio Relax -Dagotil 3 mg -Artridol duo for.30

Costo Total: $ 52.730

Costo $ 42.440

Se Adjunta Acta de visita en terreno, firmada por la beneficiaria.

4.3)

Fondo de Vernica Donoso Donoso, secretaria de la oficina de asistencia

social, administrativo grado 14, Rut: 5.815.354-0, correspondiente al perodo dic-2009, decreto de pago N 7940, rinde segn boleta N 103472 de farmacias Ahumada, la compra de dos tarros de leche svelty por un total de $ 5.390. alimento fue requerido para hija de seis aos de la Sra. Rosa Herrera Naranjo Rut: 9.691.137-3, quin padece diabetes y requiere de una alimentacin especial. En visita al domicilio de la Sra. Rosa Herrera, en calle Longav # 597, nos explica que ella solicit la ayuda pero nunca le fue entregada. Se adjunta Acta firmada por la Sra. Aurora Herrera, en representacin de su hermana, quien en nuestra segunda visita se encontraba en el hospital con su hija. 5) Fondo a rendir entregado a Paula Monsalve Neira, Jefa de Oficina de

Asistencia Social, en Diciembre de 2009, segn decreto de pago 8238. Al efecto se entrevisto a la funcionaria , quien sealo que de acuerdo procedimientos establecidos, las compras de medicamentos estaban sujetas a cotizaciones , y adquiriendo los insumos en el establecimiento que resultara mas econmico. Al momento de validar el fin de la referencia, se detectaron dos casos correspondientes a los tem N 6 y 10, en que la solicitudes se hicieron a travs de un concejal de la comuna , en las que se cont con cotizaciones mas convenientes , y sin embargo se adquiri en la farmacia Los Canelos a un precio superior.

10

Solicitado por Inns Gallardo, Concejala

Beneficiario Vernica Faras Estay

Fondo medicamento Clindamicina 300 Paula Monsalve mg Dic 2009 Total de la compra

compra final Cotizaciones adjuntas cruz Los canelos salcobrand verde $ 21.030 $ 21.030 $ 22.430 $ 22.430 $ 30.800 $ 30.800

Inns Gallardo, Concejala

Predsolet fte 1% Paula Monsalve - 5m Karina Mosquera Dic 2009 Gatif sol oft. 0,3% 5ml Total de la compra

$ 13.150 $ 6.420 $ 19.570

$ 13.150 $ 24.000 $ 6.230 $ 19.380 $ 24.000

VI)

CONCLUSIONES

1)

La estructura organizacional del Departamento de Social, de DIDESO, no coincide

con su definicin en el Reglamento Interno Vigente a la fecha. Artculo 81, lo que deber ser subsanado a la mayor brevedad, con la proposicin que la propia Direccin genere contando para ello con la colaboracin de Asesora Jurdica. 2) No existe una adecuada supervisin y monitoreo de los dineros Fondos a

disposicin recibidos, ni de los beneficios que se entregan. 3) Se entregaron fondos a funcionarios, que no dependen del departamento Social,

para ser utilizados en la entrega de beneficios mdicos y otros recursos asistenciales, funcin que recae en Seccin de Asistencia Social. 4) Segn manual de procedimientos, los beneficios siempre se entregan con informe de

un asistente social, en la prctica aparecen otros funcionarios entregando dichos beneficios, especficamente los fondos entregados a la Sra. Vernica Donoso Donoso, funcionaria administrativa grado 14 ; el seor Pedro Valdivia , escalafn administrativo grado 14; la Sra. Eliana Espinoza, administrativo grado 13; Jessica Hernndez Acosta , administrativo grado 13. 5) No existe un manual de procedimientos que incluya una descripcin de los casos en

que deba priorizarse la entrega de los beneficios, quedando a criterio del asistente social, lo que no garantiza la adecuada administracin de los fondos.

11

6)

La ficha de sntesis social no contiene algunos temes que permitan el adecuado

control posterior de las entregas, algunas no sealan el nombre y gramaje del medicamento, no adjunta la receta mdica, otras no consignan nmero telefnico. 7) La ficha de sntesis social debiera consignar el nombre y firma del asistente social

que la emite, solo se observa una mosca, lo que no permite verificar el nombre de la persona responsable. 8) No existe Acta de entrega de los beneficios, firmado conforme por parte de las

personas que los reciben. 9) Existe adulteracin de boletas en dos casos, sealado en detalle en captulo V) N1.

Amerita sumario y sanciones. 10) Se ha afectado el patrimonio Municipal, al comprar medicamentos en una farmacia

donde los precios superan a los verificados por esta Direccin en las cadenas de farmacias tradicionales (Cruz Verde, Ahumada, Salcobrand). 11) Al favorecer a un proveedor, en este caso farmacia Los Canelos, efectuando las

compras directamente sin las debidas cotizaciones, se ha vulnerado la ley de compras pblicas. 12) Se evidenci la utilizacin de fondos pblicos, para obtener beneficios personales

acumulando puntaje en supermercados y farmacias, lo que resulta inaceptable, toda vez que se atenta contra la ley de probidad administrativa y transparencia. 13) De la muestra validada, se constataron tres casos en que los beneficiarios dicen no

haber recibido los recursos o haber recibido solo una parte de lo solicitado, sin embrago en rendicin se da cuenta de la compra total de los artculos. 14) Lo expuesto anteriormente, considerando una muestra de tres meses del ao 2009,

amerita profundizar la validacin respecto de otros fondos entregados a funcionarios de DIDESO, y reiterar una vez ms, lo que esta Contralora ha sealado con anterioridad en memorando N 192, y Ordinario N 49, del presente ao, en el sentido de eliminar la entrega de Fondos a disposicin, reemplazndola por otras modalidades. Los montos invertidos en medicamentos, justifican plenamente la licitacin, de modo tal que los beneficiarios retiren sus medicamentos en la farmacia adjudicada. Con anterioridad por la va del ordinario 192 del ao 2009 y el memo 5 del 2010, esta direccin observ la necesidad de cambiar la modalidad de adquisicin de medicamentos y otros beneficios.

12

Cabe hacer presente, que dada la gravedad de los hechos descritos en el informe, la entidad edilicia debe disponer los procedimientos sumariales en contra de los siguientes funcionarios y por los hechos. a) Investigacin sumaria en contra de Patricia Sols Arias, por rendir en su totalidad, beneficios que se entregaron en parte. b) Investigacin Sumaria en contra de Pedro Valdivia Prez, por rendir en su totalidad, beneficios que se entregaron en parte. c) Investigacin Sumaria en contra de Vernica Donoso Donoso, por rendir en su totalidad, beneficios que se entregaron en parte. d) Sumario Administrativo, en contra de Eliana Espinoza Torres, por rendicin de fondos a Disposicin presentando boletas adulteradas. e) Sumario Administrativo, en contra de Paula Monsalves Neira , por rendicin de fondos a Disposicin donde se realiz compra en farmacia que presentaba el mayor valor en precio, sin considerar las cotizaciones adjuntas. f) Investigacin sumaria en contra de los funcionarios responsables de la supervisin de las adquisiciones, sus precios y conveniencia.

Saluda atentamente a usted,

ARTURO MOLINA ZAMORA DIRECTOR DE CONTROL

AMZ/CMU/KPR/cmu Distribucin: -Director Dideso -archivo-corr.

13