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SISTEMAS DE INFORMACIN
Ao lectivo: 2012
DATOS E INFORMACIN Los datos se refieren generalmente a situaciones reales, y se representan por medio de smbolos. Al ser interpretados, adquieren un significado, y a ste se lo puede llamar informacin. No es posible obtener informacin del conjunto de datos disponibles sin conocer el contexto en el cual stos adquieren un significado: es el contexto el que le confiere significado a los datos. Podemos decir que, para transmitir una informacin, se emplea una secuencia de smbolos junto con las reglas propias para su interpretacin; ya que stas posibilitan que se les d un sentido a esos datos. Por ejemplo, la secuencia numrica 5413336060, por s sola, carece de significado. En 543413336060, el smbolo que precede al nmero le confiere una dimensin al dato inicial. Ahora podemos interpretar que ste corresponde a un nmero telefnico. Si conocemos las reglas del discado para realizar comunicaciones internacionales en forma directa DDI, podemos interpretar, adems, el significado de esa serie numrica: el 54 corresponde el cdigo del pas; en este caso, la Repblica Argentina, el 341 es el cdigo de la ciudad; en este caso, Rosario y el 4485968 corresponde al nmero del abonado. De esta manera, al ser interpretados, los datos se transforman en informacin til. En nuestra vida cotidiana nos encontramos habitualmente con gran cantidad de smbolos, los cuales brindan informacin. A modo de ejemplo podemos citar: Nmero de CUIL (Cdigo nico de Identificacin Laboral) 27-18444666-1; el 27 brinda informacin sobre el sexo, en este caso femenino, ya que para el masculino se usa el 20, el 18444666 es el nmero del Documento Nacional de Identidad (DNI) del trabajador y la ltima cifra es un cdigo de verificacin. Los colores del semforo tiene dos estados bsicos: el rojo y el verde (el amarillo es una seal del cambio de estado que va a producirse). En color verde informa sobre la posibilidad de avanzar y el rojo indica detenerse. Dato distinto a Informacin Los datos pueden considerarse como la materia prima de la informacin. Su procesamiento consta, bsicamente, de tres fases: 1) el ingreso en el sistema (datos de entrada), 2) su manipulacin y 3) la produccin de un resultado (informacin de salida). La informacin es, por lo tanto, el resultado de un proceso de transformacin de datos que es interpretado por el ser humano. Sin embargo, en el lenguaje cotidiano no se hace esta distincin y suelen usarse como sinnimos.. Grficamente:
ENTRADA/CAPTURA o INGRESO DE DATOS PROCESAMIENTO DE LOS DATOS (manipulacin de datos) SALIDA/OBTENCIN DE INFORMACIN (produccin de un resultado)
SISTEMAS DE INFORMACIN Es el conjunto de componentes interrelacionados, integrados y coordinados (personas, equipos, procedimientos) que transforman los datos en informacin y permiten Capturar, Procesar, Almacenar y Distribuir la informacin necesaria a fin de proporcionarla a los distintos niveles de la organizacin para la toma de decisiones. La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una eleccin entre las alternativas o formas para resolver diferentes situaciones de la vida, estas se pueden presentar en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial, etc., es decir, en todo momento se toman decisiones, la diferencia entre cada una de estas es el proceso o la forma en la cual se llega a ellas. La toma de decisiones consiste, bsicamente, en elegir una alternativa entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial Para tomar una decisin, no importa su naturaleza, es necesario conocer, comprender, analizar un problema, para as poder darle solucin; en algunos casos por ser tan simples y cotidianos, este proceso se realiza de forma implcita y se soluciona muy rpidamente, pero existen otros casos en los cuales las consecuencias de una mala o buena eleccin puede tener repercusiones en la vida y si es en un contexto laboral en el xito o fracaso de la organizacin, para los cuales es necesario realizar un proceso ms estructurado que puede dar ms seguridad e informacin para resolver el problema. Las decisiones nos ataen a todos ya que gracias a ellas podemos tener una opinin crtica. El uso de las hojas de Excel est generalizado en casi todas las empresas. Las usamos para registrar, para hacer clculos, para representar datos, etc. Un buen manejo de Excel permite a los usuarios ser ms eficientes con sus procesos y a la vez, ayuda a una mejor organizacin de la informacin. Excel dispone de herramientas que les permitirn tomar mejores decisiones y organizar mejor su informacin.
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Registro: Conjunto ordenado de datos relacionados con personas, cosas o hechos. Por ej.: Registro de asistencia de alumnos a clase, en el cual estn agrupados todos los alumnos pertenecientes a un determinado curso. Las empresas ordenan los datos de sus clientes y proveedores en registros. Las fichas de los libros de una biblioteca, la de los pacientes en un consultorio mdico, etc. Base de Datos: Conjunto de registros, ordenados de una determinada manera. Por ejemplo: base de datos de clientes, de proveedores, de alumnos, etc. La organizacin de los registros, dentro de una base de datos o archivo, puede hacerse de diferentes formas. Una agenda telefnica se ordena en forma alfabtica, un archivo de clientes o proveedores por medio de un cdigo numrico o alfanumrico, etc. Los registros individuales de una base de datos se descomponen a su vez en campos de informacin. Por ej. Cada registro de una BD de una biblioteca puede contener los siguientes campos: nmero de registro, ttulo del libro, nombre del autor, nombre de la editorial, ao de edicin, etc.
Cules seran los campos de los registros de asistencia de los alumnos de un curso? ............................................................................................................................................................................................ y de los clientes de una empresa? ...........................................................................................................................................................................................
La planilla de clculos posee un amplio conjunto de utilidades especficamente destinadas a simplificar la organizacin, el anlisis y el tratamiento de este tipo de informacin. Entre ellas: el ordenamiento de listas y la bsqueda y acceso a la informacin. Ordenamiento de datos Para facilitar la captura de datos y su posterior procesamiento, stos deben estar ordenados de una forma especial. El ordenamiento se hace sobre la base de la informacin que se desea obtener. Los datos se organizan segn el criterio que elige la persona interesada, sobre la base de los atributos de esos datos. Los atributos son las caractersticas que permiten identificar a las cosas, personas o hechos, por ej. nombre, direccin, telfono, etc. Los criterios de ordenamiento pueden ser: en orden cronolgico por fecha; ascendente o descendente por cdigos; segn su clase: datos de compras, ventas; otros criterios. Excel cuenta con la posibilidad de ordenar una lista hasta por tres criterios diferentes se ordenar por ms de un criterio cuando haya datos repetidos en alguno de ellos; por ejemplo: si hay Apellidos repetidos, se utiliza un 2 criterio Nombres y si stos se repiten, un 3 criterio Telfono. En 1 lugar hay que seleccionar toda la lista o Base de Datos (campos y registros) y luego elegir el comando ORDENAR del Men Datos.
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Bsqueda y Acceso a la informacin Excel ofrece la posibilidad de acceder a la informacin a travs de los filtros. El proceso de filtrado de una lista consiste en ocultar las filas que no cumplen ciertas condiciones especficas. Para ello, debe seleccionarse toda la Base de Datos y elegir el comando AUTOFILTRO del Men Datos/Filtro. Se visualizarn botones de lista desplegable en cada campo y al hacer click en uno de ellos, nos mostrar los valores contenidos en esa columna.
La bsqueda puede ser secuencial, eligiendo un valor de la lista, o directa a travs de la opcin Personalizar. Excel muestra solo los registros que cumplen con las condiciones especificadas, ocultando los otros registros. Para visualizar todos los registros nuevamente, elegir el comando MOSTRAR TODOS de la lista desplegable o del Men Datos/Filtro. Estos filtros se denominan automticos. Tambin se pueden utilizar los filtros avanzados. OTROS COMANDOS COMANDO SUBTOTALES (Men Datos Subtotales) Microsoft Excel puede calcular automticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal. Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Despus pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga nmeros. Tambin pueden aplicarse funciones para contar registros, promediar valores, obtener el producto, entre otras. En el cuadro de dilogo Para cada cambio en debe seleccionarse la columna que contenga los grupos cuyos subtotales se desee calcular, columna que habr de ser la misma columna por la que se haya ordenado la lista en el primer paso (Mes). En el cuadro de dilogo Usar Funcin debe especificarse la operacin matemtica que va a utilizarse cuando se generen los subtotales. En el cuadro de dilogo Agregar Subtotal a debe especificarse la columna cuya informacin se desea resumir, en este caso sumar. FORMATOS CONDICIONALES (Men Formato / Formato Condicional) Se puede dar formato a las celdas dependiendo de determinadas condiciones. Podemos resaltar los resultados de una frmula que deseemos supervisar y podremos identificar con facilidad celdas concretas mediante la utilizacin de este tipo de formato. Para seleccionar Formato condicional, seleccionar las celdas que le interesa y seleccionar el comando Formato condicional del men Formato. Las condiciones se pueden aplicar tanto a las frmulas como a los valores de las celdas y el formato que se puede definir es tanto para el tipo de letra como para los bordes y las tramas. Cuando se necesita ms de una condicin (3 como mximo), se debe hacer clic en el botn Agregar>>
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PRCTICAS DE EXCEL COMO BASE DE DATOS PRCTICA DEUDAS Construye una planilla en EXCEL que incluya las siguientes columnas: N Apellido Nombres Direccin Localidad Te. D.N.I. Deuda Cant. Valor Vto. Cliente Total Cuotas Cuota Cuota Ingresa datos a la planilla de 10 clientes. Incluye ms de una localidad; fechas de vencimiento de cuota (Vto.Cuota) con el formato dd/mm/aa y algunas con fecha 10/12/11; incorpora algunos clientes con deuda total mayor a $5000) Disea la planilla con las opciones que creas conveniente. Obtiene el Valor Cuota por clculo. Define como encabezado de pgina los datos del comercio; y como pie de pgina los nombres de los integrantes del grupo, curso y divisin. Ordena la planilla alfabticamente por Apellido. Copia la planilla ordenada ms abajo. Contadura necesita obtener informacin sobre el total de la deuda para registrar en sus libros. El gerente de la empresa desea obtener informacin sobre aquellos clientes cuya deuda supera los $1000, para aplicar nuevos intereses. (generar esta bsqueda en la segunda planilla, cuando obtengas el resultado deseado, duplica esta planilla ms abajo). Visualiza todos los datos de la segunda planilla con Men Datos Filtro Mostrar todos. Cobranzas necesita un listado con los clientes que deban abonar su cuota el 10/12/09, ordenados por localidad; para organizar el cobro (genera esta bsqueda en la segunda planilla, cuando obtengas el resultado deseado, duplica esta planilla ms abajo). PRCTICA ALUMNOS
Guardar constantemente el archivo en la carpeta del curso con el nombre ALUMNOS. Construir una Lista de Alumnos que incluya, entre otros, los siguientes campos: Legajo, Apellido, Nombre, Edad, Curso, Valor Cuota, Cuotas adeudadas, Importe adeudado, % de actualizacin (25%), Importe Actualizado, Plan de Pago 3 cuotas, Plan de Pago 6 cuotas. Todos importes, tendrn dos decimales. Ingresar hasta cuotas adeudadas, los dems valores se obtendrn por clculos a travs de frmulas y/o funciones. Cargar 6 registros, 3 alumnos de un curso y 3 de otro curso. Duplicar o copiar la planilla en otra hoja de trabajo. En la Hoja2 ordenar la planilla por Curso, por Apellido y Nombre. Totalizar el importe actualizado por curso (comando Subtotal del men Datos) Cambiar el nombre a la Hoja 1 por Listado de Alumnos y la Hoja 2 por Listado de Alumnos por curso. Realizar las siguientes bsquedas de informacin a partir de la Hoja1 (Lista de Deudores). Cada una deber quedar en una hoja independiente. Todos los alumnos de un determinad curso ordenados por nro. de legajo. El alumno con mayor deuda (importe actualizado). Los alumnos que adeuden ms de $200.
PRCTICA BIBLIOTECA Guarda constantemente el archivo con el nombre Biblioteca Crea una Base de Datos para almacenar los datos de los ficheros bibliogrficos. Carga 10 registros. Copia la planilla en 6 hojas de trabajo. En cada una de ellas realiza una bsqueda y un ordenamiento; escribiendo una breve descripcin de la operacin realizada. Por ej. Todos los registros del autor Borges ordenados por fecha de edicin. Realiza bsquedas personalizadas: por ejemplos: libros que comiencen con la letra A, ordenados por autor y nombre. Y ordenamientos por 2 o 3 criterios. Cambia el nombre a cada hoja de trabajo segn su contenido
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Hoja2!B20 Hoja!3250:C500
Referencias relativas Una referencia relativa en una frmula, como A1, se basa en la posicin relativa de la celda que contiene la frmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automticamente. De forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automticamente de =A1 a =A2.
Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una frmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1.
Referencias mixtas
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Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable . Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.
Completa con las frmulas necesarias utilizando referencias de celdas absolutas y negativas segn corresponda, teniendo en cuenta: Bruto=Unidades*precio Dto. Base=Bruto*Dto.Base Neto=Bruto-Dto.Base (E) IVA=Neto *IVA TOTAL=Neto+IVA (G) - Calcular en la fila 21 el promedio de cada una de las columnas Numricas. - Calcular en la fila 22 el mximo de cada una de las columnas Numricas. - Calcular en la fila 23 el mnimo de cada una de las columnas Numricas. - Poner formato miles a todos los nmeros de la hoja.
Ejercicio 3: En la Hoja 1 denominada Establecimiento 1 disea la siguiente tabla y obtiene los totales de hs. Extras.
Enero Mara Aguado Carolina Lpez Santiago Torres 5 0 0 Febrero 10 8 0 Marzo 0 2 4 Abril 3 1 4 Mayo 1 0 3 Junio TOTAL 2 2 0 PROMEDIO
Febrero 3 3 5
Marzo 3 10 0
Abril 5 5 3
Mayo 0 2 2
Junio 5 0 0
TOTAL
PROMEDIO
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EJERCICIOS PRCTICOS
EJERCICIO PANIFICADORA
Completa la siguiente planilla con las frmulas y las funciones necesarias sabiendo que: a) Venta neta=vta.bruta/1,21 b) Impuesto 1=vta.neta*D.R.eI. c) Impuesto 2=vta.neta*Ingresos brutos d) Impuesto 3=vta.neta*IVA e)Totalizar las columnas de importes f) Obtener promedio,mximo y mnimo de ventas netas g) Proyeccin 2009= incremento de un 30% del total de la venta bruta A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
RUBRO 2 4 4 4 4 4 4 PRODUCTO Pan comn pblico Masas y postres Panificados Bombones Varios (bebidas) Leche comn Helados TOTALES
C D E LIQUIDACIN DE IMPUESTOS
VENTA NETA
G
VENTA BRUTA 216,75 531,25 297,25 0,00 7,60 4,50 0,00
H
D.R.e I.
I
IMGRESOS BRUTOS 3,30%
J
IVA
$2
21%
PROMEDIO DE VENTAS NETAS VENTA NETA MXIMA VENTA NETA MNIMA PROYECCIN diciembre
EJERCICIO TURISMO
Completa la siguiente planilla con las frmulas y las funciones necesarias sabiendo que: a) Precio base en U$S=precio base en $/ U$S b) Precio base en euros=precio base en $/ euros c) Precio base contado efvo=descuento (DTO) sobre el precio base en $ d) Precio base tarjeta 12 pagos=incremento del 10% sobre el precio base en $ e) Totalizar las columnas de los precios f) Obtener promedios, mximos y mnimos de los todos los precios
C D EUROPA SOADA
PRECIO BASE en $ PRECIO BASE EN U$S
E
PRECIO BASE EN EUROS
F
PRECIO BASE CONTADO EFVO
G
PRECIO BASE TARJ 12 pagos
U$S $ 4,10
euros
DTO
BAJA
3 das Barcelona 3 das Paris 2 das Roma 2 das Florencia 2 das Venecia 5 das Grecia TOTALES PROMEDIOS
$5,50
20%
15%
Trabajo Prctico integrador Microsoft Excel Guarda constantemente el archivo en la carpeta del curso con el nombre LIBRERA. Disea (bordes, sombreados, alineaciones, fuentes, nmero ) una planilla que incluya las siguientes columnas:
Cdigo Nombre PRECIO VENTA IVA PRECIO FINAL TIPO DE VENTA PRECIO SEGN TIPO DE VENTA
Incorpora un ttulo general centralizado y define alineaciones a todas las celdas. Ingresa 5 artculos con sus respectivos precios de venta. Los dems importes se obtendrn por clculo, teniendo en cuenta la siguiente informacin: El Iva = 21% (incluirlo en una celda independiente por ej: J2) Precio Final = precio venta + iva Tipo de Venta = contado o financiado Precio por tipo de venta: Si el tipo de venta es contado al precio final se le descontar un 5%; si es financiado se le incrementar un 10%. Agrega una fila con el Total General que permita visualizar el total de todos los importes que incluye la planilla. Construye un grfico estadstico que represente los distintos precios que tienen los 5 artculos (precio costo, venta, final, precio segn venta). Sin los totales. El grfico debe incluir ttulo, leyendas, rtulo de datos, colores y fuentes personalizados. Configura la pgina y distribuye en la misma la planilla y el grfico. Define como encabezado de pgina el nombre del comercio y la fecha. Define como pie de pgina el nmero de pgina y los nombres y apellidos de los integrantes del grupo.
TURISMO
Disear una planilla con los siguientes encabezados Destino, Alojamiento (1*, 2*, 3*, etc), Precio por da en $, Precio por semana (clculo, x 7 5%), Precio en U$S, Precio en , Precio en Real, Ganancia por viaje Disear una planilla en otra hoja de trabajo, dentro del mismo libro con los siguientes datos U$S Real Ganancia 4,30 5,67 2,55 25% Completar la planilla con 10 destinos, alojamientos y precios diarios. Repetir algunos destinos, pero con distinto Alojamiento. Los dems valores se obtendrn por frmulas. Los precios en las distintas monedas sern diarios. La ganancia se calcular sobre el precio en $ por semana. Construir otra planilla adicional con los precios por semana con las otras monedas (U$S, , Real).
PARTE 2 Construir 3 grficos estadsticos: Uno de columnas que represente los distintos precios diarios (todas las monedas) del mismo destino pero con distinto tipo de Alojamiento. Uno de barras que represente la ganancia de cada destino. Uno de anillos que represente la ganancia de los destinos ms caros (por semana). Todos los grficos deben incluir los siguientes elementos: ttulos, rtulos de datos, colores y fuentes personalizadas. No deben incluir: lneas de divisin ni eje Y o Z (segn si son 2D o 3D).
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