Reunin Ventas Internacionales 2013

Direccin de Planeacin y Abastecimiento

ACTA REUNIN VENTAS INTERNACIONALES. REUNION DE SEGUIMIENTO MENSUAL.

FECHA: Julio 10/2013 NOMBRE Sonia Arce Karen Viviana Delgado Wilson Nieva Angelica tascon Rafael Perdomo Torres Maria Isabel Salazar Carla Arango Yoana Suaza Ruby Ardila ASISTENTES PRINCIPALES CARGO INICIALES Director Regional Ventas Internacionales SA Coordinador de Ventas Internacionales KD Jefe Planeacin de Materiales WN Direccion de Planeacion y Abastecimiento AT Director de Manufactura RPT Jefe de Acondicionamiento MIS Jefe de Gestin de Demanda CXA Analista de Gestin de Demanda YS Planeadora de Producto Fabricado RA TEMAS TRATADOS MANEJO PRESUPUESTOS. A la fecha los presupuestos de Grupo Farmat y Gedesa se estn manejando a nivel interno en el rea de Ventas Internacionales mientras se analizan las variaciones con el fin de conciliar y trabajar con estos clientes bajo presupuesto en el 2014. Pendiente confirmacin de creacin de la bodega genrica y los ajustes en el sistema por parte de Olga aez para empezar a trabajar en las reservas de presupuestos, por ahora deben ir direccionados a las bodegas de los clientes desde la planeacin. Se enviar correo a Olga anez para que informe en qu va el proceso. Se hizo inventario fsico de las bodegas y se conciliaron las diferencias; pendiente que Logstica haga los ajustes y defina como se van a hacer los reacondicionamientos. Karen al cierre de abril no pudo realizar una nueva revisin y saneamiento ya que no se han hecho los traslados solicitados desde Octubre 31/12. Se recomienda que SA enve correo a Olga anez para que se d por concluida la solicitud de saneamiento inicial. Con la llegada de Ruby se garantiza las observaciones en planeador de lo que corresponde a construccin de presupuestos. RESP.
GENERA COMPROMISO

NO

FECHA DE CONTROL

SA / TS

NA.

AT

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SA

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Produccin manifiesta que se encuentran estandarizados los tiempos de traslados del CEDI para acondicionamiento de producto de clientes de exportacin. Se recalca la importancia de solicitar los traslados un mes adelante del requerimiento y de llevar control del volumen de unidades pedidas. Pendiente definir la mejora al proceso de reserva de forecast de accesorios ya que en ocasiones los descontinuados se agotan antes de realizar las reservas. Jimena Valencia enviar informe de lo que est en capilla cada mes. SA manifiesta inconformidad por retrasos en el proceso de reserva y acondicionamiento del producto.

MIS

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CXA

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Ajuste a Presupuestos a la Fecha y Revisin de Avances a cumplimiento de Presupuesto tanto de planeacin como de VI: Cumplimiento Presupuestos : PLANEACION VI Cumplimiento Planeacin: No se presenta en la reunin. Se sugiere incluir en la presentacin mensual para comparar con el cumplimiento de VI. Actualmente se est revisando cmo generar de manera rpida la informacin. Se debe definir el tema para el prximo comit ya que este punto se encuentra pendiente desde la reunin de Mayo/13. Cumplimiento VI: (100%). VI debe garantizar que las fechas que se graben en el sistema al pasar el pedido sea la fecha del mes que afecta el presupuesto para no ocasionar falencias en el momento de generar el informe que concilia pedido mes vs presupuesto de manera automtica. Se determina que el presupuesto de un mes que no se cumpla, se sumara al mes siguiente. La revisin de lo que no se cumpli la harn KD y YS previa a la reunin entre PLA-ABA y VI cada mes para este da tener las cifras claras y tomar decisiones al respecto; principalmente con el producto que se encuentre en armonizacin, ya que el presupuesto debe construirse como compromiso de Planeacin y Produccin y se debe evacuar como compromiso de VI
Para Seguimiento Agosto 14/13

YS/CXA

YS/KD

YS/KD

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Generales Respecto al tema de accesorios con el cliente de Mxico se est evacuando en pequeas cantidades con los dems clientes Jimena Valencia debe llevar el control de la evacuacin y revisar para si es el caso pasar como obsolescencia. En Aromasense se est realizando Cambio de Imagen de Splash sin problema en las Exportaciones ya que no hay cambio de registro sanitario. SA autoriza el despacho de producto con Nueva Imagen. La evacuacin de la imagen vieja se empezar a trabajar a partir del da cero del canal nacional para ver que inventario quedo. Esta fecha cero se definir y ser notificada por AT

SA/KD

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SA/KD

NA

AT

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SA autoriza que en el caso de Squash sea despachada la vieja imagen pero con el granel nuevo. SA Auditoria Interna confirma que se puede crear un documento diferente a OVI para pedidos diferentes a fabricacin normal, ejemplo evacuacin de material promocional. Queda como un pendiente de VI solicitar al rea de Sistemas la creacin del documento. X

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KD

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Revisin de pedidos. En esta revisin se validan pedidos pendientes de Junio, Julio y Agosto segn archivos anexos y observaciones detalladas en cada pedido. Importante garantizar que se d por cumplido un pedido que se define que no se va a entregar ms para que salga de la Macro. Hacer seguimiento al punto anterior. Enviar informacin a MIS despus de definir en la reunin mensual las referencias que no entregarn para que proceda a retirar la informacin de la macro. Se solicita a MIS que en los documentos de entrega de las exportaciones al CEDI coloque en las notas el OVI asociado para poder hacer seguimiento de manera ms rpida a la entrega 100% de una referencia

MIS

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MIS

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RA

MIS

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Las modificaciones de la OVI por cambios o referencias que se cancelen las har VI Se reitera la importancia de finalizar las exportaciones al cierre del mes anterior para tener el producto disponible para facturar la primera semana del mes del vencimiento. Tanto Planeacin como produccin deben tener en cuenta el compromiso adquirido para su cumplimiento. SA exige que en adelante los cumplimientos se den de acuerdo a los compromisos ya que los clientes se han adaptado a nuestros requerimientos de tiempo pero por parte de Planeacin y Produccin no se ha dado el cumplimiento esperado. Para los pedidos de exportacin de Squash de la vieja imagen, se fabrica el 18 de Julio y se espera la llegada de las etiquetas en Julio 24 para entregar el producto listo en Julio 30_13 Para el pedido 52-1 no se cumplen en el mes de Julio las referencias de Splash por 100mL Sexy, So Nice y Vainilla por problemas con la disponibilidad de las vlvulas KD X
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RPT/AT

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MIS/WN

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VER ARCHIVOS ADJUNTOS. Nivel de Servicio Cierre Junio_13 Para el mes de Junio se revisa el detalle de referencias entregadas por pedido teniendo en cuenta solicitud de SA; adicional se incluye comparativo de total pedidos entregados a tiempo, completos y facturados. Teniendo en cuenta este ltimo punto, el NS fue del 3%; si se mira la entrega por referencia a tiempo y completa aunque el pedido no se haya entregado completo, el cumplimiento fue 87% para pedidos que afectan presupuesto y 84 % para los pedidos que no lo afectan. Se define que se seguir llevando el indicador de esta forma y se debe proceder con sistemas para llevar este indicador con el aplicativo de NS. Se debe mostrar avance en la prxima reunin.

RA

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Observaciones. Se recuerda a VI la importancia del ajuste en fecha de llegada de pedidos de manera que se ajusten al ciclo de planeacin (120 das) Importante tener en cuenta evacuacin de perfumes viejos trabajados antes de seguir consumiendo los nuevos, segn lo acordado. SA/KD X
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MIS/RP

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Cuando se soliciten traslados por Planeacin como separacin de inventario se debe notificar a calidad para que inicie la inspeccin de lotes.
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YS

Evacuacin de Inventarios: Material de Empaque - $ 136.3 millones Con respecto al informe del mes de Junio, decrece un 8.62%. Lo que ms pesa es el material cargado a la lnea Aromasense con 85.9 millones que tambin presenta una variacin con respecto al corte del mes anterior del 17% Se encuentra pendiente definir si los requerimientos nuevos de FREE DREAMING (lo que haya nuevo) se tendra que comprar con el VoBo de Sonia Arce y Juan Francisco Duplat Material Promocional - $13.2 millones No presenta variacin entre corte de Junio y Julio. Se mantiene el mismo monto en los estuches de madres y en los infantiles. VI manifiesta que la propuesta es obsequiar a los clientes para la temporada de Navidad los estuches de madres (Walmart). Con los estuches de Toy Story est la opcin de obsequiarlo a clientes llevndolos a $1 SA / JGP / CXA / WN
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SA / JGP / CXA / WN

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AT

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Producto terminado exclusivos 6.5 Millones Decrece con respecto al corte presentado en Junio en un 15.36%. Lo que ms pesa en el monto son los DP de Mickey, Minnie y Bella que sern evacuados en un prximo pedido. Total Inventarios para evacuacin en Exportaciones : $156.1 millones Decrece con respecto a la cifra presentada el pasado 19 de Junio en un 8.25% dado esto por la evacuacin que se ha hecho en los pedidos del ltimo mes. Varios: Respecto al pendiente de revisin del procedimiento Manejo de pedidos para Ventas Internacionales, quedara en stand by hasta probar el nuevo manejo establecido en esta reunin. Se estima realizar procedimiento en el primer trimestre del 2013. Este punto depende de la creacin de la bodega genrica. SA KD X
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VI / PLAABA

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TS est trabajando en el tema de Sinergia en relanzamientos entre la venta nacional y exportaciones. Este proceso se trabaja a travs de reuniones permanentes con Mercadeo Estratgico. Se reitera programacin de reunin grupal en el mes de Mayo/13 con los mismos integrantes de la reunin de Octubre/12 para validar avances en los compromisos y tareas pendientes. Este punto queda pendiente hasta normalizacin del proceso. PRXIMA REUNION: 14 de Agosto de 2013 TS/SA X
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VI/ PLAABA

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