COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ESCUELA DE CONTADURIA PBLICA DEPARTAMENTO DE COMPUTACION COMPUTACION II GUIA DE CLASES #:2

INTRODUCCION A LA PLANIFICACION DE PROYECTOS UTILIZANDO MICROSOFT PROJECT 2010 1. DEFINICIONES INICIALES La gestin de proyectos es un trabajo reconocido desde los aos 50 y que a medida que se complejizan las tareas dentro de las empresas recobra mayor peso, importancia y protagonismo. La figura, el jefe de proyecto o administrador del proyecto o director de proyecto, tambin llamado "Project leader" es vital hoy en da en la mayora de las medianas y grandes empresas. Un proyecto siempre tiene una duracin y un trabajo a realizar, pero, una planificacin y anlisis previos son fundamentales, dado que el xito de un proyecto no es algo que sucede de modo espontneo. Por lo tanto, lo primero y ms importante es planificar: Crear un plan de proyecto. Microsoft Project 2010 es un potente programa de gestin de proyectos que se utiliza para crear planes de proyecto, introduccin de datos reales de evolucin y realizar un completo seguimiento de cada una de sus partes. Con este programa se puede controlar tanto las tareas que componen un proyecto, como los recursos que se utilizan para su desarrollo. Algunas definiciones importantes: Tarea: Actividad que tiene un comienzo y un final. Las tareas se solapan, se enlazan, se concatenan en el tiempo hasta alcanzar una tras otra, la finalizacin del proyecto. Hito: Tarea de duracin cero que sirve para evaluar objetivos parciales dentro del proyecto antes de que ste concluya. Son como puntos de control o marcadores situados estratgicamente en momentos importantes del proyecto. Recurso: Conjunto de personas, equipamiento y materiales empleados en la realizacin de las tareas.

Pgina 1 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

2. INTRODUCCION A MICROSOFT PROJECT 2010 2.1 Iniciar y salir de Project 2010

Para iniciar Project 2010 de clic en el men Inicio, Todos los programas, Microsoft Office y luego en Microsoft Office Project 2010 o a travs del acceso directo que se encuentra en el escritorio de Windows. Para salir de Project 2010 basta con dar clic en de la opcin Salir del men de Archivo. 2.2 Descripcin del entorno de trabajo Al abrir Project inmediatamente se presenta el entorno de trabajo, su pantalla principal es la siguiente: , presionar simultneamente las teclas ALT y F4 o bien a travs

Barra de titulo Presenta el nombre del programa as como el nombre del archivo de trabajo actual. Cinta de opciones Accediendo a esta barra disponemos de todas las opciones y posibilidades que el programa ofrece. El mtodo ms rpido para acceder a los mens de MS Project es hacer un clic con el ratn sobre las distintas opciones ubicadas en las fichas. Las fichas principales de Project 2010 son los siguientes:

Pgina 2 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

Ficha Archivo: Contiene las acciones a realizar con el proyecto en uso. Abrir un proyecto, guardar el proyecto actual, imprimirlo, enviarlo por correo electrnico a un destinatario, propiedades del proyecto en uso, etc.

Ficha Tarea: Las secciones que contiene esta ficha son: Programacin: Permite definir macro tareas y Subtareas y su porcentaje de ejecucin, as como la vinculacin entre una tarea y otra. Propiedades: permite definir informacin sobre una tarea. Tarea: Operaciones tales como cortar, copiar, pegar, pegados especiales, buscar, ir a, reemplazar, vincular y desvincular tareas, dividir tareas, etc. Ver: Permite cambiar las vistas, manejo y personalizacin de barras de herramientas, encabezados y pies de cara a imprimir, por ejemplo un diagrama de Gantt, cambiar los zooms, etc. Insertar: Desde l insertaremos tareas, recursos, tareas repetitivas (que se repiten a intervalos de tiempo regulares), insertaremos un proyecto dentro del actual reorganizndose todo el proyecto, permite insertar objetos varios, hipervnculos, columnas en la hoja de la vista actual, etc. Ficha proyecto: Las secciones que contiene esta ficha son: Propiedades: Permite definir informacin del proyecto y cambiar el tiempo de trabajo o calendario laborar del proyecto Programacin: Calcula el tiempo del proyecto si esta desactivado y permite mover fechas de inicio y finalizacin a partir de la fecha de inicio del proyecto Estado. Presenta el estado de desarrollo de proyecto. Informes: presenta un informe de comparacin de dos versiones de un proyecto y presenta informe en formato de tablas dinmicas. Ficha Recurso: Las secciones que contiene esta ficha son: Ver: Permite modificar las diferentes vistas de un proyecto Asignaciones: Permite asignar recursos a un proyecto Insertar: Permite agregar recursos Propiedades: Muestra informacin del recurso Redistribuir: Resuelve conflictos de recursos o sobreasignaciones

Pgina 3 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

Ficha vistas Coloca una tira vertical de elementos (en forma de iconos) que permiten de forma rpida cambiar el aspecto, aqu llamado vistas, del programa. Podemos pasar rpidamente a ver el calendario, la vista diagrama de Gantt, el diagrama de red, las hojas de recursos, etc.

Las vistas que podemos alternar en pantalla mediante esta barra de vistas son las siguientes: Calendario: Calendario temporal que muestra las tareas y sus duraciones. Diagrama de Gantt: Listado de tareas a la izquierda y diagrama de barras horizontales (de Gantt) a la derecha. Desde aqu se programan las listas de tareas.

Diagrama de red: Antes llamado diagrama de Pertt. Muestra las tareas y sus dependencias en forma de rectngulos relacionados. Desde esta vista se puede apreciar la ruta crtica de un proyecto.

Gantt de seguimiento: Muestra la lnea base del proyecto. Permite comparar lo programado (lnea base) con la programacin actual en un proyecto en modo diagrama de Gantt.

Uso de tareas: Lista de tareas con los recursos asignados para cada tarea. Visualiza recursos frente a tareas.

Pgina 4 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

Grfico de recursos: Vista que muestra las asignaciones y costos de los recursos del proyecto. Recursos y grupos de recursos a lo largo del tiempo en forma de grfica. Hoja de recursos: Todo lo relativo a los recursos se gestiona desde esta vista.

Uso de recursos: Vista que muestra las tareas agrupadas bajo cada recurso. Permite estudiar los costos de los recursos, as como las cargas de trabajo para los distintos recursos.

Ms vistas: Otras vistas de las que dispone MS Project.

Barras de desplazamiento Las barras de desplazamiento horizontal son independientes para cada zona de la pantalla. La barra de desplazamiento vertical de la derecha es comn para la zona izquierda y derecha de la vista.

3. CREACION DE UN PROYECTO En esta seccin se comienza a visualizar el verdadero trabajo con Project 2007 y se har de la mano de un ejemplo que refleja la administracin de un proyecto real de desarrollo de sistemas informticos. Dichas tareas con las que contara el proyecto estn basadas en el ciclo de vida de desarrollo de sistemas visto anteriormente en clases. La gua ejemplificara la definicin de tareas, as como la asignacin de recursos a estas tareas en el desarrollo de un sistema bibliotecario. 3.1 Creacin de un archivo para el proyecto Al iniciar Project 2010, aparece la pantalla inicial de ste, por defecto cargada la vista diagrama de Gantt con un proyecto vaco nuevo y en blanco para trabajar. El nombre que se le asigna es Project1 y la extensin por defecto con que se guarda es .mpp. Tambin es posible crear un nuevo proyecto a travs de la ficha Archivo Nuevo

Se puede crear un proyecto nuevo de dos maneras: A partir de un proyecto existente, es decir un archivo . mpp guardado en disco. Un nuevo proyecto en blanco.

Pgina 5 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

3.2 Guardar el archivo Para guardar el archivo dar clic en y G simultneamente. o bien en la opcin Archivo y luego Guardar, o presionando las teclas Ctrl

Digitamos el nombre del proyecto y damos clic en la opcin Guardar, por defecto el archivo se guarda con extensin .mpp 3.3 Abrir un archivo existente Para abrir un archivo existente de clic en la opcin de men Archivo y luego Abrir, o presionando simultneamente las teclas Ctrl y A.

Seleccione el archivo que desea abrir y de clic en la opcin Abrir.

Pgina 6 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

3.2 Informacin del proyecto El primer paso luego de crear el nuevo proyecto es definir la fecha de comienzo del proyecto, as como indicar si la programacin se har a partir de la fecha de finalizacin o la fecha de inicio del proyecto (Para un proyecto programado desde la fecha de finalizacin, las tareas que no requieran una fecha especfica se programaran lo ms tarde posible, en lugar de hacerlo lo ms pronto posible). Para especificar esta informacin de clic en la ficha Proyecto y luego Informacin del proyecto. Aparecer la siguiente ventana:

Por defecto Project propone como fecha de comienzo la fecha actual del sistema. Dando clic en el triangulo a la derecha de la fecha de comienzo se despliega un calendario de Windows, donde podemos especificar la fecha de comienzo del proyecto. Project calculara automticamente la fecha de fin.

En este mismo panel debajo de la Fecha de comienzo se debe especificar la opcin Programar a partir de, en este caso seleccionamos la opcin Fecha de comienzo del proyecto. Cuando se programa a partir de la fecha de fin del proyecto la fecha que debe ponerse es en el cuadro Fecha de fin y dejar constante la fecha de comienzo.

Pgina 7 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

Al programar a partir de la fecha de comienzo, la fecha de finalizacin depender directamente de la duracin de las tareas que compongan el proyecto. Damos clic en Aceptar. 3.3 Definir el calendario del proyecto Project proporciona 3 calendarios base que se pueden aplicar a un conjunto de recursos, tareas o al proyecto en general. Estndar: establecido de lunes a viernes, de 9:00 am a 7:00 pm con una hora libre a medio da. Este es el calendario predeterminado que utiliza el programa para el proyecto, las tareas y los recursos. Turno de noche: el calendario laboral est establecido desde las 11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m. cinco das a la semana, con una hora libre de 3:00 a 4:00 de la maana. 24 horas: est determinado para perodos de 24 horas todos los das de la semana, sin detenerse. Para modificar cualquiera de estos calendarios se puede acceder a travs de la ficha proyecto y luego Cambiar tiempo de trabajo

Podemos especificar los das de descanso, as como el horario laboral a implementar en el proyecto. Para modificar un calendario base: En la vieta Para Calendario, seleccione el calendario que desea modificar. Se presenta un calendario donde es posible definir periodos laborales o excepciones. Si solo se desea modificar un da, en la pestaa Excepciones escriba el nombre con que identifique el cambio, en las casillas de Comienzo y Fin escriba las fechas donde vaya a realizar el cambio. Las excepciones pueden durar das, semanas o meses. En el botn Detalles se puede especificar ms informacin sobre la excepcin.

Pgina 8 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

3.4 Crear un nuevo calendario para nuestro proyecto. Es posible crear un nuevo calendario, donde especifiquemos los horarios laborales, as como los das no laborales. El proyecto del sistema bibliotecario tendr un horario laboral de 8:00 a.m. a 6 p.m. de lunes a viernes, descansando los das sbados y domingo. A la vez se agregaran como excepciones los das de asueto segn la ley, la jornada laboral consiste de 8 horas y la semana laboral de 40 horas, los das por mes sin fines de semana sern de 22 das. Para ello seguir los siguientes pasos: Clic en la ficha proyecto, seleccionar cambiar tiempo de trabajo y luego clic en el botn Opciones Clic en Calendario En el cuadro de dialogo que se presenta defina las condiciones antes mencionadas. Clic en Aceptar.

Pgina 9 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

Seleccione nuevamente la opcin proyecto y luego en Cambiar tiempo de trabajo... Clic en Crear Calendario. En el cuadro Nombre escriba Calendario sistema bibliotecario. Seleccione la opcin Hacer una copia del calendario Estndar, al cual previamente hemos editado las opciones para el nuevo calendario. Clic en Aceptar

Pgina 10 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

Definir los das no laborables. En la pestaa Excepciones escriba en Nombre da de la independencia y en la fecha Comienzo y Fin coloque el 15 de septiembre de 2010. Escriba una nueva excepcin con Nombre da de los difuntos y en la fecha Comienzo y Fin coloque el 2 de noviembre de 2010. Cuando finalice de hacer los cambios clic en Aceptar.

3.5 Aplicar el calendario creado a nuestro proyecto. Ahora que ya se ha creado el nuevo calendario base es necesario aplicrselo a nuestro proyecto, para ello seguimos los siguientes pasos: Clic en Proyecto y luego en Informacin del proyecto. En la opcin Calendario seleccione el nuevo calendario creado, Calendario sistema bibliotecario.

Pgina 11 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

4. GESTION DE TAREAS En esta seccin aprenderemos a gestionar tareas, la parte bsica de un proyecto. Estas se ingresaran en el programa, se establecern sus duraciones, y a la vez se editaran, se ver como vincular o enlazar tareas, as como a fijar hitos. Las tareas que se ingresaran como especificbamos anteriormente corresponden a las tareas del ciclo de vida de desarrollo de sistemas informticos para el caso del desarrollo de un sistema bibliotecario. El listado de las tareas sin ninguna organizacin son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. Investigacin preliminar Aclaracin de la solicitud Estudio de la factibilidad Factibilidad tcnica Factibilidad econmica Factibilidad operacional Determinacin de los requerimientos del sistema Definicin de requerimientos informticos Definicin de requerimientos operativos Definicin de requerimientos tcnicos Diseo del sistema Definicin de estndares de diseo Diseo de pantallas Diseo de base de datos Desarrollo del software Construccin de la base de datos Construccin del sistema Prueba de los sistemas Pruebas de integracin Implementacin y evaluacin Elaboracin del plan de implementacin

No se explicara en qu consisten estas tareas, las cuales han sido estudiadas con anterioridad. 4.1 Agregar tareas al proyecto.

Pgina 12 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

Por defecto cuando se abre Project 2010 aparece el Diagrama de Gantt. Tambin se puede acceder a esta vista a travs de la ficha Vista y luego en Diagrama de Gantt.

Teniendo esta vista abierta escriba el nombre de las tareas en el campo Nombre. Project mostrara para cada tarea ingresada una duracin de 1dia?, Con el fin de recordar que se debe ingresar el periodo de duracin de la actividad. El signo de interrogacin significa que la duracin de las actividades es estimada.

Se puede observar en la imagen como en la parte derecha del diagrama de Gantt las barras comienzan todas en la fecha que definimos como inicio del proyecto en la informacin del proyecto. Ahora podemos organizar las tareas con una estructura jerrquica desde la perspectiva ms amplia a la ms detallada. Las tareas se dividen en dos tipos: Tarea de Resumen: son tarea con un nivel superior al de las otras tareas. Normalmente estas tareas representan los captulos en los que se compone el proyecto.

Pgina 13 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

Sub tareas: son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen. Estas son tareas reales asignadas a recursos. A su vez estas sub tareas pueden ser tareas de resumen de otras sub tareas. Convertir una tarea en una sub tarea: Existen varias maneras de lograr esta funcin, una de ellas es: Seale la tarea o tareas que vaya a modificar En la ficha tarea hacer clic en aplicar sangra

Con esto se aplicar Sangra a la tarea o tareas sealadas. La tarea superior se convertir en una tarea resumen. Las tareas resumen aparecen en Negrilla y se muestra en el rea del grafico como una barra negra. Para nuestro caso de estudio debemos seleccionar las tareas que convertiremos en sub tareas. Seleccione: Aclaracin de la solicitud Estudio de la factibilidad Factibilidad tcnica Factibilidad econmica Factibilidad operacional Y aplique los pasos anteriores para convertir estas tareas en sub tareas.

Pgina 14 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

Tal como se muestra en la imagen siguiente las tareas seleccionadas se convierten en sub tareas, y la tarea superior es ahora una tarea resumen. Al crear tareas y sub tareas aparecen los signos ms y menos que permiten mostrar u ocultar tareas.

Anular sangra. Siga los pasos antes mencionamos pero al final seleccione la opcin Anular sangra. 4.2 Insertar la tarea resumen del proyecto.

Pgina 15 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

Clic en la ficha proyecto, luego en cambiar tiempo de trabajo y de clic en el botn Opciones. En las Opciones de Avanzado, en las seccin mostrar opciones para el proyecto active la opcin Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto.

Las tareas del diagrama de Gantt quedaran de la siguiente forma:

Ordene las tareas y sub tarea segn como se muestra en la figura siguiente:

Pgina 16 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

4.3 Operaciones bsicas sobre tareas. Insertar nueva tarea. Si se desea ingresar una nueva tarea en medio de las ya definidas. Seleccione la tarea o sub tarea que quedara inmediatamente debajo de la tarea a insertar. Clic derecho sobre esta tarea o sub tarea. Clic en Nueva tarea.

Eliminar tarea. Seleccione la tarea a eliminar. Clic derecho sobre la tarea Clic en Eliminar tarea.

Pgina 17 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

4.4 Vistas en Microsoft Project 2010. Se puede tener acceso a la informacin del proyecto de muchas maneras diferentes. Project ofrece esta informacin a travs de vistas. Las ms utilizadas se encuentran en la ficha Vista. La lista completa se encuentra en la seccin Vistas de tarea, diagrama Gantt y luego en Mas Vistas...

Para cambiar a una vista diferente a la que tiene en la pantalla: Clic en la ficha Vista y observe si aparece la vista que necesita. Si aparece en la lista, haga clic en el nombre de esta. Si no aparece haga clic en Mas Vistas aparecer la lista completa de vistas disponibles. Doble clic sobre la vista que desea ver. 4.5 Escala Temporal La escala temporal aparece en el rea del grfico de un proyecto. Project puede mostrar hasta 3 escalas de tiempo cada una de ellas llamada nivel. Por ejemplo: ao - mes - semana, ao - mes - da. El nivel superior muestra el periodo de tiempo ms extenso y el nivel inferior muestra el periodo de tiempo ms detallado. La escala temporal predeterminada muestra dos niveles: das dentro semanas. Si se desea modificar las opciones de la escala temporal: Teniendo el Diagrama de Gantt en pantalla Clic en Ficha vista, y en la seccin zoom de clic en la punta de flecha de escala temporal y luego del men desplegable seleccione Escala temporal.

Pgina 18 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

Entre las opciones que se pueden modificar estn las siguientes: Las unidades, semanas, das, meses, segn el nivel. Etiquetas, alineacin del texto de las etiquetas, etc.

El nivel intermedio es el que generalmente se modifica segn los requerimientos de la programacin. Para nuestro caso dejaremos la programacin en semanas y das. 4.6 Tablas Los diagramas tienen una tabla predeterminada definida por defecto. Se pueden agregar, cambiar o quitar columnas de estas tablas. Para cambiar la tabla de la vista: Clic en la ficha vista y luego en seccin datos hacer clic en Tablas. Si la tabla a modificar aparece en el sub men hacer clic en esta, de lo contrario dar clic en Mas Tablas.

Pgina 19 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

En el cuadro de dialogo Mas Tablas, seleccione la tabla deseada y de clic en Aplicar. Para modificar una tabla de la vista: Clic en la ficha vista y luego en Tabla. Clic en la opcin del sub men Mas Tablas. Seleccione la tabla Entrada y de clic en Modificar.

Se presenta el siguiente cuadro de dialogo.

Pgina 20 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

Los nombres que se presentan en Nombre de campo en el cuadro de dialogo corresponden a las columnas del panel izquierdo de la vista Diagrama de Gantt. Como ejercicio eliminaremos la fila indicadores de esta tabla y agregaremos una nueva fila a la tabla principal, la cual se utilizara para agregar algn comentario a nuestras tareas. Siga el mismo procedimiento antes descrito para modificar la tabla Entrada. Posicinese en la fila Indicadores y de clic en la opcin Eliminar fila.

Con esto se eliminar la columna de la tabla Entrada. Para adicionar una nueva fila posicinese abajo del ltimo Nombre de campo existente, y seleccione de una lista desplegable la fila con el nombre Texto1. Defina la alineacin de datos y coloque en el Titulo de este Comentario, de clic en Aceptar.

Pgina 21 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

El panel izquierdo de la vista Diagrama de Gantt quedara como lo muestra la siguiente imagen. Se puede observar que ha desaparecido la columna Indicadores, adems se ha agregado la columna Comentarios.

4.7 Ordenar la informacin del proyecto. La informacin de nuestro proyecto se puede ordenar alfabticamente o numricamente segn un campo en particular. Para ello hacer lo siguiente: En la vista donde se ordenara la informacin, clic en la ficha Vista y luego en Ordenar.

Pgina 22 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

En el sub men se muestran los campos ms utilizados. Si desea ordenarlo por otro criterio de clic en la opcin Ordenar por.

Se presenta el siguiente cuadro de dialogo donde puede ordenar segn sus criterios.

4.7 Establecer la duracin de las tareas. En el momento en que se escriba una tarea, Project le asignar una duracin estimada de 1 da, simplemente para tener algo que mostrar en el Diagrama de Gantt. Todos los valores del campo Duracin que vayan acompaados de un signo de interrogacin se consideran como duraciones estimadas. Las duraciones pueden ser escritas en: Minutos (m o min). Horas (h o hr) Das (d o d) Semanas (S o sem) Meses (me o ms) Para escribir la duracin de las tareas: Muestre el diagrama de Gantt.

Pgina 23 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

En el campo duracin de cada tarea, escribir el periodo estimado que se demorara en ejecutarse (puede agregarle un signo de interrogacin para indicar que la duracin es estimada). Con este procedimiento se irn creando las barras del diagrama de Gantt. Las fechas del diagrama se calcularan automticamente, segn las fechas que se definieron en la informacin del proyecto. Si las dependencias entre tareas no se han establecido vinculando predecesoras con sucesoras, la fecha de inicio ser la misma que la fecha desde la que se programa el proyecto. Para las tareas antes definidas, asgneles las siguientes duraciones, tal como lo muestra la siguiente figura. Hay varios puntos importantes a destacar en la siguiente figura: Al indicar la duracin para cada tarea, la fecha de comienzo se mantiene segn la fecha programada de inicio del proyecto. La fecha Fin se calcula automticamente segn la duracin establecida y tomando en cuenta las restricciones definidas en el calendario asignado a el proyecto. Al no definir aun las tareas predecesoras y sucesoras la tarea resumen no refleja el tiempo real de duracin del proyecto.

4.8 Establecer dependencias de tareas. Para establecer el tipo de dependencia entre las tareas de un proyecto, se deben considerar cuatro relaciones: Fin a Comienzo (FC): la tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice la tarea predecesora. Fin a Fin (FF): la tarea sucesora no puede finalizar hasta que no finalice la predecesora. Comienzo a Comienzo (CC): la tarea sucesora no puede comenzar hasta que comience la tarea predecesora. Comienzo a Fin (CF): la tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience la tarea predecesora. Este tipo de vnculo no se utiliza normalmente.

Pgina 24 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

Las dependencias se crean de la siguiente manera: En el diagrama de Gantt, en el panel izquierdo (tabla) aparece la opcin de tareas predecesoras. Hay dos formas de definir las dependencias: se puede escribir directamente la identificacin numrica de la actividad predecesora en la sucesora o resaltar la sucesora y predecesora, luego entra en la ficha tarea y dar clic en Vincular Tareas. En el caso de nuestro proyecto marque las sub tareas aclaracin de la solicitud y Estudio de la factibilidad, vaya a la ficha tarea y luego de clic en Vincular Tareas.

Inmediatamente la columna Predecesoras ha cambiado, colocando el identificador de la tarea predecesora en la tarea Estudio de factibilidad. Al mismo tiempo el diagrama de Gantt ha cambiado reflejando una vinculacin entre estas dos tareas.

Tareas que comienzan en paralelo. Siguiendo con nuestro ejemplo aplicar a las sub tareas Factibilidad tcnica, econmica y operacional como predecesora a la tarea Estudio de factibilidad (identificador 3). La figura muestra como se vera el diagrama de Gantt.

Pgina 25 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

Como se puede observar en la figura, la definicin de los documentos de las factibilidades se realiza despus de realizar el respectivo estudio de factibilidades. Por lo que la definicin de tales factibilidades puede comenzar en paralelo, es decir el mismo da.

Ejemplo de dependencia Comienzo a Comienzo (CC). Las pruebas del software idealmente deben empezarse desde que se inicia el desarrollo de este. Es por eso que para el ejemplo se debe establecer que la tarea de pruebas comience el mismo da en que comienza la construccin del software y deber tener la misma duracin.

El valor 17CC en la columna Predecesoras indica que las pruebas de integracin no podrn comenzar si no se comienza la construccin del sistema. El proyecto deber quedar de la siguiente manera al finalizar de establecer las dependencias entre tareas.

Notar que al establecer todas las dependencias, la tarea resumen SistemaBibliotecario tiene calculada automticamente la duracin en das del proyecto, as como la fecha de inicio y fin del proyecto.

Pgina 26 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

Adems se puede observar las barras del diagrama de Gantt indicando las tareas predecesoras y sucesoras del proyecto. Las tareas resumen, como se indicaba anteriormente se encuentran en negrilla y la Duracin que presentan es la suma de los das que duran sus sub tareas, de igual manera para la fecha de Comienzo y Fin.

Pgina 27 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

4.9 creacin de hitos en el proyecto Los hitos indican el comienzo o fin de tareas importantes o de entregas del proyecto. Hay dos maneras de crear hitos: Escribir el hito como una tarea y ponerle una duracin de cero (0), ejemplo: La entrega del proyecto a los clientes. La otra forma es convertir una tarea resumen en un hito.

Los pasos para realizar la segunda opcin son los siguientes: Agreguemos una tarea resumen ms a nuestro proyecto, esta ser la ltima tarea. Entrega al cliente, establecer una duracin de un da.

Como se observa en la imagen, en el diagrama de Gantt se ha agregado una barra que indica la duracin de un da, y la cual precede de la tarea anterior (Elaboracin del plan de implementacin). Marcar la tarea Entrega al cliente, dar clic derecho y seleccionar Informacin. Aparece el cuadro de dialogo Informacin de la tarea, clic en la pestaa Avanzado y seleccionar la opcin Marcar la tarea como un hito.

La barra en el diagrama de Gantt cambiara a un rombo de color negro indicando que la tarea es un hito.

Pgina 28 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

5. GESTION DE RECURSOS Project 2010 permite la asignacin de recursos a las tareas, as como determinar si los recursos estn sobre asignados. 5.1 Asignar recursos manualmente. Una primera forma de asignar recursos se detalla a continuacin: En el diagrama de Gantt de doble clic en la tarea Estudio de la factibilidad. Aparecer el cuadro de dialogo Informacin de la tarea. Clic en la pestaa Recursos, aparecer una tabla en la cual escribiremos los recursos asignados a esta tarea. Escriba como recursos: Analista en un 50%, computadora en un 50%, jefe del proyecto en un 25%.

Las unidades de asignacin se escriben en porcentajes o en nmeros enteros. El 50% establecido en las unidades de asignacin para el recurso Analista, significa que este recurso posiblemente solo participe en esta tarea por la maana, y por la tarde se dedique a otra tarea. Al igual el administrador del proyecto solo participar en esta tarea un 25%. La segunda forma consiste en hacer lo siguiente: Con la vista Diagrama de Gantt dar clic en la ficha Recursos. En la tabla que aparece se debe escribir todos los recursos que se utilizaran a lo largo del proyecto. Escribir algunos como: analista, desarrollador, probadores, administrador del proyecto, documentador, computadoras, etc.

Pgina 29 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

Esta ltima figura muestra la cantidad de informacin valiosa que puede almacenarse por cada recurso, desde su capacidad mxima, as como la tasa estndar. Para asignar estos recursos a las tareas, regrese a la vista Diagrama de Gantt y seale la tarea a la que le desea agregar recursos (Estudio de Factibilidad). Dar clic en la ficha Recursos y luego en Asignar Recursos. Seale los recursos que aplicar a la tarea y de clic en el botn Asignar. Clic en Cerrar

6. LA RUTA CRTICA La ruta crtica es un conjunto de tareas que controlan las fechas de comienzo y fin para el proyecto. Al concluir la ltima tarea de la ruta critica, concluye tambin el proyecto. Las tareas que componen la ruta crtica suelen estar interrelacionadas mediante dependencias entre tareas. Project solo muestra una nica ruta crtica general, que es la nica que controla la fecha de fin del proyecto. Para ver la ruta critica realizar lo siguiente: En la opcin de men Ver, seleccione Diagrama de Gantt de Seguimiento.

Pgina 30 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

Aparece un diagrama de Gantt con dos barras de diferente color, una roja y la otra de color negro. El color rojo son las tareas de las rutas crticas y el color azul las que no se encuentran en esta ruta. Las barras de color negro mostraran el porcentaje de avance del proyecto. La siguiente imagen aplicada al proyecto de ejemplo muestra lo siguiente: Ya que la mayora de las tareas dependan de sus predecesoras inmediatas, casi todas las tareas se encuentran en la ruta critica. Las barras en color azul no son parte de la ruta crtica.

Pgina 31 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ESCUELA DE CONTADURIA PBLICA DEPARTAMENTO DE COMPUTACION COMPUTACIN II GUIA DE PRCTICA No 1. EJERCICIO 1 INTRODUCCIN A MS PROJECT Objetivos: Conocer las caractersticas generales de una herramienta software para la gestin de proyectos. Aprender el manejo bsico de MS Project.

Actividades: 1) Repasar los conceptos bsicos de gestin de proyectos. a) Partes de un proyecto: i) Tareas. ii) Hitos. iii) Recursos. b) Herramientas diagramticas: i) Diagramas de Gantt. ii) Diagramas PERT. 2) Presentar las caractersticas de MS Project. a) Ejecutar la presentacin de MS Project. b) Manejo de archivos de proyectos. c) Manejo de vistas de proyectos. d) Manejo de informes de proyectos. 3) Definicin de las tareas de un proyecto. a) Incorporar tareas y sus duraciones previstas. b) Definicin de hitos. c) Edicin de la lista de tareas. d) Tareas repetitivas.

Pgina 32 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

4) Crear en MS Project el ejemplo de aplicacin. a) Tutorial: Se trata de preparar una reunin anual de accionistas. Las caractersticas del proyecto se describen a continuacin: Proyecto: Reunin de Accionistas. Fecha de Comienzo: 1 Marzo de 20 10. Asunto del Proyecto: Informe Anual de 2010. Responsable y Autor: Nombre del Alumno. Lista de Tareas Inicial:

Modificacin de la lista de tareas inicial: Insertar nueva tarea Reservar centro de conferencias, duracin 2 das, antes de la tarea Imprimir Carta. Desplazar la tarea 3, Imprimir Carta, detrs de la tarea 5, Preparar Carta (arrastrar y colocar) Eliminar la tarea 7 Imprimir Men. Esquematizacin de las Tareas del Proyecto: Modificar el Proyecto Actual para incluir la siguiente lista de actividades:

Pgina 33 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

Insertar una nueva tarea 1, Reunin de Accionistas, y luego aplicar sangra a las tareas de la 2 a la 20. Esquematizar la lista de tareas en tres grupos: Sangra a las tareas de la 3 a la 6 Sangra a las tareas de la 8 a la 13 Sangra a las tareas de la 15 a la 19 Ocultar las subtareas de la tarea de resumen 7, Carta de Notificacin, y de la tarea de resumen 14, detalles de la reunin. Mostrar el esquema completo Insertar una tarea repetitiva > En paralelo, durante la realizacin del proyecto se programarn reuniones de seguimiento todos los lunes cada semana con los responsables de la planificacin (de una duracin de 4 horas) para un seguimiento de los avances en los preparativos de la reunin de accionistas. Por otro lado, se programan pequeas reuniones en la segunda semana de cada mes (los lunes) con el directivo jefe de la empresa (6 horas de duracin) para presentar el seguimiento del proyecto. Estas reuniones se mantienen hasta que el proyecto ha finalizado.

Pgina 34 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

EJERCICIO 2 DEFINICIN DE TAREAS Y SUS DEPENDENCIAS Objetivos: Aprender a definir en MS Project la estructura de descomposicin de trabajos (WBS) de un proyecto. Aprender a definir en MS Project las dependencias entre tareas.

Actividades: a) Tutorial 1. Repaso de conceptos. 2. Estructura de descomposicin de trabajos (WBS). 3. Tipos de dependencias entre tareas. 4. Dependencias entre tareas. 5. Vinculacin de tareas. 6. Tiempos de posposicin y de adelanto. 7. Camino crtico y tareas crticas. 8. Visualizacin en el diagrama de Gantt. 9. Formulario de propiedades de tareas. b) Crear en MS Project el ejemplo de aplicacin.

a) Tutorial: Se trata de preparar una reunin anual de accionistas. Abrir el fichero del resultado de tutorial de la prctica anterior. Realizar las siguientes modificaciones sobre el proyecto: Eliminar tareas repetitivas del proyecto anterior Vinculacin de Tareas: o Vincular todas las tareas con una dependencia de fin a comienzo. o Desvincular la tarea de resumen 7, Carta de Notificacin y la tarea de resumen 14, Detalles de la Reunin (seleccionar nicamente las tareas de resumen). o Vincular la tarea de resumen 2, Planificacin Preliminar, con la tarea de resumen 14, Detalles de la Reunin. o Establecimiento de Dependencias entre Tareas. Se proponen los siguientes cambios a la programacin del proyecto: o Cambiar la dependencia entre la tarea 8, Ordenar Lista de Envo y la tarea 9, Preparar Carta a Comienzo -Comienzo o Cambiar la dependencia entre la tarea 16, Preparar Salas de Reunin del Comit, y la tarea 17, Preparar equipamiento necesario, a Fin-Fin

Pgina 35 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

o o

Especificar un tiempo de adelanto de 0,5 das en la dependencia de Reservar Centro de Conferencias y la tarea 5, Buscar Confere ncia Especificar un tiempo de posposicin de 2 das entre la tarea de re sumen 14 detalles de la reunin y la tarea 20, Celebracin de la reunin.

Uso del Asistente de Diagramas de Gantt Se desea ahora ver el camino crtico del proyecto. Para ello se usar el asistente del diagrama de Gantt. 1) Iniciar el asistente para diagramas de Gantt 2) Mostrar el camino crtico en el diagrama de Gantt 3) Mostrar los nombres de los recursos y fechas a la derecha de las b 4) Mostrar las lneas de vnculo entre las tareas dependientes 5) Dar Formato al diagrama de Gantt y luego salir del asistente para 6) Guardar el archivo sin lnea de base.

EJERCICIO 3 GESTIN DE RECURSOS CON MS PROJECT Objetivos: Aprender a definir y asignar recursos en MS Project. Manejar diferentes tipos de costes en MS Project. Utilizar calendarios en MS Project.

Actividades: a) Tutorial 1. Repaso de conceptos. a) Tipos de recursos. b) Tipos de costos. 2. Asignar recursos a las tareas. a) Crear un recurso. b) Manejar la hoja de recursos. c) Asignar un recurso a una tarea. d) Unidades de un recurso para una tarea. e) Detalle de los recursos: grupo, capacidad mxima y disponibilidad.

Pgina 36 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

3. Definir Costos de Recursos. a) Costo fijo de una tarea. b) Costos variables de un recurso. c) Tasas variables de recursos. d) Tasas de tablas de costo, aplicacin a una tarea. 4. Establecer Calendarios. a) Calendario base un proyecto. b) Horario laboral y das no laborables. c) Calendario de un recurso. d) Asignar un calendario base a un recurso. e) Cambiar formato de las fechas.

a) TUTORIAL: Una vez terminada la lista de tareas, esquematizacin y las dependencias de la programacin de la reunin anual de accionistas, el equipo del proyecto ha pasado la informacin sobre los recursos a usar en el proyecto los costos y el calendario. Abrir archivo practica.mpp y cambiar el ao de inicio del proyecto del ao 1999 al ao 2010

Creacin de la lista de recursos: Usando el cuadro de dilogo Asignar Recursos, aadir el recurso secretario con la siguiente informacin:

En la Hoja de Recursos introducir los siguientes recursos:

Asignacin de Recursos a Tareas. Asignar los recursos a las siguientes tareas:

Pgina 37 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

Aplicacin de costos de recursos: El departamento de contabilidad ha proporcionado la informacin necesaria sobre costos para cada recurso asignado al proyecto de reunin de accionistas. El recurso Secretario va a tener un aumento de sueldo durante el proyecto. El auxiliar administrativo cobrar ms por las tareas relacionadas con cualquier trabajo de supervisin. 1) Introducir los siguientes costos asociados a los recursos: Nombre del Recurso Secretario Vicepresidente Jefe Oficina Auxiliar administrativo Tasa Estndar $10.00 por hora $85.00 por ao $45.000 por ao $20.00 por hora $39.000 por ao $30.00 por hora Tasa Horas Extra $15 por hora

2) A partir del 19 de Julio de 2010, el recurso secretario va a tener un aumento de sueldo de un 10% en las horas estndar y horas extra. 3) El recurso auxiliar administrativo tiene una tasa distinta para las tareas de supervisin. Crear una nueva tabla de costos con una tasa estndar de 24 $ por hora y una tasa de horas extra de 37,5 $ por hora. 4) Aplicar la nueva tasa de costos para el recurso auxiliar administrativo en la tarea 17 (Preparar equipamiento necesario). Utilizar la vista Uso de Tareas. 5) El recurso Secretario tiene una tasa distinta para la tarea Ordenar Lista de Envo. Para dicha tarea su tasa estndar es de 15 $ por hora y su tasa de horas extra es de 20$ por hora. Creacin, Edicin y Asignacin de Calendarios. El proyecto de la reunin de accionistas no requiere una jornada tradicional de ocho horas para cada recurso. En vez de ello slo se trabajar en las tareas del proyecto por la maana, excepto los lunes. Es necesario crear un nuevo calendario base y asignrselo a cada recurso del proyecto. Tambin se ha solicitado una lista de das no laborables

Pgina 38 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

para el proyecto y los horarios de trabajo especiales de los recursos individuales. Hay que introducir estas excepciones en el calendario adecuado. 1) A partir de una copia del calendario base estndar, crear un nuevo calendario base llamado Reunin_Accionistas para el proyecto de la reunin de accionistas. 2) Cambiar el horario laboral para que sea el siguiente: a. Todos los lunes: de las 13:00 a las 17:00 horas b. De martes a jueves: de las 8:00 a las 12:00 horas. c. Todos los viernes de 9:30 a 13:30 horas. 3) Aadir los siguientes das no laborables al calendario Reunin_Accionistas: a. 5 de julio de 2010; por fumigacin de oficinas. b. 26 de Julio de 2010; no se trabaja por la tarde, porque hay una comida de la empresa. 4) Asignar el calendario Reunin_Accionistas a todos los recursos asignados al proyecto. 5) Marcar el 6 de Julio de 2010 como da no laborable para el jefe de oficina en su calendario de recurso. 6) Guardar el archivo sin lnea de base.

EJERCICIO 4 VERSIN COMPLETA DEL PLAN DEL PROYECTO Objetivos: Optimizar la asignacin de los recursos a las tareas. Utilizar delimitaciones temporales en las tareas. Generar la versin final del plan del proyecto. Actividades: 1) Repaso de conceptos. a) Trabajo (esfuerzo) vs Duracin vs Unidades. b) Tipos de tareas. c) Tipos de perfiles de trabajo. d) Sobrecarga e infrautilizacin de recursos. e) Clases de delimitaciones en las fechas de tareas. f) Lnea base de un proyecto y planes provisionales. 2) Programacin de recursos.

Pgina 39 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

a) Activar y desactivar la programacin condicionada por el esfuerzo. b) Manejar la vista Entrada de tarea. c) Utilizar tareas de unidades fijas. d) Utilizar tareas de duracin fija. e) Utilizar tareas de trabajo fijo. 3) Perfiles de trabajo. a) Utilizar las vistas Uso de Tarea y Uso de Recursos. b) Asignar perfiles de trabajo preestablecidos. c) Definir nuevos perfiles. 4) Definir el calendario a partir de la fecha de finalizacin del proyecto. 5) Cargas de trabajo de recursos. a) Ver las cargas de trabajo de los recursos. b) Utilizar la barra de herramientas de administracin de recursos. c) Identificar recursos sobrecargados. d) Resolver conflictos de sobreasignacin: redistribuir recursos. 6) Aadir delimitaciones en las fechas de las tareas. a) Utilizar la ficha Informacin de la Tarea. b) Aadir delimitaciones flexibles. c) Resolver conflictos: Asistente para Planeacin. 7) Crear la lnea base de un proyecto. a) Ver estadsticas de una lnea base. b) Almacenar planes provisionales. 8) Utilizar MS Project para completar con los aspectos anteriores la aplicacin de ejemplo.

a) Tutorial 1. Modificacin del tipo de tareas Abrir el archivo Programa.mpp Cambiar a la vista Entrada de Tarea (opcin Ms Vistas aplicar entrada de tarea) Aadir un recurso adicional a una tarea de unidades fijas

Pgina 40 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

- Seleccionar tarea 9 Terminar Dibujos (tiene asignada una unidad, un 100% del recurso arquitecto con 80 horas de trabajo y con una duracin de dos semanas) - Aadir una unidad del recurso arquitecto - Qu efectos se producen? Aadir un nuevo recurso a una tarea de Duracin Fija - Seleccionar la tarea 24, ltimas reparaciones (tiene asignada una unidad, un 100% del recurso carpintero con 40 horas de trabajo y con una duracin de una semana) - En el formulario de tareas seleccionar como tipo de tarea Duracin Fija. - Asignar un electricista a esta tarea (barra herramientas estndar- asignar recursos) - Qu efectos se producen? Modificacin de una tarea de trabajo fijo - Seleccionar la tarea 19, Terminar paredes (tiene asignada una unidad, un 100% del recurso pintor con 80 horas de trabajo y con una duracin de dos semanas) - En el formulario de tareas seleccionar como tipo de tarea Trabajo Fijo. - Asignar la empresa constructora a esta tarea (barra herramientas estndar- asignar recursos) - Qu efectos se producen?

2. Creacin de Perfiles de Trabajo Presentacin de Vistas de Uso

- En la vista combinada establecer las vistas Uso de Recursos y Uso de Tareas Aplicacin de un perfil preestablecido - En la tarea 3 (Escribir propuesta), pulsar el campo trabajo para el jefe de operaciones (est asignado a la tarea con un trabajo total de 24 horas que se distribuyen uniformemente en un periodo de tres das) - Ir a la tarea seleccionada (barra herramientas estndar) e introducir 12 en el campo de trabajo (el trabajo cambia a 12 horas por lo que el trabajo total de la tarea cambia a 36 y la duracin sigue siendo de tres das cambiando la distribucin del trabajo a 8 horas el primer da y 4 horas el segundo). - En la barra herramientas estndar, pulsar botn Informacin de la asignacin y cambiar el perfil de trabajo a Creciente. - Qu efectos se producen?

Pgina 41 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

3. Programar el proyecto a partir de la fecha de fin Cambiar la opcin Programar a partir de - Seleccionar la informacin del proyecto (la fecha inicial es el 10/8/2010 y la final est programada para el 19/11/2010) - Programar el proyecto a partir de la fecha de fin - Seleccionar como fecha de fin el 6 de noviembre de 2010. - La fecha de comienzo es recalculada - Guardar el archivo sin lnea de base 4. Resolver sobreasignaciones de recursos Abrir el Archivo Repaso3.mpp Visualizar la carga de trabajo de los recursos : - Establecer la vista Uso de recursos - Ver la carga de trabajo del recurso secretario - Mostrar la barra de herramientas Administracin de Recursos - Mostrar la vista Asignacin de Recursos - Buscar la sobreasignacin del recurso Vicepresidente Uso de la redistribucin automtica - Comprobar la fecha de fin actual del proyecto - Abrir el cuadro de dilogo Redistribuir Recursos - Comprobar las opciones: Redistribucin manual por das, proyecto completo, estndar, se pueden ajustar asignaciones individuales, la redistribucin puede crear divisiones en el trabajo restante.

- Redistribuir el proyecto (comprobar que est seleccionada la seccin inferior de la vista Asignacin de Recursos)

5. Aplicacin de delimitaciones sobre las tareas Abrir el archivo Restriccin.mpp Aplicacin de delimitaciones flexibles. - Seleccionar la tarea Demolicin del espacio existente - Comprobar fechas de comienzo y de fin programadas para esta tarea

Pgina 42 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

- En avanzado seleccionar tipo no comenzar antes del 21 de septiembre de 2010 - Qu efectos se producen? Aplicacin de delimitaciones inflexibles. Seleccionar la tarea Negociar nuevo alquiler Comprobar fechas de comienzo y de fin programadas para esta tarea En avanzado seleccionar tipo no finalizar despus del 1 de septiembre de 1998 Qu efectos se producen? Aplicacin de delimitaciones conflictivas. Seleccionar la tarea Presentar Propuesta Comprobar fechas de comienzo y de fin programadas para esta tarea En avanzado seleccionar tipo debe comenzar el 7 de septiembre de 1998 Cancelar la delimitacin Mostrar Delimitaciones Establecer la vista hoja de tareas Aadir la tabla de fechas de delimitacin (opcin ms tablas)

6. Definicin de una lnea de base Definicin de una lnea de base Guardar lnea de base (herramientas-seguimiento) Comprobar que est seleccionada la opcin guardar lnea de base y en la opcin para que est seleccionado el proyecto completo Estadsticas de una lnea de base o Ir a la informacin del proyecto o Pulsar Estadsticas. Se abre el cuadro de dilogo del proyecto Delimitaciones de tarea mostrando informacin de la lnea de base.

EJERCICIO 5 SEGUIMIENTO DEL PROYECTO Objetivos: - Controlar el progreso de las tareas. - Reprogramar el trabajo de las tareas. - Comparar el plan del proyecto con la situacin real.

Actividades: 1) Repaso de conceptos. a) Valores de fechas en una tarea: previstas, reales y actuales. b) Valores de costos en una tarea: previstas, reales y actuales.

Pgina 43 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

c) Valores reales de un proyecto. d) Clases de delimitaciones en las fechas de tareas. e) Lnea base de un proyecto y planes provisionales. 2) Introducir informacin del progreso real de una tarea. a) Fecha real de fin de una tarea. b) Duraciones reales y restantes. c) Porcentaje completado. d) Trabajo real. 3) Seguimiento de trabajo y costos. a) Seguimiento del trabajo real. b) Seguimiento de los costos actuales. 4) Dividir una tarea. 5) Actualizar el proyecto segn la programacin. 6) Comparar la lnea base con los datos reales. a) Estadsticas del proyecto. b) Gantt de seguimiento. c) Valores acumulados. d) Ver datos de tablas del proyecto. e) Mostrar lneas de progreso en los Gantt.

a) Tutorial Abrir el archivo seguimiento.mpp 1. Introduccin de la informacin del progreso real Seleccionar la tarea Escribir propuesta Establecer como fecha de fin de esta tarea el 11 de Agosto de 2010 (Seguimiento- Actualizar Tareas-Estado Real) El diagrama de Gantt muestra una barra de progreso y el campo indicadores aade una marca de verificacin Actualizar las tareas (men herramientas-seguimiento) La fecha real se introduce como prevista Duracin real recalculada a dos das y su % completado es el 100% Ver sugerencia de la fecha fin tarea (puntero del ratn sobre el indicador de la tarea)

Pgina 44 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

2. Introduccin de duraciones reales y restantes Seleccionar la tarea Negociar nuevo alquiler Establecer como duracin real 2 das y como duracin restante 1 da (Seguimiento- Actualizar TareasDuracin Real y restante) Actualizar las tareas (men herramientas-seguimiento) La fecha real de comienzo se introduce como prevista Fecha de fin recalculada y el % completado es del 67%

3. Introduccin de un porcentaje completado Establecer la vista hoja de tareas y establecer la tabla seguimiento Ver la barra de herramientas Seguimiento Seleccionar la tarea Terminar dibujos Pulsar en la barra herramientas seguimiento 75% completado. La fecha de comienzo real se introduce como prevista Las duraciones real y restante son actualizadas segn lo previsto.

4. Introduccin del trabajo real Establecer la vista Uso de Tareas En el men formato seleccionar detalles y pulsar trabajo real Se muestra el campo de trabajo real en la escala temporal de la vista Seleccionar la tarea Levantar tabiques (tarea 16) e ir al da 29 de septiembre de 2010. Pulsar el campo trabajo real del recurso empresa constructora e introducir 6. Las horas reales son introducidas Las horas previstas para el 2 de octubre se recalculan de 12 a 10 horas. Observar tambin como la tarea instalacin elctrica ha variado, empezando el viernes con 1,33 horas, teniendo en cuenta que empieza al acabar la tarea 16. Observar en el diagrama de Gantt como las tareas completadas se quitan del camino crtico.

5. Actualizar el resto del proyecto segn la programacin. Las tareas que no tienen lugar segn lo previsto deben ser actualizadas antes de actualizar el resto de la programacin y las que tienen lugar segn lo previsto pueden ser actualizadas usando el cuadro de dilogo Actualizar proyecto. Las tareas son actualizadas automticamente del 0 al 100% completado. Actualizar el proyecto (herramientas-seguimiento-actualizar proyecto). Cuadro de dilogo Actualizar Proyecto: Actualizar trabajo completado al 8 de octubre de 2010 Opciones: Por Porcentaje completado y Proyecto completo. Todas las tareas programadas para comenzar el 8/10/98 o en una fecha anterior son programadas segn la programacin.

6. Comparacin de la lnea base con los datos reales Mostrar estadsticas del proyecto: Mostrar la informacin del proyecto y ver las estadsticas Mostrar el diagrama de Gantt de seguimiento

Pgina 45 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

Mostrar la vista Gantt de seguimiento Visualizacin de los datos del proyecto en tablas Mostrar la hoja de tareas Mostrar la tabla de costo Se muestra la informacin del costo incluyendo las variaciones Ver la informacin de costos para cada tarea. Visualizacin y eliminacin de la lnea de progreso Abrir al archivo Lneas.mpp Establecer la vista Gantt de Seguimiento Ir a la tarea 29 Agregar una lnea de progreso (barra herramientas seguimiento-agregar lnea de progreso). Situar el puntero del ratn hasta que la sugerencia muestre como fecha de progreso el 25de noviembre de 2010 y pulsar el botn izquierdo. Pulsar dos veces sobre la lnea de progreso en el diagrama de gantt y pulsar sobre el cuadro de dilogo lneas de progreso el botn eliminar.

Fuente bibliogrfica: http://alarcos.inf-cr.uclm.es/doc/pgsi/doc/laboratorio.htm#ms-project Realizado por Francisco Ruiz

Pgina 46 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ESCUELA DE CONTADURIA PBLICA DEPARTAMENTO DE COMPUTACION COMPUTACION II GUIA DE CLASES #:2

GESTOR DE PROYECTOS OPENPROJ

Principios de la Gestin de Proyectos

Para administrar un proyecto es necesario cumplir con el tiempo y adecuarse al presupuesto pero sobre todo asegurarse que los clientes queden satisfechos del trabajo. La gestin de proyectos es el proceso de planificar, organizar y administrar las tareas y recursos para obtener un objetivo definido, usualmente dentro de ciertas restricciones de costo, tiempo y recursos. Todos los proyectos, bsicamente, constan de tres fases principales:

Planeamiento y programacin Seguimiento y administracin Fin del proyecto

Definicin de proyecto Un proyecto es temporal. La duracin de un proyecto podra ser de tan slo una semana o prolongarse durante aos, aunque cada proyecto tiene un inicio y un final definido. Un proyecto es adems un esfuerzo. Los recursos, como pueden ser el personal y el equipamiento, necesitan realizar un trabajo. Cada proyecto crea un producto o servicio nico, este es el objetivo del proyecto la razn por la que se emprende el proyecto. La mayora de proyectos comparten actividades comunes, como la divisin del proyecto en tareas de fcil manejo, la programacin de tareas, la comunicacin entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo. Ejemplos: Realizar un examen Construir una casa Elaborar un catlogo Gestin de proyectos La gestin de proyectos es la planificacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto pata atender los requerimientos del proyecto. La gestin de proyectos es lograr los objetivos a travs del uso de procesos tales como: inicio, planificacin, ejecucin, control y cierre. El equipo del proyecto gerencia el trabajo de los proyectos y el trabajo tpicamente involucra: Demandas compitiendo por: alcance, tiempo, costo, riesgo y calidad Involucrados con diferentes necesidades y expectativas

Pgina 47 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

Identificacin de requerimientos

Plan del proyecto Puede ser sencillo, no requiere de conocimientos, de tcnicas y de recursos complejos. Por ejemplo una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en un bloc de notas. Puede ser complejo, requiere de conocimientos, de tcnicas y de recursos complejos, por ejemplo uso de recursos y presupuesto en millones de dlares Elementos de un proyecto Tarea: Tambin llamadas pasos, se requieren para completar un proyecto y definen el mbito del objetivo del mismo. Hito: Representa un evento o condicin que marca la finalizacin de un grupo de tarea relacionadas o la finalizacin de una fase del proyecto Recurso: son las personas, equipos y material que son necesarios para completar y llevar a cabo las tareas de un proyecto. Crear un plan de proyecto Cuando se han definido los objetivos del proyecto y definido las fases principales, se puede comenzar a crear el plan. a) Se especifica y organiza la lista de tareas que se deben realizar, as como la duracin de cada tarea. b) Se agrega al plan personas, equipamiento, materiales y costos.

c)

Se asignan los recursos a las tareas. Con esta informacin se puede comprobar la programacin y ajustarla de ser necesario.

Los primeros pasos en la creacin de una programacin consiste en iniciar un nuevo archivo, designar una fecha de comienzo o fin del proyecto e introducir informacin general del proyecto.

Pgina 48 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

2.

Instalacin de Openproj

Qu es Openproj? Es una herramienta muy verstil que se adapta a diferentes disciplinas y tipos de proyectos, permitiendo planificar y gestionar un proyecto desde su inicio hasta el cierre del mismo.

Openproj (Open Project) fue desarrollado por Serena Software y lanzado originalmente en agosto de 2007, es multiplataforma ya que se ejecuta en Java, lo que permite ejecutarlo en una variedad de diferentes sistemas operativos y pertenece a los productos Open Source (Common Public Attribution License) no requiriendo el pago de licencia por parte del usuario. Esta herramienta permite asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignacin de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. Es totalmente interoperativo con Project, con diagramas de Gantt, PERT, WBS y RBS. Usos de Openproj: Planificacin del proyecto. Programacin del proyecto. La gestin del proyecto en s. Asignacin de recursos del proyecto. Requerimientos de hardware y software Memoria RAM: 128 Mb Procesador: Intel a 1Ghz o superior Instalacin: 6.51 Mb Espacio en HDD: 20 Mb

Openproj requiere de una versin 1.5 de java como mnimo; aunque se prefiere la versin 1.6. En caso que no tengamos ninguna versin la podemos adquirir en: http://www.java.com/en/download/index.jsp En caso de tener otro sistema operativo como lo es Mac la versin de java 1.5 ya es preinstalada.

Pgina 49 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

Instalacin del software El primer paso consiste en descargar el archivo ejecutable de Openproj desde la pgina oficial: http://Openproj.org/ http://sourceforge.net/project/showfiles.php?group_id=199315

En esta ltima se encuentran las versiones para los diferentes sistemas operativos (Linux, Mac) Luego de la descarga, dar clic en el icono del instalador

Emerger una ventana en la cual se pregunta si se desea instalar Openproj en nuestra computadora le damos clic en Next

No olvidar dar clic en siguiente

Seleccionamos el lugar de deseamos ubicar la carpeta por defecto.

nuestro equipo donde Openproj, dejamos la ofrecida

En este caso se guardar el programa en la carpeta Archivos de programas del disco C

Clic para regresar al paso anterior

Clic para instalacin

cancelar

la

Pgina 50 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

En esta ventana se muestra el avance de la instalacin

Finalmente para la instalacin del programa nos pregunta si deseamos un acceso directo en nuestro escritorio y si deseamos leer un archivo el cual contiene un soporte especial el cual nos informa cuales son los requerimientos del sistema para el correcto funcionamiento de Openproj.

Crea el acceso directo

Clic para finalizar

En caso que nuestro computador no contenga todos los programas requeridos para el normal funcionamiento pueden emerger ventanas como esta que nos avisa que existe un conflicto

Nos muestra la direccin web para descargar el componente que falta

Pgina 51 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

Entorno de trabajo de Openproj

Se muestra la sugerencia del da cada vez que se inicia el programa

Las opciones al iniciar al programa son: Abrir un archivo existente o crear uno nuevo.

Lo siguiente ser configurar la informacin del nuevo proyecto, en el caso de crear uno nuevo.

Nombre del proyecto y autor

Pgina 52 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

Visualizacin del rea de trabajo

Barra de mens Nombre del proyecto Barra de herramientas

Tabla de Gantt Vistas de Openproj

Diagrama de Gantt

Escala temporal

Iconos

Nuevo Proyecto

Abrir

Guardar

Imprimir

Pgina 53 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

Impresin vista preliminar

Cortar

Copiar

Pegar

Encontrar

Deshacer

Rehacer

Enlace

Sin enlace

Informacin de tareas

Notas

Asignacin de recursos

Cambia horario de trabajo

Acercamiento

Pgina 54 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

Alejamiento

Desplazamiento de tarea

Sin sangra

Sangra

Diagrama de Gantt

Diagrama de red

Recursos

WBS

RBS

Informes

Detalle de uso de tarea

Uso de recursos

Histograma

Grficos

Pgina 55 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

CREACIN DEL PROYECTO Ejercicio 1 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Crear un nuevo proyecto con el nombre Ejercicio1 Ingresar su nombre como Administrador del proyecto Configurar como fecha de inicio del proyecto 09/07/13 En el apartado Notas incluir una breve descripcin del proyecto Indicar que la prioridad es de 500 Como tipo de proyecto indicar Evento planificado El estado del proyecto debe ser Activo El calendario a utilizar ser el Estndar

Ejercicio 2 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Crear un nuevo proyecto con el nombre Ejercicio2 Ingresar su nombre como Administrador del proyecto Configurar como fecha de fin del proyecto 09/10/13 En el apartado Notas incluir una breve descripcin del proyecto Indicar que la prioridad es de 1000 Como tipo de proyecto indicar Desarrollo de producto El estado del proyecto debe ser Activo El calendario a utilizar ser 24 horas Como divisin configurar Administrativa Configurar el valor 5 de beneficio

Ejercicio 3 1. Crear el proyecto que muestra la imagen

Pgina 56 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

2.

Establecer las dependencias entre las tareas para generar el siguiente diagrama de Gantt

Ejercicio 4 Indicaciones 1. Se tiene la siguiente estructura para el Desarrollo de un sistema informtico con fecha de inicio el 2 de Enero de 2010 Tarea Precedencias Tiempo ( en das) Recurso/Coste por hora 1 Estudio del marco organizativo 2 Recoleccin de informacin 2 semanas Analista/20 3 Validacin 2 0 das Analista/20 4 1 Anlisis de procesos 5 Cuestionarios 3 1 semana Analista/20 6 Entrevistas 5 3 semanas Analista/20 7 Modelo idef0 6 2 meses Analista/20; Coordinador/30 8 Nuevo modelo de funcionamiento 9 Descripcin textual 7 2 meses Analista/20 10 Modelo idef0 9 2 meses Analista/20 11 Definicin de requisitos 12 Estudio 10 3 semanas Analista/20; Coordinador/30 13 Anlisis 12 2 semanas Analista/20 14 Sntesis 13 1 semana Analista/20 15 Validacin 14 3 das Analista/20 16 Desarrollo de software 17 Anlisis 15 2 meses Coordinador/30; Programador/20 18 Diseo 17 1 mes Analista/20; Coordinador/30; Programador/20 19 Codificacin 18 4 meses Programador/20 20 Test y pruebas 19 1 mes Programador/20 21 Hardware 22 Seleccin 15 2 semanas Coordinador/30 23 Compra 22 2 semanas Coordinador/30 24 Red de comunicaciones 25 Anlisis 15 1 semana Coordinador/30 26 Diseo 25 2 semanas Coordinador/30

Pgina 57 de 58

Ciclo II-2013

COMPUTACION II (COM218), FACULTAD DE ECONOMIA

27 28 29 30 31 32 2. 3.

Implantacin del nuevo sistema informtico Instalacin del hardware Instalacin de la red Instalacin del software Formacin de usuarios Migracin de datos

20,23 26,28 28 30 31

1 semana 1 semana 1 semana 3 semanas 1 semana

Tcnico/10 Tcnico/10 Tcnico/10 Tcnico/10 Programador/20

Se debe planear una actividad de seguimiento todos los lunes laborales Se conocen los siguientes datos para la planificacin y programacin del proyecto: Fecha de comienzo Das festivos y das libres 3 de Enero de 2013 Semana Santa 1 de Mayo 24 de Junio Vacaciones de Agosto

4. 5.

Para realizar el SEGUIMIENTO guarde como lnea base del proyecto la fecha de hoy. Realice el seguimiento del proyecto cuando las siguientes actividades se han realizado en los siguientes porcentajes: a. Estudio del marco organizativo: 100% b. Anlisis de procesos: 100% c. Nuevo modelo de funcionamiento: 40% d. Definicin de requisitos: 20% 6. Evale el seguimiento mediante la vista Gantt de seguimiento y las tablas que muestran el trabajo y coste en los que se incurre. 7. En la actividad Sntesis de la fase Definicin de requerimientos se retrasa 10 das su comienzo. Comente el resultado. 8. Utilizando los diferentes informes detallar: a. Duracin, trabajo y costo del proyecto hasta la fecha actual b. Duracin, trabajo y costo de cada fase c. Horas de trabajo y coste de los recursos en las fases i. Anlisis de procesos ii. Definicin de requisitos iii. Desarrollo de hardware 9. Considera que existen recursos sobre asignados? 10. Qu puede concluir del proyecto en la fecha actual?

Pgina 58 de 58

Ciclo II-2013