Implementacin y Operacin del SGA

www.bvbusiness-school.com

IMPLEMENTACIN Y OPERACIN DEL SGA

Implantar un Sistema de Gestin Ambiental en una organizacin implica un compromiso por parte de todos los integrantes de la misma, sobre todo de la alta direccin que, entre otras funciones, es la encargada de designar los responsables en materia medioambiental. La alta direccin, asimismo es la que debe detectar las necesidades de formacin y garantizar la capacitacin de sus empleados para cada uno de los puestos de la organizacin. Debe asegurar que existe una comunicacin interna adecuada tanto a nivel interno como externo y la documentacin adecuada para que la implantacin del sistema tenga lugar con xito.

OBJETIVOS
Adquirir las competencias relacionadas con la implantacin y el funcionamiento de un SGA.

CONOCIMIENTOS

Recursos, Funciones, Responsabilidad y Autoridad. Competencia, Formacin y Toma de Conciencia. Comunicacin. Documentacin del SGA. Control de la Documentacin. Control Operacional. Preparacin y Respuesta ante Emergencias.

Implementacin y Operacin del SGA 2

RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Para llevar a cabo la implantacin de un SGA, se deben distribuir, asignar y definir la estructura y las responsabilidades para todas las reas y tareas de la organizacin, aunque ste no debe apartarse de la estructura general de la empresa, sino que debe integrarse en ella y no crear una estructura paralela. La Norma UNE-EN ISO 14001 establece ciertos requisitos en cuanto a la estructura y responsabilidades que se deben asignar dentro de la organizacin que desee implantar un SGA, indicados en su apartado 4.4.1 Recursos, Funciones, Responsabilidad y Autoridad.

Requisitos ISO 14001 Asociados a los Recursos, Funciones, Responsabilidad y Autoridad

Definir, documentar y comunicar las funciones, responsabilidades y autoridad. La alta direccin debe:

Asegurarse de la disponibilidad de recursos, tanto humanos como materiales. Designar uno o varios representantes con responsabilidades y autoridad definidas para la implantacin del SGA.

Tanto los empleados como la direccin de la organizacin, han de estar totalmente implicados en la implantacin del SGA para que se lleve a cabo con xito, por lo que las responsabilidades no corresponden nicamente a los encargados directos de temas medioambientales, sino que todos los miembros de la organizacin y cualquiera que trabaje en su nombre se ven involucrados. De todos modos, las responsabilidades directas deben estar perfectamente definidas, con la autoridad debida para la implantacin y mantenimiento del Sistema. El modo de hacerlo depende de cada organizacin. El compromiso debe empezar por la alta direccin, quien tiene adems, la responsabilidad de:

Establecer la poltica ambiental. Asegurar que el SGA se implanta. Revisar peridicamente el SGA.

La estructura de la gestin ambiental en el organigrama de una empresa puede ser muy distinto en funcin de la misma, ya que debe estar adaptado a ella. La ISO 14001 no especifica ningn requisito en cuanto a la posicin en el organigrama del Departamento de Medio Ambiente y su relacin con otras funciones o componentes organizativos, sino que simplemente exige el nombramiento de uno o varios representantes

Implementacin y Operacin del SGA 3

de gestin con responsabilidades y autoridad definidas y documentadas en cuanto al SGA, independientemente de otras responsabilidades.

Implementacin y Operacin del SGA 4

Funciones y Responsabilidades del Representante de la Direccin

Asegurar que los requisitos del SGA estn establecidos, implantados y mantenidos al da de acuerdo a la ISO 14001. Informar del funcionamiento del SGA a la alta direccin para su revisin, incluyendo las recomendaciones para la mejora.

Las responsabilidades medioambientales se pueden distribuir de diversas formas dependiendo de cada caso concreto y de cada organizacin, aunque deben estar perfectamente definidas en todos los niveles, desde las correspondientes a la alta direccin hasta el ltimo empleado de la empresa. Dicha asignacin se puede hacer a travs del manual, los procedimientos o instrucciones de trabajo.

Fallos Ms Comunes Detectados en Auditoras

En las auditoras, se suelen detectar desviaciones del sistema relacionadas con la asignacin de responsabilidades y funciones.

Fallos Ms Habituales

Existen funciones que no tienen asignado un responsable. Designar responsabilidades contradictorias para el mismo puesto en distintos documentos. Denominar el mismo puesto de forma diferente en los distintos documentos.

Implementacin y Operacin del SGA 5

COMPETENCIA, FORMACIN Y TOMA DE CONCIENCIA

La base de una organizacin y de cualquier Sistema de Gestin est constituida por los recursos humanos que posee. Por ello resulta de vital importancia la formacin, la implicacin en alcanzar las metas propuestas, la sensibilizacin y la competencia profesional de todo el personal integrante de la organizacin. Implantar un SGA supone, entre otras cosas, dotar a la empresa de mecanismos y procedimientos documentados que aseguren que todo el personal conoce:

La poltica ambiental. Los objetivos y las metas ambientales trazadas. Las funciones y responsabilidades definidas. Los impactos potenciales que puede generar la actividad realizada.

Asimismo, es preciso un modo de identificar cules son las necesidades de formacin y llevar a cabo una formacin adecuada. En este sentido, la ISO 14001 establece, en el punto 4.4.2 Competencia, formacin y toma de conciencia, ciertos requisitos para el aseguramiento de que cualquier miembro de la organizacin o persona que trabaje en su nombre, cuya actividad pueda causar un impacto ambiental significativo, tenga una competencia profesional adecuada.

Requisitos ISO 14001 para la Competencia, Formacin y Toma de Conciencia

Asegurar la competencia profesional adecuada de los miembros de la organizacin o cualquiera que trabaje en su nombre, cuya actividad pueda causar impactos ambientales. Mantener registros que demuestren esa competencia profesional. Identificar las necesidades de formacin relacionadas con los aspectos ambientales. Proporcionar formacin y emprender acciones formativas para satisfacer las necesidades detectadas. Registrar las acciones formativas realizadas. Establecer y mantener un procedimiento para que los miembros de la organizacin o cualquiera que trabaje en su nombre tomen conciencia de:

La poltica, los procedimientos y requisitos del SGA. Los aspectos ambientales significativos, impactos ambientales reales y potenciales y beneficios ambientales de un mejor comportamiento personal. Sus funciones y responsabilidades hacia el SGA. Las consecuencias de no cumplir las directrices de los procedimientos.

Implementacin y Operacin del SGA 6

Personal Implicado
El personal que lleve a cabo funciones que puedan causar impactos ambientales significativos debe tener una competencia profesional adecuada para ello, basada en una formacin o experiencia apropiada. La organizacin tambin debe exigir a los contratistas que trabajen para ella que sus empleados poseen la formacin adecuada.

La Formacin y Competencia Profesional Involucra a Toda la Organizacin

Alta Direccin Se formar de cara a sensibilizarse con la importancia de la gestin ambiental con un enfoque estratgico y con el fin de comprometerse con la poltica ambiental de la organizacin. Recibir formacin de cara a sensibilizarse con los problemas medioambientales en general, con el fin de obtener su compromiso con la poltica ambiental, sus objetivos y sus metas y para fomentar un sentimiento individual de responsabilidad medioambiental.

Todo el Personal

Deben recibir formacin que mejore su capacitacin para Personal con ejercer dicho puesto, de modo que los resultados se vean Responsabilidades en el SGA incrementados. Personal cuya Actividad Puede Generar Impactos Ambientales Significativos Deben recibir formacin para que sus actuaciones garanticen la conformidad con los procedimientos establecidos, exigencias internas y de tipo reglamentario.

La Competencia Profesional
La competencia profesional se basa en la educacin, formacin, habilidades y experiencia apropiadas. Es preciso que el personal que realiza actividades que puedan conllevar alguna repercusin sobre el medio ambiente, est adecuadamente capacitado para desempear dicha tarea. Tambin se debe considerar a las subcontratas u otras personas que trabajen en nombre de la organizacin. Los requisitos necesarios para llevar cabo estas actividades, deben estar perfectamente definidos y los empleados que las realizan han de estar adecuadamente formados, lo que ser demostrado documentalmente, y a travs de la realizacin de evaluaciones peridicas que demuestren la competencia del personal.

Implementacin y Operacin del SGA 7

Para identificar las necesidades de cada puesto se ha de hacer una descripcin del mismo, en el que se incluir una definicin de las responsabilidades y otros requisitos de importancia. En l se detallarn las necesidades de formacin y capacitacin para ejecutarlo.

Ejemplo de Perfil de Puesto

PERFIL DE PUESTO
Puesto de Trabajo rea/ Departamento Dependencia directa de: Gerencia Funciones:

Responsable de Calidad Ambiente Departamento de Calidad Ambiente

y y

Medio Medio

Asegurarse de que se establece, implementa y mantiene el Sistema de Gestin de la Calidad y Medio Ambiente. Informar a la alta direccin sobre el desempeo del Sistema de Gestin de la Calidad y Medio Ambiente. Asegurarse de que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organizacin. Asegurarse de que se promueve la toma de conciencia de la poltica ambiental. Todas las funciones que le asigne el Sistema de Gestin de la Calidad y Medio Ambiente.

Requisitos bsicos necesarios:

Formacin en Sistemas de Gestin de la Calidad segn UNE-EN ISO 9001:2008, al menos 50 horas. Formacin en Sistemas de Gestin Ambiental segn UNE-EN ISO 14001:2004, al menos 50 horas. Conocimiento del Sistema de Gestin de la Calidad y Medio Ambiente implantado en la organizacin.

Implementacin y Operacin del SGA 8

Formacin
La organizacin debe identificar y evaluar cualquier diferencia entre la competencia necesaria para realizar una actividad y la que posee la persona que la desarrolla o va a ser requerida para realizarla. Los mtodos para satisfacer las necesidades de formacin pueden ser muy variados:

Organizacin de cursos internos. Realizacin de reuniones peridicas. Asistencia a jornadas o seminarios. Realizacin de cursos externos.

Se debe disponer de un registro que recoja la formacin acadmica del trabajador y los cursos recibidos, as como de documentos que dejen constancia de la misma. Dependiendo del tipo de puesto de trabajo, de la fase en la que se encuentre la implantacin del Sistema de Gestin Ambiental y del personal que desarrolle cada actividad, las necesidades de formacin medioambiental sern diferentes. No slo es preciso dedicar recursos a la formacin durante el perodo de implantacin del Sistema, sino que se debera asegurar la formacin continua de todo el personal, a travs de mecanismos planificados de antemano, por ejemplo elaborando planes o programas de formacin y sensibilizacin.

Acciones Formativas a Incluir en un Programa de Formacin

Formacin del personal de nueva incorporacin. Instruccin por cambio de puesto de trabajo. Instruccin por adaptacin a innovaciones tecnolgicas o de otro tipo. Formacin continua de empleados en temas especficos:

Desarrollo e implantacin del SGA. Auditoras a SGA. Legislacin medioambiental. Integracin de sistemas, etc.

Charlas para la toma de conciencia.

Implementacin y Operacin del SGA 9

Ejemplo de Plan de Formacin

PLAN ANUAL DE FORMACIN 2005 Necesidades Detectadas Personal Implicado Jefe mantenimiento Actividad Programada Realizada Formador Fecha SI NO

Curso on-line 30 h Abril a ECA Medio Ambiente: Mayo Gestin de 2005 Residuos. residuos Charla sobre la Personal Jefe Junio adecuada gestin de mantenimiento mantenimiento 2005 los residuos. Curso on-line 50 h Responsable Abril a Integracin Sistemas de de Medio ECA Julio de Sistemas Gestin de la Ambiente 2005 Calidad.

Toma de Conciencia
La toma de conciencia en materia medioambiental consiste en la transmisin del conocimiento medioambiental, creacin y fomento de actitudes favorables con el fin de que los componentes de la organizacin se comprometan firmemente con el cuidado del entorno, contribuyendo as a la mejora medioambiental de la organizacin. Este proceso de sensibilizacin es clave a la hora de implantar el Sistema. Es muy importante conseguir una sensibilizacin y motivacin de todo el personal hacia las cuestiones medioambientales. La organizacin debe sensibilizar a todos sus miembros, los subcontratistas y cualquier persona que trabaje en su nombre, sobre la importancia de cumplir la poltica y los requisitos del SGA, y sobre los beneficios de practicar una correcta gestin ambiental y las consecuencias de la falta de seguimiento de las directrices establecidas en los procedimientos. El objetivo radica en lograr la adhesin y respuesta del personal de la organizacin frente al Sistema de Gestin Ambiental. Una vez implantado el Sistema, la sensibilizacin puede ser necesaria en determinados casos o para conseguir fines concretos, como puede ser el ahorro de energa, para lo que se llevarn a cabo campaas de sensibilizacin puntuales.

Implementacin y Operacin del SGA 10

Acciones Para el Estmulo del Personal

Programas de divulgacin. Reuniones informativas. Paneles informativos. Boletines internos. Participacin del personal. Buzones de sugerencias para la mejora. Iniciativas medioambientales. Reconocimiento al alcanzar objetivos y metas.

Fallos Ms Comunes Detectados en Auditoras

Durante las auditoras, se suelen encontrar incumplimientos de los requisitos de la Norma y los procedimientos establecidos por la organizacin para el control de las competencias, formacin y sensibilizacin de los trabajadores.

Fallos Ms Habituales

Desconocimiento del personal sobre las consecuencias de incumplir los procedimientos. Falta de formacin en los procedimientos de emergencia. Inexistencia de registros que evidencien el conocimiento o experiencia del personal en reas para las que no hay un procedimiento de trabajo. Falta de formacin de los responsables del sistema.

Implementacin y Operacin del SGA 11

COMUNICACIN
La comunicacin medioambiental interna y externa es un requisito fundamental de un SGA eficaz, regulado por la norma ISO 14001 en el punto 4.4.3 Comunicacin. La comunicacin, la informacin y participacin pblica son reconocidas como una de las bases principales del comportamiento medioambiental de una empresa. Adems, de cara a la implantacin de un SGA, constituye una importante herramienta de mejora de la eficacia del Sistema y de la respuesta de los trabajadores y pblico en general respecto a la empresa. De este modo, la comunicacin en temas medioambientales puede constituir un distintivo de la empresa, de sus productos y servicios, proporcionando una determinada imagen que puede acarrear consecuencias positivas respecto a la competencia.

Requisitos ISO 14001 Asociados a la Comunicacin

Establecer y mantener al da procedimientos para:

Comunicar internamente todo lo relacionado con los aspectos ambientales y el SGA. Recibir, documentar, y responder a las comunicaciones pertinentes de partes interesadas.

Decidir si comunica o no externamente informacin sobre los aspectos ambientales significativos y documentar la decisin. Establecer un mtodo para realizar la comunicacin externa sobre los aspectos ambientales significativos, si se decide realizarla.

Factores a Tener en Cuenta para Establecer un Mtodo de Comunicacin

Tamao de la empresa. Complejidad departamental. Existencia de personal responsable de dicha tarea. Canales de comunicacin que ya existen. Destinatarios de la informacin. Naturaleza y necesidades de las partes interesadas con las que establece la comunicacin. Informacin que se va a comunicar.

Implementacin y Operacin del SGA 12

La Comunicacin Interna
La comunicacin dentro de la organizacin constituye una herramienta clave en la implantacin de un SGA, a la hora de conseguir los objetivos marcados por el mismo, adems de ser una de las exigencias de la norma ISO 14001. Es importante que la alta direccin se involucre para conseguir una buena comunicacin interna en materia medioambiental, adems debe promover la participacin del resto del personal, teniendo lugar en sentido ascendente, descendente y horizontal. Se debe fomentar un proceso de retroalimentacin y el compromiso de todos los niveles de la organizacin, y recibir y responder las sugerencias e inquietudes de los empleados.

Mtodos de Comunicacin Interna

Actas de reuniones. Tableros de anuncios. Boletines internos. Buzones / programas de sugerencias. Sitios web y correo electrnico. Reuniones.

La Comunicacin Externa
La organizacin debe establecer un procedimiento para la recepcin, documentacin y respuesta para las comunicaciones pertinentes de partes interesadas. Adems, debe decidir si comunica o no informacin de forma proactiva sobre sus aspectos ambientales significativos y, en cualquier caso, documentar su decisin. Las partes interesadas pueden incluir:

Servicios de emergencia. Organismos reguladores y Administracin. Vecinos. Organizaciones no gubernamentales. Clientes. Contratistas. Inversores.

Implementacin y Operacin del SGA 13

Mtodos de Comunicacin Externa

Discusiones informales. Organizacin de visitas a las instalaciones. Dilogo con la comunidad. Participacin en eventos de la comunidad. Sitios web y correo electrnico. Comunicados de prensa. Publicidad y boletines peridicos. Informes o declaraciones peridicas. Lneas directas de atencin telefnica.

El hecho de que una organizacin posea un buen sistema de comunicacin con las partes interesadas, demuestra su compromiso con el medio ambiente y sirve de estmulo para mejorar el SGA implantado. Por otra parte, puede ser un instrumento de mercado, ya que existe una fuerte tendencia hacia el consumo de productos y servicios con menor repercusin sobre el medio ambiente.

Implementacin y Operacin del SGA 14

Fallos Ms Comunes Detectados en Auditoras

Las desviaciones del SGA respecto al punto 4.4.3 Comunicacin suelen ser poco numerosas en las organizaciones.

Fallos Ms Habituales

No se describe en ningn lugar las directrices para cumplir este requisito. nicamente se orienta la comunicacin interna desde los responsables hacia el resto del personal. Se limita inadecuadamente el concepto de parte interesada. Falta de conocimiento del procedimiento a seguir por parte del personal que con ms probabilidad recibe consultas externas (recepcionistas, comerciales, etc.).

Implementacin y Operacin del SGA 15

DOCUMENTACIN DEL SGA

Todo el SGA ha de estar adecuadamente documentado.

Funciones de la Documentacin del SGA

Describir los elementos fundamentales del sistema. Describir la forma en que interaccionan los elementos del sistema. Proporcionar referencias de cmo obtener informacin ms detallada del sistema.

La informacin puede estar recogida en cualquier formato (papel, electrnico, fotogrfico, carteles) y puede estar integrada con la documentacin de otros sistemas de gestin existentes en la organizacin. La naturaleza y extensin de la documentacin ser diferente de una organizacin a otra, en funcin de:

Tamao y tipo de organizacin. Actividades, productos o servicios que desarrolla. Complejidad de los procesos e interacciones entre los mismos. Competencia del personal.

La Norma recoge los requisitos aplicables a la documentacin del sistema en los puntos 4.4.4 Documentacin y 4.4.5 Control de documentos.

Documentacin del SGA Requerida por la Norma

Poltica, objetivos y metas ambientales. Alcance del sistema. Descripcin e interaccin del los principales elementos del sistema. Referencia a los documentos relacionados con los elementos del sistema. Documentos y registros requeridos por los requisitos de la Norma. Documentos y registros que la organizacin considere necesarios para asegurar la adecuada planificacin, operacin y control de procesos.

Implementacin y Operacin del SGA 16

La documentacin del SGA se puede reunir en cinco grupos:

Manual del Sistema de Gestin Ambiental. Procedimientos e Instrucciones de Trabajo. Formatos. Registros. Documentacin Auxiliar.

Manual de Gestin Ambiental

El manual del SGA es el documento que describe el sistema, constituyendo una visin general del mismo y proporcionando orientacin acerca de la documentacin relacionada. Su elaboracin no es un requisito de la Norma, pero es muy recomendable y prctico, ya que proporciona una visin global del sistema. Es aconsejable elaborarlo siguiendo la estructura de la norma.

Contenido del Manual

Descripcin de la organizacin y de su actividad. Normas y documentacin de referencia. Trminos y definiciones de inters. Alcance del sistema. Poltica ambiental. Descripcin del SGA, cubriendo cada punto de la Norma.

Implementacin y Operacin del SGA 17

Procedimientos e Instrucciones de Trabajo

Los procedimientos son los documentos en los que se establecen las directrices a seguir para la gestin eficaz del sistema. Establecen el objeto y el alcance del proceso y explican de modo detallado la forma de llevarlo a cabo. Las instrucciones de trabajo son documentos que se pueden desarrollar a partir de procedimientos, para clarificar o detallar en mayor grado la forma de realizar una actividad. Tanto los procedimientos como las instrucciones, se pueden elaborar siguiendo un mismo esquema.

Fases de Elaboracin de Procedimientos e Instrucciones

Revisar los documentos que ya existen y las metodologas de realizacin de la actividad. Proponer correcciones o modificaciones donde se considere necesario. Crear un borrador y publicarlo entre los involucrados. Revisar y modificar el borrador con los cambios propuestos. Aprobar el documento. Distribuir la nueva versin entre el personal que deber hacer uso del mismo. Poner en prctica, impartiendo la formacin necesaria a sus usuarios. Revisar peridicamente y modificar, cuando proceda.

Implementacin y Operacin del SGA 18

Esquema de Contenidos de Procedimientos e Instrucciones

Logotipo de la Organizacin NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO O INSTRUCCIN Cdigo identificativo Edicin: Pg: _ de _

NDICE: 1. OBJETO: Describe el objetivo para el que se elabora el procedimiento o instruccin de forma clara y breve. 2. ALCANCE: Define las operaciones a las que se aplica el procedimiento o instruccin, el mbito de aplicacin. 3. DOCUMENTACIN DE REFERENCIA: Listado de otros documentos del sistema, textos legales, etc. utilizados como referencia para la aplicacin del procedimiento o instruccin. 4. GENERALIDADES: Definiciones de requieren clarificacin u otras caractersticas que se quieran destacar y que no se incluyan en otros apartados. 5. DESARROLLO: Describe el proceso y define las funciones y responsabilidades relacionadas con el mismo. 6. ANEXOS Y REGISTROS: Referencia los anexos y registros que se generan al aplicar el procedimiento o instruccin.

Elaborado por: Fecha de elaboracin:

Revisado por: Fecha de revisin:

Aprobado por: Fecha de aprobacin:

Procedimientos Exigidos por la Norma

La organizacin debe disponer, como mnimo, de los procedimientos que requiere la Norma. Lo ms adecuado es que todos ellos estn documentados, aunque la Norma solo lo exige en el caso de los procedimientos de Control Operacional. Por otra parte, la organizacin puede documentar los procedimientos e instrucciones que considere oportunos para el eficaz desarrollo del SGA.

Implementacin y Operacin del SGA 19

Formatos
Se trata de formularios o tablas que se van cumplimentando con el desarrollo de las actividades, conforme a lo establecido en los procedimientos e instrucciones. Es fundamental que su diseo permita reflejar de un modo rpido e inmediato una serie de resultados. Ha de ser adecuado y ajustarse a la organizacin y a la actividad concreta.

Ejemplo de Formato

Logotipo de la Organizacin AO / PERIODO: Objetivo

Cdigo identificativo PROGRAMA DE GESTIN AMBIENTAL Edicin: Pg: _ de _

Meta

Plazo

Medios

Responsable

Observaciones:

Aprobado por. Fecha:

Implementacin y Operacin del SGA 20

Registros
Los registros son documentos que presentan los resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. Tambin aportan una idea del grado en el que el SGA se encuentra implantado. Se generan como resultado de la cumplimentacin de formatos, por la aplicacin de los procedimientos e instrucciones, etc. Son registros, por ejemplo, el Programa de gestin ambiental y el Plan de formacin, pero tambin, licencias y permisos, informes de analticas de vertidos, documentos que acreditan la competencia de los trabajadores, etc.

Documentacin Auxiliar
Se trata de documentacin adicional, que se puede referenciar en el manual, procedimientos o instrucciones, como:

Normativa y textos legales. Manuales de buenas prcticas. Planos. Organigramas y diagramas de flujo. Revisin medioambiental inicial.

Implementacin y Operacin del SGA 21

CONTROL DE LA DOCUMENTACIN
Los documentos requeridos por la Norma ISO 14001 y por el SGA, se deben controlar mediante un procedimiento, segn establece la Norma en su apartado 4.4.5 Control de documentos. Los registros se consideran un tipo especial de documento. Generalmente se controlan mediante un procedimiento de gestin especfico, conforme a lo establecido en el punto 4.5.4 Control de los registros, que se ver ms adelante.

Requisitos ISO 14001 para el Control de los Documentos

Establecer y mantener al da un procedimiento para:

Aprobar los documentos, antes de su emisin. Revisar, actualizar y aprobar nuevamente los documentos, cuando sea necesario. Identificar cambios en los documentos y el estado de revisin actual. Asegurar la disponibilidad de la versin vigente en los puntos de uso. Ser legibles y fcilmente identificables. Identificar y controlar la distribucin de documentos de origen externo. Prevenir el uso de documentos obsoletos.

Los documentos se pueden controlar eficazmente:

Elaborando un modelo adecuado para cada tipo de documento que incluya:

Nombre del documento, ttulo. Cdigo identificativo. Personal encargado de su elaboracin, revisin y aprobacin. Fechas de elaboracin, revisin y aprobacin. Estado de revisin. Histrico de modificaciones.

Estableciendo un mtodo para su conservacin y definiendo periodos de archivo convenientes. Manteniendo un sistema de distribucin eficaz. Examinando regularmente la documentacin para valorar su adecuacin.

Implementacin y Operacin del SGA 22

Ejemplo de Modelo de Procedimiento

LIMPIEZAS CLEAN, S.A. PROCEDIMIENTO GENERAL DE FORMACIN PG-05 Edicin: 1 Pg: 1 de 7

Control de modificaciones: Edicin 0 1 Fecha Modificacin 13/11/04 Creacin del documento. 26/05/05 Apdo. 5.4.: se establece el modo de valoracin de la actividad formativa por los asistentes. Todas 6 Pgina

NDICE 1. 2. 3. 4. 5. OBJETO ALCANCE DOCUMENTACIN DE REFERENCIA GENERALIDADES DESARROLLO 5.1. Perfiles de puesto. 5.2. Deteccin de necesidades de formacin. 5.3. Seguimiento de actividad formativa. 5.4. Control de la formacin. 6. REGISTROS

Copia controlada: NO Elaborado por:

/ SI

Copia controlada n: 3 Revisado por: Aprobado por:

Resp. Medio Ambiente Fecha de elaboracin: 24/05/05

Secretario Comit del SGA Fecha de revisin: 25/05/05

Gerente Fecha de aprobacin: 26/05/05

Implementacin y Operacin del SGA 23

Fallos Ms Comunes Detectados en Auditoras

Es frecuente encontrar fallos del sistema relacionados con el punto 4.4.5 Control de los documentos.

Fallos Ms Habituales

No se controlan algunos documentos por no considerarlos afectados por el apartado 4.4.5 de la norma. No se revisa la documentacin tras realizar cambios en el SGA, los procesos. No se dispone de la versin vigente de los documentos en algunos puestos.

Implementacin y Operacin del SGA 24

CONTROL OPERACIONAL
El control operacional es una herramienta del SGA que permite conocer y mantener un nivel de comportamiento medioambiental en concordancia con los requisitos ambientales, la poltica y objetivos de la empresa. Asimismo, pone en conocimiento las posibles desviaciones, por lo que facilita la actuacin y permite realizar las correcciones necesarias. El objetivo del control operacional es que las operaciones se ejecuten siempre y en todas las condiciones de forma planificada, aplicando las directrices establecidas y evaluando su eficacia. La Norma ISO 14001 establece, en su apartado 4.4.6 Control operacional, la necesidad de desarrollar en condiciones controladas todas las actividades de la organizacin, incluidas las realizadas por subcontratistas, que estn asociadas a los aspectos ambientales significativos, relacionadas con los objetivos y metas o cuya falta de control pueda llevar al incumplimiento de la poltica ambiental.

Requisitos ISO 14001 Asociados al Control Operacional

Identificar y planificar las operaciones asociadas a los aspectos ambientales significativos, la poltica, los objetivos y metas ambientales. Asegurar que estas operaciones se realizan segn las condiciones especificadas. Establecer y mantener al da procedimientos documentados para controlar las situaciones en las que su ausencia podran derivar en desviaciones de la poltica, objetivos y metas. Establecer criterios operacionales en los procedimientos. Establecer y mantener al da procedimientos relativos a aspectos ambientales significativos identificables de los bienes y servicios utilizados por la organizacin, y comunicar los procedimientos y requisitos aplicables a los proveedores y subcontratistas.

Implementacin y Operacin del SGA 25

Fases del Control Operacional

La organizacin debe considerar todas sus operaciones para identificar las necesidades de controles operacionales.

Usos de los Controles Operacionales

Gestionar los aspectos ambientales de la organizacin. Asegurar el cumplimiento de requisitos legales y otros requisitos. Lograr objetivos y metas. Evitar y minimizar riesgos ambientales.

El control operacional est ntimamente relacionado con el Seguimiento y Medicin, y con la investigacin de No Conformidades y la adopcin de Acciones Correctivas y Preventivas. Tanto es as, que en ocasiones no es sencillo delimitar qu acciones forman parte del control operacional y cules del Seguimiento y Medicin.

Implementacin y Operacin del SGA 26

Fases en el Control Operacional

Decidir cules son las actividades susceptibles de ser controladas, es decir, aquellas que pueden afectar al medio ambiente de forma significativa segn la legislacin, la propia poltica ambiental de la organizacin y los objetivos y metas de la misma. Definir y consensuar entre las parte involucradas:

Identificar Actividades

Modo de trabajo. Parmetros o elementos a controlar. Valores o criterios de aceptacin o rechazo. Frecuencia de control. Responsabilidades.

Planificar el Control Operacional

Documentar el Control Operacional Ejecutar el Control Operacional Evaluar le Efectividad del Control

Los controles operacionales pueden desarrollarse a travs de procedimientos, instrucciones de trabajo, disposiciones para la medicin, evaluacin y determinacin del cumplimiento de requisitos de control, etc. documentando toda esta informacin. Desarrollar las actividades segn las directrices establecidas. Comprobar si las operaciones y actividades se realizan segn las pautas definidas y evaluar el cumplimento de los valores o criterios de aceptacin.

Fallos Ms Comunes Detectados en Auditoras

El apartado de Control Operacional suele ser el requisito de la Norma sobre el que ms desviaciones se detectan en las auditorias.

Fallos Ms Habituales

No est clara la relacin entre los aspectos ambientales y los controles operacionales. Falta de detalle de algunas operaciones en los procesos. No se incluye el mantenimiento como parte del control operacional. No se consideran instalaciones de almacenamiento de combustibles, productos qumicos, almacenamiento de gases, etc. No se consideran las operaciones que realizan los subcontratistas. No se han comunicado los requisitos a proveedores y subcontratistas.

Implementacin y Operacin del SGA 27

PREPARACIN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

Los riesgos ambientales y las responsabilidades asociadas a ellos son un asunto de creciente inters en las organizaciones de todo tipo. El objetivo principal del punto de la Norma 4.4.7 Preparacin y respuesta ante emergencias, consiste en la prevencin de los riesgos asociados a las actividades de la organizacin que puedan ocasionar algn tipo de incidencia en el medio ambiente, y la adopcin de medidas que es necesario tomar para evitar dichos accidentes.

Requisitos ISO 14001 sobre Preparacin y Respuesta ante Emergencias

Establecer y mantener al da un procedimiento para:

Identificar situaciones de emergencia y accidentes potenciales que pueden tener impactos ambientales. Dar respuesta a esas situaciones y accidentes, si ocurren.

Revisar y mantener actualizado dicho procedimiento, peridicamente y siempre de que ocurran situaciones de emergencia o accidentes. Realizar pruebas peridicas de los procedimientos, cuando sea posible.

Planes de Emergencia
La identificacin, anlisis y evaluacin de los riesgos ambientales, proporciona a la organizacin informacin para poder decidir sobre la necesidad de adoptar medidas preventivas en relacin a los riesgos detectados y elaborar planes de actuacin para las situaciones de emergencia que puedan ocurrir. Esta informacin debe revisarse cada vez que se introduzcan cambios significativos en las condiciones en las que se haba realizado el anlisis.

Control de las Situaciones de Emergencia

Peligros relacionados con: Materias primas y intermedios y finales. auxiliares, subproductos y productos

Identificacin de los Peligros Medioambientales

Almacenamientos, sistemas de trasiego, carga y descarga. Procesos y gestin de las instalaciones. Gestin de residuos, vertidos y emisiones. Instalaciones auxiliares.

Implementacin y Operacin del SGA 28

Determinan las pautas de actuacin en caso de ocurrir un accidente o cuando se detecte una situacin de emergencia. Los procedimientos para emergencias deben incluir:

la

Preparacin

respuesta

ante

Mtodos para detectar una posible situacin de emergencia o accidente potencial. Criterios de actuacin en cuanto al anlisis de la emergencia y la comunicacin de la alarma. Medios materiales y humanos que sern necesarios para responder a dichas situaciones. El modo de intervencin y las tcticas a emplear en la lucha contra el accidente. Modo de divulgacin del contenido y de formacin necesaria para afrontar dichas situaciones de emergencia. Legislacin aplicable de carcter ambiental, si procede.

Elaboracin Planes de Emergencia

La organizacin debe ensayar, revisar y corregir, cuando sea necesario, sus planes de emergencia. Simulacros e Investigacin de Accidentes La investigacin de los resultados de simulacros y accidentes ocurridos en una organizacin deben incluir:

Causas y consecuencias. Medidas preventivas para evitar su repeticin o limitar sus consecuencias.

Fallos Ms Comunes Detectados en Auditoras

El apartado de Planes de Emergencia y Capacidad de Respuesta suele ser un requisito de la
Norma sobre el que aparecen pocas desviaciones en las auditorias.

Fallos Ms Habituales

Los Planes de emergencia no cubren la proteccin ambiental. Insuficiente distribucin de los procedimientos de emergencia. Falta de comprobacin de los procedimientos.

Implementacin y Operacin del SGA 29

NOTAS

Implementacin y Operacin del SGA 30

REAS DE FORMACIN

FORMACIN SUBVENCIONADA A LAS EMPRESAS

Bureau Veritas Business School es Entidad Organizadora de Gestin de las subvenciones a la Formacin, ofreciendo el servicio de impartir y gestionar su Formacin con las siguientes ventajas:

Realizar la formacin en el momento en que la empresa lo necesite. Tramitacin de la documentacin ante la Fundacin Tripartita para la subvencin de la Formacin a cargo del Crdito Anual de la empresa. En la Plataforma de Formacin www.bvbusiness-school.com puede conocer los trmites para agrupar su empresa, ver la oferta de formacin e inscribir a trabajadores en los Cursos.

Implementacin y Operacin del SGA

Bureau Veritas Formacin S.A. Bureau Veritas Business School Depsito Legal: AS-03235-2007 Director del Proyecto: Luis Lombardero Direccin Pedaggica: Carmen Gonzlez
Reservados todos los derechos. El contenido de esta obra est protegido por la Ley. Queda prohibida toda reproduccin total o parcial de la obra por cualquier medio o procedimiento sin autorizacin previa.

Telfono: 902 350 077

E-mail: marketing@es.bureauveritasformacion.com www.bvbusiness-school.com