TRMINOS DE REFERENCIA Y REQUERIMIENTOS TECNICOS MINIMOS SERVICIO DE TOMA DE INVENTARIO DE LA DIRECCION GENERAL GOBIERNO INTERIOR A NIVEL NACIONAL

I. II.

AREA QUE REQUIERE EL SERVICIO Unidad de Asuntos Administrativos - Unidad de Abastecimiento de la Direccin General de Gobierno Interior OBJETO DEL SERVICIO O CONSULTORA La finalidad del presente servicio comprender la realizacin de Toma de Inventario Fsico, valorizacin y conciliacin de los Activos Fijos, bienes no depreciables, bienes faltantes y sobrantes, asi como la actualizacin de informacin de los bienes patrimoniales. CARACTERSTICAS TCNICAS CANTIDAD Y DISTRIBUCIN DE LOS BIENES A INVENTARIAR La cantidad de bienes a inventariar representa 16,783 tems aproximadamente, los cuales se encuentran distribuidos en las sedes de la DGGI del MININTER a nivel nacional, tanto en la capital del departamento, provincias y distritos, segn detalle: Cabe sealar que por la ubicacin geogrfica de los bienes distribuidos en las provincias del territorio nacional y considerando que generalmente no sufren movimientos, la empresa contratista realizar la toma de inventario fsico de los bienes con su personal solo en los locales ubicados en la capital del departamento. En las sedes ubicadas fuera de la capital del departamento la empresa contratista imprimir una planilla de inventario con instrucciones para su llenado, la cual ser remitida a dichas sedes en coordinacin con la Unidad de Abastecimiento de la Oficina Administrativa de la Direccin General de Gobierno Interior (Sede Central de! MININTER - Lima), una vez llenadas, estas sern devueltas para que la empresa contratista, realice su ingreso en la base de datos y conciliacin pertinente, generndose las etiquetas necesarias las cuales, sern remitidas a las sedes respectivas para ser colocadas en los bienes inventariados.

III.

3.1 Inventariado y etiquetado El proceso de Inventario, se efectuar al barrer y de manera manual en planillas impresas, dividindose en dos fases: Fase 01 Que consiste en el levantamiento y verificacin fsica de los bienes a nivel nacional. La verificacin fsica incidir principalmente en:

Comprobacin de la presencia fsica del bien Estado de conservacin Condicin de utilizacin Trabajador responsable del bien Ubicacin fsica del bien Identificacin del bien mediante la etiqueta

Fase 02 Se inicia una vez realizado el cruce de informacin se imprime etiquetas, asignacin de bienes actualizada (que necesiten ser actualizadas), saneamiento de observaciones y etiquetado correspondiente de los bienes.

FASE 01 Durante la verificacin fsica se colocar la etiqueta N 02 sin excepcin como constancia de verificacin del bien. Si se detecta fisicamente algn bien cuya descripcin difiere del registrado en la base de datos, se observar este bien para su actualizacin inmediata y generacin de una

FASE 02

Cambio de la etiqueta del bien observado en la primera fase por la nueva etiqueta N 01.

nueva etiqueta N 01. Asimismo, generar un reporte de todos los casos similares enmendados para ser adjuntado al reporte que se enviara a la SBN. Revisar que los bienes no posean dos etiquetas Retiro de la etiqueta que no corresponda. con nmero de tem diferentes, de presentarse se observara este bien para determinar cual es el nmero de tem valido. De presentarse 02 bienes que posean etiquetas con el Se retirara del bien la etiqueta duplicada y se colocara la mismo numero (duplicadas) de tem se determinara nueva etiqueta generada. cual corresponde y cual no y, se emitir una nueva etiqueta N 01 o la etiqueta N 03 de ser el caso. Para los bienes que no cuentan con una etiqueta Se colocar la etiqueta N 01 y se retirar la etiqueta N que los identifique con numero de tem, se le 03. colocara la etiqueta N 03 si se determina cual es su numero de tem se imprimir etiqueta N01. Solo estarn identificados con la etiqueta N 03 los bienes determinados como sobrantes.

3.2

Proceso de Conciliacin El postor deber considerar que el nico factor comn de conciliacin automtica existente entre el Inventario Fsico y los Registros Contables es la Etiqueta de Cdigo de Barras, debiendo verificar que concilie la descripcin del bien. El Postor deber recomendar dentro de los cinco (05) das hbiles antes de culminar con el proceso de conciliacin, otras alternativas de conciliacin mostrando su incidencia contable, debiendo la Unidad de Abastecimiento OA - DGGi, dentro de 05 das hbiles de presentada la recomendacin aprobarlo para su aplicacin, con la finalidad de agotar al 100% los bienes conciliados, de tal forma que en este proceso se determine los sobrantes y faltantes en forma razonable. Concluidas las etapas anteriores, se efectuara la valorizacin por tasacin indicada, estimando la vida til correspondiente para el caso de los sobrantes.

3.3

OBLIGACIONES DE LAS PARTES

1.

De la ENTIDAD

Entregar el formato de cada uno de los reportes a presentar materia del servicio, los cuales estarn aprobados por la Unidad de Abastecimiento OA - DGGI. Entregar al contratista la base de datos, segn las tablas del software SIMI de la SBN.

Entregar la siguiente informacin:

2.

La cantidad de bienes muebles que sern materia de inventaro La ubicacin de los locales El Inventario del ejercicio anterior La informacin correspondiente a las altas y movimientos del ao. Las Bajas de bienes de haberse dado el caso. Cualquier otra informacin que sea necesaria para el desarrollo del trabajo.

De el CONTRATISTA

Presentar y exponer para su aprobacin el Plan de Trabajo detallado de las actividades a realizar en forma descriptiva (adjuntando Diagrama Gantt), a los miembros encargados de la Supervisin del servicio; as como presentar un informe sobre la organizacin y distribucin de los recursos humanos (personal profesional y tcnico) que participaran en el inventario.

Una vez aprobado el Plan de Trabajo, la empresa contratista a travs de su Coordinador General y en coordinacin con la Unidad de Abastecimiento OA-DGGI, brindar una charla a todos sus integrantes que participaran en la ejecucin del servicio, a los responsables de la Supervisin por parte de la DGGI y a los representantes de las diferentes oficinas de la DGGI, a fin de brindar las pautas necesarias para el inicio del mismo. Asumir los gastos que genere su personal, por concepto de movilidad, pasajes, viticos y dems (materiales, insumos, equipos, etc.) para el cumplimiento del servicio contratado. La ENTIDAD no proporcionar material, ni equipo alguno. Contar con un software y el soporte que cubra los siguientes puntos como mnimo para el manejo de la base de datos:
S El soporte informtico constante para acondicionar el software y resolver eventualidades. v Se trabajara partiendo de la base proporcionada segn el SIMI-SBN S Procesar todos los reportes contables

necesarios. </ Pueda realizar la conciliacin.

Generar todos los reportes solicitados por la entidad.

S Migrar los datos actualizados al software SIMI-SBN para la entrega a la SBN.

Garantizar y declarar por escrito que el personal encargado de efectuar y supervisar el trabajo cumplir las labores de manera honrada, que no cuenta con antecedentes judiciales, ni policiales y que tienen una preparacin profesional y/o tcnica suficiente acorde con las labores a realizar.

Tendr como centro de operaciones, procesamiento y coordinacin las oficinas ubicada en la Unidad de Abastecimiento OA - DGGI.

Efectuar la verificacin fsica de los bienes muebles que comprende Muebles y Enseres (cuenta contable 33) y Bienes No Depreciables (cuenta contable 07), con que cuenta la DGGI a nivel nacional al 31 de Diciembre del 2010, con el fin de asegurar su existencia real, ubicacin y estado de conservacin. Realizar durante el plazo de vigencia del contrato las actividades necesarias para prestar adecuadamente el Servicio de Inventarlo.

3.4

CARACTERSTICAS DE LAS ETIQUETAS Debern ser aprobadas en forma previa a su utilizacin por la Unidad de Abastecimiento OA -DGGI, cuyas caractersticas sern:

Etiqueta N 01: Es de polister de 51 x 51 mm. (aproximadamente) de color blanco, diseo similar al actualmente usado por el MININTER. Etiqueta N 02: Es de papel de 22 x 31 mm. (Aproximadamente) color definido por la Unidad de Abastecimiento OA-DGGI teniendo el siguiente texto UE 027: DGGI Inventario 2009 Etiqueta N 03: Es de papel de 22 x 51 mm. (Aproximadamente) color definido por la Unidad de Abastecimiento OA-DGGI con una numeracin correlativa provisional.

3.5

SUPERVISIN Ser efectuada por la Comisin de Monitoreo de Inventario designada por la Direccin Ejecutiva de la Direccin General de Gobierno Interior.

IV.

PRODUCTO A OBTENER 4.1 Entrega de informacin a la ENTIDAD El postor entregar a la Unidad de Abastecimiento OA - DGGI, en tres (03) ejemplares impresos y en base de datos (CD-Room), la siguiente informacin:

N
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Detalle
Informe Final (este solo ser por un todo) Inventario Patrimonial valorizado y depreciado de Muebles y Enseres Inventario Patrimonial valorizado y depreciado de Equipo de Computo Inventario Patrimonial valorizado y depreciado de Equipo de Transporte Inventario Patrimonial valorizado y depreciado de Muebles y Enseres Faltantes Inventario Patrimonial valorizado y depreciado de Equipo de Computo Faltantes Inventario Patrimonial valorizado y depreciado de Equipo de Transporte Faltantes Inventario patrimonial valorizado de bienes no depreciables Inventario de bienes Sobrantes debidamente tasados y valorizados agrupados segn su cuenta contable que corresponda Asignacin por usuario que incluir bienes patrimoniales y bienes sobrantes Inventario general segn el software SIMI-SBN, incluyendo la actualizacin del inventario en el software SIMI-SBN de la Entidad Inventario Patrimonial por oficinas Inventario de bienes sobrantes por oficina Bienes propuestos para la baja por su estado malo Acta de conciliacin con la Oficina de Contabilidad Bienes que fueron corregidos su cdigo de bien por encontrarse equivocado Inventario General agrupado por oficinas Asignacin de bienes firmada por el usuario al momento de la verificacin fisica

Entregables 1 2o
o

(Lima)

(Provincia)

3o
X

X X X X X X X

X X X X X X X X

X X

X X X X X

X X X X X X X

NOTA: Los resultados del Inventario debern ser refrendados por un Contador Pblico Colegiado hbil y adicionalmente cuando se trate de valorizaciones por un Perito Tasador en la materia, debidamente habilitado. Informe, en el cual deber incluir la metodologa empleada, proceso del inventario o actividades resaltantes y recomendaciones pertinentes. Conjuntamente con el Informe, el postor deber entregar a la Unidad de Abastecimiento OA -DGGI, las Actas de Inicio, Conciliacin y Culminacin debidamente firmadas por las Jefaturas de las sedes.

Informe final del inventario

Una vez que la Comisin de Inventario recibe la evaluacin efectuada por la Unidad de Contabilidad, requiere al Contratista el anlisis mismo en el plazo mximo de diez (10) das calendario, contados a partir del da siguiente de recibida la mencionada evaluacin, debiendo emitir a tal efecto un Informe del inventario que contendr como mnimo: - Las acciones adoptadas respecto a la evaluacin del inventario que efectu el Jefe o encargado de la Unidad de Contabilidad; Cuadros resumen de los resultados del Inventario; Informacin actualizada de los registros del inventario en el sistema y del Listado de Mercancas por Conciliar luego del registro de la conciliacin de mercancas; - Reportes impresos emitidos a travs del sistema correspondientes a los tems OK, Faltantes, Con Diferenciaron Diferencia en Cantidad de Saldo, Regularizados. Dichos reportes follados debern ser visados por la Comisin de Inventario; - Listado de Mercancas por Conciliar actualizado, foliado y visado por la Comisin de Inventario; - Orignales de las Hojas de Inventario ordenadas por Almacn, tipo de Acta, Ao, nmero de Acta y nmero de tem, foliados; Orignales del Listado de Mercancas por Conciliar utilizados durante el Inventario, follados; Conclusiones fundamentadas en hechos comprobados que permitan su posterior revisin, evaluacin y la adopcin de acciones correctivas. El resultado del inventario registrado en el sistema debe ser idntico al sealado en el Informe del Contratista, as mismo, el Listado de Mercancas por Conciliar debe ser idntico al reporte impreso que se adjunta al Informe de Inventario.

La Comisin de Inventario conforme al cumplimiento de los requisitos establecidos en el numeral 11.1 precedente y en plazo mximo de seis (06) das calendario evaluar el Informe del Inventario. De tener dicho informe observaciones el Contratista las subsanar dentro del plazo mximo de cinco (05) dias calendario de recibida la observacin. Con el pronunciamiento favorable respecto al informe sealado en el numeral precedente la Comisin de Inventario otorga la conformidad al servicio prestado por el Contratista V. REQUISITOS MINIMOS QUE DEBE CUMPLIR EN CONTRATISTA 1. Experiencia del postor en toma fsica de Inventarios debidamente acreditado con facturas o conformidad de servicios y su respectivo contrato.

2. 3. 4.

Experiencia en la toma de inventario de por lo menos 2 Entidades Pblicas en los tres ltimos aos, para demostrar su conocimiento en la catalogacin SBN. Experiencia de haber realizado inventarios a nivel nacional, en ms de 200 locaciones. Personal calificado, demostrando su experiencia mediante la presentacin de curriculum documentado, segn detalle: Coordinador General del Proyecto (01) Encargado de dirigir el proyecto, ser el responsable de coordinar con la Supervisin de la DGGI y de dirigir el trabajo de campo por intermedio de sus supervisores, para lo cual debe contar con titulo profesional y colegiatura de Ingeniero, Contador, Administrador o carrera similar, con experiencia profesional acreditada mnima de 05 aos, Supervisor General (01) Encargado de la parte ejecutiva del proyecto, experto en trabajo de campo con manejo de personas y con amplio conocimiento de las herramientas de control de proyectos. El perfil se adeca a un Ingeniero Industrial o Administrador titulado que conozcan ampliamente temas organizativos y de mtodos. Deber demostrar experiencia de haber dirigido por lo menos 2 procesos de tomas de inventario. Contador (01) Encargado del trabajo de verificacin de la documentacin y conciliacin de los resultados con los registros patrimoniales y contables, confeccin de los reportes para los registros contables, para lo cual debe contar con titulo de Contador Publico, con experiencia profesional mnima de (05) aos. Tasador (01) Encargado de la tasacin de los bienes sobrantes, para lo cual este profesional debe acreditar con documento vigente, estar adscrito en el Cuerpo Tcnico de Tasadores del Per o en el Consejo Nacional de Tasaciones con una experiencia mnima de (03) aos. Supervisor de Campo (02) Encargado de dirigir y monitorear el trabajo de campo de los inventariadores, y ser responsable de participar en los controles de calidad del servicio en representacin del proveedor, para lo cual deben ser egresados de Universidad de preferencia de las carreras de Ingeniera Industrial, Contabilidad, Administracin o carrera a fin, debiendo acreditar experiencia mnima de (02) aos como supervisores en toma de Inventario Fsico, con disponibilidad total del servicio. Especialista en Sistemas (02) Responsable de procesar la informacin del inventario, manejar la Base de Datos, entregar la informacin en forma oportuna y veraz, efectuar las migraciones de la informacin, emitir los reportes requeridos, para lo cual, debe ser Ingeniero de Sistemas colegiado o Bachiller en Sistemas con (02) aos de experiencia mnima y a disponibilidad total del servicio, con experiencia en software SIMI-SBN.

Inventariadores (20) Responsables de realizar el trabajo de campo, en cantidad necesaria para desarrollar el servicio, debiendo acreditar experiencia en toma de Inventario Fsico. Diqitadores (03) Encargados de ingresar la informacin recibida procesarla revisarla corregirla y consistenciarla en el sistema, en cantidad suficiente para desarrollar en forma oportuna y eficiente el servicio, acreditar experiencia mnima de (01) ao en labores de digitacin y estudios en ofimtica. NOTA;
S El postor deber asegurar que el personal asignado cuenta con la capacidad de identificar los bienes, y

deber programar una capacitacin dirigida a su personal dentro de las instalaciones del MININTER y bajo la supervisin de la Comisin de Monitoreo de Inventario y representantes del MININTER. Una vez definido el personal encargado de brindar el servicio, este no podr ser removido o cambiado por el proveedor, salvo motivos debidamente sustentados y aceptados por la Unidad de Abastecimiento OA - DGGI, en cuyo caso la reposicin deber ser inmediata dentro del da y el personal cambiado deber cumplir con los requisitos mnimos exigidos en estos Trminos de Referencia. El personal designado para el servicio deber laborar a tiempo completo durante el tiempo que dure el servicio.

En caso de persona natural: profesional, tcnico, especialidad, experiencia. En caso de persona jurdica: infraestructura, personal tcnico calificado, tiempo de experiencia en el mercado, garanta de los materiales, repuestos originales.

VI.

PLAZO DE EJECUCIN DEL SERVICIO El inicio de plazo de ejecucin del servicio ser a partir del dia siguiente de la firma del contrato. El Plazo mximo de ejecucin total del servicio ser de 03 meses (90 das calendarios), adems deber tener en cuenta la realizacin de las actividades del inventario solo en das laborables y dentro de los horarios establecidos en el MININTER, pudiendo establecerse fechas y horarios de mutuo acuerdo, el cual, no modificar, ni afectar el plazo contratado.

VII.

LUGAR DE EJECUCIN EL SERVICIO La cantidad de bienes a inventariar representa 15,658 tems aproximadamente, los cuales se encuentran distribuidos en las sedes de la DGGI del MININTER a nivel nacional, tanto en la capital del departamento, provincias y distritos, segn detalle: GARANTA MNIMA DEL SERVICIO La garanta del servicio ser de 06 meses. FORMA DE PAGO Ser efectuado de acuerdo al articulo 180 y 182 del Reglamento de la Ley de Contrataciones, previa conformidad de cada uno de sus entregables por parte de la Unidad de Abastecimiento OA -DGGI, segn detalle: 1er Entregable (30% del monto adjudicado) Recepcin de la informacin sealada en el numeral 4.1 de los presentes trminos de referencia. 2do Entregable (30% del monto adjudicado) Recepcin de la informacin sealada en el numeral 4.1 de los presentes trminos de referencia. 3er Entregable (40% del monto adjudicado) Recepcin de la informacin sealada en el numeral 4.1 de los presentes trminos de referencia,

VIII. IX.

X.

CONFORMIDAD DEL SERVICIO La recepcin y conformidad del servicio estar a cargo del rea de Control Patrimonial de la Unidad de Abastecimiento de la DGGI.

XI. XII. XIII.

ADELANTOS No se considerara adelantos para el presente Proceso de Seleccin. PLAZO MAXIMO DE RESPONSABILIDAD Segn a lo establecido en la garanta del servicio. NUMERO DE LA RESOLUCIN QUE INCLUYE EL PROCESO DE SELECCIN EN EL PAC Resolucin N 003-2010-IN-0501 del 27 de abril del 2010 y Anexo N 01

XIV.

OTRAS CONDICIONES

ADICIONALES. CONDICION DEL SERVICIO El servicio requerido implica una relacin de naturaleza civil entre la DGGI - MININTER y el proveedor, no existiendo ningn vnculo de dependencia laboral, estabilidad laboral, ni compromiso por el tiempo de ejecucin del servicio entre la ENTIDAD y los trabajadores del proveedor. En este sentido, el personal que ejecutara el servicio, realizara sus actividades por cuenta, riesgo y responsabilidad de su representada. El servicio se realizar a todo costo.

FIRMA Y SELLO EL JEFE DEL AREA USUARIA QUE EFECTUA EL REQUERIMIENTO EN TODAS LAS HOJAS