Auditoria de Gestin

INTRODUCCIN

El presente trabajo podemos conocer los procesos y elementos ms importantes a utilizar en una auditoria de gestin o administrativa, este tipo de auditoria abarca la organizacin de forma sistmica, analizando todos sus componentes, para poder identificar sus oportunidades y falencias a fin de implantar o potenciar el sistema de control interno que nos asegure el correcto desempeo de la organizacin.

Contenido
La Auditora De Gestin ...................................................................................................................... 4 Diferencia entre Auditoria De Gestin Y Auditoria Operacional ........................................................ 4 Interrelacin de las 3E"...................................................................................................................... 6 Proceso de la Auditoria Administrativa............................................................................................... 8 Clasificacin de los procesos ......................................................................................................... 10 Tcnicas y procedimientos de Auditoria de Gestin......................................................................... 11 Herramientas para la Auditoria de Gestin ...................................................................................... 17 Control Interno .................................................................................................................................. 17 Componentes................................................................................................................................. 18 Mtodos de evaluacin del CI ....................................................................................................... 21 Evidencias Suficientes y Competentes.............................................................................................. 22 Papeles de Trabajo ............................................................................................................................ 24 Parmetros de indicadores de gestin ............................................................................................. 27 Metodologa de la Auditoria De Gestin........................................................................................... 28 FASE I: Planificacin .......................................................................................................................... 28 FASE II: Ejecucin del Trabajo ............................................................................................................. 30 FASE III: Comunicacin de Resultados ............................................................................................ 32 FASE IV: Seguimiento y Evaluacin ................................................................................................ 32 Conclusiones ..................................................................................................................................... 33 Anexos ...................................................................................................Error! Bookmark not defined.

La Auditora De Gestin

La auditora de gestin o administrativa es aquella que se realiza para evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por la organizacin y con los que se han manejado los recursos. La auditora de gestin tiene como objetivos primordiales: Evaluar los objetivos y planes organizacionales. Vigilar la existencia de polticas adecuadas y su cumplimiento. Comprobar la confiabilidad de la informacin y de los controles. Verificar la existencia de mtodos adecuados de operacin. Comprobar la correcta utilizacin de los recursos.

En este tipo de auditora, el desarrollo de un programa de trabajo depende de las circunstancias de cada empresa auditada.

Diferencia entre Auditoria De Gestin Y Auditoria Operacional

Si bien estos trminos son muchas veces utilizados para referirse al mismo anlisis, ya que en el pas, por los recursos necesarios, no es muy aplicada la auditoria Administrativa, hay que reconocer y diferenciar cada una de estas.

Mientras que la Auditora administrativa puede definirse como el examen comprensivo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa de una institucin o departamento

gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que d a sus recursos humanos y materiales La Auditoria Operacional Se define como una tcnica para evaluar sistemticamente la efectividad de una funcin o una unidad con referencia a normas de la empresa, utilizando personal especializado en el rea de estudio, con el objeto de asegurar a la administracin que sus objetivos se cumplan, y determinar qu condiciones pueden mejorarse.

Interrelacin de las 3E"

Entre los motivos que dan lugar a una auditora de gestin est la necesidad de controlar la gestin de la empresa en sus diferentes niveles. En este caso, se persigue el objetivo de establecer un control de eficacia, eficiencia y economa. De ah que tambin se denomine auditora 3E.

Estos tres elementos deben relacionarse ente s, al ser expuestos los resultados de la entidad en el Informe de Auditora, tomando en cuenta:

Eficacia:

Resultados que brindan los efectos deseados.

Eficiencia: Insumos que producen los mejores resultados Economa: Insumos correctos al menor costo

La Eficacia
La eficacia de una organizacin se mide por el grado de cumplimiento de los objetivos contenidos en los programas de actuacin de la misma, es decir, comparando los resultados realmente obtenidos con los resultados previstos y, por tanto, existe eficacia cuando una determinada actividad o servicio obtiene los resultados esperados, independientemente de los recursos que hayan sido utilizados para ello, por tanto se trata de la comparacin de unos outputs con otros outputs.

La Eficiencia
La evaluacin de la eficacia requiere siempre la existencia de objetivos claros, concretos y definidos, pudindose realizar la medicin del nivel de eficacia sobre los hechos y sobre los resultados. Esta evaluacin nos permite: a. Conocer si los programas cumplimentados han conseguido los fines propuestos. b. Facilitar informacin para decidir si un programa debe ser continuado, modificado o suspendido controles de eficacia realizados durante el desarrollo del programa, medicin en su caso, de los outputs intermedios-. c. Suministrar bases empricas para la evaluacin de futuros programas. d. Descubrir la posible existencia de soluciones alternativas con mayor eficacia. e. Fomentar el establecimiento por parte de la alta direccin de la empresa de sus propios controles internos de gestin.

La eficiencia se mide por la relacin entre los bienes adquiridos o producidos o los servicios prestados por un lado (outputs) y los recursos utilizados por otro (inputs), es decir, se mide por la comparacin de unos inputs con unos outputs. La evaluacin de los niveles de eficiencia requiere la existencia de una determinada informacin y de una organizacin suficientemente preparada. Para valorar tanto los inputs como los outputs, stos deben estar claramente definidos. Dicha evaluacin puede ser realizada en trminos cuantitativos o cualitativos, y nos permite conocer: El rendimiento del servicio prestado o del bien adquirido o vendido, en relacin con su coste. La comparacin de dicho rendimiento con una norma establecida previamente. Las recomendaciones para mejorar los rendimientos estudiados, y en su caso, las crticas de los obtenidos.

La Economa
La economa mide las condiciones en que una determinada empresa adquiere los recursos financieros, humanos y materiales. Para que una operacin sea econmica, la adquisicin de recursos debe hacerse en tiempo oportuno y a un coste lo ms bajo posible, en cantidad apropiada y en calidad aceptable, la economa se produce cuando se adquieren los recursos apropiados al ms bajo coste posible, por tanto se trata de comparar unos inputs con otros inputs, teniendo en cuenta los factores de calidad, cantidad y precio.

Proceso de la Auditoria Administrativa

Un Proceso puede definirse como un Conjunto de actividades interrelacionadas o

que

interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Estas actividades requieren la asignacin de recursos materiales y financieros con la participacin del Talento

Humano.

Adicionalmente para una correcta definicin del proceso se bebe considerar estos elementos:

El proceso puede ser definido por su alcance, se define las actividades que incluye el proceso y las que no incluye (exclusiones), cuales son las entradas y salidas del proceso y cules son los productos o servicios incluidos en el proceso. Los procesos son en esencia interdepartamentales, participan varias reas o departamentos de la organizacin aunque exista un responsable definido del resultado final y del desempeo. Un error muy comn es la concepcin de numerosas interacciones entre los procesos, muchas veces de doble va, esto puede indicarnos que se estn concibiendo los mismos departamentos de la empresa en lugar de procesos bien definidos. El diagrama de procesos tiende a definir los departamentos de la empresa en lugar de definir los procesos. Un proceso comprende una serie de actividades realizadas por diferentes departamentos o servicios de la empresa, que aaden valor y que ofrecen un servicio a su cliente, este cliente

podr ser tanto un cliente interno, como un cliente externo.

Clasificacin de los procesos

En el diagrama de procesos se suelen distinguir los siguientes tipos de procesos:

1. PROCESOS GERENCIALES: Son los que administran los controles de los procesos involucrando su seguimiento, anlisis, mejora y toma de decisiones.

2. PROCESOS DE REALIZACIN: Son los necesarios para suministrar el producto o servicio en la secuencia de entradas y salidas de los mismos. Dentro de los procesos de realizacin (esenciales) podemos distinguir los siguientes:

a. PROCESOS DE INNOVACIN: La organizacin investiga las necesidades, emergentes o latentes de los clientes y luego crea los productos o servicios que satisfarn esas

necesidades. b. PROCESOS OPERATIVOS: Donde se producen y se entregan los productos a los clientes. El objetivo es la excelencia y la reduccin de costos. c. SERVICIO POSTVENTA: Que tiene como objetivo atender y servir al cliente despus de la venta o entrega del producto o servicio.

3. PROCESOS DE SOPORTE: Son aquellos que suministran o aseguran los recursos necesarios.

Tcnicas y procedimientos de Auditoria de Gestin

Los procedimientos y tcnicas a aplicar sern principalmente de carcter general, destinados a la deteccin de problemas y puntos dbiles en las entidades auditadas, permitiendo analizarlos con el objetivo de mejorarlos, no pudiendo ser tan concretos como en la auditora financiera, donde el fin mucho ms claro, la imagen fiel de un patrimonio y de sus variaciones. Por tanto, en auditora de gestin, los objetivos que pueden plantearse a un auditor pueden ser amplsimos. Por ejemplo, un incremento del control en un almacn, la implantacin de un sistema que racionalice tareas y segregue funciones; el establecimiento de un procedimiento que descargue tareas a los directivos, permitindoles ganar tiempo; la creacin o mejora de un sistema de archivo; el incremento de la productividad, etc. O incluso puede ocurrir que encargue una auditora operativa una entidad que ni siquiera plantea de partida unos objetivos concretos, solicitando en principio una mejora de su eficiencia global. Cualquier revisin o trabajo puede ser considerado dentro del campo de la auditora de gestin, siempre que mejore la eficiencia o la eficacia, utilizando los procedimientos adecuados a la consecucin de los objetivos planteados. Por tanto, podemos definir los procedimientos de auditora de gestin como los trabajos, verificaciones, comprobaciones, revisiones, etc. a realizar por el auditor para formarse una opinin sobre la eficiencia, eficacia, y economa de la gestin y operatividad del ente auditado, obteniendo la evidencia necesaria y suficiente.

Nos centraremos en una propuesta de procedimientos que se basar en un criterio de clasificacin, consistente en la divisin de las tcnicas en:

1. Bsicas 2. Cualitativas 3. Cuantitativas 4. De control La razn de dicha divisin es que tiene carcter universal y globalizador.

1. BASICAS a. Entrevistas Constituyen un instrumento fundamental en las auditoras de eficiencia, eficaca y economa, obteniendo de esta forma la mayor cantidad posible de informacin, ayudando a obtener ideas, no contempladas inicialmente en la elaboracin de los programas de auditora. La tcnica de la entrevista permite realizar anlisis detallados, logrando extraer datos u opiniones de un grupo de individuos, procesndolas posteriormente en funcin de los objetivos perseguidos. Presenta desventajas, principalmente la de un coste muy elevado, as como la dificultad de valorar la influencia que puede establecer el entrevistador sobre las respuestas, o bien los posibles sesgos existentes por presiones ejercidas sobre los entrevistados.

b. Cuestionarios Se realizarn en el mejor clima posible, obtenindose la informacin a travs de las encuestas, permitiendo extraer datos y opiniones, as como detectar problemas a priori. Fundamentalmente, sirven para configurar la informacin bsica, por lo que es aconsejable completarla o contrastarla con la observacin de hechos o registros. El cuestionario posee la ventaja de su coste, ms reducido que la realizacin de las entrevistas, as como permite conservar el anonimato de una poblacin que puede ser tan grande como se desee, pues las respuestas pueden ser tratadas informticamente. Como principal desventaja presenta el hecho de que comporta una estandarizacin de las respuestas, pudiendo provocar en determinados casos un sesgo en la informacin, siendo importante el emplear un adecuado sistema estadstico. Tambin puede suponer un elevado esfuerzo en cuanto a su confeccin, para lo cual es muy til el empleo de un

programa informtico.

c. Observacin documental Su objetivo es la recopilacin de la informacin grfica existente relativa al objeto de estudio. Permite la consecucin de informacin extrayndola de cualquier documento considerado importante (informes, memorias, reportajes, expedientes, etc.) Como ventajas de esta tcnica se puede sealar que facilita la concrecin de los objetivos de auditora, sirviendo de soporte vlido a la evidencia, pero supone normalmente un elevado esfuerzo de seleccin, ordenacin y clasificacin.

d. Observacin directa Consistente en analizar espacios fsicos, distribuciones de almacenes, oficinas, deteccin de medios materiales, o tambin situaciones, relaciones, etc. En definitiva, se centra en todo aquello que permita una visin de conjunto del entorno en el que se realiza la auditora de gestin. De esta forma se proporciona una visin general e intuitiva de la organizacin, aunque depende en gran medida de la subjetividad del observador, por lo que puede provocar algn error o sesgo

2. CUANTITATIVAS Permiten establecer ndices en algunos casos sobre la realidad o situaciones estudiadas.

a. Revisiones analticas Permiten, a travs de la comparacin de datos, detectar variaciones ilgicas, posibles prdidas de recursos, evoluciones, tendencias, etc, aunque precisan de otras tcnicas de apoyo que den consistencia y evidencia a lo detectado.

b. Anlisis de superficies Incluye el estudio de variables de proporcin o de distribucin de superficies. Presenta la ventaja de proporcionar indicadores vlidos para la toma de decisiones, aunque precisa de planos y medidas, que en ocasiones no existen, debiendo dedicar tiempo a las mediciones y clculos, es decir, precisan de elementos tcnicos no siempre manejables

con facilidad.

c. Indicadores de personal Pueden ser muy diversos, desde indicadores de asistencia, de productividad, de rotacin, asistencias, etc. Junto a estos indicadores, si la entidad posee un archivo del personal, con sus datos personales (edad, formacin, sexo, aficiones, etc.) es posible efectuar estudios que permitan conocer sus capacidades y permitir unas asignaciones de tareas lgicas, como en el anlisis de superficies, presenta la ventaja de proporcionar indicadores vlidos para la toma de decisiones pero precisan de instrumentos de medida adecuados.

d. Evaluacin de los recursos La evaluacin de los recursos utilizados en una determinada actividad es un aspecto importante para valorar la eficiencia y la economa de una entidad, determinando si son los necesarios y suficientes para la realizacin de la actividad, detectando excesos o defectos en su aplicacin y evaluando las condiciones de adquisicin presenta el problema de la valoracin de los recursos o flujos, con el fin de obtener indicadores.

e. Anlisis de flujos Permite plasmar grficamente actividades, procesos y sistemas, posibilitando el anlisis de cada unidad o rea orgnica en las que se estructure la entidad a auditar. Para ello hay que entender cada rea como una unidad en relacin con el entorno, atravesada por flujos de inputs y outputs.

f.

Tcnicas de anlisis econmico Estas tcnicas incluyen, los procedimientos de elaboracin de presupuestos, as como el posterior clculo de desviaciones tcnicas y econmicas. Clculo de tendencias y anlisis comparativos con otras entidades del mismo sector o con empresas de diferentes sectores. Es importante que la empresa disponga de un buen sistema de archivo, con el fin de poder acceder a los datos histricos. Anlisis de los resultados, situacin financiera a corto y largo plazo, clculo de ratios, etc. Por ltimo, la elaboracin y estudio de los estados financieros complementarios. Estas tcnicas permiten obtener informacin sobre

las distribuciones de recursos a travs del cuadro de financiacin, composicin del inmovilizado, etc, pero precisan el apoyo de otras tcnicas, principalmente bsicas.

3. CUALITATIVAS Estn referidas a problemas que pueden surgir de carcter no cuantitativo, como los conflictos interdepartamentales, el entorno la calidad de los outputs, etc. aplicando las tcnicas que se consideren ms convenientes para eliminar los problemas. Estas tcnicas incluyen:

a. Evaluacin del estilo y calidad Tiene como objetivo el conocer y obtener evidencia suficiente sobre el tipo de direccin que existe, la calidad de los trabajadores y tcnicos, as como la existencia o no de liderazgos. Esta tcnica es til para evaluar la capacidad del personal, pudiendo detectar carencias de formacin, empleados con necesidades de reciclaje, etc, pero precisa complementarse con tcnicas bsicas y pueden, adems, existir sesgos por miedos, rencores, etc.

b. Estudio de las relaciones interdepartamentales Representa el estudio de los tipos de grupos que operan en la organizacin o entidad, delimitando sus objetivos, expectativas y grado de cohesin. Su aplicacin es til para mejorar el control de los procesos y flujos de informacin, as como de las personas con mayor capacidad de liderazgo e influencia sobre los procesos de decisin.

c. Anlisis del clima de trabajo El objetivo de este anlisis es conocer el nivel de motivacin y compenetracin de los empleados en relacin a los objetivos planteados por los responsables de dicha unidad. Si se presenta algn conflicto, el auditor ha de proponer las mejoras y recomendaciones necesarias para solucionarlos, por lo que, de alguna manera, es aconsejable que posea unos ciertos conocimientos psicolgicos.

d. Conocimiento del entorno jurdico-laboral de la entidad auditada Se trata de una evaluacin, actual o futura, del capital humano que posea una empresa,

as como la revisin del entorno jurdico en que se desenvuelve la entidad, debiendo evaluarlo atendiendo principalmente a las actuaciones de los tcnicos cuyas responsabilidades puedan tener consecuencias legales, por ello, es una tcnica que entra en aspectos normalmente problemticos.

4. DE CONTROL El objetivo de estas tcnicas es detectar las desviaciones que se puedan haber producido y tomar las medidas correctoras oportunas. Las fases de que constan estas tcnicas son:

a. Implantacin de un sistema de control El objetivo principal de este procedimiento es la deteccin de las diferencias producidas entre los datos obtenidos y los objetivos previstos, con el fin de corregir las desviaciones que se produzcan. Esta tcnica de implantacin es importante, ya que si no se consigue, las siguientes fases no podrn llevarse a cabo.

b. Evaluacin Supone un diagnstico de los errores o divergencias surgidos y su importancia. Para ello, se comparar el desarrollo real con el previsto, obteniendo una valoracin de la eficacia del sistema implantado. Este procedimiento consiste en buscar unos indicadores de eficiencia y de eficacia, que permitan medir el nivel inicial de partida, antes del comienzo de la auditora, con el objetivo de poder valorar los incrementos, o decrementos en su caso, que se produzcan a partir de dicho momento; deteccin de los puntos fuertes y dbiles de la organizacin y comparacin de la situacin real con los indicadores previstos, determinando el nivel de desviacin existente.

c. Seguimiento Permite detectar los aciertos y errores del programa de actuacin implantado, con el objetivo de superar los problemas, errores o puntos dbiles detectados, buscando entonces medidas correctoras e incorporndolas a futuros trabajos.

Herramientas para la Auditoria de Gestin

a. Equipo Multidisciplinario Para la realizacin de la Auditora de Gestin el equipo se debe conformar dependiendo la naturaleza de la empresa a ms de los auditores por especialistas en otras disciplinas, tales como: ingenieros, abogados, economistas, siclogos, mdicos, etc.

b. Auditores Especialistas El Jefe de equipo ser el responsable de la Auditoria de Gestin.

Estos profesionales a ms de sus conocimientos en el rea requerida debern tener la independencia necesaria con relacin a la empresa a auditar, a fin de obtener mayor confianza de que su trabajo ser imparcial.

Control Interno
Para la determinar que un sistema de control Interno es eficaz, es necesario se tomen en consideracin algunos aspectos as:

El control Interno es parte del proceso de gestin, por tanto sus componentes deben analizarse en el contexto de las acciones que la direccin desarrolla en el momento de gestionar su actividad institucional. Los componentes del sistema de control interno deben ser implementados en toda entidad o empresa y se refieren al ambiente de control, organizacin, riesgos y respuesta al riesgo, actividades de control, talento humano y sistemas de informacin y comunicacin.

Existen factores para evaluar cada uno de los componentes del control internos entre estos tenemos, Establecimiento de los objetivos de la entidad, Planificacin estratgica,

Establecimiento de los factores del entorno de control, Establecimiento de los objetivos para

cada actividad, Identificacin y anlisis de riesgos, Direccin de las actividades de gestin, Identificacin, recopilacin y comunicacin de informacin, entre otros.

Componentes
Los componentes del sistema de control Interno son un conjunto de normas que se utilizadas para evaluar el control Interno y determinar su efectividad, entre estos componentes podemos mencionar:

1. Ambiente de control Interno

La base de una empresa es el personal y el ambiente en el que trabaja, siendo este la esencia de cualquier empresa, constituyen el motor que la conduce y la base sobre la que descansa. El ambiente de control tienen gran importancia en el desarrollo las actividades, se establecen los objetivos y estiman los riesgos, as como tiene relacin con el comportamiento de los sistemas de informacin y con las actividades de monitoreo.

Dentro de los elementos que conforman el entorno de control tenemos, la Integridad y valores ticos, Autoridad y responsabilidad, Estructura organizacional, Polticas de personal.

2. Valoracin del riesgo

Toda entidad, independientemente de su tamao, estructura, naturaleza o sector al que pertenecen, debe hacer frente a una serie de riesgos tanto de origen Interno como externo que deben ser evaluados; siendo necesario antes de esta evaluacin contar con objetivos en cada nivel de la organizacin, y estos tienen que ser fines entre s. La evaluacin de riesgo consiste en la identificacin y anlisis de los factores que podran afectar la consecucin de los objetivos, a base del cual se determina la forma en que los riesgos deben ser subsanados.

Los elementos que forman parte de la valoracin del riesgo son:

 Identificacin de los objetivos del control Interno Identificacin de los riesgos Internos y externos Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento Evaluacin del medio ambiente y externo Identificacin de los objetivos del control Interno

La identificacin de los riesgos deben considerar: factores externos como Los avances tecnolgicos, las necesidades y expectativas de los clientes, competencia, nuevas normas y reglamentos; y factores internos como el estado de sistemas informticos, la calidad de empleados y formacin y motivacin, responsabilidad de los directivos, actividades de la empresa, entre otros.

Los riesgos tambin deber ser identificados considerando las actividades de cada rea de la empresa, una vez identificado los riesgos se debe analizarlos considerando algunos puntos como: Estimacin de la importancia del riesgo. Evaluacin de la probabilidad que se produzca el riesgo. Un anlisis de soluciones del riesgo.

3. Las actividades de control

Las actividades de control son las polticas y procedimientos que aseguren que se cumplan las pautas de la direccin, estas actividades se llevan a cabo en cualquier parte de la organizacin, a todo nivel. Son las acciones que efecta la administracin de la empresa para cumplir con los objetivos asignadas. Son importantes ya que nos dice la forma correcta de hacer las cosas, en base a las polticas y procedimientos.

Entre los elementos que conforman las actividades de control tenemos:

Polticas para el logro de objetivos. Coordinacin entre las reas de la empresa.

Delineacin de las actividades de control.

En la evaluacin del componente se debe considerar las reglas establecidas por la direccin para afrontar los riesgos relacionados con las actividades de cada actividad importante.

4. La informacin y comunicacin

Las empresas deben mantener la informacin relevante, de acuerdo al rea de accin que permita llevar a cabo un control por parte de la direccin, y de cualquier otro tipo.

La calidad de informacin generada afecta en la toma de decisiones adecuadas, siendo necesario mantener un sistema que permita consultas en lnea a fin de contar con informacin actualizada en todo momento.

5. Actividades de monitoreo o supervisin

Estas actividades representan al proceso que evala la calidad del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinmica, cambiando cuando las

circunstancias as lo requieran.

Es preciso efectuar una verificacin de los sistemas de control Interno evaluando la calidad de su rendimiento, mediante el seguimiento de las actividades de supervisin continuada, de evaluaciones peridicas o una combinacin de las dos.

Las actividades de supervisin que debemos tener en cuenta son: Los directores de cada rea debern evaluar constante mente el sistema de control Interno a fin de identificar si este funciona adecuadamente de acuerdo a las actividades de cada rea. Revisarn las comunicacin es recibidas lo que nos ayudara a detectar la existencia de problemas. Se compararan los datos registrados en los sistemas versus los datos fsicos.

 Las auditoras Internas y externas formulan recomendaciones a fin de optimizar los controles Internos. Deber existir una continua comunicacin entre los directivos y empleados a fin de obtener informacin importante que permita mejorar los controles de la empresa.

Mtodos de evaluacin del CI

A fin de evaluar el control interno se pueden recurrir a varios mtodos, entre los que podemos mencionar:

Cuestionarios

Se elabora cuestionarios deben ser contestados por los ejecutivos y responsables de cada una de las reas de la empresa y que se encuentre bajo examen, en las entrevistas que se realizan con este propsito.

Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa indique un punto ptimo en la estructura de control interno y que una respuesta negativa indique una debilidad y un aspecto no muy confiable; algunas preguntas probablemente no resulten aplicables, en ese caso, se utiliza las letras NA "no aplicable". De ser necesario a ms de poner las respuestas, se puede completar las mismas con explicaciones adicionales en la columna de observaciones del cuestionario o en hojas adicionales.

Flujogramas

Se realizar un levantamiento objetivo de la estructura orgnica de las areas relacionadas con la auditoria, y los procedimientos de los distintos departamentos y actividades.

Para la preparacin de los flujogramas se aconseja seguir los siguientes pasos:

1. Determinar la simbologa. 2. Disear el flujograma 3. Explicar cada proceso

Narrativa

Es un relato detallado de las actividades ms importantes y las caractersticas de los sistemas. Esta informacin se obtiene en base a entrevistas y observaciones de actividades, documentos y registros. Matrices

Permitir localizar de mejor manera las debilidades de control Interno. Su elaboracin se basa en los cuestionarios por reas bsicas indicando nombre y tipo de funciones que

desempean y la evaluacin colateral del control Interno.

Combinacin de mtodos

Como sabemos ninguno de los mtodos por si solos nos permite una evaluacin eficiente de control interno, por lo que es necesario la combinacin de varios mtodos, esto depender del tipo de empresa que se est auditando.

Atributos Funcionales de Referencia (AFRs)

Comparacin de la Norma con la aplicacin del procedimiento ejecutado por los funcionarios. Si las condiciones de la norma tienen varias aplicaciones, a cada una se les asigna un peso especfico de acuerdo a su naturaleza o nivel de importancia, los que sumados den el 100%.

Evidencias Suficientes y Competentes

Son los elementos de prueba que alcanza el auditor de lo examinado, cuando estas son suficientes y competentes, sustentan el contenido del informe.

Elementos

Para que sea una evidencia de auditora, se requiere que existan los dos elementos: Evidencia suficiente y c ompetente, lo que proporciona al auditor el convencimiento necesario para tener una base objetiva en su examen.

a)

Evidencias Suficientes.- Cuando estas son en la cantidad y en los tipos de evidencia, que sean tiles y obtenidas en los lmites de tiempo y costos razonables.

b)

Evidencias Competentes.- Cuando, de acuerdo a su calidad, son vlidas y relevantes.

Clases

a. Fsica: Que se obtiene con inspeccin u observacin directa de actividades, documentos y registros. b. Testimonial: lograda con entrevistas cuyas respuestas pueden ser verbales y escritas, comprobando la autenticidad del hecho. c. Documental: Son documentos obtenidos fuentes externas a la empresa. d. Analtica: Es la resultante del anlisis, comparaciones con disposiciones legales y otros.

Confiabilidad

Para que la evidencia sea aceptable, debe ser creble y confiable. La calidad de la evidencia vara considerablemente segn la fuente que la origina.

Tcnicas Utilizadas

Es importante detallar algunas de las tcnicas y las practicas ms utilizadas en la auditora de gestin.

Ocular: Escrita:

Comparacin, Observacin, Rastreo. Verbal:

Indagacin, Entrevista Encuesta.

Anlisis, Conciliacin Confirmacin, tabulacin. Documental: Comprobacin,

Clculo y Revisin Selectiva

Adems de estas tcnicas en la auditora de gestin se realizan otras como: Verificacin, investigacin, evaluacin, medicin; tambin se pueden aplicar determinadas prcticas como sntomas, intuicin, sospecha, sntesis, muestreo estadstico, entre otras.

Papeles de Trabajo
Los papeles de trabajo, son documentos y medios magnticos elaborados u obtenidos por el auditor, mediante la aplicacin de tcnicas, procedimientos y prcticas de auditora, que ayudan a evidenciar del trabajo realizado y de los resultados obtenidos.

El fin de los papeles de trabajo es:

Constituyen el fundamento para preparar el informe de la auditoria. Se utilizan de fuente para comprobar y explicar en detalle los comentarios, conclusiones y recomendaciones. Son la evidencia documental del trabajo realizado y de las decisiones tomadas,

Todo papel de trabajo debe tener las siguientes caractersticas:

Estar elaborados en forma clara y precisa, utilizando referencias y marcas. Deben elaborarse sin enmendaduras, asegurando que la informacin sea confiable. Se adoptaran las medidas oportunas para garantizar su custodia y confidencialidad.

Los objetivos de los papeles de trabajo entre otros son:

Respaldar el contenido del informe preparado por el auditor

 Cumplir las normas de auditora. Sustentar el desarrollo de trabajo del auditor Acumular evidencias, tanto de los procedimientos de auditora aplicados, como de las muestras seleccionadas. Facilitar la supervisin. Constituye un elemento importante para la programacin de exmenes posteriores. Informa a la entidad sobre las deficiencias observadas.

Custodia y archivos

Los papeles de trabajo son de propiedad de las auditorias las mismas que tienen la responsabilidad de la custodiar en un archivo.

Los papeles de trabajo deben ser organizados y archivados en forma sistematizada, ya sea en carpetas o legajos. Los archivos son de dos clases:

Archivo Permanente o Continuo: contiene informacin de inters o utilidad para otras auditoria a realizarse.

Archivo corriente: se guardan los papeles de trabajo relacionados con la auditoria.

ndices y Referenciacin

Se debe realizar ndices de los papeles de trabajo, par a lo que se debe definir los cdigos a emplearse que deben ser iguales a los utilizados en los archivos.

Es importante que los papeles de trabajo contengan referencias cruzadas cuando se encuentran relacionados entre s, esto se realiza con el propsito de mostrar en forma objetiva como se encuentran ligados los diferentes papeles de trabajo.

La codificacin de ndices y referencias en los papeles de trabajo pueden ser de tres formas:

 alfabtica, numrica y alfanumrica.

Marcas de Auditoria

Las marcas de auditora son signos que hace el auditor para sealar el tipo de trabajo realizado. Existen dos tipos de marcas, las de significado uniforme, que se utilizan con frecuencia en cualquier auditoria. Las otras marcas, cuyo contenido es a criterio del auditor, para su comprensin requieren que junto al smbolo vaya una leyenda con su significado.

Las marcas al igual que los ndices y referencias, preferentemente deben ser escritas con lpiz de color rojo.

Algunas de las marcas ms utilizadas son las siguientes

SIMBOLO @ H1-n C/I1-n Y P/I N/A

SIGNIFICADO Clculos matemticos verificados Circularizado Comparado en auxiliar Conciliado Confrontado correcto Cotejado con documento Cotejado contra fuente externa Hallazgo de auditoria Hallazgo de control interno Inspeccionado Papel de trabajo proporcionado por la Institucin Procedimiento no aplicable

Parmetros de indicadores de gestin

Indicadores como instrumentos de control de gestin

Permiten medir el cumplimiento del objetivo institucional o de satisfaccin del cliente.

Uso de indicadores en auditora de gestin

Los indicadores permiten medir la eficiencia, economa, cualidades, caractersticas, satisfaccin de los recursos y clientes de las empresas.

Clasificacin de los indicadores de gestin

a. Indicadores Cuantitativos y cualitativos

Cuantitativos: son los valores y cifras que se establecen peridicamente de los resultados de las operaciones, constituyndose un elemento bsico.

Cualitativos: permiten tener en cuenta la diversidad, las amenazas y las oportunidades del entorno de la empresa

b. De uso universal

Dentro de estos indicadores tenemos: eficiencia, eficacia, metas, objetivos, cumplimiento de la misin se pueden clasificar as: Indicadores de resultados por rea Indicadores estructurales Indicadores de recursos Indicadores de proceso Indicadores de personal Indicadores Interfsicos

 Indicadores de aprendizaje y adaptacin

Metodologa de la Auditoria De Gestin

Dentro de la metodologa que la auditora de gestin utiliza es la de proporcionar un marco de accin para todas las actividades que se emprendern en las diversas fases de la auditora, lo que apoyar a administrar la auditoria en forma consolidada.

Esta metodologa emplea diversas tcnicas para la obtencin de informacin de los procesos mismos que facilitan la aplicacin de las fases de la auditora, detectando reas que presenten falencias en los procesos organizacionales y administrativos,

dando recomendaciones para que estos se conviertan en eficientes y eficaces.

La metodologa que utiliza la Auditora de Gestin para llegar a los objetivos planteados se basa en las siguientes fases:

Fase I. Planificacin. (Esta fase considera dos partes: El conocimiento preliminar y la planificacin especfica) Fase II. Ejecucin del Trabajo Fase III. Comunicacin de Resultados Fase IV. Seguimiento y Evaluacin

FASE I: Planificacin
La planificacin es el proceso con el que se inicia las labores de auditora, y puede estar sujeta a modificaciones de acuerdo a las necesidades que pueden aparecer en el transcurso del trabajo.

Dentro de la planificacin se debe tomar en cuenta el conocimiento y comprensin de la empresa, objetivo y Alcance de la auditoria, anlisis del Control Interno, anlisis y determinacin de los Riesgos, determinacin de los componentes, Planeacin Especfica de la auditoria y elaboracin de programas de Auditoria.

a.

Planificacin Preliminar

En este proceso se obtiene informacin de la empresa, a fin de que el auditor pueda tomar decisiones para la ejecucin de las siguientes fases.

En esta planificacin se realizaran actividades a fin de llegar a conocer a la empresa tales como Visita a las instalaciones, entrevistas, Revisin del Archivo Permanente en el que deber constar la creacin de la empresa y/o modificaciones, base legal con las que se realizan las actividades diarias de la empresa, organizacin estructural y funcional, manuales de procedimientos, planes estratgicos y operativos entre otros, Determinar los criterios, parmetros e indicadores de gestin, detectar fuerzas y debilidades, evaluar la estructura de control interno que permite acumular informacin sobre el funcionamiento de los controles existentes y para identificar a los componentes relevantes para la evaluacin.

b.

Planificacin Especfica

En esta planificacin se orienta la revisin hacia los objetivos establecidos , se establecen los pasos a seguir y actividades a desarrollar en esta y las siguientes fases.

En esta fase debe establecerse los objetivos especficos y el alcance de trabajo a desarrollar, se elaboran programas de trabajo a la medida con procedimientos de auditora, control interno, importancia y riesgos, los responsables y tiempos, recursos necesarios tanto humanos como materiales.

En esta planificacin se desarrollara las siguientes actividades:

Objetivo de la auditora.- Se describe el propsito de la auditora y su

alcance. Estudio del ente a auditar. Se obtendr un conocimiento de la entidad, sus operaciones y sistemas; base legal aplicable, mtodos de procesamiento de informacin.

Relevancia del control interno. El auditor deber determinar el grado de confianza de las actividades de la empresa. Determinacin de la importancia, significacin y riesgo. De acuerdo a la naturaleza de la cuenta, se evala la significacin del examen a realizarse. El riesgo al que enfrenta el auditor es el de dar una opinin errnea, por no haber detectado errores e irregularidades que modificaran el sentido de la misma.

Determinacin de los procedimientos a aplicar. Se establece la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos de auditora.

Recursos. Se determina los recursos humanos y materiales necesarios para desarrollar la auditora. Estableciendo una aproximacin de tiempo para realizar cada una de las fases de la auditora.

FASE II: Ejecucin del Trabajo

En esta etapa, es donde se realiza la auditora, se aplican los programas y estndares definidos en la Planificacin Especfica, mismos que podrn ser flexibles para cada actividad del proceso a examinarse, y se utilizar tcnicas de auditora tradicionales, tales como:

inspeccin fsica, observacin, clculo, indagacin, anlisis, aplicacin y comprobacin de indicadores de Eficiencia, Eficacia y Economa. Elaboracin de hojas de hallazgos y requerimiento de mayor informacin a los involucrados

Todas las evidencias obtenidas se reflejaran en el informe de auditora, mismo que contendr conclusiones y recomendaciones y ser documentado debidamente en los papeles de trabajo.

En esta fase los auditores los auditores realizaran las siguientes actividades:

1.

Aplican los programas de auditora diseados en la planificacin por cada uno de los componentes.

2.

Preparan los papeles de trabajo que contendrn la evidencia suficiente competente y relevante de la labor realizada.

3.

Realizan pruebas analticas y/o de cumplimiento segn el enfoque de la auditora que puede ser el cumplimiento sustantivo.

4. 5.

Obtencin de todas las pruebas necesarias que respalden los hallazgos encontrados. Elaboran las hojas de hallazgos significativos por cada componente, mismos que contendrn las cuatro condiciones condicin, criterio, causa y efecto, as como tambin las conclusiones y recomendaciones.

Pruebas de Cumplimiento

Estas son diseadas por el auditor con a fin tener mayor seguridad que los controles internos establecidos correctamente. por la Empresa auditada son seguros y se estn aplicando

El objetivo de las pruebas de cumplimiento, es obtener un grado de seguridad de los procedimientos aplicados segn las regulaciones y manuales pre establecidos por la empresa.

Pruebas Sustantivas

Son pruebas diseadas con el objeto de obtener mayor evidencia y de otras fuentes alternas (terceros) que permita al auditor dar una apreciacin ms acertada de la integridad, razonabilidad y validez de los datos emanados por los sistemas de la empresa auditada.

Estas pruebas son aplicadas a cada cuenta o componente y tiene por objetivo obtener evidencias comprobatorias.

FASE III: Comunicacin de Resultados

A ms de los informes parciales como la de carta de control interno o de asuntos especiales solicitados por la gerencia, se deber preparar un informe final, el mismo que revelar las deficiencias o reas crticas detectadas existentes y tambin, contendr los hallazgos positivos que permitan incentivar la gestin de los responsables de cada proceso.

En esta fase los auditores debern realizar entre otras actividades las que se detallan a continuacin

1.

Redaccin del informe de auditora, en forma conjunta entre los auditores, con la participacin de los especialistas no auditores en la parte que se considere necesario.

2.

Comunicacin de resultados; es necesario que el borrador del informe antes de su emisin, sea discutido en una Conferencia Final en la que deben estar los auditores responsables de la auditoria, las mximas autoridades de la empresa auditada y los funcionarios relacionados; esta tendr como fin el aclarar reforzar y perfeccionar los comentarios, conclusiones y recomendaciones plasmadas en el informe ya que permitir a los involucrados expresen sus puntos de vista y ejerzan su legtima defensa.

FASE IV: Seguimiento y Evaluacin

Posteriormente despus de terminada la auditora de gestin, se realizar un cronograma de cumplimiento de recomendaciones a fin de que los auditores internos y externos puedan realizar un monitoreo, mismo que estar respaldado con la documentacin necesaria a fin de evidenciar el cumplimiento de las recomendaciones tendientes a la modificacin de

procedimientos que permitan el logro de los objetivos trazados o para determinar mejores resultados de la gestin empresarial y por ende sus resultados.

Conclusiones
Para poder realizar una auditora de gestin de alta calidad debemos conocer profundamente como se realiza el proceso a fin de no cometer errores y que el trabajo tenga un sustento objetivo y veraz.

Es importante conocer y aplicar los procedimientos de control interno adecuadamente para poder tener una gestin ms eficiente y trabajar bajo los estndares de calidad necesarios en la organizacin.

Es importante verificar y controlar que los procesos se cumplan correctamente, as los anlisis realizados a la organizacin nos permitirn tener un historial de sta, ayudndonos a tener antecedentes para posteriores anlisis.

Los papeles de trabajo juegan un rol muy importante en la auditoria, por esto es necesario que estn elaborados correctamente y contengan todos los elementos necesarios para su correcta organizacin y tratamiento.

Es importante que se incluyan las conclusiones y recomendaciones, para conocer el estado actual de la organizacin y ver cules son las mejores estrategias para lograr un correcto desempeo, asi mismo comunicar los resultados a la alta direccin a fin de que se puedan implementar estas recomendaciones.