MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CODIGO: Procedimiento: Contratacin de plizas de seguros SGR-01 Edicin No. 01 Pg. 1 de 8 1.

PROPOSITO Asegurar que las plizas de seguros se encuentren vigentes en todo momento. 2. ALCANCE Este proceso aplica para la contratacin de plizas de personas, activos, y operaciones de la empresa. 3. LIDER DEL PROCESO Jefe Unidad de Seguros 4. DEFINICIONES No aplica.

5. POLITICAS La contratacin de las plizas de seguros se realiza de manera corporativa. No se utilizan los servicios de un asesor productor de seguros para la contratacin de plizas. Los valores asegurados sern estimados considerando el criterio de reposicin a nuevo o valor comercial. Los trminos de referencia deben estimarse de acuerdo a las condiciones del mercado.

Lder del Proceso

Responsable de Gestin por Procesos

Jefe de Unidad

Fecha:

Fecha:

Fecha:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CODIGO: Procedimiento: Contratacin de plizas de seguros SGR-01 Edicin No. 01 Pg. 2 de 8 6. INDICADORES NOMBRE Porcentaje de plizas con ampliacin de cobertura DESCRIPCION Mide la cantidad de plizas que han requerido de una ampliacin de vigencia frente al total de plizas.
FORMULA DE CALCULO Plizas con ampliaciones / Total de plizas RESPONSABLE DEL INDICADOR Jefe de Seguros FRECUENCIA ESTANDAR RESPONSABLE DEL ANALISIS Gerente de Economa y Finanzas

Anual

0%

7. DOCUMENTOS DOCUMENTOS Nombre Ley General de Seguros y su Reglamento Cdigo de Comercio Ley del Sistema Nacional de Contratacin Pblica y su Reglamento Reglamento de Bienes del Sector Pblico

Cdigo

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8. DIAGRAMA DE FLUJO

Base de datos de plizas

Determina la necesidad de contratar una nueva pliza Analista Especialista en Economa y Finanzas

Solicita la contratacin de una nueva pliza Analista Especialista en Economa y Finanzas

Solicitud

Revisa solicitud y sumilla

Jefe de Seguros

Firma solicitud

Gerente de Economa y Finanzas

PRESIDENCIA EJECUTIVO

Aprobacin inicio del proceso y designacin de la comisin

Conocimiento de la aprobacin del inicio de la contratacin y seguimiento Jefe de Seguros

Solicitud con designacin

Documentacin prelicitatoria

Negociacin

Adjudicacin

Notifica a compaa de seguros sobre la adjudicacin Analista Especialista en Economa y Finanzas

Adjudicacin

ASEGURADORAS

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ASEGURADORAS

Proyecto de pliza

Analiza el proyecto de pliza para verificar su conformidad con los trminos de referencia Analista Especialista en Economa y Finanzas B

Solicita correcciones al proyecto y documentacin de soporte Analista Especialista en Economa y Finanzas

Conformidad y sumilla

Jefe de Seguros

Conformidad y firma

Solicitud de correcciones

ASEGURADORAS

Gerente de Economa y Finanzas

Proyecto de pliza corregido Revisa proyecto y documentacin soporte Documentacin de soporte Analista Especialista en Economa y Finanzas

ASEGURADORAS

Documentacin correcta

NO

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C

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Solicita aprobacin de proyecto de pliza a Procuradura Analista Especialista en Economa y Finanzas

Solicitud de aprobacin

Revisa solicitud y sumilla

Jefe de Seguros

Firma solicitud y enva

Solicitud de aprobacin

PROCURADURA

Gerente de Economa y Finanzas

Documentacin correcta?

No

Si Solicitud de codificacin PRESIDENCIA EJECUTIVA Pliza firmada Solicita la codificacin de pliza al Archivo Central Analista Especialista en Economa y Finanzas Pliza firmada ARCHIVO GENERAL

ARCHIVO GENERAL

Copias certificadas de Pliza

Registra los datos de la pliza en sistemas Analista Especialista en Economa y Finanzas

Base de datos de plizas

Publica pliza en el portal de Compras Pblicas Analista Especialista en Economa y Finanzas

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D

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Elabora oficio para remitir copias certificadas a interesados Analista Especialista en Economa y Finanzas

Oficio

Revisa oficio y sumilla

Jefe de Seguros FILIALES Oficio Firma oficio y enva

Gerente de Economa y Finanzas F

Copias certificadas de Pliza

ASEGURADORA

ASEGURADORA

Factura

Verifica que la factura est acorde con las condiciones de la pliza Analista Especialista en Economa y Finanzas

ENTES DE CONTROL

Factura correcta

SI

NO

Solicita correcciones en la factura Analista Especialista en Economa y Finanzas

Solicitud de correcciones

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E

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Solicitud de correcciones Revisa solicitud, firma y enva Factura Jefe de Seguros ASEGURADORA

Solicita certificacin presupuestaria Analista Especialista en Economa y Finanzas

Solicitud de certificacin presupuestaria

Revisa solicitud y la firma

Solicitud de certificacin presupuestaria

UNIDAD DE PRESUPUESTO

Jefe de Seguros

UNIDAD DE PRESUPUESTO

Certificacin presupuestaria

Revisa certificacin y sumilla

Jefe de Seguros

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Elabora orden de pago

Orden de pago

Analista Especialista en Economa y Finanzas

Excede monto de aprobacin?

No

Revisa orden de pago y la firma

Orden de pago firmada

Cuentas por Pagar

Jefe de Seguros Si

Revisa orden de pago y la firma Gerente de Economa y Finanzas

Orden de pago firmada

Cuentas por Pagar

FIN

PLAN DE ACCION PARA MEJORAR PROCESOS Proceso: Contratacin de plizas de seguros

DEBILIDAD: Demora en el proceso de contratacin PLAN 1 OPORTUNIDAD DE MEJORA: Disminuir el tiempo de contratacin

RESPONSABLE: Jefe de la Unidad No. 1 ACTIVIDADES Redefinir el cronograma del inicio de la contratacin de las plizas Proponer al Presidente Ejecutivo la inclusin de un funcionario de la Unidad de Seguros en la Comisin de Contratacin FECHA DE INICIO 01 Enero 2009 FECHA DE FIN 31 Marzo de 2009 31 Marzo de 2009 Jefe de Seguros RESPONSABLES

01 Enero 2009

Gerente de Economa y Finanzas