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Manual de Operacin

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E-Safe 1. Presentacin .................................................................................................................................................................... 4 1.1. Introduccin .............................................................................................................................................................. 4 2. Configuracin del Sistema ............................................................................................................................................... 5 2.1. Configuracin Inicial ................................................................................................................................................. 5 2.2. Barra de Herramientas ............................................................................................................................................. 6 2.3. Cargas Masivas ........................................................................................................................................................ 7 2.4. Usuarios.................................................................................................................................................................... 8 2.5. Crea/Modifica Usuario .............................................................................................................................................. 9 2.6. Perfiles .................................................................................................................................................................... 10 2.7. Ciudades................................................................................................................................................................. 12 2.8. Comunas ................................................................................................................................................................ 13 2.9. Caractersticas de Seguridad ................................................................................................................................. 14 3. Configuracin de la Empresa ........................................................................................................................................ 15 3.1. Creacin de la Empresa ......................................................................................................................................... 15 3.1.1. Creacin de la Empresa.................................................................................................................................. 15 3.1.2. Datos de Identificacin .................................................................................................................................... 16 3.1.3. Datos Tributarios ............................................................................................................................................. 17 3.1.4. Datos Contribuyente Electrnico..................................................................................................................... 18 3.1.5. Publicacin de DTE en Sitio WEB................................................................................................................... 19 3.2. Configuracin de la Empresa ................................................................................................................................. 21 3.2.1. Sucursales....................................................................................................................................................... 21 3.2.2. Clientes-Proveedores ...................................................................................................................................... 22 3.2.3. Sucursales Cliente-Proveedor......................................................................................................................... 23 3.2.4. Centros de Resultados .................................................................................................................................... 24 3.2.5. Plan de Cuentas .............................................................................................................................................. 25 3.2.6. Impuestos ........................................................................................................................................................ 28 3.2.7. Tipos de Documentos...................................................................................................................................... 29 3.2.8. Configuracin .................................................................................................................................................. 30 3.2.9. Indices de Proporcin...................................................................................................................................... 31 3.2.10. Empleados....................................................................................................................................................... 32 3.2.11. Formas de Pago .............................................................................................................................................. 33 3.2.12. Monedas .......................................................................................................................................................... 34 3.2.13. Tasas de Cambio ............................................................................................................................................ 35 3.2.14. Departamentos ................................................................................................................................................ 36 3.2.15. Marcas ............................................................................................................................................................. 37 3.2.16. Productos ........................................................................................................................................................ 38 3.2.17. Generales por producto................................................................................................................................... 40 3.2.18. Inventario......................................................................................................................................................... 41 3.2.19. Impuestos por producto................................................................................................................................... 42 3.2.20. Precios por producto ....................................................................................................................................... 43 3.2.21. Datos Contables por producto......................................................................................................................... 44 3.2.22. Opcionales de Ingreso al producto.................................................................................................................. 45 3.2.23. Listas de Precios ............................................................................................................................................. 46 3.2.24. Descuentos...................................................................................................................................................... 47 3.2.25. Recargos ......................................................................................................................................................... 48 3.2.26. Gastos ............................................................................................................................................................. 49 3.2.27. Derechos ......................................................................................................................................................... 50 3.2.28. Administracin CAF......................................................................................................................................... 51 3.2.29. Captura XML Folio........................................................................................................................................... 55 3.2.30. Configuracin Folios Documentos Fsicos ...................................................................................................... 56 3.2.31. Estaciones de Trabajo..................................................................................................................................... 57 3.2.32. Configuracin Impresin de Documentos Fsicos........................................................................................... 58 3.2.33. Configuracin MAPI......................................................................................................................................... 59 4. Operacin....................................................................................................................................................................... 62 4.1. Ingreso de Informacin ........................................................................................................................................... 62 4.1.1. Documentos Asociados................................................................................................................................... 62 4.1.2. Descuentos sobre Descuentos ....................................................................................................................... 64 4.1.3. Compras .......................................................................................................................................................... 65 4.1.4. Ventas ............................................................................................................................................................. 85 Manual de Operacin Pgina 2

E-Safe 4.1.5. Inventario....................................................................................................................................................... 109 4.2. Procesos ............................................................................................................................................................... 125 4.2.1. Centralizacin Compras/Ventas.................................................................................................................... 125 4.2.2. Importar y Exportar Archivos ......................................................................................................................... 126 4.3. Procesos Electrnicos .......................................................................................................................................... 128 Genera DTE Factura ..................................................................................................................................... 128 4.3.1. 4.3.2. Genera DTE Gua Despacho ........................................................................................................................ 129 4.3.3. Envio DTE al SII ............................................................................................................................................ 130 4.3.4. Envo DTE a Tercero..................................................................................................................................... 131 4.3.5. Envo de Archivo de Confirmacin ................................................................................................................ 132 4.3.6. Generacin y Envo de Rechazo................................................................................................................... 133 4.3.7. Recepcin de Archivos de Tercero ............................................................................................................... 134 4.3.8. Consulta Estado Envo al SII......................................................................................................................... 135 4.3.9. Consulta Estado DTE's ................................................................................................................................. 136 4.3.10. Impresin DTE Emitidos................................................................................................................................ 137 4.3.11. Impresin DTE Recibidos.............................................................................................................................. 138 4.3.12. Impresin DTE No Registrados..................................................................................................................... 139 4.3.13. Informe Movimientos Electrnicos ................................................................................................................ 140 4.3.14. Actualizacin Estados DTE's......................................................................................................................... 141 4.3.15. Publicacin de DTE en Sitio WEB................................................................................................................. 143 4.4. Emisin de Informes ............................................................................................................................................. 146 4.4.1. Compras ........................................................................................................................................................ 146 4.4.2. Ventas ........................................................................................................................................................... 152 4.5. Cierres .................................................................................................................................................................. 173 4.5.1. Cierre Anual................................................................................................................................................... 173 4.5.2. Cierre Mensual .............................................................................................................................................. 174 4.5.3. Bloqueo y Desbloqueo de Mes ..................................................................................................................... 175 4.5.4. Deshacer Cierre Mensual.............................................................................................................................. 176 5. Opciones Especiales ................................................................................................................................................... 177 5.1. Desbloqueo de Registros ..................................................................................................................................... 177 6. Anexos ......................................................................................................................................................................... 178 6.1. Impresin Modo Texto .......................................................................................................................................... 178 6.1.1. Generador de Documentos ........................................................................................................................... 178 6.1.2. Seleccin del Modo de Impresin ................................................................................................................. 178 6.1.3. Configuracin Impresora Genrica ............................................................................................................... 179 6.2. Formatos de Archivos........................................................................................................................................... 181 6.2.1. Formato Archivo Voucher Centralizacion...................................................................................................... 181 6.3. Campos Relacion de Documentador.................................................................................................................... 185

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1.
1.1.

Presentacin
Introduccin

La importancia de implementar un sistema que permita operar con factura electrnica nace de la innegable necesidad de ir adecundose a las innovaciones tecnolgicas que se van presentando. Actualmente el Servicio de Impuestos Internos propicia la implementacin de un modelo de operacin con Factura Electrnica en el que los contribuyentes podrn generar, transmitir y almacenar en forma electrnica sus documentos tributarios, autentificados con firma electrnica y enviando un ejemplar electrnico del documento tributario al SII, antes de que sea recibido por su receptor o utilizado para el transporte fsico de bienes. El sistema e-SAFE permitir el ingreso de detalles de documentos de ventas para su facturacin tanto manual como electrnica, y el ingreso de los documentos de compra en forma de documento contable. Lo anterior permitir obtener informacin de Libros de Compras / Ventas y Libro de Boletas, adems de informes de ventas como: analticos de venta por cliente / productos / vendedor. Los procesos electrnicos permitirn cumplir con las normas y procedimientos que establece el Servicio de Impuestos Internos para la emisin de Documentos Tributarios Electrnicos, los que indican, entre otros, la carga de Cdigos de Autorizacin de Folios (CAF) al sistema, clculo del timbre electrnico de los documentos, generacin de archivos XML exigidos por el SII, firma electrnica de documentos, impresin de documentos tributarios electrnicos, intercambio de DTE's con otros contribuyentes autorizados. Adems el sistema permitir generar informacin contable para alimentar el sistema de contabilidad que el cliente posea, esto considerando alguna de las siguientes alternativas: Si posee Contabilidad Transtecnia, podr compartir las bases de datos con e-SAFE, lo que permitir alimentar directamente el sistema de contabilidad. Generar archivo de compras/ventas (archivo plano, con estructura definida por Transtecnia), el que podr ser importado por Contabilidad Transtecnia, o por otro sistema que conozca la estructura del archivo. Generar voucher de centralizacin de compras/ventas, este puede ser impreso para su digitacin manual en el sistema de contabilidad, o exportado a un archivo plano con estructura definida por Transtecnia, el que podr ser importado por un sistema de contabilidad que conozca la estructura (ContabW)

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2.
2.1.

Configuracin del Sistema


Configuracin Inicial

Antes de comenzar a utilizar el sistema, se deben configurar los parmetros bsicos que permitirn una operacin ms fluida. Esta configuracin normalmente se realiza slo la primera vez que se utilice el sistema, pudiendo volver a ella cada vez que sea necesario configurar un nuevo elemento. Los elementos que se debe configurar inicialmente son: Creacin de Usuarios Creacin de Perfiles Creacin de Ciudades Creacin de Comunas

En la mayora de las pantallas de mantencin en el sistema, se utiliza una barra de herramientas que permite manipular los registros de informacin. Para obtener informacin detallada acerca del uso de la barra de herramientas, consulte el tema Barra de Herramientas.

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2.2.

Barra de Herramientas

La barra de herramientas en los formularios de ingreso y mantencin de informacin, permite realizar las operaciones necesarias para manipular los registros de informacin. Cada uno de los botones presentes en esta barra de herramientas posee un acceso directo por medio de teclado, una combinacin de la tecla {Alt} ms una tecla que identifica al botn respectivo.

El uso de los diferentes botones es el siguiente: Carga Masiva: Despliega una lista con los elementos ya creados, permitiendo seleccionar el que se desea modificar. Lista: Inicio: Anterior: Siguiente: Ultimo: Ayuda: Nuevo: Grabar: Eliminar: Presenta la lista de posibles valores a signar al campo. Despliega el primer registro existente. Acceso directo por teclado {Alt} + {Inicio} Despliega el registro anterior. Acceso directo por teclado {Alt} + {RePg} Despliega el siguiente registro. Acceso directo por teclado {Alt} + {AvPg} Despliega el ltimo registro existente. Acceso directo por teclado {Alt} + {Fin} Despliega la ayuda correspondiente al formulario en pantalla. Acceso directo por teclado {F1} Limpia el formulario para ingresar un nuevo registro. Acceso directo por teclado {Alt} + {N} Graba la informacin creada o modificada en el formulario. Acceso directo por teclado {Alt} + {G} Borra permanentemente el registro en pantalla. Esta accin no se puede deshacer. Acceso directo por teclado {Alt} + {E} Presenta en pantalla el informe con el contenido de todos los registros existentes, dando la opcin de imprimirlo. Acceso directo por teclado {Alt} + {I} Cierra el formulario en pantalla y vuelve al men. Acceso directo por teclado {Esc}

Imprimir:

Salir:

Para los formularios de ingreso de documentos de compras y ventas se adicionan a la barra de herramientas los siguientes botones: Buscar: Realiza una carga masiva de todos los documentos ingresados en el periodo, permitiendo una bsqueda del documento respectivo. Acceso directo por teclado {Atl+b} Ver Cargas Masivas Documentos Relacionados: Permite acceder a la ventana de documentos relacionados. Acceso directo por teclado {Atl+d} Ver Documentos Relacionados Manual de Operacin Pgina 6

realizar

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2.3.

Cargas Masivas

El proceso de carga masiva en los distintos formularios que maneja el sistema, permite obtener informacin total de todos los elementos que maneja la base de datos respecto a una bsqueda en particular, es as si Ud. desea obtener informacin de todos los productos que maneja el sistema, para seleccionar uno de ellos presionar el botn de carga masiva, el cuadro de seleccin que aparece es el siguiente:

En este momento Ud. puede seleccionar el producto deseado directamente de la tabla que se presenta o en caso contrario puede utilizar la bsqueda sensitiva. Note que dependiendo de la cantidad de columnas que tiene la tabla de seleccin aparecern las mismas en la bsqueda sensitiva pudiendo ser una, dos o tres como mximo. Si se desea filtrar informacin por algn criterio en particular, se deber escribir el criterio en uno de los campos de bsqueda sensitiva y luego presionar la tecla ENTER una vez realizado esto se filtra la informacin y esta aparecer en la tabla de seleccin, si por algn motivo no pudiese dejar seleccionado el dato en particular con el botn del ratn recurra a las flechas de desplazamiento hacia arriba o abajo y haga click en el botn aceptar. Si luego de realizar un filtro desea volver atrs mostrando todos los datos en la tabla basta con borrar todo y presionar nuevamente ENTER, recuerde que el dato se selecciona dando doble click o presionando el botn Aceptar.

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2.4.

Usuarios

La creacin de usuarios consiste en definir qu personas tendrn acceso al sistema, asignndoles un cdigo de usuario, un nombre y una contrasea (clave secreta). A este proceso se accede mediante la opcin Usuarios del men Archivo. La definicin de usuarios forma parte de las Caractersticas de Seguridad del sistema, por lo que slo podrn acceder a ella los usuarios con atributo de administrador.

Los usuarios con atributo de administrador son aquellos que tienen como funcin principal la administracin del sistema, por lo que tienen acceso sin restricciones a todas las opciones, tales como la creacin de usuarios y eliminacin de grandes grupos de informacin. Siempre debe haber un usuario como administrador, el cual tiene acceso a todo el sistema. aparece una ventana (Agregar) en la cual se debe ingresar el login, nombre, contrasea Al seleccionar el botn y confirmacin de la contrasea, adems se podr seleccionar si es administrador o no. Junto con sto se especifica el perfil de usuario electrnico. El botn modifica usuario permite modificar los datos del usuario seleccionado. Ver Crea/Modifica Usuario

Tambin se podr ingresar un perfil de usuario si as existiese. Para poder seleccionar un perfil debe hacer click en el botn de carga masiva. Si no existe un perfil previo se deber ingresar en la opcin perfiles. Ver Creacin de Perfiles o en el botn de la barra de herramienta perfiles .

El usuario no podr tener ms de un perfil. El botn eliminar usuario permite eliminar el usuario seleccionado.

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2.5.

Crea/Modifica Usuario

Este mdulo permite ingresar los datos de un nuevo usuario o modificar los datos ya existente. A este proceso se accede mediante la opcin Usuarios del men Archivo dentro de la pantalla definicin de usuarios.

Si el usuario est autorizado a efectuar operaciones electrnicas, deber cargar su Certificado Digital Acreditado, el que debe corresponder al RUT ingresado. La carga de un certificado digital requiere del ingreso de la clave privada del mismo. Para obtener informacin detallada acerca del uso de la barra de herramientas, consulte el tema Barra de Herramientas.

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2.6.

Perfiles

La creacin de perfiles consiste en definir las opciones del men a las que tendrn acceso los distintos tipos de Usuarios. Los perfiles permiten mantener una definicin centralizada de las opciones a que accedern los usuarios, agrupndolos segn sus funciones en el sistema, lo que evita tener que definir los accesos para cada usuario. A este proceso se accede mediante la opcin Perfiles del men Archivo. La definicin de perfiles forma parte de las Caractersticas de Seguridad del sistema, por lo que slo podrn acceder a ella los usuarios con atributo de administrador.

Para habilitar o deshabilitar el acceso a alguna opcin, se debe dar doble click sobre ella, con lo que aparecer o desaparecer la marca de habilitacin. Los perfiles se definirn segn las caractersticas del tipo de usuario, el cual consiste en restringir el acceso a ciertos procesos en que el usuario no est autorizado a usar. Por ejemplo, si el usuario esta dedicado al ingreso de documentos de compras y ventas, se podr crear un perfil permitiendo el acceso slo a esa opcin del men. Para grabar un perfil se debe ingresar un cdigo y la descripcin del perfil. Una vez que se ha grabado se podr seleccionar los distintos tipos de opcin y los permisos si es acceso (lectura) o modifica (Lectura y Escritura). Si se habilita el acceso a alguna opcin de proceso electrnoco, el usuario deber tener cargado un certificado digital Pgina 10

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E-Safe para poder realizar las operaciones. Ver Crea/Modifica Usuario Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

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2.7.

Ciudades

El proceso de creacin de ciudades consiste en definir las ciudades que sern utilizadas en el sistema. A este proceso se accede mediante la opcin Ciudades del men Archivo. La definicin de las ciudades es necesaria para la creacin de otros tipos de informacin, tales como la creacin de la empresa o la creacin de clientes y proveedores. Para grabar una ciudad se necesita ingresar un cdigo de ciudad, la descripcin de la ciudad y la regin a la cual pertenece la ciudad.

Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

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2.8.

Comunas

El proceso de creacin de comunas consiste en definir las comunas que sern utilizadas en el sistema. A este proceso se accede mediante la opcin Comunas del men Archivo. La definicin de las comunas es necesaria para la creacin de otros tipos de informacin, tales como la creacin de la empresa o la creacin de clientes y proveedores. Al crear las comunas, se les debe asignar un cdigo y descripcin, e indicar la ciudad a la que pertenece.

Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

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2.9.

Caractersticas de Seguridad

Para asegurar la confidencialidad y seguridad de la informacin, el sistema implementa las siguientes caractersticas de seguridad: Control de usuarios El control de usuarios restringe el acceso al sistema slo a personas autorizadas. Todos los usuarios tienen acceso a la mantencin de usuarios slo para poder modificar su propia contrasea. Slo tienen acceso a crear, modificar o eliminar a otros usuarios, los usuarios con atributo de Administrador. Control de acceso al men El control de acceso al men restringe el acceso a las opciones del men slo a usuarios autorizados para cada una de ellas. Para implementar este control, se definen perfiles de usuarios, que corresponden al conjunto de opciones del men a las cuales tendrn acceso los usuarios con caractersticas comunes, tales como digitadores, administrativos, gerentes, etc. Control a procesos electrnicos El control a procesos electrnicos permite restringir las operaciones que tiene relacin con la facturacin electrnica: Cargar de CAF Firrmar DTE's Enviar DTE's al SII Enviar Libros al SII Recibir DTE's de terceros (contribuyentes electrnicos) Enviar DTE's a receptor elecrtnico Consultar por DTE o envos al SII Para estos casos el usuario deber cargar su Certificado Digital Acreditado, el que debe corresponder al Rut especificado en el ingreso de los datos del usuario Ver Creacin de Usuarios.

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3.
3.1.
3.1.1.

Configuracin de la Empresa
Creacin de la Empresa
Creacin de la Empresa

El proceso de creacin de empresas permite ingresar al sistema los datos de la empresa, necesarios para efectuar el procesamiento de datos respectivo a la facturacin. A este proceso se accede mediante la opcin Empresas del men Archivo. Al crear la empresa, se debe asignar un cdigo que ser utilizado por el sistema para identificarla. La identificacin de la empresa mediante el cdigo permite crear esta empresa ms de una vez con distinto cdigo, lo cual ser de utilidad en el caso de querer llevar ms de una contabilidad para la misma empresa. La informacin que es necesario definir al crear la empresa, se divide en los siguientes grupos: Identificacin de la Empresa Datos Tributarios Datos Contribuyente Electronico Publicacin de DTE en Sitio WEB

Antes de comenzar a utilizar la empresa recin creada, se deben configurar los siguientes parmetros: Creacin de Sucursales Mantencin Clientes y Proveedores Creacin de Configuracin Creacin de Plan de Cuentas Creacin de Centros de Resultados Creacin de Tipos de Documentos Creacin de Impuestos Creacin de Sucursales Clientes/Proveedores Creacin de Empleados Creacin de Forma de Pago Creacin de Monedas Creacin de Tasas de Cambio Creacin de Definicin de descuentos Creacin de Definicin de Recargos Configuracin de Documentos Creacin de Bodegas Creacin de Departamentos Creacin de Definicin de Marcas Creacin de Grupo de Atculos Creacin de Artculos Creacin de Lista de Precios

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3.1.2.

Datos de Identificacin

Los datos de identificacin corresponden a la informacin general de la empresa, la que ser utilizada por el sistema en la emisin de los diversos informes.

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3.1.3.

Datos Tributarios

Los datos del tipo tributarios tienen relacin al tipo de actividad en la que se desenvuelve la empresa. En esta ficha se deben identificar datos tales como giro comercial, cdigo de actividad, datos del representante legal y datos del contador. Tambin se indica en esta ficha, si la empresa es una empresa del tipo constructora, lo que habilitar diversas opciones relativas a dicho tipo de empresa.

La caracterstica de la empresa, con respecto al impuesto ILA (Ninguno / Minorista / Mayorista), se solicita, ya que es una caracterstica que se debe indicar en el libro de compras electrnico.

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3.1.4.

Datos Contribuyente Electrnico

En esta ficha de deben registrar los datos necesarios para identificar si la empresa est autorizada a efectuar movimientos electrnicos (contribuyente electrnico). Datos relativos a la resolucin que lo autoriza (Nmero y fecha de resolucin) Rut del SII (como receptor de copias de DTE's) Si corresponde a casa matriz o sucursal, de tal manera de poder administrar los envos o recopilacin de informacin que deben contener los libros de compra/venta/boletas electrnicos. Si estn o no autorizadas las sucursales a enviar en forma autnoma libros de compra/venta al SII.

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3.1.5.

Publicacin de DTE en Sitio WEB

En esta ficha deber indicar los datos necesarios para hacer uso de la funcin que permite cargar o descargar documentos electrnicos (enviados al SII) en el sitio Web de su empresa. Si no tiene sitio Web, o no har uso de esta funcionalidad, no es necesario que indique estos datos.

Host Servidor de Web Servidor en el cual se ejecutan los CGI de Carga y Descarga de PDF (ej. www.transtecnia.cl) Host Servidor FTP Servidor FTP del Sitio WEB (ej. 123.45.67.89) Usuario FTP Identificacin de usuario autorizado de FTP Password FTP Password de usuario de FTP Directorio Carga FTP Directorio dentro del FTP que permite dejar documentos que son accedidos va Sitio Web. (ej. Documentos) Se asume que la raz del FTP (para el usuario indicado) es la raz del sitio WEB. Url CGI Carga de PDF Se invoca va Post, y deber contener las instrucciones necesarias para cargar el documento en el Sitio WEB. (http://www.transtecnia.cl/Documentos/CargaPDF.asp) Parmetros entregados al CGI 1- Rut 2- Url Manual de Operacin : Rut del cliente : URL del archivo Pgina 19

E-Safe 3- Dte 4- Folio 5- Monto 6- Iva 7- Total 8- Emision 9- Mes : Tipo de DTE : Folio del DTE : Monto neto del documento : Monto IVA del documento : Monto total del docuento : Fecha de emisin del documento : Ao y mes del docuento (AAAAMM)

Url CGI Descarga de PDF. Se invoca va Post, y deber contener las instrucciones necesarias para descargar el documento en el Sitio WEB. (http://www.transtecnia.cl/Documentos/DescargaPDF.asp) Parmetros entregados al CGI 1- Dte 2- Folio : Tipo de DTE : Folio del DTE

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3.2.
3.2.1.

Configuracin de la Empresa
Sucursales

El proceso de creacin de sucursales tiene por objetivo definir las sucursales manejada por la empresa. A este proceso se accede mediante la opcin Sucursales del men Archivo. Para grabar una sucursal se necesitan como mnimo ingresar cdigo de sucursal el cual ser nico y un nombre. Tambin podr ingresar una o ms bodegas en la ficha Bodegas Asociadas las cuales estarn asociadas a la sucursal en la cual se deber hacer click en la carga masiva y seleccionar una o ms bodegas, la cual mostrar el cdigo de la bodega y la descripcin de esta. Las bodegas deben estar creadas con anterioridad. Ver Definicin de Bodegas. La ficha de Bodegas Asociadas estar disponible siempre y cuando el mdulo de Control de Inventario se encuentre habilitado. Se podr ingresar tambien otro tipo de informacin, como un centro de resultados el cual estar asociado a la sucursal. Para poder seleccionar un centro de resultado este debe estar ya ingresado. Ver Creacin Centro de Resultados. Adems podr ingresar direccin, ciudad y comuna de despaho, como datos complementarios que sern necesarios en el ingreso de movimientos de compras/ventas. Por ltimo y muy importante, en el caso de ser un contribuyente electrnico, se debe ingresar el cdigo de sucursal asignado por el SII a la empresa.

Para obtener informacin detallada acerca del uso de la barra de herramientas, consulte el tema Barra de Herramientas.

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3.2.2.

Clientes-Proveedores

El proceso de mantencin de clientes y proveedores permite ingresar los datos de cliente o proveedor, ya sea nacional o extranjero, datos que sern necesarios en el ingreso de movimientos de compras ventas y otros. A este proceso se accede mediante la opcin Clientes/Proveedores del men Archivo. Para el ingreso de un cliente/proveedor los datos mnimos que deben ser ingresados son: Rut, ya sea nacional o extranjero y la razn social. Tambien deben ser ingresados los datos de identificacin del cliente/proveedor tales como giro de la empresa, direccin, ciudad, comuna, telfono, fax y e-mail. Esta opcin posee un botn el cual podr ser utilizado para definir la sucursal a la que estar asociado el cliente/proveedor. Ver Creacin Sucursales Clientes y Proveedores. Podr seleccionar un ejecutivo de ventas ste debe estar ya ingresado. Ver Creacin Empleados. Podr asociar una lista de precios al cliente/proveedor. Para seleccionar una lista de precios sta debe ser ingresada con anterioridad. Ver Lista de Precios. Por ltimo, se debe indicar si el cliente/proveedor es un contribuyente electrnico o no. Esto permitir al sistema reconocer si se debe o no enviar un DTE's (en formato XML) directamente al cliente/proveedor.

Para obtener informacin detallada acerca del uso de la barra de herramientas, consulte el tema Barra de Herramientas. Manual de Operacin Pgina 22

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3.2.3.

Sucursales Cliente-Proveedor

El proceso de creacin de sucursales permite definir las sucursales manejadas por los clientes o proveedores. A este proceso se accede mediante la opcin Sucursales Cliente/Proveedor del men Archivo. Para grabar una sucursal cliente/proveedor se requiere ingresar el rut del cliente/proveedor el cual se debe crear en la opcin Clientes/Proveedores Ver Mantencin Clientes y Proveedores, el cdigo de la sucursal el cual es nico, un nombre que identifique a la sucursal, la direccin, la regin, ciudad, comuna, nmero de telfono y de fax y tambin un e-mail. La definicin de sucursales es utilizada por el mdulo de compra/venta.

Para obtener informacin detallada acerca del uso de la barra de herramientas, consulte el tema Barra de Herramientas.

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3.2.4.

Centros de Resultados

El proceso de creacin de centros de resultado permite definir los diferentes centros de resultado que se manejarn en la contabilidad de la empresa. A este proceso se accede mediante la opcin Centro de Resultados del men Archivo. Los centros de resultado manejados por el sistema, son equivalentes a los tradicionales centros de costo en el sentido que reflejarn los gastos asociados a determinadas reas de la empresa, pero a diferencia de ellos, adems son capaces de reportar informacin relativa a los ingresos. Para grabar se debe ingresar un cdigo de centro de resultado y una descripcin.

Para obtener informacin detallada acerca del uso de la barra de herramientas, consulte el tema Barra de Herramientas.

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3.2.5.

Plan de Cuentas

El proceso de creacin del plan de cuentas tiene por objetivo definir las cuentas contables que sern utilizadas en la contabilidad. A este proceso se accede mediante la opcin Plan de Cuentas del men Archivo. Antes de grabar se evalua si el sistema tiene determinado Contabilidad Windows Transtecnia (ContabW ). Lo que se indic al iniciar por primera vez el sistema E-Safe. Si comparte bases de datos con ContabW no se podr modificar el plan de cuenta del e-SAFE, si no esta habilitado se puede modificar el plan de cuenta definido en E-SAFE y el de Contabw (en caso de que estuvieran conectado a la misma base de datos). Ficha Configuracin de Cuentas Para grabar se debe ingresar el cdigo para Activo, un cdigo para Pasivo, un cdigo para Perdida, un cdigo para Ganancia, la cantidad de niveles de cdigo de cuenta, se debe ingresar el formato segn sean los niveles.

Ficha Mantencin Plan de Cuenta. Para grabar se debe ingresar las cuentas, la descripcin, los atributos (imputable, habilitada, conciliacin bancaria, centro de resultado), anlisis (sin anlisis, anlisis sin control por rut, anlisis con control por rut). Adems se debe ingresar la configuracin de cuentas, la cantidad de niveles y el formato de cuentas

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El formulario de mantencin del plan de cuentas se divide en tres reas: Identificacin de la cuenta En la primera lnea del formulario se debe ingresar el Cdigo de Cuenta que se desea crear. El cdigo de la cuenta debe estar acorde con el formato del cdigo de cuenta establecido en la ficha Configuracin de Cuentas. A continuacin del cdigo, se ingresa la Descripcin de la Cuenta, que corresponde al Nombre de la Cuenta. Caractersticas de la cuenta Al costado derecho del formulario aparecen las distintas Caractersticas de la Cuenta, las que se deben configurar de acuerdo al tipo de cuenta que se est creando: Imputable: Indica que la cuenta pertenece al ltimo nivel del grupo, por lo que no tendr sub cuentas y recibir movimientos. Las cuentas de ttulo, es decir aquellas que tienen sub cuentas, se deben definir como No Imputables para que el sistema permita definir las sub cuentas. Todas las cuentas que recibirn movimientos deben definirse como Imputables. Habilitada: Indica que la cuenta puede recibir movimientos. Este atributo slo es significativo en las cuentas Imputables. Se puede deshabilitar una cuenta para impedir que se realicen posteriores movimientos a ella. Centro de Resultado: Indica que la cuenta manejar centros de resultado, por lo que los movimientos asociados a ella debern especificar un Centro de Resultado. Este atributo slo es vlido en las cuentas imputables. Cdigo del Centro de Resultado: En las cuentas en que se haya indicado que manejarn centros de resultado, se podr indicar el cdigo del centro de resultado asociado a ella. Si la cuenta recibir movimientos de mltiples centros de resultado, se debe dejar este campo en blanco para que el sistema solicite el cdigo del centro de resultado al momento de realizar un movimiento que la afecte. Conciliacin Bancaria: Indica que la cuenta corresponde a una cuenta de banco. Slo podrn tener este atributo las cuentas imputables del activo circulante. Este atributo es incompatible con el atributo de anlisis. Anlisis: Indica que se deber llevar el registro del anlisis de la cuenta, el cual puede llevar o no control por rut. Se debe seleccionar el tipo de anlisis a controlar. Manual de Operacin Pgina 26

E-Safe Este atributo no se le puede asignar a las cuentas de banco, es decir, aquellas con conciliacin bancaria. Plan de cuentas En el costado izquierdo del formulario se presenta la estructura del plan de cuentas en forma de rbol, permitiendo conocer la composicin de los grupos de cuentas y su dependencia. Al seleccionar una cuenta con un click, se presentarn sus caractersticas en el formulario. Para modificar una cuenta, se selecciona en el rbol y se modifican sus caractersticas, luego de lo cual se deben grabar los cambios. Para eliminar una cuenta, sta se selecciona en el rbol y se presiona el botn eliminar Para obtener informacin detallada acerca del uso de la barra de herramientas, consulte el tema Barra de Herramientas.

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3.2.6.

Impuestos

El proceso de creacin de impuestos permite definir los diferentes tipos de impuestos que va a utilizar la empresa. A este proceso se accede mediante la opcin Impuestos del men Archivo. Al crear los tipos de impuestos, se les debe asignar cdigo, descripcin, tasa, tratamiento y cuentas asociadas. Los tipos de impuestos son utilizados por el mdulo de Compra/Venta. Para grabar se necesita ingresar el cdigo del impuesto el cual es alfanumrico, la descripcin del impuesto, la tasa del impuesto y el tipo de tratamiento. La tasa del impuesto puede ser mensual o fija para los meses. Adems se podr ingresar la cuenta dbito fiscal, si esta no existiese se deber ingresar en la opcin respectiva. Ver Creacin de Plan de Cuenta. Al igual que lo anterior si la cuenta crdito fiscal no existe se deber crear Ver Creacin de Plan de Cuenta. Ser necesario identificar las cuentas ya sean de dbitos o cuentas de crditos para efectos de la generacin del voucher de centralizacin del mdulo de compra/venta.

6 Para obtener informacin detallada acerca del uso de la barra de herramientas, consulte el tema Barra de Herramientas.

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3.2.7.

Tipos de Documentos

El proceso de creacin de tipos de documentos permite definir los diferentes tipos de documentos que maneja la empresa. A este proceso se accede mediante la opcin Tipos de Documentos del men Archivo. Para grabar se deber ingresar un cdigo para el tipo de documento, la descripcin y el tipo de documento. Los tipos (caracteristica del documento) estn ingresados previamente. Los tipos de documentos son utilizados por el modulo de compra/venta. Debido a que el usuario asigna el cdigo y descripcin, para que el sistema aplique el tratamiento adecuado a cada documento, se debe especificar su tipo. El Tipo que se asigne al documento le indicar al sistema el tratamiento contable que se le debe dar.

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3.2.8.

Configuracin

El proceso de creacin de la configuracin tiene por objetivo definir algunos parmetros de operacin necesarios para la funcin de la empresa y definir las cuentas contables utilizadas para la Centralizacin de Compras/Ventas. A este proceso se accede mediante la opcin Configuracin del men Archivo. Los datos que se debern ingresar son las cuentas contables de clientes, proveedores y boleta no nominativa, las que deben ser creadas con anterioridad Ver Creacin Plan de Cuentas. Adems se debe especificar el cdigo del impuesto IVA Ver Creacin de Impuestos.

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3.2.9.

Indices de Proporcin

Esta opcin permite establecer el factor que se aplica al IVA de uso comn y calcular el valor total del crdito a recuperar por compras efectuadas. A este proceso se accede mediante la opcin Indices de Proporcin del men Archivo. Es aplicable solo a las empresas que manifiestan movimientos de ventas afectas y exentas de IVA. Se debe indicar un valor para cada perido tributario.

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3.2.10.

Empleados

El proceso de creacin de empleados permite definir los diferentes empleados que va a manejar la empresa. A este proceso se accede mediante la opcin Empleados del men Archivo. La definicin de empleados es utilizada por los mdulos de compra/venta y control de inventario. Para registrar un empleado se requiere un cdigo, el cual es nico, y un nombre. Adicionalmente se debe asociar al empleado a un local o a una sucursal de aquellas asociadas a la empresa. Tambien se debe identificar un atributo para el empleado.

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3.2.11.

Formas de Pago

El proceso de creacin de formas de pago tiene por objetivo definir las formas de pago que pueden ser utilizados en los movimientos de compras o ventas. A este proceso se accede mediante la opcin Formas de Pago del sub men Definiciones del men Archivo. Los datos mnimos para ingresar una forma de pago son el cdigo, la descripcin y forma de pago (contado, crdito o sin costo). Tambin se debe definir un tipo de tratamiento o medio de pago asociado a la forma de pago (efectivo, cheque, cheque a fecha, tarjeta crdito, letra, pago cuenta corriente u otro).

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3.2.12.

Monedas

El proceso de creacin de monedas tiene por objetivo definir los distintos tipos de monedas utilizadas en la empresa en los documentos ya sea de compra o de venta, este proceso esta asociado directamente con las tasa de cambio. Ver Tasas de Cambio. A este proceso se accede mediante la opcin Monedas del sub men Definiciones del men Archivo. Para grabar se debe ingresar un cdigo de moneda y su descripcin o nombre. Podr indicar si la moneda es nacional o no, lo que permitir asociar inmediatamente una tasa de cambio 1. Se debe inidicar el cdigo de moneda, segn los cdigos establecidos por el Banco Central, esto porque en la emisin de DTE's debe indicarse este cdigo. Si se desea se podr ingresar la tasa de cambio a travs del botn o ir a la opcin Tasas de Cambio. Ver Tasa de Cambio.

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3.2.13.

Tasas de Cambio

El mdulo de tasas de cambio tiene por objetivo dar un valor diario en pesos de la moneda que esta siendo manejada por el sistema. A este proceso se accede mediante la opcin Tasas de Cambio del sub men Definiciones del men Archivo. Para grabar se necesita haber ingresado una definicion de moneda, la cual se debe seleccionar, luego se debe ingresar el ao y el mes. Segun los datos seleccionados con aterioridad se debe especificar el valor de cambio por dia, de acuerdo al mes que se haya seleccionado.

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3.2.14.

Departamentos

El proceso de definicin de departamentos tiene por objetivo permitir la creacin, modificacin y eliminacin de departamentos asociados a los productos. A este proceso se accede mediante la opcin Departamentos del sub men Definiciones del men Archivo. Para grabar un departamento se necesita como mnimo ingresar un cdigo que identificar al departamento y una descripcin. Tambin se ingresa como forma opcional, un centro de resultados que estar asociado al departamento, para poder seleccionar un centro de resultados este debe ser ingresado con anterioridad. Ver Creacin de Centros de Resultados.

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3.2.15.

Marcas

El proceso de definicin de marcas tiene por objetivo permitir la creacin, modificacin y eliminacin de las marcas asociadas a un producto. A este proceso se accede mediante la opcin Marcas del sub men Definiciones del men Archivo. Para grabar se necesita ingresar un cdigo de marca y su descripcin.

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3.2.16.

Productos

El proceso de definicin de productos tiene por objetivo permitir la creacin, modificacin y eliminacin de productos que posee una determinada empresa. A este proceso se accede mediante la opcin Productos del sub men Definiciones del men Archivo. Para grabar un producto se necesita como mnimo ingresar un cdigo de producto y una identificacin o descripcin, indicar si ser un producto o un servicio, seleccionar un departamento al que pertenecer el producto, para poder seleccionar un departamento debe ser ingresado con anterioridad Ver Departamentos. Adems debe indicar la marca que se le asignar al producto, para la seleccin de una marca es necesario crearla anteriormente Ver Definicin de Marcas. y tambin indicar si el producto pertenece al tipo de garanta de deposito. Adicionalmente podr asociar el producto a una sub-clasificacin o tipos de grupos definidos por el usuario con anterioridad. Ver Creacin de Grupos. Ficha Generales, sern necesarias indicar las medidas de compras y de ventas y tambin el factor de conversin que se le aplicar al producto. Opcionalmente podr registrar valores de compra y recargo por flete como tambin indicar valores para los datos del tipo volumenes de compra y venta del producto. Ficha Inventario, se ingresan los datos de stock y costos de reposicin del producto, tambien se debe indicar el tipo de valorizacin aplicado al producto (PMP,FIFO,LIFO,Especifico). Ficha Impuestos, se ingresan los impuestos relacionados a un producto. Ver Creacin de Impuestos. Ficha Precios, se ingresa el precio del producto segn las respectivas listas de precios ya creadas Ver Lista de Precio. Ficha Datos Contables, tambin ser necesario seleccionar las cuentas a las que se asociar el producto, estas cuentas deben ser creadas con anterioridad. Ver Creacion de Plan de Cuenta. Ficha Opcionales de Ingreso, se deben indicar que datos se solicitarn al momento de ingresar el producto en los de documentos de venta.

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La utilizacin de este proceso consta de 4 Item de ingreso. Generales Inventario Impuestos Precios Datos Contables Opcionales de Ingreso

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3.2.17.

Generales por producto

Se ingresan las caractersticas principales que estan relacionadas con un producto. Se debe ingresar una medida de compra, una medida de venta y un factor de coversin. Opcionalmente podr registrar valores de precio de compra y un valor de recargo por concepto de flete como tambin podr indicar valores para los datos del tipo volumenes de compra y volumenes de venta del producto.

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3.2.18.

Inventario

Se ingresan valores de control que sern utilizados por el mdulo inventario para su gestin. Esta ficha estar disponible siempre y cuando se encuentre habilitado el mdulo de control de inventario.

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3.2.19.

Impuestos por producto

Se ingresan los impuestos asociados a un producto. Ver Creacion Impuestos.

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3.2.20.

Precios por producto

Se ingresan los precios netos o brutos respectivos para cada una de las listas de precios definidas en el sistema.

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3.2.21.

Datos Contables por producto

Se ingresan los datos de las cuentas contables relacionados al producto. Para ingresar los datos contables se debe tener ya ingresado un plan de cuenta Ver Creacin de Plan de Cuenta y un centro de resultados, se debe ingresar una cuenta de venta, una cuenta de existencias y un centro de resultados, el cual debe ser creado con anterioridad. Ver Creacin de Centros de Resultados. Adicionalmente se podran registrar o ingresar las cuentas de costo de venta y correccin monetaria (prdida y ganancia). Estos datos estarn disponibles para su ingreso siempre y cuando se encuentre habilitado el mdulo de control de inventario.

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3.2.22.

Opcionales de Ingreso al producto

Se indica qu datos adicionales se solicitar al momento de ingresar el producto a un documento de venta. Esto con el objetivo de satisfacer el total de los datos que se indcan en un DTE (XML), no ser necesario indicarlos si no se aplican en los movimientos de la empresa.

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3.2.23.

Listas de Precios

El mdulo listas de precios tiene por objetivo permitir la creacin, modificacin y eliminacin de las listas de precios. A este mdulo se accede mediante la opcin Listas de Precio del sub men Definiciones del men Archivo. Para grabar una lista de precios se necesita como mnimo ingresar un cdigo y una descripcin. Tambin se deben indicar el tipo de moneda Ver Definiciones de Monedas. y el tipo de valorizacin definido, expresado en precios netos o precios brutos.

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3.2.24.

Descuentos

El proceso de definicin de descuentos tiene por objetivo ingresar los descuentos que sern utilizados en los documentos de compra y venta este puede ser expresado en monto o porcentaje. A este proceso se accede mediante la opcin Descuentos del sub men Definiciones del men Archivo. Para grabar se debe ingresar un cdigo de descuento y el nombre e ingresar un monto en el cual se debe indicar si este se expresa en pesos o porcentaje.

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3.2.25.

Recargos

El proceso de definicin de recargo tiene por objetivo ingresar los recargos que sern utilizados en los diversos documentos de compra y venta este puede ser expresado en monto o porcentaje. A este proceso se accede mediante la opcin Recargos del sub men Definiciones del men Archivo. Para grabar se deben ingresar las cuentas de compra y venta, si estas no existiesen se debern ingresar en la opcin definiciones Ver Creacin de Plan de Cuenta.

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3.2.26.

Gastos

El proceso de definicin de gastos tiene por objetivo permitir la creacin, modificacin y eliminacin de itemes de gastos asociados a las transacciones de importaciones y exportaciones de artculos. Ver carpetas de Importacin y Exportacin. A este proceso se accede mediante la opcin Gastos del sub men Definiciones del men Archivo. Los datos necesarios para la creacin de un gasto son el cdigo, una descripcin o nombre y el monto del gasto.

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3.2.27.

Derechos

El proceso de definicin de derechos tiene por objetivo permitir la creacin, modificacin y eliminacin de itemes de derechos asociados a las transacciones de importaciones y exportaciones de artculos. Ver carpetas de Importacin y Exportacin. A este proceso se accede mediante la opcin Derechos del sub men Definiciones del men Archivo. Los datos necesarios para la creacin de un derecho son el cdigo, una descripcin o nombre y el monto del derecho.

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3.2.28.

Administracin CAF

A este mdulo se accede mediante la opcin Administracin CAF del sub men Definiciones del men Archivo.

Para poder ingresar documentos tributarios electrnicos (DTE), se debe previamente solicitar nmeros de folio al SII (CAF), adems de esto, el usuario debe asignarlos en el sistema a travs de esta opcin. La forma de obtener estos folios es un proceso que debe ser conocido por el usuario del sistema. En la tabla de tipos de CAF Activos, se visualizan todos los tipos de documentos electrnicos que tiene definido el usuario en el sistema. Si el usuario define varios tipos de documentos, Ver Tipos de Documentos que hagan mencin a un mismo tratamiento (por ejemplo "Factura electrnica Afecta a Iva") en la tabla slo aparecer uno, debido a que los folios se asignan al tipo de documento definido por el SII. Si el documento tiene un Cdigo de Autorizacin de Folio (CAF) asociado, y este est activo, se visualizaran sus datos en la tabla, mostrando la versin, folio de inicio, folio de termino y la fecha de actualizacin. Si estos datos no se visualizan en la tabla es debido a que ese tipo de documento no tiene asociado un CAF, o no existe ninguno con la propiedad de Activo. Si el usuario desea cargar un CAF o consultarlo debe presionar el botn de carga ubicado en la ltima columna de la tabla. Es importante sealar que el usuario que utiliza esta opcin debe tener los atributos necesarios para poder administrar un CAF Ver Creacin de Usuarios. Si un usuario autorizado, esta utilizando esta opcin tendr el control total de la administracin de los mismos, por lo tanto si otro usuario ingresa a la opcin, slo podr realizar consultas sobre estos.

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Esta opcin permite, a un usuario autorizado, administrar o cargar nuevos CAF al sistema, como ttulo de esta opcin aparece el tipo de documento el cual se est administrando, esta opcin se divide en dos procesos relacionados entre s, los cuales se detallan a continuacin: CAF Existentes

Muestra una tabla con todos los CAF ingresados al sistema, la informacin que contiene hace referencia al usuario que carg el CAF, la versin, folio inicial, folio final, estado y si est o no activo. Un CAF puede contener 3 estados distintos: Activo: El CAF est en uso para asignar folios al DTE, slo puede haber un CAF activo por tipo de documento, por lo tanto el sistema no le permitir activar dos CAF distintos. Vigente: El CAF fue cargado por algn usuario y dentro de sus folios hay al menos uno disponible, el usuario eventualmente podr activar este CAF en cualquier momento que lo desee. Manual de Operacin Pgina 52

E-Safe Terminado: El CAF fue utilizado completamente y ya no tiene folios disponibles, el usuario, no podr activar este CAF. Cada vez que el usuario se posicione sobre algn CAF, el detalle de los folios del mismo aparecern en la tabla de "Detalle del CAF".

Botn Eliminar. Nos permite eliminar un CAF cargado que se encuentre en la tabla, el CAF que se eliminar corresponder al seleccionado que representa la fila activa de la tabla, el requisito para poder eliminarlo es que no exista ninguno de sus folios utilizado por un DTE. Si eventualmente existe un documento generado y no enviado al SII y es el nico documento que le impide al usuario eliminar el CAF, deber eliminar este documento para que el folio quede disponible nuevamente y poder as eliminar el CAF. Botn Cargar Nuevo CAF. Permite cargar un CAF al sistema, la forma de utilizar este proceso se describe dentro de la opcin Captura archivo XML. Botn Aplicar. Nos permite grabar el CAF que el usuario desea activar, si teniendo CAF disponibles el usuario no marca ninguno como activo y presiona el botn "Aplicar", al retornar a la pantalla anterior "Administracin de CAF", no aparecer el detalle del CAF activo ya que no existe ninguno con ese atributo. Detalle del CAF

Cada vez que el usuario se posicione en algn CAF ingresado en la tabla de "CAF Existentes", su detalle aparecer en esta tabla, la informacin que se presenta es el nmero de folio, estado y si este esta nulo o no. Un N de folio puede contener 2 estados distintos. Asignado/Enviado: Le indica al usuario que el folio ya fue utilizado por un DTE, si el folio presenta este estado el usuario no podr anularlo. Disponible: El folio se encuentra disponible para ser utilizado por un DTE, eventualmente el usuario puede anular alguno de estos folios para que no sean asignados por los DTE. Botn Grabar: Manual de Operacin Pgina 53

E-Safe Permite al usuario grabar los folios nulos que se encuentren marcados. Cada vez que se graba un documento electrnico, el sistema revisa si existe un CAF activo y adems que contenga folios disponibles, no nulos, si este es el caso se asigna un folio, el sistema advertir al usuario si le quedan menos de 5 folios disponibles en el CAF activo, realizando esta pregunta hasta que el contador llaga a 2, si al momento de utilizar el ltimo folio disponible el sistema comprueba que existen ms CAF de ese tipo de documento vigentes, proceder a marcar el folio activo como terminado, de los CAF vigentes selecciona el de menor numeracin de folio y lo deja activo, si no existe CAF vigentes el sistema advertir de esta situacin y no se podr grabar un nuevo DTE para este tipo de documento.

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3.2.29.

Captura XML Folio

Cada vez que el usuario solicita un nuevo CAF al SII, el formato utilizado para enviar el CAF es "XML", por eso el nombre de esta opcin, para poder cargar el nuevo CAF el usuario debe indicar la ruta en donde se encuentra el archivo XML con el CAF, la fecha que aparece es la fecha de carga que coincide con la fecha de autorizacin del CAF, una vez que el usuario indica la ruta y la fecha debe presionar el botn grabar para poder realizar la operacin de carga. Botn grabar: Al presionar este botn el sistema comprueba que la ruta indicada exista y que contenga el archivo XML a cargar, el sistema le solicitar al usuario la clave del certificado del usuario que esta realizando la carga y la clave que ser utilizada para el CAF, el detalle de estos procesos, debe ser conocido por el usuario de este sistema. Una vez que se obtiene el CAF, el sistema volver en forma automtica a la pantalla anterior, y si el usuario desea ver el detalle del CAF cargado, debe seleccionarlo. Si se produce algn tipo de problema, como claves invlidas, CAF cargado previamente o algn otro tipo de error el sistema advertir lo que est sucediendo, estos mensajes son claros y entendibles para el usuario.

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3.2.30.

Configuracin Folios Documentos Fsicos

El objetivo es configurar la(s) impresoras que pueden estar asociadas a una o varias sucursales, con lo cual se podr seleccionar una impresora del total que estn habilitadas la que ser asociada a un tipo de documento de compra/venta. A este proceso se accede mediante la opcin Configuracin Folios Documentos Fsicos del sub men Definiciones del men Archivo. Para grabar se debe seleccionar una sucursal, si no existe se debe crear en la opcin sucursales Ver Sucursales. Se ingresa un cdigo para la impresora y se debe seleccionar si estar habilitada o no, luego se debe seleccionar algn tipo de documento, un correlativo desde y hasta, el correlativo actual, el tipo de correlativo (automtico o manual) y un mximo de lneas definidas para la impresin del respectivo documento. Se podrn ingresar impresoras pero solamente estarn asociadas a un tipo de documento.

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3.2.31.

Estaciones de Trabajo

El objetivo es validar las impresora que estn habilitadas a la estacin de trabajo del usuario (no es una estacin de trabajo remota). A este proceso se accede mediante la opcin Estaciones de Trabajo del sub men Definiciones del men Archivo. Se debe indicar la sucursal Ver Creacin de Sucursales a la cual se asociar la configuracin de la estacin de trabajo. La configuracin no se podr agregar nuevamente. Una vez que se agrega la configuracin se deben ingresar las impresoras que fueron habilitadas anteriormente.

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3.2.32.

Configuracin Impresin de Documentos Fsicos

El proceso de configuracin de documentos tiene por objetivo definir los formatos de documentos predeterminados para la impresin en cada caso. A este proceso se accede mediante la opcin Configuracin Impresin de Documentos Fsicos del sub men Definiciones del men Archivo. En esta configuracin se deben seleccionar los documentos que hayan sido creados en la ventana seleccin de documentos y asociarlos segn el tipo de docuemnto que se haya creado. Los documentos se deben crear con anterioridad.

El botn Edita Formato de Documento

permite generar los formatos de documentos en forma dinmica.

Este botn hace una llamada a la ventana Seleccin de documentos, en la cual de debe seleccionar un tipo de documento y luego hacer click en el botn seleccionar, el cual llama a la ventana Documentador.

La ventana Documentador permite crear los tipos de formatos de documentos los cuales, posteriormente, sern asignados al tipo de documento respectivo. Para grabar en la ventana Documentador se necesita ingresar un cdigo para el modelo. Adems se podr hacer una copia del modelo del tipo de documento que se haya creado con anterioridad, para lo cual se deber ingresar un nuevo cdigo del modelo. Manual de Operacin Pgina 58

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3.2.33.

Configuracin MAPI

A este proceso se accede mediante la opcin Configuracin Mapi del Sub_Men Definiciones del men Archivo. Para acceder a la configuracin del correo electrnico se procede de la siguiente forma: La pantalla de configuracin tiene dos grupos de informacin:

La ficha General permite establecer opciones de funcionamiento que facilitan la operacin del sistema, cuyo funcionamiento est supeditado a que se encuentre activa la aplicacin MAPI, y las cuales tienen el siguiente significado: Verificar Mensajes Nuevos Cada nn Minutos Al estar activada esta opcin, la aplicacin MAPI verificar la casilla de correo electrnico con la periodicidad establecida por el valor nn indicado, en busca de nuevos mensajes enviados por la empresa. Enviar Archivos al Momento de ser generados Al estar activada esta opcin, la aplicacin MAPI enviar a la empresa cualquier archivo que haya sido generado por la aplicacin e-SAFE. Para habilitar esta caracterstica es necesario que se encuentre activa la verificacin peridica de mensajes, ya que el envo se producir cada vez que se verifique la llegada de nuevos mensajes. Emitir Mensaje al Momento de Recibir Archivos Al estar activada esta opcin, la aplicacin emitir un mensaje indicando al usuario que se han recibido nuevos mensajes de la empresa. El uso de esta opcin slo es til al estar activa la verificacin peridica de mensajes, ya que de lo contrario, no llegarn mensajes sin el conocimiento del usuario. Enviar Confirmacin de Archivo recibido Esta opcin habilita el envo automtico de un mensaje a la empresa, indicando que se han recibido los archivos enviados por ella. Manual de Operacin Pgina 59

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En la configuracin del servidor se indican los datos de la cuenta de correo y los servidores POP3 y SMTP que se utilizarn.

Esta informacin puede ser obtenida del proveedor de acceso a Internet (ISP) o de la empresa en que se tenga la cuenta de correo electrnico. Slo se pueden utilizar cuentas POP3.
Toda la informacin requerida en esta ficha es imprescindible para el funcionamiento del sistema, y corresponde a la cuenta de correo electrnico del usuario, por lo que se entiende conocida por l. La informacin que se debe ingresar es la siguiente: Nombre Corresponde al nombre del usuario y es utilizado para que el destinatario de los mensajes conozca el nombre real del remitente, por ejemplo Juan Prez. Direccin de Correo Corresponde a la direccin de correo electrnico utilizada por el usuario. Direccin de Respuesta La Direccin de Respuesta permite especificar una direccin de correo electrnico diferente para la recepcin de respuestas a los correos enviados, y habitualmente es la misma que la Diireccin de Correo, por lo que si no requiere una distinta, anote la misma informacin que en la Direccin de Correo. Correo Entrante POP3 El Servidor de Correo Entrante corresponde a la direccin del servidor en que residen los mensajes recibidos, la cual Manual de Operacin Pgina 60

E-Safe puede ser especificada como direccin Internet (por ejemplo mail.transtecnia.cl) o por su direccin IP (por ejemplo 192.168.1.1) Correo Saliente SMTP El Servidor de Correo Saliente corresponde a la direccin del servidor mediante el cual se enviarn los mensajes, la cual puede ser especificada como direccin Internet (por ejemplo mail.transtecnia.cl) o por su direccin IP (por ejemplo 192.168.1.1) Nombre de Cuenta El Nombre de Cuenta corresponde al nombre de usuario utilizado para conectarse al servidor POP3. Los servidores POP3 requieren que el usuario se identifique para darle acceso a rescatar sus mensajes recibidos. Contrasea La Contrasea corresponde al Nombre de Cuenta y es utilizada al igual que sta, para conectarse al servidor POP3.

Manual de Operacin

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E-Safe

4.
4.1.
4.1.1.
4.1.1.1.

Operacin
Ingreso de Informacin
Documentos Asociados
Documentos Relacionados

A travs de esta opcin se ingresan tanto los detalles como los encabezados para las Ordenes de Pedido, Ordenes de Compra, Guas de Despacho, Facturas de Venta, Notas de Crdito y Notas de Dbito. Una nota de crdito o dbito, siempre debe estar asociada a un documento de compra venta, como una factura de venta. Opcionalmente se puede relacionar una factura de venta con una gua de despacho, como asi tambien una gua de despacho se puede asociar a documentos tales como cotizaciones y ordenes de pedido. en donde se presentaran todos los Para agregar informacin debe ir al botn "Arrastre de Documentos" documentos relacionados para que Ud. pueda elegir los Items a incluir al documento respectivo, de la siguiente forma:

Note que en este caso trajo documentos de los distintos RUT existentes en la base de datos, si quisiera realizar un filtro por RUT debe tener seleccionado el campo rut del documento respectivo (factura, nota de crdito u otro) y luego ir al botn "Arrastre de Documentos". Si en el detalle de los documentos aparece "NO DISPONIBLE" es debido a que ese producto y de ese documento en particular, el total de productos ha sido rebajado completamente, a travs de otros documentos asociados anteriormente. Si se puede seleccionar el detalle es debido a que se encuentra disponible toda o parte de la cantidad del documento Manual de Operacin Pgina 62

E-Safe original, si solo tiene disponible parte del documento original la nota de crdito le entregar un mensaje advirtiendo de esta situacin y no podr ser agregardo al detalle hasta que en el total de productos se ingrese una cantidad igual a la disponible o menor. Si se encuentra realizando el arrastre de vrios detalles que ya han sido rebajados en otras notas de crdito o la misma, le advertir de esta situacin pero solo dejara disponible para bajar a la tabla el ltimo, si este fuera el caso Ud. tendr que arrastrar los siguientes productos en esta condicin uno en uno, con el fin de poder ingresar la cantidad restante o menor. Si se desea arrastrar documentos relacionados a las notas de crdito o dbito, estas poseen algunos atributos especiales, debido a lo mismo dependiendo del tipo de documento se presentarn o no el detalle de los mismos: Ejemplo: Las Notas de Crdito poseen las siguientes caractersticas. Anula Documento de Referencia: Si este es el caso, slo se presentarn los encabezados de los documentos a arrastrar, slo podr seleccionar uno de ellos ya que la relacin existente ser uno es a uno, una vez que se selecciona el documento al salir de la opcin de carga el sistema arrastrar en forma completa todos los detalles de este, sin darle la posibilidad al usuario de modificarlo. Corrige texto: Al igual que la anterior slo se presentarn los encabezados, cuando el usuario sale de la opcin slo le traer el encabezado del documento, sin detalle, debido a que es una nota de crdito administrativa. Corrige Montos: Se presentarn todos los documentos con sus detalles, como lo indica la figura anterior, el usuario solo podr seleccionar un encabezado y varios detalles, al salir de la opcin traer los detalles slo del encabezado seleccionado, si existierar detalles de otros encabezados le entregar un mensaje y estos detalles no sern arrastrados al documento. Para el caso de las Notas de Dbito el proceso es similar. Para el caso de las facturas, mostrar las guas de despacho, las ordenes de pedido y las cotizaciones de la misma forma que indica la figura, para que el usuario pueda seleccionar sus detalles. Es importante sealar que un documento electrnico puede ser relacionado a un documento manual y viceversa.

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4.1.2.
4.1.2.1.

Descuentos sobre Descuentos


Funcionalidad

Tiene como objetivo ingresar ms de un descuento a cada uno de los tems de un documento de compra/venta. Estos sern aplicados segn el orden de ingreso. Se puede ingresar un nico porcentaje de descuento, digitando este en el cuadro de texto destinado para ello, ubicado en la lnea de detalle de tem de un documento compra/venta Si desea ingresar ms de un porcentaje de descuento, debe hacerlo en la pantalla creada para ese propsito. Para acceder a esta pantalla, debe presionar la tecla F4 sobre el cuadro destinado al ingreso del porcentaje descuento.

OBSERVACION: Cuando se haya ingresado ms de un porcentaje de descuento para la lnea de detalle, el sistema no permitir digitar un porcentaje de descuento directamente en el cuadro destinado para ello.

Cuando se ingresa ms de un porcentaje de descuento, el sistema calcula un porcentaje acumulado, el cual se visualizar en la lnea de detalle. Si desea modificar, eliminar o visualizar los distintos porcentajes de descuento ingresados para el item, basta con que presione la tecla F4 sobre el cuadro de descuento de la lnea de detalle. Manual de Operacin Pgina 64

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4.1.3.
4.1.3.1.

Compras
Factura Compra Propia Fisica

El ingreso de facturas de compra propia permite ingresar, modificar y eliminar las facturas que emite el comprador, estas facturas son para los contribuyentes de difcil fiscalizacin. A este proceso se accede mediante la opcin Facturas de Compra Propia Fsica del men Compra. Para grabar un documento de este tipo es necesario ingresar lo siguiente: Documento, debe seleccionar o indicar el tipo de documento afecto o exento u otro que va a proceder a ingresar. Sucursal, corresponde a la sucursal de la empresa en la cual se estn ingresando los datos. Rut el cual puede ser nacional o extranjero, si no existe se debe ingresar en la opcin cliente/proveedor Ver Mantencion Clientes y Proveedores, una Tasa de Cambio la cual se ingresa en la opcin tasa de cambio Ver Tasa de Cambio, un cdigo de sucursal del cliente/proveedor el cual se ingresa en la opcin sucursales cliente/proveedores Ver Creacin Sucursales Cliente Proveedor, Fecha de ingreso y Fecha de vencimiento. Adems se debe ingresar un cdigo de producto, si no existe se debe crear en la opcin productos Ver Productos, un precio original, la cantidad en la ficha detalle documento. Adicionalmente se debe ingresar la bodega de destino para los productos registrados en el docuemnto, este dato estar disponible para su ingreso siempre y cuando el mdulo de control de inventario se encuentre habilitado. Descuento sobre Descuentos: Permite aplicar ms de un descuento a la lnea de producto, la forma de activarlo es presionando la tecla de funcin F4, sobre el descuento en la lnea de ingreso de productos. Otros datos que se pueden ingresar son Total Descuento el cual se ingresa en la opcin definiciones Ver Definicin de Descuentos, un Total Recargo el cual se ingresa en la opcin definiciones Ver Definicin de Recargo, y por ltimo un tem de Observaciones. Adems se podr seleccionar si el documento est o no nulo. Forma de Pago, se debe seleccionar la forma de pago que se utiliz en el documento. La forma de obtener el correlativo depender de la impresora que se encuentre activa al momento de grabar el documento, si no existe una impresora seleccionada el usuario podr activar el Correlativo Manual, en el cual se solicitar el nmero del documento al presionar el botn grabar. Existen datos opcionales los cuales pueden ser ingresados por el usuario en forma alternativa, estos datos se encuentran en el tabulador "Datos Opcionales" y corresponden a la fecha de cancelacin del documento, perodo desde, hasta y trminos del pago. Al seleccionar el tabulador "Generales" aparecen los datos del rut que se ha ingresado. Junto con estos, se encuentra el tabulador "Despachos", donde se encuentra el tipo de traslado, despachos y datos del transportista. Existe el botn buscar por el cual se pueden consultar las facturas emitidas anteriormente.

Desglose Tributario y Tabacos: Vea tpico Desglose Tributario y Tabacos

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4.1.3.2.

Factura Compra Propia Electrnica

El ingreso de facturas de compra propia permite ingresar, eliminar, modificar las facturas que emite el comprador, estas facturas son para los contribuyentes de dificil fiscalizacin. A este proceso se accede mediante la opcin Facturas de Compra Propia Electrnica del men Compra. Para grabar un documento de este tipo es necesario ingresar lo siguiente: Documento, debe indicar el tipo de documento afecto o exento u otro que va a proceder a ingresar. Sucursal, corresponde a la sucursal de la empresa en la cual se estan ingresando los datos. Rut el cual puede ser nacional o extranjero, si no existe se debe ingresar en la opcin cliente/proveedor Ver Mantencion Clientes y Proveedores, una Tasa de Cambio la cual se ingresa en la opcin tasa de cambio Ver Tasa de Cambio, un cdigo de sucursal el cual se ingresa en la opcin sucursales cliente/proveedores Ver Creacin Sucursales Cliente Proveedor, Fecha de ingreso y Fecha de vencimiento. Adems se debe ingresar un cdigo de producto, si no existe se debe crear en la opcin productos Ver Productos, un precio original, la cantidad en la ficha detalle documento. Adicionalmente se debe ingresar la bodega de destino para los productos registrados en el docuemnto, este dato estar disponible para su ingreso siempre y cuando el mdulo de control de inventario se encuentre habilitado. Descuento sobre Descuentos: Permite aplicar ms de un descuento a la lnea de producto, la forma de activarlo es presionando la tecla de funcin F4, sobre el descuento en la lnea de ingreso de productos. Otros datos que se pueden ingresar son Total Descuento el cual se ingresa en la opcin definiciones Ver Definicin de Descuentos, un Total Recargo el cual se ingresa en la opcin definiciones Ver Definicin de Recargo, y por ltimo un tem de Observaciones. Adems se podr seleccionar si el documento est o no nulo. Forma de Pago, se debe seleccionar la forma de pago que se utilizo en el documento. Existen datos opcionales los cuales pueden ser ingresados por el usuario en forma alternativa, estos datos se encuentran en el tabulador "Datos Opcionales" y corresponden a la fecha de cancelacin del documento, perodo desde, perodo hasta y terminos del pago. Al seleccionar el tabulador "Generales" aparecen los datos del rut que se ha ingresado. Junto con estos, se encuentra el tabulador "Despachos", donde se encuentra el tipo de traslado, despachos y datos del transportista. Existe el botn buscar por el cual se pueden consultar las facturas emitidas anteriormente.

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La forma de obtener el correlativo para el documento ser del tipo automtica, esto quiere decir, se entregar el folio disponible del CAF activo Ver Administracin CAF. Una vez grabado el documento el usuario deber indicar si genera DTE para el envo del documento al SII.

Una vez generado y enviado el DTE al SII, el registro queda inhabilitado para futuras modificaciones. Tambin debe tener en concideracin que una vez impreso el documento electrnico, este tiene un lmite de tiempo para ser enviado al SII.

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4.1.3.3.

Documentos de Compra

El ingreso de documento de compras permite registrar los documentos utilizados en la operacin comercial de la empresa, para posteriormente emitir el o los libros de compras respectivos. Si se manejan sucursales, estos informes podrn ser emitidos en forma independiente por las diferentes sucursales definidas. A este proceso se accede mediante la opcin Documentos de Compra del men Compras. Una vez ingresados los documentos, ser posible traspasar el libro de compras a la contabilidad en forma automtica a travs de un voucher generado por el proceso de Centralizacin de Compra/Venta. Para realizar el proceso de centralizacin se deber Configurar las cuentas que se van a ocupar para la centralizacin de compras y ventas.

En el ingreso de este tipo de documento se debe identificar el documento mediante el Tipo de Documento, Nmero, Rut del Cliente o Proveedor, Correlativo, Fecha de emisin y Fecha de vencimiento del documento y el Monto del documento. En este tipo de movimiento se podrn ingresar Facturas afectas, Facturas exentas, Notas de dbito y Notas de crdito. Luego se deben identificar los impuestos y sus respectivos montos que estn asociados al documento. Se podrn definir impuestos de Iva, impuesto Iva Retenido, impuestos de Iva Anticipado, etc. Adems se deben indicar las cuentas de cargo para el tipo de documento. Se debe sealar que la suma de los montos de las contracuentas deber ser igual al monto neto del documento. Por ltimo se deben indicar los valores asociados para los temes de desglose de datos tributarios y tabacos. (ver Desglose tributario y tabacos)

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4.1.3.4.

Orden de Compra

El ingreso de Ordenes de Compra permite ingresar al sistema los datos referentes los compromisos adquiridos por la empresa ante las adquisiciones de mercaderas a realizar. A este proceso se accede mediante la opcin Ordenes de Compra del men Compras. Para grabar un documento de este tipo es necesario ingresar lo siguiente: Sucursal, corresponde a la sucursal de la empresa en la cual se estn ingresando los datos. Rut el cual puede ser nacional o extranjero si no existe se debe ingresar en la opcin clientes/proveedores Ver Mantencin Clientes y Proveedores, un numero de documento, un tipo de moneda si existe se debe crear en la opcin definiciones Ver Definiciones de Monedas, una tasa de cambio si no existe se debe crear en la opcin definiciones Ver Tasas de Cambio, una sucursal si no existe se debe crear en la opcin sucursales cliente/proveedores Ver Creacin Sucursales Cliente Proveedor, la fecha de ingreso, la fecha de vencimiento del documento y el ingreso de un articulo si no existe se debe ingresar en la opcin artculos Ver Artculos, el precio original, la cantidad y el descuento. Adicionalmente se debe ingresar la bodega de destino para los productos registrados en el docuemnto, este dato estar disponible para su ingreso siempre y cuando el mdulo de control de inventario se encuentre habilitado. Descuento sobre Descuentos: Permite aplicar ms de un descuento a la lnea de producto, la forma de activarlo es presionando la tecla de funcin F4, sobre el descuento en la lnea de ingreso de productos. Al seleccionar la ficha general aparecen los datos del rut que se ha ingresado.

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4.1.3.5.

Facturas de Compras

El ingreso de facturas permite ingresar al sistema los datos de necesarios de una factura de compra. A este proceso se accede mediante la opcin Facturas de Compra del men Compras. Para grabar un documento de este tipo es necesario ingresar lo siguiente: Documento, debe indicar el tipo de documento afecto o exento u otro que va a proceder a ingresar. Sucursal, corresponde a la sucursal de la empresa en la cual se estn ingresando los datos. Rut el cual puede ser nacional o extranjero, si no existe se debe ingresar en la opcin cliente/proveedor Ver Mantencion Clientes y Proveedores, una Tasa de Cambio la cual se ingresa en la opcin tasa de cambio Ver Tasa de Cambio, un cdigo de sucursal el cual se ingresa en la opcin sucursales cliente/proveedores Ver Creacin Sucursales Cliente Proveedor, Fecha de ingreso y Fecha de vencimiento. Adems se debe ingresar un cdigo de producto, si no existe se debe crear en la opcin productos Ver Productos, un precio original y la cantidad en la ficha detalle documento. Adicionalmente se debe ingresar la bodega de destino para los productos registrados en el docuemnto, este dato estar disponible para su ingreso siempre y cuando el mdulo de control de inventario se encuentre habilitado. Descuento sobre Descuentos: Permite aplicar ms de un descuento a la lnea de producto, la forma de activarlo es presionando la tecla de funcin F4, sobre el descuento en la lnea de ingreso de productos. Otros datos que se pueden ingresar son Total Descuento el cual se ingresa en la opcin definiciones Ver Definicin de Descuentos, un Total Recargo el cual se ingresa en la opcin definiciones Ver Definicin de Recargo, y por ltimo un tem de Observaciones. Adems se podr seleccionar si el documento est o no nulo. Forma de Pago, se debe seleccionar la forma de pago que se utiliz en el documento, si no existen formas de pago estas se deben crear en la opcin definiciones Ver Formas de Pago. La forma de obtener el correlativo depender de la impresora que se encuentre activa al momento de grabar el documento, si no existe una impresora seleccionada el usuario podr activar el check de correlativo manual, en el cual se solicitar el nmero del documento al presionar el botn grabar. Al seleccionar el tabulador "Generales" aparecen los datos del rut que se ha ingresado. Junto con estos, se encuentra el tabulador "Despachos", donde se encuentra el tipo de traslado, despachos y datos del transportista. Existe el botn buscar por el cual se pueden consultar las facturas emitidas anteriormente.

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4.1.3.6.

Notas de Crdito

El ingreso de notas crdito permite ingresar este tipo de documento el cual disminuye el precio del valor de la factura. A este proceso se accede mediante la opcin Notas de Crdito del men Compras. Para grabar un documento de este tipo necesariamente se debe realizar por medio del botn "Arrastre de Documentos" Ver Documentos Relacionados. Para ello se debe indicar la Sucursal y el tipo de nota de crdito, el cual puede ser del tipo "Anula Documento Referencia", "Corrige Texto" o "Corrige Montos". La forma de obtener el nmero de documento depender de la impresora que se encuentre activa al momento de grabar el documento, si no existe una impresora seleccionada el usuario podr activar el check de correlativo manual, en el cual se solicitar el nmero del documento al presionar el botn grabar. Desglose Tributario y Tabacos: Vea tpico Desglose Tributario y Tabacos

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4.1.3.7.

Notas de Dbito

El ingreso de notas ddito permite ingresar este tipo de documento el cual aumenta el precio del valor de la factura. A este proceso se accede mediante la opcin Notas de Ddito del men Compras. Para grabar un documento de este tipo necesariamente se debe realizar por medio del botn "Arrastre de Documentos" Ver Documentos Relacionados. Para ello se debe indicar la Sucursal y el tipo de nota de ddito, el cual puede ser del tipo "Anula Documento Referencia" o "Corrige Montos". La forma de obtener el nmero de documento depender de la impresora que se encuentre activa al momento de grabar el documento, si no existe una impresora seleccionada el usuario podr activar el check de correlativo manual, en el cual se solicitar el nmero del documento al presionar el botn grabar. Desglose Tributario y Tabacos: Vea tpico Desglose Tributario y Tabacos

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4.1.3.8.

Guia de Despacho

El ingreso de guas de despacho de venta permite ingresar todos los despachos que estan relacionados con los productos que sern entregados a una determinada empresa. A este proceso se accede mediante la opcin Guas de Despacho del men Compras. Para grabar un documento de este tipo es necesario ingresar lo siguiente: Sucursal, corresponde a la sucursal de la empresa en la cual se estn ingresando los datos. Rut del Cliente/Proveedor, si no existiese deber ser ingresado en la opcin Clientes/Proveedores Ver Mantencin Clientes y Proveedores; Nmero de la Gua de Despacho, Moneda necesaria para realizar el calculo total de la gua de despacho, si no existiese deber ser ingresada en la opcin Monedas Ver Definiciones de Moneda; Tasa Cambio podr ser ingresada por Teclado o Carga Masiva, utilizada para calcular el total de la gua de despacho, Sucursal a la que pertenecen los clientes/proveedores, si no existiese se deber ingresar en la opcin sucursales Clientes/Proveedores Ver Creacin Sucursales Cliente Proveedor; Fecha de Ingreso que corresponde a la de emisin de la gua de despacho, Fecha Vencimiento fecha en que caduca la gua de despacho y Detalle de la Gua de Despacho que corresponde a: Producto, Precio Original, Cantidad, Descuento (opcional): Cdigo del producto por el(los) cual(es) se realiza la gua de despacho, si no existiese el producto deber ser ingresado en la opcin Productos junto con los dems datos asociados a ste. Ver Productos. Descuento sobre Descuentos: Permite aplicar ms de un descuento a la lnea de producto, la forma de activarlo es presionando la tecla de funcin F4, sobre el descuento en la lnea de ingreso de productos. Forma de Pago, se debe seleccionar la forma de pago que se utilizo en el documento, si no existen formas de pago estas se deben crear en la opcin definiciones Ver Formas de Pago. La forma de obtener el correlativo depender de la impresora que se encuentre activa al momento de grabar el documento, si no existe una impresora seleccionada el usuario podr activar el check de correlativo manual, en el cual se solicitar el nmero del documento al presionar el botn grabar. Al seleccionar el tabulador "Generales" aparecen los datos del rut que se ha ingresado. Junto con estos, se encuentra el tabulador "Despachos", donde se encuentra el tipo de traslado, despachos y datos del transportista. Existe el botn buscar por el cual se pueden consultar las facturas emitidas anteriormente.

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4.1.3.9.

Carpetas de Importacin

El proceso de Carpetas de Importacin tiene como objetivo agrupar documentos asociados a una importacin A este proceso se accede mediante la opcin Carpetas de Importacin del men Compra. Para grabar se necesita ingresar un numero de carpeta e ingresar una descripcin, un rut nacional o extranjero si no existe se debe ingresar en la opcin clientes/proveedores Ver Mantencion Clientes y Proveedores, una sucursal asociado si no existiese se debe crear en la opcin sucursales Ver Sucursales y ingresar un detalle el cual se ingresa en otra ventana. Para ingresar un detalle se debe hacer click en el botn nuevo que se encuentra a la izquierda de la pantalla. Para grabar el detalle de importacin se requiere lo siguiente: Al hacer click en el botn nuevo aparece una ventana Detalle de Importacin en la cual se debe ingresar el tipo de documento si este no existe se debe ingresar en la opcin definiciones Ver Tipos de Documentos, ingresar un numero de documento existente segn el tipo de documento asociado, en el cual se podr ingresar un gasto el cual se crea en la opcin definiciones Ver Creacin de Gastos, un derecho el cual se ingresa en la opcin definiciones Ver Creacin de Derechos. Tambin se podr ingresar una observacin si as fuera requerida Adems se podr cerrar la carpeta de importacin con lo cual se actualizar el inventario

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4.1.3.10.

DTE Terceros

4.1.3.10.1. Recupera DTE


A este proceso se accede mediante la opcin Integra DTE's del sub men DTE Terceros del men Compras. Un usuario electrnico por definicin, adems de ser un emisor de documentos electrnicos tiene que ser necesariamente un receptor de DTE de terceros, por lo tanto, el sistema tiene la capacidad de capturar DTE de terceros y dejarlos dentro de un directorio especfico dentro del disco duro, con esta opcin el usuario visualiza todos aquellos DTE que se han recibidos, ponindolos en la lista de archivos bajo el titulo "DTE a Capturar".

El nombre del archivo a capturar esta compuesto de la siguiente forma: DOC_RUT_FOLIO.TXT Los dos primeros caracteres corresponden al tipo de documento, luego el RUT del emisor del DTE y por ltimo el nmero de folio del documento. El proceso de captura consiste en lo siguiente: Se deben elegir los documentos a capturar, cada vez que se haga click sobre uno de ellos este se pondr de color azul lo que indica que se encuentra seleccionado.

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E-Safe El usuario podr marcar o desmarcar los documentos a voluntad. Una vez que el usuario determina los documentos a capturar debe presionar el botn "Captura Documentos Seleccionados" , cuando eso sucede el sistema realiza un chequeo de toda la informacin que tiene cada uno de los DTE seleccionados y los va traspasando a tablas temporales. El proceso de traspasar los documentos a tablas temporales se realiza debido a que la informacin que traen los documentos que son capturados no necesariamente se encuentra en forma completa dentro del sistema, por lo que el usuario deber completar esta informacin antes de realizar la captura completa del documento, esta captura o integracin final del documento se debe realizar en la opcin Integra DTE's. Una vez que concluye el proceso de captura de informacin, el sistema entregar un informe general (de todos los documentos capturados existentes en las tablas temporales y no de los documentos capturados en el proceso), con todos los problemas encontrados en cada una de los documentos, estos problemas pueden ser por ejemplo: Proveedor no existe, si este fuera el caso el usuario antes de integrarlo al sistema debe ingresar el proveedor, alguno de sus datos, se despliegan en el informe.

Es muy importante sealar que si este es el caso, cuando el usuario cree el cliente proveedor debe asignarle el atributo "Contribuyente Electrnico". Ver Mantencin Clientes y Proveedores Tipo de documento no existe, el documento capturado no existe como tipo de documento en el sistema. Impuesto no existe o mal definido, se debe ingresar o modificar el porcentaje del impuesto informado. Cada documento procesado pasar a la tabla de "DTE Capturados" en donde se visualiza el nombre del archivo, el documento capturado, RUT del proveedor y el folio capturado. Manual de Operacin Pgina 79

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Actualmente el sistema no captura los siguientes tipos de archivo: 52 Guas de Despacho Electrnicas. 39 Boletas Electrnicas Afectas 41 Boletas Electrnicas Exentas. Esto quiere decir que aunque existan estos tipos de documentos para capturar y an cuando el usuario los seleccione, estos documentos quedaran en la lista y no sern capturados.

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4.1.3.10.2. Integra DTE


Este proceso nos permite integrar en forma definitiva los DTE capturados de terceros al sistema. A este proceso se accede mediante la opcin Integra DTE's del sub men DTE Terceros del men Compras.

La forma de dar inicio a un proceso de integracin consiste en que el usuario a travs del botn "Buscar" , seleccione el documento a integrar al sistema, la lista de documentos que aparece, corresponde a todos aquellos documentos capturados previamente y que an permanecen en tablas locales.

Una vez seleccionado el documento haciendo doble click o presionando el botn aceptar de la carga masiva de datos, el sistema realiza una inspeccin de los datos existentes en el DTE capturado, si alguno de sus datos no existe en las tablas del sistema o no es consistente, la integracin se suspende desplegando en pantalla el siguiente mensaje: "El documento presenta errores, imposible cargar", dando la posibilidad al usuario de imprimir un informe con las diferencias encontradas en el documento. Manual de Operacin Pgina 81

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Si la respuesta es afirmativa se entrega un informe, con el cual el usuario debe necesariamente actualizar las tablas del sistema, de lo contrario, no podr realizar la integracin del DTE capturado. Si el DTE capturado no presenta problemas, la informacin de este ser presentada en pantalla a la espera de que se confirmen los datos capturados, dentro de este proceso, quizs el punto ms relevante, tiene relacin con el tabulador "Detalle de Cuentas", en donde el usuario deber detallar las cuentas de cargo que afectan al documento de compra.

Una vez en pantalla el documento, el usuario, podr darse cuenta que algunos datos se presentan con fondo amarillo, esto indica que son informativos y no se podrn cambiar, sin embargo aquellos datos que se presentan en fondo blanco deben ser confirmados por el usuario, estos datos son: Sucursal: Se presenta un combo con todas las sucursales disponibles en el sistema, el usuario debe indicar a que sucursal ser cargado el documento. Tipo de Documento: Si el sistema tiene definido ms de un tipo de documento para el tipo cargado, el usuario debe indicar a que tipo se refiere. Correlativo: Debe ser ingresado por el usuario, el sistema sugiere el ltimo correlativo ms uno. Vendedor: Entrega la lista de vendedores existentes, se debe determinar a cual ser cargada la compra. Forma de pago: Se entrega la lista con todas las formas de pago existentes, debe seleccionar alguna.

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E-Safe Tabulador "Totales Generales de DTE"

Total General/Impuestos Entrega los montos afectos y exentos del documento, adems de los impuestos involucrados, si alguno de los impuestos tiene ms de una definicin en el sistema, aparecer en blanco seleccionable para que el usuario se defina por uno. Referencias: Si el documento es una Nota de Crdito o Dbito, aparecern aquellos documentos a los cuales hace referencia, para el caso de las Notas de Crdito, si esta hace referencia a varios documentos el usuario deber ingresar los montos involucrados, ya que es imposible para el sistema poder determinarlos, la suma de estos montos debe ser igual a la suma del documento. Si el documento hace relacin a una sola referencia se cargar el total del documento al documento de referencia.

Tabulador "Detalle de Cuentas"

En este tabulador, el usuario deber ingresar las cuentas de cargo relacionadas con el documento, por cada detalle al usuario podr ingresar las caractersticas tributarias si lo desea, los montos deben cuadrar con el documento. Manual de Operacin Pgina 83

E-Safe Tabulador "Artculos"

Solo de informacin, entrega el detalle de los productos asociados al documento, la informacin que entrega es el nombre del producto, unidad de medida, cantidad, precio unitario y total. Una vez que el usuario identific el documento debe presionar el botn grabar, el cual integra la informacin del documento recibido a la contabilidad, despus de esto el documento desaparece y el formulario queda disponible para integrar otro documento hasta que se terminen los documentos relacionados existentes en las tablas temporales del sistema. Si durante el proceso de grabacin el sistema advierte que el documento a integrar ya existe en el sistema, le advertir al usuario y le preguntar si desea reemplazar el documento existente. Finalizado el proceso de integracin de algn documento este queda disponible para ser procesado por el sistema.

Tabulador Desglose Tributario Vea tpico Desglose Tributario y Tabacos

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4.1.4.
4.1.4.1.

Ventas
Documentos Fsicos

4.1.4.1.1. Cotizaciones
El ingreso de Cotizaciones permite ingresar al sistema los datos necesarios de un grupo de precios. A este proceso se accede mediante la opcin Cotizaciones del men Ventas. Para grabar una Cotizacin se deber ingresar el Rut del Cliente/Proveedor, si no existiese deber ser ingresado en la opcin Clientes/Proveedores Ver Mantencin clientes y Proveedores; Nmero de la Cotizacin (automtico), Moneda necesaria para realizar el calculo total de la Cotizacin, si no existiese deber ser ingresada en la opcin Monedas Ver Definiciones de Moneda; Tasa Cambio podr ser ingresada por Teclado o Carga Masiva, utilizada para calcular el total de la Cotizacin, Bodega de origen de los artculos, si no existiese se deber ingresar en la opcin Definicin de Bodegas Ver Definicin de Bodega; Sucursal a la que pertenecen los clientes/proveedores, si no existiese se deber ingresar en la opcin Sucursales Clientes/Proveedores Ver Creacin Sucursales Cliente Proveedor; Fecha Ingreso que corresponde a la fecha de emisin de la Cotizacin, Fecha Vencimiento fecha en que caduca la Cotizacin y Detalle de la Cotizacin que corresponde a: Artculo, Precio Original, Cantidad, Descuento (opcional): Cdigo del artculo por el(los) cual(es) se realiza la Cotizacin, si no existiese el artculo deber ser ingresado en la opcin Artculos junto con los dems datos mencionados anteriormente asociados a ste. Ver Artculos. Como dato alternativo, puede registrar un tem de Observaciones. Existe el Botn Buscar por el cual se pueden consultar las Cotizaciones realizadas anteriormente. Descuento sobre Descuentos: Permite aplicar ms de un descuento a la linea de articulo.

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4.1.4.1.2. Orden de Pedido


El ingreso de Ordenes de Pedido permite registrar en el sistema los datos necesarios para aquellos compromisos adquiridos con los clientes para una eventual facturacin. A este proceso se accede mediante la opcin Ordenes de Pedido del men Venta. Para grabar una Orden de Pedido se deber ingresar el Rut del Cliente/Proveedor, si no existiese deber ser ingresado en la opcin Clientes/Proveedores Ver Mantencin clientes y Proveedores, Nmero de la Orden de Pedido (automtico), Moneda necesaria para realizar el clculo total de la Orden de Pedido, si no existiese deber ser ingresada en la opcin Monedas Ver Definicin de Monedas Tasa Cambio podr ser ingresada por Teclado o Carga Masiva, utilizada para calcular el total de la Orden de Pedido, Bodega de origen de los artculos, si no existiese se deber ingresar en la opcin Definicin de Bodegas Ver Definicin de Bodega, Sucursal a la que pertenecen los clientes/proveedores, si no existiese se deber ingresar en la opcin Sucursales Clientes/Proveedores Ver Creacin Sucursales Cliente Proveedor; Fecha Ingreso que corresponde a la fecha de emisin de la Orden de Pedido, Fecha Vencimiento fecha en que caduca la Orden de Pedido y Detalle de la Orden de Pedido que corresponde a: Artculo, Precio Original, Cantidad, Descuento (opcional): Cdigo del artculo por el(los) cual(es) se realiza la Orden de Pedido, si no existiese el artculo deber ser ingresado en la opcin Artculos junto con los dems datos mencionados anteriormente asociados a ste. Ver Artculos. Como dato alternativo, puede registrar un tem de Observaciones. Existe el Botn Buscar por el cual se pueden consultar las Ordenes de Pedido registradas anteriormente. Adems, existe el botn "Documentos Asociados" el cual recupera datos para un determinado cliente si es que se ingres el Rut por pantalla, sino, recupera todos los documentos asociados. Hay que acotar que solo se podrn recuperar documentos del tipo Cotizaciones. Descuento sobre Descuentos: Permite aplicar ms de un descuento a la linea de articulo.

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4.1.4.1.3. Gua de Despacho Fsica


El ingreso de guas de despacho de venta permite ingresar todos los despachos que estan relacionados con los productos que sern entregados a una determinada empresa. A este proceso se accede mediante la opcin Guas de Despacho del sub men Documentos Fsicos del men Ventas. Para grabar un documento de este tipo es necesario ingresar lo siguiente: Sucursal, corresponde a la sucursal de la empresa en la cual se estn ingresando los datos. Rut del Cliente/Proveedor, si no existiese deber ser ingresado en la opcin Clientes/Proveedores Ver Mantencin Clientes y Proveedores; Nmero de la Gua de Despacho, Moneda necesaria para realizar el calculo total de la gua de despacho, si no existiese deber ser ingresada en la opcin Monedas Ver Definiciones de Moneda; Tasa Cambio podr ser ingresada por Teclado o Carga Masiva, utilizada para calcular el total de la gua de despacho, Sucursal a la que pertenecen los clientes/proveedores, si no existiese se deber ingresar en la opcin sucursales Clientes/Proveedores Ver Creacin Sucursales Cliente Proveedor; Fecha de Ingreso que corresponde a la de emisin de la gua de despacho, Fecha Vencimiento fecha en que caduca la gua de despacho y Detalle de la Gua de Despacho que corresponde a: Producto, Precio Original, Cantidad, Descuento (opcional): Cdigo del producto por el(los) cual(es) se realiza la gua de despacho, si no existiese el producto deber ser ingresado en la opcin Productos junto con los dems datos asociados a ste. Ver Productos. Adicionalmente se debe ingresar la bodega de origen de los productos registrados en el docuemnto, este dato estar disponible para su ingreso siempre y cuando el mdulo de control de inventario se encuentre habilitado. Descuento sobre Descuentos: Permite aplicar ms de un descuento a la lnea de producto, la forma de activarlo es presionando la tecla de funcin F4, sobre el descuento en la lnea de ingreso de productos. Como dato alternativo, puede registrar un tem de Observaciones. Adems se podr seleccionar si el documento est nulo o no. Forma de Pago, se debe seleccionar la forma de pago que se utilizo en el documento, si no existen formas de pago estas se deben crear en la opcin definiciones Ver Formas de Pago. La forma de obtener el correlativo depender de la impresora que se encuentre activa al momento de grabar el documento, si no existe una impresora seleccionada el usuario podr activar el check de correlativo manual, en el cual se solicitar el nmero del documento al presionar el botn grabar. Existen datos opcionales los cuales pueden ser ingresados por el usuario en forma alternativa, estos datos se encuentran en el tabulador "Datos Opcionales" y corresponden a la fecha de cancelacin del documento, perodo desde, hasta y trminos del pago. Al seleccionar el tabulador "Generales" aparecen los datos del rut que se ha ingresado. Junto con estos, se encuentra el tabulador "Despachos", donde se encuentra el tipo de traslado, despachos y datos del transportista. Existe el botn buscar por el cual se pueden consultar las facturas emitidas anteriormente.

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4.1.4.1.4. Factura Fsica


El ingreso de facturas permite ingresar al sistema los datos de necesarios de una factura de venta. A este proceso se accede mediante la opcin Facturas de Venta del sub men Documentos Fsicos del men Ventas. Para grabar un documento de este tipo es necesario ingresar lo siguiente: Documento, debe indicar el tipo de documento afecto o exento u otro que va a proceder a ingresar. Sucursal, corresponde a la sucursal de la empresa en la cual se estn ingresando los datos. Rut el cual puede ser nacional o extranjero, si no existe se debe ingresar en la opcin cliente/proveedor Ver Mantencion Clientes y Proveedores, una Tasa de Cambio la cual se ingresa en la opcin tasa de cambio Ver Tasa de Cambio, un cdigo de sucursal el cual se ingresa en la opcin sucursales cliente/proveedores Ver Creacin Sucursales Cliente Proveedor, Fecha de ingreso y Fecha de vencimiento. Adems se debe ingresar un cdigo de productos si no existe se debe crear en la opcin productos Ver Productos, un precio original, la cantidad en la ficha detalle documento. Adicionalmente se debe ingresar la bodega de origen de los productos registrados en el docuemnto, este dato estar disponible para su ingreso siempre y cuando el mdulo de control de inventario se encuentre habilitado. Descuento sobre Descuentos: Permite aplicar ms de un descuento a la lnea de producto, la forma de activarlo es presionando la tecla de funcin F4, sobre el descuento en la lnea de ingreso de productos. Otros datos que se pueden ingresar son Total Descuento el cual se ingresa en la opcin definiciones Ver Definicin de Descuentos, un Total Recargo el cual se ingresa en la opcin definiciones Ver Definicin de Recargo, y por ltimo un tem de Observaciones. Adems se podr seleccionar si el documento est o no nulo. Forma de Pago, se debe seleccionar la forma de pago que se utiliz en el documento, si no existen formas de pago estas se deben crear en la opcin definiciones Ver Formas de Pago. La forma de obtener el correlativo depender de la impresora que se encuentre activa al momento de grabar el documento, si no existe una impresora seleccionada el usuario podr activar el check de correlativo manual, en el cual se solicitar el nmero del documento al presionar el botn grabar. Existen datos opcionales los cuales pueden ser ingresados por el usuario en forma alternativa, estos datos se encuentran en el tabulador "Datos Opcionales" y corresponden a la fecha de cancelacin del documento, perodo desde, perodo hasta y terminos del pago. Al seleccionar el tabulador "Generales" aparecen los datos del rut que se ha ingresado. Junto con estos, se encuentra el tabulador "Despachos", donde se encuentra el tipo de traslado, despachos y datos del transportista. Existe el botn buscar por el cual se pueden consultar las facturas emitidas anteriormente.

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4.1.4.1.5. Factura de Venta de Terceros


El ingreso de facturas de venta de terceros permite ingresar las facturas que emite el comprador, estas facturas son para los contribuyentes de difcil fiscalizacin. A este proceso se accede mediante la opcin Facturas Venta de Terceros del sub men Documentos Fsicos del men Ventas. Para grabar un documento de este tipo es necesario ingresar lo siguiente: Sucursal, corresponde a la sucursal de la empresa en la cual se estn ingresando los datos. Rut el cual puede ser nacional o extranjero, si no existe se debe ingresar en la opcin cliente/proveedor Ver Mantencion Clientes y Proveedores, Nmero de la Factura de Venta de Terceros, una Tasa de Cambio la cual se ingresa en la opcin tasa de cambio Ver Tasa de Cambio, un cdigo de sucursal el cual se ingresa en la opcin sucursales cliente/proveedores Ver Creacin Sucursales Cliente Proveedor, Fecha de ingreso y Fecha de vencimiento. Adems se debe ingresar un cdigo de productos si no existe se debe crear en la opcin productos Ver Productos, un precio original, la cantidad en la ficha detalle documento. Adicionalmente se debe ingresar la bodega de origen de los productos registrados en el docuemnto, este dato estar disponible para su ingreso siempre y cuando el mdulo de control de inventario se encuentre habilitado. Descuento sobre Descuentos: Permite aplicar ms de un descuento a la lnea de producto, la forma de activarlo es presionando la tecla de funcin F4, sobre el descuento en la lnea de ingreso de productos. Otros datos que se pueden ingresar son Total Descuento el cual se ingresa en la opcin definiciones Ver Definicin de Descuentos, un Total Recargo el cual se ingresa en la opcin definiciones Ver Definicin de Recargo, y por ltimo un tem de Observaciones. Adems se podr seleccionar si el documento est o no nulo. Forma de Pago, se debe seleccionar la forma de pago que se utiliz en el documento, si no existen formas de pago estas se deben crear en la opcin definiciones Ver Formas de Pago. Existen datos opcionales los cuales pueden ser ingresados por el usuario en forma alternativa, estos datos se encuentran en el tabulador "Datos Opcionales" y corresponden a la fecha de cancelacin del documento, perodo desde, perodo hasta y terminos del pago. Al seleccionar el tabulador "Generales" aparecen los datos del rut que se ha ingresado. Junto con estos, se encuentra el tabulador "Despachos", donde se encuentra el tipo de traslado, despachos y datos del transportista. Existe el botn buscar por el cual se pueden consultar las facturas emitidas anteriormente.

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4.1.4.1.6. Nota de Crdito Fsica


El ingreso de notas crdito permite ingresar este tipo de documento el cual disminuye el precio del valor de la factura. A este proceso se accede mediante la opcin Notas de Crdito del sub men Documentos Fsicos del men Ventas. Para grabar un documento de este tipo necesariamente se debe realizar por medio del botn "Documentos Relacionados" Ver Documentos Relacionados.

Para ello se debe indicar la Sucursal y el tipo de nota de crdito, el cual puede ser del tipo "Anula Documento Referencia", "Corrige Texto" o "Corrige Montos". La forma de obtener el nmero de documento depender de la impresora que se encuentre activa al momento de grabar el documento, si no existe una impresora seleccionada el usuario podr activar el check de correlativo manual, en el cual se solicitar el nmero del documento al presionar el botn grabar.

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4.1.4.1.7. Nota de Dbito Fsica


El ingreso de notas ddito permite ingresar este tipo de documento el cual aumenta el precio del valor de la factura. A este proceso se accede mediante la opcin Notas de Ddito del sub men Documentos Fsicos del men Ventas. Para grabar un documento de este tipo necesariamente se debe realizar por medio del botn "Documentos Relacionados" Ver Documentos Relacionados.

Para ello se debe indicar la Sucursal y el tipo de nota de ddito, el cual puede ser del tipo "Anula Documento Referencia" o "Corrige Montos". La forma de obtener el nmero de documento depender de la impresora que se encuentre activa al momento de grabar el documento, si no existe una impresora seleccionada el usuario podr activar el check de correlativo manual, en el cual se solicitar el nmero del documento al presionar el botn grabar.

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4.1.4.1.8. Boleta Nominativa Fsica


El ingreso de boletas de venta nominativa es aquel en el que se indica rut y nombre de cliente. A este proceso se accede mediante la opcin Boletas Nominativas del sub men Documentos Fsicos del men Ventas. Para grabar un documento de este tipo es necesario ingresar lo siguiente: Documento, debe indicar el tipo de documento afecto o exento que va a proceder a ingresar. Sucursal, corresponde a la sucursal de la empresa en la cual se estan ingresando los datos. Tipo de Servicio, corresponde al tipo de servicio por el cual se emite la boleta de venta. Este puede ser del tipo "Servicio Peridico", "Servicio Peridico Domiciliario" o "Venta y Servicio". Rut el cual puede ser nacional o extranjero, si no existe se debe ingresar en la opcin cliente/proveedor Ver Mantencion Clientes y Proveedores, una Tasa de Cambio la cual se ingresa en la opcin tasa de cambio Ver Tasa de Cambio, un cdigo de sucursal el cual se ingresa en la opcin sucursales cliente/proveedores Ver Creacin Sucursales Cliente Proveedor, Fecha de ingreso. Adems se debe ingresar un cdigo de productos si no existe se debe crear en la opcin productos Ver Productos, un precio original y la cantidad en la ficha detalle documento. Adicionalmente se debe ingresar la bodega de origen de los productos registrados en el docuemnto, este dato estar disponible para su ingreso siempre y cuando el mdulo de control de inventario se encuentre habilitado. Descuento sobre Descuentos: Permite aplicar ms de un descuento a la lnea de producto, la forma de activarlo es presionando la tecla de funcin F4, sobre el descuento en la lnea de ingreso de productos. Forma de Pago, se debe seleccionar la forma de pago que se utilizo en el documento, si no existen formas de pago estas se deben crear en la opcin definiciones Ver Formas de Pago. Otros datos que se pueden ingresar son Total Descuento el cual se ingresa en la opcin definiciones Ver Definicin de Descuentos y por ltimo un tem de Observaciones. La forma de obtener el correlativo depender de la impresora que se encuentre activa al momento de grabar el documento, si no existe una impresora seleccionada el usuario podr activar el check de correlativo manual, en el cual se solicitar el nmero del documento al presionar el botn grabar. Al seleccionar el tabulador "Generales" aparecen los datos del rut que se ha ingresado. Existe el botn buscar por el cual se pueden consultar las boletas emitidas anteriormente.

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4.1.4.1.9. Boleta No Nominativa


El ingreso de boletas de venta no nominativa es aquel en el que no se identifica al cliente. A este proceso se accede mediante la opcin Boletas No Nominativas del sub men Documentos Fsicos del men Ventas. Para grabar un documento de este tipo es necesario indicar el tipo de documento (boleta afecta o exenta) e indicar una sucursal, la cual corresponde a la sucursal de la empresa en la que se estn ingresando los datos. Un tipo de moneda la cual se crea en la opcin definiciones Ver Definiciones de Monedas, una tasa de cambio si no existe se debe ingresar en la opcin definiciones Ver Tasa de Cambio, el cdigo de una lista de precio la cual se crea en la opcin definiciones Ver Lista de Precio, , la fecha de ingreso del documento, el tipo de serie (con serie sin serie) si es con serie se habilita el campo serie con el cual se genera el nmero de la boleta, el vendedor y una forma de pago si no existe se debe ingresar en la opcin definiciones Ver Forma de Pago. Tambin se podr ingresar un total descuento si tuviese si no se debe ingresar en la opcin definiciones Ver Definicin de Descuentos, y por ltimo una observacin. Adicionalmente se debe ingresar la bodega de origen de los productos registrados en el docuemnto, este dato estar disponible para su ingreso siempre y cuando el mdulo de control de inventario se encuentre habilitado. Descuento sobre Descuentos: Permite aplicar ms de un descuento a la lnea de producto, la forma de activarlo es presionando la tecla de funcin F4, sobre el descuento en la lnea de ingreso de productos.

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4.1.4.1.10. Carpetas de Exportacin


El proceso de Carpetas de Exportacin tiene como objetivo agrupar documentos asociados a una Exportacin A este proceso se accede mediante la opcin Carpetas de Exportacin del men Venta. Para grabar se necesita ingresar un numero de carpeta e ingresar una descripcin, un rut nacional o extranjero si no existe se debe ingresar en la opcin clientes/proveedores Ver Mantencion Clientes y Proveedores, una sucursal asociado si no existiese se debe crear en la opcin sucursales Ver Sucursales y ingresar un detalle el cual se ingresa en otra ventana. Para ingresar un detalle se debe hacer click en el botn nueva que se encuentra ala izquierda de la pantalla. Para grabar el detalle de exportacin se requiere lo siguiente: Al hacer click en el botn nuevo aparece una ventana Detalle de Exportacin en la cual se debe ingresar el tipo de documento si este no existe se debe ingresar en la opcin definiciones Ver Tipos de Documentos, ingresar un numero de documento existente segn el tipo de documento asociado, en el cual se podr ingresar un gasto el cual se crea en la opcin definiciones Ver Creacin de Gastos, un derecho el cual se ingresa en la opcin definiciones Ver Creacin de Derechos. Tambin se podr ingresar una observacin si as fuera requerida Adems se podr cerrar la carpeta de importacin con lo cual se actualizar el inventario

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4.1.4.2.

Documentos Electrnicos

4.1.4.2.1. Gua de Despacho Electrnica


El ingreso de guas de despacho de venta permite ingresar todos los despachos que estan relacionados con los productos que sern entregados a una determinada empresa. A este proceso se accede mediante la opcin Guas de Despacho del sub men Documentos Electrnicos del men Ventas. Para grabar un documento de este tipo es necesario ingresar lo siguiente: Sucursal, corresponde a la sucursal de la empresa en la cual se estn ingresando los datos. Rut del Cliente/Proveedor, si no existiese deber ser ingresado en la opcin Clientes/Proveedores Ver Mantencin Clientes y Proveedores; Nmero de la Gua de Despacho, Moneda necesaria para realizar el calculo total de la gua de despacho, si no existiese deber ser ingresada en la opcin Monedas Ver Definiciones de Moneda; Tasa Cambio podr ser ingresada por Teclado o Carga Masiva, utilizada para calcular el total de la gua de despacho, Sucursal a la que pertenecen los clientes/proveedores, si no existiese se deber ingresar en la opcin sucursales Clientes/Proveedores Ver Creacin Sucursales Cliente Proveedor; Fecha de Ingreso que corresponde a la fecha de emisin de la gua de despacho, Fecha Vencimiento fecha en que caduca la gua de despacho y Detalle de la Gua de Despacho que corresponde a: Producto, Precio Original, Cantidad, Descuento (opcional): Cdigo del producto por el(los) cual(es) se realiza la gua de despacho, si no existiese el producto deber ser ingresado en la opcin productos junto con los dems datos asociados a ste. Ver Productos. Adicionalmente se debe ingresar la bodega de origen de los productos registrados en el docuemnto, este dato estar disponible para su ingreso siempre y cuando el mdulo de control de inventario se encuentre habilitado. Descuento sobre Descuentos: Permite aplicar ms de un descuento a la lnea de producto, la forma de activarlo es presionando la tecla de funcin F4, sobre el descuento en la lnea de ingreso de productos. Otros datos que se pueden ingresar son Total Descuento el cual se ingresa en la opcin definiciones Ver Definicin de Descuentos, un Total Recargo el cual se ingresa en la opcin definiciones Ver Definicin de Recargo, y por ltimo un tem de Observaciones. Forma de Pago, se debe seleccionar la forma de pago que se utilizo en el documento, si no existen formas de pago estas se deben crear en la opcin definiciones Ver Formas de Pago. Existen datos opcionales los cuales pueden ser ingresados por el usuario en forma alternativa, estos datos se encuentran en el tabulador "Datos Opcionales" y corresponden a la fecha de cancelacin del documento, perodo desde, perodo hasta y terminos del pago. Al seleccionar el tabulador "Generales" aparecen los datos del rut que se ha ingresado. Junto con estos,est el tabulador "Despachos", donde se encuentra el tipo de traslado, despachos y datos del transportista. Existe el botn buscar por el cual se pueden consultar las facturas emitidas anteriormente.

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La forma de obtener el correlativo para el documento ser del tipo automtica, esto quiere decir, se entregara el folio disponible del CAF activo Ver Administracin CAF. Una vez grabado el documento el usuario deber indicar si genera DTE para el envo del documento al SII.

Una vez generado y enviado el DTE al SII, el registro queda inhabilitado para futuras modificaciones. Tambin debe tener en concideracin que una vez impreso el documento electrnico, este tiene un lmite de tiempo para ser enviado al SII.

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4.1.4.2.2. Factura Electrnica


El ingreso de facturas permite ingresar al sistema los datos de necesarios de una factura de venta. A este proceso se accede mediante la opcin Facturas de Venta del sub men Documentos Electrnicos del men Ventas. Para grabar un documento de este tipo es necesario ingresar lo siguiente: Documento, debe indicar el tipo de documento afecto o exento u otro que va a proceder a ingresar. Sucursal, corresponde a la sucursal de la empresa en la cual se estan ingresando los datos. Rut el cual puede ser nacional o extranjero, si no existe se debe ingresar en la opcin cliente/proveedor Ver Mantencion Clientes y Proveedores, una Tasa de Cambio la cual se ingresa en la opcin tasa de cambio Ver Tasa de Cambio, un cdigo de sucursal el cual se ingresa en la opcin sucursales cliente/proveedores Ver Creacin Sucursales Cliente Proveedor, Fecha de ingreso y Fecha de vencimiento. Adems se debe ingresar un cdigo de productos si no existe se debe crear en la opcin productos Ver Productos, un precio original, la cantidad en la ficha detalle documento. Adicionalmente se debe ingresar la bodega de origen de los productos registrados en el docuemnto, este dato estar disponible para su ingreso siempre y cuando el mdulo de control de inventario se encuentre habilitado. Descuento sobre Descuentos: Permite aplicar ms de un descuento a la lnea de producto, la forma de activarlo es presionando la tecla de funcin F4, sobre el descuento en la lnea de ingreso de productos. Otros datos que se pueden ingresar son Total Descuento el cual se ingresa en la opcin definiciones Ver Definicin de Descuentos, un Total Recargo el cual se ingresa en la opcin definiciones Ver Definicin de Recargo, y por ltimo un tem de Observaciones. Forma de Pago, se debe seleccionar la forma de pago que se utiliz en el documento, si no existen formas de pago estas se deben crear en la opcin definiciones Ver Formas de Pago. Existen datos opcionales los cuales pueden ser ingresados por el usuario en forma alternativa, estos datos se encuentran en el tabulador "Datos Opcionales" y corresponden a la fecha de cancelacin del documento, perodo desde, hasta y terminos del pago. Al seleccionar el tabulador "Generales" aparecen los datos del rut que se ha ingresado. Junto con estos, se encuentra el tabulador "Despachos", donde se encuentra el tipo de traslado, despachos y datos del transportista. Existe el botn buscar por el cual se pueden consultar las facturas emitidas anteriormente.

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La forma de obtener el correlativo para el documento ser del tipo automtica, esto quiere decir, se entregara el folio disponible del CAF activo Ver Administracin CAF. Una vez grabado el documento el usuario deber indicar si genera DTE para el envo del documento al SII.

Una vez generado y enviado el DTE al SII, el registro queda inhabilitado para futuras modificaciones. Tambin debe tener en concideracin que una vez impreso el documento electrnico, este tiene un lmite de tiempo para ser enviado al SII.

Para obtener informacin detallada acerca del uso de la barra de herramientas, consulte el tema Barra de Herramientas. Manual de Operacin Pgina 103

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4.1.4.2.3. Nota de Crdito Electrnica


El ingreso de notas crdito permite ingresar este tipo de documento el cual disminuye el precio del valor de la factura. A este proceso se accede mediante la opcin Notas de Crdito del sub men Documentos Electrnicos del men Ventas. Para grabar un documento de este tipo necesariamente se debe realizar por medio del botn "Documentos Relacionados" Ver Documentos Relacionados.

Para ello se debe indicar la Sucursal y el tipo de nota de crdito, el cual puede ser del tipo "Anula Documento Referencia", "Corrige Texto" o "Corrige Montos".

La forma de obtener el correlativo para el documento ser del tipo automtica, esto quiere decir, se entregara el folio disponible del CAF activo Ver Administracin CAF. Una vez grabado el documento el usuario deber indicar si genera DTE para el envo del documento al SII.

Una vez generado y enviado el DTE al SII, el registro queda inhabilitado para futuras modificaciones. Manual de Operacin Pgina 104

E-Safe Tambin debe tener en concideracin que una vez impreso el documento electrnico, este tiene un lmite de tiempo para ser enviado al SII.

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4.1.4.2.4. Nota de Dbito Electrnica


El ingreso de notas ddito permite ingresar este tipo de documento el cual aumenta el precio del valor de la factura. A este proceso se accede mediante la opcin Notas de Ddito del sub men Documentos Electrnicos del men Ventas. Para grabar un documento de este tipo necesariamente se debe realizar por medio del botn "Documentos Relacionados" Ver Documentos Relacionados.

Para ello se debe indicar la Sucursal y el tipo de nota de ddito, el cual puede ser del tipo "Anula Documento Referencia" o "Corrige Montos".

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La forma de obtener el correlativo para el documento ser del tipo automtica, esto quiere decir, se entregara el folio disponible del CAF activo Ver Administracin CAF. Una vez grabado el documento el usuario deber indicar si genera DTE para el envo del documento al SII.

Una vez generado y enviado el DTE al SII, el registro queda inhabilitado para futuras modificaciones. Tambin debe tener en concideracin que una vez impreso el documento electrnico, este tiene un lmite de tiempo para ser enviado al SII.

Para obtener informacin detallada acerca del uso de la barra de herramientas, consulte el tema Barra de Herramientas. Manual de Operacin Pgina 106

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4.1.4.2.5. Boleta Nominativa Electrnica


El ingreso de boletas de venta nominativa es aquel en el que se indica rut y nombre de cliente. A este proceso se accede mediante la opcin Boletas Nominativas del sub men Documentos Electrnicos del men Ventas. Para grabar un documento de este tipo es necesario ingresar lo siguiente: Documento, debe indicar el tipo de documento afecto o exento que va a proceder a ingresar. Sucursal, corresponde a la sucursal de la empresa en la cual se estn ingresando los datos. Tipo de Servicio, corresponde al tipo de servicio por el cual se emite la boleta de venta. Este puede ser del tipo "Servicio Peridico", "Servicio Peridico Domiciliario" o "Venta y Servicio". Rut el cual puede ser nacional o extranjero, si no existe se debe ingresar en la opcin cliente/proveedor Ver Mantencion Clientes y Proveedores, una Tasa de Cambio la cual se ingresa en la opcin tasa de cambio Ver Tasa de Cambio, un cdigo de sucursal el cual se ingresa en la opcin sucursales cliente/proveedores Ver Creacin Sucursales Cliente Proveedor, Fecha de ingreso. Adems se debe ingresar un cdigo de productos si no existe se debe crear en la opcin productos Ver Productos, un precio original y la cantidad en la ficha detalle documento. Adicionalmente se debe ingresar la bodega de origen de los productos registrados en el docuemnto, este dato estar disponible para su ingreso siempre y cuando el mdulo de control de inventario se encuentre habilitado. Descuento sobre Descuentos: Permite aplicar ms de un descuento a la lnea de producto, la forma de activarlo es presionando la tecla de funcin F4, sobre el descuento en la lnea de ingreso de productos. Forma de Pago, se debe seleccionar la forma de pago que se utiliz en el documento, si no existen formas de pago estas se deben crear en la opcin definiciones Ver Formas de Pago. Otros datos que se pueden ingresar son Total Descuento el cual se ingresa en la opcin definiciones Ver Definicin de Descuentos y por ltimo un tem de Observaciones. La forma de obtener el correlativo depender de la impresora que se encuentre activa al momento de grabar el documento, si no existe una impresora seleccionada el usuario podr activar el check de correlativo manual, en el cual se solicitar el nmero del documento al presionar el botn grabar. Al seleccionar el tabulador "Generales" aparecen los datos del rut que se ha ingresado. Existe el botn buscar por el cual se pueden consultar las boletas emitidas anteriormente.

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La forma de obtener el correlativo para el documento ser del tipo automtica, esto quiere decir, se entregar el folio disponible del CAF activo Ver Administracin CAF. Este tipo de documento electrnico no se enva al SII. Para obtener informacin detallada acerca del uso de la barra de herramientas, consulte el tema Barra de Herramientas.

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4.1.5.
4.1.5.1.

Inventario
Bodegas

El proceso de definicin de bodegas tiene por objetivo permitir la creacin, modificacin y eliminacin de bodegas las cuales deben ser asociadas a las sucursales. A este proceso se accede mediante la opcin Definicin de Bodegas del sub men Definiciones del men Inventario. Para grabar se necesita ingresar un cdigo de bodega, un nombre, la direccin de la bodega, la regin, ciudad y la comuna. Tambin se podr ingresar una cuenta de faltante inventario, esta debe estar creada previamente Ver Creacin de Plan de Cuentas. Tambin se podr ingresar un e-mail, el telfono y fax de la bodega. Adems de asociar la o las bodegas creadas a una o ms sucursales haciendo click en la ficha Sucursales Asociadas. Para seleccionar una sucursal se debe hacer click en la carga masiva, si no existe ninguna sucursal se deber crear en la opcin Sucursales. Ver Sucursales.

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4.1.5.2.

Grupos

El proceso de definicin de grupos tiene por objetivo entregar al usuario un tipo de clasificacin o agrupacin para sus productos, por medio del cual podr agrupar por familias o sub-familias todos sus productos, permitiendo la creacin, modificacin y eliminacin de una lista de items para estos grupos. A este proceso se accede mediante la opcin Definicin de Grupos del sub men Definiciones del men Inventario. Para grabar se necesita ingresar un cdigo de item y una descripcin, previo a ello se debe seleccionar el grupo al cual ser asociado el item y entregar una identificacin al grupo seleccionado.

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4.1.5.3.

Areas de Produccin

El objetivo del rea de produccin es definir una rea a la cual estar asociada a un producto. Una vez terminado el producto se deber hacer un traspaso de produccin. A este proceso se accede mediante la opcin Areas de Produccin del sub men Definiciones del men Inventario. Para grabar se debe ingresar un cdigo de rea de produccin y una descripcin.

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4.1.5.4.

Valorizacin

4.1.5.4.1. PMP
El objetivo del informe PMP es emitir un reporte de los precios donde el costo de los artculos es el costo promedio de todos los artculos vendidos. A este proceso se accede mediante la opcin PMP del sub men Valorizacin de Inventario del men Inventario. Para realizar una bsqueda se debe especificar una sucursal, si no existe se debe crear en la opcin Sucursales Ver Sucursales. Adems se debe seleccionar una bodega para lo cual se debe haber seleccionado una sucursal previamente, si no existiese se debe ingresar en la opcin Definicin de bodegas Ver Definicin de Bodega y por ltimo se debe ingresar un artculo. Para ver el numero del documento, el rut, nombre, observaciones y el costo de venta se debe hacer doble click en una columna.

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4.1.5.4.2. FIFO
El objetivo de la opcin FIFO es entregar un reporte de los artculos que se venden, en este caso se venden los ms antiguos que estan en bodega. A este proceso se accede mediante la opcin FIFO del sub men Valorizacin de Inventario del men Inventario. Para realizar una bsqueda se debe especificar una sucursal, si no existe se debe crear en la opcin Sucursales Ver Sucursales. Adems se debe seleccionar una bodega para lo cual se debe haber seleccionado una sucursal anteriormente, si no existiese se debe ingresar en la opcin Definicin de bodegas Ver Definicin de Bodega y por ltimo se debe ingresar un artculo. Para ver el numero del documento, el rut, nombre, observaciones y el costo de venta se deber hacer doble click en una columna.

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4.1.5.4.3. LIFO
El objetivo del informe LIFO es emitir un reporte de los artculos que se venden, en este caso se venden los ms nuevos que estan en bodega. A este proceso se accede mediante la opcin LIFO del sub men Valorizacin de Inventario del men Inventario. Para realizar una bsqueda se debe especificar una sucursal, si no existe se debe crear en la opcin Sucursales Ver Sucursales Adems se debe seleccionar una bodega para lo cual se debe haber seleccionado una sucursal anteriormente, si no existiese se debe ingresar en la opcin Definicin de bodegas Ver Definicin de Bodega y por ltimo se debe ingresar un artculo. Para ver el numero del documento, el rut, nombre, observaciones y el costo de venta se deber hacer doble click en una de las columna.

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4.1.5.4.4. Especifico
El objetivo del informe Especfico es emitir un informe Indicando los artculos especficos, donde el costo esta ya definido. A este proceso se accede mediante la opcin Especifico del sub men Valorizacin de Inventario del men Inventario. Para realizar una bsqueda se debe especificar una sucursal, si no existe se debe crear en la opcin Sucursales Ver Sucursales. Adems se debe seleccionar una bodega para lo cual se debe haber seleccionado una sucursal anteriormente, si no existiese se debe ingresar en la opcin Definicin de bodegas Ver Definicin de Bodega. y por ltimo se debe ingresar un articulo el cual debe tener un numero de serie, si este no existiese se debe crear en la opcin Artculos Ver Artculos. Para ver el numero del documento, el rut, nombre, observaciones y el costo de venta se deber hacer doble click en una de las columna.

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4.1.5.5.

Toma de Inventario Fsico

El proceso de toma de inventario fsico permite ingresar el stock real de artculos que hay en bodega. A este proceso se accede mediante la opcin Toma de Inventario Fsico del men Inventario. Para generar una toma de inventario se debe seleccionar, antes que nada, la sucursal de origen en la cual se aplicar este control. Para crear el numero de inventario se debe hacer click en el botn buscar se debe tener primero seleccionado un cdigo de bodega, si no existe una bodega esta se debe crear en la opcin Definicin de bodega Ver Definicin de Bodegas, adems de un cdigo de departamento o seleccionar todos, si no existe se debe ingresar en la opcin Departamentos Ver Departamentos y seleccionar un responsable de la toma de inventario. Al seleccionar una bodega, uno o todos los departamentos y un responsable aparecern todos los artculos vinculados o relacionados a la bodega y departamento seleccionado, dando paso asi a ingresar la cantidad de artculos contabilizados en la toma de inventario, la cual dar la diferencia de artculos y el valor de estos. Si ya se a generado el numero de inventario de deber ingresar la fecha en la que se realiz la toma del inventario y luego hacer click en el botn grabar.

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4.1.5.6.

Ajuste de Inventario

El proceso de ajuste de inventario es aquel que permite rebajar los faltantes de inventario como tambien ajustar las diferencias por excedentes a partir de un documento de toma de inventario realizado con anterioridad. A este proceso se accede mediante la opcin Ajuste de Inventario del men Inventario. Para grabar el ajuste de inventario se debe seleccionar la sucursal en donde fueron registrados los documentos de toma de inventario, indicar un responsable del ajuste el cual debe ser ingresado con anterioridad. Ver Creacin de Empleados. Se entregan dos opciones para seleccionar el documento de toma de inventario al cual se aplicar el ajuste respectivo: podr realizar una busqueda directa del documento de la toma de inventario Por medio del botn buscar para lo cual previo a ello debe indicar la bodega y el nmero de inventario respectivo. podr seleccionar el documento de la toma de En segunda instancia por medio del botn de carga masiva inventario. Este tipo de bsqueda entrega para su seleccin todos los documentos de toma de inventario registrados en el periodo respectivo.

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4.1.5.7.

Ajuste Stock Inicial

Este proceso tiene como objetivo, registrar los valores iniciales de las mercaderias en bodega para un periodo determinado. Es muy importante registrar esta informacin para cada producto para asi obtener la correcta opertiva del control del inventario. A este proceso se accede mediante la opcin Ajuste de Stock Inicial del men Inventario. Para poder ingresar un ajuste inicial de inventario se necesita seleccionar la sucursal de origen para los datos a registrar, una bodega, la cual debe ser ingresada con anterioridad Ver Toma de Inventario fsico y un responsable, que deber ser ingresado con anterioridad Ver Creacin Empleados. Posteriormente se deben ingresar los artculos que se estn contabilizando, estos artculos debieran estar ingresados con anterioridad Ver Artculos.

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4.1.5.8.

Actualizar Stock

El objetivo de este proceso es realizar un recalculo del stock terico, segn los datos (documentos de compra/venta, tomas de inventarios, traspasos entre bodegas, etc.) registrados en el sistema para un determinado periodo. A este proceso se accede mediante la opcin Actualizar Stock del men Inventario. Se puede realizar este proceso seleccionando un artculo y una bodega o todos los artculos y/o todas las bodegas. Este proceso es de gran utilidad cuando por razones de contingencias los valores de stock terico no reflejan en forma exacta los valor de stock esperados, segn los datos registrados.

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4.1.5.9.

Informe de Stock

El informe de stock de artculos permite visualizar la cantidad de artculos que existen en bodega. A este informe se accede mediante la opcin Informe de Stock del men Inventario. Para poder imprimir este informe se debe seleccionar la sucursal y hacer click en el botn buscar Para orientar una mejor entrega de esta informacin se podrn indicar algunos criterios de seleccin de datos. Este tipo de seleccin puede ser uno a uno o uno a varios, esto quiere decir se podr indicar un valor o seleccionar uno o ms registros de la lista de datos entregada al pulsar el botn de seleccin de item.

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4.1.5.10.

Informe de Stock Crtico

El informe de stock crtico permite visualizar los artculos que se encuentran con un stock bajo para las pretenciones de venta. A este informe se accede mediante la opcin Informe de Stock Crtico del men Inventario. Para poder imprimir este informe se debe seleccionar la sucursal y hacer click en el botn buscar Para orientar una mejor entrega de esta informacin se podrn indicar algunos criterios de seleccin de datos. Este tipo de seleccin puede ser uno a uno o uno a varios, esto quiere decir se podr indicar un valor o seleccionar uno o ms registros de la lista de datos entregada al pulsar el botn de seleccin de item.

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4.1.5.11.

Guias de Traspaso

El objetivo de registrar este tipo de documento es traspasar productos de una bodega a otra. A este proceso se accede mediante la opcin Guas de Traspaso del men Inventario. Para poder crear una gua de traspaso se necesitan como mnimo ingresar un responsable, el cual debe ser creado con anterioridad. Ver Creacin Empleados. Indicar un tipo de moneda, la cual debe ser ingresada con anterioridad, Ver Definiciones de Monedas. El tipo de cambio, el cual debe ser creado anteriormente, Ver Tasas de Cambio. La bodega de origen y la bodega de destino, las cuales se deben ingresar con anterioridad, Ver Definicin de Bodega. Los artculos que sern traspasados y la fecha del documento.

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4.1.5.12.

Informe Guias de Traspaso

Este mdulo tiene por objetivo emitir un informe que contenga aquellos documentos que han originado un traspaso de mercaderias entre bodegas. A este proceso se accede mediante la opcin Informe Guas de Traspaso del men Inventario. Se debe indicar un criterio de bsqueda, periodo en el cual se buscara la informacin y un criterio de seleccin. En este ltimo punto, si no se aplica una seleccin de productos el informe considerar todos los artculos o por el contrario solo incluira aquellos productos que han sido seleccionados.

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4.1.5.13.

Traspasos por Produccin

El objetivo del traspaso de produccin es ingresar a una bodega los productos que han sido terminados los cuales fueron creados por un rea de produccin. A este proceso se accede mediante la opcin Traspasos por Produccin del men Inventario. Para grabar es necesario ingresar un cdigo de bodega si no existe se debe ingresar en la opcin definicin de bodegas Ver Definicin de Bodega. un cdigo de rea de produccin si no existe se debe ingresar en la opcin rea de produccin Ver Produccin, un cdigo de responsable si no existiese se deber ingresar en empleados Ver Creacin Empleados. adems se deber ingresar los datos del artculos como cdigo articulo y cantidad.

Para obtener informacin detallada acerca del uso de la barra de herramientas, consulte el tema Barra de Herramientas.

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4.2.
4.2.1.

Procesos
Centralizacin Compras/Ventas

El objetivo de la centralizacin de compras y ventas es la creacin de los vouchers de centralizacin de compras y de ventas, a travs de los cuales se contabilizar la informacin de los respectivos libros auxiliares, considerando los montos de las cuentas que se ingresaron en las facturas, del perodo especificado. Una vez realizado el proceso de centralizacin, el sistema solicita grabar esta informacin en un Voucher de Traspaso, slo si los saldos del Debe y Haber estn cuadrados. A este proceso se accede mediante la opcin Centralizacin Compras/Ventas del men Procesos. Los datos necesarios para ejecutar el proceso de centralizacin de compras/ventas son los siguientes: Empresa, ao y mes de proceso. Seleccionar un tipo de centralizacin , ya sea por Ventas o Compras. Se debe ingresar un da. Verificar que dicho tipo de centralizacin no se haya realizado. Si se ha realizado la centralizacin previamente, se deber eliminar dicho voucher antes de volver a centralizar. Deben estar configuradas las cuentas de clientes o proveedores (segn tipo de centralizacin) y la cuenta de Boletas de Ventas.

Para obtener informacin detallada acerca del uso de la barra de herramientas, consulte el tema Barra de Herramientas.

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4.2.2.
4.2.2.1.

Importar y Exportar Archivos


Generar Archivo Compras/Ventas

El proceso de generar archivo de compras y ventas permitir alimentar el modulo compras y ventas de otro sistema computacional. Este archivo debe ser generado bajo las especificaciones que necesita el sistema para que la captura se realice con xito. Este proceso tiene por objetivo el generar un archivo de texto (SDF) incorporando todos los datos correspondientes a las compras ventas para un determinado perodo. La estructura del archivo generado es la siguiente: tipo de registro, mes de contabilizacin, ao de contabilizacin, cdigo del documento, nombre del documento, tipo del documento, nmero del documento, fecha del documento, valor neto, valor exento, tipo de movimiento, rut cliente/proveedor, nombre cliente/proveedor, fecha de vencimiento, glosa, correlativo del documento, cdigo de sucursal, documento nulo, valor del terreno, cuenta contable y contracuenta, monto del impuesto y la contracuenta, cdigo del impuesto, base imponible, centro de resultados, caracterstica tributaria, movimiento de activo fijo, traspaso del libro C/V o Bol/V, rut extranjero, cdigo vendedor, nombre del vendedor. La estructura del archivo a generar se entiende de la siguiente manera: Existen tres lneas de informacin: 1) Corresponde a datos del encabezado de compras ventas 2) Corresponde a los impuestos de compras ventas 3) Corresponde al detalle o contracuentas de compras ventas. Existen valores que debern ir en las tres lneas de detalle, tal es el caso del perodo de las compras/ventas.

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4.2.2.2.

Captura de Plan de Cuenta

El proceso de captura de plan de cuenta tiene por objetivo recepcionar el plan de cuenta, el que se encuentra en un archivo plano con un formato definido. La captura ser a travs de la ubicacin en donde se encuentra el archivo. A este proceso se accede mediante la opcin Captura de Plan de Cuenta del sub men Importar/Exportar Archivos del men Procesos.

Antes de exportar el plan de cuenta se debe especificar la configuracin de niveles. Ver Creacin Plan de Cuenta.
Se debe indicar la ubicacin en donde se encuentra el plan de cuenta, el cual es un archivo de extensin TRA. Una vez que se ha indicado la ruta se deber presionar el botn procesar.

Para obtener informacin detallada acerca del uso de la barra de herramientas, consulte el tema Barra de Herramientas.

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4.3.
4.3.1.

Procesos Electrnicos
Genera DTE Factura

Este proceso permite la generacin electrnica de todos los documentos del tipo : Factura Afecta Electrnica, Factura Exenta Electrnica, Factura de Compra Electrnica, Nota de Credito Electrnica y Nota de Debito Electrnica. A este proceso se accede mediante la opcin Generar DTE Factura/N.Crdito/N.Dbito del sub men Procesos Electrnicos del men Procesos.

La tabla muestra un set de documentos tributarios en condiciones de ser transformados a DTE (Documento Tributario Electrnico). El proceso de generacin puede ser ejecutado por documento o por lote de documentos. Una vez seleccionados los registros a procesar debe presionar el botn Generar Finalizado el proceso de generacin, los DTE estn en condiciones de ser enviados al SII Ver Envo DTE al SII.

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4.3.2.

Genera DTE Gua Despacho

Este proceso permite la generacin electrnica del documento Gua de Despacho Electrnica. A este proceso se accede mediante la opcin Generar DTE Guas de Despacho del sub men Procesos Electrnicos del men Procesos.

La tabla muestra un set de documentos tributarios en condiciones de ser transformados a DTE (Documento Tributario Electrnico). El proceso de generacin puede ser ejecutado por documento o por lote de documentos. Una vez seleccionados los registros a procesar se debe presionar el botn Generar Finalizado el proceso de generacin, los DTE estn en condiciones de ser enviados al SII Ver Envo DTE al SII.

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4.3.3.

Envio DTE al SII

Este proceso permite enviar al SII todos los DTE generados. A este proceso se accede mediante la opcin Envos de DTE al SII del men Procesos Electrnicos del men Procesos.

El formulario est compuesto por un filtro de bsqueda para facilitar la seleccin de documentos y una tabla que presenta un set de DTE en condiciones de ser Enviados al SII. El proceso de envo puede ser ejecutado por DTE o por lote de DTE. Una vez seleccionados los registros a procesar se debe presionar el botn Enviar Antes del envo al SII se genera un archivo de envo que agrupa los DTE seleccionados. Este archivo es enviado al SII el cual devuelve un cdigo de recepcin o TrackId informando acuse de recibo. Este TrackId puede ser utilizado para consultar el estado del envo dentro del SII Ver Consulta de Envos al SII. Una vez realizado el envo, el SII adems entrega un archivo XML va correo electrnico en donde se especifca el estado de cada unos de los DTE contenidos dentro del Envo. Para procesar este archivo Ver Recepcin Archivos de Terceros. Finalizado el proceso de Envo, los DTE estn en condiciones de ser enviados a Otro contribuyente Ver Envo DTE a Tercero.

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4.3.4.

Envo DTE a Tercero

Este proceso permite enviar a un Tercero los DTE generados y ya enviados al SII. A este proceso se accede mediante la opcin Envos de DTE a Terceros del sub men Procesos Electrnicos del men Procesos.

El formulario est compuesto de dos tablas Contribuyente Electrnico y DTE Pendientes para Envo a Terceros, en la primera se listan todos los contribuyentes con envos de DTE pendientes y en la segunda tabla se listan los DTE pendientes. Adems, existe un campo en donde se ingresa el cuerpo o texto del mensaje a enviar. El proceso de envo puede ser ejecutado por DTE o por lote de DTE. Una vez seleccionados los registros a procesar se debe presionar el botn Enviar El proceso de envo a tercero genera un archivo de envo que agrupa los DTE seleccionados. Este archivo es enviado al contribuyente va correo electrnico.

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4.3.5.

Envo de Archivo de Confirmacin

Este proceso permite enviar archivos de confirmacin para cada uno de los envos recibidos. A este proceso se accede mediante la opcin Confirmaciones de Envos a Terceros del sub men Procesos Electrnicos del men Procesos.

El formulario est compuesto por un filtro de bsqueda para facilitar la seleccin de los distintos envos y una tabla que presenta un set de envos recibidos y pendientes de confirmacin. El proceso de envo del archivo puede ser ejecutado por Envo o por lote de Envo. Una vez seleccionados los registros a procesar se debe presionar el botn Enviar Los archivos son enviados va correo electrnico al contribuyente. Finalizado el proceso de envo del archivo de confirmacin, los DTE recibidos estn en condiciones de ser rechazados Ver Generacin y Envo de Rechazo.

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4.3.6.

Generacin y Envo de Rechazo

Este proceso permite generar y enviar rechazos para cada uno de los DTE recibidos. A este proceso se accede mediante la opcin Envos de Rechazos del sub men Procesos Electrnicos del men Procesos.

El formulario est compuesto por un filtro de bsqueda para facilitar la seleccin de los distintos DTE y una tabla que presenta un set de DTE posibles de rechazar. El proceso de rechazo de documentos recibidos puede ser ejecutado por DTE o por lote de DTE. Una vez seleccionados los registros a procesar se debe presionar el botn rechazar. El proceso de rechazo genera un archivo XML de rechazo que luego es enviado va correo electrnico al contribuyente. Estos archivos son generados por contribuyentes. Una vez rechazados, estos documentos son considerados documentos tributarios no vlidos.

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4.3.7.

Recepcin de Archivos de Tercero

Este proceso permite obtener o descargar archivos adjuntos desde una cuenta de correo y procesarlos para incorporarlos dentro del sistema. A este proceso se accede mediante la opcin Recepcin Archivos de Terceros del men Procesos Electrnicos del men Procesos.

El formulario esta compuesto por el botn actualizar que se conecta va MAPI a una cuenta de correo predefinida Ver Configuracin MAPI para la descarga, una tabla que muestra el conjunto de archivos ya descargados y en condiciones de ser procesados dentro del sistema. El proceso de captura puede ser ejecutado por Archivo o por lote de Archivos. Una vez seleccionados los registros a procesar se debe presionar el botn Capturar Los Archivos a procesar son todos aquellos con extencin XML y que sean del tipo: 1. Archivo XML de envo: Archivo de envo emitido por otro contribuyente electrnico. Estos DTE son incorporados al sistema como DTE recibidos Ver Captura de DTE Recibidos. 2. Archivo XML de Confirmacin: Archivo de confirmacin de un envo emitido a tercero. 3. Archivo XML de Rechazo: Archivo que contiene informacin de los DTE rechazados por un tercero. 4. Archivo XML de Respuesta: Respuesta generada por el SII al realizar el envo de DTE al SII. Este archivo contiene informacin acerca del estado del envo y de los DTE contenidos. El rechazo de un DTE implica generar nuevamente este DTE.

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4.3.8.

Consulta Estado Envo al SII

Este proceso permite consultar acerca del estado de un envo realizado al SII A este proceso se accede mediante la opcin Estado DTE Envados del Sub_Menu Consultas al SII del men Procesos Electrnicos.

El formulario esta compuesto de un filtro de bsqueda para facilitar la seleccin de los distintos envos y una tabla que disponibiliza un set de envos emitidos al SII. La respuesta del SII podra ser visualizada va un editor de texto en forma automtica.

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4.3.9.

Consulta Estado DTE's

Este proceso permite consultar acerca de la validez de un DTE enviado al SII. Se podr consultar tanto por DTE emitido como por DTE recibido. A este proceso se accede mediante la opcin Consultas Estados de DTE del sub men Procesos Electrnicos del men Procesos.

El formulario est compuesto por un filtro de bsqueda para facilitar la seleccin de documentos y una tabla que presenta un set de DTE en condiciones de ser consultados al SII. La respuesta del SII podra ser visualizada va un editor de texto en forma automtica.

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4.3.10.

Impresin DTE Emitidos

El objetivo de esta opcin es que el usuario pueda emitir en forma impresa aquellos documentos electrnicos que hubiese generado. SLO aparecern disponibles para la impresin, aquellos documentos que posean su correspondiente archivo XML. El usuario podr escoger cual o cuales sern los documentos que sern impresos, con tan slo seleccionar mediante un click sobre la columna "Genera" y la fila correspondiente al documento o documentos deseados. Existe la posibilidad de que tambin pueda visualizar un documento previo a la impresin. Cabe destacar que esta opcin slo se puede escoger si se ha seleccionado slo un documento en el set de documentos disponibles (columna "Genera"). A este proceso se accede mediante la opcin Impresin DTE Emitidas del sub men Procesos Electrnicos del men Procesos.

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4.3.11.

Impresin DTE Recibidos

El objetivo de esta opcin es que el usuario pueda emitir en forma impresa aquellos documentos electrnicos que haya recibido electrnicamente. Tambin podr escoger cual o cuales sern los documentos que sern impresos, con tan slo seleccionar mediante un click sobre la columna "Genera" y la fila correspondiente al documento o documentos deseados. Existe la posibilidad de que el usuario tambin pueda visualizar un documento previo a su impresin. Cabe destacar que esta opcin solo se puede escoger si se ha seleccionado slo un documento en el set de documentos disponibles (columna "Genera"). A este proceso se accede mediante la opcin Impresin DTE Recibidas del sub men Procesos Electrnicos del men Procesos.

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4.3.12.

Impresin DTE No Registrados

Con esta opcin el usuario podr imprimir cualquier documento electrnico que haya sido generado. Para utilizar esta funcionalidad, es necesario seguir los siguientes pasos: Seleccionar el archivo, presionado el botn "Abrir" Determinar si desear una vista preliminar de la impresin, seleccionando la opcin "Pantalla" o imprimir el documento sin una visualizacion previa mediante la opcin "Impresora" Indicar, si el documento que desea imprimir ha sido emitido o recibido. Presionar el botn de impresin. A este proceso se accede mediante la opcin Impresin Documentos No Registrados del sub men Procesos Electrnicos del men Procesos.

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4.3.13.

Informe Movimientos Electrnicos

Este mdulo tiene por objetivo emitir un informe de las facturas electrnicas emitidas o recibidas, de acuerdo a los filtros de datos establecidos y los criterios de busqueda de datos aplicados. Filtro de Datos Entregar todos los documentos o solo los documentos de un determinado cliente Criterios y Rango de Montos Hara un filtro de los datos segn los rangos de fecha indicados y/o segn el tipo de rangos de montos informados.

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4.3.14.

Actualizacin Estados DTE's

Este formulario permite actualizar el estado en que se encuentran los DTE y envos efectuados al SII. A este proceso se accede mediante la opcin Actualizacin Estados DTE del men Procesos Electrnicos del men Procesos. Para los DTE existen tres opciones: Actualizar el estado para los documentos enviados al SII Actualizar el estado para los documentos enviados a Tercero Actualizar el estado para los documentos recibidos de otros contribuyentes electrnicos

Se debe seleccionar una de las tres opciones establecidas y llenar todos los campos de bsqueda requeridos. Una vez para obtener el estado actual del ingresada esta informacin debe presionar el botn "Buscar DTE" documento. El campo "Cambiar Estado a" muestra un conjunto de estados posibles para asignar al documento, seleccionado este debe presionar el botn Grabar para hacer efectivos los cambios.

Para el caso de los Envos emitidos al SII, debe seleccionar el identificador de envo o TrackId asignado por el SII y presionar el botn Buscar Envo para obtener el actual estado del Envo. El campo "Cambiar Estado

a" muestra un conjunto de estados posibles para asignar al envo, seleccionado este debe presionar el botn Grabar para hacer efectivos los cambios.

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4.3.15.

Publicacin de DTE en Sitio WEB

A este proceso se accede mediante la opcin Publicacin de DTE en WEB del men Procesos Electrnicos del men Procesos. Permite cargar o descargar Documentos Electrnicos en Formato DPF en el Sitio WEB que ud. destine para ello. Para hacer uso de esta funcin, ud. deber haber definido previamente: Host Servidor de Web (Mantencin Empresas) Host Servidor FTP (Mantencin Empresas) Usuario FTP (Mantencin Empresas) Password FTP (Mantencin Empresas) Directorio Carga FTP (Mantencin Empresas) Url CGI Carga de PDF (Mantencin Empresas) Url CGI Descarga de PDF. (Mantencin Empresas) Servidor SMTP (Configuracin Mapi) Direccin de Correo (Configuracin Mapi)

Operacin Permite indicar si desea cargar el o los documentos en el sitio Web que haya defido, o elimininar (descargar) del mismo sitio. Filtro Tipo de Documento Permite indicar qu tipos de documentos desea incluir en la carga o descarga. Todos (Doc. Electrnicos) Facturas Afectas Electrnicas Facturas Exentas Electrnicas Notas de Crdito Electrnicas Manual de Operacin

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E-Safe Notas de Dbito Electrnicas Boletas Electrnicas Guas de Despacho Electrnicas Fecha Filtra los documentos que hayan sido emitidos dentro del rango de fechas que especifique. Adicionalmente podr agregar el criterio de rango de Nmero de Documento, siempre y cuando no haya seleccionado Todos los tipos de documentos. Nmero de Documento Filtra los documentos con Folio dentro del rango que especifique. Esta opcin no est disponible si seleccion Todos los tipos de documento Ejecutar Realiza las siguientes operaciones: 1- Invoca va Post el CGI indicado para la carga de documentos o el CGI de descarga, segn Operacin seleccionada. 2- Solamente el proceso de Carga, enva un eMail a la direccin de Correo Electrnico del Cliente asociado al documento (s) involucrado en el proceso, informndole que puede obtener desde la URL especificada en el correo. Este correo electrnico tiene las siguientes caractersticas: Asunto: Publicacin de Doc.Tributario Electrnico en WEB [Host Servidor WEB indicado] Ejemplo: Publicacin de Doc.Tributario Electrnico en WEB www.transtecnia.cl Cuerpo del Mensaje: Estimado Cliente. Adjunto encontrar la direccin desde donde podr obtener su [Tipo de Documento] Nro. [Nro.Documento] emitido por [Razn Social de la Empresa] RUT.[Rut de Empresa] URL. Ejemplo: Estimado Cliente. Adjunto encontrar la direccin desde donde podr obtener su Nota de Crdito Electrnica Nro. 1234 emitido por Transtecnia S.A. RUT. 79.907.790-6 http://www.transtecnia.cl/Documentos/FrVDhaWM0K0ZsQ3DBpREl4TPQ.pdf Si en la mantencin de Clientes no indic correo electrnico, el documento ser cargado o descargado como corresponde, pero no ser enviado el correo de aviso al cliente. 3- Informa el resultado de la operacin. Indicando: Cantidad de Documentos informados. Cantidad de Cargas (descargas) Exitosas con envo de email Cantidad de Cargas (descargas) Exitosas sin envo de email Cantidad de Cargas (descargas) fallidas.

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4- Si lo desea, puede desplegar un Informe de Resultado que indica para cada documento informado: OK Carga (descarga) Exitosa con envo de email Sin Aviso Carga (descarga) sin envo de email Error Carga (descarga) fallidas. En el caso Sin Aviso, y Error se indica la razn de esta situacin.

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4.4.
4.4.1.
4.4.1.1.

Emisin de Informes
Compras
Libro de Compras

El objetivo del Libro de Compra Electrnico es poder generar y enviar la informacin de todos los documentos de compra del mes al Servicio de Impuestos Internos (SII). Este proceso permitir generar y enviar el Libro de Compra Electrnico mediante Libros Parciales y Finales o en un nico envo mediante un Libro Total. En el caso de las empresas que tengan sucursales y en donde stas procesen y generen su informacin, se podrn incorporar los libros generados y/o enviados por las sucursales para que sean procesados por la casa matriz, ya que es la encargada de generar los libros finales al SII. El proceso de generacin de los libros estar dado por el tipo de empresa que procesar la informacin, definida en los Datos del Contribuyente. Si la empresa que va a procesar la informacin se ha identificado como una Sucursal en los Datos del Contribuyente, slo podr generar Libros Parciales y si est autorizada para enviar los libros, definida en Datos del Contribuyente Libros Autnomos, podr realizar el envo al SII. Si la empresa que va a procesar la informacin se ha identificado como Casa Matriz en los Datos del Contribuyente, podr realizar la generacin de sus libros ya sean Parciales Finales o si va a ser en un nico envo mediante un Libro Total y adems podr incorporar y generar los libros de las sucursales en el caso de que esta no est autorizada para enviar sus libros al SII. Los libros podrn ser enviados de las siguiente forma: Libros Parciales Este tipo de libro permitir realizar varios envos en el mes con la informacin de todos los documentos de Compras ingresados al momento de generar la informacin. Libro Final Una vez generados y enviados todos los libros parciales, este tipo de libro permitir generar el libro final que corresponder al resumen de todos los libros parciales enviados. Libro Total Este tipo de libro permitir realizar la generacin para su posterior envo, de toda la informacin procesada en el mes, en un nico envo. La empresa que se identifique como casa matriz, deber solicitar a las sucursales el envo de los libros de compra, para que puedan ser incorporados en el proceso de generacin de archivos parciales (libros generados en sucursal y que no son enviados) o en la generacin del libro final (libros generados en sucursal que ya fueron enviados). Empresa identificada como Casa Matriz

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Nombre de los archivos a generar Los nombres de los archivos a generar van a depender del tipo de identificacin que se le ha dado a la empresa, es decir, Casa Matriz o Sucursal. Libros Parciales. Informacin procesada en Casa Matriz LC + Ao + Mes + "CM" + "SUC" + Cdigo Sucursal + "P" + Nmero de Segmento Informacin procesada en Sucursal y no est enviada y que va a ser generada en Casa Matriz LC + Ao + Mes + "CM" + "P" + Nmero de Segmento Libro Final LC + Ao + Mes + "CM" + "FINAL" Libro Total (nico envo) LC + Ao + Mes + "CM" + "TOTAL"

Nombre de archivos enviados al SII Una vez enviados los libros al SII, los nombres de archivos sern los siguientes: Libros Parciales. Informacin procesada y enviada por Casa Matriz LC + Ao + Mes + "CM" + "SUC" + Cdigo Sucursal + "P" + Nmero de Segmento +" _ENV" Informacin procesada en Sucursal la cual fue generada y enviada por Casa Matriz Manual de Operacin Pgina 147

E-Safe LC + Ao + Mes + "CM" + "P" + Nmero de Segmento + "_ENV" Libro Final LC + Ao + Mes + "CM" + "FINAL" + "_ENV" Libro Total (nico envo) LC + Ao + Mes + "CM" + "TOTAL" + "_ENV" Ubicacin de los Libros Libros Parciales por enviar al SII: \Transtec\FacturaW\eSafe\Libro CV\Compras\ParcialesNoEnviados Libros Parciales enviados al SII: \Transtec\FacturaW\eSafe\Libro CV\ Compras\ParcialesEnviados Libros Finales o Totales generados y enviados al SII: \Transtec\FacturaW\eSafe\Libro CV\Compras\EnviadoFinal Incorporacin de libros de compras generados y enviados por las sucursales: \Transtec\FacturaW\eSafe\Libro CV\Compras\Sucursal

Botn Este botn permitir indicar donde se encuentran los libros de compras generados y/o enviados por las sucursales, para ser procesados por la casa matriz. Botn Este botn permitir, una vez seleccionado el archivo dentro de la lista, ser traspasado a la tabla para que luego puedan ser procesados e incorporados al proceso de generacin de libros por parte de la casa matriz.

Botn Este botn permitir eliminar archivos que fueron incorporados a la tabla. Botn Este botn permitir ver en pantalla el archivo PARCIAL o FINAL que ser enviado, siguiendo la estructura de esquema definida por el SII.

Genera Libros Parciales Casa Matriz Esta opcin permitir generar los libros parciales para luego ser enviados al SII. La generacin de libros parciales estar dada por: Por Sucursal Los libros parciales sern por Sucursal, la cual deber indicar la que corresponda. Por Segmento Los libros parciales debern informarse con un nmero de segmento, el cual debe ser nico por cada libro. Manual de Operacin Pgina 148

E-Safe Imprimir Permitir la impresin del libro de compras por Sucursal. Genera Libros Parciales Sucursales Esta opcin permitir generar los libros parciales que fueron generados por las sucursales y que no han sido enviados al SII. Para poder generarlos deber traspasar los archivos que se encuentran dentro de la lista a la tabla. La generacin de libros parciales estar dada por: Segmento Los libros parciales se debern informar con un nmero de segmento, el cual debe ser nico por cada libro.

Genera Libro Total Esta opcin generar un nico Libro para luego ser enviado al SII. Adems podr incorporar los libros parciales de compras que fueron generados en las sucursales y que no han sido enviados al SII.

Envo Libros Parciales al SII Esta opcin permitir enviar todos los libros parciales generados al SII. Cada vez que un libro es enviado al SII, ste devuelve un TrakID el cual podr ser consultado en la pgina del SII. Genera Final Esta opcin permitir generar el libro final al SII. El libro final se generar a travs de todos los libros parciales que fueron enviados al SII.

Envo Final Esta opcin permitir enviar el libro final al SII.

Empresa identificada como Sucursal

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E-Safe

Nombres de los archivos a generar Libros Parciales. LC + Ao + Mes + "SUC" + Cdigo Sucursal + "P" + Nmero de Segmento Nombre de archivos enviados al SII Una vez enviados los libros al SII, los nombres de archivos sern los siguientes: Libros Parciales. LC + Ao + Mes + "SUC" + Cdigo Sucursal + "P" + Nmero de Segmento + "_ENV" Ubicacin de los Libros Libros Parciales por enviar al SII: \Transtec\FacturaW\eSafe\Libro CV\Compras\ParcialesNoEnviados Libros Parciales enviados al SII: \Transtec\FacturaW\eSafe\Libro CV\Compras\ParcialesEnviados

Botn Genera Esta opcin permitir generar los libros parciales de las sucursales para luego ser enviados al SII y a la Casa Matriz. La generacin de libros parciales estar dada por: Por Sucursal Los libros parciales sern por Sucursal, la cual deber indicar la que corresponda. Manual de Operacin

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E-Safe Segmento Los libros parciales debern informarse con un nmero de segmento, el cual debe ser nico por cada libro.

Botn Imprimir Permitir la impresin del libro de compras por Sucursal. Botn Envo Libros Parciales al SII Esta opcin permitir enviar todos los libros parciales generados al SII. Cada vez que un libro es enviado al SII, este devuelve un TrakID el cual podr ser consultado en la pgina del SII.

4.4.1.2.

Documentos de Compra por Periodo

Este mdulo tiene por objetivo emitir un informe que contenga todos aquellos documentos registrados por conceptos de compra, ordenes de compra, guas de despacho, facturas de compra, notas de crdito y dbito. A este informe se accede mediante la opcin Documentos de Compra por Periodo del men Compras.

Manual de Operacin

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E-Safe Criterio de bsqueda Indica si el filtro de la informacin se realizar de acuerdo al Nmero de Documento o a la Fecha del mismo. Rango de Facturas : Se considerarn los documentos cuyo nmero est comprendido en el rango establecido por rango de Facturas Desde y Hasta. Rango de Fechas : Se considerarn los documentos con fecha comprendida en el perodo establecido por la Fecha Desde y Fecha Hasta. Criterio de Seleccin Indica el tipo o los de documentos que el informe debe considerar. Facturas, Facturas de Compra Propia, Notas de Crdito, Notas de Dbito, Todas las Anteriores, Ordenes de Compra, Guas de Despacho (Facturadas y/o Pendientes por facturar). Criterio de Filtro Se debe indicar un tipo de filtro cuyo objetivo es agrupar los datos segn el criterio seleccionado (Ninguno, Cliente o Vendedor). Opcin Ninguno : No se aplicar agrupacin a los datos Opcin Cliente : Se debe seleccionar uno o ms clientes para los cuales desea emitir el reporte. De selecionar ms de uno, el informe aplicar una agrupacin por cliente, anulando la agrupacin por tipo de documento. Opcin Vendedor : Se debe seleccionar uno o ms vendedores para los cuales desea emitir el reporte. De selecionar ms de uno, el informe aplicar una agrupacin por vendedor, anulando la agrupacin por tipo de documento. Criterio de Grupo Tiene por objetivo agrupar la informacin por tipo de documento. Opcin Tipo de Docto : Agrupa los datos Opcin Ninguno : No agrupa los datos Criterio de Ordenamiento Establece el orden de impresin para el reporte. Este criterio rige para cada uno de los grupos. Por Nmero de Documento Por Fecha Por Total de Ventas Por Tipo de Documento (si no se ha aplicado criterio de grupo)

4.4.2.
4.4.2.1.

Ventas
Libro de Ventas

El objetivo del Libro de Venta Electrnico es poder generar y enviar la informacin de todos los documentos de ventas del mes al Servicio de Impuestos Internos (SII). Este proceso permitir generar y enviar el Libro de Venta Electrnico mediante Libros Parciales y Finales o en un nico envo mediante un Libro Total. En el caso de las empresas que tengan sucursales y en donde stas procesen y generen su informacin, se podrn incorporar los libros generados y/o enviados por las sucursales para que sean procesados por la casa matriz, ya que es la encargada de generar los libros finales al SII. El proceso de generacin de los libros estar dada por el tipo de empresa que procesar la informacin, definida en los Datos del Contribuyente. Si la empresa que va a procesar la informacin se ha identificado como una Sucursal en los Datos del Contribuyente, slo podr generar Libros Parciales y si est autorizada para enviar los libros definida en Datos del Contribuyente Libros Autnomos, podr realizar el envo al SII. Manual de Operacin Pgina 152

E-Safe Si la empresa que va a procesar la informacin se ha identificado como Casa Matriz en los Datos del Contribuyente, podr realizar la generacin de sus libros ya sean Parciales Finales o si va a ser en un nico envo mediante un Libro Total y adems podr incorporar y generar los libros de las sucursales en el caso de que esta no este autorizada para enviar sus libros al SII. Los libros podrn ser enviados de las siguiente forma: Libros Parciales Este tipo de libro permitir realizar varios envos en el mes con la informacin de los todos documentos de Ventas ingresados al momento de generar la informacin. Libro Final Una vez generados y enviados todos los libros parciales, este tipo de libro permitir generar el libro final que corresponder al resumen de todos los libros parciales enviados. Libro Total Este tipo de libro permitir realizar la generacin para su posterior envo, de toda la informacin procesada en el mes, en un nico envo. La empresa que se identifique como casa matriz, deber solicitar a las sucursales el envo de los libros de ventas y libro de boletas, para que puedan ser incorporados en el proceso de generacin de archivos parciales (libros generados en sucursal y que no son enviados) o en la generacin del libro final (libros generados en sucursal que ya fueron enviados). En el caso de las boletas, estas debern ser incorporadas slo si la empresa identificada como casa matriz va a generar un libro final o un libro total, ya que el SII indica que las boletas deben incorporarse en dichos libros y no en los libros parciales. Empresa identificada como Casa Matriz

Nombres de los archivos a generar Manual de Operacin

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E-Safe Los nombres de los archivos a generar van a depender del tipo de identificacin que se le ha dado a la empresa, es decir, Casa Matriz o Sucursal. Libros Parciales. Informacin procesada en Casa Matriz LV + Ao + Mes + "CM" + "SUC" + Cdigo Sucursal + "P" + Nmero de Segmento Informacin procesada en Sucursal y no est enviada y que va a ser generada en Casa Matriz LV + Ao + Mes + "CM" + "P" + Nmero de Segmento Libro Final LV + Ao + Mes + "CM" + "FINAL" Libro Total (nico envo) LV + Ao + Mes + "CM" + "TOTAL"

Nombre de archivos enviados al SII Una vez enviados los libros al SII, los nombres de archivos sern los siguientes: Libros Parciales. Informacin procesada y enviada por Casa Matriz LV + Ao + Mes + "CM" + "SUC" + Cdigo Sucursal + "P" + Nmero de Segmento +" _ENV" Informacin procesada en Sucursal la cual fue generada y enviada por Casa Matriz LV + Ao + Mes + "CM" + "P" + Nmero de Segmento + "_ENV" Libro Final LV + Ao + Mes + "CM" + "FINAL" + "_ENV" Libro Total (nico envo) LV + Ao + Mes + "CM" + "TOTAL" + "_ENV" Ubicacin de los Libros Libros Parciales por enviar al SII: \Transtec\FacturaW\eSafe\Libro CV\Ventas\ParcialesNoEnviados Libros Parciales enviados al SII: \Transtec\FacturaW\eSafe\Libro CV\Ventas\ParcialesEnviados Libros Finales o Totales generados y enviados al SII: \Transtec\FacturaW\eSafe\Libro CV\Ventas\EnviadoFinal Incorporacin de libros generados y enviados por las sucursales, tanto libros de ventas como libros de boletas: \Transtec\FacturaW\eSafe\Libro CV\Ventas\Sucursal

Botn Este botn permitir indicar donde se encuentran los libros de ventas y libros de boletas generados y/o enviados por las sucursales, para ser procesados por la casa matriz. Manual de Operacin Pgina 154

E-Safe Botn Este botn permitir, una vez seleccionado el archivo dentro de la lista, ser traspasado a la tabla para que luego puedan ser procesado e incorporados al proceso de generacin de libros por parte de la casa matriz. Botn Este botn permitir eliminar archivos que fueron incorporados a la tabla. Botn Este botn permitir ver en pantalla el archivo PARCIAL o FINAL que ser enviado, siguiendo la estructura de esquema definida por el SII. Genera Libros Parciales Casa Matriz Esta opcin permitir generar los libros parciales para luego ser enviados al SII. La generacin de libros parciales estar dada por: Por Sucursal Los libros parciales sern por Sucursal, la cual deber indicar la que corresponda. Segmento Los libros parciales debern informarse con un nmero de segmento, el cual debe ser nico por cada libro.

Imprimir Permitir la impresin del libro de ventas por Sucursal. Genera Libros Parciales Sucursales Esta opcin permitir generar los libros parciales que fueron generados por las sucursales y que no han sido enviados al SII. Para poder generarlos deber traspasar los archivos que se encuentran dentro de la lista a la tabla. La generacin de libros parciales estar dada por: Segmento Los libros parciales debern informarse con un nmero de segmento, el cual debe ser nico por cada libro.

Genera Libro Total Esta opcin generar un nico Libro para luego ser enviado al SII. Adems podr incorporar los libros parciales de ventas y libros de boletas que fueron generados en las sucursales y que no han sido enviados al SII.

Envo Libros Parciales al SII Esta opcin permitir enviar todos los libros parciales generados al SII. Manual de Operacin Pgina 155

E-Safe Cada vez que un libro es enviado al SII, ste devuelve un TrakID el cual podr ser consultado en la pgina del SII. Genera Final Esta opcin permitir generar el libro final al SII. El libro final se generar a travs de todos los libros parciales que fueron enviados al SII. Se debe tener presente en incorporar el libro de boletas de ventas generados por las sucursales incluyndolo en la tabla.

Envo Final Esta opcin permitir enviar el libro final al SII. Empresa identificada como Sucursal

Nombres de los archivos a generar Libros Parciales. LV + Ao + Mes + "SUC" + Cdigo Sucursal + "P" + Nmero de Segmento Nombre de archivos enviados al SII Una vez enviados los libros al SII, los nombres de archivos sern los siguientes: Libros Parciales. LV + Ao + Mes + "SUC" + Cdigo Sucursal + "P" + Nmero de Segmento + "_ENV" Manual de Operacin Pgina 156

E-Safe Ubicacin de los Libros Libros Parciales por enviar al SII: \Transtec\FacturaW\eSafe\Libro CV\Ventas\ParcialesNoEnviados Libros Parciales enviados al SII: \Transtec\FacturaW\eSafe\Libro CV\Ventas\ParcialesEnviados

Botn Genera Esta opcin permitir generar los libros parciales de las sucursales para luego ser enviados al SII y a la Casa Matriz. La generacin de libros parciales estar dada por: Por Sucursal Los libros parciales sern por Sucursal, la cual deber indicar la que corresponda. Segmento Los libros parciales debern informarse con un nmero de segmento, el cual debe ser nico por cada libro.

Botn Imprimir Permitir la impresin del libro de ventas por Sucursal. Botn Envo Libros Parciales al SII Esta opcin permitir enviar todos los libros parciales generados al SII. Cada vez que un libro es enviado al SII, este devuelve un TrakID el cual podr ser consultado en la pgina del SII.

Manual de Operacin

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E-Safe

4.4.2.2.

Libro Boletas de Ventas

El objetivo del Libro de Boletas de Venta Electrnico es poder generar la informacin de todas las Boletas Electrnicas de Ventas del mes. A este proceso se accede mediante la opcin Libro Electrnico Boletas del sub men Libro Boletas del men Ventas. En el caso de las empresas que tengan sucursales y en donde estas procesen y generan su informacin, se podrn incorporar los libros generados por las sucursales para que estos sean procesados por la casa matriz, ya que ser esta la encargada de generar un solo libro con toda la informacin. El proceso de generacin de los libros estar dado por el tipo de empresa que procesar la informacin, definida en los Datos del Contribuyente. Si la empresa que va a procesar la informacin se ha identificado como una Sucursal en los Datos del Contribuyente, podr generar su libro de boletas para una posible fiscalizacin por parte del SII y adems deber generar en la opcin Libro Boletas-Genera Archivo Resumen Boletas el libro de boletas de ventas que ser el que se enviar a la casa matriz para que este pueda incorporarlos en un libro nico. Si la empresa que va a procesar la informacin se ha identificado como Casa Matriz en los Datos del Contribuyente, podr realizar la generacin de su libro y adems podr incorporar los libros generados por las sucursales en la opcin Libro Boletas-Genera Archivo Resumen Boletas. El libro de boletas electrnico deber mantenerse actualizado todos los das para una eventual solicitud de fiscalizacin por parte del servicio de impuestos internos. Empresa identificada como Casa Matriz

Nombres de los archivos a generar Los nombres de los archivos a generar van a depender del tipo de identificacin que se le ha dado a la empresa, es decir, Casa Matriz o Sucursal. Libros Boletas. Informacin procesada en Casa Matriz LB + Ao + Mes + "CMAT" Ubicacin de los Libros Libros de Boletas: Manual de Operacin Pgina 158

E-Safe \Transtec\FacturaW\eSafe\Libro CV\Ventas\Boletas Botn Este botn permitir indicar donde se encuentran los libros de boletas generados por las sucursales, para ser procesados por la casa matriz. Botn Este botn permitir, una vez seleccionado el archivo dentro de la lista, ser traspasado a la tabla para que luego puedan ser procesados e incorporados al proceso de generacin de libros por parte de la casa matriz.

Botn Este botn permitir eliminar archivos que fueron incorporados a la tabla. Botn Esta opcin permitir generar un nico libro slo con informacin de Boletas Electrnicas tanto de la casa matriz como las sucursales. Empresa identificada como Sucursal

Nombres de los archivos a generar Libros Boletas. LB + Ao + Mes + "SUC" + Cdigo Sucursal Ubicacin de los Libros Libros de Boletas: \Transtec\FacturaW\eSafe\Libro CV\Ventas\Boletas Sucursal Este campo permitir indicar el cdigo de la sucursal a generar. Botn Este botn permitir indicar donde quedarn los libros de boletas generados. Botn Esta opcin permitir generar el libro por cada sucursal slo con informacin de Boletas Electrnicas.

Manual de Operacin

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E-Safe

4.4.2.3.

Resumen Libro Boletas

El objetivo del Resumen de Libro de Boletas de Venta es poder generar la informacin de todas las Boletas de Ventas Electrnicas y no Electrnicas del mes. A este proceso se accede mediante la opcin Genera Archivo Resumen Boletas del sub men Libro Boletas del men Ventas.

En el caso de las empresas que tengan sucursales y en donde estas procesen y generan su informacin, se podrn incorporar los libros generados por las sucursales para que estos sean procesados por la casa matriz, ya que ser esta la encargada de generar un solo libro con toda la informacin. La empresa que se ha identificado como Sucursal, deber generar este resumen para: Mantener actualizado el Libro de Boletas Electrnico (opcin Libro Electrnico Boletas) Permitir generar y enviar en el libro de venta final o libro de venta total, todas las boletas emitidas por la empresa Es de vital importancia que al momento de generar el Libro Final o Libro Total, se incorporen estos archivos de resumen de boletas ya que estos libros corresponden a los envos finales al SII.

Manual de Operacin

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E-Safe

4.4.2.4.

Impresin Libro Boletas

El objetivo es generar un reporte de las boletas de venta. A este proceso se accede mediante la opcin Impresin Libro Boletas de Venta del sub men Libro Boletas del men Ventas. Para acceder a la opcin, se debe tener en consideracin lo siguiente: Sucursal, el que ser seleccionado desde un tem de seleccin. Ordenado por: Fecha o Tipo de Boletas. El usuario tiene la opcin de que el reporte sea Sobre Foliado (oficial), pudiendo as habilitar o deshabilitar los siguientes datos: Imprimir Ttulo, corresponde a la visualizacin del ttulo "Libro de Boletas de Ventas" o simplemente esa lnea ir vaca. Folio Inicial, es un nmero inicial el que se ir incrementando a medida que vaya aumentando el nmero de pginas. Al final del informe, se visualizar un resumen con los totales por concepto de boletas afectas y exentas, y un resumen de impuestos asociados a los movimientos de boletas.

Manual de Operacin

Pgina 161

E-Safe

4.4.2.5.

Libro Guas de Despacho

El objetivo del Libro de Guas de Despacho Electrnico es poder generar y enviar la informacin de todos los documentos correspondientes a Guas de Despacho de ventas del mes al Servicio de Impuestos Internos (SII), slo en el caso de que sea solicitada por medio de una notificacin. Este proceso permitir generar y enviar el Libro de Guas de Despacho Electrnico mediante Libros Parciales y Finales o en un nico envo mediante un Libro Total. En el caso de las empresas que tengan sucursales y en donde stas procesen y generen su informacin, se podrn incorporar los libros generados y/o enviados por las sucursales para que sean procesados por la casa matriz, ya que es la encargada de generar los libros finales al SII. El proceso de generacin de los libros estar dada por el tipo de empresa que procesar la informacin, definida en los Datos del Contribuyente. Si la empresa que va a procesar la informacin se ha identificado como una Sucursal en los Datos del Contribuyente, slo podr generar Libros Parciales y si est autorizada para enviar los libros definida en Datos del Contribuyente Libros Autnomos, podr realizar el envo al SII. Si la empresa que va a procesar la informacin se ha identificado como Casa Matriz en los Datos del Contribuyente, podr realizar la generacin de sus libros ya sean Parciales Finales o si va a ser en un nico envo mediante un Libro Total y adems podr incorporar y generar los libros de las sucursales en el caso de que esta no este autorizada para enviar sus libros al SII. Los libros podrn ser enviados de las siguiente forma: Libros Parciales Este tipo de libro permitir realizar varios envos en el mes con la informacin de los todos documentos de Ventas ingresados al momento de generar la informacin. Libro Final Una vez generados y enviados todos los libros parciales, este tipo de libro permitir generar el libro final que corresponder al resumen de todos los libros parciales enviados. Libro Total Este tipo de libro permitir realizar la generacin para su posterior envo, de toda la informacin procesada en el mes, en un nico envo. La empresa que se identifique como casa matriz, deber solicitar a las sucursales el envo de los libros de Guas de Despacho para que puedan ser incorporados en el proceso de generacin de archivos parciales (libros generados en sucursal y que no son enviados) o en la generacin del libro final (libros generados en sucursal que ya fueron enviados). Empresa identificada como Casa Matriz

Manual de Operacin

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E-Safe

Nombres de los archivos a generar Los nombres de los archivos a generar van a depender del tipo de identificacin que se le ha dado a la empresa, es decir, Casa Matriz o Sucursal. Libros Parciales. Informacin procesada en Casa Matriz LG + Ao + Mes + "CM" + "SUC" + Cdigo Sucursal + "P" + Nmero de Segmento Informacin procesada en Sucursal y no est enviada y que va a ser generada en Casa Matriz LG + Ao + Mes + "CM" + "P" + Nmero de Segmento Libro Final LG + Ao + Mes + "CM" + "FINAL" Libro Total (nico envo) LG + Ao + Mes + "CM" + "TOTAL"

Nombre de archivos enviados al SII Una vez enviados los libros al SII, los nombres de archivos sern los siguientes: Libros Parciales. Informacin procesada y enviada por Casa Matriz LG + Ao + Mes + "CM" + "SUC" + Cdigo Sucursal + "P" + Nmero de Segmento +" _ENV" Manual de Operacin Pgina 163

E-Safe Informacin procesada en Sucursal la cual fue generada y enviada por Casa Matriz LG + Ao + Mes + "CM" + "P" + Nmero de Segmento + "_ENV" Libro Final LG + Ao + Mes + "CM" + "FINAL" + "_ENV" Libro Total (nico envo) LG + Ao + Mes + "CM" + "TOTAL" + "_ENV" Ubicacin de los Libros Libros Parciales por enviar al SII: \Transtec\FacturaW\eSafe\Libro GD\Ventas\ParcialesNoEnviados Libros Parciales enviados al SII: \Transtec\FacturaW\eSafe\Libro GD\Ventas\ParcialesEnviados Libros Finales o Totales generados y enviados al SII: \Transtec\FacturaW\eSafe\Libro GD\Ventas\EnviadoFinal Incorporacin de libros generados y enviados por las sucursales: \Transtec\FacturaW\eSafe\Libro GD\Ventas\Sucursal

Botn Este botn permitir indicar donde se encuentran los libros de Gua de Despacho generados y/o enviados por las sucursales, para ser procesados por la casa matriz. Botn Este botn permitir, una vez seleccionado el archivo dentro de la lista, ser traspasado a la tabla para que luego puedan ser procesado e incorporados al proceso de generacin de libros por parte de la casa matriz.

Botn Este botn permitir eliminar archivos que fueron incorporados a la tabla. Genera Libros Parciales Casa Matriz Esta opcin permitir generar los libros parciales para luego ser enviados al SII. La generacin de libros parciales estar dada por: Por Sucursal Los libros parciales sern por Sucursal, la cual deber indicar la que corresponda. Segmento Los libros parciales debern informarse con un nmero de segmento, el cual debe ser nico por cada libro.

Imprimir Permitir la impresin del libro de ventas por Sucursal. Manual de Operacin Pgina 164

E-Safe Genera Libros Parciales Sucursales Esta opcin permitir generar los libros parciales que fueron generados por las sucursales y que no han sido enviados al SII. Para poder generarlos deber traspasar los archivos que se encuentran dentro de la lista a la tabla. La generacin de libros parciales estar dada por: Segmento Los libros parciales debern informarse con un nmero de segmento, el cual debe ser nico por cada libro.

Genera Libro Total Esta opcin generar un nico Libro para luego ser enviado al SII. Adems podr incorporar los libros parciales de Guas de Despacho que fueron generados en las sucursales y que no han sido enviados al SII.

Envo Libros Parciales al SII Esta opcin permitir enviar todos los libros parciales generados al SII. Cada vez que un libro es enviado al SII, ste devuelve un TrakID el cual podr ser consultado en la pgina del SII. Genera Final Esta opcin permitir generar el libro final al SII. El libro final se generar a travs de todos los libros parciales que fueron enviados al SII. Se debe tener presente en incorporar el libro de boletas de ventas generados por las sucursales incluyndolo en la tabla.

Envo Final Esta opcin permitir enviar el libro final al SII. Empresa identificada como Sucursal

Manual de Operacin

Pgina 165

E-Safe

Nombres de los archivos a generar Libros Parciales. LG + Ao + Mes + "SUC" + Cdigo Sucursal + "P" + Nmero de Segmento Nombre de archivos enviados al SII Una vez enviados los libros al SII, los nombres de archivos sern los siguientes: Libros Parciales. LG + Ao + Mes + "SUC" + Cdigo Sucursal + "P" + Nmero de Segmento + "_ENV" Ubicacin de los Libros Libros Parciales por enviar al SII: \Transtec\FacturaW\eSafe\Libro GD\Ventas\ParcialesNoEnviados Libros Parciales enviados al SII: \Transtec\FacturaW\eSafe\Libro GD\Ventas\ParcialesEnviados

Botn Genera Esta opcin permitir generar los libros parciales de las sucursales para luego ser enviados al SII y a la Casa Matriz. La generacin de libros parciales estar dada por: Por Sucursal Los libros parciales sern por Sucursal, la cual deber indicar la que corresponda. Manual de Operacin Pgina 166

E-Safe Segmento Los libros parciales debern informarse con un nmero de segmento, el cual debe ser nico por cada libro.

Botn Imprimir Permitir la impresin del libro de ventas por Sucursal. Botn Envo Libros Parciales al SII Esta opcin permitir enviar todos los libros parciales generados al SII. Cada vez que un libro es enviado al SII, este devuelve un TrakID el cual podr ser consultado en la pgina del SII.

Manual de Operacin

Pgina 167

E-Safe

4.4.2.6.

Documentos de Venta por Periodo

Este mdulo tiene por objetivo emitir un informe que contenga todos aquellos documentos registrados por conceptos de venta, ordenes de pedido, guas de despacho, facturas y boletas de venta, notas de crdito y dbito. A este informe se accede mediante la opcin Documentos de Venta por Periodo del men Ventas.

Criterio de bsqueda Indica si el filtro de la informacin se realizar de acuerdo al Nmero de Documento o a la Fecha del mismo. Rango de Facturas : Se considerarn los documentos cuyo nmero est comprendido en el rango establecido por rango de Facturas Desde y Hasta. Rango de Fechas : Se considerarn los documentos con fecha comprendida en el perodo establecido por la Fecha Desde y Fecha Hasta. Criterio de Seleccin Indica el tipo o los de documentos que el informe debe considerar. Facturas, Facturas de Venta a Terceros, Notas de Crdito, Notas de Dbito, Boletas Nominativas, Todas las Anteriores, Boletas No Nominativas, Ordenes de Pedido, Guas de Despacho (Facturadas y/o Pendientes por facturar). Criterio de Filtro Se debe indicar un tipo de filtro cuyo objetivo es agrupar los datos segn el criterio seleccionado (Ninguno, Cliente o Vendedor). Opcin Ninguno : No se aplicar agrupacin a los datos Opcin Cliente : Se debe seleccionar uno o ms clientes para los cuales desea emitir el reporte. De selecionar ms de uno, el informe aplicar una agrupacin por cliente, anulando la agrupacin por tipo de documento. Manual de Operacin Pgina 168

E-Safe Opcin Vendedor : Se debe seleccionar uno o ms vendedores para los cuales desea emitir el reporte. De selecionar ms de uno, el informe aplicar una agrupacin por vendedor, anulando la agrupacin por tipo de documento. Criterio de Grupo Tiene por objetivo agrupar la informacin por tipo de documento. Opcin Tipo de Docto : Agrupa los datos : No agrupa los datos Opcin Ninguno Criterio de Ordenamiento Establece el orden de impresin para el reporte. Este criterio rige para cada uno de los grupos. Por Nmero de Documento Por Fecha Por Total de Ventas Por Tipo de Documento (si no se ha aplicado criterio de grupo)

Manual de Operacin

Pgina 169

E-Safe

4.4.2.7.

Venta de Productos por Periodo

Este mdulo tiene por objetivo emitir un informe que contenga todos aquellos documentos registrados por conceptos de venta con detalle de productos. A este informe se accede mediante la opcin Venta de Productos por Periodo del men Ventas.

Criterio de bsqueda Indica si el filtro de la informacin se realizar de acuerdo a la Fecha del documento. Rango de Fechas : Se considerarn los documentos con fecha comprendida en el perodo establecido por la Fecha Desde y Fecha Hasta. Criterio de Seleccin Se debe selecionar uno o ms productos los cuales sern considerador en el informe, si no se seleccionan producto este informe considerara todos los productos. Criterio de Filtro Se debe indicar un tipo de filtro cuyo objetivo es agrupar los datos segn el criterio seleccionado (Ninguno, Cliente o Vendedor). Opcin Ninguno : No se aplicar agrupacin a los datos Opcin Cliente : Se debe seleccionar uno o ms clientes para los cuales desea emitir el reporte. De selecionar ms de uno, el informe aplicar una agrupacin por cliente, anulando la agrupacin por tipo de documento. Opcin Vendedor : Se debe seleccionar uno o ms vendedores para los cuales desea emitir el reporte. De selecionar ms de uno, el informe aplicar una agrupacin por vendedor, anulando la agrupacin por tipo de documento. Manual de Operacin Pgina 170

E-Safe Criterio de Ordenamiento Establece el orden de impresin para el reporte. Este criterio rige para cada uno de los grupos. Por Nmero de Documento Por Fecha Por Total de Ventas

Manual de Operacin

Pgina 171

E-Safe

4.4.2.8.

Informe Utilidades de Venta

El objetivo del informe de utilidade de venta es emitir un informe de la utilidades de venta relacionado con un metodo de valorizacin por artculo. A este informe se accede mediante la opcin Informe Utlidades de Venta del men Ventas. Para generar este informe se debe hacer click en el botn buscar con lo cual se mostraran los datos de las utilidades de ventas. Para orientar una mejor entrega de esta informacin se podrn indicar algunos criterios de seleccin de datos. Este tipo de seleccin puede ser uno a uno o uno a varios, esto quiere decir se podr indicar un valor o seleccionar uno o ms registros de la lista de datos entregada al pulsar el botn de seleccin de item. Tambin se podr filtrar segn el tipo de valorizacin Pmp, Lifo, Fifo y Especifico. Tambin se podr seleccionar valorizacin propia de artculos (es la valorizacin que tiene defina un articulo)

Manual de Operacin

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E-Safe

4.5.
4.5.1.

Cierres
Cierre Anual

El proceso de cierre anual es aquel que permite el cierre de un determinado perodo. Adems se puede traspasar la configuracion y el plan de cuentas al nuevo perodo, como tambien el stock inicial siempre y cuando el mdulo de control de inventario se encuentre habilitado. A este proceso se accede mediante la opcin Cierre Anual del men Procesos. Antes de hacer el cierre anual se debe estar en el mes de Diciembre y haber cerrado los meses anteriores. Se genera un nuevo ao de proceso a partir de la informacin contenida con anterioridad, se podr adems seleccionar si se desea traspasar la configuracin al nuevo perodo o traspasar el plan de cuentas para el nuevo ao o seleccionar ambas. Adems podr volver a meses anteriores solo cuando se haya deshecho el cierre del mes de diciembre.

Manual de Operacin

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E-Safe

4.5.2.

Cierre Mensual

El proceso de cierre mensual es aquel que permite el cierre mensual de un determinado periodo y para una determinada empresa. A este proceso se accede mediante la opcin Cierre Mensual del men Procesos. Permite el cierre del mes de proceso con lo cual se crea un stock inicial para el siguiente mes, si se quieren hacer modificaciones se deber deshacer el cierre mensual Ver Deshacer Cierre Mensual, al hacer una modificacin y cerrar el mes de proceso se actualizara el stock inicial. No ser posible modificar ningn documento de compra/ventas una vez cerrado el mes.

Manual de Operacin

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E-Safe

4.5.3.

Bloqueo y Desbloqueo de Mes

Este proceso permitir efectuar el bloqueo y desbloqueo repectivo de un mes determinado. A este proceso se accede mediante la opcin Bloqueo y Desbloqueo de Mes del men Procesos. Al efectuar el bloqueo de un mes no se podrn realizar modificaciones en los documentos de compras/ventas respectivos al perido o mes que se ha seleccionado.

Manual de Operacin

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E-Safe

4.5.4.

Deshacer Cierre Mensual

Este proceso permitir deshacer el cierre de mes A este proceso se accede mediante la opcin Deshacer Cierre Mensual del men Procesos. Al deshacer el cierre de un mes se podrn hacer modificaciones en los documentos de compra/ventas, en el ajuste de inventario, ajuste de stock inicial, etc. Al estar cerrado el mes solo se podran hacer consultas a las siguientes ventanas: Gua de Traspaso, Toma de Inventario Fsico, Ajuste de Inventario, Ajuste de Stock Inicial los cuales se encuentran en el men Inventario, Orden de Compra, Factura de Compra, Factura de Compra Propia, Carpeta de Importacin, Notas de Crditos, Notas de Dbito, Gua de Despacho las cuales se encuentran en el men Compras, Cotizaciones, Ordenes de Pedidos, Factura de Venta Fsicas, Factura de Venta Electrnicas, Factura de Venta a Terceros, Carpetas de Exportacin, Notas de Crdito, Notas de Dbito, Guas de Despacho, Boleta de Venta Nominativa y No Nominativa.

Manual de Operacin

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E-Safe

5.
5.1.

Opciones Especiales
Desbloqueo de Registros

El sistema e-SAFE utiliza un sistema de bloqueo de registros para asegurar la integridad de los datos que son manejados por el usuario, es as por ejemplo, que un Cliente o Proveedor no puede ser modificado por ms de un usuario a la vez. La opcin Desbloqueo de Registros permite liberar registros que han quedado bloqueados producto de un cierre anormal del sistema; como puede ser un corte de luz, reinicio del equipo sin cerrar el sistema, etc. ADVERTENCIA: El desbloquear registros que estn siendo modificados por los usuarios causar inconsistencias en la base de datos y/o cadas del sistema. Slo se debe utilizar esta opcin en caso de requerir desbloquear un registro que ya no est siendo utilizado debido a que el proceso que lo bloque se haya cerrado en forma anormal. A este proceso se accede mediante la opcin Desbloqueo de Registros del men Procesos.

Se entregar una lista con todos aquellos registros bloqueados y algunas caractersticas de ellos para facilitar su identificacin. Estas caractersticas son las siguientes: 1.- Usuario que bloque el registro 2.- Nombre del PC en que fue bloqueado el registro 3.- Proceso que bloque el registro 4.- Fecha en que fue bloqueado 5.- Hora del bloqueo 6.- Direccin de la tarjeta de red del equipo que bloque el registro 7.- Nmero del disco duro en el que se bloque el registro En primer lugar debe seleccionar la empresa a la cual aplicar el control Posteriormente debe seleccionar el o los registros que se requieren desbloquear, se debe hacer click en la columna Desbloqueo, con lo que se marcar con un signo de aprobacin, lo que indica que ha sido seleccionado, o en su defecto se pude marcar la opcin Todos para marcar automticamente todos los registros. Por ltimo de debe presionar el botn grabar Manual de Operacin para desbloquear los registros seleccionados. Pgina 177

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6.
6.1.
6.1.1.

Anexos
Impresin Modo Texto
Generador de Documentos

Para el optimo uso del generador de documentos, el usuario deber, antes de generar los documentos en formato de texto, tener seleccionada como predeterminada la impresora "Genrico / slo texto" que ofrece WINDOWS, adems, deber tener relacionados en las fuentes de la misma los "cdigos de control".

6.1.2.

Seleccin del Modo de Impresin

Esta opcin permite seleccionar el modo de impresin segn la necesidad del usuario, la cual puede ser en: Modo Grfico, entrega una impresin de mayor calidad por medio de impresoras lser e inyeccin de tinta. Modo Texto, entrega una mayor rapidez en la impresin pero disminuyendo su calidad, como por ejemplo impresoras de matriz de punto Okidata ML 320, ML 321, Panasonic, etc..

Funcionamiento General Impresora a utilizar: Permite seleccionar la impresora que se utilizar para la emisin de los reportes. Las impresoras que aparecern en esta lista son todas aquellas que tenga instaladas en su PC.

Modo de impresin: Esta opcin permite seleccionar el modo en que sern impresos los reportes, pudiendo ser: Grfico: Permite imprimir los reportes en modo grfico. Texto: Permite imprimir los reportes en modo texto. Guardar: Permite guardar la configuracin del modo de impresin para la posterior emisin de los informes del sistema. Ayuda: Permite visualizar esta ayuda.. Salir: Permite salir del formulario de configuracin del modo de impresin. Manual de Operacin Pgina 178

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6.1.3.

Configuracin Impresora Genrica

Se debe agregar la impresora "Genrico / slo texto" que ofrece WINDOWS. Esta impresora deber tener relacionados en las fuentes de la misma los siguientes "cdigos de control":

Nota: La tecla ESC se debe presionar y soltar, con esto saldr escrito <ESC> y luego Ctrl-R o Ctrl-O. Esto con el fin de habilitar los tamaos de fuente que se va a utilizar en 10 CPI y 17 CPI respectivamente. Es importante sealar que en tiempo de diseo del documento podr acceder a todas las fuentes disponibles en ese momento, pero debido a que el documento ser impreso en una impresora de texto solo imprimir en tamao 10 CPI (normal) y 17 CPI (comprimido) con el tipo de letra disponible en la impresora, por este motivo todos los tamaos de letras del documento sern interpretados de 17 CPI (comprimido), para los tamaos menores de 12 y 10 CPI (normal) para los tamaos iguales y mayores. En tiempo de ejecucin se podr tener definida cualquier impresora pero el formato del documento solo ser aceptado en esta impresora, por este motivo si el documento presenta errores de alineamiento o que no salgan los datos en la posicin adecuada ser porque no se encuentra seleccionada la impresora "Genrico / slo texto" en el documento o porque esta no tiene habilitados los cdigos de control para los tamaos normal y comprimido en las fuentes de la misma.

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Es importante sealar que en la opcin detalles de su impresora debera mostrar una configuracin parecida a la siguiente: Dependiendo si su impresora es local o esta dentro de una red, lo importante es que la impresora a la que apunta el puerto debe ser una de matriz de punto.

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6.2.
6.2.1.

Formatos de Archivos
Formato Archivo Voucher Centralizacion

Estructura de archivo de Voucher de centralizacin de Compras/Ventas Registro Tipo 0 (Encabezado) : Corresponde al encabezado del Voucher y contiene informacin relativa al proceso de captura que se est realizando.

Registro Tipo 1 (Detalle de cuentas) : Corresponde al detalle de los conceptos involucrados en el voucher a ser capturado. Registro Tipo 2 (Resumen) : Registro que contiene el resumen del Voucher contenido en el archivo SDF a ser capturado.

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6.3.

Campos Relacion de Documentador

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