Gestin de Adquisiciones del Proyecto

Gestin de Adquisiciones del Proyecto

1.- Principios bsicos de Gestin de Adquisiciones del Proyecto La gestin de adquisiciones del proyecto incluye los procesos necesarios para obtener bienes y servicios (productos) externos a la organizacin. Esta gua considera las relaciones entre comprador y vendedor (tambin denominado contratista, suministrador, etc.) exclusivamente desde el punto de vista del comprador. El vendedor, por su parte, considerar su trabajo como un proyecto en el que comprador acta como cliente. Esta gua aplica exclusivamente a las relaciones con suministradores externos, con los que se mantiene una relacin contractual. No obstante, puede aplicarse en parte a los acuerdos formales entre los diversos actores involucrados en el proyecto, cuando los requisitos informales de los procesos de gestin de recursos y gestin de comunicaciones no sean suficientes.

2.- Procesos relacionados con la Gestin de Adquisiciones Se precisa aplicar seis procesos para la gestin de adquisiciones del proyecto. Estos procesos se presentan someramente en la figura 10-1 y son los siguientes:

10.A Planificacin de Adquisiciones. Identificacin de qu debe adquirirse y cundo. 10.B Planificacin de Pedidos. Documentos de los requisitos de compra y la identificacin de las fuentes potenciales de suministro. 10.C Peticin de Ofertas. Obtencin de ofertas de suministro de los equipos, componentes y servicios. 10.D Seleccin de Suministradores. Estudio y evaluacin de las ofertas y preparacin del documento de comparacin entre las mismas y propuesta de compra. 10.E Administracin de Contratos. Gestin de todo el proceso de compra y relaciones con los suministradores y contratistas a lo largo de la fabricacin y/o prestacin de servicios. 10.F Cierre de Contratos. Formalizacin del cierre contractual de los contratos de los suministradores y contratistas, incluyendo la resolucin de cualquier punto pendiente.

Aunque estos procesos se presentan en esta gua como elementos discretos con interfaces bien definidas, en la prctica pueden solaparse e interactuar con otros

procesos, tal como se indica en el mdulo 1.

3.- Planificacin de Adquisiciones Comprende la identificacin de qu necesidades del proyecto es preferible cubrir mediante la adquisicin de productos o servicios externos, definiendo qu podr adquirirse, qu conviene adquirir, cmo adquirirlos, en qu cantidad y en qu momento. Cuando se considere conveniente, el equipo de proyecto solicitar apoyo de los especialistas en adquisiciones y contratos de la organizacin. Cuando convenga mantener un cierto grado de control sobre las decisiones de ejecucin, se optar por la subcontratacin. 3.1.- Datos de partida

Los datos de partida para la planificacin de adquisiciones son los siguientes: Definicin de Alcance del Proyecto Descripcin de los lmites del proyecto, que proporciona informacin sobre las necesidades de ste y las estrategias que deben utilizarse en la planificacin de adquisiciones. Descripcin de Productos o Servicios del Proyecto Informacin acerca de temas tcnicos y precauciones que deben considerarse. Recursos de Compras Existentes Conocimiento de qu recursos (personal, equipo y material) estn potencialmente disponibles si fuesen necesarios, para el caso de que el equipo de proyecto careciese de los recursos y experiencia necesarios para el procesado de adquisiciones. Condiciones de Mercado Consideracin de qu productos y servicios estn disponibles en el mercado, por quines y bajo qu trminos y condiciones. Otros Productos Planificados Consideracin de los productos obtenidos de otros procesos de gestin (por ejemplo, estimaciones preliminares de coste y plazo, planes de calidad, previsiones de flujo de caja, estructura desagregada del proyecto, riesgos identificados y planificacin de recursos). Restricciones Aplicables al Proyecto Factores que limitan las opciones del comprador (por ejemplo, fondos aplicables). Hiptesis Utilizadas Factores que se suponen verdaderos y ciertos a efectos de planificacin. 3.2.- Tcnicas y herramientas Las tcnicas y herramientas empleadas en la planificacin de adquisiciones son las siguientes:

Anlisis de Ejecucin frente a Adquisicin Anlisis para determinar si un producto particular puede ser realizado de manera efectiva y econmica con los recursos asignados al proyecto. En la comparacin con la adquisicin, deben considerarse tanto costes directos como indirectos (por ejemplo, al coste de adquisicin es necesario aadirle el coste de supervisin y gestin del suministro). Otra opcin a considerar es el alquiler frente a la adquisicin (por ejemplo, si la adquisicin puede ser de uso general, la cantidad cargada al proyecto podra ser inferior al coste del alquiler externo). Juicio de Expertos Normalmente se precisa una evaluacin de personal experimentado para planificar las adquisiciones. Esta asesora puede ser obtenida de otras unidades organizativas especializadas, de consultores, asociaciones tcnicas o profesionales, grupo industriales, etc. Seleccin del Tipo de Contrato Determinacin del tipo de contrato ms apropiado para cada adquisicin, entre las tres categoras existentes: a) partida alzada o precio fijo (aplicable solo a productos bien definidos para evitar que las incertidumbres encarezcan la adquisicin, con consideracin o no incentivos y penalizaciones relacionadas con el plazo);

b) administracin y costes reembolsables (que considera tanto costes directos como indirectos o overheads, con consideracin o no de incentivos relacionados con el plazo y el coste total); y c) tarifas o precios unitarios (asignacin de precios fijos a unidades de producto, con independencia de la cantidad de ellas para completar el trabajo). 3.3.- Productos Los productos a obtener de la planificacin de adquisiciones son: Plan de Gestin de Adquisiciones Descripcin del modo de gestin del subsiguiente proceso de adquisiciones, incluyendo el tipo de contrato a utilizar en cada adquisicin, si se precisaran estimaciones independientes en la seleccin de suministradores, la asignacin de responsabilidades que proceda a Compras y Activacin, los documentos normalizados de compra a emplear, cmo se gestionarn las adquisiciones con suministradores mltiples y cmo se coordina el proceso de adquisiciones con la planificacin y los informes de progreso del proyecto.

Especificaciones de Compra Describen el producto a suministrar y todos los servicios colaterales (por ejemplo: documentacin tcnica a suministrar, soporte post-operacional, informes de progreso, etc.) con suficiente detalle para permitir que los suministradores potenciales sean capaces de emitir ofertas competitivas. Son actualizables a lo largo del proceso de adquisicin (por ejemplo: para incluir refinamiento en el proyecto, aproximaciones ms efectivas o econmicas propuestas por los suministradores potenciales, etc.).

4.- Planificacin de pedidos Comprende la preparacin de todos los documentos necesarios para realizar el proceso de pedidos. 4.1.- Datos de partida Los datos de partida para la planificacin de pedidos son los siguientes:

Plan de Gestin de Adquisiciones

Especificaciones de Compra

Otros Productos Planificados Deben considerarse los productos de otros procesos de gestin que hayan sufrido modificaciones, en particular los relativos a planificacin.

4.2.- Tcnicas y herramientas Las tcnicas y herramientas empleadas en la planificacin de pedidos son las siguientes:

Formatos Normalizados Utilizacin de contratos normalizados, descripciones de suministros normalizados o versiones normalizadas en todo o parte de los documentos de solicitud de suministros.

Juicio de Expertos

4.3.- Productos Los productos a obtener de la planificacin de adquisiciones son:

Documentacin de Compras Documentos rigurosos y estructurados que permiten a los vendedores potenciales preparar una respuesta consistente, ajustada, completa y comparable. La documentacin incluir: especificaciones de compra, descripcin de la estructura a dar a la oferta y las provisiones contractuales relevantes (por ejemplo, copia de un modelo de contrato, clusulas de confidencialidad, etc.). La documentacin debe incluir la flexibilidad necesaria para permitir la consideracin de sugerencias de mejora por parte del ofertante.

Criterios de Evaluacin Bases documentadas y organizadas para facilitar su uso en la comparacin de ofertas y que pueden ser objetivas o subjetivas y, en ciertos casos, incluidas en la documentacin de compras. Cuando se trata de productos existentes en el mercado, la decisin puede basarse en el precio ofertado. En caso contrario, se precisa documentar el proceso de evaluacin, incluyendo entendimiento de la necesidad por el ofertante, coste total del ciclo de vida del producto, capacidad tcnica, gestora y financiera del ofertante, etc.

Actualizacin de las Especificaciones de Compra

5.- Peticin de Ofertas Comprende la obtencin de informacin de los suministradores potenciales sobre como podran satisfacer las necesidades solicitadas.

5.1.- Datos de partida Los datos de partida para la peticin de ofertas son los siguientes:

Documentacin de Compras

Lista de Suministradores Cualificados Utilizacin de la lista oficial de suministradores cualificados, que deber ser completada por el equipo de proyecto en el caso de que resultase insuficiente para las necesidades del proyecto (por ejemplo, con informacin comercial, asociaciones profesionales, catlogos, etc.). 5.2.- Tcnicas y herramientas Las tcnicas y herramientas empleadas en la peticin de ofertas son las siguientes:

Reuniones con Suministradores Cenculos con suministradores potenciales, antes de la emisin de la peticin de ofertas o inmediatamente tras su lanzamiento, con objeto de asegurar que adquieren un conocimiento claro y uniforme de lo solicitado. Las aclaraciones que se efecten se aaden normalmente a la documentacin de compras.

Anuncios Publicitarios Ampliacin del nmero de ofertantes mediante el anuncio de la solicitud en peridicos, boletines y revistas profesionales. En determinados casos, puede ser un requisito contractual o gubernamental. 5.3.- Productos Los productos a obtener de la peticin de ofertas son:

Ofertas Documentos preparados por los ofertantes que describen las capacidades y disposicin para proporcionar lo solicitado de acuerdo con los trminos de la documentacin de compra.

6.- Seleccin de Suministradores Comprende la recepcin de ofertas y la aplicacin de los criterios de evaluacin para seleccionar a los suministradores, que normalmente se efectuar separadamente para la oferta tcnica y la econmica. Cuando un producto sea crtico para con el desarrollo del proyecto, puede ser necesario seleccionar mltiples suministradores que permitan reducir riesgos. Las herramientas y tcnicas que se describen pueden ser usadas aislada o conjuntamente, segn sea conveniente (por ejemplo, pueden usarse para seleccionar un ofertante, para ordenar los ofertantes por orden de mrito a efectos de secuencia de negociacin o para seleccionar una lista corta de posibles suministradores con los que entrar en una segunda ronda de peticin de ofertas).

6.1.- Datos de partida Los datos de partida para la seleccin de suministradores son los siguientes:

Ofertas de los Suministradores Potenciales

Criterios de Evaluacin

Polticas Organizativas Preferencias que pueden afectar al proceso, formales o informales, por parte de las organizaciones participantes en el proyecto.

6.2.- Tcnicas y herramientas Las tcnicas y herramientas empleadas en la seleccin de suministradores son las siguientes:

Negociacin de Contratos Implica la clarificacin de mutuo acuerdo sobre la estructura y requisitos de contrato antes de la firma, en temas tales como: responsabilidades y autoridad, condiciones y leyes aplicables, enfoques de gestin comercial y tcnica, precio, condiciones de pago, garantas, etc. El contrato debe incluir y dejar constancia de todos los acuerdos alcanzados. Sistemas de Ponderacin Mtodo para la cuantificacin de datos cualitativos para minimizar los efectos de prejuicio por el evaluador. Normalmente incluye cuatro pasos: asignacin de un peso

numrico a cada criterio de evaluacin, determinacin de la calificacin de cada ofertante en cada criterio, multiplicacin del peso numrico por la calificacin correspondiente y totalizacin de los productos correspondientes a cada ofertante. Sistemas de Cribado Mtodo para la eliminacin de aquellos ofertantes que no cumplan con unas calificaciones mnimas en uno o ms de los criterios de evaluacin. Estimaciones Independientes Determinacin, por elaboracin propia o ajena, de un coste razonable para el producto a adquirir. Las desviaciones respecto a lo esperado pueden evidenciar insuficiencias de entendimiento de lo solicitado por parte del ofertante. 6.3.- Productos Productos a obtener de la seleccin de suministradores son: Contratos Acuerdos mutuamente vinculantes que obligan al vendedor a proporcionar el producto especificado y al comprador a pagar por l, constituyendo una relacin ante la Ley. La firma de los contratos est sometida a revisiones y aprobacin, de acuerdo con los procedimientos e instrucciones de la organizacin.

7.- Administracin de contratos Comprende el modo de asegurar que el suministrador cumple con los requisitos contractuales, la gestin de las interrelaciones entre los diversos suministradores y la autorizacin de pagos en funcin del progreso. La naturaleza legal de la relacin contractual hace imperativo que el equipo de proyecto sea extremadamente consciente de las implicaciones legales durante la administracin del contrato. La administracin de los contratos incluye diversos procesos de gestin y la unin de los resultados en la gestin integrada del proyecto. Entre los procesos de gestin aplicables destacan: ejecucin del Plan de Proyecto (autorizacin de los trabajos del suministrador en una fecha apropiada), informes de progreso (seguimiento de los costes incurridos, la planificacin y la calidad tcnica de los suministros), control de calidad (inspeccin y verificacin funcional del producto suministrado), control de cambios (aseguramiento que los cambios son adecuadamente aprobados y transmitidos a todos los afectados), etc. 7.1.- Datos de partida Los datos de partida para la administracin de contratos son los siguientes:

Contratos Resultados de los Trabajos

Estado de los trabajos del suministrador de acuerdo con la informacin recopilada en la ejecucin del Plan de Proyecto. Peticiones de Cambio Las peticiones de cambio que afecten al suministro sern sometidas al proceso general de control de cambios en el proyecto. Bajo este concepto se incluyen las reclamaciones y disputas y la determinacin de las condiciones que podran conducir a la cancelacin del contrato. Facturas de Suministradores Solicitudes de pago efectuadas por los suministradores, incluyendo la documentacin justificativa requerida por el contrato. 7.2.- Tcnicas y herramientas Las tcnicas y herramientas empleadas en la administracin de contratos son las siguientes:

Sistema de Control de Cambios de Contratos Definicin del proceso por el que los contratos pueden ser modificados, que ser consistente con lo establecido en los procedimientos e instrucciones de la organizacin e incluir: sistema de seguimiento proceso de resolucin de disputas y nivel exigido a la aprobacin de los cambios. Informes de Progreso Proporcionan a la direccin informacin acerca de la efectividad del suministrador para alcanzar los objetivos contractuales y datos para su inclusin en el informe de progreso del proyecto. Sistema de Pagos Se utiliza el sistema establecido por los procedimientos e instrucciones de la organizacin.

7.3.- Productos Los productos a obtener de la administracin de contratos son:

Correspondencia Constancia documental de todos los aspectos de la relacin entre comprador y vendedor, especialmente los avisos de progreso insatisfactorio, clarificaciones y cambios en el contrato. Cambios a los Contratos Que a travs de los procesos de planificacin y adquisicin deben alimentar la actualizacin del sistema documental del proyecto. Peticiones de Pago Emisin de peticiones de pago al Cliente, cuando sea ste quin deba abonar las facturas de los suministradores. En caso contrario, el producto es simplemente el abono de la factura previa la correspondiente autorizacin.

8.- Cierre de contratos Comprende el modo de asegurar que se ha verificado el producto objeto del contrato (todo el trabajo se ha finalizado completa y satisfactoriamente), se ha cerrado el contrato administrativamente (todos los registros han sido actualizados para reflejar los resultados finales y la informacin archivada para su uso futuro) y, por tanto, puede procederse al cierre del contrato segn lo establecido en el mismo o en los procedimientos e instrucciones de la organizacin.

8.1.- Datos de partida Los datos de partida para el cierre de contratos son los siguientes:

Documentacin de los Contratos Que debe incluir al meno el propio contrato, junto con las programacin y planificacin del suministro, cambios al contrato solicitados e aprobados, documentacin tcnica del suministrador, informes de progreso del suministrador, resultados de las inspecciones, documentos financieros, etc.

8.2.- Tcnicas y herramientas Las tcnicas y herramientas empleadas en el cierre de contratos son los siguientes:

Auditoras de Compras Revisin estructura del proceso completo de adquisiciones, para identificar xitos y fallos que puedan afectar a otros suministros del proyecto o a otros proyectos.

8.3.- Productos Los productos a obtener del cierre de contratos son:

Archivo de Contratos Conjunto completo de registros, convenientemente indexados, para su custodia en archivo segn los procedimientos e instrucciones de la organizacin.

Aceptacin Formal y Cierre Cuando as lo requiera el contrato, emisin de una nota formal anunciando al suministrador que el contrato ha sido finalizado.