Universidad Mesoamericana de Quetzaltenango. Licenciatura en informtica y Administracin de Empresas. 10mo. Semestre Seminario de Problemas Informticos.

. Marlon Alexis Cot 200806509. Ing. Abelardo Mndez. Automatizacin de Oficinas La expansin digital y el desarrollo de nuevas tecnologas permiten que cada vez ms procesos cotidianos, tengan la posibilidad de ejecutarse mediante el uso del ordenador o algn dispositivo tecnolgico. No es Raro entonces que existan consolas de videojuegos enfocadas a actividades como canto y baile, Videojuegos que mediante tecnologas inalmbricas permitan ejercitarnos de una manera interactiva y diferente. S procesos rutinarios de carcter individual y personal se valen de tecnologa para hacer mas interactivo, simple y mejor el proceso, lo mismo sucede para actividades de carcter administrativo y organizacional; los cambios y las exigencias del mercado requieren que las empresas se revistan de procesos sistematizados (uso de ordenadores, implementacin de tecnologa para produccin industrial), como estrategia para responder a los cambios tan acelerados. Las empresas requieren procesar informacin acerca de sus transacciones, historial de clientes, mantenimientos de inventarios, gestin de planillas (sueldos, bonificaciones, incentivos etc.), llevar este registro de forma rudimentaria y manual como tiempos de antao, en la actualidad representa mltiples perdidas y poca productividad para la empresa, dada la mltiple expansin tecnolgica que ah permitido hacer estos procesos de forma mas rpida con mejor calidad haciendo uso de los ordenadores 1 Automatizacin de OficinasAutomatizacin de oficinas, es la dotacin e implementacin de sistemas de informacin bien sea aplicaciones de ofimtica, bases de datos, sistemas de control de inventarios. Uso de correo chat e intranet, sistemas biomtricos, Telefona Celular y cualquier otro medio informtico que sirva para agilizar y facilitar las actividades dentro de la organizacin. Otras dediciones de automatizacin de oficinas lo relacionan con el conjunto de tecnologas de la informacin y comunicacin que permiten mejorar la productividad de los trabajos tpicos de oficina. El primer grupo de herramientas desarrolladas para ayudar a mejorar las actividades de la oficina y que sin duda son de gran impacto en lo empresarial como a nivel familiar son las llamadas aplicaciones de Ofimtica , Podemos definir la ofimtica (oficina automtica) como la automatizacin de las tareas que se llevan a cabo en una oficina, este conjunto de herramientas esta liderado por los productos de Microsoft Office, con la gama de aplicaciones bsicas e imprescindibles como Procesador de textos -Microsoft Word-, Hoja de calculo - Microsoft Excel- , Gestor de Presentaciones y Diapositivas -Microsoft Poder Point-. De la gama de ofimtica, encontramos otro pack de aplicaciones intermedias, que no son muy frecuentadas por

pequeas empresas en nuestro entorno, aplicaciones para Base de Datos. Microsoft Access, Gestin de proyectos.- Microsoft Project, Clientes de Correo Microsoft Outlook.

La clasificacin, posicin y uso aplicaciones para sistematizacin procesos dentro de la organizacin pueden clasificar segn el nivel actividad que en esta se realice.

de de se de

El nivel de mayor Jerarqua de carcter estratgico, lo conforma el gobierno de la organizacin, el personal directivo quienes tienen mayor contacto con la informacin de carcter gerencial, que les permita tomar decisiones acertadas. De forma ms pragmtica, se puede definir un Sistema de Informacin para Ejecutivos o Sistema de Informacin Ejecutiva como una aplicacin informtica que muestra informes y listados (query & reporting) de las diferentes reas de negocio, de forma consolidada, para facilitar la monitorizacin de la empresa o de una unidad de la misma. El nivel administrativo los administradores o gerentes de rea monitorean la toma de decisiones en base a los resultados de grupo, aqu se utilizan herramientas informticas para evaluar el desempeo actual e histrico de la organizacin para proporcionar ayuda a funciones como planeacin y 2

control. Ejemplo. Aplicaciones ERP (sistemas de planificacin de recursos empresariales como SAP, OpenERP) aplicaciones que unen y sincronizan todas las operaciones de la compaa incluyendo: Recursos Humanos, finanzas manufactura y distribucin, automatizan e integran tanto los procesos del manejo de un negocio as como la produccin y distribucin. Siguiendo con la categorizacin y un nivel inferior a las categoras estratgico y administrativo, esta el nivel de conocimiento, dentro de la empresa este tipo de actividades son apoyadas por sistemas informticos para reas en especifico, para atencin a grupos de trabajo, -departamentos establecidosuna de las herramientas sobresalientes de esta categora son las aplicaciones de tipo groupware; son sistemas que dan asistencia a actividades colaborativas de un grupo de personas, estn destinadas a compartir

informacin acerca de avance de proyectos, cronogramas, calendarios presupuestos. Esta informacin se almacena y visualiza para un solo grupo de modo que los miembros del equipo puede visualizar, compartir, comentar las ideas y solicitar apoyo a otras personas del grupo. (Foros, herramientas de HelpDesk, Herramientas colaborativas como Feeng Office). El nivel inferior a todos -El nivel de Operacin, u Operacional- requiere que los sistemas de informacin estn enfocados a las diferentes transacciones que la organizacin realiza en su diario actuar, (ventas, recepcin, nominas, compras, contratos Conclusin

entre otros), el grupo de aplicaciones que cumplen tal fin se agrupa dentro una categora denominada TPS (Transaction processing Systems); son sistemas desarrollados segn las necesidades de cada empresa para llevar a cabo el registro y control de las transacciones diarias de la empresa (ventas, pedidos, reservacin, inventario, etc.). Ante tal necesidad, las universidades aperturan ofertas educativas en el campo de informtica; son cada vez ms los profesionales que enfocan su actividad al desarrollo de aplicaciones empresariales a fin de cubrir y satisfacer este vaco que aun muchas empresas no se atreven a llenar.

El proceso de automatizacin de oficinas es un reto complejo para el administrador, debido al la inversin econmica que ello conlleva, Es necesario romper los paradigmas actuales y dejar de ver la sistematizacin como un gasto, y considerarla mas bien como una inversin, como una oportunidad que tiene la empresa para aumentar la productividad, requiere que el gerente tome la desiciion de implementar o no un sistema de informacion en base a una evalaucion de viavilidad y factibilidad estricta para optar por los sitemas que mas se adecuen a las actividades de la organizacion. Bibliografa
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